9.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL MANTENIMIENTO

Los sistemas de información de mantenimiento resultan fundamentales para la efectiva

gestión de las labores de mantenimiento, de manera que debe considerarse los criterios
fundamentales que sirven de base para el desarrollo de un sistema de información de gestión
del mantenimiento, con énfasis en el costo-beneficio de esta actividad, parte integrante y
fundamental de la estrategia empresarial, que además presenta los componentes clásicos que
debe manejar un sistema de esta naturaleza, su clara y oportuna integración con las áreas
funcionales de la empresa, y sobre todo para que el mantenimiento operativo sea efectiva
contribución al incremento de la productividad.

Considerando la importancia de la función de mantenimiento y su responsabilidad en la

organización se hace necesario la creación de un sistema que le permita al responsable del
mantenimiento manejar de forma eficiente y eficaz los métodos de operación que estén de
acuerdo con el desarrollo tecnológico actual, en tanto esto pueda aplicarse a las condiciones
especiales de cada organización.

Debe generarse y conseguir la necesarias informaciones que convenientemente tratadas

deban producir los reportes, tablas y gráficos, con contenidos propios, concisos, y
direccionados de acuerdo con los niveles funcionales a que se destinan, ofreciendo
alternativas para toma de decisiones.

El tratamiento de la información será lo que caracteriza el Sistema donde se asociación los

métodos y elementos organizados de manera lógica para lograr el objetivo especifico del
mantenimiento. Así, este sistema se distingue por sus elementos constituyentes y por la
naturaleza del Proceso de transformación de las informaciones.

Para la implantación de un Sistema de Información la primera etapa la constituye el

levantamiento de las necesidades de los usuarios y en la evaluación de criterios para
conseguir los datos en función de los tipos de reportes deseados. Durante esa etapa es
escogido el Proceso a ser utilizado, de acuerde con las metas y plazos, la confiabilidad
deseada y de los costos envueltos.

La implementación de sistemas de información en las empresas pasa por las diversas áreas
en procura de su mejora de los procesos, de manera que mantenimiento siendo el área que
tiene a su cargo la conservación y atención correctiva y preventiva de los activos físicos de
la empresa, requiere implementar un sistema de gestión de mantenimiento con la finalidad
de mejorar su servicio.

9.1. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MANTENIMIENTO

El diseño del Sistema debe contar con bases conceptuales importantes:

a) Contar con una estructura organizativa que asegure su correcto funcionamiento

b) Promover la participación de los usuarios
c) Sensibilizar a cuantos intervienen en el proceso de tratamiento de la información.
La estructura del SIM la conceptualizamos en cuatro grandes procesos:
• Planeamiento
• Programación
• Ejecución de trabajos
• Gestión y Control.
Los que interactúan con los procesos de Producción, Calidad, Logísticas,
Contabilidad, Costos, Finanzas, y Personal.

9.1.1. Planeamiento

El planeamiento se inicia con la Catalogación de Máquinas y Componentes, donde

se desarrolla la Ficha de cada Equipo que contendrá; la Criticidad de máquina, y la
información pertinente a la misma: código, ubicación, características, consumos,
componentes y repuestos.

El proceso de planeamiento recibe la realimentación del control para corregir

estándares de mantenimiento.

9.1.2. Programación

La programación del Mantenimiento conjuga la cola de las máquinas y los diferentes

tipos de Mantenimiento preventivo.

 Las Inspecciones verifican el funcionamiento de los equipos, las cuales se

pueden efectuar revisando el instrumental, los diarios de equipos o usando
los sentidos (tacto, olfato, ruido, vibración, entre otros).

 El Predictivo que usa sensores especiales que monitorean el funcionamiento

y anticipan de fallas potenciales.

Las inspecciones y predicciones pueden generar solicitudes o requisiciones

de mantenimiento.

 Las otras dos formas de preventivo, el Mejorativo y el Integral (Overhaul)

son actividades tendientes, el primero, a mejorar y/o corregir defectos de
diseño, funcionamiento o integración de sistemas, y el segundo a efectuar
reparaciones generales de máquinas. Ambas ameritan un tratamiento especial
por ser proyectos relativamente largos.

 El Programado es el clásico mantenimiento preventivo que se basa en las

actividades estándares. Se maneja automáticamente de acuerdo a una base de
actividad.
 Las bases de actividad, también manejadoras del sistema, son:

a) Base horaria, por número de horas de funcionamiento de máquina.

b) Base calendario, por días calendario independiente del funcionamiento de la
máquina (días, meses, año, etc.)
c) Base producción, por las veces que la máquina realiza una función productiva
(Botellas, bolsas cemento, etc)

 El Mantenimiento Correctivo programado o de emergencia, genera solicitud de

mantenimiento y dependiendo de la importancia de la avería puede generar un
proyecto o programarse con redes, con una incidencia económica directa e
indirecta grande.
El resultado de la Programación es la Orden de Trabajo con su requisición de
recursos financieros, materiales y humanos. Esta parte es un enlace importante
con otros módulos.

9.1.3. Ejecución de Trabajos

Se controla la ejecución de las actividades programadas, órdenes de trabajo y el

resultado de los trabajos realizados que servirán para tomar decisiones; esto
información como informe de ejecución se puede recoger en el mismo formato de la
Orden de Trabajo.
En la ejecución, se controlarán los trabajos realizados decidiéndose si generan
reprogramación los no realizados. La ejecución realizada es un enlace importante con
los módulos de costos y contabilidad, y servirá para evaluar el uso de recursos; la
historia podrá ser consultada y es la fuente de generación de las estadísticas.

9.1.4. Gestión y Control

Este proceso es fundamentalmente para la toma de decisiones al evaluarse la

actuación de la gestión. La Evaluación debe hacerse primeramente a nivel planta a
través de la observación del cumplimiento de lo planificado en el Plan de
Mantenimiento por Equipo al principio de un periodo, que en el caso general se refiere
al un año; luego todos los indicadores del Sistema de Mantenimiento.

9.2. INFORMATIZACIÓN O AUTOMATIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO

La computadora, como herramienta de trabajo, y el respectivo software de

administración del mantenimiento, como instrumento, son imprescindibles en la
aplicación y desarrollo del Mantenimiento. Ambos ayudarán a que mantenimiento
cumpla su misión.
 Es deseable la integración de los sistemas de información de mantenimiento con
otros de la empresa (programación de la producción, contabilidad, control de
tiempos, etc.) con la finalidad de tomar decisiones oportunas a partir de la
información pertinente.

Muchos sistemas informáticos, más bien software de aplicación, ha sido

desarrollados y están disponibles en el mercado; software muchas veces de mucha
rigidez, poco flexibles que hace que las empresas tengan que adecuar su organización
al mismo; por lo que será recomendable que pueda desarrollarse dentro de la
organización, de lo contrario por las propias circunstancias de cada organización
podrá lograrse adaptaciones aceptables, debiendo contar con el personal que habrá
de estar directamente involucrado. Más aun debe estar integrado al sistema que usa
la organización en su conjunto.

Para lograr un adecuado uso de las herramientas que permitan personalizar el sistema
de información del mantenimiento y su automatización presentamos un breve
análisis seguidamente.

9.3. ESTADOS DE EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

APLICADO AL MANTENIMIENTO

Se identifican cuatro estados de evolución del Sistema de Información aplicado al

mantenimiento en función al Proceso a ser utilizado para la obtención de resultados
adecuados a los diversos niveles de decisión:

9.3.1. Sistema de Control Manual

Cuando los mantenimientos preventivos y correctivos son planeados, controlados y

analizados a través de formularios y otros documentos, llenados manualmente y
convenientemente archivados.

9.3.2. Sistema de Control Semi - automatizado

Cuando los mantenimientos preventivos son controladas con auxilio de

computadora, en cuanto que los correctivos son controlados y analizados a través de
formularios y documentos llenados manualmente. La fuente de datos de éste sistema,
definida como "Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo", debe contemplar
las informaciones necesarias a la generación de las OT´s, incluyendo las
instrucciones de mantenimiento, para la ejecución de las actividades programadas

9.3.3. Sistema de Control Automatizado

Cuando las informaciones relativas a los mantenimientos preventivos y correctivas

son transferidas a la computadora. Para obtención de listados, gráficos y tablas, de
forma permanente. Eventual o transitoria, para análisis y decisión, de acuerdo con la
necesidad y conveniencia de los órganos de mantenimiento. Los datos a alimentar
deben estar codificados y en formularios especificados.

9.3.4. Sistema de Control por Microcomputador

Cuando las informaciones relativas a los mantenimientos preventivos y correctivos

son transferidas y obtenidas directamente de la computadora personal. En éste caso,
se recomienda que la microcomputadora sea acoplada a la Computadora Central de
la Empresa, para obtención de datos oriundos de otras áreas (operación, material,
personal. proyecto, financiero etc.), o bien como suministro de datos para esos
órganos. Este sistema es equivalente al Control de Mantenimiento por
Teleprocesamiento.

Pudiéndose desarrollar los programas de acuerdo con sus necesidades, para lo que
será necesario contar con la asesoría conveniente.

La gestión es estos niveles de automatización nos llevan a plantear dos

consideraciones, en cuanto a la simplificación operativa y el uso de la informática
técnica, los que comentamos brevemente:

 Simplificación operativa de la informática de gestión

La utilización de lectores de códigos de barras, la captura de datos mediante scanner,

la Interpretación de los campos, la detección automática de errores y la transferencia
y edición de ficheros de traspaso para la creación de las OTs. Para la posterior
recogida de datos que hagan referencia a las mismas, simplificarán y reducirán el
coste operativo de los sistemas informáticos.

También los terminales portátiles serán de gran ayuda para la captura de datos en los
equipos de planta, así como el empleo de mini estaciones de trabajo del sistema en
las cabeceras de línea, para la inmediata introducción de datos por parte del personal
Integrado en el sistema de TPM.

 Utilización importante de la informática técnica.

Los sistemas expertos de Mantenimiento, aplicados al mantenimiento predictivo a

través del análisis de vibraciones, análisis de aceites, termografía, etc., enviadas
automáticamente a centros de diagnóstico locales o centralizados vía Internet, así
como la devolución del informe técnico o la orden de intervención, reducirán
tiempos de espera y por tanto mejorarían el índice de disponibilidad de las
instalaciones.
 9.4. BENEFICIOS DEL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA MANTENIMIENTO

El esfuerzo desplegado en el desarrollo del SIM es retribuido con los siguientes

beneficios:

A. Redacción de mano de obra:

Manifestado en la optimización de la utilización de mano de obra por:

• La mejor planeación, programación y ejecución de las actividades.
• Aplicación sistemática de Mantenimiento preventivo, predictivo y otros.
• Mejor control.

B. Manejo de materiales:

Las estrategias y los criterios para manejo de partes se mejoran en la calidad y

cantidad de repuestos, por la mayor aplicación de actividades en horas no
requeridas de los equipos consiguiéndose un incremento de la vida útil de los
componentes y partes de las instalaciones por el incremento en la aplicación de
control predictivo.

C. Reducción de lucro cesante por paros:

La disminución del tiempo de paro debido a la efectividad de las áreas de

programación; por la mejor aplicación de controles; para los que se contara con
el diseño de una estructura de datos que permite organizar, tabular y recopilar
información con el fin de manejar y controlar la gestión administrativa del
Mantenimiento.

D. Sistematización del mantenimiento

Puede decirse que es el conjunto de acciones preventivas para la conservación de

los recursos físicos como resultado de intervenciones periódicas que evidencian
situaciones anormales con el fin de corregirlas para minimizar los paros o un
desgaste acelerado, o se puede también asociar como programado o sistemático a
aquellas tareas periódicas o cíclicas para conservar el equipo en condiciones
adecuadas de operación.

14. SISTEMAS DE CONTROL DE LA GESTIÓN Y OPERACIÓN DEL

MANTENIMIENTO: AUDITORIAS, INDICADORES

14.1. AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO

14.2. INDICADORES EN MANTENIMIENTI