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Compras
Farmacia
Empresa
Curso de compras y gestión activa de stocks
Capítulo 1.

Función y estructura
de la gestión de compras
El primer capítulo de este curso, dirigido especialmente al farmacéutico como
empresario, aborda la relación directa entre una buena dirección de compras
y la rentabilidad de la farmacia.
M. LUZ DÍEZ CREMADES
Farmacéutica comunitaria. Socia de Gestock&Pharma. gestockpharma&gmail.com

«La utilización estratégica de la actividad de este objetivo deberá incardinarse en la Aunque habitualmente se entiende
compras requiere un director que observe el política y objetivos de la farmacia, co- por comprar el mero acto de adquirir
entorno de la empresa, prevea los cambios de mo empresa a medio o corto plazo. un producto o servicio, desde una
ese entorno, comparta la información perti- La función de compras cubre la res- perspectiva de gestión tenemos que
nente con proveedores y colegas de otras ponsabilidad de adquirir adecuada- contemplar todo el ciclo que incorpo-
funciones e identifique las ventajas y desven- mente materias primas y auxiliares, ra la función de compras, es decir:
tajas competitivas de la empresa con respec- materiales, suministros, equipos y ser-
to a sus proveedores, etc.». vicios necesarios para que la empresa ➔ Determinación de las necesidades
desarrolle sus operaciones satisfacto- de nuestra farmacia.
La nueva función de Compras riamente. Para alcanzar este objetivo ➔ Selección de fuentes de suministro.
Harvard Business Review es preciso que se satisfagan las siguien- ➔ Emisión y seguimiento de pedidos.
tes condiciones de compra: ➔ Recepción e inspección de los pe-
didos a fin de darles conformidad.
➔ La calidad del producto o servicio ➔ Aprobación y pago de facturas a
El proceso básico comprado ha de ser la necesaria proveedores.
para el fin al que se destina. ➔ Control de resultados.
La misión general de las compras con- ➔ El plazo de entrega del suministro
siste en obtener del exterior de la far- por parte del proveedor debe ser el Solo la segunda, la tercera y la cuar-
macia los materiales, productos y/o apropiado, de modo que se halle dis- ta de estas 6 fases son las que se suelen
servicios que necesita para su funcio- ponible en el momento oportuno. relacionar con la función de compras
namiento, en las cantidades y plazos ➔ El precio ha de ser justo en relación en una farmacia. Deberá existir un flu-
establecidos, con los niveles de cali- con la calidad, las condiciones de pa- jo bidireccional de información con
dad necesarios y al menor precio que go y el plazo de entrega estipulados. los responsables de las otras 3 fases pa-
permita el mercado. Como podemos
ver, el objetivo final del sistema de
compras es indicar al farmacéutico
qué, cuánto, cuándo y cómo lo debe
comprar. El precio ha de ser justo
El fin concreto de la gestión activa en relación con la calidad,
de compras (GAC) consistiría en cu- las condiciones de pago
brir las necesidades de la farmacia con y el plazo de entrega estipulados
elementos exteriores a la misma (apro-
visionamiento o compra), maximizan-
do el valor de lo invertido. Además,

32 Farmacia Profesional Vol. 21, Núm. 3, Marzo 2007


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ra obtener un enfoque global y una op-


timización de resultados.

La función de compras
y la rentabilidad
de la farmacia
La función de compras es un área bási-
ca de la gestión de la farmacia que
afecta directamente a su rentabilidad.

Peso de las compras


Cuanto mayor sea el peso del coste de
las compras, menor será el margen y la
rentabilidad, ya que siendo el activo el
conjunto de inversiones en tesorería,
cuentas por cobrar, existencias e inmo-
vilizado, la rentabilidad de una empre-
sa se obtiene como cociente entre be-
neficio y activo.

Beneficio/Activo Beneficio/Ventas Ventas/Activo


= ×
(Rentabilidad) (Margen) (Rotación)

O lo que es lo mismo:

Margen × Rotación = Rentabilidad

La figura 1 recoge dos ejemplos de lo


apuntado.

Coste total de la farmacia


Si otros costes diferentes de los de la
compra crecen, lógicamente bajarán
los beneficios de la empresa y, en con-
secuencia, ésta tendrá un menor mar-
gen y una menor rentabilidad.

Fijación de precios
Cuanto menor sea la capaci-
dad de repercutir eventuales
incrementos de costes sobre el
precio de venta (PVP), menor será
la rentabilidad. La elasticidad en la fija-
ción de los precios, es decir, la posibili-
dad de trasladar a los clientes dichos
incrementos es una solución «fácil»
Leo Flores

para mantener la rentabilidad, que se


aplica habitualmente en la parafarma-
cia. Si las estructuras de fijación de pre-
cios son rígidas, se deberán gestionar
estrictamente los costes, mejorando la
eficiencia para preservar el beneficio.
Sin embargo, con frecuencia, esta
función tiende a caer en la rutina y en

Vol. 21, Núm. 3, Marzo 2007 Farmacia Profesional 33


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COMPRAS. Capitulo 1. Función y estructura de la gestión de compras

una gestión puramente mecánica, con


lo que la empresa, a su vez, tiende a
perder gran parte de los beneficios que
podría obtener de una gestión más cui- Ejemplo n.° 1
dadosa, dinámica, flexible, planificada Una disminución de un 10% en el coste de las compras produce en 2 farmacias con
y estratégica de la actividad de com- igual rentabilidad inicial lo siguiente:
pra.
Con reducción del 10%
Situación Actual Actual en el coste de las compras
Objetivos de la función
Farmacia 1 Farmacia 2 Farmacia 1 Farmacia 2
compras
Ventas 100 100 100 100
El objetivo final de la función de com- Coste compras 60 40 54 36
pras es la prestación de un servicio efi- Otros costes 10 25 10 25
caz, con la mínima inversión y la má- Beneficio 30 35 36 39
xima rentabilidad. Con ese objetivo Activo 20 100 20 100
global, la farmacia se dotará de una or- Margen 30% 35% 36% 39%
ganización que dependerá del entorno Rotación 5,00 4,29 5,00 4,29
(mercado) y de las personas. Rentabilidad 150% 150% 180,00 167,31
Independientemente de estas cir-
cunstancias concretas, la función de La farmacia 1 logra un incremento del 45% (de 150% a 180%) y la farmacia 2, de
compras deberá ocuparse de: un 25,97%, casi el doble.

Realizar previsiones de ventas (aná-


lisis de la demanda final). Anticipan-
do lo que pueden demandar los con-
sumidores, usuarios o clientes y ha- Ejemplo n.° 2
ciendo un cálculo de previsiones
partiendo del histórico de ventas de la Del mismo modo, una farmacia que con igual margen global de compras pase de 3 a
farmacia. 7, verá cómo su coeficiente de rotación hace crecer su rentabilidad en un 133,33%.

Conversión de la demanda en reque- Margen × Rotación = Rentabilidad


rimientos específicos. Determinación 33,2 × 3 = 99,60
de las materias primas, materiales, for- 33,2 × 7 = 232,40
mas, elementos y productos termina-
dos necesarios para abastecer la de-
manda final. Figura 1. Ejemplos.

Análisis de los stocks disponibles en


la empresa para abastecer la demanda.
Se trata de adecuar el stock en profun- otras fuentes de aprovisionamiento: de que las mercancías recibidas coinci-
didad y amplitud a una demanda cam- ¿existen otras alternativas, además de den en clase, calidad, cantidad, etc.,
biante. las usuales, a las que podamos recurrir con las pedidas.
para adquirir lo que necesitamos?
Elaboración del plan de compras. Colocación en los lineales o almacén
Permite responder al qué, el cuánto y Acuerdos con los proveedores. De- de la farmacia. Gestión por categorías
el cuándo debemos comprar. terminación de clase, precio, calidad, con señalética adecuada y precios visi-
cantidades, condiciones, plazos de bles y competitivos. Conviene contar
Investigación de los proveedores. entrega, etc. Negociación con provee- con jefes de categorías, que serán los
Averiguar quiénes venden lo que nece- dores. encargados de los lineales y de formar
sitamos y solicitar recepción y evalua- al resto del equipo en esa categoría.
ción de las ofertas de los proveedores. Colocación de las órdenes de compra.
Tramitación administrativo-contable, Delegación efectiva de las compras
Selección de las mercancías que se registros, etc. en jefes de categoría. Una vez imple-
comprarán. Selección de los provee- mentadas las categorías de la farmacia
dores de las mercaderías segmentadas Seguimiento de los pedidos. Vigilan- y previa formación del personal, se de-
que les compraremos. cia del cumplimiento de las fechas y legará en cada responsable de una ca-
condiciones de entrega. tegoría todo el recorrido que va desde
Evaluación de posibles sustituciones o las compras a la fijación del precio, los
incorporación de nuevos suministros o Recepción y comprobación de las lineales y la formación en esa categoría
productos terminados. Búsqueda de mercancías pedidas. Comprobación del resto del equipo.

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COMPRAS. Capitulo 1. Función y estructura de la gestión de compras

Subcontratación o externalización
de servicios. Incluye los servicios de
contabilidad fiscal, formación, con- En resumen
sultaría.
La gestión de las compras requiere será la que se basa en delegar tras
Ejecución del proceso de compra. La unos procedimientos normalizados haber formado adecuadamente en
ejecución del proceso de compra, co- de trabajo (PNT), es decir, unas compras a los jefes de categoría en
mo la de todo proceso gerencial, exige pautas enmarcadas en las normas o quienes se delega. Esta estructura
una planificación, organización, ges- procedimientos normalizados de descentralizada fomenta la formación
tión y control adecuados y, precisa- calidad. Si éstas se respetan y se del personal, reparte el trabajo de
mente de esta forma, se pueden estruc- aplica un tratamiento diferenciado compras en el equipo, motiva a los
turar los objetivos específicos de la del stock por segmentos, se empleados de la farmacia con nuevas
función de compras. El dinamismo y la conseguirá tener un poco de todo funciones y enriquece a todo el
retroalimentación presidirán la opera- (lo que fije la demanda) y lo justo equipo. Todo ello conduce a una
tiva del proceso. para tener una tasa normal de mayor rentabilidad, un mejor control
faltas. Dicho de otra forma, se y una gestión optíma.
tendrá la mayor parte de lo que los Aquí no hay milagros, pero el
Planificación clientes piden (demanda), con una titular de la farmacia sí tiene la
óptima profundidad (número de «varita mágica» que supone saber
Es necesario planificar en numerosos unidades de cada artículo) del stock. crear y organizar un equipo y
ámbitos: Para lograr este objetivo, la trabajar con él. La formación en
botica, como toda empresa, ha de GAC, que pueden articularse
➔ Asegurar la existencia de fuentes de tener un director general y unos mediante el uso de una consultoria
suministro solventes, fiables y com- jefes de compras que sustenten sus externa, la asistencia a cursos de
petitivas, capaces de aprovisionar a decisiones en la planificación y no formación o en plan autodidacta
la empresa con la calidad, cantidad, en la improvisación. Al establecer (mediante libros o revistas) serán un
servicio y precio requeridos. categorías, se delegará parte de las punto de apoyo imprescindible.
➔ Colaborar con los demás jefes de compras en los jefes de categoría. En el próximo capítulo
categoría en la definición de la ne- La estructura más eficaz para la hablaremos de nuestros
cesidad, formulando sugerencias gestión de compras en la farmacia proveedores: ¿amigos o enemigos?
oportunas y proponiendo la estan-
darización y sustitución de mate-
riales siempre que sea oportuno.
➔ Contribuir a facilitar las decisiones
de la dirección manteniendo un
servicio de información en relación Organización dad, la cantidad y los servicios requeri-
con nuevos productos y servicios o dos. Asimismo, conviene utilizar fuen-
cambios en su diseño, necesidades Conviene organizar y utilizar la fun- tes internas de suministro siempre que
del mercado, nuevas fuentes de ción de compras de acuerdo con los in- sea conveniente para la empresa y pro-
aprovisionamiento, fluctuaciones y tereses de la empresa y mantener un mover una imagen positiva entre los
tendencia de los precios. equipo de compras cualificado, me- proveedores, estableciendo y mante-
diante procesos de selección, forma- niendo con ellos relaciones equitativas
ción y evaluación de rendimiento. En y de colaboración.
este sentido, es positivo designar jefes
de categoría (cosmética, infantil, gené-
ricos, etc.), encargados de efectuar las Control
compras de su categoría tras una for-
mación adecuada al respecto. El control es otro de los apartados de la
función de compras y contempla:

Gestión ➔ La supervisión permanente del ni-


vel de inventario fijado de acuerdo
Hay que obtener en todas las compras con las políticas definidas de esta
el menor coste compatible con la cali- área.
➔ El aprovechamiento de rechazos
Conviene contar con jefes de recuperables y sobrantes.
categorías, que serán los ➔ La evaluación del desarrollo de los
procesos de compras con identifica-
encargados de los lineales y de ción y corrección de posibles errores.
formar al resto del equipo en ➔ Verificación de la eficacia global de
esa categoría la función de compras. ■

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