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Vigencia: 31 DICIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO Clave: NA-PCMPE-0701-02


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COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

1. OBJETIVO.

Garantizar el abastecimiento de materias primas y material de empaque para los


procesos de producción, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la
empresa.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para materia prima y empaque desde la revisión de


inventarios hasta su llegada y aprobación para ser usados en la planta.

3. REFERENCIAS.

3.1 PROY-NMX-F-620-NORMEX-2007, Sistema de Gestión de la Inocuidad


de los Alimentos / Requisitos.
3.2 Manual de Calidad NA-MC-0701.
3.3 NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC-2007 (ISO 22000:2005) Sistema de
Gestión de la Inocuidad de los Alimentos / Requisitos para cualquier
organización en la cadena alimentaria.
3.4 NOM-251-SSA1-2009 Prácticas de higiene para el proceso de alimentos,
bebidas o suplementos alimenticios.
3.5 Normas Consolidadas por AIB.

4. DEFINICIONES.

4.1 Compra: Adquisición de un bien o servicio.

4.2 Orden de compra: Documento mediante el cual se realiza un pedido


formal a un proveedor para surtir cierto producto o servicio.

4.3 Proveedor: Persona física o moral que puede abastecer de bienes o


servicios a un cliente.

4.4 Cotización: Documento que especifica producto y/o servicio, precio,


tiempo de entrega, condiciones de pago, lugar de entrega, entre otros, el
cual sirve como base para hacer una orden de compra.

4.5 Servicio: Bien intangible que ofrece una persona o empresa para
satisfacer las necesidades del cliente.

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COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

4.6 Precio: Valor en dinero (pesos mexicanos o dólares americanos) de un


bien o un servicio.

4.7 Calidad: Características que permiten juzgar si un producto está o no,


hecho de acuerdo a lo especificado.

4.8 Status: estado en el que se encuentra el material en el archivo de Excel


que usamos para determinar los materiales que se deben pedir. (OK) no
causa efecto ni movimiento (PEDIR) momento de hacer compra.

4.9 SAE: por sus siglas (Sistema de Administración Empresarial), software


para control de compras, inventarios y facturación.

5. RESPONSABILIDADES Y RELACION CON OTROS PUESTOS.

5.1 Jefe de AMP/Compras o auxiliar de AMP/Compras: buscar y seleccionar


proveedores, solicitar cotizaciones de materiales de acuerdo a
especificaciones, elaborar órdenes de compra, enviar orden de compra al
proveedor y dar seguimiento.

5.2 Almacenista: Revisar que los materiales lleguen de acuerdo a las


especificaciones, cantidades y precios pactados.

5.3 Gerencia de planta: Autoriza las órdenes de compra así como verificar que
se cumpla el procedimiento.

5.4 Control de calidad: Tiene la responsabilidad de realizar los análisis


pertinentes para verificar que los materiales estén dentro de las
especificaciones requeridas.

También tiene la responsabilidad de proporcionar al departamento de compras,


cuando así lo requiera, las especificaciones de las materias primas y evaluar
materias primas nuevas para ver si pueden ser adquiridas

5.5 Cuentas por pagar: Revisar y programar los pagos a proveedores y el


control de los documentos correspondientes (Facturas y pagos).

5.6 Diseño: Proporcionar y autorizar los planos técnicos del material de


empaque así como informar de cualquier cambio al departamento de
compras.

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COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

6.1 Determinación de la Necesidad de Compra.

6.1.1 Se revisan existencias en el SAE para los artículos que empiezan con
número 2 y 3 que son materias primas y empaque, y se copian a una
hoja de cálculo de Excel.

6.1.2 Se Abre archivo “INVENTARIO DE ALMACEN MP Y EMP”, el cual ya


tiene las existencias mínimas que debe haber en almacén y se copian
las existencias del SAE en la columna “existencias” del formato de
Excel, lo cual modificara la columna “status” del mismo formato.
En la columna “status” se pueden presentar dos posibles valores: “OK”
y "PEDIR”

6.1.3 Si status=OK. No es necesario hacer nada, aquí termina el


procedimiento.

6.1.4 Si aparecen productos por pedir (status=PEDIR) se debe revisar si el


material ya esta pedido (ya hay orden de compra), si es así solo se
revisa el seguimiento a la orden de compra (ir al paso 6.6), de lo
contrario, si no hay pedido se continua con la compra (paso 6.2).

6.2 Precisar el artículo o material que se necesita, así como la cantidad a


comprar.

6.2.1 El Encargado de compras revisa las especificaciones de materias


primas o material de empaque; si es algo que nunca se había
comprado, el solicitante debe proporcionar a compras las
especificaciones necesarias.

6.2.1.1 En caso de Materias primas el departamento de Control de Calidad o


Gerencia de Planta determinan y proporcionan las especificaciones
del material a la persona encargada de compras; el catalogo de
especificaciones de materia prima se revisara una vez al año o
cuando sea necesario.

6.2.1.2 Para el material de empaque el Departamento de Diseño proporciona


los planos técnicos autorizados al proveedor indicado por la persona
encargada de compras.

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6.2.2 Determinar la cantidad requerida, tomando en consideración lo


siguiente:

 El tiempo de entrega del proveedor.


 La cantidad mínima requerida para una producción determinada.
 La frecuencia de uso o el programa de producción.
 El precio y volumen del material.
 Costo de envío o flete.
 Nuestra capacidad de almacenamiento.
 Vida de anaquel del material.
 Si es una compra única, etc.

6.3 Seleccionar las posibles fuentes de abastecimiento.

6.3.1 El encargado de compras revisa la lista de proveedores aprobados


(Anexo 8.1) para ver que proveedores pueden surtir el material, si no
hay ninguno en esa lista se busca otro proveedor.

6.3.2 Revisar si el artículo a comprar se encuentra en la lista de proveedores


únicos (Anexo 8.1).

6.3.3 Se envían especificaciones y se solicita cotización del material a los


posibles proveedores.

6.4 Analizar las Alternativas (Selección de proveedor).

6.4.1 Se selecciona al proveedor que mejor cumpla con los parámetros de


calidad, servicio y precio así como tiempos y lugar de entrega, días de
crédito y cantidad mínima de material que nos puede entregar.

6.4.2 Si el proveedor es nuevo para Natural de Alimentos, S.A. de C.V. se le


solicitan sus datos fiscales (Copia de su alta en SHCP) para darlo de
alta en el sistema SAE.

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6.5 Colocación de Pedido (Orden de compra).

6.5.1 El encargado de compras elabora orden de compra en SAE, en la cual


se determina: proveedor, cantidad, descripción, precio, fecha y lugar de
entrega. (Anexo 8.3).

6.5.2 Autorización de las órdenes de compra por la Gerencia de Planta.

6.5.3 Enviar por fax o por email la orden de compra y condiciones de


recepción (Anexos 8.3 y 8.4) al proveedor, asegurándose de que las
haya recibido; llamando nuevamente para confirmar o bien esperando
respuesta de confirmación por email.

6.6 Seguimiento a las Órdenes.

6.6.1 El Encargado de Compras dará el seguimiento a la entrega del material


en la fecha acordada con el proveedor, esto verificando en el sistema
SAE las órdenes pendientes por recibir.

6.6.2 Si la orden de compra no se surtió en la fecha establecida el Encargado


de Compras (Jefe de Almacén) contacta al proveedor para verificar si
aun nos va entregar el material o de lo contrario determinar si es
necesario en ese momento tomar medidas para conseguir el material con
otro proveedor.

6.7 Recepción e inspección. (Verificar procedimiento de recepción)

6.7.1 Una vez que el material es recibido el Encargado de Compras (Jefe de


Almacén) revisa si esta facturado de acuerdo a lo especificado en la
orden de compra y lo recibido en almacén.

6.7.2 Si hay alguna variación en precio o en cantidad del material entre lo


facturado y lo recibido en almacén el Encargado de Compras debe
solicitar el cambio de factura o la nota de crédito según el caso.

6.7.3 Si el material viene con remisión, el encargado de compras es


responsable de recuperar la factura.

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6.8 Revisión de Facturas y Pago a Proveedores.

El encargado de compras entrega las facturas (selladas de recibido por almacén) y


orden de compra a la persona encargada de cuentas por pagar para que se
programe al pago al proveedor o bien avisar al proveedor que traiga a revisión su
factura con orden de compra.

6.9 Llevar Registro.

6.9.1 El encargado de compras registrar la recepción en SAE y archivar


documentos.

6.9.2 Llevar registro de facturas entregadas a la persona encargada de


cuentas por pagar en una bitácora de control de entregas de facturas.

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COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

7. DIAGRAMA DE FLUJO.

Compras de Materia Prima y Empaque


1

Revisión de existencias en SAE y copiarlas en archivo de


Excel “INVENTARIO ALMACEN MP Y EMP” Dar seguimiento a la
compra

Hay material por pedir No Fin


Recepción de material
Si
Si
Existe orden de compra

No Entregar facturas
Determinar el material a comprar (especificaciones y selladas de
Cantidad) recibido por el
almacén al Dpto.
De cuentas por
pagar y
Hay algún proveedor dentro de la
Buscar nuevos registrarlas en
No
lista de proveedores aprobados proveedores bitácora
que pueda suministrar el material

Si
Enviar o verificar especificaciones

Solicitar o revisar cotización

Seleccionar proveedor de acuerdo a


calidad, servicio y precio

Realizar orden de compra

Autorización de la orden de compra por


Gerencia de planta

Enviar orden de compra autorizada al proveedor,


junto con las condiciones de recepción de materia
prima o empaque

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COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

8. ANEXOS.

8.1 Lista de Proveedores Aprobados. NA-RLSPA-0701-07

8.2 Lista de Materias Primas.

8.3 Registro Orden de Compra. NA-RODCM-0701-03

8.4 Condiciones de Recepción de Materia Prima y Empaque.


NA-ACMPE-0701-02

9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO

Rev.
No. FECHA CONTENIDO ANTERIOR CAMBIO RESPONSABLE

Vigencia: Vigencia: Juan Barrón Z 08


1 14-01-16
31 diciembre 2015 31 Diciembre 2016

PROC-01

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