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ACADEMIA DE INFORMÁTICA
DICIEMBRE 2009
[FCCA -ACADEMIA DE INFORMÁTICA ] MICROSOFT EXCEL
Contenido de Temas
Las primeras apariciones de bases de datos surgieron a mediados de los años setenta, y desde
entonces se lograron muchos avances en el control de la información dentro de las organizaciones.
Principales ventajas que ofrecen las Bases de Datos en cualquier tipo de organización.
DBMS (Database Mangement System) Sistema de gestión o administrador de Bases de Datos. Es aquel
programa que permite la administración de bases de datos, esto quiere decir que permite la creación,
edición, consulta, y eliminación de la base de datos.
Aunque existen sistemas avanzados para gestionar bases de datos, podremos hablar del empleo de
otros programas tales como los administradores de hojas de cálculo aunque no tan avanzados pero
gracias a su plataforma de hoja bidimensional y diversas herramientas permiten el diseño de bases de
datos mediante tablas de información.
2. M I C R O S O F T E X C E L
Microsoft Excel pertenece al grupo de programas de Microsoft Office, el cual es un
administrador de hojas de cálculo, siendo este el más conocido y empleado en la actualidad en todo el
mundo, por su gran cantidad de herramientas y su fácil uso, permite controlar y administrar grandes
bases de datos, además de que permitir realizar cualquier tipo de operación aritmética reconocida en
la actualidad desde operaciones financieras, estadísticas, entre otras operaciones especiales con el uso
de Funciones.
La utilidad principal de este programa es el registro de información, para esto contiene un gran
número de herramientas especiales y formatos para el completo aprovechamiento de los datos
contenidos, y satisfacer las necesidades de los usuarios. De la misma forma permite compartir
información con diferentes aplicaciones tales como procesadores de texto, paquetes contables y
administrativos y muchas otras aplicaciones.
3. HOJAS DE CÁLCULO.
Las hojas de cálculo representan una de las principales propulsoras de la Informática, debido a
la necesidad que tuvieron grandes empresas y organizaciones de concentrar grandes cantidades de
información en forma detallada. Una hoja de cálculo es también llamada Hoja Electrónica, la cuál es
una tabla Bidimensional estructurada por filas y columnas, permitiéndonos de esta forma distribuir la
información de una forma fácil y ordenada con un formato de tabla.
El contenido de una tabla se referirá a una misma entidad de datos; por ejemplo, en un
levantamiento de inventario en una ferretería, no mezclaremos información referente a los
clientes y los artículos existentes, en este caso se recomienda diseñar dos tablas.
Se debe prever la distribución de los datos en columnas, en sentido de izquierda a derecha,
presentando en las primeras columnas los datos más característicos.
Toda tabla de datos se compone de tres elementos fundamentales: campos, campo principal y
registros.
CAMPOS: Se conoce como un solo dato en particular en toda la tabla que depende de una
entidad de información, como por ejemplo el nombre de una persona, el precio de un producto, el
color de unos zapatos. Dichos campos van distribuidos en columnas dentro de la tabla, en donde será
común encontrar información repetida, pero no tendrá ninguna relación la de un campo con la de otro.
REGISTROS: Se conoce como al conjunto de campos que forman una entidad de información,
como ya se menciono antes, por ejemplo, los datos personales de una persona, el nombre, los
apellidos, la edad, etc., cada uno representará un campo y a su vez todos un registro. Los registros se
distribuyen en filas conformando así el cuerpo de una tabla de datos.
Los encabezados de las columnas se conocen como nombres de campos, en programas como
en Excel es recomendable incluirlos como elemento informativo. Como se muestra en la tabla de datos
siguiente:
CAMPO PRINCIPAL. Es recomendable en toda base de datos que exista por lo menos un campo
que identifique al registro como único en la base de datos, esto para efectos de las consultas, como por
ejemplo no puede haber dos números de cuenta repetidos en un banco para dos personas, errores
como este causarían grandes problemas, por eso es necesario que incluso cuando no se cuente con un
campo, el usuario invente uno de forma consecutiva siendo letras y/o números.
3.4 CARACTERÍSTICAS PARA QUE UNA TABLA DE DATOS SEA RECONOCIDA EN EXCEL.
Es muy importante respetar las características anteriores, de lo contrario las herramientas especiales
para tabla de datos que emplea Excel no funcionaran de forma correcta.
LIBRO. Denominación que reciben los archivos de Excel, la extensión para los archivos es “xls” para la
versión 2003 o previa y “xlsx” para la versión 2007; y cada archivo a su vez puede contener hasta 255
hojas de cálculo hasta la versión 2003, pero para la versión 2007 se permite tener hasta 180,354.
COLUMNAS. Contiene 256 columnas, nombradas con letras siguiendo una serie lógica de la A,B….Z,
AA…AZ, BA…BZ, CB…CZ, y así sucesivamente hasta la serie de la letra IA...IV siendo esta, la última
columna en la versión 2003 o previa. Para la versión 2007 se incrementa el tamaño de la hoja hasta en
64 veces logrando hasta 16,384 columnas siendo la última columna la XFD
FILAS. Contiene 65536 filas en la versión 2003 o previa, numeradas en un orden ascendente (menor a
mayor). Para la versión 2007 el tamaño de la hoja se extiende de manera vertical hasta en 16 veces
más llegando a 1,048,576 filas.
Por lo tanto la última celda en la versión 2003 es la “IV65536”, y en la versión 2007 la “XDF1048576”.
Podremos identificar que el tamaño de la hoja es muy grande, buscando su aprovechamiento en
grandes organizaciones.
ENCABEZADOS DE FILAS Y COLUMNAS. Los encabezados de columnas están encima de las propias
columnas, como se menciono anteriormente están representados por letras, desde ellas podremos
seleccionar las columnas completas, y también se nos permite modificar el ancho de las mismas, desde
las intersecciones. De la misma forma los encabezados de filas en este caso además de seleccionar las
filas completas nos permite desde sus intersecciones modificar el alto de la fila.
o Autoajustar la columnas y filas. Cuando el contenido de las celdas es más ancho que el de
la columna es posible ajustar de manera fácil y rápida el ancho de la misma columna al dar
doble clic entre la intersección del titulo de la columna, el ancho se ajustará al tamaño del
contenido más grande de dicha columna, de igual manera para autoajustar las Filas el alto
se determinará de acuerdo al contenido de la fila indicada, como se muestra a continuación:
CELDA. Es la intersección de una columna con una fila. Almacena un contenido exclusivo e
independiente de las demás celdas. De igual manera para cada una se pueden especificar distintas
propiedades y formatos.
RANGO. Es el conjunto de dos o más celdas, ya sea seleccionadas, o capturadas; para efectos de una
fórmula o referencia, por ejemplo A2..A10, representa todas las celdas desde la celda A2 hasta las A10.
TIPOS DE DATOS. Una celda almacena contenidos de tipo “texto” y “números”. Los “textos” pueden
ser cualquier cadena de caracteres; incluyendo cualquier símbolo, número, letra ó espacio. Y en su
representación natural se alinean a la derecha de la celda. Los contenidos de tipo “numérico” su
representación varia desde cualquier número, valor porcentual, fracciones, valores monetarios, fecha y
hora, especial entre otros, la alineación natural de estos valores es a la derecha, y se pueden incluir en
operaciones aritméticas.
A una celda se le puede seleccionar, mover o rellenar su contenido sobre otras celdas adjuntas.
Seleccionar. Desplazarse hasta la celda con las flechas cursor
desde el teclado, ó Dando un clic en el centro de la celda deseada
mientras el indicador aparece así:
Mover. Desde cualquier lado, excepto la esquina inferior derecha.
Permitiéndonos arrastrar el contenido de la celda sobre otra celda
sustituyendo su contenido, y el indicador tendrá esta forma:
Rellenar. Desde la esquina inferior derecha, y permite rellenar su
contenido sobre otras celdas adyacentes, el indicador presenta la
siguiente forma:
BARRA DE FORMULAS
A cada hoja se le asigna una etiqueta de nombre, cuando iniciamos en un Libro nuevo nos
encontraremos con tres hojas generalmente, este número de hojas se puede ser modificado para
libros nuevos en el Menú Herramientas Opciones.
ELIMINAR HOJAS. Cabe destacar que no se permite eliminar todas las hojas, es decir debe
existir al menos una hoja por libro. Cuando intentemos eliminar cualquier hoja que tenga
contenido se nos advertirá que pueden puede existir información que se perderá
definitivamente, es decir esta acción de eliminar no se puede deshacer. Para eliminar una hoja
podremos seguir cualquiera de los siguientes pasos:
o Menú edición, Eliminar, Hoja de cálculo
o Clic con botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseamos eliminar, y
elegir Eliminar.
SELECCIÓN DE HOJAS. Para seleccionar o cambiar a una hoja solo es necesario dar clic sobre la
etiqueta de la misma, es posible seleccionar varias hojas simultáneamente manteniendo
presionada la tecla “Mayus” y dar clic sobre las etiquetas deseadas, por ejemplo si se desea
copiar o eliminar las mismas.
CAMBIAR NOMBRE. Para una mejor organización de las hojas, es recomendable asignar un
nombre específico a cada una según su contenido, esto lo podremos hacer:
Para desplazarnos entre hojas solo es necesario dar clic sobre la etiqueta de hoja, o bien alternar con el
teclado
Control Re Av
Ó
Pág Pág
INSERTAR COLUMNAS. Cada vez que insertemos una columna esta se insertará a la izquierda
de la columna activa y de manera automática se actualizarán los títulos de columna
respectivamente. Por otro lado recordemos que cada hoja tiene un límite máximo y en el
momento de que exista información en todas las columnas disponibles no se podrá insertar
más columnas. Para insertar una columna seguimos los pasos siguientes:
a. Menú Insertar, Columna
b. Clic con botón derecho del mouse sobre el titulo de columna, Insertar.
INSERTAR FILAS. Cuando insertemos una fila está se insertará sobre la fila activa, y de igual
manera en el caso de que exista información en todas las filas de una hoja no podremos
insertar más filas debido a su capacidad máxima mencionada anteriormente. Para insertar filas
seguimos los siguiente pasos:
a. Menú Insertar, Fila
b. Clic con botón derecho del mouse sobre el titulo de la fila, Insertar.
En algunos casos suele ser efectivo el poder ocultar o mostrar algunos elementos de la pantalla
de Excel. Para configurar este aspecto es necesario entrar al menú Herramientas, Opciones, en la ficha
Ver activar o desactivar las características deseadas, como pueden ser algunas de las más comunes:
a. Líneas de división. Oculta las líneas de intersección entre filas y columnas de la hoja
activa
L.A.E. ARTURO PÉREZ AREVALO Página 11
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b. Barra de formulas.
c. Títulos de filas y columnas.
d. Mostrar Formulas. En lugar de los resultados de las formulas
Esta característica, es de gran utilidad para grandes tablas de información, en donde suele ser
complicado avanzar entre páginas de contenido e identificar la columna de información. Por ejemplo
en una tabla de 500 autos distintos distribuidos en forma vertical y se contemplan una gran cantidad
de especificaciones técnicas para cada uno distribuidas en columnas; al momento de desplazarnos
muchas veces perdemos de vista el título de columna o el nombre del registro que estamos
explorando, para esto es recomendable inmovilizar la fila de encabezados por ejemplo, y de esta forma
no importa cuanto nos desplacemos siempre veremos la fila de encabezados.
4.8 REFERENCIAS.
Este término es básicamente el nombre que se le asigna a cada celda de la hoja, comenzando
por la letra de la Columna y seguido del número de Fila, por ejemplo: B1, C10, A456, Z6000. Para
el manejo de referencias dentro de fórmulas, existen tres tipos:
Por ejemplo si copiamos esta formula =b5 + c5 de forma vertical hacia abajo cambiara
así = b6 + c6 ú horizontal a la derecha cambiará así = = c5 + d5
Para este caso se puede jugar con los $, el cuál impedirá la actualización ya sea de la
Referencias externas. Nos dan la posibilidad de compartir información entre distintas hojas o
incluso entre distintos libros para lograr una mayor productividad y control de nuestra
información.
o Entre hojas. Cuando tenemos un libro con distintas hojas del mismo fin o proyecto,
suele ser muy aprovechable poder mantener una integridad del contenido de las
distintas hojas, por ejemplo: tenemos los resultados de las ventas del primer trimestre
del 2009, y cada mes en una hoja distinta, suele ser muy favorable contar con una
integridad referencial y concentrar los resultados en una 4ª hoja denominada “TOTAL”,
logrando esto cuando existan actualizaciones en las hojas automáticamente se
reflejarán en la hoja concentradora. Véase el ejemplo siguiente:
Formulas utilizadas:
= ENERO! B6
=FEBRERO!B6
=MARZO!B8
Véase que se agrego el símbolo ! entre el nombre de la hoja y la celda que deseamos sumar.
En la celda b6 de la hoja TOTAL se realiza la formula = B2+ B3+ B4
c. Entre libros. También es posible compartir información entre 2 o más libros, por
ejemplo tenemos las ventas del 1er trimestre del 2009 en un libro denominado
“trim1_2009.xls” y las ventas al 2º trimestre en el libro “trim2_2009.xls” en ambos el
resultado se encuentra en una hoja “TOTAL” en la celda B6, y se desea que en un libro
denominado “sem1_2009.xls” llevar el total del primer semestre o bien del total de los
dos primeros trimestres ya mencionados, este caso se visualiza a continuación:
Formulas utilizadas:
= [trim1_2009.xls]total!b6
= [trim2_2009.xls]total!b6
Véase que se encierra entre [ ] el nombre completo del libro incluyendo la extensión,
enseguida se debe especificar el nombre de la hoja, posteriormente el símbolo ! y por último la celda.
Esto siempre y cuando todos los archivos se encuentren guardados en la misma carpeta o
unidad de almacenamiento, en caso contrario, se debe agregar la ruta de ubicación completa de cada
archivo por ejemplo: ='D:\ejemplos_excel\[trim1_2009.xls]TOTAL'!B6
Listas numéricas. Es posible insertar listas de números de una manera muy sencilla siempre y
cuando deban ser consecutivas, ya se ascendente o descendente, esto puede ahorrarnos
significativamente alguna tarea, por ejemplo una lista de los números de 1,000 en 1,000 hasta
el 10,000; para esto:
a. Escribimos en la celda inicial el 1,000,
b. Después en la celda siguiente el 2,000,
c. Seleccionamos ambos valores
d. Rellenar hacia el sentido de la lista hasta llegar al número indicado.
Aún así es posible que al crear listas muy extensas sea complicada la actividad de rellenar,
podremos elegir otro método:
Listas personalizadas. Estas son listas de tipo texto, cuando se requiere automatizar listas que
comúnmente utilizamos en nuestras actividades como por ejemplo los nombres de días o
meses, nombres de personas, colores, números en letra, etc. Por ejemplo se nos pide diseñar
una lista que contenga todos los meses, realizamos lo siguiente:
a. Menú Herramientas
b. Opciones.
c. Ficha Listas personalizadas
d. Nueva y llenar en el recuadro la lista
e. Por último dar clic en el botón agregar, aceptar y cerrar el cuadro de dialogo, tal y como
se muestra a continuación:
Los comentarios suelen ser muy eficientes en aquellos casos en los que el contenido de una
celda no es muy claro para algunos usuarios, como por ejemplo un cálculo fiscal, el origen de un valor
dado, etc. A cada celda es posible insertar un comentario
4.11 FORMULAS.
En términos generales, una formula es un conjunto de valores, operadores y argumentos, que
se encuentran en un orden establecido y respetando las reglas de una sintaxis. Cada una está diseña
para la resolución de problemas similares, es decir mediante un método bien establecido que sin
importar la variabilidad de los valores dados, siguiendo un procedimiento nos lleva a un resultado
esperado.
Excel es también conocido como una súpercalculadora capaz de realizar cualquier tipo de
formula reconocida, es por eso que una de las principales utilidades que se le da a Excel es el empleo
de las mismas. Existen dos tipos de formulas y se separan por el tipo de operaciones básicas, las
aritméticas que comúnmente son llamadas como matemáticas, y las operaciones de comparación u
operaciones lógicas, ambas llevan una sintaxis (conjunto de pasos o reglas que deben de respetarse
para efectuar correctamente una operación).
Operaciones Matemáticas ó aritméticas. Estas solo se realizan con valores numéricos, resultados
numéricos ó referencias que contengan números, y siempre darán como resultado un valor numérico,
los operadores para estas operaciones se presentan a continuación:
( * ). Representa la multiplicación
( / ). Representa la División.
( + ). Representa la Suma.
( - ). Representa la Resta.
Prioridad de las operaciones aritméticas o matemáticas dentro de las fórmulas. Para la correcta
aplicación de las fórmulas en Excel, se debe entender las siguientes reglas de prioridad.
1ª Prioridad. Las operaciones que están dentro de los paréntesis son las que se ejecutarán primero,
debido a que el agrupamiento de términos se realiza con paréntesis, es por eso que debe de realizarse
dichas operaciones y devolver un resultado pata continuar con el restos de las operaciones.
2ª Prioridad. Esta la representan los operadores ( * ) multiplicación y ( / ) división.
3ª Prioridad. Se representa por los operadores de ( + ) suma y ( - ) resta.
Aunque las 2 primeras formulas devolvieron el mismo resultado el orden de ejecución fue diferente.
4.12 FUNCIONES.
Este tema es sin duda uno de los más importantes y amplios, ya que es de donde se saca el
máximo provecho al programa Excel, apartando las utilidades básicas del programa con la integración a
aplicaciones avanzadas de cálculo, búsqueda y manejo de información.
Por ejemplo:
= suma ( a10..a25 )
= si ( b18 >= h24 , b20 – b18 , “ventas logradas” )
= promedio ( a10 , 5 , 7 , b70 , hoja2!a45 )
De acuerdo a formula o tipo de función se establece la forma y orden en que se deben presentar
los argumentos necesarios esto complementa el término Sintaxis. Existen 4 tipos de argumentos que
se describen a continuación:
Argumentos Numéricos. Se captura el valor sin algún formato numérico en particular, como por
ejemplo de moneda, solo se acepta el símbolo %.
Argumentos de Referencias. Se captura la referencia relativa o absoluta, y en el caso de rangos
puede incluirse “ . . “ ó “ : “.
Argumentos Texto. Deberán ir siempre entre comillas ( “ texto ” ) y este argumento comúnmente
empleado para hacer comparaciones o incluso como formato.
Argumento de Operaciones. También se pueden incluir fórmulas o incluso otras funciones, de las
cuales por lo tanto se devolverá el resultado y ese valor será tomado en cuenta como el
argumento.
4.12.2 Galería de Funciones. Para conocer todas las funciones preinstaladas debemos acceder a:
1. Menú Insertar
2. Función.
###### Cuando aparece este error, significa que el resultado es más ancho que el de la celda.
Solución: incrementa el ancho de la columna.
#¡DIV/0! Cuando realizamos una división entre un valor nulo o 0, o bien una celda en blanco.
#¡NULO! Este error se produce cuando se especifica una intersección de dos áreas que no
forman intersección. El operador de intersección es un carácter de espacio entre referencias.
#¡NUM! Cuando una formula o función contiene un valor no numérico. Por ejemplo en el caso
de una suma y que alguno de los valores sea un texto
#¡REF! Cuando una referencia no es válida
#¡VALOR! Cuando un operador utilizado no es válido
#¿NOMBRE? Cuando el nombre de la función es incorrecto o esta mal escrito
#N/A Cuando en una función se presenta un argumento incorrecto.
4.13 FORMATOS.
Los formatos en Excel, son muy parecidos a los formatos para tablas y fuentes de Microsoft
Word, solo que en este caso los formatos se aplican a la celda más no al contenido, esto es muy
servicial ya que al momento de hacer correcciones o incluso de eliminar el contenido de una celda los
formatos pertenecen en la celda. De la misma forma en Excel se pueden insertar distintos objetos o
imágenes a los cuales se permite la aplicación de formatos, en este caso se hablará únicamente de los
formatos a las celdas
Orden sencillo. Se aplica de una forma directa, y es necesario seleccionar una celda de la
columna por la cuál se va a ordenar, se recomienda que sea el encabezado. Se debe tener mucho
cuidado con seleccionar 2 o más celdas debido a que solo ordenará dichas celdas seleccionadas.
ASCENDENTE DESCENDENTE
Son de gran utilidad en el manejo de grandes bases de datos, y como su nombre lo dice, filtran
la información, presentando únicamente a aquella que el usuario desea, para esto es necesario
respetar los requisitos o características antes mencionadas que una tabla debe contener. Su empleo
principal es la de crear reportes a las respuestas necesitadas, por ejemplo presentar a las personas que
viven en una determinada ciudad, las de un departamento organizacional específico, o incluso permite
realizar criterios más específicos como presentar las ventas mayores a un valor especificado. Existen
dos tipos de filtros, autofiltros y filtros avanzados.
Autofiltro. Filtran la información en la misma base de datos, presentando solo aquellos registros que
cumplan con el criterio de búsqueda requerido, los demás registros quedarán temporalmente ocultos.
Pasos.
1. Seleccionar la
tabla.
2. Menú Datos.
3. Filtro.
4. Autofiltro.
Al activar los filtros en una tabla, como se ve anteriormente presentará un menú para cada
encabezado el cuál contiene las siguientes opciones:
Filtro Avanzado. A diferencia de Autofiltro, estos pueden enviar los resultados o información filtrada a
otra parte especificada de la misma hoja de cálculo, sin causar movimientos en la base de datos.
Pasos.
1. Seleccionar la tabla.
2. Menú Datos.
3. Filtro.
4. Filtro Avanzado.
Para su creación se requiere crear un diseño que a
continuación se explica:
4.17 SUBTOTALES.
Para crear subtotales es necesario primero identificar los valores por los cuales se desea realizar el
concentrado de datos y de la misma forma ordenar la tabla en base a este, a continuación se presenta
una tabla de datos con distinta información:
En esta tabla se presenta la lista total de ventas a
un periodo determinado, de las ciudades de
Morelia y de Uruapan, y en cada una existen
distintos vendedores cada uno a su vez con una
cantidad de artículos vendidos por los meses
indicados, para un concentrado se pide conocer la
suma de los artículos vendidos por cada ciudad y
cada mes.
Para realizar el subtotal correspondiente a esta tabla se siguen los siguientes pasos:
1. Seleccionar la Tabla
2. Menú Datos
3. Subtotales
4. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo en donde se establecen los siguientes características:
Para cada cambio en: Se refiere al valor por el cuál se generan los
concentrados de subtotales.
Usar función: se establece el tipo de operación que insertara al
final de cada cambio de datos o puede ser promedio, numero
máximo, etc.
Agregar subtotal a: selecciona a que columnas deseas que se le
genere la operación y de la misma forma que la inserte al final de
cada serie.
Remplazar subtotales actuales. En caso de existir subtotales
anteriores permite eliminarlos o bien al desactivar esta casilla
agrega los nuevos subtotales a la tabla sin eliminar anteriores
Salto de página entre grupos. Para efectos de impresión permite
que cada serie de datos la imprima en distintas hojas.
Esta herramienta nos sirve para crear un conjunto de reglas que deben ser respetadas en la
edición de datos en celdas específicas en cada hoja de cálculo, como por ejemplo un rango de edad ó
de una fecha, una cantidad lógica de artículos, etc. Para esto es necesario completar los siguientes
requisitos dentro del cuadro de dialogo Validación de Datos, siguiendo los siguientes pasos:
A continuación se presenta un ejemplo en donde se pide limitar de una lista de alumnos, el rango de
edades especificando como valor mínimo 18 y valor máximo 30, y en este caso se intenta capturar una
edad mayor, en donde Excel manda un mensaje notificando que nos es posible el valor requerido:
4.19 FORMULARIOS.
Este término está fuertemente ligado a los reportes desde una base de datos, utilizados
principalmente para la consulta, así como la adición,
eliminación y modificación de los datos almacenados en una
base de datos, además de que suele ser más práctico y cómodo
el manejo de la base de datos. Excel tiene una herramienta con
este nombre, en la cuál muestra la vista clásica de un
Formulario. Para esto es necesario seguir los siguientes pasos:
Permite especificar un formato a determinadas celdas, el cuál solo tendrá efecto si se cumple
una condición especificada. Se pueden establecer a una celda o rango de celdas, hasta tres conjuntos
de formatos y a cada conjunto una condición especificada.
Pasos:
1. Seleccionar celda (s)
2. Menú Formato,
3. Formato Condicional.
4. Especificar condiciones y
formatos.
Para crear un gráfico es necesario tener una fuente de información correctamente editada,
asignando títulos de columnas y filas, y distribuir los valores numéricos en forma de columnas, como
por ejemplo:
Esta herramienta es muy recomendada para el caso de querer proteger determinadas celdas ó
bien toda un hoja. Esta herramienta se encuentra fuertemente ligada con el formato “Proteger”, como
se mencionó anteriormente en el apartado de los Formatos, en donde las características:
Bloqueada. De inicio siempre aparecerá activa y al proteger la hoja no permitirá modificar el
contenido de las celdas, ni aplicar formatos. Solo a las celdas que se les haya desactivado esta
características.
Oculta. Aparecerá desactivada, pero si se activa no permitirá mostrar el contenido en la “barra
de fórmulas” al proteger la hoja.
Por ejemplo el control de Facturación de una empresa, en donde ya se tiene bien definidos los
márgenes, formatos y valores que no pueden ser modificados o alterados por los usuarios comunes,
en este caso en las celdas que se permite la edición por ejemplo el nombre del clientes y sus datos, a
estas se le desactiva la casilla de Bloqueada, al resto de las celdas se le deja activada, por otro lado si
en algunas celdas tenemos formulas o información que deseamos este invisible en la Barra de
Fórmulas a estas se les activa la casilla Oculta.
Al igual que la protección de las hojas, es conveniente proteger la estructura de libros, esto se
refiere a las hojas que se contienen. De otra forma se puede decir que no se podrá insertar, eliminar,
mover, copiar o cambiar el nombre a las hojas que contiene el libro protegido.
Por ejemplo en el caso que se presento en el tema referencias, en donde se concentraban los totales
del primer trimestre, es conveniente proteger el libro, impidiendo que cualquier usuario pudiera
eliminar alguna de las hojas y cuásar consecuencias en los resultados finales. Para lograr esta
protección es necesario dejar activada la casilla Estructura. Por otro lado si activamos la casilla
Ventanas esto impedirá que manipules el tamaño del libro, por ejemplo activando ambas casillas:
4.24 MACROS.
Las Macros en Excel, representan una herramienta muy eficaz, para la automatización de
procesos repetitivos dentro de un Libro, con el objeto de que nuestra información sea maneja de
manera eficiente.
Una macro es una serie de pasos consecutivos que se almacenan en un módulo, el cuál puede
ser ejecutado mediante una combinación de teclas, un botón incrustado en las herramientas de Excel o
un objeto incrustado en la hoja, el contenido de este módulo puede ser la aplicación de un formato, la
inserción o eliminación de filas, mandar a imprimir o guardar el libro, copiar un objeto, pegar una lista
de valores, etc. Es decir el contenido puede ser muy variable, pero se recomienda que a cada macro se
le asigne una sola actividad específica, y realizar el número de macros necesarias.
Para la creación de una Macro es necesario planificar bien previamente los pasos que se desea
contenga la Macro, ya que al iniciar la grabación de la misma se guardarán todos los pasos que el
usuario efectúe en este transcurso, es muy común que el usuario realice varias Macros fallidas en sus
primeros intentos, pero es posible eliminar las Macros, o bien si contamos con conocimientos de
programación en Visual Basic podremos editarlas.
Cada vez que se desea ejecutar la Macro debemos efectuar la combinación de las teclas asignadas.
Otra forma de ejecutar una macro es insertando algún objeto por ejemplo una imagen, a esta se le
puede asignar la macro, dándole clic con el botón derecho del mouse y asignar macro, se elige la
Macro, aceptar. A partir de este momento cada vez que se le de clic sobre la imagen se ejecutará la
Macro asignada.
Sintaxis:
ÍNDICE(<rango de lista>,<no. de fila>,<no. de columna>)
Ejemplo:
Fórmulas
( F 4 ) =INDICE(B2..B7,F2)
( F 6 ) =INDICE(C2..C7,F2)
Sintaxis:
PROMEDIO(<valores numéricos>)
Ejemplo:
PROMEDIO(suma(2 , 3 , 4 ), 8 * 3 , 10 ) 14.33
Sintaxis:
BUSCARV(<valor buscado, rango de datos, columna del rango de datos>)
Ejemplo:
FORMULAS EMPLEADAS:
CELDAS FORMULAS
C10 =BUSCARV(C8,A2..C6,2)
C12 =BUSCARV(C8,A2..C6,3)
Resultado
Dado que uno de los principales usos que se le da a Microsoft Excel es el de administrador de
Bases de Datos, ya que nos permite de una forma practica y cómoda la creación de tablas de
información, permitiéndonos utilizar una gran cantidad de herramientas tales como: Funciones,
Técnicas para Ordenar, Filtros de Información, Subtotales, entre otras herramientas. En este tema se le
dará un principal enfoque al diseño de Formularios de consulta, los cuáles no permitirán agilizar aún
más nuestras búsquedas o consultas de información, dando una buena imagen y presentación de
nuestros diseños de consulta.
Excel contiene una Barra de Herramientas especial para el diseño de los ya mencionados
Formularios, la cuál contiene los Botones o Controles más comúnmente empleados por el Sistema
Operativo Windows dentro de sus Cuadros de Dialogo y demás aplicaciones, está barra la podremos
visualizar siguiendo los pasos que se citan a continuación:
Formularios.
A continuación se dará una breve definición, y utilidad de cada uno de los botones anteriores,
incluyendo los requisitos y algunos ejemplos para su correcta comprensión. Es necesario aclarar que
cada botón contiene un diseño ya preestablecido, es decir no se podrá cambiar los formatos de
apariencia, ni la estructura de los mismos, solo lo que permita el programa.
ETIQUETA. Su función es muy simple, solo nos permite agregar etiquetas de texto en
cualquier lugar de la Hoja activa. Principalmente empleada como encabezados, o bien textos
independientes, también conocido como TEXTO ESTÁTICO”. No requiere ninguna configuración en
específico, y a continuación se presenta los pasos para insertar, y un breve ejemplo:
CUADRO DE GRUPO. Su principal utilidad es la de separar o mejor dicho agrupar una serie
de Botones de otra parte del Formulario, para algunos casos es necesario como por
ejemplo en los “Botones de Opción” que más adelante se describirán. Este botón no
requiere alguna configuración en particular, y para su creación se siguen los siguientes pasos:
Botones de Opción
Ejemplo:
Valor actual
Celda a la que se
vinculará
BOTÓN DE OPCIÓN. Su función es la de elegir solo una de entre 2 o más opciones que se
presentan en un “Cuadro de Grupo”, las cuáles tienen alguna relación en particular y por
tales motivos no es posible seleccionar más de una opción a la vez, como por ejemplo el
Estado Civil de una persona, no se puede elegir Casado y Soltero a l a vez, requiere los pasos y la
configuración que se presenta a continuación.
Ejemplo:
Valor actual
Celda a la que se
vinculará
CUADRO DE LISTA. Este Botón es comúnmente utilizado para a selección de datos que por
lo general suelen ser muchos, pero es decisión del usuario que botón quiere utilizar; tiene
la característica de presentar 2 o más elementos de la lista y dejar ocultos el resto. A continuación se
citan los pasos y la configuración necesaria para su buen funcionamiento:
1.- La información que se quiere presentar dentro de este objeto, debe estar capturada en forma de
columna en algún lugar de la hoja de cálculo activa, ó externa.
2.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas.
2.- Arrastrar presionando el Botón izquierdo del ratón, creándolo del tamaño requerido. 3.- Dar clic con
Botón derecho del ratón sobre el objeto, y elegir la opción “Formato de Control”, en donde aparecerá
un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control.
4.- Especificar el Rango de entrada la celda con
la que se va a vincular.
5.- Especificar la celda a la que se vinculará.
6.- Tipo de selección actual
7.- La opción de “Sombreado 3D” es opcional y
es para dar una mejor presentación. El ejemplo
se presenta en la siguiente página.
CUADRO COMBINADO. Tiene prácticamente la misma utilidad que la del Cuadro de Lista que
se describió anteriormente, solo que este solo presenta la primera opción de un conjunto de
valores a escoger de los cuales solo se permite seleccionar un valor; al activar el Botón se despliegan
las demás opciones, a continuación se presentan las características y un ejemplo de su funcionamiento.
6.- Sombreado 3D
CONTROL NÚMERO. Este Botón realiza prácticamente la misma actividad que la Barra de
Desplazamiento solo que su tamaño es más reducido. Su creación y configuración es la
misma del tema anterior, y a continuación se presenta un breve ejemplo de su
funcionamiento:
ALTERNAR CUADRICULA. Este Botón solo sirve para ocultar las líneas de división de la
hoja de cálculo, muy comúnmente utilizado para la creación de formularios