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Compras
Farmacia
Empresa
Curso de compras y gestión activa de stocks
Capítulo 1.
Función y estructura
de la gestión de compras
El primer capítulo de este curso, dirigido especialmente al farmacéutico como
empresario, aborda la relación directa entre una buena dirección de compras
y la rentabilidad de la farmacia.
M. LUZ DÍEZ CREMADES
Farmacéutica comunitaria. Socia de Gestock&Pharma. gestockpharma&gmail.com
«La utilización estratégica de la actividad de este objetivo deberá incardinarse en la Aunque habitualmente se entiende
compras requiere un director que observe el política y objetivos de la farmacia, co- por comprar el mero acto de adquirir
entorno de la empresa, prevea los cambios de mo empresa a medio o corto plazo. un producto o servicio, desde una
ese entorno, comparta la información perti- La función de compras cubre la res- perspectiva de gestión tenemos que
nente con proveedores y colegas de otras ponsabilidad de adquirir adecuada- contemplar todo el ciclo que incorpo-
funciones e identifique las ventajas y desven- mente materias primas y auxiliares, ra la función de compras, es decir:
tajas competitivas de la empresa con respec- materiales, suministros, equipos y ser-
to a sus proveedores, etc.». vicios necesarios para que la empresa ➔ Determinación de las necesidades
desarrolle sus operaciones satisfacto- de nuestra farmacia.
La nueva función de Compras riamente. Para alcanzar este objetivo ➔ Selección de fuentes de suministro.
Harvard Business Review es preciso que se satisfagan las siguien- ➔ Emisión y seguimiento de pedidos.
tes condiciones de compra: ➔ Recepción e inspección de los pe-
didos a fin de darles conformidad.
➔ La calidad del producto o servicio ➔ Aprobación y pago de facturas a
El proceso básico comprado ha de ser la necesaria proveedores.
para el fin al que se destina. ➔ Control de resultados.
La misión general de las compras con- ➔ El plazo de entrega del suministro
siste en obtener del exterior de la far- por parte del proveedor debe ser el Solo la segunda, la tercera y la cuar-
macia los materiales, productos y/o apropiado, de modo que se halle dis- ta de estas 6 fases son las que se suelen
servicios que necesita para su funcio- ponible en el momento oportuno. relacionar con la función de compras
namiento, en las cantidades y plazos ➔ El precio ha de ser justo en relación en una farmacia. Deberá existir un flu-
establecidos, con los niveles de cali- con la calidad, las condiciones de pa- jo bidireccional de información con
dad necesarios y al menor precio que go y el plazo de entrega estipulados. los responsables de las otras 3 fases pa-
permita el mercado. Como podemos
ver, el objetivo final del sistema de
compras es indicar al farmacéutico
qué, cuánto, cuándo y cómo lo debe
comprar. El precio ha de ser justo
El fin concreto de la gestión activa en relación con la calidad,
de compras (GAC) consistiría en cu- las condiciones de pago
brir las necesidades de la farmacia con y el plazo de entrega estipulados
elementos exteriores a la misma (apro-
visionamiento o compra), maximizan-
do el valor de lo invertido. Además,
La función de compras
y la rentabilidad
de la farmacia
La función de compras es un área bási-
ca de la gestión de la farmacia que
afecta directamente a su rentabilidad.
O lo que es lo mismo:
Fijación de precios
Cuanto menor sea la capaci-
dad de repercutir eventuales
incrementos de costes sobre el
precio de venta (PVP), menor será
la rentabilidad. La elasticidad en la fija-
ción de los precios, es decir, la posibili-
dad de trasladar a los clientes dichos
incrementos es una solución «fácil»
Leo Flores
Subcontratación o externalización
de servicios. Incluye los servicios de
contabilidad fiscal, formación, con- En resumen
sultaría.
La gestión de las compras requiere será la que se basa en delegar tras
Ejecución del proceso de compra. La unos procedimientos normalizados haber formado adecuadamente en
ejecución del proceso de compra, co- de trabajo (PNT), es decir, unas compras a los jefes de categoría en
mo la de todo proceso gerencial, exige pautas enmarcadas en las normas o quienes se delega. Esta estructura
una planificación, organización, ges- procedimientos normalizados de descentralizada fomenta la formación
tión y control adecuados y, precisa- calidad. Si éstas se respetan y se del personal, reparte el trabajo de
mente de esta forma, se pueden estruc- aplica un tratamiento diferenciado compras en el equipo, motiva a los
turar los objetivos específicos de la del stock por segmentos, se empleados de la farmacia con nuevas
función de compras. El dinamismo y la conseguirá tener un poco de todo funciones y enriquece a todo el
retroalimentación presidirán la opera- (lo que fije la demanda) y lo justo equipo. Todo ello conduce a una
tiva del proceso. para tener una tasa normal de mayor rentabilidad, un mejor control
faltas. Dicho de otra forma, se y una gestión optíma.
tendrá la mayor parte de lo que los Aquí no hay milagros, pero el
Planificación clientes piden (demanda), con una titular de la farmacia sí tiene la
óptima profundidad (número de «varita mágica» que supone saber
Es necesario planificar en numerosos unidades de cada artículo) del stock. crear y organizar un equipo y
ámbitos: Para lograr este objetivo, la trabajar con él. La formación en
botica, como toda empresa, ha de GAC, que pueden articularse
➔ Asegurar la existencia de fuentes de tener un director general y unos mediante el uso de una consultoria
suministro solventes, fiables y com- jefes de compras que sustenten sus externa, la asistencia a cursos de
petitivas, capaces de aprovisionar a decisiones en la planificación y no formación o en plan autodidacta
la empresa con la calidad, cantidad, en la improvisación. Al establecer (mediante libros o revistas) serán un
servicio y precio requeridos. categorías, se delegará parte de las punto de apoyo imprescindible.
➔ Colaborar con los demás jefes de compras en los jefes de categoría. En el próximo capítulo
categoría en la definición de la ne- La estructura más eficaz para la hablaremos de nuestros
cesidad, formulando sugerencias gestión de compras en la farmacia proveedores: ¿amigos o enemigos?
oportunas y proponiendo la estan-
darización y sustitución de mate-
riales siempre que sea oportuno.
➔ Contribuir a facilitar las decisiones
de la dirección manteniendo un
servicio de información en relación Organización dad, la cantidad y los servicios requeri-
con nuevos productos y servicios o dos. Asimismo, conviene utilizar fuen-
cambios en su diseño, necesidades Conviene organizar y utilizar la fun- tes internas de suministro siempre que
del mercado, nuevas fuentes de ción de compras de acuerdo con los in- sea conveniente para la empresa y pro-
aprovisionamiento, fluctuaciones y tereses de la empresa y mantener un mover una imagen positiva entre los
tendencia de los precios. equipo de compras cualificado, me- proveedores, estableciendo y mante-
diante procesos de selección, forma- niendo con ellos relaciones equitativas
ción y evaluación de rendimiento. En y de colaboración.
este sentido, es positivo designar jefes
de categoría (cosmética, infantil, gené-
ricos, etc.), encargados de efectuar las Control
compras de su categoría tras una for-
mación adecuada al respecto. El control es otro de los apartados de la
función de compras y contempla: