CUERPO DE INGENIEROS DEL EJÉRCITO

UNIDAD FINANCIERA
CHECK LIST DE DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE PAGO FECHA: 30-NOVIEMBRE-2017
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS POR PROCESOS DE
CONTRATACIÓN ESTABLECIDOS POR EL SERCOP
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA, MENOR CUANTÍA, LICITACIÓN, COTIZACIÓN, ETC

NO DOCUMENTACIÓN CUMPLE OBSERVACIÓN

CONTRATO N° 1202-2015-COTO SI NO NO
APLICA
(PLANILLA N° 2)
BIENES Y SERVICIOS (PLANILLAS DE ENTREGAS PARCIALES/ AVANCE DE OBRA)

MEMORANDO DE DISPOSICIÓN DE PAGO LEGALIZADO

POR EL SR. COMANDANTE DEL CEE Y POR EL JEFE
DEPARTAMENTAL
COPIA DEL OFICIO DEL JEFE DE GRUPO DE TRABAJO
REMITIDO A OBRAS CIVILES O VIALES CON LA
DOCUMENTACIÓN PARA EL PAGO.
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Original (para el primer pago) o copia según corresponda.
En cada trámite de pago se deberá adjuntar la certificación
de fondos, la cual deberá tener consistencia con el objeto o
el servicio a adquirir.
Este documento es necesario para proceder hacer el
registro contable y su afectación presupuestaria
respectiva.
FACTURA
Requisitos Establecidos En El Reglamento De Facturación,
Documentos De Retención Y Documentos
Complementarios.
CONTRATO
Original (para el primer pago) o copia según corresponda.
En cada trámite de pago se deberá adjuntar el contrato.

OFICIOS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO DE TRABAJOS

SEGÚN CORRESPONDAN
Se recomienda considerar que dentro del cuerpo del oficio
se detalle claramente el día en el cual se suspenderá o se
reiniciaran los trabajos.
Deberán tener el respectivo recibido, con firma, nombre y
sello (en el caso que corresponda), así como la fecha en la
cual se recibe.
INFORME JUSTIFICATIVO DE SUSPENSIONES DE
TRABAJOS O ENTREGA DE MATERIALES
Legalizado por el jefe de la sección técnica y/o fiscalizador
(según corresponda); y jefe de grupo (administrador del
contrato), siempre y cuando no modifique el plazo total
estipulado en el contrato.
OFICIO DEL CONTRATISTA EN CASO DE PRÓRROGA DE
CASO DEBIDAMENTE MOTIVADO.
De acuerdo a lo mencionado en el contrato, legalizado por
el contratista y el señor comandante (comandante del
CEE).

ACTA DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS ELABORADO EN EL

DEPARTAMENTO JURÍDICO DEL CEE LEGALIZADO POR

CHECK LIST DE DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE PAGO 1

 EL CONTRATISTA, CONTRATANTE, ASESOR JURÍDICO
Y JEFE DE OBRAS HORIZONTALES O VERTICALES.
COPIA DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
COPIA DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN
PUBLICACIÓN
COPIA DEL MEMORANDO EN DONDE LA MÁXIMA
AUTORIDAD DELEGA ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO AL JEFE DE GRUPO.
COPIA DE LA GARANTÍA TÉCNICA
CERTIFICACIÓN DE REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y
SALUD SEGÚN FORMATO DEL MINISTERIO DE
RELACIONES LABORALES; EN LOS CONTRATOS QUE
MENCIONES ESTA CLÁUSULA.
ESPECÍFICAMENTE EN BIENES
PLANILLA DE MATERIALES ENTREGADOS
Según cronograma de actividades, de acuerdo a formato
establecido; donde refleje:
Detalle de rubros, precio unitario, presupuesto en
cantidades y valor total, ejecución de rubros en cantidades,
valor a la fecha y valor acumulado, % de avance de obra,
descuento de amortización de anticipo, materiales
entregados líquido a pagar, legalizado por el contratista,
residente, jefe de la sección técnica, contador del grupo y
jefe de grupo.
INGRESO A BODEGA / INGRESO AL MÓDULO DE
ACTIVOS FIJOS
GUÍA (S) DE REMISIÓN
La misma que deberá tener firma, nombre y sello de la
persona que recibe y la fecha con la que se recibió
efectivamente.
GARANTÍA TÉCNICA (SEGÚN CORRESPONDA)
INFORME DE RECEPCIÓN FÍSICA
En el cual se deberá detallar el cumplimiento de las
especificaciones técnicas cumplimientos de plazos y las
guías de remisión respectivas.
ESPECÍFICAMENTE EN SERVICIOS U OBRA
PLANILLA DE TRABAJOS EJECUTADOS
Según cronograma de actividades, de acuerdo a formato
establecido; donde refleje:
Detalle de rubros, precio unitario, presupuesto en
cantidades y valor total, ejecución de rubros en cantidades,
valor a la fecha y valor acumulado, % de avance de obra,
descuento de amortización de anticipo, materiales
entregados líquido a pagar, legalizado por el contratista,
residente, jefe de la sección técnica, contador del grupo y
jefe de grupo.
JUSTIFICATIVOS TÉCNICOS
Que sustenten las medidas de los rubros mencionados en
la planilla de avance de obra, pruebas de laboratorio y
otros que correspondan según lo establezca el contrato.

Se deberá verificar cláusulas del contrato.

 OBJETO DEL CONTRATO
 FORMA DE PAGO
 OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
INFORME TÉCNICO DE AVANCE DE OBRA (INFORME DE
FISCALIZACIÓN)

CHECK LIST DE DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE PAGO 2

 En el cual se deberá detallar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales, cumplimiento de
especificaciones técnicas, cumplimientos de plazos,
avance económico, avance físico, mismo que debe estar
legalizado por los responsables del G.M.T.
ORDEN DE CAMBIO Y/O ORDEN DE TRABAJO SEGÚN
CORRESPONDA.
Para el caso de las planillas de rubros excedentes se debe
adjuntar la orden de cambio legalizada por responsables
del G.M.T. y contratista, y para el caso de rubros nuevos
(costo + %) se debe adjuntar la orden de trabajo legalizada
por responsables del G.M.T. y por el contratista
DOCUMENTOS ADICIONALES SEGÚN EL CONTRATO. (PARA BIENES Y SERVICIOS)
Se deberán verificar cada una de las cláusulas del
contrato dentro de las más principales seria:
Objeto del contrato
Precio del contrato
Forma de pago
Garantías
Plazo
Otras obligaciones del contratista.- en esta cláusula se
solicita que el contratista cumpla con algunos requisitos
que no se observan en el objeto del contrato tales como:
 Presentar el plan mínimo de seguridad y salud
registrado en el mal. (en el caso de obra o
servicio)
 Presentar los respectivos certificados de
originalidad del fabricante o del distribuidor
autorizado (en caso de bienes).
Recepción provisional o definitiva
De la administración del contrato
Se debe revisar el contrato completo y cumplir con cada
una de sus cláusulas.

RECUERDEN QUE:
El art. 1561 del código civil, señala que, “todo contrato
legalmente celebrado es una ley para los contratante y no
puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o
por causas legales.
BIENES Y SERVICIOS. PLANILLA ÚNICA O 100% CONTRA ENTREGA-PLANILLA FINAL DE LIQUIDACIÓN
Se deben considerar todos los documentos detallados en
los casos anteriores y además se adjuntará:
Acta entrega recepción provisional o acta entrega
recepción definitiva (según corresponda).
Considerar lo estipulado en la ley y reglamento del sistema
nacional de contratación pública:
LOSNCP
Art. 81.-Clases de recepción
Art. 101.- Retención indebida de pagos
RGLOSNCP
Art. 116.- Computo de plazo
Art. 122.- Negativa a recibir
Art. 123.- Contenido de las actas
Art. 125.- Liquidación del contrato
DATOS DEL PROVEEDOR
REGISTRO ÚNICO DEL CONTRIBUYENTE (RUC)
Las actividades económicas autorizadas para este
contribuyente tienen que tener referencia con los bienes y
servicios que se están adquiriendo.

CHECK LIST DE DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE PAGO 3

COPIA DEL CERTIFICADO BANCARIO
(Verificar contrato, debido a que en algunos casos se
establece que se deberán realizar las transferencias en una
entidad bancaria del estado.)
COPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA Y CERTIFICADO
DE VOTACIÓN
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
LABORALES ACTUALIZADO (IESS) (Según lo establezcan
en el contrato). Verificar clausula sexta “forma de pago”.
CONSOLIDADO DE LA PLANILLAS DE PAGO AL IESS DE
LOS TRABAJADORES QUE ESTUVIESEN EMPLEADO EN
LA OBRA (Según lo establezcan en el contrato) verificar
clausula sexta “forma de pago”.
HABILITACIÓN DEL RUP

BASE LEGAL UTILIZADA

 LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

 REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
 NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
 CÓDIGO ORGÁNICO DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS PÚBLICAS.
 REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA DEL SRI

ING. CATANIA LEÓN T.

ANALISTA TÉCNICO DE CONSTRUCCIÓN
CUERPO DE INGENIEROS DEL EJÉRCITO

CHECK LIST DE DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE PAGO 4