Procedimiento Matriz Legal

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y CÓDIGO: EV - SGC - PD05
SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN:1.0

FECHA DE APROBACIÓN:
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE 30/DIC/2017
REQUISITOS LEGALES DE PÁGINA 1 DE 11
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objetivo establecer las directrices,

responsabilidades y metodología a seguir para la identificación de los requisitos
legales aplicables en la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo;
así como los pasos a seguir para actualizar, comunicar , evaluar y realizar
seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables al sistema
de gestión de integral de ECOVALLE (leyes, decretos, resoluciones o
reglamentos; cualquier acto administrativo de las autoridades que establezcan
permisos y demás requisitos aplicables por compromiso con cualquier parte
interesada) tales como los relacionados con calidad, ambientales, administración y
finanzas o jurídicos, propios de los procesos y servicios.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades, servicios y procesos ejecutados

en ECOVALLE, que estén sujetos a obligatorio cumplimiento de requisitos legales
en relación a la Seguridad y Salud en el Trabajo, además de los compromisos
adquiridos con sus partes interesadas
3. NORMATIVIDAD
Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo, en su sección 5 que explica la afiliación
voluntaria al sistema general de riesgos laborales, en su capítulo 6 sobre el
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, en donde el artículo
2.2.4.6.2., establecer la definición de matriz legal, la cual es la compilación de los
requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e
inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos
y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables. También, en el artículo 2.2.4.6.8., que se
relaciona con las obligaciones de los empleadores, se instituye en el enciso 5.
Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables, que todo empleador debe
garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Yennys Daza Salinas Angela Salinas
JSGSST Jon Junca Garzón
J.S.G. C
Orlando Duque GERENTE
Jefe de Jurídica
FECHA: FECHA: FECHA:
15/DICIEMBRE/2017 17/DICIEMBRE/2017 30/DICIEMBRE/2017
Gestión Externa de Residuos Sólidos Hospitalarios
Dirección: Calle 16 A # 19 C -81.
Teléfono: 5801353.
aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los

estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema
General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
Así como, por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad
nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa. Por ultimo en el artículo
2.2.4.6.22., determina los indicadores que evalúan el resultado del sistema de
gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST, el cual incluye el
cumplimiento de los requisitos normativos aplicables.
Resolución 1111 de 2017, por la cual se definen los estándares mínimos del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para empleadores y
contratantes, en su artículo 12, establece la tabla de valores de los estándares
mínimos, que incluyen en el planear elaboración de la matriz legal.
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Auto: forma que ha de adoptar la resolución judicial cuando decida recurso contra
providencias, cuestiones incidentales, presupuestos procesales, nulidad de
procedimiento o cuando a tenor de las leyes de enjuiciamiento haya de revestir
esta forma.
Circular: concepto o directriz emitido por una entidad, en cual se consigna

órdenes, parámetros o lineamientos que se deben seguir en un tema específico.
Decreto: es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene

competencia. Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder
ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo
que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
Decreto Ley: es una norma con rango de ley, emanada del poder ejecutivo, sin
que tenga la medida intervención o autorización previa de un Congreso o
Parlamento. Este tipo de norma puede estar contemplada en el propio
ordenamiento jurídico para ser dictada en determinados casos, en virtud de
razones de urgencia que impiden, por ejemplo, obtener la autorización para un

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decreto legislativo o la dictación de una ley propiamente tal, aunque requieren de

convalidación por parte del poder legislativo, habitualmente en un plazo breve.
Evidencia: muestra en donde se puede verificar que el requisito se cumple.
Instituciones reguladoras: instituciones encargadas de generar las normativas y

disposiciones que deben cumplir las empresas para cumplir con su objeto social.
Instituciones fiscalizadoras: Instituciones encargadas de verificar el

cumplimiento de dichas normativas por parte de las empresas.
JSGSST: Jefe del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Ley: regla, norma, precepto de la autoridad pública, que manda, prohíbe o permite
algo. Disposición emanada del poder legislativo y de estricto cumplimiento.
Licencia: permiso o autorización emitida por una autoridad competente para el

desarrollo de una determinada actividad.
Matriz Legal: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la

empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, el cual
deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables.
Norma técnica: documento establecido por consenso y aprobado por un

organismo reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas,
directrices y características para las actividades o sus resultados, encaminadas al
logro del grado óptimo de orden en un contexto dado.
Otros Requisitos: acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso

voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con
instituciones, entidades, empresas y organizaciones.
Parte interesada: persona que debe enterarse del requisito y que tiene alguna
responsabilidad o interés en el mismo.

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Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de

enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas.
Requisito Normativo: requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por

una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización.
Requisito Legal Aplicable: Especificación, parámetro y norma que debe tenerse

en cuenta para el manejo de los Peligros, Riesgos y Controles de la entidad.
Resolución: esta puede ser creada por un tribunal o jefe de un servicio, tiene un
carácter general, obligatorio y permanente. Esta sirve para reforzar las leyes en el
sentido que se dictan para que se cumplan lo establecido en las leyes.
Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o

exposición(es) peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser
causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es).
Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: es la disciplina que trata de la

prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de
trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por
objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud
en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico,
mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
Sentencia: resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier

instancia o recurso.
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste

en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua
y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la
evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar,
reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la
salud en el trabajo.

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5. POLITCAS DE OPERACIÓN
El desarrollo de este procedimiento se efectúa con la asesoría y colaboración de la

administradora de riesgos laborales con que cuenta la empresa.
Las fuentes de actualización de los requisitos legales entre otras son: Ministerio de
Trabajo, Ministerio de Salud y Protección Social, Consejo Colombiano de
Seguridad, entre otras.
Los requisitos legales aplicables a la empresa se determinan según los procesos,

las actividades, servicios y riesgos que en la empresa se desarrollen.
Cada vez que ocurra un cambio en la normatividad sobre Seguridad y Salud en el

Trabajo y otros requisitos, se realizará la respectiva modificación en la matriz de
requisitos legales, esta revisión se hará cada seis meses para identificar qué
normatividad se han modificado, emitido o derogado.
Los Jefes de cada dependencia o área de la empresa, son responsables de

establecer las acciones necesarias, para lograr el cumplimiento de los requisitos
legales, normativos y otros requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo
aplicable en su área.
La matriz de requisitos legales aplicables, se debe mantener actualizada con base

a los cambios en la legislación, normatividad o ante nuevos requisitos legales
aplicables o de otra índole a los cuales la empresa se suscriba de manera
voluntaria o por obligación. La revisión de los cambios en la normatividad, se
realizará de manera semestral.
La matriz de requisitos legales y de otra índole, también podrá ser modificada en

caso de que existan cambios o modificaciones en su alcance, entendiéndose
como cambios: la incorporación de nuevas actividades o procesos en la empresa;
la ampliación o modificación de las instalaciones o centros de trabajo; la
identificación de nuevos peligros y su evaluación de riesgo, la ocurrencia de un
incidente o accidente de trabajo, asi como el desarrollo de una enfermedad
laboral.
Nota: En caso de que algún proceso requiera incluir normatividad específica (por
adopción voluntaria) será evaluada por las áreas involucradas y serán incluidas en
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el formato Matriz de Identificación de requisitos legales de Seguridad y Salud en el

Trabajo.
Todos los cambios y actualizaciones deberán ser comunicados a la empresa, a

través de los medios de comunicación establecidos previamente para ello. Se
emitirá una comunicación escrita por medio del correo electrónico de los nuevos
requisitos legales identificados y actualizaciones a las personas interesadas.
Se deberá mantener el registro correspondiente de la verificación y evaluación del

cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La identificación de los requisitos
legales se dará a conocer en las capacitaciones de inducción del SGSST a todos
los nuevos empleados; así como en el reentrenamiento de los empleados
antiguos. El registro de la Identificación de Requisitos Legales estará disponible
en la Intranet de empresa.
La consulta para la identificación de nuevos requisitos legales de Seguridad y

Salud en el Trabajo debe realizarse por medio del siguiente mecanismo de
consulta:
a) Diario Oficial.
b) Páginas web de consulta de legislación, tales como:
 http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa Página de la Presidencia de la

Republica de Colombia.
 www.mintrabajo.gov.co Página del Ministerio de Trabajo.

 www.minsalud.gov.co Página del Ministerio de Salud y Protección Social.
 Página de la ARL.
 https://www.cnsc.gov.co/ Página de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
Páginas web de instituciones que emiten normas de adopción voluntaria, tales

como:
 www.cdc.gov Sitio de los Centros para el Control y la Prevención de

Enfermedades.
 www.who.int/es Organización Mundial de la Salud.
 www.osha.gov Sitio del Departamento del Trabajo de los Estados Unidos.
 www.icontec.org Sitio del Instituto Colombiano de Normas Técnicas.
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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.1. Identificación de Requisitos Legales.
N
Etapa Documento Responsable Descripción de la etapa
o.
Consultar trimestralmente los requisitos
INICIO legales asociados a los aspectos de
seguridad y salud en el trabajo aplicables
a ECOVALLE. Esto se efectuara con el
propósito de cotejar si existen nuevas
Consulta legislación
disposiciones en SST, que se encuentren
y reglamentación. vigentes o se hayan derogado los
requisitos ya identificados. De
encontrarse un nuevo requisito en las
fuentes consultadas, se obtiene el texto
de la norma respectiva.
Se tomara para la consulta:
Matriz de - Diario Oficial.

1. requisito JSGSST. - Páginas web de consulta de
legal. legislación.
Se tendrá como referencia los siguientes

aspectos:
• Matriz de identificación de peligros,

valoración de riesgos y determinación de
controles.
• Matriz de aspectos e impactos
ambientales.
• Mapa de proceso y caracterización de
los mismos.
• Requisitos contractuales del cliente.
• Servicios nuevos.
1

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N
o.
Para la interpretación de los requisitos
1
legales y su aplicabilidad el JSGSST le
pedirá concepto jurídico al jefe de jurídica
de la empresa, quien debe ser un
Realización de la
abogado. Esto con el fin de verificar
interpretación del
Jefe de cuales son los requisitos que se aplican a
requisito, análisis y
Jurídica y Seguridad y Salud en el Trabajo en
clasificación de la
JSGSST. ECOVALLE, así como determinar cuáles
aplicabilidad.
normas se encuentran vigentes y cuáles
no. Para ello, se identifican los artículos,
FIN parágrafos, numerales, etc., que son
FT 43. Acta aplicables a los procesos y al desempeño
2. No de reunión. en SST (clasificación). En esta reunión se
¿Requiere determinara por parte del JSGSST si la
actualización matriz requiere o no actualización o si es
la matriz el caso requiere una nueva elaboración.
legal? Para esto se registra la reunión entre el
jefe de jurídica y JSGSST en el formato
FT 43. Acta de reunión.
Los requisitos legales que se identifiquen

Elaboración y JSGSST. como aplicables en la empresa deben ser
actualización de registrados en la matriz de requisito legal.
matriz de requisitos Para su elaboración se tendrán en
legal. cuentan los siguientes ítems: tema,
Matriz de
norma, quien emite, disposición que
3. requisito
regula, artículos asociados, descripción,
legal.
cumple, evidencia, responsable,
observaciones, acciones o plan de
mejora y fecha de cumplimiento.
2
En el caso de las actualizaciones se
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N
o.
adiciona o modifica el requisito aplicable
en la matriz, de acuerdo con los cambios
que surjan en la norma identificada.
2
El jefe de recursos humanaos y JSGSST,
evaluará el cumplimiento de los requisitos
legales como mínimo dos (2) veces al año y
en caso extraordinario de presentarse un
Evaluación el
supuesto siniestro como accidente de laboral
cumplimiento de los
o enfermedad laboral. Para la verificación del
requisitos legales
cumplimiento de los requisitos legales se
debe relacionarse como están cumpliendo,
es decir el JSGSST describirá las evidencias
Matriz de que demuestren el cumplimiento o no de
6 requisito
Jefe de cada requisito, estas evidencias pueden ser
legal. suministradas por cada una de las auditorías
recursos
internas realizadas por la empresa al sistema
4. humanos y
Si de gestión, o por cada jefe de las diferentes
JSGSST. áreas de la empresa. Además, se debe
¿La empresa
relacionar la fecha de verificación y
cumple o no respectivamente si se está cumpliendo o no
con los con la norma.
requisitos
legales?
No
En caso de haber incumplimiento de algún

Determinar las requisito legal, el jefe de recursos humanos y
acciones necesarias FT 44. Plan JSGSST, se encargarán de implementar las
para cumplimiento del de JSGSST acciones necesarias para garantizar su
5. requisito legal. Mejoramiento. cumplimiento, teniendo en cuenta el Formato
FT 44. Plan de Mejoramiento. Los planes de
FT 7. mejoramiento deben ser pertinentes al
Memorando. requisito(os) legal(es) incumplido(s) y pueden
3
ser acciones específicas a realizar por un
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o.
tercero o por los mismos empelados de una
o varias áreas de la empresa, teniendo en
cuenta que estos empleados se vean
implicados de manera explícita en el requisito
legal incumplido; para esto, se les informará
de manera formal con el formato FT 7.
Memorando, las acciones preventivas y
correctivas a ejecutar para dar cumplimiento
a la norma o normas no cumplidas, y así
solventar dicha situación.
Posteriormente, al análisis de cada norma
3 consultada, elaboración y actualización de
Matriz de la matriz de requisito legal, así como
requisito aplicación de plan de mejoramiento, el
legal. JSGSST, remitirá por correo electrónico ésta
matriz a las partes involucradas en el
Divulgación de
cumplimiento de los requisitos.
matriz de requisitos
legales y FT 7.
Memorando. Las áreas o procesos que se vean afectados
actualizaciones.
con las nuevas obligaciones en SST
incorporadas en la empresa o sean
responsables de su aplicación directa, serán
JSGSST, informadas del nuevo requisito, por medio
FIN del formato FT 7. Memorando.
JSGC y
6. COPASST. Los requisitos legales en SST que sean
aplicables a las actividades de la empresa,
realizadas por contratistas o proveedores de
servicios, serán comunicados a estos, con el
formato FT7. Memorando, de manera que se
pueda garantizar que ellos conozcan las
exigencias de la empresa, esto se hará
mediante comunicado al supervisor del
contrato y responsable de dichas
actividades.
Nota: las actualizaciones serán comunicadas

por correo electrónico al JSGC, con el fin de
que, en sus seguimientos y evaluaciones,
verifiquen su cumplimiento.
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N
o.
Adicionalmente, el JSGSST le informara al
COPASST la matriz de requisito legal para
que esto pueda analizar el avance en el
cumplimiento legal asociado a la actividad
económica de la empresa.
7. ANEXOS
Matriz de requisito legal.

FT 43. Acta de reunión.
FT 44. Plan de Mejoramiento.
FT 7. Memorando.
8. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO: desde la Consulta legislación y

reglamentación hasta la divulgación de matriz de requisitos legales y
actualizaciones, se establece un tiempo máximo de 20 días hábiles.
9. CONTROL DE CAMBIO
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DE DESCRIPCION RESPONSABLE
ACTUALIZACION DEL CAMBIO DEL CAMBIO
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
 Resolución 1111 de 2017.

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SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN:1.0

El presente procedimiento tiene como objetivo establecer las directrices,

Este procedimiento aplica a todas las actividades, servicios y procesos ejecutados

aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Circular: concepto o directriz emitido por una entidad, en cual se consigna

Decreto: es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

decreto legislativo o la dictación de una ley propiamente tal, aunque requieren de

Evidencia: muestra en donde se puede verificar que el requisito se cumple.

Instituciones reguladoras: instituciones encargadas de generar las normativas y

Instituciones fiscalizadoras: Instituciones encargadas de verificar el

JSGSST: Jefe del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Licencia: permiso o autorización emitida por una autoridad competente para el

Matriz Legal: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la

Norma técnica: documento establecido por consenso y aprobado por un

Otros Requisitos: acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

Requisito Normativo: requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por

Requisito Legal Aplicable: Especificación, parámetro y norma que debe tenerse

Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o

Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: es la disciplina que trata de la

Sentencia: resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

El desarrollo de este procedimiento se efectúa con la asesoría y colaboración de la

Los requisitos legales aplicables a la empresa se determinan según los procesos,

Cada vez que ocurra un cambio en la normatividad sobre Seguridad y Salud en el

Los Jefes de cada dependencia o área de la empresa, son responsables de

La matriz de requisitos legales aplicables, se debe mantener actualizada con base

La matriz de requisitos legales y de otra índole, también podrá ser modificada en

el formato Matriz de Identificación de requisitos legales de Seguridad y Salud en el

Todos los cambios y actualizaciones deberán ser comunicados a la empresa, a

Se deberá mantener el registro correspondiente de la verificación y evaluación del

La consulta para la identificación de nuevos requisitos legales de Seguridad y

 http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa Página de la Presidencia de la

 www.mintrabajo.gov.co Página del Ministerio de Trabajo.

Páginas web de instituciones que emiten normas de adopción voluntaria, tales

 www.cdc.gov Sitio de los Centros para el Control y la Prevención de

6.1. Identificación de Requisitos Legales.

Se tomara para la consulta:

Matriz de - Diario Oficial.

Se tendrá como referencia los siguientes

• Matriz de identificación de peligros,

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Los requisitos legales que se identifiquen

En caso de haber incumplimiento de algún

Nota: las actualizaciones serán comunicadas

Matriz de requisito legal.

8. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO: desde la Consulta legislación y

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

 Resolución 1111 de 2017.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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