FLUJOGRAMAS PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS

Simbología y significado

 Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
 Rombo: Decisión (Fórmula una pregunta o cuestión).
 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
 Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del
documento).
 Círculo: Procedimiento estandarizado.
 Cuadrado: Proceso de control.
 Línea ininterrumpida: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel
escrito.
 Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
 Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.
 Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera). Se grafica con un cuádruple
de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
 Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.
 Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
 Semi-óvalo: Demora.
 Rombo: División entre opciones.
 Trapezoide: Carga de datos al sistema.
 Elipsoide: Acceso por pantalla.
 Hexágono: Proceso no representado.
 Pentágono: Conector.
 Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios

Referencias:

http://ojulf12.blogspot.com/2013/02/simbologia-y-significado.html

https://juanherrera.files.wordpress.com/2011/02/sc3admbolos-del-flujograma-2010.pdf

https://es.slideshare.net/marcodeagua/para-la-elaboracion-de-cuadros-diagramas-y-mapas

Documento proceso de gestión documental

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf
 Ejemplo de normalización de un procedimiento

 Título

1. Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de

San Carlos de Guatemala.

 Objetivos específicos del procedimiento

a) Normalizar, seleccionar y valorar las series documentales producidas en la Universidad para

evitar la eliminación indiscriminada de documentos y la conservación de documentos inservibles.

b) Preservar la memoria institucional de la USAC.

 Normas específicas

a) El AGUSAC será el responsable del estudio, análisis y propuesta sobre la

valoración, selección y eliminación de series documentales de la Universidad de
San Carlos de Guatemala.

b) La planificación del estudio de la valoración de series documentales tanto de las

solicitadas para eliminación, así como, de todas las series existentes en la
Universidad de San Carlos de Guatemala será elaborada por la jefatura del
AGUSAC.

c) Toda regla de conservación y eliminación de documentos deberá ser autorizada

por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.

d) Las reglas de conservación aprobadas por el CISED serán registradas en la base

de datos del Calendario de conservación y eliminación de documentos, por el
personal designado del AGUSAC. e) El Presidente (a) del CISED y jefe (a) del
AGUSAC será la única persona facultada para proporcionar información durante el
desarrollo y finalización del estudio que se realiza sobre normalización, selección y
valoración de series documentales.

f) La normalización, selección y valoración de series documentales deberá

presentarse en el formulario autorizado para el efecto.

 Formularios del procedimiento

a) Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales.

FORM.- AGUSAC-NVE-01.

b) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-

02.

c) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.

Fuente: Manual de normas y procedimientos AGUSAC/2014