Manual Del Curso Intro Idea 9 PDF

VERSION NINE
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INTRODUCTORY TRAINING GUIDE

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Impreso y encuadernado en Canadá
Noviembre de 2012
CONTENIDO
SECCIÓN 1
Introducción a IDEA .................................................................................................... 11
1.1. Introducción ............................................................................................................12
1.2. Las etapas del uso de IDEA ..................................................................................14
1.2.1. Determinar si IDEA es apropiado para la auditoría .................................14
1.2.2. Identificar dónde se puede usar IDEA .....................................................14
1.2.3. Obtención de los datos ............................................................................15
1.2.4. Analizar los datos ....................................................................................16
1.2.5. Revisar su análisis, la limpieza el mantenimiento ...................................16
1.3. Preparación de la capacitación ..............................................................................17
1.3.1. Instalación de los archivos de capacitación ............................................17
1.3.2. Cargar IDEA ............................................................................................17
1.4. Componentes de IDEA ..........................................................................................19
1.5. Sistema de Ayuda de IDEA....................................................................................21
Ejercicio 1A: Navegar por la Ayuda de IDEA .....................................22
SECCIÓN 2
Administración de bases de datos ............................................................................ 25
2.1. Gestión de proyectos .............................................................................................26
Ejercicio 2A: Crear un proyecto ..........................................................27
Ejercicio 2B: Seleccionar un proyecto ................................................28
Guía del curso de introducción a IDEA Versión Nueve
2.2. Biblioteca ............................................................................................................... 29

2.2.1. Biblioteca de proyecto, Biblioteca local y Biblioteca corporativa 29
2.2.2. Grupos de biblioteca ............................................................................... 30
2.3. El Explorador de archivos ...................................................................................... 33
2.4. Administración de bases de datos ......................................................................... 36
2.4.1. Crear subcarpetas .................................................................................. 36
2.4.2. Copiar y mover bases de datos .............................................................. 36
2.4.3. Marcar bases de datos ........................................................................... 36
2.4.4. Desbloquear bases de datos .................................................................. 37
SECCIÓN 3
Obtener e importar los datos ..................................................................................... 39
3.1. Antes de usar IDEA ............................................................................................... 40
3.1.1. Planificación ............................................................................................ 40
3.1.2. Solicitud de los datos .............................................................................. 40
3.1.3. Transferencia de los datos ...................................................................... 40
3.1.4. Diferentes tipos de archivos .................................................................... 40
3.2. Importar un archivo de Microsoft Excel ................................................................. 42
Ejercicio 3A: Importar un archivo Microsoft Excel ............................. 42
3.3. Modificar campos................................................................................................... 46
3.4. Importar un archivo dBASE ................................................................................... 49
Ejercicio 3B: Importar un archivo dBASE .......................................... 49
3.5. Importar un archivo de Microsoft Access .............................................................. 51
Ejercicio 3C: Importar un archivo Microsoft Access ........................... 51
3.6. Importar archivos CVS........................................................................................... 54
Ejercicio 3D: Importar un archivo CSV............................................... 54
3.7. Importar otros archivos con Report Reader .......................................................... 58
Ejercicio 3E: Importar un archivo de informe impreso ....................... 59
SECCIÓN 4
Conciliación y evaluación de los datos ..................................................................... 71
4.1. Principios de conciliación ...................................................................................... 72
4.2. Total de control ...................................................................................................... 73
Ejercicio 4A: Conciliar los datos usando la propiedad Total de
Control........................................................................... 73
4
Contenido
4.3. Estadísticas de Campo ..........................................................................................74

Ejercicio 4B: Conciliar datos usando la propiedad Estadísticas de
campo ............................................................................74
4.4. Indexar ...................................................................................................................76
Ejercicio 4C: Indexar una Base de datos por un campo ....................76
Ejercicio 4D: Indexar una Base de datos por múltiples campos ........77
4.5. Agrupar registros ....................................................................................................79
Ejercicio 4E: Agrupar registros ...........................................................79
4.6. Ir a ..........................................................................................................................81
Ejercicio 4F: Localizar un registro específico con la función Ir a .......81
4.7. Buscar ....................................................................................................................82
Ejercicio 4G: buscar un registro específico con la función Buscar .....82
SECCIÓN 5
Detectar registros específicos ................................................................................... 85
5.1. Criterio ....................................................................................................................86
Ejercicio 5A: Visualizar los registros filtrados .....................................86
Ejercicio 5B: Guardar elementos filtrados ..........................................88
Ejercicio 5C: Ver varias bases de datos simultáneamente ................90
5.2. Uso del Editor de ecuaciones para crear un criterio ..............................................92
Ejercicio 5D: Uso del Editor de ecuaciones........................................97
5.3. Extracción directa (recuperar elementos de valor elevado) ................................101
Ejercicio 5E: Ejecutar una Extracción directa...................................101
Ejercicio 5F: Detectar elementos inusuales con la función
Extracción directa ........................................................104
Ejercicio 5G: Extraer importes inusuales de ventas .........................106
Ejercicio 5H: Extracción de ventas inusuales para el Producto 06 ..109
SECCIÓN 6
Perfil de los Datos ..................................................................................................... 111
6.1. Estratificación .......................................................................................................112
6.1.1. Estratificar un campo numérico .............................................................112
Ejercicio 6A: Estratificar las ventas ..................................................113
Ejercicio 6B: Estratificar especificando un campo para agrupar ......119
6.1.2. Estratificar un campo Fecha ..................................................................122
Ejercicio 6C: Estratificar una base de datos por mes .......................122
6.1.3. Estratificar un campo Caracter ..............................................................124
5 CaseWare IDEA Inc.

6.2. Sumarización ....................................................................................................... 125

Ejercicio 6D: Ejecutar una Sumarización como un Resultado ......... 125
Ejercicio 6E: Crear una base de datos de Sumarización ................ 127
6.3. Tabla PIVOT ........................................................................................................ 129
Ejercicio 6F: Crear una Tabla pivot....................................................... 129
SECCIÓN 7
Identificar irregularidades ........................................................................................ 135
7.1. Detección de Clave Duplicada ............................................................................ 136
Ejercicio 7A: Ejecutar una Detección de Clave Duplicada .............. 136
Ejercicio 7B: Buscar registros no duplicados ................................... 138
Ejercicio 7C: Buscar registros no duplicados II ................................ 139
7.2. Detección de Omisiones ...................................................................................... 140
Ejercicio 7D: Detección de Omisiones sobre un campo Numérico . 140
Ejercicio 7E: Detección de Omisiones sobre un campo Fecha ....... 141
SECCIÓN 8
Muestreo .................................................................................................................... 145
8.1. Muestreo .............................................................................................................. 146
8.2. Muestreo Sistemático de Registros ..................................................................... 147
Ejercicio 8A: Extraer una Muestra Sistemática ................................ 147
8.3. Muestreo Aleatorio de Registros ......................................................................... 149
Ejercicio 8B: Extraer una Muestra Aleatoria .................................... 149
8.4. Muestreo Aleatorio Estratificado .......................................................................... 151
Ejercicio 8C: Extraer una Muestra aleatoria estratificada ................ 151
SECCIÓN 9
Auditoría de un archivo de mayor general .............................................................. 155
9.1. Particularidades del caso de estudio ................................................................... 156
Ejercicio 9A: Conciliar totales de cuenta.......................................... 156
Ejercicio 9B: Identificar transacciones faltantes .............................. 157
Ejercicio 9C: Probar la duplicación de las transacciones de débito 157
Ejercicio 9D: Identificar entradas sin valores ................................... 158
Ejercicio 9E: Crear una muestra aleatoria de cheques ................... 158
6
Contenido
SECCIÓN 10
Manejar y Agregar Campos ...................................................................................... 159
10.1. Manejo de Campos ..............................................................................................160
10.1.1. Modificar Campos..................................................................................160
Ejercicio 10A: Modificar Campos .......................................................161
10.1.2. Agregar Campos ...................................................................................161
Ejercicio 10B: Agregar campos Virtuales ...........................................161
Ejercicio 10C: Agregar campos normales ..........................................163
Ejercicio 10D: Agregar Campos Editables .........................................165
SECCIÓN 11
Crear ecuaciones ...................................................................................................... 167
11.1. @Funciones .........................................................................................................168
Ejercicio 11A: Agregar campos Virtuales usando la función @LEFT 168
Ejercicio 11B: Agregar campos Virtuales usando la función @Right 170
Ejercicio 11C: Agregar campos Virtuales usando la función
@Round ......................................................................170
Ejercicio 11D: Evaluar el impacto del redondeo .................................171
Ejercicio 11E: Filtrar registros en campos Virtuales ...........................171
Ejercicio 11F: Uso de @Match para filtrar registros ..........................171
SECCIÓN 12
Usar múltiples bases de datos ................................................................................. 173
12.1. Agregar bases de datos .......................................................................................174
Ejercicio 12A: Agregar bases de datos ..............................................174
12.2. Unir bases de datos .............................................................................................176
Ejercicio 12B: Importar un archivo para unir ......................................178
Ejercicio 12C: Unir campos de diferentes bases de datos .................179
Ejercicio 12D: Identificar registros no coincidentes ............................182
SECCIÓN 13
Salidas ....................................................................................................................... 183
13.1. Personalizar y guardar una vista de los datos .....................................................184
13.1.1. Ocultar campos .....................................................................................184
13.1.2. Modificar el ancho de columna ..............................................................184
13.1.3. Modificar el orden de los campos ..........................................................184

13.1.4. congelar columnas ................................................................................ 185

13.1.5. Mostrar estadísticas de campo ............................................................. 185
13.1.6. Resaltar espacios.................................................................................. 186
13.1.7. Agrupar y desagrupar ........................................................................... 186
13.1.8. Formato de columnas ........................................................................... 186
13.1.9. Vistas .................................................................................................... 187
13.2. Imprimir los datos o los resultados de una función ............................................. 188
13.3. Crear informes y gráficos personalizados ........................................................... 189
13.3.1. Crear un informe ................................................................................... 189
13.3.2. Representación gráfica de datos .......................................................... 189
13.4. Exportar los datos a una serie de formatos de archivo ....................................... 190
13.4.1. Exportar ................................................................................................. 190
13.4.2. Publicar ................................................................................................. 190
13.5. Transferir datos y gráficos a otros programas de software ................................. 191
13.5.1. Cortar, copiar y pegar ........................................................................... 191
13.5.2. Arrastrar y soltar.................................................................................... 191
SECCIÓN 14
Ejercicio de recapitulación ....................................................................................... 193
14.1. Particularidades del caso de estudio ................................................................... 194
14.2. Perfil de los Datos................................................................................................ 195
Ejercicio 14A: Importar el archivo de EX EMPLEADOS .................... 195
Ejercicio 14B: Análisis de ex empleados ........................................... 195
Ejercicio 14C: Análisis de ex empleados por edad con un gráfico
de barras ..................................................................... 196
Ejercicio 14D: Calcular las edades promedio, MAYOR y MENOR .... 197
Ejercicio 14E: Distribución por grupo ................................................. 198
14.3. Evidencia de Auditoría ......................................................................................... 199
Ejercicio 14F: Importar la información de pagos A contrados ........... 199
Ejercicio 14G: Aislar pagos efectuados a ex empleados ................... 199
Ejercicio 14H: Identificar el número de empleados ............................ 200
Ejercicio 14I: Los resultados son simples. Rellene los espacios
vacíos. ......................................................................... 201
8
Contenido
SECCIÓN 15
Documentación ......................................................................................................... 203
15.1. Revisión................................................................................................................204
15.2. Historial ................................................................................................................205
15.3. Comentarios .........................................................................................................208
15.4. Diagrama Global del Proyecto .............................................................................209
15.5. Datos, documentación y administración del tiempo ............................................212
15.5.1. Copia de seguridad de datos ................................................................212
15.5.2. Manual ...................................................................................................212
15.5.3. Administración .......................................................................................212
SECCIÓN 16
Otros productos ........................................................................................................ 215
16.1. CaseWare SmartAnalyzer ....................................................................................216
Ejercicio 16A: Uso de SmartAnalyzer ................................................216
16.1.1. Preparación de los datos .......................................................................223
16.1.2. Rutinas de importación estándar ...........................................................223
16.1.3. Diversidad de aplicaciones ....................................................................224
16.1.4. Potente y flexible ...................................................................................225
16.2. IDEA Server .........................................................................................................226
16.2.1. Biblioteca corporativa ............................................................................227
16.2.2. Sincronizar datos ...................................................................................228
16.2.3. Bases de datos virtuales .......................................................................228
16.3. SmartExporter ......................................................................................................229
16.4. CaseWare Monitor ...............................................................................................230
SECCIÓN 17
Cómo acceder a los recursos .................................................................................. 233
17.1. Sitio de soporte de CaseWare IDEA ....................................................................234
17.1.1. Crear una cuenta de usuario .................................................................235
17.1.2. Iniciar sesión en el sitio web de recursos y soporte de IDEA ...............236
17.2. Otras opciones de capacitación ...........................................................................238
17.2.1. Curso de capacitación intermedia de IDEA ..........................................238
17.2.2. Curso de capacitación avanzada de IDEA ............................................238
17.2.3. Capacitación de IDEAScript ..................................................................239
17.2.4. Capacitación ofrecida por nuestros distribuidores ................................240

Desafíos IDEA
Ejercicios avanzados ................................................................................................ 243
Desafío IDEA Nº 1 .......................................................................................................... 244
Apéndice
@Funciones .............................................................................................................. 245
10
SECCIÓN 1
Introducción a IDEA
Objetivos de la sección
 Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus características principales.
 Identificar dónde y cuándo utilizar IDEA en una auditoría.
 Comprender cómo utilizar IDEA.
 Instalación de los archivos del curso.
 Iniciar IDEA.
1.1. INTRODUCCIÓN
Esta guía de capacitación contiene información acerca de algunas de las
funciones más utilizadas en IDEA.
IDEA es una herramienta de interrogación de archivos electrónicos que puede ser

utilizada por diversas personas y organizaciones, incluyendo auditores,
contadores, investigadores y personal de tecnología de la información. Analiza
los datos en diversidad de formas y permite la extracción, el muestreo y el manejo
de información para identificar errores, problemas, cuestiones específicas y
tendencias. Con IDEA usted podrá leer, visualizar, analizar, manejar, obtener
muestras y extraer archivos de datos desde prácticamente cualquier origen; desde
grandes sistemas a equipos personales. IDEA cuenta con funciones y
características que no se encuentran en ningún otro producto. Las funciones de
IDEA le ayudan a trabajar de una manera más eficiente y efectiva, y agregan
mucho más valor a su organización y proyectos.
IDEA se puede comparar con programas de hojas cálculo, tal como Microsoft
Excel ©. La diferencia entre IDEA y hojas de cálculo reside fundamentalmente en
el hecho de que IDEA se ha diseñado específicamente para auditores e
investigadores. Es por esta razón que IDEA cuenta con funcionalidades
orientadas a auditores e investigadores y les ayuda a cumplir con sus objetivos.
Por ejemplo, IDEA:
 Crea un registro de todos los cambios realizados a un archivo (base de

datos) y mantiene una pista de la auditoría o bitácora de todas las
operaciones, incluso la importación y pruebas de auditoría realizadas en la
base de datos. Etiqueta cada entrada con el ID de usuario proveniente del
acceso a Windows.
 Permite importar y exportar datos en diversidad de formatos, incluso
archivos originados desde grandes equipos informáticos y software de
contabilidad.
 Lee y procesa millones de registros en segundos.
IDEA lleva a cabo las siguientes tareas; las cuales son útiles para contadores,
auditores y profesionales en sistemas y finanzas:
 Compara, une, concatena y conecta diferentes archivos de diferente fuente.

 Extrae operaciones específicas, identifica omisiones (por ejemplo, en una
secuencia numérica de cheques), o duplicados.
 Perfila datos mediante la sumarización, estratificación o antigüedades de
archivos.
 Obtiene estadísticas en forma automática.
 Visualiza gráficamente datos y resultados.
 Obtiene muestras usando diferentes métodos de muestreo.
12
Sección 1: Introducción a IDEA
Como con la mayoría de software de oficina, IDEA posee su propio lenguaje de

programación, IDEAScript. IDEAScript es compatible con Microsoft Visual Basic
para Applications©. Los IDEAScripts son también denominados macros. Las
macros IDEAScripts se crean al registrar una serie de pasos, copiar desde otras
macros, copiar del historial, escribir en la ventana del editor o una combinación de
los anteriores.
IDEA cuenta también con una ventana de Explorador de Archivos. Usted puede
crear carpetas para cada proyecto y dividir el trabajo en subcarpetas si fuese
necesario. De esta manera usted puede, por ejemplo, crear subcarpetas para
cada sector o departamentos del cliente. IDEA también crea subcarpetas de
biblioteca que le permiten organizar todos los archivos asociados al proyecto,
tales como ecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin
procesar.
La funcionalidad de IDEA puede incrementarse en base a los requerimientos de

sus usuarios. CaseWare IDEA le proporcionará add-ins (programas
complementarios) gratuitos con funciones especiales para diferentes tipos de
usuarios. Pueden comprarse módulos para usos especializados (por ej.
Importación desde paquetes contables).

1.2. LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

El proceso para utilizar IDEA varía de acuerdo a las circunstancias pero los pasos
principales a tener en cuenta se encuentran detallados en el siguiente esquema:
Determinar si IDEA es
apropiado para la auditoría
Considerar los objetivos de

auditoría y dónde se puede
utilizar IDEA
Determinar los datos

necesarios y organizar la
descarga
Usar tareas de IDEA
Revisión, limpieza y
mantenimiento
1.2.1. DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORÍA

Los posibles beneficios de utilizar IDEA se pueden juzgar a partir de los objetivos
de auditoría y los problemas esperados, así como desde el volumen de los datos,
la cantidad de registros y ancho de los registros, y la cantidad de campos. Se
debe prestar una atención especial a la utilidad que agregan los análisis
adicionales a la información que proveen los sistemas actuales y cualquier otro
factor especial, tal como la detección e investigación de fraudes, auditorías
operativas o de gestión (al obtener estadísticas de rendimiento) e investigaciones
especiales.
1.2.2. IDENTIFICAR DÓNDE SE PUEDE USAR IDEA

IDEA se puede usar en diferentes áreas con diferentes fines y objetivos. IDEA se
utiliza generalmente para validar la exactitud e integridad de la información,
mostrando los datos de diversas maneras y generando análisis difíciles de
14
obtener de otro modo. IDEA puede ser útil también para identificar elementos
inusuales o extraños, validando los datos mediante el cruce de información
relacionada, o efectuando cálculos específicos.
Si bien IDEA permite aumentar su ámbito de acción mediante el análisis de una

gran cantidad de información, cubriendo potencialmente el 100% de las
operaciones, usted también puede extraer y analizar solo una porción de la base
de datos usando las funciones de muestreo de IDEA. Usted también puede usar
IDEA para examinar un subconjunto de la población (muestra) que le permita
predecir resultados financieros o estimar la aparición de determinados elementos
en la muestra y trasladar estas conclusiones al universo como un todo.
En auditorías, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si tiene la

necesidad de determinar si existen elementos erróneos, cuantificar un problema, o
identificar ciertos elementos, entonces se debería utilizar IDEA. IDEA no se utiliza
generalmente para verificar procedimientos aunque puede inferirse que si no
existen errores, entonces los procedimientos deberían estar funcionando
correctamente. IDEA puede utilizarse también para pruebas de cumplimiento
cuando se cuenta con controles informáticos mediante los cuales puedan volver a
calcularse pruebas de edición, hacer comparaciones y efectuar otros
procedimientos informáticos.
La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que se

está trabajando y su experiencia contribuirán al éxito de los procesos con
IDEA. Con el tiempo, usted podrá incrementar el alcance de sus investigaciones,
ya sea realizando pruebas que no puedan ser efectuadas manualmente,
produciendo análisis complejos o detectando anomalías que usted nunca pensó
que fuera factible.
También es normal que, utilizando IDEA, se identifican una mayor cantidad de

elementos excepcionales y consultas en comparación con otros métodos,
demandando más tiempo para darles seguimiento. No obstante, el uso de IDEA
puede reemplazar otras pruebas y ahorrar tiempo en su trabajo. En consecuencia,
el costo de utilizar IDEA debe ser sopesado con el beneficio de su uso.
1.2.3. OBTENCIÓN DE LOS DATOS

A diferencia de lo que ocurre en los programas de hojas de cálculo o bases de
datos, los usuarios de IDEA no escriben o crean los datos, solo leen y analizan los
datos de un cliente o de otros. Debido a la naturaleza del trabajo en IDEA, la
descarga de los datos e su importación en IDEA es de vital importancia y a veces
más laboriosa y costosa que el propio análisis.
La descarga de los datos es la etapa más técnica del proceso, requiriendo por lo
general de la asistencia y cooperación de especialistas en informática. Sin
embargo, con la aparición de nuevas técnicas y herramientas, este proceso es
cada vez más sencillo, por lo que son muy pocos los archivos que no pueden ser
importados; a pesar de que el tiempo y los costos pueden variar
considerablemente.

Antes de descargar y analizar los datos se debe necesariamente identificar la

información requerida. Con frecuencia es un proceso de dos vías, en el que las
pruebas que se van a realizar se limitan por los datos que hay disponibles. Los
datos requeridos pueden estar en más de un archivo o equipos del sistema. Es
importante, en esta etapa, que el usuario comprenda la disponibilidad y detalles
de las bases de datos. Tal vez deba examinar el diccionario de datos para
determinar la estructura del archivo y las relaciones entre las bases de datos y las
tablas.
Al determinar los datos requeridos puede ser más sencillo solicitar la importación
de todos los campos. Sin embargo, en algunos casos esto puede resultar en
tamaños de archivos muy grandes e invertir mucho tiempo a la hora de definir
todos los campos cuando se importa el archivo en IDEA. Por lo tanto, es
preferible ser selectivo e ignorar los campos en blanco, los campos con
descripciones extensas y la información que no es necesaria. Al mismo tiempo, no
debería omitirse información relevante.
1.2.4. ANALIZAR LOS DATOS

Consulte las secciones 2 a 14 para obtener información detallada acerca de las
tareas de IDEA.
1.2.5. REVISAR SU ANÁLISIS, LA LIMPIEZA EL MANTENIMIENTO

Consulte la sección 15 para obtener información detallada acerca de la revisión de
su análisis, la limpieza el mantenimiento del trabajo.
16
1.3. PREPARACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

A lo largo del curso se irán completando ejercicios y casos de estudio utilizando
varias de las funciones y tareas en IDEA. La mayoría de los ejercicios y casos
prácticos se basan en archivos de datos de una empresa ficticia llamada Bright
IDEA, Inc. Antes de comenzar los ejercicios se supone que se realizaron todos los
pasos de la sección Planificar el uso de IDEA, que solicitó los archivos correctos
de Bright IDEA, Inc. y que descargó correctamente a su equipo los archivos del
cliente.
Bright IDEA, Inc. es una compañía que posee ingresos anuales de 44 millones de
dólares. La compañía se dedica a la venta de relojes en todo el mundo por medio
de su red de distribuidores. Bright IDEA, Inc. tiene clientes individuales así como
tiendas. Su ejercicio comercial finaliza el sábado, 31 de diciembre de 2011.
1.3.1. INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CAPACITACIÓN

1. Coloque el CD en la unidad de lectura correspondiente.
Aparece el asistente de configuración de la capacitación introductoria de
CaseWare IDEA. Si el asistente no aparece automáticamente, haga clic en
el botón Inicio de Windows, en el campo Buscar programas y archivos
escriba Ejecutar y luego haga clic en Ejecutar en la lista. En el diálogo
Ejecutar, escriba D:\Curso de introducción.exe (donde D es la letra
asignada a su unidad de CD-ROM) y luego haga clic en Aceptar.
En forma predeterminada, los archivos de capacitación se instalan en la

carpeta Proyectos gestionados ubicada en:
C:\Usuarios\<ID USUARIO>\Documentos\Mis documentos IDEA\Mis Proyectos de
IDEA\Curso de introducción
2. Acepte la carpeta de destino predeterminada y haga clic en Instalar.

3. Cuando termine el proceso de instalación, haga clic en Cerrar.
1.3.2. CARGAR IDEA

Haga clic en el botón Inicio de Windows y seleccione Todos los programas >
IDEA > IDEA.

18
1.4. COMPONENTES DE IDEA

Examine los componentes de la ventana de IDEA tal como se muestran en la
siguiente imagen:
Barra de Barra de Cinta de IDEA Ventana de Base de Ventana
herramientas de herramientas del datos Propiedades
Acceso rápido Explorador de
archivos
Nombre del Ventanas Ventanas Información de Cantidad de registros y

Proyecto de acoplables Explorador de proyecto IDEA espacio disponible en
escritorio activo archivos y Biblioteca Server disco
IDEA muestra el contenido de la base de datos en la parte central de la ventana.

Desplácese por los campos (columnas) y registros (filas) en la base de datos
usando las teclas de desplazamiento o usando el mouse y de las barras de
desplazamiento horizontal y vertical. El número de registro aparece a la izquierda
de cada fila. La cantidad de registros que contiene la base de datos se muestra en
la parte derecha de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla.
En este ejemplo, el archivo de datos contiene 900 registros.

En la sección Base de Datos de la ventana de Propiedades, cada base de datos

de IDEA cuenta con cinco opciones disponibles:
Propiedad Descripción
Datos Muestra los datos en la ventana de Base de Datos.
Historial Muestra el historial de todas las tareas ejecutadas sobre la

base de datos.
Estadísticas de Muestra estadísticas para todos los campos Numéricos,

Campo Fecha y Hora de la base de datos.
Total de Control Muestra el total neto de un campo especificado para su

conciliación.
Criterio Abre el Editor de ecuaciones y le permite especificar criterios

de visualización para filtrar registros.
La salida de los resultados de las tareas de IDEA se agrega a la base de datos en

el área de Resultados de la ventana Propiedades. Las siguientes funciones
pueden generar Resultados como salidas:
 Estratificación
 Sumarización
 Detección de Omisiones
 Antigüedad
 Tabla dinámica
 Ley de Benford
 Gráfico
 Generar números aleatorios
 Muestreo de Unidad Monetaria
El área Índices de la ventana Propiedades detalla todos los índices que se

generaron en la base de datos activa. El índice activo aparecerá destacado con
una marca de verificación.
El área Comentarios de la ventana Propiedades permite que el usuario escriba

notas relacionadas con la base de datos.
20
1.5. SISTEMA DE AYUDA DE IDEA

La Ayuda de IDEA es similar a la Ayuda utilizada en otras aplicaciones de
Windows. La Ayuda de IDEA provee información útil y detallada, incluyendo
instrucciones paso por paso y temas relacionados para todas las principales
tareas de IDEA. También incluye ejemplos y sugerencias para muchas de las
tareas de IDEA. El Sistema de Ayuda de IDEA le permite acceder también a la
Ayuda de otros componentes de IDEA como Report Reader, IDEAScript, y el
Editor de ecuaciones. La Ayuda de IDEA cuenta, en total, con más de 1.300
páginas de información. No dude en consultar la Ayuda de IDEA cuando necesite
asistencia.
Hay dos formas en las que puede acceder a la ayuda de IDEA en cualquier
momento:
 En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego haga clic en Ayuda de

CaseWare IDEA.
 Haga clic en el botón Ayuda en la cinta de IDEA.
También podrá acceder a la Ayuda de IDEA pulsando la tecla F1. La Ayuda de

IDEA es sensible al contexto, es decir, que si presiona F1 estando abierto un
cuadro de diálogo, aparecerá la Ayuda relacionada con ese cuadro de diálogo.
Por ejemplo si pulsa F1 mientras se encuentra abierto el cuadro de diálogo
Antigüedad, se muestra la Ayuda de IDEA para la tarea Antigüedad.

El Sistema de ayuda de IDEA fue creado con la última tecnología utilizando

HTML, sistema que le permite buscar palabras específicas, buscar en un índice, o
visualizar el contenido de la Ayuda en un modo organizado y de fácil acceso.
EJERCICIO 1A: NAVEGAR POR LA AYUDA DE IDEA

1. En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego en Ayuda de
CaseWare IDEA.
2. En la pestaña Contenido, haga doble clic en Uso de utilidades de IDEA y
luego explore los temas.
3. En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botón Opciones y

seleccione Inicio.
22
Aparecerá la página principal de la Ayuda de IDEA.
4. En la página principal de la Ayuda haga clic en Primeros Pasos.

Aparecerá la página Primeros Pasos.
5. En la página Primeros Pasos haga clic en Comenzando con IDEA.

6. En la barra de herramientas de la Ayuda de IDEA, haga clic en Atrás para
volver a la página anterior.
7. Cuando haya finalizado de explorar la Ayuda cierre la ventana de Ayuda
haciendo clic en el botón Cerrar situado en el margen superior derecho.

SECCIÓN 2
Administración de bases de datos

 Comprender cómo guardar y segregar su trabajo.
 Usar el Explorador de archivos.

2.1. GESTIÓN DE PROYECTOS

La primera vez que abra IDEA verá lo siguiente:
Cuando instala IDEA, el programa crea la carpeta Samples que contiene los
archivos de ejemplo que ve en el lado izquierdo de la pantalla. Si pasa el cursor
sobre Proyecto gestionado: en la esquina inferior izquierda de la ventana de IDEA,
IDEA muestra la ruta de la carpeta del proyecto actual (C:\Usuarios\<su ID de
usuario>\Documentos\Mis documentos de IDEA\ Mis Proyectos de
IDEA\Samples). Todas las bases de datos de IDEA en este directorio se muestran
en el Explorador de Archivos, que es la ventana situada a la izquierda de la
pantalla.
Los proyectos se administran mediante la segregación del trabajo en Proyectos

gestionados o Proyectos externos en IDEA. Se recomienda crear un directorio
distinto para cada proyecto en el que trabaje. La diferencia entre los dos tipos de
proyectos se refleja en cómo se organizan en el disco duro. Un proyecto
gestionado reside en el directorio de proyectos IDEA y un proyecto externo
residirá en el directorio creado por el usuario en otro lugar de su equipo.
26
Sección 2: Gestión de proyectos
EJERCICIO 2A: CREAR UN PROYECTO

Para nuevos proyectos, probablemente usted estaría creando Proyectos
gestionados. Los proyectos gestionados le permiten organizar todos los proyectos
en una carpeta central, en el directorio de “Mis proyectos de IDEA”. Siga el
procedimiento a continuación para crear un proyecto gestionado.
1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en Crear.

Aparecerá el diálogo Crear proyecto.
2. Seleccione la opción Proyecto gestionado.

3. En el campo Nombre de proyecto, escriba Nuevo proyecto IDEA.
4. Haga clic en Aceptar.

El proyecto nuevo se abre en IDEA. Al iniciar un nuevo proyecto, la carpeta
del proyecto estará vacía. Deberá importar los archivos en IDEA para que
éstos aparezcan visibles en el Explorador de Archivos.
En el cuadro de diálogo Crear proyecto, también tiene la opción para crear

proyectos Externos. Los proyectos externos funcionan exactamente igual
que los proyectos administrados, excepto que están ubicados fuera del
directorio de proyectos de IDEA. También puede utilizar la opción del
Proyecto externo para indicar carpetas de trabajo previas a IDEA Versión
Nueve, que se podrán utilizar en IDEA. Cuando selecciona la opción
Proyecto externo, puede crear o seleccionar una carpeta existente que esté
fuera del directorio de proyectos de IDEA.

EJERCICIO 2B: SELECCIONAR UN PROYECTO

Para este ejercicio, cambiará al proyecto del curso de introducción con el
siguiente procedimiento:
1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
Aparecerá el diálogo Seleccionar proyecto. La pestaña Proyectos
gestionados será mostrada en forma predeterminada. Tenga presente que
junto a la visualización predeterminada de los proyectos administrados,
Samples y el Tutorial, también se mostrará el proyecto del Curso de
introducción. Si anteriormente especificó las propiedades del proyecto,
observe que en el lado derecho del cuadro de diálogo está el botón
Propiedades que le permite ver las propiedades del proyecto.
2. Seleccione Curso de introducción.

El proyecto Curso de introducción contiene tres bases de datos. Estas
bases de datos se utilizarán posteriormente en el curso.
4. Para definir las propiedades del proyecto para este ejercicio, en la pestaña
Inicio dentro del grupo Proyecto, haga clic en Propiedades y escriba el
nombre del informe y el periodo de informe para el proyecto.
28
2.2. BIBLIOTECA
En IDEA una Biblioteca representa un repositorio de archivos. Puede administrar
fácilmente todos los archivos asociados al proyecto a través de la ventana
Biblioteca. La ventana Biblioteca muestra todos los archivos asociados al proyecto
activo.
IDEA tiene tres bibliotecas. Cada Biblioteca contiene grupos de bibliotecas

mediante los cuales puede organizar los archivos asociados al proyecto.
La ventana Biblioteca aparecerá deshabilitada si el proyecto

seleccionado se encuentra asignado a una unidad de la red.
2.2.1. BIBLIOTECA DE PROYECTO, BIBLIOTECA LOCAL Y BIBLIOTECA

CORPORATIVA
La ventana Biblioteca muestra las siguientes tres bibliotecas y sus grupos y
archivos asociados:
 Biblioteca corporativa
La Biblioteca corporativa es un repositorio de archivos de IDEA Server
compilado por líderes de equipo de IDEA Server. La Biblioteca corporativa
contiene los grupos de biblioteca estándar del sistema. Los líderes de
equipo podrán agregar archivos a estos grupos de biblioteca o crear
nuevos grupos de biblioteca personalizados. Los usuarios que se
encuentren conectados a IDEA Server podrán copiar archivos de la
Biblioteca corporativa en sus proyectos de escritorio activos.
La Biblioteca corporativa solo se muestra si se encuentra

conectado a IDEA Server.
 Biblioteca local
La Biblioteca local es un repositorio de archivos sobre su unidad de disco
local usado para compartir archivos de todos sus proyectos de escritorio.
La Biblioteca local siempre estará disponible al acceder a IDEA.
 Biblioteca de proyecto actual
La Biblioteca del proyecto actual contiene todos los archivos asociados con
el proyecto de escritorio activo.
Puede visualizar todos los archivos de proyecto asociados contenidos en la

Biblioteca corporativa, la Biblioteca local y la Biblioteca del proyecto actual, el
estado de cada archivo (solo mostrado para la Biblioteca del proyecto actual), el
tamaño de archivo y la fecha en la que fueron modificados por última vez.

Cuando ve el proyecto en el Explorador de Windows, verá una estructura como la

que se muestra a continuación. Cada nuevo proyecto que cree producirá esta
estructura.
2.2.2. GRUPOS DE BIBLIOTECA

Al crear un Proyecto de escritorio, IDEA crea subcarpetas de biblioteca que le
permiten organizar todos los archivos asociados con el proyecto, como
ecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin procesar. La
ventana Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como grupos de
bibliotecas del sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos.
Subcarpeta de Grupo de Descripción

biblioteca en la biblioteca de
carpeta de proyecto sistema
correspondiente
Funciones Funciones La ubicación predeterminada para

personales.ILB personales guardar archivos de Funciones
personales.
Ecuaciones.ILB Ecuaciones La ubicación predeterminada para

guardar archivos de ecuaciones.
Exportaciones.ILB Exportaciones La ubicación predeterminada para

guardar archivos de bases de datos
exportadas creados por la función
Exportar base de datos.
Definiciones de Definiciones de La ubicación predeterminada para

importaciones.ILB importaciones guardar archivos de definición de
30
Subcarpeta de Grupo de Descripción

biblioteca en la biblioteca de
carpeta de proyecto sistema
correspondiente
registros y plantillas.
Macros.ILB Macros La ubicación predeterminada para

guardar todas las macros IDEAScript
y Visual Script.
Otros.ILB Otro La ubicación para guardar cualquier

tipo de archivo.
Resultados.ILB Resultados La ubicación predeterminada para

guardar cualquier archivo de usuario
definido como un informe como por
ejemplo los resultados.
Archivos fuente.ILB Archivos fuente La ubicación predeterminada para

guardar archivos de datos usados por
todas las importaciones incluyendo
los componentes de importación
opcionales.
Al guardar archivos tales como ecuaciones, IDEA apuntará automáticamente a las

carpetas de biblioteca del proyecto de escritorio activo. Por ejemplo, cuando se
trabaja con un proyecto gestionado y se guarda una ecuación, el diálogo Guardar
como se abre automáticamente en la ruta:
Mis documentos de IDEA\Proyectos IDEA\<CarpetaNombreProyecto>\Equations.ILB
Una vez guardada la ecuación el archivo aparecerá en la Biblioteca bajo el grupo

Ecuaciones.

Como puede ver a continuación, las ecuaciones, las definiciones de registro y las
plantillas que se crearon en este proyecto se guardan en sus correspondientes
carpetas de grupo de la Biblioteca.
32
2.3. EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana del Explorador de archivos muestra las bases de datos del Proyecto
de escritorio actual (panel Proyecto de escritorio) y si corresponde, el proyecto de
IDEA Server (panel del proyecto de IDEA Server). Estas bases de datos pueden
haber sido creadas ya sea mediante una importación (por ejemplo desde un
archivo de Microsoft Excel) o generadas por medio de alguna función de IDEA.
El Explorador de archivos le permite visualizar las bases de datos y sus detalles

en una vista jerárquica o no jerárquica.
La vista jerárquica le permite ver la relación padre-hijo entre las bases de datos
(por ejemplo, el origen de una extracción o de una sumarización). Haga clic en el
nodo de una base de datos principal para ver las bases de datos secundarias.

La no jerárquica detalla las bases de datos (padre e hijo) en orden alfabético en

formato plano sin ninguna información de la relación.
Al iniciar IDEA, en forma predeterminada, aparece el Explorador de archivos con

la vista jerárquica. Puede cambiar desde la vista jerárquica a la vista no jerárquica
al hacer clic en el botón Visualización de archivos en la barra de herramientas del
Explorador de archivos.
Actualmente, no notará diferencias en la ventana del Explorador

de archivos al cambiar entre la vista jerárquica y la vista no
jerárquica debido a que no hay bases de datos secundarias en
el proyecto.
34
El Explorador de Archivos es una ventana movible y redimensionable. El

Explorador de Archivos puede ser ampliado para ver la siguiente información
acerca de las bases de datos:
 Nombre archivo
 Cantidad de registros
 Tamaño de archivo (en kb)
 Fecha y hora de creación
 Fecha y hora de la última modificación
Todas las opciones del Explorador de Archivos se encuentran disponibles, ya sea

pulsando el botón correspondiente dentro de la Barra de herramientas del
Explorador de Archivos o haciendo clic sobre un archivo con el botón.
Además, muchas funciones de IDEA como Unir y Agregar se encuentran

disponibles desde el Explorador de Archivos.

2.4. ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

IDEA le permite organizar las bases de datos en el Explorador de archivos. Puede
crear subcarpetas dentro del proyecto, copiar y mover bases de datos, marcar una
base de datos y desbloquear las bases de datos bloqueadas.
2.4.1. CREAR SUBCARPETAS

El Explorador de archivos también le permite crear subcarpetas (un nivel) en el
proyecto activo para facilitar el manejo de proyectos grandes. Se pueden crear por
ejemplo sub-carpetas por cada período de análisis o por cada subproyecto.
Para crear una subcarpeta, desde la Barra de herramientas del Explorador de

archivos, haga clic izquierdo en el botón Gestión de archivos y seleccione la
opción Crear carpeta.
2.4.2. COPIAR Y MOVER BASES DE DATOS

Para unir, comparar y agregar bases de datos, éstas deben estar en el mismo
lugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en el Proyecto IDEA Server. Si las
bases de datos no se encuentran en la misma ubicación, puede usar las funciones
Copiar a o Mover a del Explorador de archivos para mover las bases de datos
entre los proyectos de escritorio y los proyectos de IDEA Server.
2.4.3. MARCAR BASES DE DATOS

Si posee una base de datos importante de IDEA al que consulta periódicamente,
IDEA le permite marcar la base de datos.
Para marcar una base de datos, seleccione la base de datos y en la barra de

herramientas del Explorador de archivos, haga clic en el botón Marcar archivo.
36
Al marcar una base de datos aparecerá la marca correspondiente dentro del

Explorador de Archivos. Para unir, comparar y agregar bases de datos, éstas
deben estar en el mismo lugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en el
Proyecto IDEA Server.
2.4.4. DESBLOQUEAR BASES DE DATOS

Las bases de datos de IDEA operan en el modo lectura/escritura. El Explorador de
Archivos muestra las bases de datos con el símbolo de bloqueado cuando el
archivo está siendo utilizado por otro usuario y no puede escribirse. La opción de
bloqueo evita que un usuario acceda a una base de datos que está siendo usada
por otro. Si una base de datos está bloqueada, un icono de bloqueo aparece a la
izquierda del nombre del archivo dentro del Explorador de Archivos. Para
desbloquear una base de datos, haga clic con el botón derecho en la base de
datos que está bloqueada y seleccione Forzar desbloqueo en la lista.
Se encontrará en esta situación cuando un colega esté usando el Explorador de

Windows para copiar archivos de IDEA desde el disco duro a un dispositivo
externo para compartirlos con usted y estos permanecen abiertos en IDEA en su
equipo. Cuando los copia a la carpeta del proyecto aparecerán bloqueados debido
a que su colega los estaba usando cuando los copió.

SECCIÓN 3
Obtener e importar los datos

 Obtener los datos y la información necesaria para la auditoría.
 Comprender los diferentes formatos de archivos.
 Comprender las definiciones de registro.
 Modificar una definición de registro después de la importación.
 Comprender los diferentes métodos de importación.
 Usar el Asistente de Importación para completar el proceso de importación.

3.1. ANTES DE USAR IDEA

Con este curso, los datos necesarios ya han sido instalados en su máquina. En
una situación real, debe identificar, pedir e importar los datos requeridos antes de
comenzar a usar IDEA. La Guía de Descarga de Datos se refiere a varios
métodos para la descarga de los datos en equipos personales para propósitos de
auditoría. A su vez, ofrece algunos consejos y sugerencias para tratar con una
serie de situaciones basadas en la experiencia práctica de más de 5,000
descargas. Esta guía está disponible en el sitio Web de asistencia de CaseWare
IDEA en ideasupport.caseware.com. Además en este sitio Web encontrará el
documento Directrices para solicitar datos de sistemas informáticos. Este
documento proporciona directrices que le ahorrarán tiempo y aumentarán sus
posibilidades de obtener y probar datos con éxito en formato electrónico.
3.1.1. PLANIFICACIÓN
La etapa de planificación consiste en discutir con los usuarios y personal de TI,
cuáles son los datos almacenados, cómo han sido guardados y cómo deben ser
transferidos. En esta discusión deberá determinarse cuál es el método más
apropiado para la importación de los datos.
3.1.2. SOLICITUD DE LOS DATOS

Una vez planificada la transferencia de los datos, deberá efectuarse una solicitud
formal a las partes interesadas, solicitando los permisos y detallando los aspectos
requeridos (formato, método de almacenamiento, método de descarga, los plazos
para la transferencia, etc.). IDEA al igual que otros paquetes similares, depende
de la transferencia de datos desde el sistema que aloja los datos hasta la PC
utilizada por el auditor. Este equipo principal puede ser un gran sistema o una PC
o un servidor en un entorno de red. Los datos pueden estar ya sea en un único
archivo, una base de datos o distribuidos en diferentes archivos y sistemas.
Existen diversas formas de transferir datos, numerosas convenciones para los
tipos de archivos y un sin fin de estructuras para el almacenamiento de los datos.
3.1.3. TRANSFERENCIA DE LOS DATOS

La transferencia se puede lograr por medio de una conexión directa desde el
equipo de origen con el equipo personal, a través de una red que incluya
enrutadores y conmutadores o utilizando medios como CD-R, DVD-R, Unidad
flash USB o una tarjeta digital segura. Dicha transferencia puede llevarse a cabo
en un solo paso o mediante pasos intermedios, como puede ser por ejemplo
transferir primero los datos vía un servidor de archivos y luego transferirlos a un
portátil.
3.1.4. DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS

Para analizar la información usando IDEA, primero deben importarse los archivos.
El Asistente de Importación lo guiará a través de los distintos pasos para
completar el proceso de importación.
40
Sección 3: Obtener e importar los datos
Los tipos de archivos que pueden ser leídos en IDEA usando el Asistente de
Importación son:
 ASCII (Texto) de Longitud Fija

 EBCDIC de Longitud Fija
 ASCII (Texto) Delimitado (incluyendo Comma Separated Value)
 dBASE IV
 Informes impresos y archivos Adobe PDF
 Microsoft Excel
 Microsoft Access
 SAP/AIS
 Paquetes contables (consulte el sitio web de CaseWare IDEA para más
información)
 ODBC
 AS400
 XML
Para la importación de los archivos ASCII y EBCDIC de longitud fija y los archivos
ASCII delimitados, deben definirse los datos en IDEA en términos de longitud, tipo
y la cantidad de campos (definición de registro). Al definir los datos creará una
definición de registro que describirá el formato del archivo. El Asistente de
Importación lo guiará a través de los diferentes pasos para la definición e
importación de los datos.
Las definiciones de registro se almacenan en el grupo Definiciones importadas de

la Biblioteca. Una vez que se haya establecido la definición de registro para el
archivo a través del Asistente de Importación, esta podrá volverse a usar según se
requiera.
Otros tipos de archivos, como los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft
Access se pueden leer directamente. Sin embargo, los archivos de Microsoft
Excel deben respetar sus respectivos formatos de base de datos.
IDEA puede acceder a una gran variedad de bases de datos tales como Oracle o
SyBase a través del driver de Microsoft ODBC (Open DataBase Connectivity).
Si se presentan problemas en la obtención de los datos en bruto, o al transferir

datos ya sea por temas técnicos, por no contar con una debida asistencia del
personal de TI, u otros contratiempos, una forma sencilla y simple de obtener los
datos es a través de la importación de archivos de informes impresos. Los datos
formateados como un informe se imprimen en un archivo y se pueden extraer
mediante el módulo Report Reader en IDEA. Puede acceder a Report Reader a
través del Asistente de Importación.

Importar un archivo de Microsoft Excel
IDEA puede leer directamente los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft
Access debido a que la información de los datos se detalla en el encabezado del
archivo. Estos tipos de archivos son los más fáciles y rápidos para importar y se
importan generalmente de la misma manera.
Reglas para importar hojas de cálculo

Se recomienda que antes de importar datos desde hojas de
cálculo de Microsoft Excel, compruebe el formato de los datos
para asegurarse de que cumplan con el siguiente conjunto de
normas:
 Los datos a ser importados deben estar en formato de
tabla, es decir, como un bloque de filas y columnas.
 La primera fila de la tabla debería tener los nombres de
campo o debería contener los datos a importar.
 Todas las columnas que posean tanto texto como
números deberían tener el formato Texto.
 Todas las columnas numéricas deberían contener una
cantidad fija de decimales.
 Las líneas en blanco, las líneas de subtotales y las líneas
de totales deberían ser eliminadas del área de datos.
 El área a ser importada debería estar seleccionada.
 Los pasos detallados son aplicables a todas las tablas de
datos en una hoja de cálculo.
 La hoja de cálculo está cerrada durante el proceso de
importación.
EJERCICIO 3A: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT EXCEL

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio
para iniciar el proceso de importación.
Aparece el Asistente de importación. Desde la primera pantalla puede

seleccionar el formato de archivo que desea importar.
2. Seleccione la opción Microsoft Excel.
42
3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo Nombre para
seleccionar el archivo Microsoft Excel que va a importar.
4. Seleccione Transacciones de ventas.XLS.
5. Haga clic en Abrir.
El nombre del archivo y la ruta aparecen en el Asistente de importación.
6. Haga clic en Siguiente.

Aparece la pantalla de Microsoft Excel. Muestra una vista previa del archivo
de Microsoft Excel.
IDEA determinará los tipos de campos y anchos al escanear todas las filas
de la hoja de cálculo. En caso que aparezca algún caracter inusual o no
numérico en campos numéricos o de fechas, éstos serán importados en
IDEA como campos Caracter. Los símbolos utilizados normalmente para
detallar monedas o fechas son una excepción a esta regla siendo
aceptables para IDEA ya que solo lee los datos de los campos y no el
formato.

7. Si la primera fila de la hoja contiene los nombres de las columnas,

asegúrese de marcar la opción Primera fila son nombres de campo.
Si no se marca la opción Primera fila son nombres de campo, se

proporcionarán nombres predeterminados para los campos (Col1, Col2)
durante la importación.
En el área de Vista previa del diálogo Excel, observe que los campos
Fecha y Caracter son alineados a la izquierda, mientras que los campos
Numéricos son alineados a la derecha.
8. Si la hoja de cálculo que se va a importar cuenta con una o varias celdas

vacías dentro de una columna, los datos de esa columna se importarán a
IDEA con el atributo de formato de celda Carácter. Si desea importar estos
datos como campos Numéricos, Fecha u Hora, marque la opción Importar
celdas numéricas vacías como 0. Para este ejercicio, no seleccione esta
casilla de opción.
9. En el cuadro Seleccione las hojas a importar, seleccione las hojas de
trabajo a ser importadas.
Si selecciona múltiples hojas de trabajo para importar, cada hoja de trabajo
será importada como una base de datos distinta.
10. En el cuadro Archivo salida, acepte el nombre de base de datos

predeterminado.
El nombre de base de datos predeterminado será el nombre del archivo
más el nombre de la hoja de trabajo.
44

El archivo será importado en IDEA y aparecerá en la ventana de Base de
datos.

3.2. MODIFICAR CAMPOS

Antes de modificar los campos se recomienda reconciliar o analizar los datos.
Debe configurar la base de datos de modo que los nombres de los campos le
parezcan lógicos y si es necesario, puede agregar descripciones. Además en este
momento puede asegurarse de que los campos tengan el tipo de datos correctos.
Por ejemplo, quiere asegurarse de que el campo de la cantidad sea numérico de
modo que pueda realizar futuros análisis matemáticos o que un campo de fecha
se importe realmente como fecha de modo que pueda extraer rangos de fechas
del archivo. Tenga presente que este tema también se tratará en la sección 10.
Para hacer cualquier cambio a los campos de la base de datos, debe acceder a la
función Manejo de Campos en IDEA. Esto se puede hacer de varias formas, la
más sencilla de todas es hacer doble clic en los datos en la base de datos activa.
Desde esta ventana, para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en el
nombre del campo y realice el cambio. Haga doble clic en el nombre del campo
ID_CLI y cámbielo a NUM_CLI.
La información de la columna Tipo es inicialmente especificada por IDEA durante

la importación. Hay disponible cuatro tipos de campos nativos. Caracter,
Numérico, Fecha, y Hora. Para cambiar el tipo de datos, haga clic en la columna
Tipo del campo que desea cambiar y en la lista desplegable, seleccione el tipo de
datos que necesita para este campo.
46
Tenga presente que si hace un cambio de esta forma, el nuevo tipo de datos
tendrá un asterisco (*) a la derecha del nombre.
Puede modificar el tipo de un campo siempre y cuando su

conversión sea aplicable. Si pasa de un campo Numérico a un
campo Fecha, asegúrese de que los datos numéricos contengan
fechas válidas. Si lo hace, el campo Tipo mostrará la palabra
Fecha con un asterisco (Fecha*).
No podrá modificar la longitud de un campo o el número de decimales a menos

que haya modificado el Tipo de campo.
Puede modificar la descripción de un campo haciendo doble clic en la celda del

campo requerido dentro de la columna Descripción y escribiendo una descripción
para el campo.
En la ventana Base de datos se puede ver el tipo, la longitud, la cantidad de

decimales y la información de la descripción (si se especificó) de cada campo.
Pase el cursor sobre el nombre del campo para ver la información del campo.

48
3.3. IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE

Este es un formato utilizado con mucha frecuencia para exportar datos desde
diversos sistemas informáticos y el más fácil de importar a IDEA. La estructura de
un archivo dBase consiste en un encabezado de archivo con la información sobre
el archivo incluyendo la información de definición de campo.
Los archivos dBASE se importan directamente cuando su formato es dBASE IV.

Si posee archivos de otras versiones de dBASE, es recomendable que abra los
mismos desde Microsoft Excel o Microsoft Access para convertir los archivos a un
formato que IDEA pueda importar.
EJERCICIO 3B: IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE

2. En el Asistente de importación, seleccione dBASE.
seleccionar el archivo dBASE que va a importar.
4. Seleccione Cuentas por cobrar.DBF.
El nombre de archivo y su ruta se añade al Asistente de importación.


Aparecerá la pantalla Crear campos. A diferencia de una importación desde
Excel, con una importación de dBASE tiene la posibilidad de agregar
campo durante el proceso de importación.
7. Si no hay campos adicionales para agregar, haga clic en Siguiente para

continuar con el proceso de importación.
Aparece la última pantalla del proceso de importación dBASE.
8. Acepte las opciones predeterminadas en la pantalla y haga clic en Finalizar

para finalizar el proceso.
Puede importar más de un archivo dBASE a la vez. Por ejemplo,

si tiene 12 archivos mensuales de dBASE en un directorio que
representa el archivo MG (Mayor General) de un año completo,
simplemente resalte los 12 archivos en la ventana del
Explorador de Windows y luego haga clic en Abrir.
50
3.4. IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS

Puede importar archivos Microsoft Access (*.MDB) directamente a IDEA utilizando
el Asistente de Importación.
Las bases de datos de Access pueden contener varias tablas. IDEA puede
importar una o varias tablas. Al seleccionar un archivo de Microsoft Access para
importar, IDEA le mostrará una lista de todas las tablas en el archivo
seleccionado. Si selecciona más de una tabla, cada una se importará en una base
de datos de IDEA por separado con el mismo nombre que la tabla. Luego podrá
cambiar el nombre de estas bases de datos dentro de IDEA.
IDEA puede determinar la longitud de cada campo Caracter basándose en los

primeros 10.000 registros, o en la cantidad especificada por usted en la sección
Opciones campo Caracter del diálogo Microsoft Access del Asistente de
Importación.
EJERCICIO 3C: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT ACCESS

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio.
2. En el Asistente de importación, seleccione Microsoft Access.
seleccionar el archivo Microsoft Access que va a importar.
4. Seleccione Archivo de seguimiento de ventas.MDB.

52
La última pantalla del proceso de importación de Microsoft Access le

permite seleccionar las tablas que se incluyen en la base de datos. Si hay
más de una tabla en la base de datos, puede elegir todas las que desea
importar. Si no está seguro acerca de la longitud de cada campo, haga que
IDEA analice todos los registros de todas las tablas que va a importar para
asegurarse de que no trunque ninguno de los campos caracter.
7. En este ejemplo, acepte toda la información predeterminada y luego haga

clic en Aceptar para finalizar la importación de archivos.

3.5. IMPORTAR ARCHIVOS CVS

Los archivos de datos ASCII Delimitados son un formato muy común para
archivos de longitud variable. Este formato ahorra espacio en disco,
especialmente con campos de texto tales como nombres, direcciones y
comentarios.
Para poder utilizar archivos ASCII Delimitados, debe existir un separador (un
caracter especial) al final de cada campo dentro del registro. Además, los campos
de texto pueden estar enmarcados (encapsulados) por otro carácter, normalmente
comillas (""). El separador por lo general es una coma (,). No obstante puede ser
también otro carácter como los dos puntos (:) o punto y coma (;).
Al final de cada registro debería haber un delimitador de registro, generalmente

los caracteres <CR> <LF> (retorno de carro y salto de línea). Estos símbolos no
se verán en el archivo de texto a menos que se vean con un editor de texto.
Al importar un archivo ASCII delimitado a IDEA, se define el delimitador y la

encapsulación del campo de texto.
EJERCICIO 3D: IMPORTAR UN ARCHIVO CSV

2. En el Asistente de importación, acepte el tipo de importación
predeterminada, Texto. Un archivo CSV es una importación de texto.
3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo para seleccionar
el archivo CVS que va a importar.
4. Seleccione CLIBANCO.CSV.

El Asistente de Importación reconocerá al archivo como un archivo
Delimitado.

En el Asistente de importación; en la pantalla Detallar el separador de
campos y encapsulador de texto, podrá seleccionar el separador de
campos y el encapsulador de texto que se utilizan en el archivo. El
Asistente de Importación generalmente le mostrará la configuración
apropiada.
54
En el Asistente de importación, en la pantalla Detalles de campo, puede

especificar los detalles del campo, como el nombre, el tipo y la descripción
del campo….

9. Especifique los siguientes detalles de campo a continuación y luego haga

clic en Siguiente:
Columna Nombre de Tipo Dec Descripción

campo
NUM1 NUM_CTA N 0 Número de cuenta
CAR2 CLIENTE C Nombre del cliente
CAR3 DIRECCION C Dirección del cliente
CAR4 CIUDAD C Ciudad del cliente
CAR5 PROVINCIA C Provincia del cliente
El Asistente de Importación especificará automáticamente una definición de

registro (.rdf o .rdm para IDEA Unicode) para este archivo. Esta definición
podrá ser útil si, en un futuro, se desean importar otros archivos que
posean la misma definición.
10. En este ejercicio no agregaremos ningún campo adicional. Haga clic en

Siguiente.
11. En este ejercicio no crearemos ningún criterio de importación. Haga clic en
Siguiente.
56
12. En el campo Nombre de base de datos escriba Clientes – banco.

13. Haga clic en Finalizar para importar el archivo.
14. En la pestaña Archivo, dentro del grupo Base de Datos haga clic en
Cerrar todas las bases de datos.

3.6. IMPORTAR OTROS ARCHIVOS CON REPORT READER

Normalmente, la información que se desea auditar está impresa. En la mayoría de
los casos esta información en formato impreso se puede convertir a formato
electrónico y transferir al PC del auditor. En ciertas ocasiones, podría ser
necesario usar un interceptor de archivo impreso que redirigirá el archivo por
imprimir a un archivo en disco.
Las diferencias existentes entre un archivo ASCII y un archivo de informe impreso

radican principalmente en el encabezado, el pie de página y en las líneas y
totales por incluir o por eliminar al importar el archivo en IDEA.
Report Reader extrae datos de informes de texto sin formato guardados en

archivo o en archivos Adobe Acrobat PDF y los traduce al formato de archivo de
IDEA.
Al importar archivos con Report Reader necesitará:
1. Acceder al archivo de informe impreso.

2. Crear el Diseño base.
Report Reader usa una serie de diseños para definir los datos a ser
importados en IDEA. El primer diseño definido será el Diseño Base. El
Diseño Base le indicará a Report Reader que grave un registro por cada
ocurrencia de la información definida por este diseño. El Diseño Base debe
ser definido al nivel de línea de detalle o de transacción. La línea de detalle
es la línea o líneas que contienen la información a ser identificada como
una única transacción o registro en el archivo resultante de IDEA. La línea
de detalle puede ser una línea única o puede contener múltiples líneas. Se
le solicitará:
 Crear un diseño estándar: Seleccione esta opción cuando el

informe tiene columnas.
 Crear un diseño flotante: Seleccione esta opción si los datos
no se muestran en columnas.
 Excluirla de la salida: Esta opción solo estará disponible
después de crear el Diseño Base. Esta opción le permitirá
excluir líneas no requeridas para la importación.
3. Crear un Diseño agregado
Un Diseño Agregado captura información asociada al Diseño Base, que
puede ser compartida por más de un registro. Los datos definidos en el
Diseño agregado se agregarán a los registros definidos en el Diseño base.
Por ejemplo, en un informe con operaciones clasificadas por número de
cuenta, es posible contar con un número de cuenta asociado a un grupo de
operaciones. De esta forma la información de la operación individual será
capturada por el Diseño Base mientras que el Diseño Agregado capturará
el número de cuenta aplicable al grupo de operaciones.
58
Si la información del Diseño Agregado es localizada antes de las

operaciones del Diseño Base será denominado Diseño Agregado Anterior.
Si la información del Diseño Agregado es localizada luego de las
operaciones del Diseño Base será denominado Diseño Agregado Posterior.
Por ejemplo en el siguiente informe, si la primera línea (12-5-2007, James
Matthew) se selecciona como una muestra para el Diseño base, la muestra
para el Diseño agregado debería ser Cuenta 1023 y sería un Diseño
agregado previo debido a que está ubicado antes de la línea de muestra
del Diseño base.
Cuenta 1023
12-5-2007 James Matthew 539,00
12-5-2007 Audrey Kapune 235.00
Cuenta 1024
3-5-2007 Shelly Wang 326.75
4-5-2007 Bruce Little 434.50
4. Vista previa de la base de datos resultante

5. Examinar el archivo para comprobar que no hay errores.
6. Importar el archivo a IDEA.
EJERCICIO 3E: IMPORTAR UN ARCHIVO DE INFORME IMPRESO
Acceder al archivo de informe impreso

2. Para importar los informes a IDEA, seleccione Informe impreso y Adobe
PDF, luego seleccione el archivo ArchivoEjemplo.txt.

Se abrirá Report Reader y aparecerá el contenido del archivo

ArchivoEjemplo.txt. El informe se mostrará como en la siguiente imagen:
Desplácese a lo largo del informe y observe su formato incluyendo:
 Información general (Compañía, Nombre del informe)

 Encabezados (rango de cuentas y período)
 Información de cuentas (número, descripción)
 Información de detalle
Crear un Diseño Base
La primera línea de detalles del informe se puede utilizar como Diseño base ya
que esta línea representa la información detallada de la transacción en el informe.
1. Arrastre el cursor a través de la primera línea de detalles del informe para

definirla como la línea de muestra.
60
Aparece un cuadro de mensaje, indicándole que cree un diseño estándar o

un diseño flotante.
2. Acepte la opción predeterminada Crear un diseño estándar y luego haga

clic en Sí.
La línea seleccionada se copiará en la parte superior de la pantalla
denominada Editor de campo.
Referencia de Referencia Referencia Referencia no en

texto numérica de espacio blanco
Línea de ancla Editor de campo Editor de ancla

El Editor de campo es la sección comprendida entre las dos líneas

amarillas con una flecha roja en el margen izquierdo. En una entrada multi-
línea, una de las líneas deberá ser una Línea de ancla. La Línea de ancla
aparecerá con una flecha roja en el margen izquierdo. De forma
predeterminada es la primera línea, no obstante, puede seleccionarse una
línea diferente haciendo clic en el margen izquierdo de la línea elegida para
ser Línea de ancla.
La ventana Detalles de campo aparecerá, a su vez, en el sector derecho de

la pantalla. Al definir un campo esta ventana mostrará las propiedades y
atributos de ese campo.
A esta altura deberá definir qué distingue a la línea de detalle del resto de
las líneas del informe. Puede ser un texto específico, una combinación de
números o una fecha. En Report Reader, estos formatos reciben el nombre
de Referencias. Para este informe, puede ver que el tercer campo o
columna del informe es un campo de fecha y está formateado de la misma
forma a través de todo el informe (NNNN-NN-NN). Utilizando esta
información, puede definirse una referencia en la sección Editor de Ancla
(la línea situada encima del Editor de Campo).
3. Ponga el cursor en el Editor de ancla, directamente sobre el primer

carácter de la fecha, justo sobre el número 2. Ya que desea importar todas
las transacciones (cualquier entrada con una fecha), haga clic cuatro veces
en el botón Referencia numérica seguida de un guión (-).
Observe que todas las líneas del informe que cumplen con la condición o
siguen ese patrón se resaltan en azul. Si deja fuera el guión (-) terminará
capturando la línea del encabezado que está sobre la fila del nombre del
campo (Base acumulada desde enero a diciembre de 2012) debido a que
2012 coincide con la referencia NNNN.
62
Las otras opciones disponibles para las referencias son:
 Referencia de texto
 Referencia de espacio
 Referencia no en blanco
Para estos cuatro tipos específicos de referencia, debe hacer

clic en el botón y no solo escribir una letra N, T, S o X mayúscula
ya que el Lector de informes las reconocerá como letras y no
como referencias específicas.
Puede examinar el informe para asegurarse que las líneas de detalle y sólo
las líneas de detalle hayan sido seleccionadas. Cuando las líneas
requeridas estén seleccionadas, deberá definir la información que quiere
importar en IDEA desde las líneas de detalle. Esta información será
importada en IDEA en campos separados.
4. En el Editor de campo (la fila con la flecha roja), resalte la información del
número de transacción.
El color del campo seleccionado pasará a ser naranja y se resaltarán todos
los registros correspondientes de las líneas de detalles. Desplácese por el
informe para verificar que el ancho del campo sea suficiente para capturar
registros con mayor cantidad datos y ajuste el ancho del campo en el Editor
de campos si es necesario.
5. En la ventana Detalles de campo escriba la siguiente información:

 Nombre: NUM_TRANS
 Tipo: Numérico
 Decimales: 0

6. En el Editor de campo resalte el Tipo de información y deje espacio

suficiente para cadenas de datos largas.
 Nombre: TIPO
 Tipo: Caracter
8. En el Editor de campo, resalte la información de fecha.
 Nombre: FECHA
 Tipo: Fecha
 Máscara: AAAA-MM-DD
10. En el Editor de campo resalte la información de Número y deje espacio
 Nombre: NUM
 Tipo: Carácter (Observe la mezcla de datos numéricos y
caracteres, por lo tanto es del tipo Carácter).
12. En el Editor de campo resalte la información de Nombre y deje espacio
 Nombre: NOMBRE
 Tipo: Caracter
14. En el Editor de campo resalte la información de Comentario y deje espacio
 Nombre: NOTA
 Tipo: Caracter
16. En el Editor de campo resalte la información de Débito y deje espacio
 Nombre: DEBITO
 Tipo: Numérico
 Decimales: 2
18. En el Editor de campo resalte la información de Crédito y deje espacio
64

 Nombre: CREDITO
 Tipo: Numérico
 Decimales: 2
Una vez completados los campos deberían coincidir con la siguiente tabla:
Nombre de campo Tipo Parámetro
NUM_TRANS Numérico Decimal: 0
TIPO Caracter
FECHA Fecha Máscara: AAAA-MM-DD
NUM Caracter
NOMBRE Caracter
NOTA Caracter
DEBITO Numérico Decimales: 2
CREDITO Numérico Decimales: 2
20. Haga clic en el botón Guardar Diseño .
Crear un Diseño Agregado
Ahora tiene que crear un diseño adicional para asegurarse de que se atribuyó un
nombre de cuenta a la información de la transacción detallada correcta. En este
informe, creará un Diseño agregado previo debido a que el nombre de la cuenta
está antes que las transacciones del Diseño base.
1. Resalte la línea situada debajo de los títulos de las columnas que contienen
el nombre de cuenta y cree un nuevo diseño estándar.
En el Editor de ancla, debe utilizar los botones Referencia de espacio y
Referencia de texto. Los nombres de la cuenta tienen una sangría
específica en este informe de modo que si hace referencia a todos los
espacios hasta que comienza el texto para identificar el nombre de la
cuenta, eliminará cualquier información de detalles que ya capturó y la
información del encabezado en el informe.
2. Ponga el cursor en Editor de ancla en el extremo izquierdo y haga clic en el

botón Referencia de espacio para agregar espacios hasta el comienzo de
los nombres de la cuenta.
3. Haga clic en el botón Referencia de texto.
Si se desplaza por el informe hasta el final de la cuenta de cheques,
observará que también capturó la línea del total de la cuenta. Esto ayudará

para la reconciliación que se abordará en la próxima sección, no deseamos

incluir las líneas del total en el archivo que intentamos crear. Para que
Report Reader ignore estas líneas, necesitamos agregar un par de
referencias de espacio donde hay números en las líneas de total.
4. En el Editor de campo, resalte la información de nombre de cuenta.

 Nombre: NOM_CUENTA
 Tipo: Caracter
 Celdas vacías: Usar valores de registros previos.
66
La línea recientemente definida es un encabezado cuya información desea

que se repita en cada registro (línea de detalle). Para indicarle a Report
Reader que desea repetir esta información utilice la opción Usar valores de
registros previos en el cuadro Celdas vacías de la sección Atributos de la
ventana Detalles de campo.
6. Haga clic en el botón Guardar Diseño.
Vista Previa de la Base de Datos resultante
1. En la barra de herramientas de Report Reader haga clic en el botón Vista

Previa de Base de Datos .
Aparecerá el informe en su totalidad en la ventana Vista Previa.
2. Haga clic en Cerrar para salir de la ventana Vista Previa.

Si necesita modificar la información de un campo, haga clic sobre éste y

realice las modificaciones necesarias a través de la ventana Detalles de
campo. Los cambios también pueden llevarse a cabo re-abriendo el diseño
para su edición a través del Administrador de Diseños.
Para acceder al Administrador de Diseños seleccione Diseños >

Administrador de Diseños…. Desde el Administrador de Diseños podrá
editar, copiar o eliminar un diseño. Para más información acerca del
Administrador de Diseños consulte el Sistema de Ayuda de Report Reader.
Examinar el archivo para comprobar que no hay errores
Antes de importar el archivo a IDEA, se recomienda que analice el archivo para

ver si hay errores.
1. Haga clic en el botón Análisis de errores .

Aparecerá el cuadro de diálogo Análisis de errores.
Report Reader analizará el informe verificando si existe algún caracter

adyacente a un campo definido que pudiese estar excluido de la definición.
Por ejemplo, si ha definido el campo DEBITO con una longitud de 4
caracteres, pero el informe cuenta con algunos importes que exceden dicha
longitud, la función Análisis de errores identificará y mostrará estos
registros permitiéndole aumentar la longitud del campo.
2. En el campo Longitud de campo, especifique el valor correcto y haga clic

en Cambiar o haga clic en Ignorar para aceptar la configuración actual.
Una vez corregidos los errores aparecerá el siguiente mensaje:
68
Importar datos en IDEA
Ahora puede importar el archivo en IDEA.
1. Haga clic en el botón Importar en IDEA .

2. Al ser consultado si desea proceder con la importación haga clic en Sí.
Report Reader le sugerirá que guarde la plantilla.

Aparecerá el diálogo Guardar como. Se le solicita que guarde el archivo de
la plantilla (.jpm) en la carpeta del proyecto actual. La plantilla es similar a
una definición de registro. La misma contiene toda la información definida
en Report Reader. De esta forma, podrá volver a utilizar la plantilla para
importar un informe similar o para modificar alguna de sus especificaciones.
4. En el campo Nombre del archivo, escriba ArchivoEjemplo y haga clic en

Guardar.
La última pantalla le permitirá especificar el nombre de la base de datos
IDEA generada.
5. En el campo Nombre de la base de datos, escriba WC-

Det_Trans_por_Cta y haga clic en Guardar.
La siguiente imagen muestra el contenido de la nueva base de datos de
IDEA que contiene el informe de la empresa Wyvez Construction en un
formato organizado que puede manipular en IDEA.
6. Cuando termine de examinar la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta,

cierre el archivo.

NOTAS DE LA SECCIÓN
70
SECCIÓN 4
Conciliación y evaluación de los datos

 Comprender los principios de la conciliación de los datos.
 Usar el Total de Control para conciliar un gran total.
 Usar las Estadísticas de Campo para validar datos.
 Mostrar los datos en un orden específico.
 Acceder a registros específicos.

4.1. PRINCIPIOS DE CONCILIACIÓN

Una vez que los datos han sido definidos y leídos por IDEA, y antes de comenzar
con las pruebas de auditoría, es imperativo conciliar los datos con los del sistema
principal. Esta conciliación se debe a que pudieron haberse presentado errores
durante el proceso de importación tales como:
 Requerir una base de datos errónea

 Haber recibido una base distinta de la solicitada y/o de un período
incorrecto
 Presencia de errores en la extracción de los datos desde el sistema
principal
 Problemas con el dispositivo utilizado para la transferencia de los datos
 Errores propios ocurridos en la importación de los datos
Los datos pueden ser conciliados comparando los totales de los campos
numéricos, la cantidad de registros, o a través de una muestra de registros
impresa desde el sistema principal.
Es importante solicitar junto con los datos los informes de conciliación y totales de
control y adjuntar esta información al proceso de importación de los datos.
Existen diversas formas de conciliar los datos. Ciertas funciones de IDEA son
particularmente útiles para conciliar datos. Primero es conveniente examinar la
base de datos de IDEA. Utilice las Estadísticas de Campo y el Total de Control
desde la ventana de Propiedades para conciliar totales y asegurarse de que los
datos coincidan con lo que se ha pedido y no correspondan a un período distinto
del requerido. La función Sumarización puede ser utilizada para comparar totales
con informes existentes utilizados por el cliente. Para el caso de datos financieros,
la función Sumarización se puede utilizar para crear un balance de comprobación
(sumarizado por cuenta). También puede obtener una muestra de la base de
datos y comparar los registros manualmente con los del archivo del equipo
central. Se debe prestar particular atención a los números con signo, números con
decimales, ceros, y a las fechas no válidas o en blanco.
Sea cuidadoso al conciliar datos con informes generados por el cliente. En

determinadas situaciones, los informes del cliente pueden ser inexactos a pesar
de que las bases de datos sean correctas. Trate de encontrar cualquier
discrepancia entre las bases de datos del sistema y las bases de datos
importadas.
Antes de comenzar su trabajo en IDEA, debería conocer los datos y el significado

de los campos. Debería solicitar, cuando sea posible, un diccionario de datos que
explique el significado de los campos y los códigos utilizados en la base de datos.
72
Sección 4: Conciliación y evaluación de los datos
4.2. TOTAL DE CONTROL

El Total de Control es una herramienta importante para conciliar datos. A su vez,
es sumamente útil para bases de datos con información financiera. El Total de
Control le permite mantener el total de un campo numérico disponible en la
pantalla. Una vez especificado un Total de Control, éste aparecerá en todas las
bases de datos que sean creadas a partir de funciones ejecutadas sobre la base
de datos actual.
EJERCICIO 4A: CONCILIAR LOS DATOS USANDO LA PROPIEDAD

TOTAL DE CONTROL
1. Asegúrese de que WC-Det_Trans_por_Cta sea la base de datos activa.
2. En la ventana Propiedades, haga clic en Total de control.
Aparecerá el diálogo Seleccionar Total de Control.
3. Seleccione el campo DEBITO como el campo de Total de Control.

Tal vez se le solicite que calcule ahora el Total de control.
5. Haga clic en Sí.

El total del campo DEBITO debería ser $1,775,169.18. Asegúrese de que
dicha cantidad aparezca al lado del enlace Total de Control dentro de la
ventana de Propiedades.
Para hacer la verificación contra el informe original, puede abrirlo en el bloc

de notas u otro editor de texto y desplazarse hasta el final del informe para
asegurarse de que los totales coincidan. También puede volver a abrir el
archivo con Report Reader y desplazarse hasta el final para asegurarse de
que los totales coincidan.
6. Abra ArchivoEjemplo.txt con la función de importación Imprimir informe

y Adobe PDF en IDEA, desplácese hasta el final y compare los totales.

4.3. ESTADÍSTICAS DE CAMPO

Si está utilizando información no financiera, la opción Totales de control podría no
ser la más apropiada para conciliar datos. Además, el Total de Control por sí
mismo es muy limitado, incluso con datos financieros, dado que no toma en
consideración las fechas no válidas, los registros pertenecientes a períodos
distintos al solicitado o toma en consideración otros errores de conversión.
La propiedad Estadísticas de campo le brinda información acerca de todos los

campos Numéricos, Fecha y Hora. Las Estadísticas de campo le permiten
conciliar rápidamente los campos Numéricos. A su vez, le proporcionan
información adicional sobre cada campo, como por ejemplo la cantidad de valores
negativos, el valor mínimo, el valor máximo, etc. Para los campos Fecha, le
permite verificar la cantidad de elementos en blanco, la fecha más temprana y la
fecha más tardía. En tanto que para los campos Hora, le permite identificar la
hora, los minutos y los segundos más comunes para la base de datos.
EJERCICIO 4B: CONCILIAR DATOS USANDO LA PROPIEDAD

ESTADÍSTICAS DE CAMPO
1. Asegúrese de que la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta se encuentre
activa.
2. Dentro de la ventana de Propiedades, haga clic en Estadísticas de
campo.
3. En el cuadro Tipo de campo, seleccione Numérico.
4. En el cuadro Campos Numéricos, asegúrese de que todos los campos
Numéricos se encuentren seleccionados.
5. Examine las estadísticas de campo para los campos DEBITO y CREDITO y
asegúrese de que su Valor Neto sea igual a $1,775,169.18.
6. En el cuadro Tipo de campo, seleccione Fecha.
7. Examine las estadísticas del campo y tome nota del rango de fechas de los
registros en el campo FECHA para asegurarse de que esté dentro del
período de revisión del año calendario 2012.
74
8. Ahora desplácese por todas las estadísticas para ver qué otra información
se proporciona. Verá que Estadísticas del campo divide el archivo por mes
y por días de la semana y que los números tienen un color distinto. Haga
clic en el valor Martes del Día más común para acceder a todas las
transacciones que se realizaron un martes a lo largo del año.
Aparece la ventana de vista previa que le permite desplazarse por las

transacciones que conforman la estadística.
9. En este punto tiene tres opciones; puede Guardar este archivo de vista
previa como un archivo nuevo, Imprimir las transacciones o hacer clic en
Hecho para volver a la ventana Estadísticas del campo.
10. En la ventana Propiedades haga clic en Datos para volver a la vista de las
transacciones.

4.4. INDEXAR
La función Indexar le permite visualizar los registros de la base de datos en base
a un orden especificado. A diferencia de la función Ordenar, la función Indexar no
crea una nueva base de datos, en su lugar, crea una vista diferente de la base de
datos actual. También se utiliza para crear cortes y totales en los informes
personalizados. El campo (o campos) utilizados para indexar un archivo se
denominan clave.
IDEA también indexa un archivo en forma previa a la ejecución de ciertas

funciones. Tal es el caso de Unir bases de datos, Sumarización, Detección de
omisiones, Detección de clave duplicada, y Antigüedad. Si el archivo se
encuentra indexado anteriormente por la clave requerida para la ejecución de
estas funciones, IDEA no re-indexará el archivo sino que utilizará el índice
existente.
EJERCICIO 4C: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR UN CAMPO

1. Asegúrese de que la base de datos Transacciones de venta se encuentre
activa.
2. Indexe el archivo por fecha de factura al hacer doble clic en el encabezado
de la columna FECHA_FACT.
IDEA indexará la base de datos por FECHA_FACT en sentido Ascendente.
3. Haga doble clic otra vez en la cabecera de la columna FECHA_FACT.

IDEA indexará la base de datos por FECHA_FACT en sentido
Descendente. El índice activo se muestra con una marca de verificación
roja en el área Índices de la ventana Propiedades.
También, como se muestra en la primera imagen, aparecerá una flecha en

el encabezado de columna indicando que el campo ha sido indexado ya
sea en sentido ascendente o descendente.
76
4. En la sección Índices de la ventana Propiedades, seleccione la opción Sin

índice.
EJERCICIO 4D: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR MÚLTIPLES

CAMPOS
1. Asegúrese de que la base de datos Transacciones de Ventas se
encuentre activa.
2. En la pestaña Datos, dentro del grupo Orden, haga clic en Índices.
Aparecerá el diálogo Índice.
3. Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:
Campo Dirección
COD_PROD Ascendente
CANTIDAD Descendente

5. Observe la base de datos con el índice aplicado.
Ahora la base de datos está indexada por COD_PROD y dentro del mismo
campo COD_PROD está indexada por CANTIDAD. El encabezado de la
columna COD_PROD tendrá una flecha de color rojo indicando que el
campo ha sido indexado en sentido ascendente y que se trata del índice
primario. El encabezado de la columna CANTIDAD tendrá una flecha de
color azul indicando que el campo ha sido indexado en sentido
descendente y que se trata del índice secundario.

Este índice puede ser seleccionado o modificado eligiendo un índice

disponible en la sección Índices de la ventana de Propiedades. Podrá
regresar al orden original en cualquier momento seleccionando la opción
Sin índice.
La función Ordenar sirve para crear una nueva base de datos

que se ordena físicamente en el orden especificado. Si desea
tener una base de datos secuenciada sin crear una nueva base
de datos, utilice la opción Índice la cual crea un índice que
describe la secuencia lógica en la que los registros serán leídos,
visualizados, impresos o procesados.
Los Índices no requeridos pueden ser eliminados a través de la pestaña

Eliminar Índices del diálogo Índice. A través de este mismo diálogo, por
medio de la pestaña correspondiente, puede Re-Indexar una base de
datos. En ocasiones, el índice de una base de datos puede llegar a ser
inválido. Esto puede darse en el caso de que el índice en cuestión se
encuentre basado en uno o más campos virtuales cuyas ecuaciones hayan
sido modificadas. La opción Re-Indexar vuelve a generar cualquier índice
definido previamente, eliminando, en caso de existir, el índice activo.
Si una base de datos que ha sido importada o enlazada en IDEA se

encuentra en un orden determinado, el cual fue establecido en el momento
de su creación o descarga desde un sistema principal, se puede indicar a
IDEA el orden mediante la opción Describir orden natural en la pestaña
Datos. El orden descrito será agregado a la lista de índices disponibles
para la base de datos sin necesidad de crear el índice. Esta opción
permitirá ahorrar tiempo sobre todo si se trabaja con bases de datos
grandes o índices con claves complejas.
La opción Describir Orden Natural no ordena ni indexa el

archivo. Esta función le informa a IDEA el orden o el índice del
archivo, lo cual evitará ordenarlo o indexarlo en caso de que así
se requiera. Si no tiene la certeza de que el archivo se encuentra
en un índice específico NO utilice esta opción.
78
4.5. AGRUPAR REGISTROS

La función Agrupar registros puede ser utilizada para organizar registros
coincidentes en campos indexados, pudiendo expandir y comprimir los grupos
ordenados.
EJERCICIO 4E: AGRUPAR REGISTROS

activa.
2. En la pestaña Ver, dentro del grupo Grupo, haga clic en Agrupar
registros.
Aparecerá el diálogo Agrupar registros.
3. Agrupe los datos por VENDEDOR en sentido Ascendente.

La base de datos está agrupada de acuerdo al campo VENDEDOR. Puede
expandir la base de datos y ver los registros asociados con cada
VENDEDOR.

5. Para volver a la vista normal, en la pestaña Ver, en Grupo, haga clic en

Desactivar agrupamiento.
80
4.6. IR A
La función Ir a sirve para saltar a un registro específico dentro de la base de datos
activa, lo cual es normalmente más rápido que desplazarse por la base de datos.
EJERCICIO 4F: LOCALIZAR UN REGISTRO ESPECÍFICO CON LA

FUNCIÓN IR A
activa.
2. En la pestaña Datos, dentro del grupo Búsqueda, haga clic en Ir a.
Aparecerá el diálogo Ir a Registro.
3. En el cuadro Ir a registro, escriba 150.

El registro con el número 150 será resaltado en la base de datos activa.

4.7. BUSCAR
La función Buscar es similar a la función Ir a, sin embargo la función Buscar le
permite especificar un criterio basado en la información de la base de datos.
EJERCICIO 4G: BUSCAR UN REGISTRO ESPECÍFICO CON LA

FUNCIÓN BUSCAR
1. Asegúrese que la base de datos Transacciones de venta se encuentre
activa.
2. En la pestaña Datos, dentro del grupo Búsqueda, haga clic en Buscar y
luego haga clic en Buscar un registro.
Aparecerá el diálogo Buscar Registro.
3. En el cuadro Criterio de búsqueda, escriba CANTIDAD = 200.

IDEA irá automáticamente al primer registro que cumpla este criterio.
5. Si pulsa F3, IDEA irá al siguiente registro que cumpla el criterio.
82

SECCIÓN 5
Detectar registros específicos

 Usar Criterios de Presentación para visualizar registros específicos y guardar

los resultados en una nueva base de datos.
 Usar el Editor de ecuaciones para especificar un criterio.
 Comprender las reglas para especificar un Criterio.
 Guardar y recuperar ecuaciones.
 Comprender las diferencias entre Extracciones y Criterios.
 Extraer importes elevados y elementos inusuales usando Criterios.

5.1. CRITERIO
La función Criterio de presentación es similar a la función Extracción directa
(explicada más adelante), en el sentido que puede ser usada para identificar
elementos que satisfagan un criterio dado.
Sin embargo, la opción Criterio de presentación no genera una base de datos

como salida, sino que muestra, en la ventana de Base de Datos, aquellos
registros que satisfagan el criterio especificado. En la Barra de estado, situada en
la parte inferior derecha de la pantalla, aparecerá la cantidad de registros que
cumplan con dicho criterio.
Haciendo clic en la opción Criterio dentro de la ventana Propiedades, aparecerá el

Editor de Ecuaciones para asistirlo en la creación de un criterio.
EJERCICIO 5A: VISUALIZAR LOS REGISTROS FILTRADOS

1. Asegúrese de que la base de datos Transacciones de venta sea la base
de datos activa y que la opción Sin índice se encuentre seleccionada en el
área de Índices de la ventana de Propiedades.
2. Vaya al registro 17 y haga clic con el botón derecho en el valor 05 del
campo COD_PROD.
3. En el menú contextual seleccione la opción Desplegar todos los registros
que contengan “05”.
86
Sección 5: Detectar registros específicos
Aparecerá el diálogo Desplegar todos los registros que contengan.

Se aplicará el filtro sobre la base de datos mostrando solamente aquellos
registros que satisfagan el criterio COD_PROD = =“05”. Observe que
cualquier criterio especificado para la base de datos aparece al lado del
enlace Criterio en el área Base de Datos de la ventana Propiedades.
5. En la ventana Propiedades, haga clic en Criterio para modificar el criterio.

Aparecerá el Editor de ecuaciones.

6. En el cuadro Ecuación, cambie manualmente el código de producto "05"

por el código de producto "02".
7. En la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, haga clic en el botón

Validar y salir para aplicar el criterio.
Observe la Barra de estado en la parte inferior derecha de la pantalla.
Aparecerá la cantidad de registros que cumplen el criterio: 14/3,014.
EJERCICIO 5B: GUARDAR ELEMENTOS FILTRADOS

1. Asegúrese de que la Base de Datos Transacciones de venta se
encuentre activa con el criterio COD_PROD = “02” aplicado.
2. En la pestaña Archivo, en la página Base de datos, haga clic en Guardar
como para guardar los registros filtrados como una base de datos distinta.
Aparecerá el diálogo Guardar Base de Datos como.
3. En el campo Nombre de archivo, escriba Código de Producto 02.
88
Observe que una nueva base de datos llamada Código de Producto 02

aparecerá dentro del Explorador de Archivos. Observe también que la
nueva base de datos Código de Producto 02, es una base de datos hija de
la base de datos Transacciones de venta. Esto indica que la base de datos
Código de Producto 02 fue creada a partir de la base de datos
Transacciones de venta.
La base de datos Código de Producto 02 pasará a ser la base de datos

activa.
El nombre de la base de datos activa se muestra también en la barra de la

aplicación en la parte superior de la pantalla.
5. Seleccione la base de datos Transacciones de venta como la base de

datos activa.
6. En la ventana Propiedades, haga clic con el botón derecho en Criterio y
seleccione Quitar.
7. Cierre Transacciones de venta.

EJERCICIO 5C: VER VARIAS BASES DE DATOS

SIMULTÁNEAMENTE
Puede tener diferentes bases de datos abiertas al mismo tiempo y visualizar
diversos archivos simultáneamente. Asegúrese que la base de datos Código de
Producto 02 sea la base de datos activa.
1. Asegúrese de que solo están abiertos Código de producto 02 y

Transacciones de ventas-Base de datos y convierta a Transacciones de
ventas-Base de datos en la base de datos activa.
2. Para que una base de datos abierta se transforme en la base de datos
activa, puede hacer doble clic en el nombre de archivo en el Explorador de
archivos o puede hacer clic en su pestaña en la parte superior de la
ventana de Base de datos.
3. En la pestaña Ver, dentro del grupo Pestañas, haga clic en Horizontal.
Las bases de datos están organizadas horizontalmente.
4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la base de datos superior y

seleccione Mover al grupo de ventanas siguiente para deshacer la
organización de la ventana.
5. En la pestaña Ver, dentro del grupo Pestañas haga clic en Vertical para
ver las bases de datos abiertas una al lado de la otra.
6. Para eliminar la organización de los archivos puede hacer clic con el botón
derecho en la pestaña de la base de datos que contiene el nombre del
archivo que desea devolver a su posición original y seleccione Mover al
90
grupo de pestañas anterior o haga clic y arrastre la pestaña de la base de

datos a su posición original.
7. Cierre la base de datos Código de Producto 02.

5.2. USO DEL EDITOR DE ECUACIONES PARA CREAR UN CRITERIO

Existen diversas situaciones en IDEA en las que puede necesitar crear una
ecuación. El Editor de ecuaciones es una herramienta de ayuda para crear
ecuaciones o criterios.
Puede acceder al Editor de ecuaciones haciendo clic en Criterio de la ventana

Propiedades, o haciendo clic en el botón Editor de ecuaciones en los
cuadros de diálogo de tareas específicas (cuando esté disponible).
Si bien puede utilizar la función Desplegar todos los registros que contengan ""
para crear un criterio, el Editor de Ecuaciones es de suma utilidad al crear
ecuaciones de mayor complejidad.
También puede usar el Editor de ecuaciones para crear campos a través de la

función Manejo de campos. Por ejemplo, puede crear un campo denominado
NUEVA_CANTIDAD que puede ser igual a CANTIDAD multiplicado por 1,5. La
tarea Manejo de campos se abordará en ejercicios posteriores.
El Editor de ecuaciones no solo lo asistirá en la creación de ecuaciones, sino que

también validará la sintaxis de las mismas. No podrá salir del Editor de
ecuaciones mientras exista un error de sintaxis en la ecuación excepto que la
cancele. Las ecuaciones se pueden guardar y volver a utilizar en el futuro.
92
Al crear una ecuación dentro del Editor de ecuaciones verá las siguientes
opciones:
1. Barra de herramientas del Editor de ecuaciones
Botón Comando Descripción
Validar y salir Verifica la sintaxis de la ecuación

especificada y, si la ecuación es válida,
cierra el Editor de ecuaciones.
Validar Verifica la sintaxis de la ecuación

especificada.
Cancelar Elimina la ecuación especificada dentro del

cuadro Ecuación y cierra el Editor de
Ecuaciones.
Deshacer Deshace los cambios aplicados a la

ecuación de uno en uno.
Buscar y reemplazar Busca, y, si lo desea, reemplaza cualquier

texto, carácter o número dentro de la
ecuación especificada.
Cortar Corta la porción seleccionada en la

ecuación y la coloca en el Portapapeles.
Copiar Copia la porción seleccionada en la

ecuación y la coloca en el Portapapeles.
Pegar Inserta la porción cortada o copiada que fue

colocada en el Portapapeles.

Botón Comando Descripción
Borrar Borra lo especificado en el cuadro

Ecuación.
Abrir ecuación Permite abrir una ecuación previamente

guardada.
Guardar ecuación Permite guardar la ecuación especificada.
Funciones Abre el cuadro de diálogo Funciones

personales personales.
Atrás Retrocede al tema anterior en la Ayuda de

las @Funciones.
Adelante Va al siguiente tema en la Ayuda de las

@Funciones.
Bloquear tema Bloquea el tema actual en la Ayuda de las

@Funciones.
Fuente Permite modificar la fuente, el tamaño y el

estilo del texto para el cuadro de Ecuación.
Panel Ayuda Muestra u oculta el Panel Ayuda.
Ayuda Abre la Ayuda del Editor de Ecuaciones.
2. Cuadro Ecuación
El cuadro Ecuación es el área donde se especifican ecuaciones y
expresiones.
3. Línea de sintaxis
Con el cursor situado entre los paréntesis de una @Función, haga clic en el
botón Sintaxis para ver la sintaxis correspondiente a la @Función
especificada.
4. Verificar ecuación
Pulse el botón Evaluar para verificar los resultados. La ecuación será
ejecutada en base a los valores del registro seleccionado y los resultados
aparecerán en el cuadro de abajo. Si aparece 1.00, el registro seleccionado
cumple con el criterio. Si aparece 0.00, el registro seleccionado no cumple
con el criterio.
94
5. Operadores matemáticos
Operadores matemáticos que se utilizan para realizar cálculos entre
expresiones.
Operador Nombre Descripción
“” Comillas Usadas para enmarcar cadenas, fechas y

horas.
( Abrir paréntesis Usado en combinación con el símbolo

Cerrar paréntesis para ordenar el proceso
de un cálculo.
) Cerrar paréntesis Usado en combinación con el símbolo

Abrir paréntesis para ordenar el proceso
de un cálculo.
= Coincidencia Prueba si los resultados de dos

expresiones son iguales. Para los campos
de caracteres esta prueba distingue
mayúsculas y minúsculas y mostrará los
registros donde el texto es el inicio de una
palabra más larga. Ejemplo: campo="un"
mostrará uno, unir, universidad.
== Coincidencia exacta Para campos de carácter devolverá

únicamente aquellos registros donde el
texto encontrado conforme una palabra
completa y no el inicio de una palabra.
> Mayor que Se utiliza para mostrar los registros que

son mayores que el valor especificado.
< Menor que Se utiliza para mostrar los registros que

son menores que el valor especificado.
>= Mayor o igual que Se utiliza para mostrar los registros que
son mayores o iguales que el valor
especificado.
<= Menor o igual que Se utiliza para mostrar los registros que
son menores o iguales que el valor
especificado.
<> Diferente o No igual Se utiliza para mostrar los registros que

que son diferentes o no son iguales que el
valor especificado.
/ División Usado para dividir expresiones

numéricas. No se puede utilizar con
campos Caracter, Fecha u Hora.
* Multiplicación Usado para multiplicar expresiones

numéricas. No se puede utilizar con

Operador Nombre Descripción
- Resta Usado para sustraer una expresión

numérica de otra. No se puede utilizar con
+ Suma Usado para agregar expresiones

numéricas o para concatenar texto.
MOD Módulo MOD devuelve el resto cuando se divide

una expresión numérica por otra.
Al hacer clic en el botón MOD, el símbolo
"%" será agregado al área de Ecuación.
Ejemplo 1: IMPORTE % 1000, donde
IMPORTE es igual a 8,362 devolverá 362.
Ejemplo 2: Al trabajar con valores no-
enteros, es recomendable convertir los
valores no-enteros a enteros primero - por
ejemplo para 120.15 % 1.35, cambie esto
a (120.15 x 100) % 135, lo que devolverá
0.
EXP Exponencial Utilizado para multiplicar repetidamente

una expresión numérica. Exponencial se
refiere a menudo como "a la potencia de".
Al hacer clic en el botón EXP , "^" será
agregado al área de Ecuación.
Por ejemplo, CANTIDAD ^ 3, donde
CANTIDAD es igual a 15, devuelve 3375
(15 x 15 x 15 = 3375).
IDEA analiza una ecuación calculando las operaciones en la siguiente

secuencia y leyendo la ecuación de izquierda a derecha.
Paso 1. Calcula el resultado para cualquier elemento entre

corchetes.
Paso 2. Calcula los valores exponenciales.
Paso 3. Calcula las operaciones de división.
Paso 4. Calcula las operaciones de multiplicación.
Paso 5. Calcula las operaciones de suma.
Paso 6. Calcula las operaciones de resta.
Paso 7. Totaliza la ecuación.
6. Lista de @Funciones
Existen más de 100 @Funciones disponibles para efectuar operaciones
complejas tales como aritmética de fechas, cálculos estadísticos y
búsquedas de textos. Cada @Función requiere de una cantidad específica
de parámetros. Por ejemplo, la función @Date, que devuelve la fecha
96
actual del sistema, no requiere de ningún parámetro, mientras que la

función @Isin, la cual es utilizada para búsquedas de texto, requiere de dos
cadenas de caracteres como parámetros.
Si la configuración de su PC no es la de Estados Unidos o

Canadá, IDEA probablemente no utilice la coma (,) como
separador de parámetros (también denominado separador de
listas) sino el punto y coma (;). En todo caso evite que el
separador de listas coincida con el separador de decimales.
Para verificar o modificar su configuración, seleccione Inicio >
Configuración >Panel de Control > Configuración regional y de
idioma.
7. Insertar @Función
Una vez que haya seleccionado una @Función en la lista de @Funciones,
haga clic en Insertar @Función para insertar la @Función en su ecuación.
8. Panel Ayuda
El panel Ayuda, situado a la derecha del Editor de ecuaciones, le
proporciona ayuda detallada para cada @Función. Esto incluye una
descripción de @Función, la sintaxis, los parámetros y los ejemplos.
EJERCICIO 5D: USO DEL EDITOR DE ECUACIONES
Crear una Ecuación

activa.
2. Dentro de la ventana Propiedades haga clic en Criterio.
3. En la columna Campo, haga doble clic en COD_PROD.

4. Haga clic en el botón Coincidencia exacta (= =) y luego haga clic en el
botón Comillas (“ “).
COD_PROD es un campo no numérico por lo que al hacer

referencia a sus valores deberá encerrar los mismos entre
comillas “ ”.

5. Escriba 02 entre las comillas.
6. Haga clic en el botón Validar para verificar que la ecuación sea válida.
Guardar una Ecuación
Las ecuaciones se pueden guardar y volver a utilizar en el futuro. Esta opción es

de suma utilidad si la ecuación va a volver a usarse en el futuro o si la ecuación es
compleja y requiere de edición si la ecuación va a volver a usarse en el futuro o si
la ecuación es compleja y requiere de edición. También en caso de requerirse una
ecuación similar editando, para ello, la ecuación previamente guardada.
Una ecuación guardada no es específica de una base de datos. Una ecuación

guardada se puede utilizar sobre cualquier base de datos siempre que los campos
detallados en la ecuación se encuentren en la base de datos.
IDEA creará un archivo con la extensión *.eqx/.eqm para las ecuaciones

guardadas. La ecuación podrá ser almacenada en cualquier lugar ya sea en el
disco local, en red o en un disco flexible. Sin embargo, se recomienda que los
archivos de ecuaciones se almacenen en la carpeta Biblioteca de ecuaciones para
su proyecto.
Para guardar su ecuación, complete los siguientes pasos:

Guardar ecuación .
Aparecerá el diálogo Guardar como.
98
2. En el campo Nombre escriba un nombre para la ecuación (por ejemplo,

Código de producto 02).
3. Haga clic en Guardar.

Podrá recuperar la ecuación guardada haciendo clic en el botón Abrir
ecuación en la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.
Aplicar una Ecuación
En la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, haga clic en el botón

Validar y salir.
El criterio especificado aparecerá al lado de la opción Criterio en la ventana

Propiedades y se mostrarán los elementos que cumplan la condición.

100
5.3. EXTRACCIÓN DIRECTA (RECUPERAR ELEMENTOS DE VALOR

ELEVADO)
Anteriormente hemos usado la opción Criterios para identificar registros
específicos. Luego hemos guardado los resultados de dichos Criterios en una
base de datos por separado. Si bien la función Criterio nos permite ver
previamente su resultado, guardar el resultado en un archivo separado se hace en
dos pasos. En cambio mediante la función Extracción Directa puede identificar los
registros y guardarlos como un nuevo archivo todo en un solo paso. La función
Extracción Directa le permite guardar el resultado del criterio como una base de
datos.
EJERCICIO 5E: EJECUTAR UNA EXTRACCIÓN DIRECTA

En este ejercicio, se buscará extraer todas las operaciones de venta que superen
los $10,000 desde la base de datos de ventas.

activa.
Va a quitar el criterio aplicado.
2. En la ventana Propiedades, haga clic con el botón derecho en Criterio y

seleccione Eliminar.
3. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Extracción, haga clic en Directa.
Aparecerá el diálogo Extracción Directa.
Tenga en cuenta que, de ser necesario, puede especificar un Rango a ser

considerado por el criterio. También puede seleccionar un Orden para los
registros de la base de datos resultante basado en un índice existente.
Este también es un buen lugar para utilizar la función de ayuda de IDEA. El

botón Ayuda se muestra en todas las tareas de IDEA. Hacer clic en Ayuda

desde la ventana de una tarea lo llevará a la página de ayuda específica

para dicha tarea. El Sistema de ayuda de IDEA le proporcionará
instrucciones detalladas paso a paso y un enlace a los ejemplos y temas
relacionados.
4. En la columna Nombre de Archivo, haga doble clic en EXTRACCION1

para poder modificar el nombre predeterminado y escribir Elementos de
valor elevado.
Tenga en cuenta que puede procesar hasta 50 extracciones en la misma
base de datos y en un único paso.
5. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones.

6. En la columna Campo, haga doble clic en NETO.

7. En el cuadro Ecuación, escriba > 10000.
102
8. Haga clic en el botón Validar y salir para verificar la sintaxis de la ecuación

y para salir del Editor de ecuaciones.
Ahora está en condiciones de poder extraer los elementos de valor elevado

de la base de datos Transacciones de venta.

La base de datos Elementos de valor elevado, con 277 registros, será
creada como una base de datos secundaria de Transacciones de venta.
10. Cierre la base de datos Elementos de valor elevado.

EJERCICIO 5F: DETECTAR ELEMENTOS INUSUALES CON LA

FUNCIÓN EXTRACCIÓN DIRECTA
En este ejercicio extraerá las transacciones de ventas registradas en una fecha no
válida.
Supongamos que la oficina estuvo cerrada el domingo, 03 de abril de 2011, por

consiguiente no deberían existir ventas para esa fecha. Usando la función
Extracción Directa, extraiga todas las ventas efectuadas en la fecha en cuestión.

activa y que no existan criterios aplicados.
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones.

4. Seleccione el campo clave en el cual basar su extracción. En este caso
deseamos conocer si se emitieron facturas en una fecha determinada, por
lo que utilizaremos el campo FECHA_FACT.
5. En el Editor de ecuaciones escriba los símbolos = = después del nombre de
campo dentro del cuadro Ecuación o haga clic en el botón Coincidencia
exacta (= =).
6. Haga clic en el botón Calendario para seleccionar la fecha necesaria.

Tenga en cuenta que las fechas dentro del Editor de ecuaciones, deben
tener el formato AAAAMMDD sin ningún separador, y deben estar entre
comillas. Si especifica una fecha usando el botón de Calendario, el Editor
de ecuaciones escribirá las comillas en forma automática.
7. A continuación desplácese hasta el año y mes deseados mediante las

flechas situadas en la parte superior del calendario. Desplácese hasta
2011. Haga doble clic en el día 3 del mes para insertar la fecha dentro del
cuadro de Ecuación.
104
La ecuación debería quedar de la siguiente manera:
8. Haga clic en el botón Validar y salir.

9. Cambie el nombre de la base de datos de Extracción directa a Ventas el 3
de abril.

La base de datos Ventas el 3 de abril, que tiene cuatro registros, se creará
como una base de datos secundaria de Transacciones de ventas-Base de
datos.
11. Cierre la base de datos Ventas el 3 de abril.

EJERCICIO 5G: EXTRAER IMPORTES INUSUALES DE VENTAS

Bright IDEA Inc. comercializa seis productos. El Producto 05 es el más barato de
todos no debiendo haber, en teoría, mayores ingresos por su venta. Usando la
función Extracción Directa nuevamente, extraiga todas las ventas pertenecientes
al Producto 05 cuyo importe de ventas sea superior a $50,000.

activa.
Tenga en cuenta que ahora tiene dos condiciones: Producto código 05 y

ventas brutas mayores que $50.000. Cuando tiene varias condiciones en
un criterio, debe unirlas con un operador lógico. IDEA cuenta con tres
operadores lógicos: AND, NOT y OR.
En este caso, desea extraer todos los registros que tengan el código de
producto 05 y que tengan ventas brutas superiores a $50.000. Utilizar el
operador lógico AND indica al editor de ecuaciones que las transacciones
deben cumplir ambas condiciones para ser parte de la extracción. Si usa el
operador OR la operación deberá cumplir con solo una condición para ser
seleccionada.
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones para abrir el Editor de

ecuaciones.
4. Escriba la primera condición y luego haga clic en el botón AND.
El campo COD_PROD es un campo caracter, por lo que el valor del código
a buscar debería estar entre comillas.
5. Escriba la segunda condición.

El campo BRUTO es un campo Numérico, por consiguiente no es
necesario utilizar comillas o un separador de miles.
La ecuación debería quedar así:
106

Validar y salir para comprobar la sintaxis de le ecuación y cerrar la
ventana del Editor de ecuaciones.
7. Cambie el nombre de la base de datos EXTRACCIÓN1 a Ventas
superiores a 50000.

9. Cierre la base de datos Ventas superiores a 50000.
108
EJERCICIO 5H: EXTRACCIÓN DE VENTAS INUSUALES PARA EL

PRODUCTO 06
Bright IDEA, Inc. firmó un contrato de exclusividad con el vendedor 108. El
vendedor 108 es la única persona autorizada para vender el producto código 06,
que es el producto más caro de la empresa.
 Con la base de datos Transacciones de venta como la base de datos

activa, utilice la función Extracción Directa para extraer todas las ventas
que no cumplan con el contrato de exclusividad firmado con el Vendedor
108 a una base de datos nueva denominada Ventas inusuales para el
Producto 06.
 Ya que tiene dos condiciones, tendrá que usar un operador lógico para
generar el criterio. Necesitará además utilizar el botón No igual que.
 El Total de Control para el campo NETO debería ser igual a
$11,080,371.31.

SECCIÓN 6
Perfil de los Datos

 Usar Estratificaciones para categorizar los datos en bandas (o estratos).
 Guardar, graficar o exportar los resultados de la Estratificación.
 Ver, analizar, o guardar un estrato en particular.
 Usar Sumarizaciones para totalizar campos Numéricos basándose en uno o

más campos (o claves).
 Usar la función Tabla Pivot para sumarizar los datos, crear subseries de
datos y visualizar elementos en particular.
6.1. ESTRATIFICACIÓN
Estratificar es útil para clasificar los elementos en una base de datos. La
Estratificación permite categorizar los registros en bandas o estratos. La
Estratificación es, a menudo, utilizada en encuestas donde la edad de los
encuestados es dividida en estratos tales como de 20 a 25 años, de 25 a 35 años
y así sucesivamente. La Estratificación también puede ser utilizada para perfilar
sus datos.
La Estratificación puede producir Resultados y/o una base de datos estratificada

por separado. Los Resultados se asocian con la base de datos que fue utilizada al
ejecutar la función Estratificación. Estos proporcionan opciones para verlos en
forma gráfica, imprimir, examinar los registros asociados y guardarlos en varios
formatos. Si elige producir una base de datos estratificada, también tiene la opción
de incluir los detalles del rango de banda en el que cae cada registro. Esta base
de datos podrá ser utilizada luego para análisis posteriores.
IDEA le permite ejecutar la función Estratificación sobre campos Numéricos,

Fecha y Caracter. El proceso de Estratificación requiere de la selección de uno o
más campos Numéricos para totalizar por bandas.
Opcionalmente, para cualquier tipo de estratificación, puede especificar un campo

de agrupación. Esta opción creará un análisis de Estratificación por separado para
cada valor único del campo seleccionado.
6.1.1. ESTRATIFICAR UN CAMPO NUMÉRICO

Al ejecutar una Estratificación sobre un campo Numérico, por lo general se utiliza
un campo que registre importes. De esta manera puede observar rápidamente,
por ejemplo, las ventas entre $0 y $1000, $1000 y $2000, y así sucesivamente.
112
Sección 6: Perfil de los datos
EJERCICIO 6A: ESTRATIFICAR LAS VENTAS

activa.
2. En la ventana Propiedades haga clic en Estadísticas del campo para
revisar las estadísticas del campo para el campo BRUTO. Verifique los
valores para Valor Medio, Valor Mínimo y Valor Máximo.
3. En la ventana de Propiedades haga clic en Datos.

4. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en
Estratificación.

También puede en la barra de herramientas de Acceso rápido hacer clic en

el botón Estratificación.
Aparecerá el diálogo Estratificación.
5. En el cuadro Campo a estratificar, seleccione BRUTO.

6. En el cuadro Campos a totalizar seleccione BRUTO.
Tenga en cuenta que puede totalizar más de un campo a la vez.
7. En el cuadro Incremento, escriba > 1.000,00.

La columna >=Límite inferior muestra automáticamente el valor mínimo que
es -52,71 para la base de datos seleccionada. Los valores negativo se
muestran entre paréntesis, como (52,71). Para este ejercicio, solo se
requieren valores positivos.
8. En la columna >= Límite Inferior, haga doble clic en la primera fila y

escriba 0.
9. En la columna < Límite Superior, haga clic en la primera fila.
Verifique que la primera celda de la columna < Límite Superior tenga el
valor 1,000.
10. Resalte las siguientes nueve filas.

Las primeras 10 filas deberían aparecer resaltadas.
11. Marque las opciones Crear base de datos, Incluir intervalos de estrato y
Crear resultado.
12. En los campos Archivo y Nombre resultado, escriba Estratificación por
ventas brutas.
114
Ahora puede ejecutar la Estratificación sobre un campo Numérico.

Examine el Resultado de la Estratificación y observe que existen 292

registros como Excepciones al límite superior.
Este resultado indica que 292 registros exceden el límite superior de

$10.000. En un caso del mundo real, tal vez desee investigar estas
transacciones. IDEA tiene una función de acceso en detalle que le permite
visualizar los detalles de un resultado.
14. En el campo # Registros, haga clic en 292 (se muestra como un

hipervínculo azul) para las Excepciones al límite superior.
15. Seleccione la opción Mostrar registros.
116
En el diálogo Vista previa Base de Datos, podrá imprimir los registros o

guardarlos en una base de datos por separado.
16. Haga clic en Guardar.

17. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Excepciones al límite
superior y a continuación haga clic en OK.
IDEA guardará los 292 registros en una base de datos secundaria a
Transacciones de venta.
18. Vuelva nuevamente al resultado de Estratificación por ventas brutas.

19. Haga que Transacciones de ventas-Base de datos sea la base de datos
activa y en el área Resultados de la ventana Propiedades, haga clic en
Estratificación por ventas brutas.
Dicho Resultado podrá ser exportado en diferentes formatos.
20. En la barra de herramientas Salida de resultados, haga clic en el botón

Exportar para abrir el cuadro de diálogo Exportar...
21. Observe las opciones disponibles dentro del desplegable Tipo.
En este desplegable aparecerán los distintos formatos disponibles para
exportar los resultados. Los tipos pueden diferir en caso de usar una
edición Unicode de IDEA.
22. Haga clic en Cancelar.

23. El Resultado también puede ser mostrado como un gráfico. En la barra de
herramientas de Salida de resultados, haga clic en el botón Ver los
resultados como un gráfico .
Usando los botones de la barra de herramientas de Gráfico, podrá acceder
a diversas propiedades para el gráfico. Podrá agregar un título para el
gráfico y modificar sus colores.

El botón Galería le permitirá seleccionar un tipo de gráfico diferente.
El módulo gráfico cuenta con diversas opciones. Puede guardar el gráfico,

copiarlo y luego pegarlo en otro software como por ejemplo en un
documento de Word. Puede modificar las fuentes y elegir diversas opciones
si hace clic con el botón derecho en el cuadro de diálogo Propiedades.
Examine las diversas opciones disponibles.
24. Una vez que conozca todas las opciones haga clic en el botón Ver el
resultado como un gráfico para volver al Resultado y luego abra la base
de datos Estratificación de ventas brutas.
Observe que la base de datos posee la misma cantidad de registros que la

base de datos madre, pero cuenta con tres nuevos campos. El número de
Estrato (ESTRATO), y los límites inferior (ESTRAT_INF) y superior
(ESTRAT_SUP) han sido agregados para cada registro.
118
EJERCICIO 6B: ESTRATIFICAR ESPECIFICANDO UN CAMPO PARA

AGRUPAR
Previamente se ha estratificado la base de datos Transacciones de venta por el
campo BRUTO. En este ejercicio, se estratificará nuevamente el campo BRUTO
pero se seleccionará también el campo COD_PROD en el desplegable Agrupar
por. Como Resultado se obtendrá una estratificación para cada código de
producto contenido en el archivo.

activa y que la propiedad Datos esté seleccionada.
Estratificación.
3. En el cuadro Campo a estratificar, seleccione BRUTO.

4. En el cuadro Campos a totalizar: seleccione BRUTO y NETO.
5. En el cuadro Incremento, acepte el incremento predeterminado de
10.000,00.
6. En la columna >= Límite Inferior, haga doble clic en la primera fila y
escriba 0.
7. Haga clic en las primeras 11 filas dentro de la columna < Límite Superior.
8. En la lista desplegable Agrupar por seleccione el campo COD_PROD.
9. Asegúrese de que la opción Crear resultado se encuentre seleccionada.

10. En el cuadro Nombre resultado cambie el nombre predeterminado a

Estratificación por grupos de código de producto.

12. En la vista del Resultado haga clic en la lista desplegable Totalizado sobre
y seleccione el campo NETO.
120
13. En la lista desplegable COD_PROD seleccione la opción 01.
Tenga en cuenta que puede ver los resultados anteriores de Estratificación

para la base de datos Transacciones de venta en el área Resultados de la
ventana Propiedades.

6.1.2. ESTRATIFICAR UN CAMPO FECHA

IDEA permite definir bandas o estratos por número de días, número de semanas,
número de meses, o número de años. Por ejemplo, puede clasificar sus datos por
mes. Para cada banda, IDEA le mostrará la cantidad de registros pertenecientes
al rango de fechas especificado.
EJERCICIO 6C: ESTRATIFICAR UNA BASE DE DATOS POR MES

Estratificación.
3. En el cuadro Campo para estratificar, seleccione el campo

FECHA_FACT.
4. En el cuadro Campos a totalizar: seleccione NETO.
5. En el cuadro Incremento, especifique el incremento en 1 mes.
6. En la primera fila de la columna >= Límite Inferior, escriba 20110101.
7. Haga clic en la primera fila de la columna < Límite Superior.
8. Seleccione las siguientes 11 filas (las filas 1 a 12 deberían quedar
seleccionadas).
122
10. En el cuadro Nombre resultado, escriba Estratificación por fecha de

factura.

Se creará el resultado de la Estratificación. Observe que el mes de Julio es

el mes con mayor movimiento mientras que Enero es el mes con menor
movimiento. Tómese un momento para analizar el resultado.
Las fechas de las columnas >= Límite inferior y < Límite superior
aparecerán con el formato de fecha de la Configuración
Regional de su máquina. Por consiguiente la siguiente imagen
puede no representar con total exactitud lo que está viendo en
su pantalla.
6.1.3. ESTRATIFICAR UN CAMPO CARACTER

Puede usar la función Estratificación para clasificar sus datos por región si posee
un campo, dentro de la base de datos, que detalle cada región o que contenga los
códigos postales. Especificando solamente las primeras letras, IDEA ubicará al
registro en el estrato correspondiente. Para cada banda IDEA le mostrará la
cantidad de registros pertenecientes a los caracteres especificados.
124
6.2. SUMARIZACIÓN
La Sumarización acumula los valores de los campos Numéricos para cada valor
único de la clave. Por ejemplo, sumarizando una base de datos de cuentas por
pagar por el número de cuenta (la clave) y totalizando las facturas produciría un
Resultado con las deudas pendientes por proveedor. La función Sumarización
proporciona:
 Una lista de valores únicos (claves) en la base de datos

 La cantidad de registros por cada clave
 Totales de uno o más campos Numéricos por cada clave
Puede seleccionar hasta ocho campos para sumarizar o, si usa un campo, puede
usar la opción Sumarización Rápida. Si usa múltiples campos, la función
Sumarización será más rápida y más eficiente sobre una base de datos que ha
sido ordenada.
Puede seleccionar cualquier campo Numérico para totalizar. La base de datos

resultante proporciona una lista de elementos claves y la cantidad de registros
(NUM_DE_REGS) para cada clave pudiendo acceder en detalle a los registros
asociados a la misma.
Puede seleccionar datos de campos adicionales desde la primera o última

aparición.
El Resultado de la Sumarización se limita a 4.000 filas y no muestra resultados

más allá de 4.000 filas. Si estima que su resultado tendrá más de 4.000 filas,
deberá crear una base de datos.
La opción Sumarización Rápida ejecutará una Sumarización más rápida pero

posee una funcionalidad limitada. Utilice la Sumarización Rápida solo si desea
sumarizar por un único campo y si existen menos de 32.000 claves únicas en
dicho campo.
La opción Sumarización Rápida no requiere que la base de datos se encuentre

indexada por el campo clave y no crea un índice en el proceso. Aún más, si
selecciona la opción Sumarización Rápida, los campos adicionales incluidos en la
salida serán seleccionados desde la primera aparición y las estadísticas
adicionales como Promedio, Mínimo, Máximo, y Desviación Estándar no podrán
ser incluidas.
EJERCICIO 6D: EJECUTAR UNA SUMARIZACIÓN COMO UN

RESULTADO
Usando la función Sumarización, se creará como Resultado un resumen por
Vendedor.

activa y que la propiedad Datos se encuentre activa.


Sumarización.
Aparecerá el diálogo Sumarización.
3. En el área Campos para sumarizar, dentro del desplegable Por,

seleccione VENDEDOR.
4. En Campos Numéricos para totalizar, seleccione CANTIDAD, BRUTO,
IVA y NETO.
5. Desactive la opción Crear base de datos y active la opción Crear
resultado.
6. En el cuadro Nombre resultado, escriba Sumarización por vendedor.

Aparece el Resultado sumarizado por el campo VENDEDOR.
126
Podrá crear un gráfico, exportar o imprimir el Resultado usando los botones

correspondientes de la barra de herramientas Resultado. También podrá
visualizar y extraer los registros asociados a la sumarización haciendo clic
en uno de los campos de acción (en color azul) en la columna # Registros y
seleccionando Extraer registros o Mostrar registros.
EJERCICIO 6E: CREAR UNA BASE DE DATOS DE SUMARIZACIÓN

activa y que la propiedad Datos se encuentre activa.
Sumarización.
el botón Sumarización.
Aparecerá el diálogo Sumarización.
3. En el desplegable Por seleccione el campo COD_PROD.

4. En el primer desplegable Luego por seleccione VENDEDOR.
5. En el cuadro Campos numéricos para totalizar seleccione NETO.
6. En el campo Archivo, escriba Sumarización por código de producto y
vendedor.


Observe que IDEA listará todas las combinaciones de productos y
vendedores para la base de datos Transacciones de venta. De esta forma
podrá ver los productos vendidos por cada vendedor, el total de sus ventas
netas y el número de transacciones (# Registros).
La base de datos resultante tendrá, a su vez, enlaces dentro del campo

NUM_DE_REGS. Este tipo de campo es lo que se denomina un campo de
acción. Esta utilidad le permite acceder a los datos asociados a cada
resultado.
8. Dentro del campo NUM_DE_REGS, para el registro número 1, haga clic en

7 (aparece como un enlace resaltado en azul) para visualizar los siete
registros con las ventas del vendedor 111 del producto con código 01.
9. Haga clic en Hecho para cerrar la ventana Vista Previa de Extracción.

10. Cierre la base de datos Sumarización por código de producto y
vendedor.
128
6.3. TABLA PIVOT (DINÁMICA)

Una Tabla Pivot (o Tabla dinámica) es una herramienta de gran utilidad para
sumarizar y obtener un perfil de los datos. Le permite analizar la información
desde diferentes perspectivas creando una tabla con datos sumarizados. La
función Tabla Pivot le brinda la posibilidad de sumarizar combinaciones de
múltiples campos y ubicar a los campos pertenecientes a la base de datos ya sea
como columnas, filas o áreas de datos dentro de la tabla. En caso de que dos o
más campos forman parte de las columnas o las filas, podrá comprimir y mostrar
el resumen de los datos o expandir y mostrar los detalles.
EJERCICIO 6F: CREAR UNA TABLA PIVOT

Crearemos una tabla que contenga las ventas promedio (brutas y netas) por
producto para los vendedores 101 hasta el 110.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Tabla
Pivot.
Aparecerá el diálogo Campo de Tabla Pivot.
3. En el diálogo Tabla Pivot elimine el nombre predeterminado y escriba

Ventas promedio - vendedores 101 a 110.

Aparecerá el diálogo Campos de Tabla Pivot.
5. En el cuadro de diálogo Campos Tabla Pivot, arrastre el campo

VENDEDOR al área Colocar Campos de Fila Aquí en la ventana Base de
datos.
6. En el cuadro de diálogo Campos tabla dinámica, arrastre el campo
COD_PROD al área Colocar Campos de Columna Aquí en la ventana
Base de datos.
7. En el cuadro de diálogo Campos tabla dinámica, arrastre el campo NETO y
luego el campo BRUTO al área Colocar Elementos de Datos Aquí en la
ventana Base de datos.
8. En el diálogo Campos Tabla Pivot haga clic en Cerrar.
Dado que nuestro interés es ver la información referente a los vendedores
101 hasta el 110, haga clic en el botón de flecha situado a la derecha del
título de campo VENDEDOR y seleccione los vendedores requeridos.
130
De forma predeterminada, IDEA mostrará la sumatoria de los campos en el

área Elementos de Datos.
9. Haga clic con el botón derecho en cualquier valor de Sum: BRUTO.

10. Desde el diálogo Campo de Tabla Pivot seleccione el tipo de estadística a
mostrar. En el cuadro Totalizado por seleccione Promedio.


12. Haga clic con el botón derecho en cualquier valor de Suma de NETO y
totalice por Cantidad.
Podrá observar que 6.086,16 es la venta bruta promedio del Vendedor 110
para el Código de producto 05.
13. Seleccione 6,086.16 y luego haga clic en el botón Ver registros para
acceder a la vista previa de los registros asociados al importe promedio
seleccionado.
132
14. Haga clic en Hecho para cerrar la ventana Vista Previa Base de Datos.
También puede agregar más campos a las columnas, las filas o los datos.
15. En la barra de herramientas Tabla Pivot, haga clic en el botón Mostrar lista
de campos de Tabla Pivot .
16. Coloque el campo NUM_CLI a la derecha de la columna VENDEDOR para
visualizar las ventas promedio a cada cliente por cada vendedor.
17. Comprima o expanda cualquier nodo dentro de la fila VENDEDOR para ver
los detalles o el resumen de los datos.
Si lo desea puede ordenar los vendedores en sentido descendente, ocultar

el pie, eliminar el campo o comprimir la información haciendo clic en el
botón derecho sobre el título VENDEDOR y seleccionando la opción
apropiada.

SECCIÓN 7
Identificar irregularidades
 Buscar facturas duplicadas.
 Buscar elementos no duplicados.
 Buscar elementos faltantes y vacíos.
 Usar la función Volver a Ejecutar Tarea para editar y especificar

modificaciones.
7.1. DETECCIÓN DE CLAVE DUPLICADA

IDEA cuenta con dos opciones para buscar registros duplicados:
 Detección de Clave Duplicada

Identifica todos los registros para los cuales los campos de la clave son
idénticos.
 Excluir clave duplicada
Similar a Detección de Clave Duplicada, excepto que un campo adicional
debe ser diferente.
La opción Detección de Clave Duplicada es utilizada para identificar elementos

duplicados en una base de datos. La Detección de Clave Duplicada se puede
usar, de esta forma, para detectar duplicados dentro de un único campo, tales
como números de facturas duplicadas o duplicados en una combinación de hasta
ocho campos.
La Detección de Clave Duplicada también puede usarse para identificar claves no

duplicadas (únicas) seleccionando la opción Salida de registros sin duplicados
en lugar de la opción Salida de Registros Duplicados.
La opción Exclusión de Clave Duplicada es utilizada para identificar elementos en

un archivo cuando un campo determinado es diferente, como en el caso de la
búsqueda de órdenes de compra duplicadas para diferentes proveedores.
La Exclusión de Clave Duplicada se puede usar, de esta forma, para detectar

duplicados dentro de un único campo, tales como números de facturas duplicadas
o duplicados en una combinación de hasta ocho campos.
EJERCICIO 7A: EJECUTAR UNA DETECCIÓN DE CLAVE

DUPLICADA
El contador de la empresa se encuentra preocupado debido a la existencia de
facturas que habrían sido emitidas en múltiples ocasiones. Por lo tanto se desea
verificar si existen múltiples facturas.

activa y la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades.
2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Explorar, haga clic en Clave
duplicada y luego haga clic en Detección.
el botón Detección de Clave Duplicada.
Aparecerá el diálogo Detectar Clave Duplicada.
136
Sección 7: Identificar irregularidades
3. Haga clic en Clave.

Aparecerá el diálogo Definir Clave.
4. Seleccione FECHA_FACT en orden Ascendente y luego seleccione

NUM_CLI en orden Ascendente.

6. Acepte la opción predeterminada Salida de registros duplicados.
7. En el campo Archivo, escriba Ventas duplicadas al mismo cliente en el
mismo día.

Se crea la nueva base de datos que contiene todas las transacciones con
el mismo cliente más de una vez el mismo día, y abre en la ventana de
base de datos.

EJERCICIO 7B: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS

Mientras que la Detección de Clave Duplicada le permite buscar más de una
aparición de un registro, IDEA le brinda la posibilidad de extraer todos los
registros que aparecen una sola vez en la base de datos. Haga el mismo ejercicio
que antes, pero extraiga todas las facturas que aparecen una única vez en la base
de datos. Utilice la opción Volver a Ejecutar Tarea para acceder al diálogo
Detectar Clave Duplicada.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Tareas, haga clic en Volver a
ejecutar.
el botón Volver a ejecutar.
3. Desactive la opción Salida de Registros Duplicados y active la opción

Salida de Registros sin Duplicados.
4. En el cuadro Archivo, escriba Facturas sin duplicados.
5. Haga clic en Clave y seleccione NUM_FACT como el primer campo en

orden Ascendente.
6. Seleccione el segundo campo de la lista y haga clic en Eliminar Clave.
138

8. En el diálogo Detección de Clave Duplicada haga clic en Aceptar.
La nueva base de datos Facturas sin duplicados contiene 3.000 registros.
EJERCICIO 7C: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS II

Utilice la función Detección de Clave Duplicada para extraer todos los clientes con
una única venta en la base de datos Transacciones de venta. Use como nombre
para la base de datos Clientes con una única venta.

7.2. DETECCIÓN DE OMISIONES

La función Detección de Omisiones identifica información "faltante" en la base de
datos. El resultado de la prueba aparecerá en el área Resultados de la ventana
Propiedades.
La opción Detección de Omisiones se utiliza para identificar elementos faltantes

de una secuencia numérica, tales como números de cheque en una base de datos
de pagos.
La opción Detección de Omisiones se puede usar, a su vez, para identificar vacíos

en un campo Caracter que posea una subsecuencia numérica. Por ejemplo,
podría utilizarse para identificar omisiones en una secuencia de facturas por
almacén en la cual el primer caracter de la factura identifique al almacén (por
ejemplo A123).
La opción Detección de Omisiones también puede ser usada sobre un campo

fecha para identificar faltantes en un rango de fechas. Proporciona la opción para
excluir fines de semana y/o días feriados, si es necesario. Por ejemplo, puede
identificar ventas realizadas en días no laborables.
EJERCICIO 7D: DETECCIÓN DE OMISIONES SOBRE UN CAMPO

NUMÉRICO
2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Detección
omisiones.
También puede hacer clic en la barra de herramientas de Acceso rápido en
el botón Detección omisiones.
Aparecerá el diálogo Detección omisiones.
3. En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo NUM_FACT.

Puede seleccionar un rango de valores para la prueba. De forma
predeterminada, la prueba se ejecutará sobre todos los valores para el
campo número de factura y los valores mínimos y máximos se tomarán
como el Valor inicial de clave y el Valor final de clave. Puede también
modificar el Incremento de omisión de acuerdo si lo desea.
140
5. En el cuadro Nombre resultado, escriba Secuencias de factura

faltantes.

El resultado de la prueba mostrará los números de facturas que faltan en la
base de datos. Observe que cada fila muestra una omisión o faltante.
Ciertas filas podrían tener más de un número de factura faltante.
EJERCICIO 7E: DETECCIÓN DE OMISIONES SOBRE UN CAMPO

FECHA
2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Detección
omisiones.
Aparecerá el diálogo Detección omisiones.
3. En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo FECHA_FACT.

Puede seleccionar un rango de fechas para la prueba. De forma

predeterminada, la prueba se ejecutará sobre todos los valores del campo
FECHA_FACT y se muestran los valores mínimos y máximos como el valor
de la Fecha inicial y el valor de Fecha final. También puede seleccionar
ignorar los fines de semana y los feriados definidos por el usuario.
4. Acepte la opción predeterminada para probar todos los valores.

5. Haga clic en la casilla de verificación Ignorar fines de semana.
6. Haga clic en la casilla de verificación Ignorar feriados y haga clic en
Establecer feriados.
Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer feriados
7. En la barra de herramientas Establecer feriados, haga clic en el botón

Nuevo.
8. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el 25 de diciembre y el
26 de diciembre.

10. En el área Salida, marque la opción Crear resultado.
11. En el cuadro Nombre resultado, escriba Fechas faltantes.
142

El resultado de la prueba mostrará los rangos de fechas que faltan en la
base de datos. Observe que cada fila muestra una omisión. En ciertas filas
puede que falte más de una fecha.

144
SECCIÓN 8
Muestreo
 Comprender las diferencias entre tres métodos distintos de muestreo.
 Usar el Muestreo Aleatorio de Registros.
 Usar el Muestreo Sistemático.
 Usar el Muestreo Aleatorio Estratificado.

8.1. MUESTREO
SAS No.39 define el muestreo de auditoría como la aplicación de un
procedimiento de auditoría de menos del 100 por ciento de los elementos de un
saldo de cuenta o clase de transacciones con el propósito de evaluar alguna
característica del saldo o clase.
Los avances de las herramientas de auditoría gracias a las tecnologías de la

información han puesto de manifiesto la redundancia del muestreo en muchas
situaciones, ya que hoy ya es posible probar incluso el 100 % de una población.
Sin embargo, todavía hay muchas situaciones en que la única opción es
seleccionar una muestra de auditoría y probar estos elementos para obtener algo
de confianza sobre la población como un todo. A pesar de que el muestreo es
inevitable durante la mayoría de las auditorías, es el área con la que muchos
auditores tienen problemas.
Cuando hay que seleccionar la muestra de auditoría hay muchos factores que se
deben considerar, tales como, qué método de muestreo utilizar (muestreo
estadístico frente a no estadístico), qué tamaño debe tener ser la muestra, qué
nivel de confianza se requiere, etc. También puede haber involucradas
matemáticas bastante complejas si no tiene acceso a calculadoras o tablas del
tamaño de la muestra.
IDEA tiene muchos métodos de muestreo entre los cuales elegir. En este curso se
presentarán tres metodologías:
 Muestreo Sistemático de Registros

 Muestreo Aleatorio de Registros
 Muestreo Aleatorio Estratificado
146
Sección 8: Muestreo
8.2. MUESTREO SISTEMÁTICO DE REGISTROS

El Muestreo Sistemático de Registros es un método de muestreo que se usa para
extraer una cantidad de registros de la base de datos de acuerdo a intervalos
iguales (por ejemplo, cada 1000 registros).
Existen dos formas de determinar la muestra:
 Especificar el tamaño de la muestra y que IDEA calcule el intervalo

muestral.
 Especificar el intervalo muestral y que IDEA calcule el tamaño de la
muestra.
EJERCICIO 8A: EXTRAER UNA MUESTRA SISTEMÁTICA

Utilice el Muestreo Sistemático de Registros para extraer una muestra de 15
registros desde la base de datos Transacciones de venta.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Muestra, haga clic en Otros y
luego haga clic en Sistemático.
3. En el campo Cantidad de registros a seleccionar escriba 15.
4. Haga clic en Calcular.
Observe que el intervalo de selección ha cambiado su valor a 215.
5. En el cuadro Archivo, escriba el nombre Muestreo sistemático de

ventas.

7. Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha creado un

nuevo campo denominado MUES_NUMREG. Los valores en este campo
corresponden a los números de registro de la muestra en la base de datos
original.
8.
9. En la ventana Propiedades, haga clic en Historial para ver el registro del
historial de la base de datos de muestra sistemáticas.
Observe que toda la información del diálogo Muestreo Sistemático ha sido
pasada al Historial.
10. Cierre la base de datos Muestreo sistemático de ventas.
148
8.3. MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS

El Muestreo Aleatorio de Registros es un método muy común para la obtención de
muestras. Se deberá especificar el tamaño muestral, así como el rango de
registros para los cuales se va a extraer la muestra. Luego, utilizando un número
como semilla aleatoria, IDEA generará una lista de números aleatorios y
seleccionará los registros correspondientes a esos números generados.
Si utiliza el código IDEAScript que se creó en el Historial para

volver a ejecutar esta tarea, siempre producirá la misma
cantidad de registros ya que la semilla de números aleatorios se
graba y vuelve a utilizar.
EJERCICIO 8B: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

Se requiere extraer 10 ventas al azar desde la base de datos Transacciones de
venta.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Muestra haga clic en Aleatoria.
Aparecerá el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros.
3. En el campo Cantidad de registros a seleccionar escriba 10.

4. Haga clic en Campos e incluya los siguientes campos en la muestra:
 NUM_FACT
 FECHA_FACT
 COD_PROD
 NETO
6. En el cuadro de diálogo Muestreo Aleatorio de Registros, acepte los valores
predeterminados de los campos N° de reg. inicial a seleccionar (1) y N°
de reg. Final a seleccionar (3014) para tomar muestras desde toda la
base de datos.
7. En el cuadro Archivo, escriba Muestreo aleatorio.
IDEA genera aleatoriamente la semilla aleatoria y será distinta

cada vez que ejecute un Muestreo aleatorio de registros.


Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha agregado
un campo llamado MUES_NUMREG. Este campo muestra, para cada
registro, el número de registro correspondiente en la base de datos original.
9. Cierre la base de datos Muestreo aleatorio.
150
8.4. MUESTREO ALEATORIO ESTRATIFICADO

El Muestreo Aleatorio Estratificado sirve para para extraer una muestra aleatoria
con una cantidad especificada de registros para cada serie de bandas o estratos.
Este método requiere que la base de datos se encuentre primero estratificada en
una serie de bandas numéricas, caracter o de fechas. Luego se presentará una
tabla con la cantidad de registros dentro de cada banda, en la cual deberá
especificar la cantidad de registros a capturar por la muestra en forma aleatoria
desde cada banda.
EJERCICIO 8C: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

ESTRATIFICADA
Su tarea en este ejercicio es extraer 10 transacciones desde la base de datos
Transacciones de ventas-Base de datos y que cinco vengan del estrato más alto,
tres del estrato medio y dos del estrato más bajo.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Muestra, haga clic en Otros y
luego haga clic en Aleatorio estratificado.
Aparece la ventana del Asistente de estratificación que le solicita que
seleccione el tipo de estratificación que desea realizar en el archivo.
3. Seleccione la opción Realizar una estratificación numérica y haga clic en

Continuar.

4. Estratifique el archivo por BRUTO y totalice en BRUTO con incrementos de

$10.000 desde $0 a $100.000. Nombre a la base de datos estratificada y
resultado Estratificación para muestreo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Muestreo aleatorio estratificado.
6. Seleccione la muestra según el preámbulo que hay al inicio de este

ejercicio.
7. Haga clic en Campos e incluya los siguientes campos en la muestra:
 NUM_FACT
 FECHA_FACT
 COD_PROD
 BRUTO
152
8. Denomine el archivo como Muestra aleatoria estratificada de ventas.

Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha agregado
un campo llamado MUES_NUMREG. Este campo muestra, para cada
registro, el número de registro correspondiente en la base de datos original.
10. Ejecute un Total de control para determinar el valor del campo BRUTO
que va a muestrear.
11. Cierre la base de datos Muestra aleatoria estratificada de ventas.

154
SECCIÓN 9
Auditoría de un archivo de mayor general

 Practicar los principios y procedimientos básicos de IDEA en un pequeño

caso de estudio.
 Reconciliar el archivo importado con el archivo original de datos.
 Verificar la integridad de los datos.
 Buscar duplicación de facturas y gastos.
 Identificar entradas inusuales en los datos.
 Extraer una muestra aleatoria de registros.

9.1. PARTICULARIDADES DEL CASO DE ESTUDIO

Se le ha suministrado un archivo de texto con detalles de transacciones por
cuenta en una base agregada desde enero hasta diciembre de 2012 para la
empresa Wyvez Construction. Necesitará importar este archivo con Report
Reader. Deberá reconciliar el saldo de cada cuenta con el informe para
asegurarse de que trabaja con un conjunto completo de transacciones.
Cuando esté seguro de que importó los datos correctamente a IDEA, debe
realizar una serie de pruebas para ayudarle a identificar transacciones o
tendencias anómalas en los datos y debe generar una muestra de transacciones
para verificar con la documentación de origen.
EJERCICIO 9A: CONCILIAR TOTALES DE CUENTA

Con Report Reader, importe los totales de la cuenta desde el informe
ArchivoEjemplo.txt y con las capacidades de pantalla dividida de IDEA reconcilie
visualmente los totales de la cuenta con el archivo de transacciones detalladas
que se importó anteriormente (WC-Det_Trans_por_Cta).
156
Sección 9: Auditoría de un archivo de mayor general
EJERCICIO 9B: IDENTIFICAR TRANSACCIONES FALTANTES

Ha reconciliado la base de datos de IDEA con el informe original, pero ahora
desea verificar la integridad del informe anual. Para hacerlo debe determinar si
hay números de transacción faltantes en la base de datos. Cree una nueva base
de datos que muestre la cantidad de transacciones faltantes, si las hay.
EJERCICIO 9C: PROBAR LA DUPLICACIÓN DE LAS

TRANSACCIONES DE DÉBITO
Ahora debe probar la posibilidad de entradas duplicadas en la base de datos. Por
ejemplo, se puede haber registrado una cuenta dos veces para el mismo
proveedor. Esta prueba estará centrada en las entradas de débito. Para ser
considerada como una entrada duplicada, los campos TIPO, FECHA, NOTA y
DÉBITO deben ser idénticos solo cuando el campo NOTA no está vacío y cuando
el campo DÉBITO es mayor que cero.
Con las condiciones anteriores, cree una nueva base de datos que identifique las
posibles transacciones duplicadas.

EJERCICIO 9D: IDENTIFICAR ENTRADAS SIN VALORES

Desea descubrir cuántas transacciones de los datos se grabaron con una
cantidad de Débito y Crédito cero. Con el criterio vea cuántas transacciones se
ajustan a esta categoría en la población total.
EJERCICIO 9E: CREAR UNA MUESTRA ALEATORIA DE CHEQUES

Le gustaría confirmar una muestra aleatoria de cinco cheques emitidos por la
empresa durante el período de su revisión.
Para hacerlo, debe extraer una base de datos que solo contenga el lado de la
entrada de crédito del TIPO Pago de cuentas-Cheque. Desde esta nueva base de
datos debe generar una muestra aleatoria de cinco cheques que debe verificar el
encargado de Cuentas por pagar. Sus resultados pueden ser distintos de lo que
se muestra a continuación.
158
SECCIÓN 10
Manejar y Agregar Campos

 Acceder a las propiedades de los campos existentes.
 Modificar los nombres de los campos, su tipo, tamaño o descripción.
 Agregar nuevos campos.
 Demostrar un cálculo al recrear y mostrar el resultado en un campo virtual.

10.1. MANEJO DE CAMPOS

La función Manejo de Campos sirve para modificar el diseño de los campos en la
base de datos. Existen dos formas para acceder al Manejo de campos:
 En la pestaña Datos, en el grupo Campos, haga clic en la flecha que está

en la esquina inferior derecha.
 Haga doble clic en cualquier valor en la ventana de Base de datos.
10.1.1. MODIFICAR CAMPOS

Puede cambiar el nombre de un campo haciendo doble clic sobre su nombre
dentro de la columna Nombre de campo. Los cambios realizados en los nombres
de campos serán guardados en el Historial.
La información de la columna Tipo es inicialmente especificada por IDEA durante

la importación. Existen cuatro tipos de campos disponibles: Caracter, Numérico,
Fecha, y Hora. También podrá tener campos Virtuales, Editables y Multi-estado,
los cuales serán tratados más adelante en esta sesión.
No se podrá modificar la longitud de un campo o el número de decimales a menos

que haya modificado el Tipo de campo.
Asimismo, haciendo doble clic en la columna Descripción puede cambiar las

descripciones del campo.
Puede modificar el tipo de un campo siempre y cuando su

conversión sea aplicable. Si pasa de un campo Numérico a un
campo Fecha, asegúrese de que los datos numéricos contengan
fechas válidas. Si lo hace, el campo Tipo mostrará la palabra
160
Sección 10: Manejar y Agregar Campos
Fecha con un asterisco (Fecha*).
EJERCICIO 10A: MODIFICAR CAMPOS

Realice los cambios siguientes en la base de datos Transacciones de venta.

2. Haga doble clic en cualquier registro en la ventana Base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Manejo de campos.
3. Cambie el nombre de ID_CLIENTE por NUM_CLI.

4. En la columna Descripción del campo IVA, escriba 10%.
5. En la columna Descripción del campo NUM_FACT, escriba Número de
factura.
7. Haga clic en Sí para aplicar los cambios a los campos de la base de datos.
10.1.2. AGREGAR CAMPOS

IDEA mantiene la integridad de los datos luego de la importación. Los datos no
podrán ser modificados. No obstante, IDEA permite la creación de campos
Virtuales y Editables. Por ejemplo se puede agregar un campo Virtual o Editable
que contenga un cálculo realizado en un campo de datos original.
Con el fin de distinguir entre los tipos de campo, los datos en los
campos Virtuales y Editables se muestran con distintos colores a
aquellos en campos protegidos
Los campos Virtuales calculan los resultados "sobre la marcha". Estos resultados
no son guardados en la base de datos. Sin embargo, cualquier base de datos
creada a partir de un archivo que posea un campo Virtual contiene ese campo
como un valor calculado. Los campos Virtuales pueden ser del tipo Numérico,
Carácter, Fecha u Hora.
Los campos Editables y los campos normales se almacenan en la base de datos y

requieren cierto tiempo de procesamiento para agregarse físicamente a la base de
datos de IDEA.
EJERCICIO 10B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES

Agregar nuevos campos puede ser de gran utilidad al comprobar o verificar
cálculos, al crear un nuevo campo con valores calculados o al transformar datos
existentes, generalmente de un formato a otro.

En este ejercicio, se creará un campo Virtual llamado VRF_NETO para la base de

datos Transacciones de venta. A través de un cálculo verificaremos que el importe
del campo NETO sea correcto.

3. Haga clic en Agregar.

Se agrega una nueva línea al cuadro de diálogo Manejo de campos.
4. Especifique los siguientes detalles para el campo a agregar:

 Nombre de campo: VRF_NETO
 Tipo: Numérico Virtual
 Longitud: n/a
 Decimales: 2
 Parámetro: CANTIDAD * PRECIO_UNID
 Descripción: Ventas netas calculadas

6. Si es necesario, haga clic en Sí para aplicar los cambios a la base de
datos.
7. Especifique un criterio de presentación que muestre solo los errores de
cálculo para el campo NETO.
Como resultado la Barra de estado indicará 898/3014.
162
8. Examine el Historial de la base de datos y observe que se han registrado

todos los detalles del campo Virtual.
9. En la ventana de Propiedades haga clic en Datos para volver a la vista
original de la base de datos.
10. En la pestaña Principal, bajo el grupo Exportar, haga clic en Guardar
como para guardar los resultados del criterio de presentación como nueva
base de datos.
11. En el diálogo Guardar Base de Datos como escriba el nombre de la base
de datos: Errores en ventas netas.
La nueva base de datos se guardará como base secundaria a la base de
datos Transacciones de venta.
13. Cierre la base de datos Errores en ventas netas.
EJERCICIO 10C: AGREGAR CAMPOS NORMALES

En IDEA, también puede agregar campos normales Numéricos, Carácter, Fecha y
Hora a través del diálogo Manejo de Campos. Estos campos aparecerán como si
fuesen creados durante la importación. Conservarán el mismo color de los otros
campos, y no mostrarán ningún parámetro. Así como con los campos Virtuales,
cualquier cambio efectuado en estos campos se registrará en el Historial. El
parámetro de un campo normal no se puede modificar.
En este ejercicio, creará un campo Numérico idéntico al campo Numérico

VRF_NETO.


3. Haga clic en Agregar.

4. Especifique los siguientes detalles para el campo a agregar:
 Nombre de campo: VRF_NETO_NUM
 Tipo: Numérico
 Longitud:N/A (de forma predeterminada será 8)
 Decimales: 2
 Parámetro: VRF_NETO
 Descripción: Ventas netas calculadas

6. Haga clic en Sí para aplicar los cambios a la base de datos.
Observe el color de los datos en el campo VRF_NETO_NUM lo cual indica
que el campo es un campo normal.
7. Vuelva a abrir el cuadro de diálogo Manejo de Campos.

Observe que no se indica el parámetro para el campo VRF_NETO_NUM.
164
8. Haga clic en Aceptar para volver a la base de datos.
EJERCICIO 10D: AGREGAR CAMPOS EDITABLES

IDEA permite la creación de campos Editables. Estos campos le permiten crear
una anotación, o escribir un valor para agregar a la base de datos. La creación y
edición de estos campos Editables será registrada en el Historial. Los campos
editables también se muestran con un color distinto para distinguirlos de los
campos virtuales y normales.
1. Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo

Caracter Editable en la base de datos para agregar notas. Necesitará
agregar un espacio entre las comillas en la columna Parámetro para que
IDEA interprete que desea escribir caracteres en el campo creado.
2. Especifique los siguientes detalles para nuevo campo Editable:
 Nombre de campo: NOTAS
 Tipo: Caracter editable
 Longitud: 50
 Decimal: n/a
 Parámetro: ""
 Descripción: Notas en línea
Tenga en cuenta que el campo editable creado acomodará el texto en el
campo a medida que vaya escribiendo con el fin de mostrar todo el ancho
de la columna actual.

166
SECCIÓN 11
Crear ecuaciones
 Crear ecuaciones o criterios de visualización complejos en el Editor de

Ecuaciones.
 Usar las @Funciones de IDEA.
 Familiarizarse con el entorno de las @Funciones.
 Usar operadores lógicos en ecuaciones para evaluar criterios.

11.1. @FUNCIONES
Puede acceder a las @Funciones por medio del Editor de Ecuaciones. Se
encuentra disponible un Sistema de Ayuda que incluye la sintaxis, los parámetros,
la descripción y un ejemplo de uso de cada una de las @Funciones de IDEA
dentro del propio Editor de Ecuaciones. El sistema de ayuda del Editor de
ecuaciones proporciona ayuda adicional mediante el botón Ayuda en la barra de
herramientas del Editor de ecuaciones. Consulte el Apéndice A para obtener más
información acerca de las @Funciones.
Para poder comprender claramente las descripciones de cada @Función, deberá

familiarizarse con dos términos: expresión numérica y cadena.
Una expresión numérica hace referencia a un número o a una ecuación que

evalúa un número.
Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una dirección.
En esta sección aprenderá como usar las siguientes tres @Funciones:
@Función Descripción
@Left Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una

cadena contando desde la izquierda.
@Right Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una

cadena contando desde la derecha.
@Round Redondea un número a su entero más cercano.
@Match Proporciona un método rápido para extraer todos los registros

de un campo que satisfacen una lista de valores.
EJERCICIO 11A: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @LEFT
Suponga para ello que los dos primeros caracteres del campo número de cliente
representan la región geográfica.
Seleccione la base de datos Transacciones de venta como la base de datos

activa. Agregue un nuevo campo Virtual llamado REGION_GEO que contenga los
primeros dos caracteres del campo NUM_CLI. Para poder llevar a cabo esta tarea
deberá utilizar la función @Left.
168
Sección 11: Crear ecuaciones
Para comprender cómo construir la ecuación haga clic una vez en la @Función en
el Editor de ecuaciones y luego lea la explicación asociada.
Para verificar que el campo REGION_GEO fue creado correctamente, haga clic
en el campo NUM_CLI y, manteniendo presionado el botón derecho, arrastre el
campo a la izquierda del campo REGION_GEO.
En la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer para restablecer

el campo NUM_CLI a su posición original.

EJERCICIO 11B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @RIGHT
Con Transacciones de ventas como la base de datos activa, agregue un nuevo
campo virtual llamado ID_CLI que contenga los últimos tres caracteres de los
valores del campo NUM_CLI. Para poder llevar a cabo esta tarea deberá utilizar la
función @Right.
EJERCICIO 11C: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @ROUND
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo Virtual
llamado PRECIO_RDN que contenga los valores redondeados del campo
PRECIO_UNID.
Para verificar que el campo PRECIO_RDN fue creado correctamente, haga clic en
el campo PRECIO_UNID y con el botón derecho presionado, arrastre el campo
hasta la izquierda del campo PRECIO_RDN.
En la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer para restablecer

el campo PRECIO_UNID a su posición original.
170
Sección 11: Crear ecuaciones
EJERCICIO 11D: EVALUAR EL IMPACTO DEL REDONDEO

Evalúe el impacto en las ventas netas si el precio unitario fue redondeado.
Agregue un nuevo campo Virtual llamado NETO_RDN que vuelva a calcular el
campo NETO multiplicando la CANTIDAD y el nuevo precio unitario redondeado
(PRECIO_RDN), y luego compare el resultado con el campo VRF_NETO original.
La diferencia debería ser igual $32,543.93 (¿es positiva o negativa?).
EJERCICIO 11E: FILTRAR REGISTROS EN CAMPOS VIRTUALES

En los ejercicios anteriores, se han utilizado ecuaciones para crear campos
Virtuales. En este ejercicio, en cambio, se utilizará un Criterio y el Editor de
Ecuaciones para crear un filtro en visual en la base de datos.
Con Transacciones de venta como la base de datos activa, utilice un operador

lógico para extraer registros cuya REGION_GEO sea igual a 20 y su COD_PROD
sea igual a 03.
Los operadores lógicos disponibles en IDEA son:
Operador lógico Descripción
AND Conecta dos o más expresiones. Ambas expresiones deben

ser verdaderas para que la selección tenga lugar.
OR Conecta expresiones opcionales. Solo una expresión debe

ser verdadera para que la selección tenga lugar.
NOT Niega (o invierte) la expresión que le sigue a continuación.
EJERCICIO 11F: USO DE @MATCH PARA FILTRAR REGISTROS

En el ejercicio 11E, estaba interesado en filtrar un valor de REGION_GEO y un
valor de COD_PROD, ¿qué pasa si se le solicita filtrar varios códigos de
REGION_GEO? Con la función @Match y un operador lógico, identifique
registros en los que COD_PROD es igual a 05 para REGION_GEO 10, 20, 30, 40,
50, 60 y 70.

172
SECCIÓN 12
Usar múltiples bases de datos

 Agregar bases de datos mensuales a otra base de datos.
 Unir dos bases de datos sobre la base de un campo común en particular

(campo clave).
 Comprender las diferentes opciones disponibles para la función Unir bases

de datos.
 Utilizar la función Unir bases de datos para identificar datos que coinciden o
faltan en dos bases de datos.
 Comprender la importancia de seleccionar correctamente las bases de datos

primarias y secundarias.
12.1. AGREGAR BASES DE DATOS

La función Agregar bases de datos sirve para añadir o concatenar dos o más
archivos en una única base de datos. Se usa frecuentemente para reconstruir una
base de datos que ha sido dividida en bases de datos más pequeñas. No
confunda esta función con la función Unir bases de datos. Agregar bases de datos
coloca los registros de una base de datos después de la otra en la base de datos
resultante.
Por ejemplo, Agregar bases de datos se puede utilizar para concatenar los 12
archivos de nómina mensuales en una sola base de datos con toda la información
anual. Luego esta base de datos podría ser sumarizada por empleado obteniendo,
de esta manera, el sueldo bruto anual, el neto, el impuesto, las deducciones, etc.
Restricciones para Agregar bases de datos

 IDEA no agregará bases de datos que contengan uno o
más campos con el mismo Nombre aunque tengan
diferentes tipos de campo. De ser necesario, modifique
los tipos de campo para poder hacer la concatenación.
 La misma base de datos no puede ser utilizada más de
una vez.
 Pueden agregarse hasta 32.768 bases de datos en una
única base de datos.
 Las bases de datos serán agregadas en el orden en el
que fueron seleccionadas.
 No se pueden agregar las bases de datos que se
guardan en distintas ubicaciones: Por ejemplo, una base
de datos del proyecto Samples (Muestras) no se puede
agregar a una base de datos del proyecto Curso de
introducción.
EJERCICIO 12A: AGREGAR BASES DE DATOS

1. Importe el archivo Compras012011.dbf y llame Compras en enero de
2011 a la base de datos que se generó.
Este es un archivo de dBASE que contiene información relativa a las
compras del mes de enero de 2011.
2. Una vez importado el archivo revise su contenido.

3. Importe el archivo Compras022011.xls y llame Compras en febrero de
2011 a la base de datos que se generó. No olvide seleccionar la opción
Primera fila son nombres de campo.
Este es un archivo Microsoft Excel que contiene información relativa a las
compras del mes de febrero de 2011.
174
Sección 12: Usar múltiples bases de datos
4. Una vez importado el archivo revise su contenido.

5. Asegúrese de que la base de datos Compras en febrero de 2011 se
encuentre activa y que la propiedad Datos se encuentre seleccionada en la
ventana Propiedades.
6. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en
Agregar.
Otra opción es usar la ventana del Explorador de archivos, hacer clic con el
botón derecho en la base de datos Compras enero 2011 y seleccionar
Agregar a la base de datos abierta...
Aparecerá el diálogo Agregar bases de datos.
7. Seleccione la base de datos Compras en enero de 2011 para agregar a la

base de datos activa y luego haga clic en Agregar para situarla en la lista
Bases de datos a agregar.
8. Cambie el nombre del archivo a Compras en enero y febrero.

10. Examine la base de datos resultante y observe que las compras de enero y
de febrero se encuentran ahora en la misma base de datos. La cantidad de
registros debería ser igual a la suma de los registros de las bases de datos
Compras en enero 2011 y Compras Febrero 2011 (203 registros).
11. En la ventana Base de datos haga clic con el botón derecho en una
pestaña de la base de datos y seleccione la opción Cerrar todo.

12.2. UNIR BASES DE DATOS

Los datos requeridos para una auditoría pueden encontrarse en diferentes
archivos o incluso en diferentes máquinas o sistemas. Para poder efectuar los
análisis pertinentes los datos deben estar contenidos en un único archivo. IDEA
cuenta con la función Unir bases de datos la cual puede ser utilizada para:
 Combinar campos de dos bases de datos en una única base de datos. Por
ejemplo para realizar una valuación de inventario, pueden combinarse las
bases de datos de maestro de inventarios y la base de datos con la
información de los precios.
 Buscar datos coincidentes o no coincidentes entre sistemas de archivos.
Por ejemplo se puede unir la base de datos de nómina mensual con la base
de datos de nómina maestra para asegurar que no existan empleados
"fantasmas" en la compañía o bien que todos los ex empleados hayan sido
borrados de la nómina.
Las bases de datos pueden ser unidas siempre y cuando exista un enlace (campo
clave) como por ejemplo el campo número de empleado para el caso anterior.
Unir bases de datos

 Solamente pueden unirse dos bases de datos al mismo
tiempo. Si desea unir más de dos bases de datos, deberá
primero combinar las primeras dos bases de datos y
luego unir una tercera y así sucesivamente. Llegado el
caso debería considerar el uso de la función Conector
Visual si necesita unir más de dos bases de datos. La
tarea del conector visual se aborda en el curso de
capacitación intermedia de IDEA.
 Los campos en común (campos claves) no deben tener
el mismo Nombre pero si deben ser del mismo Tipo.
Utilice la opción Manejo de Campos, si es necesario, y
modifique los Tipos de campo para que IDEA pueda
realizar la unión.
 Las bases de datos deben estar en la misma ubicación.
Por ejemplo, una base de datos del proyecto Muestras no
se puede unir a una base de datos del proyecto Curso de
introducción.
 Al usar la función Unir bases de datos, sea cuidadoso al
seleccionar las bases de datos primarias y secundarias
en el orden correcto.
176
IDEA cuenta con cinco opciones de unión:
 Solo coincidencias
Mediante esta opción, IDEA procesa cada registro en la base de datos

primaria (en el orden de la “clave”), buscando coincidencias en la base de
datos secundaria. En caso de existir una coincidencia, se agregará un
registro en la base de datos de salida. Si no hay una coincidencia se
procesa el siguiente registro de la base de datos primaria. Solo
coincidencias buscará en el archivo secundario las claves coincidentes
contra cada registro del archivo primario.
 Registros sin coincidencias secundarias
En esta opción IDEA procesa cada registro en la base de datos primaria,

buscando coincidencias con el archivo secundario en base a la clave. Solo
se escribirá un registro en la base de datos de salida si la clave existe
únicamente en el archivo primario.
 Registros sin coincidencias primarias
IDEA procesa cada registro en la base de datos secundaria, haciendo

coincidencias cruzadas con la clave de la base de datos principal. IDEA
escribe un registro en la base de datos de salida solo si la clave existe en la
base de datos secundaria.
 Todos los registros en archivo primario
IDEA procesará cada registro de la base de datos primaria (en el orden de

la clave), cruzándolos con la base de datos secundaria.

Cada registro de la base de datos primaria será escrito en la base de datos

de salida incluyendo, si existe la clave, los campos seleccionados de la
base de datos secundaria.
 Todos los registros en ambos archivos
Mediante esta opción IDEA procesa la base de datos según la clave,

escribiendo un registro en la base de datos de salida por cada registro de
cada base de datos donde exista una coincidencia.
Si hay más de un registro para una clave particular en las bases de datos
primaria y secundaria, cada uno de los registros de la base de datos
primaria será cruzado con el primer registro de la clave en la base de datos
secundaria tal como ocurre con las opciones solo coincidencias y Todos los
registros en archivo primario. Sin embargo, todos los registros adicionales a
la clave de la base de datos secundaria se escribirán también en la base de
datos de salida. Los campos primarios aparecerán en blanco para campos
caracter, 0000/00/00 para campos Fecha y cero para campos Numéricos.
EJERCICIO 12B: IMPORTAR UN ARCHIVO PARA UNIR

En el ejercicio anterior, agregó las bases de datos de las compras de enero y
febrero. Abra la base de datos resultante, Compras de enero y febrero, y observe
que tiene un campo denominado NUM_PROV que contiene el número del
proveedor. Si desea obtener más información acerca de los proveedores (nombre,
país, etc.), datos que no se encuentran en este archivo.
Sin embargo esta información se encuentra disponible en un archivo llamado

Información sobre proveedores.csv. El archivo es un ASCII delimitado, es decir,
sus datos están en formato de texto y cada campo se encuentra separado por un
delimitador.
1. Abra el Asistente de Importación y luego seleccione el archivo Información

sobre proveedores.csv.
Automáticamente IDEA detectará que se trata de un archivo ASCII
Delimitado.

IDEA reconocerá que el separador de campo es una coma pero puede
especificar otro Encapsulador de texto si fuera necesario.

IDEA le permitirá especificar el nombre, el tipo y la descripción para cada
uno de los campos.
178
5. Especifique los siguientes detalles de campo:
Nombre de campo Descripción Tipo
NUM_PROV Número de proveedor Caracter
NOM_PROV Nombre del proveedor Caracter
PAIS_PROV País del proveedor Caracter

7. En la pantalla Asistente de Importación - Crear campos, haga clic en
Siguiente.
8. En la pantalla Asistente de Importación - Criterio de importación, haga clic
en Siguiente.
La próxima pantalla le permitirá especificar el nombre de archivo de IDEA y
la definición de registro.
9. Acepte los valores predeterminados y haga clic en Finalizar.

Ahora tendrá la base de datos Información sobre proveedores para poder
Unir.
10. Cierre la base de datos Información sobre proveedores.
EJERCICIO 12C: UNIR CAMPOS DE DIFERENTES BASES DE DATOS

La base de datos Información sobre proveedores ha sido importada recientemente
en IDEA. Para poder tener las compras de enero y febrero junto con la
información de los proveedores, deberá seleccionar primero la base de datos
Compras en enero y febrero.
1. Abra la base de datos Compras en enero y febrero.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en Unir.
Como alternativa, en la ventana del Explorador de archivos, haga clic con el
botón derecho en el archivo Información sobre proveedores y seleccione
Unir a la base de datos abierta...
Aparecerá el diálogo Unir bases de datos.
3. Haga clic en el botón Seleccionar para seleccionar el archivo Información

sobre proveedores como la base de datos secundaria.

4. Haga clic en el botón Coincidencia para seleccionar el campo

NUM_PROV en ambas bases de datos.
La clave o patrón de Coincidencia establece los campos en común para

unir las bases de datos.
5. El nombre de la base de datos resultante deberá ser Compras con

información detallada.
En este caso en particular, queremos añadir la información de los
proveedores a la base de datos Compras en enero y febrero. Es decir,
queremos conservar los 203 registros de la base de datos Compras en
enero y febrero pero le vamos a añadir la información procedente de la
base de datos Información sobre proveedores.
6. Por lo tanto marcaremos la opción Todos los registros en archivo

primario.
7. Haga clic en Aceptar para unir las bases de datos.
180
8. Examine la base de datos resultante. Observe que ciertos proveedores no

cuentan con un nombre o un país. Esto significa que existen proveedores
en la base de datos Compras en enero y en febrero que no fueron
encontrados en la base de datos Información sobre proveedores.
9. En la ventana de Propiedades, haga clic en Historial para la base de
datos Compras con información detallada y amplíe la sección Unir bases
de datos.
El Historial también mostrará la cantidad de registros no coincidentes. La

compra no coincidente (Regs primarios no coincidentes) puede deberse a
un pago efectuado a un proveedor no autorizado. En una auditoría real

debería investigar en profundidad esta situación solicitando documentación

adicional como facturas, cheques, órdenes de compra, etc. Llegado el
caso, debería examinar físicamente las mercancías que fueron compradas
a este proveedor.
EJERCICIO 12D: IDENTIFICAR REGISTROS NO COINCIDENTES

Se desea detectar si existen proveedores a los que no se les haya comprado en
los meses de enero y febrero.
1. Abra la base de datos Información sobre proveedores.

2. En la pestaña Análisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en Unir.
3. Seleccione la base de datos Compras en enero y febrero como la base de
datos secundaria.
4. Llame a la base de datos resultante Proveedores sin compras.
5. Elija al campo NUM_PROV como campo clave de coincidencia y
seleccione la opción de unión adecuada.
Consulte las descripciones de opciones de unión al inicio de esta sección.
La base de datos Proveedores sin compras debería contener 81 registros.

182
SECCIÓN 13
Salidas
 Personalizar y guardar una vista de los datos.
 Imprimir los datos desde los resultados de una función.
 Crear informes personalizados.
 Exportar los datos a una serie de formatos.
 Transferir datos y gráficos a otros programas de software.

13.1. PERSONALIZAR Y GUARDAR UNA VISTA DE LOS DATOS

IDEA tiene muchas funciones que le permiten personalizar la forma en que se
muestran los datos en la ventana Base de datos. Incluso puede guardar esta
configuración para utilizarla en el futuro.
13.1.1. OCULTAR CAMPOS

IDEA le permite ocultar campos de una base de datos para obtener una mejor
vista de los datos. Puede ocultar un único campo o múltiples campos.
Para seleccionar un único campo solo haga clic sobre su encabezado. Para
seleccionar un bloque de campos haga clic en el encabezado del primer campo y,
manteniendo presionada la tecla Mayús, arrastre el cursor hasta haber
seleccionado todos los campos que desea ocultar. Para seleccionar múltiples
campos no contiguos mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona los
campos a ocultar. En la pestaña Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en
Ocultar campos. Como alternativa, puede hacer clic derecho en cualquier
nombre de campo y seleccionar Ocultar campos mediante un clic.
Para mostrar los campos ocultos, puede hacer clic derecho sobre cualquier
nombre de campo y hacer clic en Mostrar todos los campos en el menú que
aparece. También puede seleccionar la pestaña Ver en el grupo Vistas y hacer
clic en Restablecer. Para mostrar un solo campo de un grupo de campos ocultos,
en la pestaña Ver, bajo el grupo Formato, haga clic en el botón de inicio de
cuadro de diálogo Configuración de columna (situado en la parte inferior derecha
del grupo). Seleccione los campos que desea mostrar y desactive la casilla de la
opción Ocultar campos.
13.1.2. MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA

Otra opción de visualización de IDEA es la capacidad de cambiar el ancho de
columnas en la ventana Base de datos
Coloque el cursor en la línea que separa los nombres de columna hasta que
cambie la forma del cursor. Arrastre el mouse hacia la derecha para aumentar el
ancho de la columna o hacia la izquierda para reducirlo.
IDEA también ajusta el ancho de columna de forma automática

al hacer doble clic sobre el separador derecho de la columna.
13.1.3. MODIFICAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Para cambiar el orden de los campos seleccione los campos que desea al hacer
clic en ellos una vez. Para seleccionar varios campos, mantenga presionado el
botón del mouse y arrastre sobre varios campos, o use las teclas MAYÚS y clic o
CTRL y clic. Una vez seleccionados los campos, haga clic nuevamente sobre uno
de los títulos de las columnas seleccionadas y mantenga presionado el botón.
Arrastre las columnas seleccionadas a la derecha o a la izquierda. Aparecerá una
184
Sección 13: Salidas
línea roja entre los campos que indicará dónde serán ubicados los campos una
vez soltado el botón. Una vez que los campos estén en el orden que desea, suelte
el botón del mouse. Para devolver los campos a sus posiciones originales, en la
pestaña Ver bajo el grupo Vistas, haga clic en Restablecer.
13.1.4. CONGELAR COLUMNAS

Esta opción le permite inmovilizar un campo o un bloque de campos pudiendo
desplazar los campos restantes en la vista. Esto es de suma utilidad cuando
existen múltiples campos en la base de datos y se desea ver campos claves como
Número de Cuenta o Nombre mientras se desplaza por el resto de los campos.
Para congelar o inmovilizar una o varias columnas, seleccione la columna y en la
pestaña Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en Congelar columnas.
13.1.5. MOSTRAR ESTADÍSTICAS DE CAMPO

Pueden generarse estadísticas de campo para todos los campos Numéricos,
Fecha y Hora dentro de una base de datos. Cualquiera o todas las estadísticas
pueden agregarse a la parte superior de base de datos activa para todos los
campos Numéricos, Fecha y Hora. La porción con las Estadísticas de Campos de
la ventana de Base de Datos será inmovilizada, dejando las estadísticas en la
parte superior de la ventana a medida que se va desplazando.
Para ver el encabezado de estadísticas del campo, en la pestaña Ver, en el grupo

Pantalla, haga clic en Estadísticas del campo. Si la opción está atenuada,
significa que no se generaron las estadísticas del campo para esta base de datos.
Para generar las estadísticas del campo vaya al área Base de datos de la
ventana Propiedades y haga clic en Estadísticas del campo. Haga clic en Sí en
el mensaje que aparece. Según la siguiente imagen, se puede seleccionar que
aparezcan las estadísticas que son importantes para su análisis. Seleccione las
estadísticas que desea ver y luego haga clic en Aceptar. Para eliminar estas
estadísticas o para ver otras nuevas, simplemente repita el proceso anterior.

13.1.6. RESALTAR ESPACIOS

Al activar la opción Resaltar espacios aparecerán en la vista todos los espacios
iniciales y finales. En la pestaña Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en
Destacar espacios.
13.1.7. AGRUPAR Y DESAGRUPAR

La agrupación de campos permite incluir en la vista una gran cantidad de datos al
igual que en los informes. Esto es de suma utilidad para los campos con
direcciones largas que por lo general son de una gran longitud y por lo tanto
limitan la cantidad de campos que pueden verse o imprimirse a la vez. Pueden
seleccionarse uno o más campos y luego agrupar a la izquierda o a la derecha.
Para un campo, seleccione el campo o los campos que desea agrupar y luego en
la pestaña Ver, en el grupo Alineación, haga clic en Agrupar a la izquierda o
Agrupar a la derecha. Para eliminar el grupo, seleccione Desagrupar todo
desde el mismo grupo.
13.1.8. FORMATO DE COLUMNAS

Puede formatear los datos que se muestran, así como los informes, al ajustar:
 Alineación
 Ancho
186
 Visualización
 Formatos de fecha y numéricos
 Fuente de la columna, incluyendo tamaño y estilo
 Color de texto y de fondo.
 Formato de borde
Para aplicar formato a columnas, en la pestaña Ver, dentro del grupo Formato,
haga clic en el icono del cuadro de diálogo Configuración de columna (situado en
el extremo inferior derecho del grupo Formato).
13.1.9. VISTAS
IDEA le permite crear distintas vistas de una base de datos al cambiar el orden de
los campos y formatear los campos. Puede abrir y guardar vistas pudiendo pasar
de una vista a la otra. Las vistas tendrán todas las configuraciones especificadas
en Configuración de Columna, el orden y la longitud de los campos, el índice, las
configuraciones de informe y los campos Virtuales. No son específicas para una
base de datos. Se puede aplicar una vista a otra base de datos en la medida que
existan los mismos campos en dicha base de datos.
Para guardar una vista que haya creado, en la pestaña Ver, dentro del grupo
Vistas, haga clic en Guardar. Aparecerá un cuadro de diálogo Ventanas y le
permitirá guardar la vista donde quiera hacerlo. Simplemente póngale un nombre
a la vista y luego haga clic en Guardar. Para usar una vista guardada
previamente, en la pestaña Ver, dentro del grupo Vistas, haga clic en Abrir.
Aparecerá un cuadro de diálogo de Windows y le permitirá seleccionar un archivo
con la extensión *.VW2. Seleccione la vista que guardó anteriormente y luego
haga clic en Abrir.

13.2. IMPRIMIR LOS DATOS O LOS RESULTADOS DE UNA FUNCIÓN

Utilice la opción Imprimir para imprimir las siguientes propiedades de datos y
informes para posteriores análisis o para documentar sus papeles de trabajos de
auditoría:
 Datos
 Historial
 Estadísticas de Campo
 Resultados
IDEA usa las rutinas de impresión estándares de Windows y reconoce todas las
impresoras y fuentes instaladas a través de Windows. Muchos informes y vistas
también se pueden imprimir a través de la Vista previa de impresión. Antes de
seleccionar la opción Imprimir, asegúrese de que las opciones de la impresora
hayan sido correctamente determinadas a través de Configurar impresión. Para
acceder a las opciones Imprimir, Vista previa de impresión, Configuración de
página y Configuración de impresión, vaya a la pestaña Archivo, seleccione
Imprimir en el panel izquierdo y seleccione su opción.
188
13.3. CREAR INFORMES Y GRÁFICOS PERSONALIZADOS

Con los datos de la ventana Base de datos, IDEA le permite crear informes y
gráficos personalizados.
13.3.1. CREAR UN INFORME

IDEA le permite imprimir su base de datos a través de la creación de un informe.
Este informe usará la última configuración de vista, es decir tal como se muestra
en pantalla. En él aparecerán todos los cambios aplicados en Configuración de
Columna. El Asistente de Informes le permite personalizar informes usando
cortes, títulos y páginas de cubierta entre otras opciones. Para generar un
informe, en la pestaña Archivo haga clic en Imprimir y luego haga clic en Crear
informe.
13.3.2. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DATOS

La función Gráfico se puede utilizar para mostrar una representación gráfica de
sus datos. Los gráficos se pueden utilizar para representar en forma de diagrama
los datos guardados en las bases de datos o los resultados de los análisis. Los
gráficos son más eficaces al trabajar con bases de datos de menos de 500
registros.
Se pueden crear los siguientes tipos de gráficos:
 Barra
 Línea
 Curva
 Dispersión
 Sectores
 Área
Los gráficos creados por IDEA pueden imprimirse, guardarse como un archivo de
mapa de bits, o copiarse a cualquier otra aplicación de Windows por medio del
Portapapeles. Puede crear un diagrama para representar el resultado de un
análisis, por ejemplo, un resumen o una estratificación simplemente haciendo clic
en el botón Diagrama/Datos, en la pantalla de resultados. Para crear un diagrama
desde la vista Base de datos, en la pestaña Análisis, bajo el grupo Categorizar,
haga clic en Gráfico.

13.4. EXPORTAR LOS DATOS A UNA SERIE DE FORMATOS DE ARCHIVO

IDEA le permite exportar los datos a un formato de archivo más común o publicar
los datos en un archivo Adobe PDF o a un documento de Microsoft Word.
13.4.1. EXPORTAR
Una vez que haya completado su análisis de los datos, puede que quiera
transferir los datos a un formato diferente. Para exportar los datos desde IDEA
vaya a la pestaña Archivo, seleccione Exportar en el panel izquierdo y luego
haga clic en Exportar base de datos. Las opciones de exportación incluyen:
dBASE, Microsoft Access 2000-2003, Microsoft Excel 1997-2003 y 2007-2010,
texto delimitado, longitud fija de texto y XML.
13.4.2. PUBLICAR
Las bases de datos se pueden publicar en Adobe PDF o en Microsoft Word. Al
publicar una base de datos en uno de estos formatos, se le permitirá guardar la
misma en el formato seleccionado.
Para guardar una base de datos como un archivo Adobe PDF o un documento de
Microsoft Word, vaya a la pestaña Archivo, seleccione Exportar en el panel
izquierdo y luego seleccione Publicar en PDF o Publicar en Microsoft Word.
Además, cualquier Resultado se puede exportar en estos formatos.
190
13.5. TRANSFERIR DATOS Y GRÁFICOS A OTROS PROGRAMAS DE

SOFTWARE
IDEA le permite transferir datos y gráficos a otras aplicaciones de software
utilizando comandos básicos como copiar, cortar y pegar. También puede
arrastrar y soltar información en IDEA y desde IDEA a otras aplicaciones.
13.5.1. CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Las opciones Copiar y Pegar solo estarán disponibles si son aplicables a una
operación en particular y si el estado del Portapapeles permite la operación. Por
ejemplo, a los efectos de preservar la integridad de los datos en un archivo, IDEA
no permite agregar (pegar), eliminar (cortar) o editar datos dentro de las bases de
datos.
Windows cuenta con un límite para el tamaño del Portapapeles. Por lo tanto, solo
pueden cortarse, copiarse y pegarse pequeñas cantidades de datos.
Cuando no es posible acceder a las opciones del menú y a las barras de

herramientas, como ocurre cuando se encuentra abierto un diálogo, las funciones
Cortar, Copiar, y Pegar pueden ser ejecutadas utilizando las teclas de acceso
directo.
13.5.2. ARRASTRAR Y SOLTAR

Puede mover o copiar información entre documentos de diferentes programas
arrastrando y soltando dicha información. Seleccione la información con el mouse
y ubique el cursor en un extremo del cuadro seleccionado. Haga clic en el botón
derecho del mouse para arrastrar la selección a la nueva ubicación en el otro
programa.

SECCIÓN 14
Ejercicio de recapitulación
 Aplicar los conocimientos adquiridos durante el curso.
 Usar las herramientas apropiadas para solucionar un problema.
 Identificar cómo se puede utilizar IDEA para resolver problemas similares.
 Cruzar información entre bases de datos de diferentes fuentes.

14.1. PARTICULARIDADES DEL CASO DE ESTUDIO

Se ha aprobado el plan para llevar a cabo una auditoría. El plan incluye el uso de
IDEA para analizar datos que son obtenidos en el proceso de auditoría.
Ha recibido dos archivos del cliente. Uno contiene los datos personales de los
empleados que dejaron sus puestos en los últimos seis años mientras que el
segundo archivo contiene los pagos efectuados a contratados durante el año
2005.
A continuación aparece una descripción de los archivos proporcionados por el

cliente:
 Archivo de Base de datos – Ex empleados:

 Nombre: EX_EMPLEADOS.xls (Hoja de trabajo de la base de
datos)
 Formato: Microsoft Excel
 Número de registros: 1000
 Archivo de pagos:
 Nombre: Contrato.prn
 Formato: Informe impreso
 Número de registros: 960
194
Sección 14: Ejercicio de recapitulación
14.2. PERFIL DE LOS DATOS

Deberá tener un perfil de las personas que dejaron el departamento desde el año
2006 para respaldar su búsqueda. El primer paso es importar el archivo
EX_EMPLEADOS.xls. Luego se llevarán a cabo varias pruebas sobre este
archivo.
EJERCICIO 14A: IMPORTAR EL ARCHIVO DE EX EMPLEADOS

Primero, importe el archivo EX_EMPLEADOS.xls mediante el Asistente de
importación. Este es un archivo de Excel. Para obtener más información acerca
de la importación desde Microsoft Excel consulte la Ayuda de IDEA.
Una vez importado el archivo en IDEA, examine el contenido de la base de datos.
EJERCICIO 14B: ANÁLISIS DE EX EMPLEADOS

Cree un Resultado indicando el año de partida con la cantidad de empleados y el
salario promedio para cada año.
Sugerencia: Deberá crear un campo Virtual que utilice una @Función para
capturar solo el año de partida de la empresa desde la información provista.

Haga clic en un valor con hipervínculo en el campo # Registros y seleccione

Mostrar registros. Aparece la ventana Vista previa de la base de datos y muestra
los registros subyacentes.
EJERCICIO 14C: ANÁLISIS DE EX EMPLEADOS POR EDAD CON UN

GRÁFICO DE BARRAS
Cree una salida de resultados que contenga la distribución por edad de los
empleados que abandonaron el departamento con un rango de 15 a 65 años de
edad, con incrementos de cinco años.
196
En la vista del Resultado haga clic en el botón Ver el resultado como un

gráfico/cuadrícula para mostrar gráficamente las edades de los empleados.
Temas relacionados
Es posible extraer muestras basándose en la edad de los empleados usando la

función Muestreo Aleatorio Estratificado. En este caso IDEA estratificará la base
de datos basándose en la cantidad de registros que desea extraer por cada
estrato.
EJERCICIO 14D: CALCULAR LAS EDADES PROMEDIO, MAYOR Y

MENOR
Para todos los años de partida, calcule la edad promedio, la edad menor y la edad
mayor.
Para toda la base de datos, cuál es la:
 La edad promedio: ________________

 La edad menor: ________________ (*)
 La edad mayor: ________________
Para cada año de partida, cuál es la:
 La edad promedio: ________________

 La edad menor: ________________
 La edad mayor: ________________

(*) Este registro probablemente no sea válido o tenga un error. Deberá observar
esto cuidadosamente y pedir una explicación.
Sugerencia: Puede calcular más de una estadística a la vez.
EJERCICIO 14E: DISTRIBUCIÓN POR GRUPO

Cree un Resultado con la clasificación de los empleados por grupo.
El campo CLAS_EMPL determina la clasificación del empleado

(el grupo y el nivel).
198
14.3. EVIDENCIA DE AUDITORÍA

Las entrevistas revelaron que muchos de los ex empleados aparecen luego como
contratados. Usando los datos del cliente, deberá obtener suficiente evidencia
como para confirmar esta afirmación.
El objetivo es determinar si hubo empleados que se fueron y regresaron como

contratados. También se deberá calcular el porcentaje de ex empleados que
fueron re contratados por la compañía después de su partida.
EJERCICIO 14F: IMPORTAR LA INFORMACIÓN DE PAGOS A

CONTRADOS
Importe el informe de pagos a contratados con Report Reader asegurándose de
reconciliar con el informe mismo para cerciorarse de que no omitió ninguna línea
de elementos. Puede llamar a la base de datos que se generó Pagos a
expleados.
Sugerencia: Incluya el valor de la Suma total como parte de la plantilla para que
ayude en la reconciliación.
EJERCICIO 14G: AISLAR PAGOS EFECTUADOS A EX EMPLEADOS

Asegúrese de contar con una clave común (debe tener el mismo formato - tipo,
longitud y decimales). Trate de evitar claves como NOMBRE debido a que el
formato de estos campos generalmente difiere de un archivo a otro archivo.
(SMITH y Sr. "Smith").
Examine el nuevo archivo. Debería contener 376 registros. Ahora cuenta con un
archivo de todas las personas que partieron y recibieron pagos como contratados.
En este archivo, tendrá ahora dos campos fecha. El primero de ellos es la fecha
de partida (de ex empleados) y el segundo es la fecha de pago (de Pagos a
contratados).
Recuerde que se desea buscar los empleados que se fueron y regresaron como
contratados. La fecha de partida debe ser anterior a la fecha de pago.

Cree una base de datos de extracción para eliminar los empleados que recibieron
pagos como contratados después de su partida de la empresa.
Examine la base de datos de estratificación creada. Debería tener 370 registros.

Observe que los registros 19º y 20º poseen el mismo empleado.
EJERCICIO 14H: IDENTIFICAR EL NÚMERO DE EMPLEADOS

Se desea buscar a los empleados que partieron y luego regresaron como
contratados. En este punto tenemos pagos efectuados después de la fecha de
partida pero no se tiene la cantidad de empleados (solo la cantidad de salidas).
200
EJERCICIO 14I: LOS RESULTADOS SON SIMPLES. RELLENE LOS

ESPACIOS VACÍOS.
De los _______ empleados que partieron, _____ recibieron pagos como
contratados. Esto implica que el _____ por ciento de los empleados que partieron
regresaron como contratados.

SECCIÓN 15
Documentación
 Identificar la información disponible para revisar una auditoría.
 Revisar el Historial de una base de datos.
 Revisar la Información general del proyecto del trabajo.
 Hacer copias de seguridad de los archivos de auditoría.
 Documentar la auditoría para el siguiente ejercicio.

15.1. REVISIÓN
Como ocurre con cualquier otro software, se pueden haber cometido errores
usando IDEA, por consiguiente es necesario revisar el trabajo realizado. Los
procesos de revisión, a menudo, se basan en tareas de cumplimiento, verificando
que la documentación este completa y que se hayan llevado a cabo las
conciliaciones correspondientes. No obstante, deberían revisarse las bitácoras del
Historial de cada prueba.
Los errores más comunes en este sentido son:
 Definir una fórmula incorrecta

 Ejecutar una Unión de bases de datos tomando las bases de datos
primarias y secundarias en modo incorrecto
 Uso incorrecto de las opción de unión de bases de datos (existen 5
opciones)
 Totalizar campos incorrectos al ejecutar una Sumarización
 En un análisis complejo, realizar diferentes pruebas como unir, sumarizar, o
extraer en una secuencia de ejecución incorrecta
Estos errores potenciales pueden ser revisados en una auditoría imprimiendo (o

en formato electrónico) el Historial.
204
Sección 15: Estándares de la documentación
15.2. HISTORIAL
El Historial de la Base de Datos mantiene un seguimiento de la auditoría con el
registro de todas las operaciones realizadas en la base de datos, incluyendo su
importación. Si lo desea, puede imprimir o guardar el Historial como
documentación de su trabajo junto con los Resultados. También puede guardar el
Historial como un archivo .txt.
Cada sección del Historial registra un proceso (importación, índice, etc.) o una
prueba de auditoría (extracción, sumarización, etc.).
Abra la base de datos Compras con información detallada que creó en el

ejercicio 12C y haga clic en Historial en el área Base de datos de la ventana
Propiedades. Observe que aparecen todos los pasos referentes a la creación de
la base de datos dentro del Historial. Haga clic en el botón Expandir todos los
detalles en la barra de herramientas del Historial para ver los detalles de todas
las tareas.

El Historial también almacenará el código de IDEAScript requerido para volver a

ejecutar los pasos de la auditoría. El código de IDEAScript puede ser editado,
copiado a una Ventana de Macro y agregado a la Barra de Herramientas o al
menú Herramientas para ser ejecutado. Esta funcionalidad se trata en otro curso.
206
Si lo desea puede filtrar el Historial haciendo clic en el botón Filtro de la barra de

herramientas del Historial. Esto le permitirá ordenar en base a los detalles, los
IDEAScript, los campos modificados, los cambios a campos editables o los
cambios a bases de datos hijas solamente.
Es altamente recomendable imprimir las bitácoras del Historial al

final de la auditoria y revisarlas, como parte del ejercicio de
auditoría o control de calidad. Las bitácoras del Historial
proporcionan documentación valiosa y lista para guardar con los
otros papeles de trabajo de la auditoría.

15.3. COMENTARIOS
Si lo desea puede agregar un Comentario a la base de datos activa. Esto puede
ser de suma utilidad en el futuro para una próxima auditoria.
Con Transacciones de ventas como la base de datos activa, en el área

Comentarios de la ventana Propiedades, haga clic en Agregar comentario.
Escriba la nota Origen: Recibida de Miguel Fernández.
Al cerrar el diálogo Comentarios Base de Datos la nota aparecerá dentro del área
Comentarios de la ventana de Propiedades.
208
15.4. DIAGRAMA GLOBAL DEL PROYECTO

La bitácora del Historial proporciona una excelente fuente de documentación
cuando su proyecto cuenta con uno o varios archivos. No obstante, puede ser
difícil crear la documentación cuando se han utilizado varios archivos durante el
proyecto y creado muchos resultados. El Diagrama Global del Proyecto le permite
ver el historial, las tareas y los cambios efectuados en todos los archivos de un
proyecto específico.
Para ver el historial de un proyecto, en la pestaña Principal, en el grupo

Proyectos, haga clic en Diagrama Global del Proyecto.
Ajuste el zoom en el margen inferior derecho de la pantalla y observe

cuidadosamente todos los archivos creados a partir de la base de datos
Transacciones de venta. Observe que hay algunos archivos en color rojo. Puede
tener alguno o ninguno de estos archivos en pantalla. Estos archivos son archivos
eliminados y se indican en color rojo para informarle que ya no están disponibles.
Puede desactivar la visión de las bases de datos eliminadas seleccionando la
opción No mostrar bases de datos eliminadas.
El Diagrama Global del Proyecto también le permite filtrar la base de datos por
usuario, subcarpetas, fecha o destino (local o servidor). También puede crear su
propio filtro personalizado. El Diagrama Global del Proyecto también le permite
exportar el gráfico como un archivo JPEG.

También puede acceder a un historial más detallado de cada base de datos

haciendo clic en el botón derecho del mouse sobre una base de datos y
seleccionando Mostrar historial….
Haga clic en el botón con el signo + para ver los resultados creados desde ese
archivo:
210
Haga clic en la pestaña Tabla para ver el panorama general de su proyecto en un

formato tabular.
Puede ordenar por cualquier columna haciendo clic sobre el encabezado de

columna. También puede arrastrar una columna para agrupar las tareas. Por
ejemplo intente agrupar por tipo de tarea.
Haga clic en el botón Cerrar (x roja en la esquina superior derecha) para cerrar la
ventana Información general del proyecto y volver a la ventana de IDEA.

15.5. DATOS, DOCUMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
15.5.1. COPIA DE SEGURIDAD DE DATOS

Se debe crear con regularidad una copia de seguridad del formato de los archivos
y una copia de seguridad de los archivos.
De esta forma no se corre el riesgo de perder información por la razón que fuere.
Las bases de datos que utiliza IDEA se mantienen en la carpeta del proyecto y se
pueden crear copias de seguridad de todas juntas o de cada una por separado.
Las bases de datos de IDEA tienen la extensión de archivo.imd (.idm para
ediciones Unicode) y se pueden copiar mediante cualquier utilidad estándar como
el Administrador de archivos o el Explorador de archivos de Windows. Las bases
de datos .imd incluyen el historial, las notas y otros archivos asociados. Tenga en
cuenta que las ecuaciones, las vistas y los scripts se guargan por separado
(*.eqx/.eqm, *.vw2 /.vmw), *.iss /.ism). Las definiciones de registro poseen la
extensión de archivo *.rdf/.rdm, mientras que las plantillas tienen la extensión
*.jpm.
15.5.2. MANUAL
Es recomendable contar con instrucciones claras acerca de qué información
conservar para el próximo ejercicio, incluyendo las herramientas y los contactos
asociados.
A su vez es importante contar con instrucciones operativas muy detalladas acerca

de cómo obtener, convertir y descargar los archivos.
También puede ser relevante contar con los diseños de los archivos junto con una
copia impresa del archivo en formato de IDEA. De ser necesario puede ser
importante crear diagramas lógicos junto con otras impresiones que puedan servir
de base para que otro auditor pueda retomar el proyecto en el ejercicio siguiente.
15.5.3. ADMINISTRACIÓN
Puede ser importante preparar una estimación en horas del trabajo para luego ser
comparada con las horas reales.
Se deben conservar copias de la correspondencia con el proyecto que describan

la copia de seguridad, incluyendo el nombre del sistema del archivo, el programa
que lo produce, la fecha de ejecución, número de ciclo y cualquier requisito
especial.
212

SECCIÓN 16
Otros productos
 CaseWare SmartAnalyzer
 IDEA Server
 SmartExporter
 CaseWare Monitor
16.1. CASEWARE SMARTANALYZER

SmartAnalyzer es un componente de IDEA que se utiliza para realizar rutinas
predefinidas relacionadas con procedimientos específicos de auditoría o control
en los registros financieros importados.
SmartAnalyzer le permite ejecutar rutinas sin tener que definir sus propias
pruebas desde el principio. Todo se presenta en un lenguaje sencillo que le
permite seleccionar solo las pruebas y algunos de los parámetros y el resto lo
hace el programa.
En este ejercicio, solo utilizaremos la aplicación de muestra que se instala con

IDEA.
EJERCICIO 16A: USO DE SMARTANALYZER
Importar archivos Microsoft Excel
1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
2. Seleccione Samples y haga clic en Aceptar.
El proyecto Samples ahora es su proyecto de escritorio actual.
3. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio.

Aparece el Asistente de importación.
4. Seleccione la opción Microsoft Excel.

5. Haga clic en el botón Examinar junto al campo Nombre.
6. Seleccione el archivo Mayor General.xls y haga clic en Abrir.
7. En el Asistente de importación, haga clic en Siguiente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Microsoft Excel.
8. Seleccione la opción Primera fila son nombres de campo.

9. Acepte el nombre de archivo predeterminado y haga clic en Aceptar.
Se importa el archivo y la base de datos generada aparece en la ventana
de Base de datos.
Uso de la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría
1. En la pestaña SmartAnalyzer, dentro del grupo Pruebas de auditoría

haga clic en Seleccionar y ejecutar.
Aparece la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría.
216
Sección 16: Otros productos
2. En el panel Explorador de prueba de auditoría, seleccione Mayor

General Muestra.
Al seleccionar una prueba específica desde la columna Nombre de la

prueba, se mostrarán los objetivos de auditoría y un ejemplo en la esquina
inferior izquierda para ayudarle a comprender el propósito y el
comportamiento de la prueba. Tenga en cuenta que antes de ejecutar las
pruebas que se detallan, primero debe etiquetar su archivo. Actualmente
ambas pruebas están marcadas como no etiquetadas y su estado es un
cuadrado rojo que indica que no se pueden ejecutar las pruebas.
Etiquetar campos en la base de datos
Agregar una etiqueta a un campo es como cambiar el nombre del campo, pero sin
tocar la integridad del archivo, para que se realice una rutina en este. Por ejemplo,
si una rutina requiere el campo fecha de la factura para ejecutar la tarea
Antigüedad, debe indicarle a SmartAnalyzer qué campo del archivo representa la
fecha de la factura. El beneficio adicional de agregar etiquetas a un archivo es que
el diseño de la etiqueta se puede guardar en un archivo Diseño de etiquetas y se
puede volver a utilizar con otro archivo con la misma estructura.
1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Etiquetado haga clic en Definir.

2. Haga clic en Aceptar para definir la etiqueta según la base de datos que
está abierta (Mayor general).

Aparecerá el cuadro de diálogo Definir etiquetas. Todos los campos son

obligatorios para ejecutar las dos pruebas que se detallan.
3. En la columna Campo a asignar, haga clic en <No asignado> para

seleccionar los nombres del campo en la base de datos Mayor general para
que coincida con el nombre de la etiqueta.
218
Tenga presente que el código de la entidad no está presente y que no es

obligatorio.
4. En la barra de herramientas Definir etiquetas, haga clic en el botón Aplicar

y salir.
Tenga presente que la segunda prueba no se puede ejecutar debido a que
requiere parámetros de entrada del usuario. En este caso, es normal que la
prueba no se pueda ejecutar debido a que detecta transacciones que
contienen palabras específicas y todavía no se especifican palabras.
5. En la columna Entrada, haga clic en el enlace Requerido.

Aparece el cuadro de diálogo Asientos con comentarios específicos.

6. Desmarque la opción Activar búsqueda sensible al uso de

mayúsculas/minúsculas.
7. En el campo Valor, escriba las siguientes palabras de una en una y haga
clic en el botón Agregar (marca de verificación verde) para agregarlas a la
lista.
 Ajuste
 Borrar
 Diversos

Observe que todos los parámetros definidos también se pueden guardar y
volver a utilizar en otros archivos.
9. Haga clic en las casillas de verificación adyacentes a las dos pruebas.
220
10. En la pestaña Principal, dentro del grupo Pruebas de auditoría haga clic
en Ejecutar.
Espere hasta que aparezca una marca de verificación verde en la columna
Estado de cada prueba. Esto indica que las pruebas están listas.
11. Seleccione una prueba y los resultados se pueden ver en la esquina inferior
derecha. Y también puede hacer clic en el número resultante de registros
para ver el archivo IDEA que contiene las transacciones identificadas por la
prueba.
12. Para cerrar la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría, haga

clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana.
Ver resultados e informes
1. En la pestaña SmartAnalyzer, dentro del grupo Pruebas de auditoría

haga clic en Resultados e informes.
Aparece la ventana Resultados e informes.

2. Haga clic en las casillas de verificación adyacentes a las dos pruebas de la

lista.
3. En la pestaña Principal, dentro del grupo Informes, haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones - Informe estándar.
4. Acepte los valores predeterminados y haga clic en Aceptar.

Aparecerá la ventana Creador de informes.
SmartAnalyzer le permite crear informes de excepción, personalizar el

informe, enviar la búsqueda en otro software y siempre mantener un
vínculo a la base de datos original de IDEA para obtener más detalles.
5. En la barra de herramientas haga clic en el botón Cerrar.
222
16.1.1. PREPARACIÓN DE LOS DATOS

Tenga presente que SmartAnalyzer contiene una sección Preparación de datos
que le permite crear una solicitud de datos estándar para dársela a TI para que
ejecute las pruebas de SmartAnalyzer.
También hay unas solicitudes de datos más avanzadas para sistemas ERP
específicos. El ejemplo anterior es el caso genérico.
16.1.2. RUTINAS DE IMPORTACIÓN ESTÁNDAR

Además, SmartAnalyzer proporciona rutinas de importación estándar para
sistemas ERP para simplificar la importación de datos desde sistemas complejos
al seleccionar las pruebas de auditoría que desea realizar y permitiendo que
SmartAnalyzer haga el trabajo de obtener los datos que se requieren exactamente
para las pruebas seleccionadas. SmartAnalyzer no solo importa los datos,
también los prepara de modo que todo lo que debe hacer es ejecutar las pruebas
de auditoría y evaluar los resultados e informes que se crean. También puede
empaquetar pruebas de auditoría y rutinas de importación estándar en las
denominadas Soluciones que cumplan con sus requisitos individuales.

16.1.3. DIVERSIDAD DE APLICACIONES

Muchas aplicaciones de SmartAnalyzer están disponibles en la Tienda e incluyen
pruebas como:
 Pruebas de Mayor general:

 Identificar las entradas de asientos:
 Desbalanceados
 Duplicados
 Faltantes
 Registrados en fines de semana, en fechas u horas
específicas
 Informes y resúmenes por:
 Usuario
 Combinaciones de cuenta
 Cantidades o comentarios
 Número de cuenta
 Período de origen
 Saldos de cuentas por origen o período
 Pruebas de cuentas por cobrar:
 Antigüedad por fecha de vencimiento y fecha de factura
 Cuentas con saldos o transacciones que exceden los límites de
crédito
 Cuentas con saldos de crédito
 Transacciones dentro de un rango de fechas
 Transacciones duplicadas
 Pruebas de cuentas por pagar:
 Facturas o pagos duplicados
 Cuentas con saldos o transacciones con saldos de débito
 Cuentas sobre el límite de crédito
 Facturas con órdenes de compra
 Transacciones dentro de un rango de fechas
 Transacciones efectuadas en fechas o horas específicas
 Transacciones resumidas por usuario
 Pruebas de segregación de trabajo (SOD): especialmente diseñadas para
SAP
224
IDEA SmartAnalyzer GL incluye todas las pruebas del mayor general. IDEA
SmartAnalyzer Complete incluye todo el mayor general, cuentas a cobrar, cuentas
por pagar.
16.1.4. POTENTE Y FLEXIBLE

SmartAnalyzer contiene muchas otras funciones y un SDK (Kit de desarrollo
suplementario) que también se puede utilizar para crear sus propias pruebas para
vender en el mercado o para implementar en la organización.

16.2. IDEA SERVER

IDEA Server es una poderosa herramienta de análisis de datos que funciona
mediante servidores de red. Cambiar el procesamiento de datos a un hardware
del servidor más confiable y sólido puede liberar recursos locales para otras
aplicaciones.
IDEA Server proporciona un entorno sólido de trabajo en equipo e incorpora

acceso seguro para varios usuarios al proyecto y un repositorio compartido para
documentos y datos del proyecto.
En IDEA, trabajar con el proyecto de escritorio mientras está conectado al

proyecto de IDEA Server es más sencillo que nunca.
226
16.2.1. BIBLIOTECA CORPORATIVA

La Biblioteca corporativa es un repositorio global de archivos de IDEA Server
compilado por líderes de equipo de IDEA Server, que está accesible para todos
los usuarios de IDEA Server. Puede copiar fácilmente estos archivos a la
biblioteca del proyecto actual para su uso en sus propios proyectos.

16.2.2. SINCRONIZAR DATOS

Puede sincronizar fácilmente archivos nuevos o existentes desde el proyecto de
escritorio actual con IDEA Server, lo que le permite tener la información más
exacta y relevante.
16.2.3. BASES DE DATOS VIRTUALES

Una base de datos virtual es una base de datos de IDEA Server que toma datos
para alguno o todos sus campos desde una base de datos fuente. Al hacer
referencia a datos de otras bases de datos, las bases de datos virtuales no son
tan grandes como las bases de datos estándar por consiguiente mejoran el
rendimiento del servidor y optimizan el espacio en disco.
228
16.3. SMARTEXPORTER
SmartExporter, una opción del asistente de importación, es una herramienta de
extracción de datos que le permite exportar datos SAP para analizarlos con
facilidad. SmartExporter resuelve muchos problemas comunes asociados con el
acceso a datos SAP, como seguridad, capacidad de datos y descargas oportunas
de datos. Ofrece las siguientes ventajas únicas:
Hay disponible dos ediciones de SmartExporter:
 SmartExporter Starter
La edición SmartExporter Starter se puede descargar y es sin cargo alguno.
Tiene funcionalidades limitadas pero se puede utilizar para importar las
solicitudes de datos existentes y extraer datos desde sistemas SAP en
línea.
 SmartExporter (edición completa)
SmartExporter es la edición con funcionamiento completo que incluye la
opción para crear solicitudes de datos en línea y sin conexión, se integra
con IDEA y ofrece un amplio rango de formatos de salida distintos para los
datos extraídos.
Para obtener más información acerca de SmartExporter, visite

www.caseware.com.

16.4. CASEWARE MONITOR

El uso de sistemas de control internos eficaces cuando se implementan
correctamente, es un buen negocio ya que proporciona la seguridad de que la
información financiera es correcta, que los negocios están operando eficazmente
y que los activos están protegidos. Hacerse cargo de las fallas en los controles
internos en forma oportuna y eficiente permite que los negocios mejoren su
rentabilidad.
CaseWare Monitor es la solución de monitoreo de control continuo que

proporciona resultados seguros, flexibles e inmediatos para evitar fraudes y
pérdidas de ingresos, mejorar la eficiencia del negocio y lograr objetivos de control
y cumplimiento. CaseWare Monitor:
 Proporciona administración con una visión global de la empresa de los

controles y cumplimiento.
 Ofrece un panorama general de todos y cada uno de los procesos
de negocio, asegurando la vigilancia y control completos de la
organización.
 Genera ahorros en dinero efectivo (ROI)
 Se envían alertas proactivas a los interesados cuando se produce
cualquier incumplimiento de los objetivos de control. Esto brinda a
los negocios todas las oportunidades para resolver problemas a
medida que se producen y evitar que se produzcan en el futuro
impidiendo la pérdida de ingresos y con frecuencia logrando un
rápido retorno de la inversión.
 Ofrece un proceso de cumplimiento más sustentable
 Reduce los costos de auditoría con pruebas automatizadas,
ajustables y que se pueden repetir de los controles
 Reduce los costos de cumplimiento a través de informes
normativos automatizados y una visión global de los controles
 La solución se puede implementar y mantener sin el uso de
consultores costosos
 Permite una detección más oportuna de las debilidades de control
 Los controles preventivos detectan cualquier cambio, falla de
control o anomalía en el proceso comercial ayudando a mejorar la
eficiencia operacional y los controles internos
 Reduce los errores y fraudes
 Examina el 100% de los datos continuamente asignando la
responsabilidad de los controles a los individuos que pueden
solucionar los problemas inmediatamente
 Independiente de los sistemas comerciales
230
 La solución no interfiere y no se requieren cambios en la

infraestructura existente
La solución CaseWare Monitor proporciona un solo portal de controles que

permite que todos los accionistas dentro de cualquier organización supervisen los
controles a través de varios negocios y sistemas. Al proporcionar un marco
colaborativo, nuestras tecnologías detectan fallas en los controles internos y
permiten que los usuarios solucionen problema subyacentes y eviten impactos
negativos en la empresa. La solución CaseWare Monitor proporciona las
siguientes funciones:
 Solución con un marco único

 Admite a todos los usuarios de la empresa, independientemente
de su capacidad técnica
 Admite cualquier proceso comercial en cualquier sistema o
almacenamiento de datos
 Aprovecha los scripts e informes existentes
 Implementar o crear sus propios procesos
 Flujo de trabajo y notificación integrado
 Creación de un flujo de trabajo eficaz e inmediato que incluye el
incremento escalonado de problemas
 Notificación a través de correo electrónico, SMS o mensaje
emergente en el escritorio
 Visibilidad continua y división de trabajo
 Enviar problemas y alertas a las personas que deben verlos
 Supervisar el proceso de revisión desde cualquier parte
 Hacer más con menos y optimizar el proceso y los ingresos
 Eliminar las revisiones manuales. Saber dónde gastar
exactamente los recursos.
 Permitir que el negocio se supervise a si mismo y al mismo
tiempo mantener el cumplimiento

232
SECCIÓN 17
Cómo acceder a los recursos

 Sitio de Soporte de CaseWare IDEA
 Otras opciones de capacitación

17.1. SITIO DE SOPORTE DE CASEWARE IDEA

El sitio Soporte de CaseWare IDEA (solo para usuarios registrados) contiene
abundantes recursos gratuitos para los usuarios de IDEA, tales como:
 Descargas
Manténgase actualizado con el software IDEA más reciente y obtenga
acceso a los siguientes recursos útiles:
 Paquetes de servicio de IDEA
 Componentes de IDEA
 Importar componentes
 Funciones personales
 Manual
 Descargas gratuitas de software para licencias y dongles
 Foros
Ver o unirse a diversos temas en los siguientes foros:
 IDEA
 IDEAScript y Funciones personales
 IDEA Server
 IDEAScript
Mejore su conocimiento de IDEAScript con los siguientes recursos:
 Macros gratuitas
 Ejemplos de macro de IDEAScript
 Tutoriales
 Documentación y actualizaciones IDEAScript
 Base de conocimientos
Buscar nuestro amplio repositorio de preguntas frecuentes.
 Videos
Ver numerosos videos instructivos para IDEA e IDEA Server.
El sitio web de Soporte de CaseWare IDEA cuenta también con archivos de

ejemplo en inglés para el Explorador de Lenguaje. Los usuarios de versiones de
IDEA en idiomas diferentes al inglés que necesiten los archivos de ejemplo en
inglés para su ejecución, pueden descargar los archivos de ejemplo en inglés a
una carpeta local modificable y a continuación establecer esta carpeta como
Proyecto externo para acceder al mismo desde IDEA.
234
Sección 17: Cómo acceder a los recursos
17.1.1. CREAR UNA CUENTA DE USUARIO

Debe ser un usuario registrado para obtener acceso al sitio de Recursos y
Soporte de IDEA. Para convertirse en un usuario registrado, debe crear una
cuenta de usuario que incluya su información de contacto y de la licencia. Una vez
que se apruebe su cuenta de usuario, puede escribir las credenciales de la cuenta
de usuario para acceder al sitio web de asistencia de IDEA.
1. En un explorador de Internet, vaya a www.ideasupport.caseware.com.

Aparece la página Recursos y Soporte de CWI.
2. Haga clic en el enlace Haga clic aquí para crear una cuenta.

Aparece la página Soporte de IDEA – Crear cuenta.
3. Proporcione la información necesaria.

4. Haga clic en Enviar >>.
Aparece un mensaje indicando que su cuenta tiene la aprobación
pendiente. Recibirá un correo electrónico cuando se apruebe la cuenta.
Puede iniciar sesión en el sitio web de asistencia de IDEA con la misma
dirección de correo electrónico e información de la contraseña que
proporcionó durante la creación de la cuenta.
17.1.2. INICIAR SESIÓN EN EL SITIO WEB DE RECURSOS Y SOPORTE DE

IDEA
Si tiene una cuenta de usuario existente, puede iniciar sesión en el sitio web de
asistencia de IDEA con la información de su correo electrónico y contraseña.
1. En un explorador de Internet, vaya a www.ideasupport.caseware.com.

Aparece el sitio Web de Recursos y Soporte.
2. En el campo Nombre, escriba la dirección de correo electrónico utilizada

para crear la cuenta de usuario.
236
3. En el campo Contraseña, escriba la contraseña.

4. Haga clic en Iniciar sesión >>.

17.2. OTRAS OPCIONES DE CAPACITACIÓN
17.2.1. CURSO DE CAPACITACIÓN INTERMEDIA DE IDEA

El propósito del curso de capacitación intermedia de IDEA es ayudarle a expandir
el uso de IDEA dentro de sus auditorías u otras operaciones. El curso de
capacitación intermedia abarca funcionalidades más complejas que incluyen los
siguientes temas:
 Importaciones avanzadas de datos (editor avanzado de definición de

registros, impresión de informes de múltiples capas e impresión de
informes con campos de múltiples líneas)
 Extracción avanzada de datos (valor clave, acceso a la extracción de datos
clave, registro seleccionado, indexado y registro superior)
 Técnicas de muestreo avanzadas (teoría/extracción/evaluación MUS y
muestreo de atributos)
 Conexión de varias bases de datos (utilizando búsqueda de texto completo,
agregar contenido con campos editables, campos editables en el historial
de la base de datos, campos de acción, comparaciones financieras
utilizado la función de comparación de bases de datos de IDEA, unir bases
de datos: Unir comparado con el Conector visual, y relacionar el inventario
con los productos terminados)
 Perfil avanzado de datos y ley de Benford (cambiar una base de datos
después de importar para generar perfiles, mediante estratificación y
análisis de la ley de Benford)
17.2.2. CURSO DE CAPACITACIÓN AVANZADA DE IDEA

El propósito del curso de capacitación avanzada de IDEA es ayudarle a lograr una
mayor eficiencia en sus auditorías a través de las pruebas automatizadas y al
aplicar mejores prácticas con IDEA. Este curso consolida el aprendizaje previo
con casos prácticos avanzados, profundizando en el uso de Funciones personales
y métodos estadísticos, y desarrollando macros de IDEAScripts a partir de la
información general del proyecto y del historial. Se incluyen los siguientes temas:
 Crear y usar Funciones personales

 Utilizar métodos estadísticos avanzados (análisis de tendencias, series
temporales y correlación)
 Introducción a IDEAScript (Información general de IDEAScript; creación de
scripts desde el historial e información general del proyecto)
 Caso de estudio: imprimir informes con referencias flotantes
238
17.2.3. CAPACITACIÓN DE IDEASCRIPT

Hay varias formas para crear y ejecutar macros para automatizar tareas en IDEA
y lograr la máxima eficiencia al aplicar análisis de datos. Script visual, el editor de
ecuación y la información general del proyecto le permiten a los auditores guardar
y volver a utilizar secuencias como macros. También están disponibles los scripts
de SmartAnalyzer para ahorrar más tiempo en la automatización de la auditoría.
Pero IDEA también incluye un idioma de programación sólido similar a Visual
Basic para aplicaciones que le permite personalizar los scripts cuando necesite
hacerlo.
IDEAScript se puede utilizar para la automatización de tareas repetitivas, la

creación de un sistema de auditoría local automatizado, trabajar con software
habilitados para OLE, crear pruebas o funciones especiales o importar archivos.
Este curso proporciona información general acerca del proceso de creación de un

IDEAScript. Los participantes aprenderán cómo grabar, guardar, volver ejecutar y
editar un script. Los temas incluyen lo siguiente:
 Introducción a IDEAScript (automatización de tareas repetitivas, sistema de

auditoría local automatizado, software habilitado para OLE, pruebas o
funciones especiales, importación de archivos y el proceso de
programación)
 Grabar un script (grabadora de scripts, planificación, editor de Visual Script,
guardar ejecutar, tareas, convertir macros de Visual Script en macros de
IDEAScript, editor de IDEAScript, código, creación desde el registro del
historial y asignar macros a los botones)
 Sintaxis de IDEAScript (orígenes, ejemplos e idioma BASIC)
 Trabajar con macros de IDEAScript (cómo usar variables en macros,
constantes, tipos de datos, actualizar el explorador de archivos y liberar
objetos, y documentar las macros)
 Personalizar las macros (utilizar cuadros de mensajes y cuadros de entrada
para comunicarse con el usuario, para presentar puntos de decisión al
usuario y para obtener información del usuario)
 Explorador de lenguaje (objetos de IDEA, utilizando estructuras: control,
repetición, bucle, condicional y bifurcación)
 Funciones y subrutinas, manejo de matrices (para guardar listas de
elementos, como nombres de campos necesarios para personalizar los
cuadros de diálogo)
 crear cuadros de diálogo personalizados con el editor de diálogos
 Soluciones

17.2.4. CAPACITACIÓN OFRECIDA POR NUESTROS DISTRIBUIDORES

Para obtener oportunidades de capacitación adicionales, visite el sitio web de
CaseWare para ver una lista de eventos como, seminarios web y conferencias por
Internet que ofrecen nuestros distribuidores.
1. En un explorador de Internet, vaya a www.caseware.com.

2. En el menú de navegación, haga clic en Eventos.
Aparecerá la página Eventos. En forma predeterminada, la página Eventos

detalla todos los eventos para todos los productos que actualmente están
disponibles. Puede filtrar la lista por tipo de evento o por producto.
3. Para buscar eventos por tipo, en la lista desplegable Tipo de evento,

seleccione el que desea.
4. Para buscar eventos específicos para IDEA, en la lista desplegable
Producto, seleccione IDEA.
5. Para inscribirse e un evento, haga clic en el botón Registro en línea que
corresponda para el evento que desea y escriba la información necesaria.
240

DESAFÍOS IDEA
Ejercicios avanzados
 Aplicar su conocimiento en la resolución de ejercicios más avanzados.

DESAFÍO IDEA Nº 1
Importar el archivo TIME.xlsx.
Sugerencia: Time.xlsx contiene celdas vacías.
Una vez que se importe el archivo, analice los datos para responder las siguientes
preguntas:
1. ¿Cuál es el rango de fechas de orden para este archivo?

2. ¿Cuál es el día más común en el que se realizan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este día?
3. ¿Cuál es el mes más común en el que se realizan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este mes?
4. ¿Cuál es el día más común en el que se despachan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este día?
5. ¿Cuál es el mes más común en el que se despachan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este mes?
6. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre las
00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
7. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre las
12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
8. Cree una nueva base de datos para los pedidos realizados después de las
6 pm.
9. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados entre
las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
10. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados entre
las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
11. Cree una nueva base de datos para los pedidos que se despacharon
después de las 6 pm.
12. ¿Cuántos pedidos no se despacharon nunca?
13. ¿Cuál es la mayor brecha en horas entre la fecha y hora del pedido y la
fecha y hora del despacho?
14. ¿Cuántos pedidos se despacharon antes de la orden?
15. Cree una nueva base de datos que muestre la cantidad total y promedio de
ventas de cada producto por país.
244
APÉNDICE
@Funciones
IDEA cuenta con más de 100 @Funciones para efectuar operaciones tales como
aritmética de fechas, cálculos estadísticos y financieros así como búsquedas de
textos.
Puede acceder a las @Funciones a través del Editor de Ecuaciones. Se

encuentra disponible un Sistema de Ayuda que incluye la sintaxis, los parámetros,
la descripción y un ejemplo de uso de cada una de las @Funciones de IDEA
dentro del propio Editor de Ecuaciones. A su vez se proporciona una ayuda
detallada en el Sistema de ayuda de IDEA al cual se accede a través del botón
Ayuda dentro del Editor de Ecuaciones.
Lea las definiciones a continuación para familiarizarse con cada @Función:
 Expresión numérica: hace referencia a un número o a una ecuación que

evalúa un número.
 Cadena: Representa una serie de caracteres como por ejemplo un nombre
o un domicilio.
@Abs Devuelve el valor absoluto de una expresión numérica.
@Afternoon Devuelve 0 si la hora está dentro de la banda AM, 1 si la

hora cae dentro de la banda PM y -1 si la hora no es
válida.
@Age Calcula la cantidad de días entre dos fechas

especificadas.
@AgeDateTime Devuelve la cantidad de segundos entre dos fechas y

horas.
@AgeTime Devuelve la cantidad de segundos entre dos horas.
@Alltrim Elimina todos los espacios iniciales y finales.
@Ascii (no para IDEA Devuelve el código ASCII de un caracter.

Unicode)
@Between Determina si una expresión numérica se encuentra en un

rango específico.
@BetweenDate Devuelve un número indicando si una fecha cae dentro de

un rango especificado (1) o no (0).
@BetweenTime Devuelve un número indicando si una hora cae dentro de

un rango especificado (1) o no (0).
@Bit Identifica el valor de un bit.
@BitAnd Para ocultar bits no deseados.
@BitOr Para establecer bits requeridos.
@Chr (no para IDEA Devuelve el caracter equivalente a un código ASCII

Unicode) especificado.
@CompareNoCase Compara expresiones sin tener en cuenta mayúsculas /

minúsculas.
@CompIf Determina si un registro satisface un criterio múltiple.
@Ctod Convierte fecha tipo caracter al Formato de Fecha de

IDEA.
@Ctot Convierte los valores de hora tipo carácter al Formato de

hora de IDEA
@CurForm Convierte un valor numérico en texto formateado.
@CurVal Convierte un campo Caracter a un campo Numérico.
@Date Devuelve la fecha actual.
@Day Devuelve el día en una fecha.
@DaysToD Convierte la cantidad de días desde el1 de Enero de 1900

al formato fecha.
246
Apéndice
@Db Calcula el saldo periódico de depreciación decreciente

para un período específico.
@Ddb Calcula el saldo de la depreciación doble decreciente.
@Delete Elimina una cantidad determinada de caracteres en una

cadena.
@Dow Devuelve el día de la semana.
@Dtoc Convierte formato fecha a caracter.
@DToDays Obtiene la cantidad de días que hay entre el1 de Enero de

1900 y una fecha especificada.
@Dtoj Convierte fechas a formato Juliana.
@Exp Calcula el valor exponencial de una expresión numérica.
@FieldStatistics Devuelve el valor numérico de una estadística de campo

especificada.
@FindOneOf Encuentra la posición del primer caracter coincidente en

dos cadenas.
@FinYear Devuelve el año financiero para una fecha dada

basándose en el fin de año.
@Format12hourClock Devuelve una cadena representando la hora en formato

HH:MM:SS TT.
@Fv Calcula el valor futuro de una inversión.
@GetAt Devuelve el caracter que aparece en una posición

numérica especificada.
@GetNextValue Devuelve el valor siguiente del campo seleccionado.
@GetPreviousValue Devuelve el valor anterior del campo seleccionado.
@Hours Devuelve la parte correspondiente a la hora en una hora

dada.
@If Permite optar por dos resultados en base a la evaluación

de una condición.
@Insert Inserta una cadena dentro de una cadena existente.
@Int Devuelve la porción entera de una expresión numérica.
@Ipmt Calcula el interés pagado para un período dado.
@Irr Calcula la tasa interna de retorno.

@IsBlank Comprueba si un campo caracter contiene blancos.
@IsFieldDataValid Devuelve 1 si el dato del campo es válido, o 0 si es

incorrecto.
@Isin Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra

cadena (tiene en cuenta mayúsculas / minúsculas).
@Isini Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra

cadena (no tiene en cuenta mayúsculas / minúsculas).
@Jtod Convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA.
@JustLetters Devuelve una cadena sin todos sus caracteres numéricos.
@JustNumbers Devuelve todos los números (al inicio y al final).
@JustNumbersLeading Devuelve los números iniciales.
@JustNumbersTrailing Devuelve los números finales.
@LastDayofMonth Devuelve el último día para una combinación de mes y

año especificada.
@Left Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una

cadena contando desde la izquierda.
@Len Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los

espacios del final.
@List Determina si una expresión cumple un criterio en una lista

de valores.
@Log Calcula logaritmos naturales.
@Log10 Calcula logaritmos en base10x.
@Lower Convierte todos los caracteres de una cadena a

minúsculas.
@Ltrim Quita los espacios iniciales de una cadena.
@Match Determina si una expresión cumple un criterio en una lista

de valores.
@Max Devuelve el valor máximo de dos expresiones numéricas.
@Mid Extrae una porción de texto desde una cadena.
@Min Devuelve el valor mínimo de dos expresiones numéricas.
@Minutes Devuelve la parte correspondiente a los minutos en una

hora dada.
248
Apéndice
@Mirr Calcula variaciones en la tasa interna de retorno.
@Month Devuelve el mes en una expresión tipo fecha.
@NoMatch Determina si una expresión no cumple ningún criterio en

una lista de valores.
@Npv Calcula el valor actual neto de una inversión.
@Ntod Convierte una expresión numérica en formato de fecha de

IDEA.
@Ntot Convierte una expresión numérica en formato de hora de

IDEA.
@Pmt Calcula la cuota de un préstamo.
@Ppmt Devuelve el capital principal de un préstamo.
@Precno Devuelve el número de registro físico.
@Proper Convierte a mayúsculas la primer letra de cada palabra en

una cadena.
@Pv Devuelve el valor actual de una inversión.
@Qtr Basándose en el fin de año, devuelve 1-4 representando

el cuatrimestre correspondiente en el que cae una fecha
dada.
@Random Genera números aleatorios.
@Rate Calcula el porcentaje de interés de una inversión o

préstamo.
@Recno Devuelve el número de registro lógico (sensible a

índices).
@RegExp Compara expresiones de caracter utilizando un complejo

conjunto de reglas.
@Remove Elimina todas las ocurrencias de un caracter específico.
@Repeat Repite el primer caracter de una cadena un número

determinado de veces.
@Replace Reemplaza una cadena o subcadena con otra.
@Reverse Invierte el orden de caracteres en una cadena.
@Right Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una

cadena contando desde la derecha.
@Round Redondea valores numéricos.

@Seconds Devuelve la parte correspondiente a los segundos en una

hora dada.
@Seed Genera la semilla de números aleatorios.
@SimpleSplit Extrae un segmento de una cadena de caracteres

específico situado entre ciertos caracteres tales como
guiones o barras diagonales inversas.
@Sln Devuelve la depreciación lineal de un activo.
@Soundex Devuelve el código de sonido para una palabra.

(no para IDEA Unicode)
@SoundsLike Determina si dos palabras son fonéticamente iguales.

(no para IDEA Unicode)
@SpacesToOne Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre

palabras en una cadena.
@SpanExcluding Devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier

otro juego de caracteres especificados en una cadena.
@SpanIncluding Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que

coinciden con cualquier caracter en otra cadena
especificada.
@Split Corta una cadena en segmentos separados por

caracteres como espacios o comas y devuelve el
segmento especificado.
@Sqrt Calcula la raíz cuadrada.
@Str Convierte expresiones numéricas en cadena de

caracteres.
@Stratum Agrupa registros por intervalos.
@Strip Quita toda la puntuación y los espacios en una cadena.
@StripAccent Elimina el acento en un caracter acentuado.
@Syd Devuelve la suma de años de depreciación lineal en un

activo.
@Time Devuelve la hora actual.
@Trim Elimina los espacios del final.
@Ttoc Convierte una hora o número en una cadena con el

formato HH:MM:SS.
@Upper Convierte todos los caracteres de una cadena a

mayúsculas.
250
Apéndice
@Val Convierte una expresión tipo caracter a numérica.
@Workday Devuelve 1 si una fecha dada cae entre Lunes y Viernes o

0 si la fecha cae entre Sábado y Domingo.
@Year Devuelve el año en una fecha.

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Toronto, Canada M5V 1K4
VERSION NINE
Be A Better Auditor.
You Have The Knowledge.
We Have The Tools.
INTRODUCTORY TRAINING SOLUTIONS

Copyright ©2012 CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y
sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos
reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, emitida,
transcrita, guardada en un sistema para su posterior recuperación o traducida en ningún
idioma bajo ningún concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.
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Toronto, Ontario
M5V 1K4
Impreso y encuadernado en Canadá
Noviembre de 2012
CONTENIDO
Sección 5
Ejercicio 5H: Extracción de ventas inusuales para el Producto 06 ......................... 5
Sección 7
Ejercicio 7C: Buscar registros no duplicados II ....................................................... 6
Sección 9
Ejercicio 9A: Conciliar totales de cuenta................................................................. 7
Ejercicio 9B: Identificar transacciones ausentes .................................................... 7
Ejercicio 9C: Verificar la duplicación de las transacciones de débito ..................... 8
Ejercicio 9D: Identificar entradas sin valores .......................................................... 8
Ejercicio 9E: Crear una muestra aleatoria de cheques .......................................... 8
Sección 10
Ejercicio 10B: Agregar campos Virtuales .................................................................. 9
Sección 11
Ejercicio 11A: Agregar campos Virtuales usando la función @Left ....................... 10
Ejercicio 11B: Agregar campos Virtuales usando la función @Right ..................... 10
Ejercicio 11C: Agregar campos Virtuales usando @Funciones ............................. 10
Ejercicio 11D: Evaluar el impacto del redondeo ..................................................... 10
Ejercicio 11E: Filtrar registros en campos Virtuales ............................................... 11
Ejercicio 11F: Uso de @Match para filtrar registros ............................................... 11
Soluciones del Curso de introducción a IDEA Versión Nueve
Sección 12
Ejercicio 12D: Identificar registros no coincidentes ................................................ 12
Sección 14
Ejercicio 14B: Análisis de EX EMpleados ............................................................... 13
Ejercicio 14C: Análisis de los empleados por edad con un gráfico de barras ........ 13
Ejercicio 14D: Calcular las edades promedio, máxima y mínima ........................... 13
Ejercicio 14E: Distribución por grupo ...................................................................... 14
Ejercicio 14F: Importar los datos de pagos a contratados ..................................... 14
Ejercicio 14G: Aislar EX-empleados que recibieron pagos ..................................... 14
Ejercicio 14H: Identificar el número de empleados ................................................. 15
Ejercicio 14I: Los resultados son simples. Rellene los espacios. ........................ 15
Desafíos de IDEA
Desafío IDEA Nº 1 16
4
SECCIÓN 5
EJERCICIO 5H: EXTRACCIÓN DE VENTAS INUSUALES PARA EL

PRODUCTO 06
Solución: Realizar la tarea de extracción directa con los siguientes criterios:
COD_PROD == "06" .AND. VENDEDOR <> 108
5CaseWare IDEA Inc.

SECCIÓN 7
EJERCICIO 7C: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS II

Solución: Siga los pasos a continuación:
1. En el cuadro de diálogo Detectar clave duplicada, seleccione la

opción Emitir registros sin duplicados.
2. Haga clic en Clave y seleccione NUM_CLI en orden
Ascendente.
6
Soluciones - Curso de introducción a IDEA Versión Nueve
SECCIÓN 9
EJERCICIO 9A: CONCILIAR TOTALES DE CUENTA

1. Cree una plantilla de Report Reader con captación en la palabra

Total y defina el Nombre de la cuenta, Total de débito y Total de
crédito como los campos para este archivo.
2. Ingrese Totales de operaciones de WC como el nombre para
la base de datos generada.
3. Indexe la base de datos Totales de operaciones de WC que
recién creo por NOM_CTA.
4. Totalice la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta, que creó en
la sección 3, por NOM_CTA, totalizando en los campos DÉBITO
y CRÉDITO.
5. Haga clic en la pestaña Totales de operaciones de WC de la
base de datos, mantenga pulsado el botón del ratón y arrastre el
archivo hacia la derecha, luego suelte el botón del ratón.
6. Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la
pestaña de la base de datos y seleccione Nuevo grupo de
pestañas verticales.
7. Revise visualmente cada cuenta para asegurarse de que las
cantidades que aparecen en Débito y Crédito coincidan.
EJERCICIO 9B: IDENTIFICAR TRANSACCIONES AUSENTES

1. Con WC-Det_Trans_por_Cta como la base de datos activa,

ejecute la tarea Detección de omisiones en el campo
NUM_TRANS.
2. Observe que el campo TRANSNO comienza en 3, seleccione la
opción RANGO y cambie el valor clave de inicio a 1.
3. Para crear una nueva base de datos, desmarque la casilla de
verificación Crear resultado y seleccione la casilla de
verificación Crear base de datos. Póngale un nombre adecuado
a la base de datos que se genera, como Transacciones
ausentes.

4. En la ventana Propiedades, ejecute un Total de control en el

campo ELEMENTOS_FALTANTES que recién se creó para ver
el resultado.
Podrá observar que hay 16 omisiones de TRANSNO (cantidad
de registros en el archivo nuevo) para un total de 37 números de
transacciones ausentes.
EJERCICIO 9C: VERIFICAR LA DUPLICACIÓN DE LAS

TRANSACCIONES DE DÉBITO
Solución: Hay dos formas para realizar este ejercicio. Puede crear el criterio en
la base de datos WC-TxnDtl_by_Acct y luego ejecutar la detección de
claves duplicadas con el criterio activado o puede crear una base de
datos de transacciones duplicadas y luego aplicar el criterio en la
base de datos que recién creó.
1. Ejecute la tarea Detección de clave duplicada con los campos

TIPO, FECHA, CIRCULAR y DÉBITO como claves.
2. Denomine la base de datos como Transacciones duplicadas.
3. Aplique los siguientes criterios en la base de datos recién
creada.
CIRCULAR <> "" .AND. DÉBITO > 0.00
EJERCICIO 9D: IDENTIFICAR ENTRADAS SIN VALORES

Solución: Use el siguiente criterio:
DÉBITO == 0.00 .AND. CRÉDITO == 0.00
EJERCICIO 9E: CREAR UNA MUESTRA ALEATORIA DE CHEQUES

1. Realice una Extracción directa con la ecuación:

TIPO == "Bill Pmt -Cheque" .AND. CRÉDITO > 0.00
2. Denomine la base de datos como Muestra de cheque.

3. En la base de datos que recién creó, ejecute la tarea Muestra
aleatoria e ingrese 5 como la cantidad de registros que desea
seleccionar.
4. Denomine la base de datos Muestra aleatoria de cheques.
8
SECCIÓN 10
EJERCICIO 10B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES

Solución Utilice los siguientes criterios para el paso 7:
VRF_NETO <> NETO

SECCIÓN 11
EJERCICIO 11A: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @LEFT
Solución: Cree un campo de Carácter virtual denominado REGION_GEO que
tenga dos caracteres de longitud y utilice la siguiente ecuación:
@Left(NUM_CLI, 2)
EJERCICIO 11B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @RIGHT
Solución: Cree un campo de Carácter virtual denominado CUSTID que tenga
tres caracteres de longitud y utilice la siguiente ecuación:
@Right(NUM_CLI,3)
EJERCICIO 11C: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO

@FUNCIONES
Solución: Cree un campo Numérico virtual denominado PRECIO_RDN que
utilice la siguiente ecuación:
@Round(PRECIO_UNID)
EJERCICIO 11D: EVALUAR EL IMPACTO DEL REDONDEO

1. Cree un campo Numérico virtual denominado NETO_RDN, con

dos posiciones decimales y que utilice la siguiente ecuación:
CANTIDAD * PRECIO_RDN
2. Cree un campo Numérico virtual denominado DIFERENCIA, con

dos posiciones decimales y que utilice la siguiente ecuación:
NETO_RDN - VRF_NETO
Basado en las estadísticas de campo generadas:
 VRF_NETO = 41.377.305,93
 NETO_RDN = 41.344.762,00
10
Diferencia (impacto) total = disminución de $32.543,93 al utilizar

NETO_RDN menos VRF_NETO.
3. Verifique los importes usando la opción Total de Control para el

campo DIFERENCIA comparándolo con el Valor Neto de las
Estadísticas de campo para el campo DIFERENCIA. Ambos
deberían dar la diferencia (impacto) detallada anteriormente.
EJERCICIO 11E: FILTRAR REGISTROS EN CAMPOS VIRTUALES

REGION_GEO = "20" .AND. COD_PROD ="03"
Debe haber 18/3014 registros.
EJERCICIO 11F: USO DE @MATCH PARA FILTRAR REGISTROS

COD_PROD == "05" .AND.

@MATCH(REGION_GEO,"10","20","30","40","50","60","70")
Debe haber 1325/3014 registros.

SECCIÓN 12
EJERCICIO 12D: IDENTIFICAR REGISTROS NO COINCIDENTES

Solución: Realice la tarea Unir Bases de Datos con la opción Registros sin
coincidencias secundarias seleccionada para buscar proveedores
sin compras.
 Base de Datos Primaria: Archivo Detalle de proveedores

 Base de Datos Secundaria: Compras enero y febrero
 Coincidencia: NUM_PROV
12
SECCIÓN 14
EJERCICIO 14B: ANÁLISIS DE EX-EMPLEADOS

1. Cree un campo Numérico virtual sin posiciones decimales y que

utilice el siguiente criterio:
@Year(FECHA_SAL)
2. Totalice por el campo que recién creó desde el paso 1,

totalizando en SALARIO. Incluya la estadística Promedio pero
no incluya Suma. Desactive la opción Crear base de datos y
active la opción Crear resultado.
EJERCICIO 14C: ANÁLISIS DE LOS EMPLEADOS POR EDAD CON

UN GRÁFICO DE BARRAS
1. Cree un resultado de estratificación, estratificando por EDAD y

totalizando en EDAD utilizando un incremento de 5 años desde
15 a 65 años de edad.
2. En la barra de herramientas de salida Resultados, haga clic en
la opción Mostrar resultados como gráfico/vista para ver el
resultado en una vista de gráfico.
EJERCICIO 14D: CALCULAR LAS EDADES PROMEDIO, MÁXIMA Y

MÍNIMA
1. Cree un resultado de totalización al totalizar por AÑO, por EDAD

y seleccionar las estadísticas PROMEDIO, MÁXIMA y MÍNIMA.
Se proporcionarán las estadísticas para cada año de partida.
2. Para determinar la cantidad total para toda la base de datos,
acceda a la Estadísticas del campo para el campo Edad.
 PROMEDIO: 32,64
 EDAD MENOR: 2
 EDAD MAYOR: 70

EJERCICIO 14E: DISTRIBUCIÓN POR GRUPO

Solución: Cree un nuevo campo de clasificación de empleados que tome los
primeros dos caracteres del campo CLAS_EMPL y luego sumarice la
base de datos por clasificación de empleados.
1. Cree un campo de Carácter virtual denominado GRUPO que

tenga dos caracteres de longitud y utilice el siguiente criterio:
@Left(EMPL_CLAS, 2)
2. Sumarice la base de datos por GRUPO
EJERCICIO 14F: IMPORTAR LOS DATOS DE PAGOS A

CONTRATADOS
1. Cree una plantilla de Report Reader que capture los datos de

detalle como el diseño base, la información de la fecha de pago
como un diseño agregado y el total de la suma como
información de un segundo diseño agregado.
2. Para confirmar que la plantilla se creó correctamente, sumarice
el archivo importado por FECHA_PAGO, seleccione CANTIDAD
como el campo numérico a totalizar y TOTAL_SUMA como un
campo adicional en la sumarización.
3. Ejecute un criterio en la base de datos totalizada donde:
AMOUNT <> TOTAL_SUMA
Si la plantilla se creó correctamente, finalizará con cero

registros.
EJERCICIO 14G: AISLAR EX EMPLEADOS QUE RECIBIERON PAGOS

Solución: Para verificar si un ex empleado (base de datos EX EMPLEADOS)
recibió un pago (pagos a contratados) debe hacer coincidir ambas
bases de datos. Para ello debe usar la función Unir Bases de Datos.
Para poder unir dos bases de datos, deberá encontrar una clave en
común. La clave es un campo que permite unir ambos archivos.
Como el número SIN es común a ambas bases de datos, puede ser
utilizado como la clave.
1. Realice la tarea Unir bases de datos con la Base de datos,

DESVINCULACIÓN como la base de datos principal.
14
2. Seleccione Pagos del contratista como la base de datos

secundaria. Seleccione al campo SIN como el campo clave.
Marque la opción Sólo coincidencias para obtener los números
SIN que existan en ambas bases de datos (ex-empleados que
recibieron un pago).
3. Agregue otro campo llamado DEMORA que calcule la diferencia
entre la fecha de pago y la fecha de salida.
Como la @Función @Age permite calcular la cantidad de días
entre dos fechas. Puede utilizarla con esta ecuación:
@Age(PAYMENTDATE, DEPART_DT)
4. Como se desea obtener todos los empleados que recibieron

pagos después de su salida, extraiga todos los registros para los
que DEMORA es mayor que 0.
O
Simplemente cree una extracción con la ecuación:
PAYMENTDATE_DATE > DEPART_DT
EJERCICIO 14H: IDENTIFICAR EL NÚMERO DE EMPLEADOS

Solución: Sumarice la base de datos de extracción recientemente creada por
SIN para asegurarse de que no existan personas que se hayan
dejado el departamento dos veces.
Esta base de datos debería contener 368 registros.
EJERCICIO 14I: LOS RESULTADOS SON SIMPLES. RELLENE LOS

ESPACIOS.
Solución: Totalice la Base de datos EX EMPLEADOS por SIN para obtener la
cantidad de personas (no la cantidad de partidas) que han dejado el
departamento. Esta vez, debería obtener 998 registros.
De los 998 empleados que se fueron, 388 recibieron pagos como

contratados. Esto implica que el 36,9 por ciento de los empleados
que se fueron regresaron como contratados.

DESAFÍOS DE IDEA
DESAFÍO IDEA Nº 1
Solución: Importe el archivo Time.xlsx con el formato de archivo Microsoft
Excel. Seleccione la opción Primera fila son nombres de campo.
En el asistente de importación podrá observar que algunos de los
registros del campo SHIPMENTDATE están vacíos, de modo que
debe asegurarse de seleccionar la opción Importar celdas
numéricas vacías como 0.
1. ¿Cuál es el rango de fechas de orden para este archivo?
Solución: Ejecute las estadísticas de campo en la Base de

datos; HORA.
i. En la ventana de Propiedades, seleccione

Estadísticas de Campo.
ii. Haga clic en Sí cuando se le solicite crear las
estadísticas.
iii. En el cuadro Tipo de campo, seleccione
Fecha.
iv. En la lista Campos fecha, asegúrese de que el
campo ORDERDATE esté seleccionado.
v. En la lista Estadísticas de fecha, vea los
valores para la Fecha más temprana y la
Fecha más tardía. Deben ser 04 de enero de
2002 y 01 de enero de 2006 respectivamente.
2. ¿Cuál es el día más común en el que se realizan pedidos y
cuántas transacciones se realizan este día?
Solución: Con la vista Estadísticas del campo activada todavía

para el campo ORDERDATE:
i. Observe el valor para Día más común.

(Jueves)
ii. Observe el valor para Elementos en el jueves.
(55)
3. ¿Cuál es el mes más común en el que se realizan pedidos y
cuántas transacciones se realizan este mes?

para el campo ORDERDATE:
i. Observe el valor para Mes más común. (Mayo)

ii. Observe el valor para Elementos en mayo. (31)
16
4. ¿Cuál es el día más común en el que se despachan pedidos y

cuántas transacciones se realizan este día?
Solución: Observe las Estadísticas de campo para el campo

SHIPMENTDATE.
i. En la lista Campos de fecha, asegúrese de que

solo esté seleccionado el campo
SHIPMENTDATE.
ii. En la lista Estadísticas de fecha, vea el valor
para Día más común. (Sábado)
iii. Observe el valor para Elementos en el sábado.
(58)
5. ¿Cuál es el mes más común en el que se despachan pedidos y
cuántas transacciones se realizan este mes?

para el campo SHIPMENTDATE:
i. En la lista Estadísticas de fecha, vea el valor

para Mes más común. (Julio)
ii. Observe el valor para Elementos en julio. (29)
6. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos
realizados entre las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
Solución: Observe las Estadísticas de campo para el campo

ORDERTIME.
i. En el cuadro Tipo de campo, seleccione Hora.

ii. En la lista Campos de hora, asegúrese de que
solo el campo ORDERTIME esté seleccionado.
iii. Haga clic en el valor para # Registros en AM.
(68) Aparecerá el cuadro de diálogo Vista
previa Bases de Datos.
iv. Haga clic en Guardar, escriba un nombre para
la nueva base de datos y haga clic en Aceptar.
realizados entre las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la
tarde).
Solución: Asegúrese de que se muestren las Estadísticas de

campo para Base de datos; HORA y realice lo
siguiente:

solo el campo ORDERTIME esté seleccionado.

iii. Haga clic en el valor para # de registros en

PM. (223)
Aparece el cuadro de diálogo Vista previa de la
base de datos.
8. Cree una nueva base de datos para los pedidos realizados
después de las 6 pm.

siguiente:

ii. En la lista Campos hora, asegúrese de que el
campo ORDERTIME esté seleccionado.
iii. Haga clic en el valor para # Registros después
de 6 PM. (55) Aparecerá el cuadro de diálogo
Vista previa Bases de Datos.
despachados entre las 00:00 y las 11:59 (transacciones
matutinas).

siguiente:

solo el campo SHIPMENTTIME esté
seleccionado.
iii. Haga clic en el valor para # Registros en AM.
(79) Aparecerá el cuadro de diálogo Vista previa
Bases de Datos.
despachados entre las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la
tarde).

siguiente:
18

seleccionado.
iii. Haga clic en el valor para # Registros en PM.
(212) Aparecerá el cuadro de diálogo Vista
previa Bases de Datos.
11. Cree una nueva base de datos para los pedidos que se
despacharon después de las 6 pm.

siguiente:

seleccionado.
iii. Haga clic en el valor para # Registros después
de 6 PM. (53) Aparecerá el cuadro de diálogo
Vista previa Bases de Datos.
12. ¿Cuántos pedidos no se despacharon nunca?

siguiente:
i. En el cuadro Tipo de campo, seleccione

Fecha.
ii. En la lista Campos de fecha, asegúrese de que
solo esté seleccionado el campo
SHIPMENTDATE.
iii. Observe el valor para # de Elementos Cero.
(16)
13. ¿Cuál es la mayor brecha en horas entre la fecha y hora del
pedido y la fecha y hora del despacho?
Solución: Cree un campo Numérico Virtual usando la siguiente

ecuación:
@AgeDateTime(ORDERDATE,ORDERTIME,SHIPM
ENTDATE,SHIPMENTTIME)/3600
Ordene los registros de la base de datos en orden
descendente. La mayor brecha es de 35.015 horas.

14. ¿Cuántos pedidos se despacharon antes de la orden?
Solución: Filtre los datos con el criterio de la siguiente ecuación:
SHIPMENTDATE<ORDERDATE .AND.
SHIPMENTDATE <> "00000000"
El resultado debe ser 128 pedidos.
15. Cree una nueva base de datos que muestre la cantidad total y
promedio de ventas de cada producto por país.
Solución: Cree un campo Virtual usando la siguiente ecuación:
@Remove(COUNTRY,".")
Luego totalice la base de datos en el campo virtual
recientemente creado y PRODCODE utilizando Suma
y Promedio como las estadísticas para el campo
QTY. La base de datos resumida debería contener 65
registros.
20
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Manual Del Curso Intro Idea 9 PDF

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VERSION NINE

INTRODUCTORY TRAINING GUIDE

IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

CaseWare IDEA Inc.

469 King Street West, 2nd Floor

Impreso y encuadernado en Canadá

2.2. Biblioteca ............................................................................................................... 29

4.3. Estadísticas de Campo ..........................................................................................74

5 CaseWare IDEA Inc.

6.2. Sumarización ....................................................................................................... 125

7 CaseWare IDEA Inc.

13.1.4. congelar columnas ................................................................................ 185

9 CaseWare IDEA Inc.

 Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus características principales.

 Identificar dónde y cuándo utilizar IDEA en una auditoría.

 Comprender cómo utilizar IDEA.

 Instalación de los archivos del curso.

IDEA es una herramienta de interrogación de archivos electrónicos que puede ser

 Crea un registro de todos los cambios realizados a un archivo (base de

 Compara, une, concatena y conecta diferentes archivos de diferente fuente.

Como con la mayoría de software de oficina, IDEA posee su propio lenguaje de

La funcionalidad de IDEA puede incrementarse en base a los requerimientos de

13 CaseWare IDEA Inc.

1.2. LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

Considerar los objetivos de

Determinar los datos

Usar tareas de IDEA

1.2.1. DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORÍA

1.2.2. IDENTIFICAR DÓNDE SE PUEDE USAR IDEA

Si bien IDEA permite aumentar su ámbito de acción mediante el análisis de una

En auditorías, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si tiene la

La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que se

También es normal que, utilizando IDEA, se identifican una mayor cantidad de

1.2.3. OBTENCIÓN DE LOS DATOS

15 CaseWare IDEA Inc.

Antes de descargar y analizar los datos se debe necesariamente identificar la

1.2.4. ANALIZAR LOS DATOS

1.2.5. REVISAR SU ANÁLISIS, LA LIMPIEZA EL MANTENIMIENTO

1.3. PREPARACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

1.3.1. INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CAPACITACIÓN

En forma predeterminada, los archivos de capacitación se instalan en la

2. Acepte la carpeta de destino predeterminada y haga clic en Instalar.

1.3.2. CARGAR IDEA

17 CaseWare IDEA Inc.

1.4. COMPONENTES DE IDEA

Nombre del Ventanas Ventanas Información de Cantidad de registros y

IDEA muestra el contenido de la base de datos en la parte central de la ventana.

19 CaseWare IDEA Inc.

En la sección Base de Datos de la ventana de Propiedades, cada base de datos

Datos Muestra los datos en la ventana de Base de Datos.

Historial Muestra el historial de todas las tareas ejecutadas sobre la

Estadísticas de Muestra estadísticas para todos los campos Numéricos,

Total de Control Muestra el total neto de un campo especificado para su

Criterio Abre el Editor de ecuaciones y le permite especificar criterios

La salida de los resultados de las tareas de IDEA se agrega a la base de datos en

El área Índices de la ventana Propiedades detalla todos los índices que se

El área Comentarios de la ventana Propiedades permite que el usuario escriba

1.5. SISTEMA DE AYUDA DE IDEA

 En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego haga clic en Ayuda de

 Haga clic en el botón Ayuda en la cinta de IDEA.

También podrá acceder a la Ayuda de IDEA pulsando la tecla F1. La Ayuda de

21 CaseWare IDEA Inc.

El Sistema de ayuda de IDEA fue creado con la última tecnología utilizando