PERFIL DE LA SECRETARIA

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el

mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado
eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo
estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de
comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son
muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de
capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal:
la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las
tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir
diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para
coordinarlas.
CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo,
al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte,
contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y
al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser
neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también
profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en
cuenta muchos requisitos, pero, sin duda, se busca cada vez más personal
especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos-
son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y
del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía-
resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos
de acuerdo al área a la que deba asistir.
CONOCIMIENTOS Y CUALIDADES DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial,
puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de
desarrollo. Pero, así como existen grandes ofertas de trabajo para las
secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra
con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado,
una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso
correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de
una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier
nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias
que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:
Una secretaria debe tener los siguientes conocimientos tecnológicos
Mecanografía. - El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria,
puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar
diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni
faltas ortográficas.
Ofimática. - El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora
sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto, toda secretaria
debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de
cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.
Ortografía y gramática. - Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a
nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse
correctamente por escrito con claridad y condición. Así mismo, debe estar
capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y
comerciales.
Caligrafía. - Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de
palabras y números, evitará confusiones y errores.
Archivo. - Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre
los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la
información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.
Idiomas extranjeros. - Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel
escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones
internacionales.
Matemática financiera. - El trabajo administrativo requiere el conocimiento de
la matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas
como los porcentajes, intereses, tasas, etc.
Contabilidad. - Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad,
para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.
Con el perfil a presentar la secretaria obtendría el éxito seguro en la empresa.

Confianza en sí misma: Proviene de saber que uno es capaz de triunfar e

infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede dar lo que no se posee”.

Lealtad: Una secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al jefe, a sus
compañeros de trabajo y consigo misma. Además de que la lealtad es la guía de
nuestras relaciones humanas.

Iniciativa: Son las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la secretaria a

salir de la rutina.

Discreción: Cualidad esencial de la secretaria que ocupa un cargo de confianza,

debe ver, oír y callar.

Seguridad: Es la base de la eficiencia y de la manera de desempeñarse en el

trabajo.
Responsabilidad: Es realizar el trabajo con eficiencia, prontitud y cumplir a
cabalidad con el asignado.

Eficiencia: Es realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y voluntad.

Nadie es indispensable y otra persona podría desempeñar nuestra labor.

Puntualidad: Viene a formar parte de la responsabilidad, de llegar con atención

y olvidarse de las excusas.

Honestidad: No solo significa mentir, engañar o robar, también es la hipocresía,

la calumnia y la envidia, es por esto que la secretaria debe ser honesta consigo
misma.

Cooperación: El éxito laboral de una secretaria depende de la cooperación, su

equipo de trabajo.

Orden: Es un hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil, eficiente

y rápida.

Limpieza: Refleja una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto debemos
mantener limpia el área de trabajo y aseado nuestra aspecto físico.

Pulcritud: La secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la calidad

de su trabajo.

Saber Escuchar: La secretaria no debe ser egoísta, para demostrar su buena

educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.

Honradez: No solo significa no llevarse el material de la empresa, sino también

no tomar demasiados recesos largos. Para que consideren a la secretaria valiosa
y responsable no hagas esto.

Sinceridad: La sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer

relaciones interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de hipocresía.

Tacto: Es tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.

Cortesía: Es la demostración de afecto y respeto hacia las demás personas.

Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y simpatía.

Perseverancia: La secretaria debe estar en constante preparación o

capacitación y alcanzar todas sus metas.

Sociable: La secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir criterios de las

personas. Además de tratar a la gente con prudencia y respeto.

Elegante: L secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen gusto y

delicadeza en todo momento.
Amabilidad: La secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de
comunicarse con las personas.

Crítica: La secretaria debe verter criterios constructivos hacia las diferentes

áreas de la empresa o de algún compañero.

Atenta: La secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de sus

clientes.

Prioridad: La secretaria debe priorizar las actividades más transcendentales que

tiene que realizar.

CUALIDADES PERSONALES
 Aspecto ético: - ser discreta
 Ser honesta
 Leal
 Paciencia
 Iniciativa
 Ser honrada
 Proactiva
 Capacidad para trabajar en equipo

 Aspecto estético:

 Excelente presencia:

 Maquillaje, vestuario, peinado, higiene, manos, dentadura.

Otros aspectos:

Equilibrio emocional
Volumen de la voz
Postura: saber caminar
Saber pararse
Saber sentarse

EL PERFIL DE LA SECRETARIA EMPRENDEDORA

Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento.

Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de

técnicas y principios de gestión.

Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y

mejoramiento organizacional.

 Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

 Con capacidad de crear, innovar e implementar.

 Con visión global del negocio de la empresa.

 Hablar a lo menos inglés.

 Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y

conocimiento de valor agregado.

 Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar

profesional.

La secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de

procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables,
transportables o virtuales.
La secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden
en todas las cosas concernientes a su trabajo.

La secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden

en todas las cosas concernientes a su trabajo.

SECRETARIA CON UN PERFIL ADECUADO

El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle

atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria
ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad
eficaz al gerente.

Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre

seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia,
habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los
fundamentos básicos administrativos, es necesario contar con otras
características en donde este demostrada el asertividad, confianza, autoestima,
necesidades de logro, motivación, comunicación trato.

La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un

individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos,
pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes,
vicios y en general de todas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra
parte es adquirida.
Algunos rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria
serían:

•FÍSICOS
◦Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa
agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.

•MENTALES
◦Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la
secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque
a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
•DE CARÁCTER

Lista de rasgos que con la experiencia y sentido común se podrá entender y

aplicar:

1. Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención.

2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones
3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no
se fía de la improvisación.
4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las
situaciones externas; se controla y se controla.
5. Segura.
6. Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas
7. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene
iniciativa.
8. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen
difícil el trato con el prójimo.
9. Optimista, alegre.
10. Discreta.
11. Honrada y honesta.
12. Servicial.
13. Fiel y leal a su jefe y a la empresa

Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad

de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin
acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las
exigencias que la cultura organizacional demanda.

RESALTAR Y OPTIMIZAR SU IMAGEN

"El cuerpo es un elemento magnífico de comunicación y es la tarjeta de

presentación de una persona, que debe ir acompañado del control del
lenguaje verbal y no verbal"
La imagen personal es el envase de presentación en cualquier ámbito social. En
tu casa, en una fiesta, en una reunión o en la empresa en la que trabajas.
El soporte de tu imagen personal está compuesto por determinadas instancias,
que a veces, en lo cotidiano, no tenemos en cuenta. El color personal, la
estructura corporal y las formas faciales, la personalidad, el conocimiento de las
reglas del vestir y de etiqueta en los negocios o encuentros sociales, la
comunicación verbal y no verbal entre otros, son los atributos de este soporte y
nos permiten proyectar: compromiso, vigor, credibilidad, confianza,
profesionalismo, liderazgo, seguridad.
Nosotros creemos que los cambios de apariencia, tienen poco valor si no van
acompañados de cambios en el interior de cada persona por ello apoyamos con
psicología.

QUE OBTENDRÁ

 Una imagen ejecutiva definida acorde a su cargo, su empresa y sobre

todo acorde a su estilo personal
 Diagnóstico y definición de su estilo personal
 Confianza en sí mismo
 Seguridad al establecer relaciones personales y laborales
 Congruencia de la imagen que proyecta con su usted y su puesto
 Mejora de la Autoestima

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas,

además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la
empresa.