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IDENTIFICAÇÃO

Título:
Relatório de auditoria – Gestão de Conhecimento

Código:
CMSeixal_260_02_01_RelAditoriaConhecimento_V01_R02

Versão:
V01

Destinatários:
Câmara Municipal do Seixal

Campo de aplicação:
Portal de Conhecimento

Data

Elaborado Ana Neves Unidade Funcional

Verificado Célia Pestana e Isabel Pina Unidade Funcional PMSD 11/03/10

Aprovado Célia Pestana Unidade Funcional PMSD

Divulgado Local
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital

Índice

Índice ..................................................................................................................................................... 2
Sumário Executivo ................................................................................................................................. 4
A auditoria.............................................................................................................................................. 8
Contexto............................................................................................................................................. 8
Âmbito e Metodologia ........................................................................................................................ 8
Análise e recomendações...................................................................................................................... 9
Infra-estrutura .................................................................................................................................... 9
Espaço de trabalho.............................................................................................................. 9
Publicações periódicas ...................................................................................................... 10
Notificações ....................................................................................................................... 10
Email.................................................................................................................................. 11
Telefone e mensagens instantâneas................................................................................. 12
Pastas partilhadas .............................................................................................................13
Acesso à Internet............................................................................................................... 14
Intranet............................................................................................................................... 14
Informação e conhecimento............................................................................................................. 15
Processos ........................................................................................................................................ 17
Acesso ao conhecimento e informação............................................................................. 17
Partilha............................................................................................................................... 22
Colaboração ...................................................................................................................... 26
Inovação ............................................................................................................................ 35
Formação........................................................................................................................... 36
Marketing territorial .......................................................................................................................... 37
Monitorizar sites sociais existentes ................................................................................... 37
Ter plano estratégico e operacional de actividade em sites sociais existentes................. 38
Criar site próprio do município........................................................................................... 38
Criar espaço único para diálogos temáticos...................................................................... 38
Criar diferentes sites temáticos para diálogo..................................................................... 39
Responsabilidades............................................................................................................................... 40
Divulgação ........................................................................................................................................... 40
Anexos ................................................................................................................................................. 41
Email de pedido de apoio às chefias ............................................................................................... 41
Texto de apresentação ao questionário........................................................................................... 42
Resultados do questionário para funcionários com acesso à Intranet............................................. 43
Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas .................................................................. 43
Pergunta 2 – Tipos de informação na intranet................................................................... 44
Pergunta 3 – Tipos de informação nas pastas partilhadas................................................ 46
Pergunta 4 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização.......................... 46
Pergunta 5 – Circunstâncias de partilha de informação com colegas............................... 47
Pergunta 6 – Formas de partilha de informação ............................................................... 47
Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais ................................................... 48
Pergunta 8 – Volume de emails recebidos ........................................................................ 49
Pergunta 9 – Características dos emails recebidos .......................................................... 50
Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso...................... 51
Pergunta 11 – Tempo necessário para encontrar determinados tipos de informação ...... 52
Pergunta 12 – Quantidade de trabalho colaborativo ......................................................... 52
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Pergunta 13 – Forma principal de colaboração................................................................. 53


Pergunta 14 – Vantagens e desvantagens das formas usadas para colaboração ........... 53
Pergunta 15 – Atitude face ao processo criativo ............................................................... 54
Pergunta 16 – Fontes de informação mais valorizadas..................................................... 54
Questão 17 – Mudanças consideradas mais necessárias ................................................ 54
Pergunta 18 – Ferramentas sociais................................................................................... 55
Respostas ao questionário para funcionários sem acesso à intranet.............................................. 56
Pergunta 1 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização.......................... 56
Pergunta 2 – Circunstâncias em que partilha informação com colegas............................ 57
Pergunta 3 – Tipo de conhecimento mais valorizado e facilidade de acesso ................... 57
Pergunta 4 - Tempo necessário para encontrar determinados tipos de informação......... 57
Pergunta 5 – Formas preferidas de aprendizagem ........................................................... 58
Pergunta 6 – Atitude face ao processo criativo ................................................................. 59
Critério para selecção da plataforma Confluence ............................................................................ 62
Glossário.......................................................................................................................................... 65

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Sumário Executivo
O presente documento destaca os aspectos mais relevantes para a gestão de conhecimento notados
durante as conversas realizadas com funcionários da Câmara Municipal do Seixal, na observação de
vários dos sistemas informáticos actualmente disponíveis, e na análise das respostas a dois
questionários. Inclui também recomendações concretas sobre formas de dar resposta ao que
identificámos como áreas de intervenção prioritárias.
A tabela que se segue inclui um apanhado dessas áreas prioritárias e algumas das recomendações
apresentadas no decurso do relatório.

Questões prioritárias1 Evidência Impacto de Algumas das


não resolução recomendações

1. Plataforma de “Maior envolvimento Risco de perda e não Criar novos hábitos de


colaboração online dos funcionários, acessibilidade colaboração online
dando a divulgar os generalizada de
Criar espaços óbvios
projectos em q/ estão informação
para partilha de
envolvidos, utilizando
conhecimento e
para isso a intranet”
informação

2. Comunicação “a comunicação seria Confusão Centralizar


interna oficial fluida, explícita, clara” Demora na recepção comunicação na
“Disponibilização de mensagens intranet para
imediata das inf. Rumores e mal- funcionários com
necessárias” entendidos acesso
Definir plano e critério
para envio de
informação aos
funcionários
Concentrar a intranet
com a plataforma de
colaboração online

3. Novo edifício Oportunidade perdida Distribuir serviços de


Perda de valiosas acordo com o tipo de
sinergias entre interacção pretendida
serviços
Planear espaços para
trocas informais de
informação e
conhecimento

1 A ordem pela qual as questões prioritárias foram apresentadas nesta tabela é irrelevante.
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Questões prioritárias1 Evidência Impacto de Algumas das


não resolução recomendações

4. Comunicação entre “que houvesse um Duplicação de esforços Adoptar ferramenta de


colegas colectivo e não várias mensagens
Repetição de erro
'Câmaras'” instantâneas
Desaproveitamento de
sinergias
Desmotivação

5. Pastas partilhadas “Criação de uma base Perda de tempo à Limpar e eliminar


de dados geral” procura de informação pastas partilhadas
Duplicação de trabalho
Utilização de versões
desactualizadas

6. Intranet “Divulgação atempada Pouca visibilidade da Estabelecer a intranet


de procedimentos” informação / notícias como ponto único de
relevantes acesso a todos os
sistemas (e
informação)
Rever design e
estrutura
Rever conteúdo

7. Inovação “já me disseram que Desaproveitamento de Definir e implementar


não era paga para ideias inovadoras ciclo de inovação
pensar”
Duplicação de esforços
“Maior recurso, por
parte dos chefes, a Desaproveitamento de
mecanismos que experiência relevante
permitam aumentar os
níveis de participação
dos funcionários na
definição de
estratégias e procura
mecanismos de
melhoria de processos
de trabalho”

8. Formação “Deveria ser dado mais Desmotivação Considerar diferentes


apoio e motivação para abordagens para a
Pouco aproveitamento
os colegas que formação dos
dos sistemas
queiram aprender a funcionários na
disponíveis
utilizar os meios utilização de
informáticos.” ferramentas

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Segue-se uma lista de todas as recomendações incluídas no presente documento.


1. Estudar a melhor forma de distribuir as equipas pelos espaços de trabalho do novo edifício de
acordo com as interacções esperadas entre as várias equipas.
2. Planear áreas comuns em localizações e com características que conduzam à conversa
informal e produtiva.
3. Planear áreas de conversa semi-formal (reuniões in promptu).
4. Definir um plano ou um critério para envio de newsletters aos funcionários.
5. Criar a funcionalidade de geração de newsletters automáticas e personalizadas.
6. Criar novos hábitos de interacção online, mudando-os das caixas de correio electrónico para
áreas partilhadas, como a intranet e/ou uma plataforma de colaboração.
7. Reduzir a utilização do telefone como canal de diálogo e partilha entre colegas da C.M. Seixal
através da adopção de uma ferramenta de mensagens instantâneas.
8. Limpar e eliminar as pastas partilhadas, oferecendo aos funcionários alternativas para
armazenamento e troca de ficheiros.
9. Perceber as razões pelas quais se restringe o acesso a alguns sites em horário de trabalho.
Analisar o impacto que essa decisão tem nos funcionários e estimar o impacto que teria a
liberalização desse acesso. Tomar uma decisão com base nessa informação e comunicá-la
claramente a todos os funcionários, fundamentando-a.
10. Rever o design, estrutura e navegação da intranet.
11. Rever o conteúdo da intranet, garantindo acesso à informação actualmente disponível e
considerando conteúdo adicional que atraia a atenção dos funcionários e cujo acesso fique
facilitado.
12. Fazer caracterização das notícias habitualmente publicadas para perceber se estão a reflectir
as necessidades de informação aqui manifestadas. Caso tal aconteça, conceber formas de
melhor fazer chegar as notícias às pessoas. Caso contrário, pensar em formas de produzir
notícias mais relevantes.
13. Para um aumento de produtividade dos funcionários que têm acesso à intranet e redução do
tempo de acesso à informação, definir a intranet como o ponto de acesso a todas as outras
fontes / sistemas.
14. Definir um processo simples e rápido de fazer a informação oficial sobre actividade noutras
áreas da organização chegar aos funcionários através das suas chefias ou através de
representantes.
15. Reduzir o tempo necessário ao acesso a detalhes de projectos antigos e a passos de novos
processos.
16. Perceber porque os funcionários sem acesso à intranet demoram menos tempo a descobrir
passos de novos processos.
17. Explorar qual o teor dessa partilha, nomeadamente o que é partilhado e com quem.
18. Identificar formas de melhor propagar essa partilha para facilitar o acesso a informação de
projectos anteriores.
19. Criar na intranet espaços óbvios para partilha de conhecimento e informação com colegas.
20. Oferecer várias formas de partilha de informação e conhecimento.
21. Mapear e analisar as redes sociais da organização.
22. Legitimar as conversas informais (em torno de assuntos de trabalho) através de atitudes e da
criação de espaços adequados (online e offline).
23. Perceber se a percentagem de tempo de trabalho colaborativo está alinhada com o que a
gestão do município consideraria ideal e espectável.
24. Decidir qual a plataforma de colaboração a disponibilizar aos funcionários.
25. Fazer costumizações necessárias à plataforma escolhida e realizar testes de utilização antes
de disponibilizar a plataforma.

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26. Conceber diferentes formas de comunicar a existência da plataforma, dar ideias de como
pode ser utilizada, e explicar como se realizam as “tarefas” principais.
27. Fazer da plataforma de colaboração a intranet da C.M. Seixal e tornar a sua utilização
obrigatória.
28. Definir e implementar processo para gestão do ciclo de inovação que dê visibilidade às ideias
e que permita que sejam trabalhadas por colegas de várias equipas e avaliadas e
acompanhadas em termos de implementação.
29. Definir objectivos concretos para acções de marketing territorial e integração.
30. Elaborar um caderno de encargos com base nesses objectivos e consultar empresas e/ou
profissionais com experiência nestas áreas.

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A auditoria
Contexto
A C.M. Seixal conta com a equipa do Seixal Digital para zelar pelas práticas e ferramentas de gestão
de conhecimento da organização. Era importante para a C.M. Seixal fazer um ponto da situação no
que diz respeito à forma como a infra-estrutura existente está a dar resposta às necessidades, mas
também à forma como os processos e a cultura organizacional são adequados aos objectivos. A
organização queria também explorar o potencial das ferramentas sociais, nomeadamente wikis, no
apoio à colaboração entre funcionários.
Foi assim solicitada a colaboração da empresa Knowman – Consultadoria em Gestão, Lda., no
sentido de, através de uma auditoria de conhecimento, perceber a situação actual e fazer uma série
de recomendações que ajudem a organização a criar melhores condições para a geração, troca,
salvaguarda, acesso e utilização de conhecimento.

Âmbito e Metodologia
A auditoria de conhecimento foi realizada recorrendo a várias técnicas de recolha de dados e
informação.
Com base em reuniões com membros da equipa do Seixal Digital, com destaque para a Drª Célia
Pestana e para a Drª Isabel Pina, agregámos um conjunto de factos que utilizámos para desenvolver
dois questionários.
Um dos questionários foi criado em formato electrónico, divulgado por email e com acesso a partir da
intranet, e destinava-se a todos os funcionários que têm acesso à Internet no local de trabalho
(questionário A). O outro questionário, uma versão reduzida e ligeiramente adaptada do anterior, foi
distribuído em formato papel junto com o recibo de vencimento para todos os restantes funcionários
da C.M.Seixal (questionário B). O primeiro questionário esteve disponível entre 21 e 30 de Maio de
2009 para aproximadamente 900 funcionários e foi respondido por 326 pessoas (36%). O segundo
recebeu resposta de 104 pessoas, 13% das 801 para quem foi enviado.
Ambos os questionários se fizeram acompanhar por um texto enviado pelo Senhor Presidente da
Câmara Municipal (ver anexo Texto de apresentação ao questionário).
Desde o início da auditoria e até à data de conclusão do presente documento, solicitámos e fomos
analisando dados e informações sobre diversos tópicos: sistemas de informação disponíveis,
orientações estratégicas, etc..
Foram também iniciados 5 projectos-piloto de utilização de uma plataforma de colaboração: o
Confluence da Atlassian.
É com base na análise destes projectos-piloto, das respostas aos questionários e de todo o material
recolhido que chegámos às descobertas e recomendações que incluímos no presente relatório.
A equipa de projecto constituída pela Drª Célia Pestana e pela Drª Isabel Pina da C.M. Seixal e pela
Engª Ana Neves da Knowman, utilizaram o site colaborativo Sosius2 para facilitar a troca de ideias e
documentos durante o decorrer do projecto.

2 http://www.sosius.com
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Análise e recomendações
Infra-estrutura
A infra-estrutura da C.M. Seixal relacionada com a gestão de conhecimento e informação inclui, entre
outros:
• espaço de trabalho
• publicações periódicas (ex. Agenda Municipal e Boletim Municipal)
• notificações (ex. Informações Internas e newsletters)
• email
• telefone e mensagens instantâneas
• pastas partilhadas
• web site
• acesso à Internet
• intranet.
Nesta secção iremos considerar estes vários elementos.

Espaço de trabalho
Actualmente, os serviços da C.M. Seixal estão dispersos por muitos edifícios, alguns na parte antiga
da cidade, enquanto que outros em zonas mais distantes. Para além dos funcionários que se
encontram nestes locais, existem outros que, pela natureza do seu trabalho, não têm um posto fixo e
ainda outros que nem sequer trabalham em ambiente de escritório.
Organizações em que há uma grande dispersão física dos seus funcionários acusam níveis baixos
de colaboração inter-departamental e de comunicação informal entre colegas. As respostas aos
questionários, porém, revelam que as áreas comuns da organização, como sejam os corredores e
bares dos diversos edifícios, são apontadas como o principal contexto para conversas informais com
colegas (Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais). Também as conversas à secretária
com colegas vizinhos são bastante significativas.
Estes resultados mostram que a actual dispersão física dos serviços não está a ter um impacto
demasiado grande no volume e importância das conversas informais (Pergunta 4 – Fontes de
informação sobre outras áreas da organização e Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas) mas
acreditamos que estas conversas estejam em grande parte confinadas aos colegas que partilham a
mesma localização. Assim sendo, a dispersão física dos funcionários é uma barreira à conversa
entre colegas de serviços diferentes e alimenta a visão compartimentada que se percebe em
respostas aos questionários realizados no âmbito deste projecto.
Num mundo ideal gostaria “que houvesse um colectivo e não várias
'Câmaras'”3
A mudança para o novo edifício, acontecimento previsto para 2010, virá certamente contribuir para a
criação de uma visão mais abrangente da organização enquanto um todo, possibilitar mais
comunicação presencial e espontânea entre colegas de diferentes serviços e potenciar mais
colaboração entre equipas.

3 O presente documento inclui variadas citações retiradas das respostas dos funcionários da C.M. Seixal aos
questionários que serviram de base à auditoria.
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Recomendação 1. Estudar a melhor forma de distribuir as equipas pelos espaços de trabalho do


novo edifício de acordo com as interacções esperadas entre as várias equipas,
isto é, aproximar funcionários de serviços relacionados cuja qualidade de
trabalho possa beneficiar de mais comunicação e/ou colaboração. Pode ter
também interesse considerar a aproximação de equipas que, actuando em áreas
distintas, se possam complementar para a inovação em áreas estratégicas para
o Município.
Recomendação 2. Planear áreas comuns em localizações e com características que conduzam à
conversa informal e produtiva. Exemplos disso são a colocação de máquinas de
café em áreas espaçosas onde as pessoas possam trocar impressões sem
incomodar o fluxo de outros colegas, mesas redondas na cantina, etc..
Recomendação 3. Planear áreas de conversa semi-formal (reuniões in promptu) para que as
barreiras apontadas à realização de reuniões sejam reduzidas (dificuldade de
encontrar salas de reunião, de coordenar disponibilidade dos participantes, etc. -
pergunta A.14), para que a conversa em torno de assuntos de trabalho seja
legitimada, etc..

Publicações periódicas
Todos os funcionários da C.M. Seixal contam com dois tipos de publicações oficiais: a Agenda
Municipal e o Boletim Municipal.
A Agenda Municipal é publicada de dois em dois meses e inclui um calendário de eventos para os
dois meses que se seguem. É dirigida a todos a população, existindo em versão papel e online no
site da C.M. Seixal4.
O Boletim Municipal é criado pela equipa de comunicação social da C.M. Seixal para toda a
população do município. É quinzenal e distribuído em papel, sendo que está também disponível
online através do web site da C.M. Seixal5. No Boletim Municipal podem encontrar-se notícias das
actividades do município, deliberações da Câmara e a agenda de eventos das semanas que se
seguem.
Bastante valorizado pelos funcionários da organização (Pergunta 4 – Fontes de informação sobre
outras áreas da organização (Pergunta 4 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização
e Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas), o Boletim Municipal tem algumas limitações:
• ao ser uma forma de comunicação pública não pode conter informação interna e/ou sem
relevância para o público em geral
• contém maioritariamente informação de acontecimentos passados o que torna impossível aos
funcionários da C.M. Seixal, e mesmo aos munícipes, intervir na fase de planeamento ou
execução com ideias, ajuda, contactos úteis, etc..

Notificações
As Informações Internas são documentos de comunicação entre os serviços e os funcionários da
C.M. Seixal. Os conteúdos são diversificados: podem ser informações relacionadas com
procedimentos associados a serviços prestados ou comunicados, por exemplo dos recursos
humanos. As Informações Internas podem ser geradas por qualquer serviço da Câmara e são
enviadas em papel apenas para os funcionários directamente impactados ou interessados na
informação nelas contidas.

4 http://www.cm-seixal.pt/CMSEIXAL/CAMARA/PUBLICACOES/AGENDA_MUNICIPAL/
5 http://www.cm-seixal.pt/CMSEIXAL/CAMARA/PUBLICACOES/BOLETIM
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As Informações Internas, também elas fontes importantes de informação, padecem igualmente de


algumas limitações:
• ser produzida em papel (com todos os custos e impactos ambientais associados6)
• ser enviada apenas para alguns funcionários – o conteúdo das Informações Internas pode ter
interesse para outros funcionários fora dos serviços directamente impactados.
Temos conhecimento de que estas limitações serão ultrapassadas assim que esteja concluído o
processo de desmaterialização e de melhoria do workflow no âmbito do projecto de modernização
administrativa em curso. Quando concluído este projecto, as Informações Internas passarão a estar
disponíveis no Sistema de Gestão Documental e o alerta para a existência de novas Informações
Internas será dado no back office da plataforma de serviços online para os funcionários directamente
impactados pela informação em causa.
Os funcionários que têm acesso à intranet recebem ainda algumas newsletters: dos Recursos
Humanos, do EcoMuseu, da Biblioteca, e da intranet.
Esta última tem por base conteúdo da intranet, não tem uma periodicidade regular e o seu tipo de
conteúdo é inconstante. Algumas vezes reproduz uma ou outra notícias mais importantes; outras
vezes chama a atenção para o destaque da intranet – uma equipa da C.M. Seixal.
Apesar de a informação apresentada na newsletter da intranet poder ter algum interesse para os
funcionários, consideramos que não se justifica no seu formato actual porque:
• tem pouco conteúdo
• o conteúdo não é crítico nem em termos de mensagem nem em termos temporais (isto é, não
é fundamental que os funcionários saibam aquilo e muito menos que o fiquem a saber
naquele momento)
• ao conter diferentes tipos de conteúdo confunde os funcionários que podem deixar passar
newsletters mais importantes pela experiência anterior de conteúdo não importante.
Recomendação 4. Definir um plano ou um critério para envio de newsletters aos funcionários. Estas
podem ser enviadas em períodos regulares com um formato mais ou menos
standard (ex. semanalmente com as notícias da semana) e/ou quando se
verifiquem as condições do critério definido (ex. algo que todos os funcionários
tenham de ler imediatamente). A consistência (de data ou de critério) tornará
mais fácil a decisão dos funcionários de ler ou não ler e reduzirá o número de
newsletters importantes que são ignoradas.
Recomendação 5. Criar a funcionalidade de geração de newsletters automáticas e personalizadas,
isto é, newsletters geradas automaticamente por um sistema – a intranet? - e que
contêm informação de acordo com as preferências do funcionário que as recebe.
A personalização de comunicações aos funcionários é um dos factores que mais
contribui para o aumento do interesse e valorização dessas comunicações. A
automatização do envio aumenta a eficiência desse processo.

Email
O email está disponível para aproximadamente 900 funcionários da C.M. Seixal. A aplicação cliente
de email é o Outlook da Microsoft.
Os funcionários da C.M.Seixal recebem em média 12 emails por dia (Pergunta 8 – Volume de emails
recebidos).
Tendo reparado na grande discrepância que havia entre os valores indicados em resposta à
pergunta A.8, procurámos olhar os dados numa outra perspectiva. Na verdade, 69% das pessoas
que responderam a esta pergunta recebem 10 ou menos mensagens de correio electrónico por dia,

6 De notar que em resposta à pergunta A.18 um grande número de funcionários pediu “diminuição do suporte
papel” papel, por motivos ambientas e não só.
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enquanto que 8% recebe entre 20 e 50, 3 pessoas recebem 100 emails e 1 pessoa indica 200
emails.
Isto significa que, comparativamente a outras organizações, os funcionários da C.M.Seixal recebem
em média um número bastante aceitável de emails. No entanto, há alguns casos preocupantes.

Imagem 1: Tipo de emails que os funcionários recebem (pergunta A.9)

Como seria de esperar os emails que chegam à caixa de correio dos funcionários são muito diversos.
Nenhum dos tipos de email listados como opção de resposta à pergunta A.9 se revela mais
significativo que os restantes. Ainda assim, há uma predominância de emails de e para colegas.
Consideramos que, regra geral, este tipo de trocas faria mais sentido em espaços partilhados para
que a informação fique acessível a um leque mais alargado de pessoas.
Recomendação 6. Criar novos hábitos de interacção online, mudando-os das caixas de correio
electrónico para áreas partilhadas, como a intranet e/ou uma plataforma de
colaboração. Isso contribuirá para uma melhor e mais alargada disponibilização
do conhecimento e da informação organizacionais.

Telefone e mensagens instantâneas


A utilização do telefone para conversas informais por 56% dos respondentes é algo que
consideramos importante reduzir. Na verdade, ao exigir a participação síncrona dos intervenientes, a
utilização do telefone pode interferir directamente na produtividade dos funcionários.
Apesar de não fazer parte do leque de ferramentas disponibilizadas aos funcionários, duas pessoas
referiram o MSN como uma das fontes de informação que mais falta lhes fariam (pergunta A.16). Isso
leva-nos a crer que quem tem acesso a esta funcionalidade vê bem os seus méritos.
Recomendação 7. Reduzir a utilização do telefone como canal de diálogo e partilha entre colegas da
C.M. Seixal através da adopção de uma ferramenta de mensagens instantâneas
(ex MSN ou IBM Sametime). O objectivo principal será um aumento na
produtividade dos colaboradores.
Um colaborador recomenda a “[d]isponibilização do MSN como meio de comunicação entre
funcionários... muito util, gratuito e permite a resposta a questões de acordo com o ritmo de trabalho,
ao contrario do telefone”. No entanto, o IBM Sametime é uma escolha óbvia para esse fim dada a
teórica maior flexibilidade de integração com outros sistemas IBM em uso e o facto de que já se
encontra em utilização em algumas áreas da organização (nomeadamente na equipa do Seixal
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Digital para interacção síncrona com os cidadãos que experimentem dificuldades de utilização dos
Serviços Online).

Pastas partilhadas
As pastas em discos partilhados são grandemente usadas para acesso a documentos de trabalho
(82% dos respondentes) e bases de dados (52%). São também usadas “muitas vezes” e “algumas
vezes” por 57% dos funcionários como fonte de informação (Pergunta 1 – Fontes de informação
utilizadas).

Imagem 2:Tipo de informação que os funcionários utilizam dos discos


partilhados (pergunta A.3)

Com base no texto livre deixado pelos funcionários em resposta à questão “Quais os tipos de
informação disponíveis nos discos partilhadas que costuma utilizar?”, parece-nos que uma das
grandes motivações para a utilização das pastas partilhados é a troca de “documentos com peso
excessivo para envio por e-mail”, no fundo, ficheiros de grande dimensão (ver Tabela 1).

1. Arquivos de trabalhos
2. Documentos com peso excessivo para envio por e-mail
3. Drivers e software
4. Ficheiros vectoriais
5. Formulários
6. Fotografias
7. Imagens
8. Mapas que são actualizados diariamente
9. Não tenho acesso.
10. Por falta de conhecimento para poder utilizar, só se utilizam aqueles para os quais nos foi
dada a mínima formação.
11. Procedimentos internos, informações gerais
12. Programas, scripts e metadados
13. Todos os nossos documentos em formato informático estão numa pasta que é partilhada
por várias pessoas

Tabela 1: Tipos de informação que os funcionários acedem nas pastas partilhadas


(respostas livres à pergunta A.3)

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A colocação de ficheiros em discos partilhados apresenta grandes problemas para a organização.


Nomeadamente:
• não sendo pesquisáveis, é necessário o colaborador saber exactamente em que pasta se
encontra o documento que procura (ou então arrisca-se a perder imenso tempo a procurar em
várias pastas)
• o que uma pessoa considera ser o local lógico para colocar um ficheiro é diferente do de
outra pessoa, o que significa que um mesmo ficheiro pode ser guardado em várias pastas
“lógicas”
• havendo várias cópias de um mesmo ficheiro significa que um colaborador pode
inadvertidamente trabalhar sobre uma versão antiga de um ficheiro.
Recomendação 8. Limpar e eliminar as pastas partilhadas, oferecendo aos funcionários alternativas
para armazenamento e troca de ficheiros. Esta alternativa deve
preferencialmente assentar na intranet e/ou plataforma de colaboração online.
Com esta mudança conseguir-se-á um mais fácil acesso à informação, um
aumento da produtividade e uma redução de erros causados pela existência de
várias versões de um mesmo documento.

Acesso à Internet
Cerca de 900 funcionários da C.M. Seixal têm acesso à Internet no âmbito da sua função.
O acesso é essencialmente livre. No entanto há alguns sites a que o acesso é bloqueado durante o
horário de trabalho.
Em resposta à pergunta A.17, um número significativo de funcionários manifesta a necessidade de
um acesso mais rápido à Internet.
Algumas outras pessoas pedem que se acabe com as restrições de acesso a alguns sites da
Internet.
Recomendação 9. Perceber as razões pelas quais se restringe o acesso a alguns sites em horário
de trabalho. Analisar o impacto que essa decisão tem nos funcionários e estimar
o impacto que teria a liberalização desse acesso. Tomar uma decisão com base
nessa informação e comunicá-la claramente a todos os funcionários,
fundamentando-a.

Intranet
A página inicial da intranet é a primeira página a carregar automaticamente quando um colaborador
abre o seu web browser – Internet Explorer – no seu PC ou portátil de trabalho.
A intranet da C.M. Seixal é construída sob o Content Management Server da Microsoft7, sendo que o
principal conteúdo da intranet seja o enumerado como opções de resposta à pergunta A.2 (ver
Imagem 3).

7 http://www.microsoft.com/cmserver/default.mspx
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Imagem 3: Tipos de informação que os funcionários costumam aceder na intranet


(pergunta A.2)

Todos os tipos de informação listados como opção de resposta à pergunta “Quais os tipos de
informação disponíveis na intranet que costuma utilizar?” (pergunta 2 do questionário A) são
utilizados por uma percentagem significativa dos respondentes. Destacam-se, porém, as informações
de Recursos Humanos (assinaladas por 82% daqueles que responderam ao questionário), o espaço
pessoal (78%) e os formulários (75%).
Na intranet encontram-se também links de acesso para um variado conjunto de aplicações,
aplicações essas destacadas como uma das fontes de informação que mais falta fariam se
desaparecessem (pergunta A.16).
Alterações à intranet em termos de design ou da tecnologia que a suporta devem garantir o mesmo
(ou melhor) nível de acesso aos tipos de informação mais destacados pelas respostas a esta
pergunta.
Uma análise superficial do conteúdo em causa, leva-nos a crer que o que a intranet hoje oferece
poderia ser substancialmente melhorado com uma mudança para um outro tipo de plataforma.
Enquanto que algum conteúdo poderia estar aqui como numa qualquer plataforma (ex links para
Aplicações), outro conteúdo poderia beneficiar de ser disponibilizado noutro tipo de plataforma (ex
Modelos / Formulários).
Recomendação 10. Rever o design, estrutura e navegação da intranet para que seja mais fácil
encontrar o que se procura e o que a organização considera ser prioritário.
Recomendação 11. Rever o conteúdo da intranet, garantindo acesso à informação actualmente
disponível e considerando conteúdo adicional que atraia a atenção dos
funcionários e cujo acesso fique facilitado. Tal reduzirá o tempo gasto no
acesso a informação relevante e concentrará a atenção dos funcionários num
ponto central que pode depois ser usado para uma comunicação interna mais
eficaz.

Informação e conhecimento
O facto de os funcionários serem presenteados com a página inicial da intranet sempre que abrem o
web browser, dá grande visibilidade às notícias internas.

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Imagem 4: Página inicial da intranet da C.M. Seixal

Apesar disso, os funcionários dizem não ser fácil obter informação sobre o que se passa na
organização (Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso) e pedem
maior rapidez, clareza e transparência na comunicação interna (pergunta A.17).
Isso significa que as notícias não apresentam toda a informação de que os funcionários necessitam
para realizar o seu trabalho.

Imagem 5: Informação que os funcionários valorizam na realização do seu trabalho –


esquerda – e que é fácil de encontrar – direita (pergunta A.10)

Recomendação 12. Fazer caracterização das notícias habitualmente publicadas para perceber se
estão a reflectir as necessidades de informação aqui manifestadas. Caso tal
aconteça, conceber formas de melhor fazer chegar as notícias às pessoas.
Caso contrário, pensar em formas de produzir notícias mais relevantes.

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Imagem 6: Nuvem de palavras gerada com as respostas à pergunta A.16 - Fontes de


informação que mais falta fariam se desaparecessem

A análise das respostas à pergunta A.16 – Quais as 3 fontes de informação e conhecimento que
mais falta lhe fariam se desaparecessem? - revela que a Internet, as bases de dados, os
documentos, as publicações (periódicas e não só), a intranet e as aplicações informáticas são as
fontes de informação mais importantes para os funcionários da C.M. Seixal.
É muito interessante reparar que poucos funcionários referiram os colegas em resposta a esta
pergunta – mais interessante ainda se atentarmos ao peso dos colegas em resposta às questões A.1
e A.4. Acreditamos que esta fraca representatividade dos colegas como resposta a esta pergunta
tenha a ver com o facto de todos os exemplos apresentados na redacção da pergunta terem sido de
outra natureza. Ainda assim, pensamos importante intervir no sentido de que os colegas passem a
ser vistos como uma fonte de informação tão válida como qualquer outra para determinados tipos de
informação e conhecimento.

Processos

Acesso ao conhecimento e informação


Um dos grandes desafios das organizações actuais é serem capazes de disponibilizar aos
funcionários a informação necessária, na altura certa e no formato mais adequado. É assim
importante entender quais as fontes disponíveis e quais as mais usadas pelos funcionários.

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Imagem 7: Fontes de informação utilizadas pelos funcionários com acesso à intranet


como suporte do seu trabalho (pergunta A.1)

Como revela a análise da Imagem 7, os colegas de equipa e a Internet são, de longe, as fontes de
informação mais usadas. A intranet vem a seguir. Colegas noutras equipas representam uma fonte
significativa. Repare-se igualmente na importância das pastas partilhadas.
Para além das opções de resposta listadas, houve várias pessoas que adiantaram algumas outras
fontes de informação (ver Imagem 88). São de destacar a comunicação social, como por exemplo a
televisão, a rádio e os jornais, a legislação e ainda a formação e participação em seminários.

Imagem 8: Outras fontes de informação referidas pelos funcionários (pergunta A.1)

Uma outra questão que colocámos, esta em ambos os questionários, relaciona-se com as fontes
usadas pelos funcionários para obtenção de informação sobre o que se passa noutras áreas da
organização.
As Imagens 9 e 10 apresentam graficamente as respostas a esta questão, evidenciando as
diferenças para quem tem acesso à intranet e para quem tal não acontece.

8 As nuvens de palavras apresentadas neste relatório foram criadas a partir das palavras-chave das
respostas abertas dos funcionários a várias perguntas dos questionários. Assim, procurámos, para cada
resposta, a ideia / palavra principal, usando sempre que possível termos já usados, de forma a conseguir
uma melhor representação visual das respostas do conjunto. As nuvens foram criadas online em
http://www.wordle.net.
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Imagem 9: Fontes de informação sobre o que se passa noutras áreas da


organização (pergunta 4 do questionário A)

Imagem 10: Fontes de informação sobre o que se passa noutras áreas da C.M. Seixal
(pergunta 1 do questionário B)

No caso dos primeiros, nota-se a não existência de uma fonte dominante com as Informações
Internas, a intranet, as conversas entre colegas e o Boletim Municipal a registarem maior frequência
de utilização.
No caso dos funcionários sem acesso à intranet, as respostas são bastante diferentes. Na verdade,
estes funcionários dependem essencialmente das conversas com colegas, do Boletim Municipal e
das Informações Internas para terem conhecimento do que se passa noutras áreas da organização.
Apesar de não terem acesso à Internet no local de trabalho, há 31 funcionários que dizem obter
informação através do Website da C.M. Seixal (somatório dos funcionários que responderam Muitas
vezes, Algumas vezes e Poucas vezes), mais dos que se valem de reuniões para este fim.
A imagem geral é a de um conjunto de fontes de informação bem distintas, quase todas elas usadas
com bastante frequência pelos funcionários da C.M. Seixal. Tal variedade oferece um conjunto
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complementar de perspectivas, mas pode ter consequências menos positivas: a dispersão de


atenção e demasiado tempo gasto no acesso a essa informação.
O mesmo é reflectido por um grande número de funcionários que, num mundo ideal, gostariam que
houvesse uma base de dados única de acesso a toda a informação (pergunta A.17).
Recomendação 13. Para um aumento de produtividade dos funcionários que têm acesso à intranet
e redução do tempo de acesso à informação, definir a intranet como o ponto de
acesso a todas as outras fontes / sistemas. Por exemplo:

• colocar os Boletins Municipais como anexos na intranet


• permitir aos funcionários ver na intranet o que é dito na
imprensa sobre a organização
• aceder através da intranet a todas as notícias (e outras
alterações) publicadas no site da C.M. Seixal
• mover o conteúdo das pastas partilhadas para sistemas
pesquisáveis pelo motor de busca da intranet.
No caso de se seguir a recomendação anterior, ter como objectivo que, numa
próxima iteração deste questionário, a intranet se destaque como fonte
principal de informação.
Sentimos a necessidade de realçar que, se por um lado a comunicação informal entre colegas de
áreas diferentes é saudável e um comportamento a manter, é também importante garantir que a
informação circula e é recebida atempadamente pelos canais formais / oficiais da organização no
sentido de prevenir que “quem conte um conto acrescente um ponto”.
Recomendação 14. Definir um processo simples e rápido de fazer a informação oficial sobre
actividade noutras áreas da organização chegar aos funcionários através das
suas chefias ou através de representantes. Tal reduzirá o aparecimento de
rumores e aumentará a confiança na organização, condição de grande
importância para a partilha de conhecimento.

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Imagem 11: Tempo necessário para encontrar diferentes tipos de informação (em horas)

A variação entre os valores mínimos e máximos de tempo gasto em busca dos tipos de informação
listados é enorme, certamente influenciada pelas funções de quem respondeu (Pergunta 11 – Tempo
necessário para encontrar determinados tipos de informação(Pergunta 11 – Tempo necessário para
encontrar determinados tipos de informação).
No entanto, não deixa de ser interessante analisar o gráfico da Imagem 11 que claramente identifica
os detalhes de projectos antigos e os passos de novos processos como informação difícil de
encontrar. Tal facto é suportado pelas respostas à pergunta A.10 analisadas anteriormente.
Recomendação 15. Reduzir o tempo necessário ao acesso a detalhes de projectos antigos e a
passos de novos processos, podendo este ser um dos objectivos e uma das
métricas para avaliação de uma estratégia de gestão de conhecimento.

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Imagem 12: Tempo necessário para descobrir alguns tipos


de informação (em horas)

Colocámos a mesma questão aos funcionários sem acesso à intranet. As respostas também variam
muito. Interessava-nos aqui perceber se o acesso à intranet reduzia o tempo necessário para
encontrar alguns tipos de informação críticos, nomeadamente identificar o colega mais indicado para
dar resposta a alguma questão e os passos de um novo processo de trabalho. Foi curioso reparar
que as médias de tempo são substancialmente menores para os funcionários sem acesso à intranet.
E se a mediana do tempo necessário para identificação do colega mais indicado é semelhante para
os dois conjuntos de funcionários, tal não acontece para o tempo necessário para encontrar passos
de novos processos: os funcionários com acesso à intranet demoram o dobro.
Recomendação 16. Perceber porque os funcionários sem acesso à intranet demoram menos tempo
a descobrir passos de novos processos. Se as razões tiverem a ver com os
canais de acesso à informação, com os hábitos de comunicação entre colegas
ou com a cultura existente nessas equipas, investigar de que forma se podem
replicar essas características nos grupos de funcionários com acesso à intranet.

Partilha
Os hábitos de partilha de informação variam de organização para organização em termos de
frequência, canais, conteúdo, etc..

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Imagem 13: Ocasiões em que se partilha com os colegas informação sobre trabalho
(pergunta A.5)

Imagem 14: Circunstâncias em que há partilha de informação sobre trabalho com colegas
(pergunta B.2)

O número de funcionários que dizem partilhar informação com os colegas espontaneamente quando
terminam uma actividade/projecto importante é surpreendentemente elevado.
Recomendação 17. Explorar qual o teor dessa partilha, nomeadamente o que é partilhado e com
quem9. Dessa forma poder-se-á avaliar a necessidade de definir orientações e
processos explícitos de partilha e de sensibilização para a troca de
experiências.
As respostas à pergunta A.11 são ainda mais surpreendentes quando consideradas em conjunto
com as da pergunta A.17 onde muitos funcionários pedem:
• “maior colaboração entre os serviços”
• “maior e melhor partilha de informação”
• “partilha mais transversal”

9 O canal de partilha foi alvo de outra pergunta do questionário A e será analisado de seguida.
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• workflows mais rápidos de partilha de documentação / informação.


Esta diferença deve-se, certamente, a dois factores:
• é tendência do ser humano reconhecer as faltas dos outros e não as suas (a pergunta A.11
foca no próprio e a A.17 em terceiros)
• as conversas informais que asseguram muita da partilha são essencialmente entre colegas
de equipa e, por isso, a qualidade da partilha fica algo limitada.
Recomendação 18. Identificar formas de melhor propagar essa partilha para facilitar o acesso a
informação de projectos anteriores.

Imagem 15: Frequência de partilha de informação através dos vários canais disponíveis
(pergunta 6 do questionário A)

O email é o canal mais usado pelos funcionários que responderam ao questionário A para partilhar
informação sobre o seu trabalho (42% recorre muitas vezes a este canal). As Informações Internas e
as reuniões são também veículos usados com alguma frequência.
Interessante reparar no facto de haver uma grande percentagem de pessoas que diz nunca usar
relatórios de projecto para partilha de informação com colegas, o que nos leva a pensar se: a) são
pessoas que não trabalham em ambiente de projecto e que, como tal, não se revêem neste conceito;
b) não vêem os relatórios de projecto como local para partilha de informação; ou se, c) não
consideram que os relatórios sejam formas de partilha efectiva de informação.
Também é interessante reparar na enorme percentagem de funcionários que nunca recorrem à
intranet para partilhar informação com os colegas.
Recomendação 19. Criar na intranet espaços óbvios para partilha de conhecimento e informação
com colegas. Essa partilha deve poder ser feita com o mínimo de entraves
processuais e técnicos (por exemplo, evitar a moderação de intervenções) para
que mais funcionários contribuam activamente.
Recomendação 20. Oferecer várias formas de partilha de informação e conhecimento. Por exemplo,
em tom mais informal (listas de discussão) ou mais formal (formulários online
para partilha de relatórios de trabalho) de forma a que mais funcionários se
sintam motivados e confortáveis a participar.
Muito interessante que 47 pessoas assinalaram recorrer a outros canais com bastante frequência,
sendo que 30 respondentes referem as conversas informais com os colegas como canal para partilha

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de informação sobre trabalho. Estas respostas ecoam o valor atribuído às conversas informais com
colegas já observado nos resultados da pergunta A.4 sobre fontes de informação sobre outras áreas
da organização.
Duas pessoas mencionaram as pastas partilhadas como canal de partilha de informação.
Apesar da conotação negativa que pode ser atribuída às conversas informais (no sentido em que
podem ser consideradas perda de tempo e sinónimo de que a pessoa não está a trabalhar), temos
de referir que as conversas informais podem ser extremamente importantes para as organizações.
Podem:
• consolidar a ideia de uma única organização (e não de muitos silos)
• ser os alicerces da inovação
• aumentar a eficiência (uma melhor ideia do que se faz noutras áreas da organização permite
perceber implicações e encontrar mais rapidamente as pessoas / áreas que podem ajudar
com determinadas questões).
No entanto, e como em tudo, as conversas informais podem ser perigosas pela possibilidade de a
informação passada ir sofrendo alterações.
Em alturas de grandes mudanças organizacionais (como por exemplo, mudança para um novo
edifício ou reestruturação organizacional) é importante a organização ter consciência do tom destas
conversas informais e da malha social por que circulam para que possa, se necessário, minimizar os
potenciais impactos negativos.
Recomendação 21. Mapear e analisar as redes sociais da organização para que se detectem
potenciais canais de disseminação de mensagem, áreas da organização menos
conectadas, etc..
Algumas das respostas ao questionário evidenciam que os funcionários receiam que as conversas
informais sejam consideradas uma perda de tempo. Em jeito de ilustração, pedimos atenção para as
duas respostas seguintes:
“Como não considero informal qualquer conversa minha sobre assuntos de
trabalho (mesmo fora do local e horário laborais), entre pessoas na qualidade
de colegas, peço respeitosamente à Administração que aceite as minhas
conversas informais como sendo do foro XXXXXXXXX”
“Quando nos encontramos no 'café da manhã' no prazo de tempo
estabelecido pelo município”
Recomendação 22. Legitimar as conversas informais (em torno de assuntos de trabalho) através de
atitudes e da criação de espaços adequados (online e offline). Isto aumentará o
volume e a qualidade de conhecimento partilhado, já que, por exemplo,
dificilmente os erros serão partilhados pelos canais formais de comunicação e
partilha da organização.
A burocracia é apontada imensas vezes como algo a reduzir (pergunta A.17). Apesar de
aparentemente pouco ter a ver com a gestão de conhecimento, a verdade é que a burocracia
exagerada cria (ou é consequência) de um ambiente de trabalho lento e desconfiado. Quando os
funcionários sentem que há muitos entraves à acção, optam por não agir. Quando os funcionários
percebem da exigência de documentar tudo o que é feito, arriscam menos com medo de errar e
sentem-se menos à vontade para partilhar e conversar sobre os erros cometidos. Tudo isto são
aspectos importantíssimos numa organização que se visa alinhar com os princípios da gestão de
conhecimento.

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Colaboração
As respostas à pergunta A.12 sobre a percentagem de trabalho colaborativo realizado pelos
funcionários revelam que, na sua grande maioria, o trabalho na C.M. Seixal não é colaborativo. Na
verdade, 73.9% dos respondentes dizem passar menos de metade do seu tempo na realização de
trabalho colaborativo.

Imagem 16: Respostas à questão 12 - Percentagem do dia-a-dia


que envolve trabalho colaborativo com colegas

Recomendação 23. Perceber se a percentagem de tempo de trabalho colaborativo está alinhada


com o que a gestão do município consideraria ideal e espectável. Em caso
negativo, isto é, se a gestão considerar que deveria haver maior percentagem
de trabalho colaborativo, considerar abordagens que permitam ir ao encontro
dessa necessidade.

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Imagem 17: Respostas à questão 13 - Principal forma de colaboração


com colegas

A colaboração com colegas tem essencialmente lugar frente-a-frente em sessões de trabalho


presenciais (54% dos respondentes).
“presencialmente a conversa é muito mais produtiva”

Vantagens Desvantagens

Email • rapidez • o espaço disponível e a


• facilidade impossibilidade de enviar
• registo das “conversas para documentos de grande
eventuais referências futuras” dimensão em anexo
• comprovativo de envio e • “não é uma informação
recepção oficial, não tendo qualquer
• possibilidade de envio de tipo de registo”
ficheiros em anexo • incerteza de quando a
• “exposição completa das mensagem será recebida,
informações” o que leva a lida e respondida (“o
menor probabilidade de falta receptor da informação
de compreensão pode não estar disponível e
• menos gasto de papel a mensagem não chega em
tempo útil”)
• “por vezes surgem mal
entendidos”
• “falta de estruturação e
arquivo, a longo prazo a
informação perde-se”

Telefone • rapidez • falta de contacto visual

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• contacto directo • não permite registo de


• eficiência evidências
• “esclarecimento de dúvidas • “o tempo que às vezes se
na hora” perde porque não se sabe
onde está um 'certo assunto
ou documento'”

Presencialmente • forma mais imediata de ouvir • “dificuldade em agendar


e discutir várias ideias este tipo de encontros”
• possibilidade de “ler” a devido à disponibilidade das
linguagem não verbal e usar pessoas e de locais para
essa leitura para decidir a encontro
melhor forma de avançar • “experiência e
• possibilidade de “visualização conhecimento adquiridos só
conjunta de documentos” por quem participa”
• “ocasiona maior • “a informação nem sempre
compromisso e ficar escrita / registada”
responsabilidade na • maior probabilidade de
concretização” geração de conflitos (apesar
• “gera dinâmica necessária à de ser possível observar a
produção de conhecimento” linguagem não verbal)
• “percepção imediata da • “perda de tempo com
qualidade da recepção” questões acessórias”

A pergunta A.18 permitiu-nos perceber o conhecimento e a experiência que os funcionários têm de


utilização de ferramentas sociais.

Imagem 18: Sites / ferramentas / tecnologias que os respondentes conhecem


(pergunta A.18)

Os blogs e as aplicações de mensagens instantâneas são as mais conhecidas dos funcionários que
responderam a esta questão. Seguem-se os sites para partilha de ficheiros multimédia (fotos e
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vídeo). Apenas 23% dos respondentes sabem o que é um wiki e menos ainda sabem o que são RSS
feeds (18%) e ferramentas de microblogging (19%).
Estas respostas são um espelho quase fiel do que os respondentes disseram quando lhes
perguntámos sobre qual a utilização que fazem destas ferramentas. Há que notar que:
• quase todos os funcionários que conhecem ferramentas de mensagens instantâneas as
utilizam para fins pessoais (apenas 10 não o fazem) e, apesar de praticamente não estarem
disponíveis na C.M. Seixal, muitos funcionários as utilizam também para fins profissionais
• é consideravelmente maior a percentagem de funcionários que sabe o que são as outras
ferramentas e não as usa nem para fins pessoais nem para fins profissionais
• todas as ferramentas / tecnologias são utilizadas mais para fins pessoais do que profissionais,
facto que pode estar relacionado com o facto de que muitas das ferramentas não fazem parte
do portfolio de ferramentas dos funcionários da C.M. Seixal
• enquanto que nas outras ferramentas a diferença é maior, o número de pessoas que disse
utilizar wikis para fins pessoais é quase idêntico ao que diz usá-los para fins profissionais.

Imagem 19: Respostas à questão 18 – Tipo de utilização dada aos sites / ferramentas /
tecnologias indicadas

Desta análise podemos concluir que apesar de muitas destas ferramentas / tecnologias não serem
do conhecimento geral dos funcionários da C.M. Seixal a sua aceitação e adopção por parte de
quem as conhece é bastante positiva. Assim, consideramos haver lugar para que algumas destas
tecnologias sejam introduzidas na organização como resposta a algumas das necessidades
identificadas. Mas, claro, isso só poderá acontecer com o apoio e formação apropriados.
Como referido na secção Âmbito e Metodologia do presente documento, para além dos
questionários, este projecto contou com a realização de pilotos para avaliar os benefícios de uma
plataforma de colaboração online e identificar as características que a tornariam mais útil e adaptada
à realidade da Câmara Municipal do Seixal.
Com esse objectivo sugerimos a identificação de uma ferramenta que, sem grandes custos, pudesse
ser disponibilizada para um conjunto de equipas-piloto. A essas equipas seria pedido que, no curso
deste projecto, usassem as diversas funcionalidades, reflectissem sobre os aspectos positivos e
negativos, e ajudassem a identificar as características a procurar numa plataforma a disponibilizar a
todos os funcionários.

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A análise de várias ferramentas no mercado, apontou para a plataforma Confluence da empresa


Atlassian (ver Critério para selecção da plataforma Confluence).
A empresa XpandIT ficou responsável pela instalação e configuração da plataforma de acordo com
os wireframes produzidos e detalhados pela Knowman. Os wireframes não foram recriados como
especificado e praticamente não foi feito qualquer trabalho de design, tendo os écrans ficado com o
aspecto “crú” com que vêem de raiz.
A plataforma foi instalada em servidores de teste da C.M. Seixal. O facto de estar num servidor de
teste significa que não tem o mesmo nível de serviço pelo que várias vezes está em baixo.
Durante o projecto foram, então, iniciados alguns pilotos com equipas já estabelecidas na C.M.
Seixal:
• Projecto do Novo Edifício
• Projecto de Valorização da Baía do Seixal
• Biblioteca
• Sistema de Informação Geográfica
• Sistema de Qualidade.

Esta selecção procurou cobrir equipas com características bem distintas. Nomeadamente
procurámos unidades de serviço (permanentes) e equipas de projecto (temporárias), equipas
recentemente formadas e outras já bem estabelecidas, com todos os membros num mesmo local e
com membros espalhados por vários locais e/ou turnos. As únicas características comuns entre
todas as equipas seleccionadas são:
• grupos compostos por pessoas entusiastas e com vontade de experimentar estas
ferramentas em contexto de trabalho
• grupos que se deparam com desafios que considerámos poderem beneficiar de uma
plataforma de colaboração
• nível médio (ou elevado) de conhecimento informático na óptica do utilizador.
O acompanhamento dado aos pilotos consistiu em:
• sessão de formação em Confluence – ministrada pela XpandIT
• sessões individuais de trabalho (2-4 horas) com cada uma das equipas a fim de identificar
processos que pudessem beneficiar da plataforma e para definir formas de a usar nesse
sentido – pela Knowman
• sessões individuas (2-4 horas) com algumas das equipas para analisar progressos e
dificuldades e sugerir próximos passos – pela Knowman
• suporte telefónico sempre que necessário – pela equipa do Seixal Digital.
Devido a alguns eventos que dominaram a atenção da organização e a disponibilidade dos
funcionários até meados do mês de Outubro, os pilotos arrancaram com a formação e o workshop
inicial entre os dias 16 de Outubro e 17 de Novembro.
Nos workshops de arranque dos pilotos, foi pedido às equipas que descrevessem o seu trabalho,
nomeadamente os seus processos mais recorrentes e onde sentissem haver mais ineficiência. Dos
processos identificados escolheu-se um ou dois que considerássemos poder tirar maior partido da
utilização da plataforma de colaboração e/ou que não necessitasse de configuração técnica da
ferramenta.
Depois de identificado o processo, e ainda durante o workshop, foram criadas páginas que
reproduzissem na plataforma documentos desses processos e/ou que permitissem interessantes
visualizações da informação criada e usada na realização dos processos.

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Processo(s) Progressos até à data

Projecto do Novo Construção do Devido ao grande número de pessoas envolvido no


Edifício manual do novo processo e ao facto de que muitos deles se
edifício encontram fora da equipa que lidera o projecto, a
equipa não sentiu ser produtivo avançar com o
piloto nesta altura. No entender deles tal será
possível quando todos os funcionários tiverem
acesso à plataforma.

Projecto de Construção dos O facto de a equipa ser bastante recente, com


Valorização da Baía relatórios de ponto de processos ainda muito mal definidos e apenas
do Seixal situação constituída por 3 elementos tornou difícil mostrar-
lhes as vantagens de utilização da plataforma.
Assim, nada fizeram após o workshop inicial pelo
que não se considerou necessário o segundo.

Biblioteca Construção da Durante o workshop inicial a equipa pareceu


Agenda de verdadeiramente motivada ao aperceber-se de que
actividades e de forma a plataforma poderia simplificar e acelerar a
espaços de projecto, realização de algumas tarefas rotineiras, tornando
nomeadamente a também o conhecimento mais disponível para
Feira do Livro todos. Após o workshop e devido à grande carga
de trabalho pouco mais fizeram. No segundo
workshop foram concretizadas mais algumas
ideias e foram criadas mais algumas páginas. A
equipa decidiu reunir-se semanalmente para dar o
impulso inicial necessário para que os benefícios
da plataforma se evidenciem ainda mais e para
que passe a ser o espaço de trabalho online por
excelência.

Sistema de Diálogos e partilha de Após o workshop inicial em que a equipa se


Informação documentos mostrou bastante entusiasmada, pouco mais foi
Geográfica relacionados com o feito por falta de disponibilidade. Durante o
projecto de Revisão segundo workshop, a equipa repensou o projecto
da Rede Ecológica que maior partido poderia fazer da utilização da
Nacional plataforma e está actualmente no processo de
envolver os colegas de outras unidades de serviço
que serão também parte deste piloto.

Sistema de Gestão Documentação dos Inicialmente procurou focar-se este piloto na


da Qualidade passos necessários equipa de Salubridade que está a arrancar com a
para obtenção da primeira certificação de qualidade na C.M. Seixal –
Certificação de na área de Higiene Urbana. Foi essa a equipa que
Qualidade esteve presente no workshop inicial. Apesar do
entusiasmo durante essa sessão, a equipa disse
depois considerar que a introdução de um sistema
novo de suporte à realização de um processo
também ele totalmente novo, poderia criar

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entropia. Foi então decidido continuar com este


piloto mas no contexto do Sistema de Gestão da
Qualidade no geral, criando um espaço para
partilha de normas, formulários, etc. relacionados
com o processo de certificação. Estando este piloto
a ser liderado pela equipa do Seixal Digital
estamos certos de que será levado a bom porto,
mostrando o que um espaço de colaboração pode
ser.

Fica aqui uma lista de factos observados durante estes pilotos:


• problemas no servidor provocaram, algumas vezes, a indisponibilidade da plataforma em
alturas em que as equipas lhe queriam aceder
• ao invés de se sentirem privilegiadas por fazerem parte do piloto, algumas das equipas
parecem ter receado a necessidade de um enorme envolvimento de tempo, e questionado o
futuro do seu trabalho (isto é, “se isto é um piloto, o que acontecerá ao nosso trabalho se
decidirem não continuar a utilizar esta plataforma no futuro?”)
• nenhuma das equipas solicitou à equipa do Seixal Digital apoio para operacionalizar a
“mudança” dos seus processos para a plataforma de colaboração
• o timing destes pilotos não foi bom - depois de termos esperado pelo fim de várias épocas de
menos disponibilidade fomos começar muito perto do fim do ano
• não recebemos qualquer pedido de alteração ao conteúdo dos écrans - todas as alterações
realizadas foi por sugestão nossa face à descrição que nos era feita dos processos das várias
equipas.
Com base nestas observações consideramos que, apesar do questionável sucesso dos pilotos, vale
a pena apostar nesta forma de trabalho colaborativo online dado que é, entre outros benefícios,
mitigadora de pesados riscos relacionados com a gestão de conhecimento.
A C.M. Seixal possui licença para a utilização de duas plataformas:
• MyNet, construído pela AIRC sobre o Workplace Services da IBM
• Confluence da Atlassian.
Estas duas plataformas, apesar de ambas suportarem trabalho colaborativo, têm abordagens muito
diferentes: uma mais direccionada para fóruns de discussão e gestão de documentos, outra mais
voltada para a construção colaborativa de documentos e descoberta casual de conhecimento e
pessoas.
A tabela que se segue procura identificar as vantagens e desvantagens (quando comparando uma
com a outra) de utilização de cada uma das plataformas no contexto específico da C.M. Seixal.

Vantagens Desvantagens

MyNet • Interface já familiar para todos os • Software proprietário


funcionários que têm acesso ao • Reforça uma forma de trabalhar
back end dos Serviços Online mais centrada em documentos e,
• Possibilidade de ser configurado consequentemente, mais formal e
e suportado pela AIRC com menos colaborativa
quem a C.M. Seixal parece ter • Navegação de conteúdo menos
bom relacionamento flexível

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• Construção de écrans com


funcionalidade drag and drop
• Presencing, isto é, possibilidade
de comunicar visualmente aos
outros utilizadores se está ou
não disponível para que seja
contactado(a)
• Mais adaptado à actual forma de
trabalhar da organização – muito
focada em documentos
• Possível integração facilitada
com a actual intranet (em
software da IBM)

Confluence • Open source comercial – • Capacidade de costumização


significa que não é gratuito mas desta plataforma por empresas
que, uma vez adquirida a portuguesas é limitada
licença, têm acesso ao código e • A construção de écrans é mais
podem, por isso, fazer todas as rápida e flexível utilizando a
alterações necessárias markup language do Confluence,
• Larga comunidade de o que se torna uma grande
utilizadores activos (em todo o obstáculo para alguns funcionários
mundo) que continuamente cria (isto pode ser ultrapassado com a
e disponibiliza extensões criação de um conjunto variado de
(muitas delas gratuitas) templates que os utilizadores
• Conector para Microsoft possam utilizar de acordo com as
Sharepoint – o que pode ser suas necessidades e preferências)
vantajoso para uma possível • Interface de utilização totalmente
integração com o sistema da desconhecido para a maioria dos
Biblioteca funcionários
• Pilotos realizados nesta
plataforma pelo que já haveria
algum conteúdo e costumização
inicial
• Suporta a colocação de tags /
palavras-chave que, por sua vez,
abrem as portas a um tipo de
navegação muito diferente e
mais conducente à descoberta
casual de informação relevante
• Espaço de trabalho pessoal
• Personalização de conteúdo e
de alertas por email
• Mais alinhada com as tendências
actualmente observadas no
mundo organizacional
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• Tira maior partido e potencia


melhores conexões pessoas-
pessoas, pessoas-conteúdo e
conteúdo-pessoas
• Boa integração com Microsoft
Word

Com base na nossa experiência, no que ouvimos e observámos durante este projecto e nas
respostas aos questionários, consideramos que as funcionalidades desejadas para a plataforma de
colaboração são as listadas na tabela que se segue.
Funcionalidade / Característica Importância

Integração com ActiveDirectory 1

Motor de pesquisa que considere todos os campos de cada registo e o 1


conteúdo dos documentos anexados

Personalização de conteúdo 2

Alertas por email 1

Personalização de alertas por email 3

Templates de página 2

Templates de espaço 2

Possibilidade de anexar documentos de grandes dimensões e diversos 1


formatos (ex PDF, MS Office, GIF, JPG, PNG)

Controlo de versões de documentos anexos 1

Fóruns de discussão 1

Sistema de permissões robusto e flexível 1

Suporte de tags 2

Sistema de backup e exportação de conteúdo para diversos formatos (ex 1


XML)

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Fácil de integrar / incluir conteúdo proveniente de outros sistemas (ex SGD, 2


sistema de gestão de RH)

Fácil de configurar 3

Fácil de fazer evoluir de acordo com as necessidades 1

Fácil de utilizar (nomeadamente adicionar conteúdo, documentos, 1


comentários, mensagens no fórum, etc.)

Bom desempenho – velocidade e estabilidade 2

Fácil manutenção 3

Recomendação 24. Decidir qual a plataforma de colaboração a disponibilizar aos funcionários, com
base nas especificações funcionais presentes neste documento e considerando
as vantagens e desvantagens das duas plataformas de colaboração à
disposição da C.M. Seixal. Nós inclinamo-nos para a utilização do Confluence
pela forma como reproduz uma série de funcionalidade e formas de trabalhar
que vêm gradualmente a caracterizar as organizações mais ágeis e inovadoras.
Recomendação 25. Fazer costumizações necessárias à plataforma escolhida e realizar testes de
utilização (de preferência por observação) antes de disponibilizar a plataforma a
todos os funcionários com acesso à intranet. Isto aumentará a aceitação e
reduzirá o tempo de familiarização dos funcionários com a nova plataforma.
Recomendação 26. Conceber diferentes formas de comunicar a existência da plataforma, dar ideias
de como pode ser utilizada, e explicar como se realizam as “tarefas” principais
(ex. através de pequenas sequências animadas, clínicas de suporte, etc.) para
que os funcionários tirem o máximo partido da plataforma e se sintam mais à-
vontade durante a sua utilização.
Recomendação 27. Fazer da plataforma de colaboração a intranet da C.M. Seixal e tornar a sua
utilização obrigatória. Dessa forma:
• aumenta-se a probabilidade de o conteúdo ser visto num contexto onde a
interacção é possível
• centraliza-se o acesso à informação (não necessariamente a informação)
• reduzem-se custos com a manutenção de sistemas
• facilita-se a tarefa de formação e suporte à utilização dos sistemas
• posiciona-se a C.M. Seixal na linha da frente das organizações nacionais
que optam por ferramentas sociais como pontos centrais da sua
comunicação organizacional.

Inovação
A inovação é importante em qualquer organização. Para a C.M. Seixal faz parte da sua imagem de
marca, especialmente nas áreas técnicas de atendimento ao cidadão.
A atitude dos funcionários quando têm uma ideia difere dependendo de terem ou não acesso à
intranet. O grupo de funcionários com acesso começa por uma pesquisa para reunir mais informação
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e, de seguida, discute a ideia com os seus colegas de equipa e a sua chefia. Para os restantes
funcionários, a discussão da ideia com a chefia e depois com os seus colegas de equipa são, de
longe, os principais passos seguidos. A pesquisa para recolha de informação de suporte não parece
ser fácil ou preferida por estes funcionários.
A discussão da ideia com colegas de outras equipas nem sequer chega a acontecer para muito mais
de metade dos funcionários que responderam ao questionário.
O ideal seria que a ideia fosse partilhada com a equipa e com a sua chefia, que em conjunto
identificassem informação adicional necessária e as fontes mais indicadas para obter essa
informação - incluindo colegas de outras equipas e outras organizações – e que se organizassem
para fazer essa recolha de informação. Essa informação deveria ser de seguida trabalhada para se
poder fazer uma avaliação da ideia com o máximo de elementos possível.
Recomendação 28. Definir e implementar processo para gestão do ciclo de inovação que dê
visibilidade às ideias e que permita que sejam trabalhadas por colegas de
várias equipas e avaliadas e acompanhadas em termos de implementação. Isto
dará mais transparência ao processo de inovação, aumentará a probabilidade
de se detectarem boas ideias, reduzirá a probabilidade de se investir em ideias
ainda não totalmente trabalhadas, e aumentará a auto-confiança dos
funcionários da organização.
A transparência no processo de gestão de ideias e o envolvimento de todos, é uma óptima motivação
para os funcionários. Para além disso, reduz a probabilidade de se lerem respostas como “Já me
disseram que não era paga para pensar” que, não sendo representativa, foi dada por um dos
respondentes.
101 pessoas10 diz não fazer nada com as suas ideias por considerar que ter ideias não faz parte das
suas responsabilidades e/ou por não acreditar nas suas ideias.

Formação
Em resposta à pergunta B.5 os funcionários sem acesso à intranet revelam uma clara preferência
pela aprendizagem informal com chefes ou colegas de equipa, mas também o gosto pela formação
mais tradicional em sala de aula11. Esta informação permite à organização considerar acções de
formação mistas (com componentes formais e informais) e confirma que as chefias e os colegas
podem ser óptimos canais de comunicação de mensagens mais institucionais.
Vários funcionários apontaram, em várias partes do questionário, a falta de formação oferecida para
que saibam utilizar as várias aplicações disponíveis. As respostas à questão A.17 suportam essa
necessidade.

10 Soma do número de pessoas que assinalaram as opções “Não faço nada porque penso que não é da minha
responsabilidade ter ideias” e “Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa” em resposta às
perguntas A.15 e B.6).
11 As 2 pessoas que assinalaram “Outra” indicaram “[f]ormação em local de trabalho”.
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Imagem 20: Formas preferidas para aprender processos de trabalho e novos conceitos
(pergunta B.5)

Marketing territorial
A C.M. Seixal está interessada em apostar em Marketing e Integração Territorial no sentido de:
• promover o território
• atrair para o município pessoas e organizações públicas e privadas
• promover a integração dos diferentes elementos – pessoas, organizações, empresas e a C.M.
Seixal
• criar melhores canais de comunicação bidireccional entre a C.M. Seixal e o exterior.
Apesar de ser uma área significativamente distinta da gestão de conhecimento, a equipa do Seixal
Digital aproveitou a oportunidade oferecida pela realização deste projecto para solicitar a
apresentação de algumas ideias sobre como as ferramentas sociais online podem apoiar a
concretização dos objectivos referidos.
A promoção territorial é um objectivo bem distinto do de integração. Na verdade, o primeiro tem como
destinatários principais todos aqueles que ainda não se encontram no município, enquanto que o
segundo objectivo visa abranger todos aqueles que cá estão.
Assim, aqui ficam algumas sugestões, sendo que algumas são mais direccionadas para a promoção
e outras para a integração.

Monitorizar sites sociais existentes


Esta é uma forma de Pesquisa.
Existem muitos sites sociais onde pessoas e empresas trocam experiências e ideias sobre os mais
diversos temas. É importante que a C.M. Seixal saiba o que é dito sobre o município nestes sites (ou
sobre aspectos específicos do município, e.g. Baía, aspectos ambientais).

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Por exemplo, no Facebook existem dois grupos explicitamente sobre o Seixal12. Ambos os grupos
parecem bastante activos e podem dar ideias interessantes sobre o que as pessoas mais associam
ao município, o que mais gostam, o que menos apreciam.

Ter plano estratégico e operacional de actividade em sites sociais existentes


Saber o que é dito nos sites sociais é um passo mas é possível fazer mais. Nomeadamente, criar
uma presença nesses mesmos sites.
Essa presença, porém, deve ser activa, isto é, não basta estar lá é preciso fazer alguma coisa. Esta
presença quando bem gerida é uma excelente forma de estabelecer o diálogo com munícipes e
pessoas potencialmente interessadas em vir para o município.
A C.M. Seixal está actualmente no Twitter13 onde faz actualizações bastante regulares. No entanto
não parece haver qualquer tipo de diálogo com outros utilizadores. Nomeadamente, não vemos a
C.M. Seixal ecoar ou responder a mensagens enviadas por outros utilizadores do Twitter.

Criar site próprio do município


Este site poderia actuar tanto como um espaço de promoção como de integração. Poderia oferecer
uma experiência diferente dependendo do perfil da pessoa que o visita. Por exemplo, uma questão
inicial poderia encaminhar os utilizadores do site para áreas mais prováveis de serem úteis.
Por exemplo:
1. O utilizador precisa de se deslocar ao município para uma reunião. É-lhe dada informação
sobre como chegar ao Seixal em transporte público e privado, informação de horários e
preços dos transportes públicos, locais de estacionamento automóvel, informação sobre ciclo
vias, etc.. Mas também contactos e críticas14 de restaurantes, cafés e hotéis.
2. O utilizador está a pensar mudar a sua residência para o Seixal. Oferece-se informação sobre
agentes imobiliários, casas para venda, escolas públicas e privadas, transportes locais,
empresas de mudanças, fornecedores de água, etc.. Mostram-se fotos e vídeos do Seixal.
3. O utilizador representa uma empresa que considera estabelecer-se no município. É
encaminhado para informação estatística sobre sector de actividade na região, são-lhe
indicados potenciais incentivos ao investimento no município, planos de melhoria de vias de
comunicação, lista de escritórios para venda, etc..
4. O utilizador é um morador do Seixal. São-lhe apresentadas notícias relevantes, listagem de
eventos, informação sobre Serviços Online, etc..
Este site poderia estar integrado ou mesmo tornar-se no site da C.M. Seixal.

Criar espaço único para diálogos temáticos


Anteriormente neste documento advogámos a criação de uma plataforma de colaboração reservada
aos funcionários da C.M. Seixal. Essa plataforma poderia ser estendida com espaços temáticos
separados em que funcionários da organização e pessoas externas podessem trocar ideias, debater
temas de interesse público, etc..
Um exemplo deste tipo de abordagem é o e-Catalunya, iniciativa do governo desta região
espanhola15.

12 http://www.facebook.com/search/?q=seixal&init=quick#!/group.php?v=wall&ref=search&gid=19371949312 e
http://www.facebook.com/search/?q=seixal&init=quick#!/group.php?v=wall&ref=search&gid=210778545648
13 http://twitter.com/CMSeixal
14 Estes contactos e críticas / reviews deveriam ser criados pelos utilizadores do site e/ou ser aproveitados de
outros sites já existentes.
15 http://ecatalunya.gencat.net/portal/index.jsp e slides de apresentação
http://2007.jres.org/planning/slides/18.pdf
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Uma outra abordagem seria aproveitar sites sociais já existentes que permitam a criação de espaços
de diálogo deste género, o Ning16 por exemplo.

Criar diferentes sites temáticos para diálogo


Ao contrário da abordagem anterior em que havia apenas um site mas com espaços temáticos
distintos, esta abordagem consiste em construir sites diferentes (eventualmente numa mesma
plataforma, mas com design e funcionalidade bem distintas) com temas e motivações diversas.
Um exemplo disso é o site / campanha Go London17 recentemente criado para recolha de ideias
sobre como ajudar os habitantes de Londres a tornarem-se fisicamente mais activos.

O marketing territorial bem como a integração e interacção com pessoas e entidades estabelecidas
no município são áreas que podem beneficiar imenso da chamada Web 2.0.
Recomendação 29. Definir objectivos concretos para acções de marketing territorial e integração
para que a variedade de oferta não distraia a organização desses objectivos.
Recomendação 30. Elaborar um caderno de encargos com base nesses objectivos e consultar
empresas e/ou profissionais com experiência nestas áreas. Apesar de haver
opções com custos de implementação desprezíveis e a tentação de avançar
por aí ser muita, há que ter atenção que sem um planeamento e uma
abordagem mais pensada, os resultados podem ser fracos e tardar a vir.

16 http://www.ning.com/
17 http://go.london.nhs.uk/
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Responsabilidades

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Revisão e Aprovação de novas


Tipo Elaboração Verificação Aprovação
novas Versões versões

Divulgação

Tipo de Titulo do Tipo de


Responsável Data
Documento Documento Divulgação

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Anexos
Email de pedido de apoio às chefias
Email enviado pela Drª Célia Pestana, Directora do Projecto Municipal Seixal Digital, no dia 21 de Maio a todas as chefias.

Boa tarde,
Integrado no projecto Balcão Único de Atendimento, financiado pelo QREN, é relevante e necessário diagnosticar-se o modo como o conhecimento
se transmite dentro da CMSeixal. Para o efeito ir-se-á realizar um questionário, a todos os funcionários, superiormente aprovado pelo Sr. Presidente
da Câmara.
Para os funcionários com conta (login e password) na Intranet esse questionário ficará disponível para preenchimento em “ Intranet /Ponto de
encontro/Questionário” a partir de dia 25 de Maio até dia 29 de Maio.
Como tal, solicito o vosso empenho no sentido de divulgarem junto dos funcionários a necessidade e interesse no preenchimento do questionário.
No caso dos funcionários sem acesso à Intranet (juntamos listagem, em anexo, para que possam verificar quais os funcionários sob a vossa chefia
que se encontram nesta situação) será distribuída uma versão adaptada, em papel, juntamente com o recibo do próximo vencimento.
Neste caso específico, solicito a colaboração de todas as chefias de funcionários nesta situação para que dispensem cerca de ½ hora (valor
estimado), num dia a definir por cada uma das chefias, até dia 29/05, para que os colegas possam responder ao questionário. Agradeço, igualmente,
que me indiquem um ponto de recolha dos questionários preenchidos. Posteriormente, elementos da Direcção de Projecto Municipal Seixal Digital
efectuarão a recolha desses mesmos questionários.
Ciente da vossa colaboração
Obrigada
Texto de apresentação ao questionário
Colegas,
O Mundo globalizado oferece-nos milhares de informações divulgadas e acessíveis através de diversos meios. Controlar, aceder e manter uma
gestão integrada dessas informações passou a ser extremamente importante para organizações como a CMSeixal.
Só que gerir apenas informação deixou de ser suficiente, nos dias de hoje é também fundamental perceber o tipo de conhecimento de cada
indivíduo, que contribui para o conhecimento global da organização. Entende-se por conhecimento o que cada informação significa e que impactos
dentro da CMSeixal essa informação pode ter, para que possa ser utilizada para importantes acções e decisões.
Como tal, com os resultados deste questionário pretende-se:
• Entender de que forma os funcionários da C.M. Seixal acedem, usam e partilham informação e conhecimento
• Delinear uma estratégia que venha a dar resposta aos problemas apontados e a tirar máximo partido do que de melhor se faz na CMSeixal.
• Desenvolver mecanismos para que o fácil acesso à informação e conhecimento contribua para a melhoria do desempenho pessoal, para a
satisfação profissional de cada um, e consequentemente para um melhor desempenho da CMSeixal;
A participação de todos é fundamental para que a CMSeixal possa obter uma informação tão fiável e representativa quanto possível da realidade
actual, pelo que se agradece desde já a colaboração.
• O questionário encontra-se disponível na Intranet no menu “Acesso Rápido”
• A data limite para resposta é 30 de Maio
• As respostas ficarão automaticamente gravadas, poderá interromper e retomar o seu preenchimento tantas vezes quantas forem
necessárias e poderá, igualmente, alterar as suas respostas até ao momento em que escolher “Finalizar”
• O tratamento dos dados recolhidos e a apresentação dos resultados nunca terá ligação directa ao funcionário
• Não existem respostas certas ou erradas, apenas se procuram as respostas mais adequadas às circunstâncias e perspectivas
pessoais de cada um
Resultados do questionário para funcionários com acesso à Intranet

Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas


Que fontes de informação utiliza para o/a ajudar com o seu trabalho?

Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Website da C.M. Seixal 65 129 84 14 34

Intranet 139 113 49 8 17

Pastas partilhadas 97 89 66 37 37

Colegas equipa/unidades 200 86 19 7 14


funcionais

Colegas noutras equipas / 75 142 58 19 32


unidades funcionais

Colegas fora da C.M. Seixal 18 93 99 77 39

Internet 198 76 24 8 20

Livros e outras publicações 95 119 67 15 30

Outros 21 26 27 51 201
Pergunta 2 – Tipos de informação na intranet
Quais os tipos de informação disponíveis na intranet que costuma utilizar? Assinale tantas quantas considerar relevantes.

Sim Não /
Não respondeu

Regulamentos e posturas 173 153

Informação sobre unidades funcionais 193 133

Formulários 244 82

Informações recursos humanos 269 57

O meu espaço – as minhas informações 254 72

Informação geográfica 128 198

Notícias 144 182

Outros 24 302

Outros. Quais?
• a página de desbloqueio do spam
• APLICAÇÕES
• CCP
• Contactos
• E-mail
• Eventos e inscrições para actividades
• Informação sobre o novo edifício
• informações sobre as actividades culturais, desportivas, etc no concelho
• não utilizo por não ter que estar a pedir por favor aos colegas, isso provoca alguma inibição aos colegas que não dominam os meios
informáticos.
• Newsletter da Agenda Cultural, Agenda Cultural da CMSeixal, Calendários de Acticvidades dos Serviços da CMSeixal e PQA (Plano
Quinzenal de Actividades)
• Pesquisa de vários assuntos relacionados com os pedidos dos utilizadores da Biblioteca.
• ponto de encontro - concurso de fotos
• Ponto de Encontro virtual (1 ou 2 consultas, por mês)
• REFERENCIAL DO RVCC SECUNDÁRIO.
• Relatórios e Estudos Académicos.
• Troca de informação atraves de e-mails
• Tudo o que seja para dinamizar o Município do Seixal é do meu agrado.
Pergunta 3 – Tipos de informação nas pastas partilhadas
Quais os tipos de informação disponíveis em pastas partilhadas que costuma utilizar? Assinale tantas quantas considerar relevantes.
Sim Não /
Não respondeu

Bases de dados 168 158

Documentos de trabalho 267 59

Documentos de referência (e.g. Legislação) 140 186

Outros 17 309

Pergunta 4 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização


Onde obtém informação sobre o que se passa noutras áreas da organização?
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Reuniões 50 88 84 29 75

Informações internas 84 135 64 4 39

Website da C.M. Seixal 66 130 65 10 55

Intranet 98 141 51 9 27

Conversas informais com 116 121 49 5 35


colegas

Boletim Municipal 106 137 49 8 26

Imprensa 18 83 101 32 92

Outros 4 6 9 20 287
Pergunta 5 – Circunstâncias de partilha de informação com colegas
Em que circunstâncias partilha com os seus colegas informação sobre o seu trabalho (e.g. lições aprendidas, resultados)?
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Em resposta a questões 190 101 13 3 19


colocadas

Espontaneamente quando 100 125 44 15 42


termino uma actividades /
projecto importante

Espontaneamente quando 161 121 25 6 13


considero haver algo que
possa interessar a colegas

Pergunta 6 – Formas de partilha de informação


Como partilha com os seus colegas informação sobre o seu trabalho?
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Reuniões 90 90 54 35 57

Relatórios de projecto 58 77 66 50 75

Informações internas 84 94 63 32 53

Website da C.M. Seixal 18 41 60 108 99

Intranet 30 56 58 93 89

Por email 135 104 40 11 36

Outros 28 16 13 15 254
Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais
Em qual das situações / locais seguintes costuma regularmente ter conversas informais com os seus colegas? Seleccione tantas quantas considerar
relevantes.
Sim Não /
Não respondeu

Em áreas comuns da organização (e.g. corredores, bar,etc.) 223 103

À secretária com colegas vizinhos 208 118

Por email 148 178

Por telefone 181 145

MSN 17 309

Fora do local de trabalho em situações sociais 141 185

Outros 16 310
Pergunta 8 – Volume de emails recebidos
Quantos emails recebe em média por dia?
Nº de emails Nº de pessoas

0 1

Até 10 205

Entre 10 e 20 64

Entre 21 e 50 25

100 3

200 1

Não respondeu 27
Pergunta 9 – Características dos emails recebidos
Como descreveria os emails que recebe? Atribua uma percentagem aproximada a cada uma das opções.
Não recebo -10% 10 - 25% 26 - 50% + 50% Não respondeu

Pedidos de informação de 18 72 119 55 37 25


colegas

Pedidos de informação de 117 70 56 16 13 54


cidadãos / empresas

Respostas de colegas a 5 55 144 58 37 27


emails meus

Respostas de cidadãos / 111 88 46 16 7 58


empresas a emails meus

Envio de documentos / 7 56 108 80 45 30


informação por colegas

Envio de documentos / 99 89 46 17 20 55
informação por cidadãos /
empresas

Informações internas 10 72 95 80 42 27

Newsletters 16 113 69 32 19 77

Outros 12 30 24 12 8 240
Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso
Qual o tipo de informação e conhecimento que mais o ajuda a realizar o seu trabalho? É fácil ou difícil de obter?
Valoriza? Fácil de obter?

Sim Não Não respondeu Sim Não Não respondeu

Sequência de passos de 260 44 12 89 33 204


processo que tenho de seguir

Directivas / legislação 249 43 34 177 82 67

Informações sobre como os 214 72 40 137 112 77


meus colegas resolveram
situações difíceis

O que se passa no país e no 234 35 57 216 33 77


mundo

O que se passa na CMSeixal 251 29 46 156 110 60


(e.g. novos projectos,
mudanças à estrutura,
sucessos, etc.)

Plano Director Municipal 159 104 63 125 99 102

Experiência e conhecimento 264 20 42 215 54 57


de colegas de equipa

Experiência e conhecimento 205 67 53 107 142 77


de colegas noutras partes da
organização

Informação sobre projectos 221 44 61 126 119 81


correntes

Informação sobre projectos 194 71 61 86 152 88


passados
Pergunta 11 – Tempo necessário para encontrar determinados tipos de informação
Quanto tempo demora em média para encontrar: (indique um valor aproximado para cada uma das actividades e assinale a unidade temporal
apropriada)
Média Mínimo Máximo Mediana
(horas) (horas) (horas) (horas)

O contacto telefónico de um colega 11,19 0,2 1680 3

Detalhes de um projecto antigo 868,54 0,5 12600 120

O colega mais indicado para lhe dar resposta a uma 132,42 0,5 6720 10
questão

Passos de um processo novo 743,32 0,5 12600 60

Pergunta 12 – Quantidade de trabalho colaborativo


Qual a percentagem do seu dia-a-dia que envolve o trabalho colaborativo com colegas (e.g. geração de ideias, discussão das mesmas, elaboração
conjunta de relatórios e pareceres, etc.)?

Percentagem Nº de pessoas

- 25% 135

26-50% 103

50-75% 46

+ 75% 27

Não respondeu 15
Pergunta 13 – Forma principal de colaboração
Qual a forma principal como costuma colaborar com colegas? (Seleccione apenas uma resposta)

Forma de colaboração Nº de pessoas

Por email 53

Por telefone 49

Presencialmente 179

Outro 1

Não respondeu 44

Pergunta 14 – Vantagens e desvantagens das formas usadas para colaboração


De acordo com a resposta que deu na pergunta anterior, quais as vantagens e as desvantagens que identifica nessa forma de trabalho?

(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento. Um
apanhado das respostas pode ser encontrado na tabela da secção Erro! A origem da referência não foi encontrada.)
Pergunta 15 – Atitude face ao processo criativo
Se tiver uma ideia sobre como melhorar a realização de uma tarefa, o que faz? Assinale por que ordem executaria as seguintes tarefas, escolhendo
apenas as que se aplicam.
1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

Discuto-a com a minha chefia 61 83 80 11 8 4 6 8 13

Discuto-a com colegas de equipa 81 113 33 4 3 4 4 13 11

Discuto-a com colegas de outras equipas 3 15 51 45 11 7 7 3 0

Discuto-a com colegas que não trabalham na C.M.Seixal 3 2 4 15 32 9 4 2 7

Não a discuto com ninguém e tento concretizá-la 2 9 7 9 10 15 5 8 0

Não faço nada porque penso que não é da minha 3 3 3 3 0 5 13 12 7


responsabilidade ter ideias

Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa 2 3 3 2 2 4 11 14 5

Faço alguma pesquisa para reunir mais informação 111 35 35 22 6 8 11 4 8

Pergunta 16 – Fontes de informação mais valorizadas


Quais as 3 fontes de informação e conhecimento que mais falta de fariam se desaparecessem? (considere programas, bases de dados, publicações,
websites, documentos, etc..., dando exemplos concretos)

(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento. Um
apanhado das respostas pode ser encontrado na secção Informação e conhecimento)

Questão 17 – Mudanças consideradas mais necessárias


Pense no seu dia-a-dia de trabalho e nos problemas e dificuldades que encontra relacionados com informação, documentos e conhecimento
(acessibilidade, qualidade, relevância, etc.). Se pudesse melhorar 3 coisas, quais seriam e como seriam num mundo ideal?

(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento.)
Pergunta 18 – Ferramentas sociais
Para cada um dos sites / ferramentas / tecnologias listadas, por favor assinale se sabe o que é.
Sabe o que é Não sabe o que é Não respondeu

Blogs 175 79 72

Microblogs (e.g. Twitter) 61 179 86

Partilha de video através da Internet (e.g. YouTube) 123 135 68

Partilha de fotos através da Internet (e.g.Flickr, Sapo Fotos) 130 129 67

RSS Feeds 58 184 84

Sistema de mensagens instantâneas (e.g. MSN, ICQ, Qoogle Chat) 187 73 66

Wikis 75 164 87

Para cada um dos sites / ferramentas / tecnologias listadas, por favor assinale se usa / já usou.
Fins pessoais Fins Ambos Número de
profissionais utilizadores

Blogs 130 73 55 148

Microblogs (e.g. Twitter) 30 9 6 33

Partilha de video através da Internet (e.g. YouTube) 78 43 33 88

Partilha de fotos através da Internet (e.g.Flickr, Sapo Fotos) 84 46 33 97

RSS Feeds 43 27 20 50

Sistema de mensagens instantâneas (e.g. MSN, ICQ, Qoogle Chat) 167 117 106 178

Wikis 61 59 51 69
Respostas ao questionário para funcionários sem acesso à intranet

Pergunta 1 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização


Onde obtém informação sobre o que se passa noutras áreas da Câmara Municipal? (assinale com X)
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Conversas informais com 30 46 14 4 10


colegas

Reuniões 3 16 8 30 30

Informações internas 11 31 22 9 31

Website da C.M. Seixal 7 16 8 30 43

Boletim Municipal 25 41 8 5 25

Imprensa 2 15 21 20 46

Outros 1 2 3 14 84

Outros. Quais?
• Conversas com colegas de outras Câmaras (poucas vezes)
• Conversas com munícipes (poucas vezes)
• Jornal do Seixal
• Pessoas que não trabalham no município
• Plenários
• Telejornais
• Utentes dos autocarros e das piscinas
Pergunta 2 – Circunstâncias em que partilha informação com colegas
Em que circunstâncias partilha com os seus colegas informação sobre o seu trabalho (por exemplo: lições aprendidas, resultados, curiosidades,
acontecimentos invulgares)? (assinale com X)
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu

Em resposta a questões 19 39 20 1 25
colocadas

Espontaneamente quando 18 41 14 3 28
termino uma actividade /
projecto importante

Espontaneamente quando 34 47 8 1 14
considero haver algo que
possa interessar a colegas

Pergunta 3 – Tipo de conhecimento mais valorizado e facilidade de acesso


Qual o tipo de informação e conhecimento que mais o ajuda a realizar o seu trabalho (por exemplo: instruções de trabalho, manuais técnicos,
legislação)? É fácil ou difícil de obter? Onde o obtém?
(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento.)

Pergunta 4 - Tempo necessário para encontrar determinados tipos de informação


Quanto tempo demora em média para descobrir: (indique um valor aproximado para cada uma das actividades e assinale a unidade temporal
apropriada)
Média Mínimo Máximo Mediana
(horas) (horas) (horas) (horas)

O colega mais indicado para lhe dar resposta a uma 98,46 1 2100 10
questão

Passos de um processo novo 343,32 1 12600 30


Pergunta 5 – Formas preferidas de aprendizagem
Quais as formas de que mais gosta para aprender processos de trabalho e conceitos novos? (assinale 3 no máximo)

Forma de aprendizagem Nº de pessoas

Em conversa / reuniões com os chefes 80

Em conversas individuais com os colegas de equipa 50

Em conversas com vários colegas de equipa 75

Em conversas com colegas de outras equipas 18

Formação em sala de aula 45

Lendo livros 18

Lendo revistas 1

Acedendo à Internet 15

Ouvindo rádio e televisão 5

Outra 2
Pergunta 6 – Atitude face ao processo criativo
Se tiver uma ideia sobre como melhorar a realização de uma tarefa, o que faz? (numere as seguintes tarefas pela ordem em que as executaria,
escolhendo apenas as que se aplicam)

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

Discuto-a com a minha chefia 75 11 7

Discuto-a com colegas de equipa 13 73 4

Discuto-a com colegas de outras equipas 1 16 3 2

Discuto-a com colegas que não trabalham na C.M.Seixal 2

Não a discuto com ninguém e tento concretizá-la 2 1 6 1 2

Não faço nada porque penso que não é da minha 2


responsabilidade ter ideias

Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa 2 2

Faço alguma pesquisa para reunir mais informação 11 4 18 10 1

Pergunta 7. Comentários
Comentários, ideias e sugestões.
• A avaliação (pontuação) deve ser feita pelo desempenho das funções de cada funcionário e não por amizades. Em todas as situações
devemos ser vistos todos de igual forma.
• A Câmara Municipal do Seixal oferecer "mais" formações aos seus funcionários.
• Acho positivo, fazer-se este tipo de questionário, é uma forma, através das respostas dadas, se conhecer melhor o funcionário e até de se
poder encaixar o mesmo numa área onde seja mais produtivo e rentável.
• As reuniões deveriam ser mais restritas a cada sector, ou seja, em vez de reuniões com grande número de participantes estas deveriam ser
realizadas com grupos mais pequenos ex: Motorisstas, carpinteiros, canalizadores,etc.Para assim cada de direito...
• Deveriam fazer uma maior aposta em formações no sentido de reciclar/actualizar o nível de conhecimento dos funcionários das áreas onde
estão inseridos de modo ao resultado final da função a desempenhar ser mais satisfatório.
• Deveriam fazer uma maior aposta em formações no sentido de reciclar/actualizar o nível de conhecimento dos funcionários das areas onde
estão inseridos de modo ao resultado final da função a desmpenhar ser mais satisfatorio.
• È importante a simplificação correcta da lei para conhecimento de todos, inclusivamente deve ser homogénea a todos os departamentos para
a sua aplicação.
• É necessário termos acessos a mais informações , e se possível termos as informações a tempo e horas. Também precisamos de ter
formação qdequado ao serviço.
• Está tudo bem não há questóes.
• Está tudo bem. Não há questões.
• Falta de Formação específica. Falta de Ligação entre sectores.
• Gostaria que a CMSeixal nos proporcionasse mais algumas acções de formação, principalmente sobre/área das nacessidades educativas
especiais.
• Gostava de ter mais informação sobre formações que possa frequentar ex: Técnicas de animação; Técnicas de Informática; Linguagem
Gestual; Primeiros socorros; Gostava de participar em outras actividades fora do meu contexto de trabalho.
• Gostava que se desse mais oportunidade aos funcionários de fazerem formação dentro das funções que desempenham.
• Há pouca informação, isto é, vem tarde quando é para operacional, pouca formação ou nenhuma, no meu caso, ela não há, ( falo eu de
acções de formação )
• Haver mais abertura e não pensarem que por sermos operários somos burros.
• Mais formação relacionada com o trabalho educativo.
• Mais formações relacionadas com ensino especial.
• Mais formações, no que diz respeito às crianças, com necessidades especiais e comportamentais.
• Mais informação e acesso aos meios de informação tecnológicos.
• Melhor informação no que respeita a comunicados, circulares, etc. e mais atenção em determinadadas situações, bem como marcação de
idas ao médico ou gabinete de saúde, reuniões de serviço, ou acções de formação etc., que normalmente são marcadas fora
• Na minha opinião, a Câmara em termos organizacionais está bem situada devendo continuar em frente com os seus projectos.
• Na minha opinião, a Cãmara em termos organizacionais está no bom caminho a qual deve seguir em frente com os seus projectos.
• Na minha opinião, em relação ao serviço que antigamente ,a categoria de auxiliares de serviços gerais deverá ser mai esclarecedora com as
funções a serem executadas.
• Necessidade de obter as informações a tempo e horas para que o trabalho seja executado com qualidade.
• Nenhumas.
• Os comunicados, circulares ou informações da Câmara, são distribuídos praticamente em todos os locais de trabalho excepto nas centrais de
água. Quando sabemos de certos assuntos, que nos poderiam interessar já os prazos têm passado.
• Para um melhoramento da actividade profissional deveria ser fornecida mais formação específica da área de cada sector, isto sem inviabilizar
as formações mais generalistas sempre importantes.
• Penso que é necessáriomais formação e sensibilização e alguma inovação e apoiar mais quem trabalha e se interessa.
• Penso que seria benéfico, tanto para os funcionários como para a própria autarquia, existirem mais acções de formação...Iria melhorar, tanto,
a qualidade, como a quantidade do serviço prestado.
• Seria pertinente uma maior formação e informação na carreira de Assistente Operacional para adquirir um maior conhecimento em relação a
todas as questões da própria autarquia.
• Tento realizar as tarefas que me estão atribuídas semopre, com o melhor empenho e dedicação para que o trabalho corra da melhor forma e
quando dou algumas ideias , faço-as sempre em prol do bom funcionamento do trabalho e de toda a equipa.
• Uma vez que o meu tempo de serviço na CMSeixal ainda é muito curto, a minha opinião neste questionário é muito pensada mas talvez
pouco esclarecida. Quero agradecer às chefias e colegas por todo o apoio e informações que me tem dispensado.
Critério para selecção da plataforma Confluence
Seguem-se os excertos relevantes da troca de opiniões que teve lugar na plataforma de colaboração Sosius entre os membros da equipa de
projecto no sentido de escolher o Confluence para a realização dos pilotos.

Por Ana Neves (Knowman) a 2 Fevereiro 2009


Uma das actividades no plano é a escolha de uma ferramenta que possa ser usada para apoio aos grupos-piloto.
Depois de ter analisado várias alternativas, venho sugerir uma de duas ferramentas:
• Liferay Portal (http://www.liferay.com/web/guest/products/portal)
• Confluence (http://www.atlassian.com/software/confluence/)
Já agora, para vosso informação, refiro que analisei muitas outras ferramentas (e.g. Basecamp, Cyn.in, Jive Software, Huddle, Central Desktop).
Assim, deixem-me apresentar-vos os prós e os contras da Liferay e da Confluence (com base naquilo que me é dado perceber).

Prós Contras
Liferay Portal 1. Open Source 1. Interface para administração pouco
2. Tem uma versão gratuita intuitivo e pouco linear
3. Interface bastante aceitável de raíz 2. Formato em que o conteúdo é exportado
4. Muita funcionalidade (não necessariamente para que se use toda mas não é compatível com qualquer outra
para que se possa escolher e experimentar) ferramenta
5. (Provavelmente) mais fácil de alterar o aspecto dos écrans 3. Preço de aquisição da versão comercial é
6. Coexistência de taxonomia e folksonomia (tags) desconhecido
Confluence 1. Open source 1. Depois do período de avaliação de 30 dias,
2. Ana Neves tem muita experiência de utilização e administração a licença é comercial
3. Grande comunidade estabelecida de utilizadores commuitos plugins 2. Não é muito fácil alguém sem experiência
disponíveis mudar o design dos écrans
4. Possibilidade de exportar todo o conteúdo em formato XML (possível de 3. Página de perfil pessoal quase inexistente
leitura por muitas outras aplicações) (o que significa que não é muito fácil fazer
5. Utilizadores podem exportar páginas de wiki para formato Word e PDF um "quem é quem" da organização ou um
6. Conector para Sharepoint disponível "quem sabe o quê")
7. Conector para Office disponível e gratuito
8. Pode ser instalada nos vossos servidores e tem versão hosted

Para além destas notas, sugiro que visitem a CMS matrix (http://www.cmsmatrix.org/matrix/cms-matrix) e que seleccionem as duas ferramentas
(Liferay e Confluence) na lista e que cliquem para as comparar. A tabela inclui informação sobre funcionalidade disponível mas também sobre
características e requisitos técnicos.
Se não fosse a questão de o Liferay Portal só exportar conteúdo num formato próprio (.lar) que não deverá ser compatível com outras aplicações, a
minha escolha iria claramente para o Liferay. Como não tenho os conhecimentos técnicos suficientes, proponho que conversem com os vossos
colegas da equipa técnica que deverão ser capazes de informar se há formas de contornar o problema no caso de, depois dos pilotos, se querer
avançar com uma outra ferramenta sem que, com a passagem, se perca o conteúdo já criado.
Depois de tomada a decisão, os próximos passos são os de instalar a ferramenta.

Por Isabel Pina (C.M. Seixal) a 4 Fevereiro 2009


Pois, a escolha não é fácil. Segui a sua sugestão e fiz a comparação no CMS matrix. A possibilidade de exportação de dados faz, como diz,
desequilibrar a balança para o Confluence, uma vez que permite que o trabalho desenvolvido pelos projectos-piloto possa migrar para a solução
definitiva (que poderá ser diferente).
Fiquei também um pouco surpreendida com o facto de para a versão "Liferay Portal Enterprise Edition" a própria empresa afirmar que possui uma
maior estabilidade. A Ana conhece a aplicação da versão Standard no contexto de alguma organização?
Existe alguma versão do Confluence em português? Sabe quem a comercializa em Portugal e quais os prazos de entrega?

Por Célia Pestana (C.M Seixal) a 4 Fevereiro 2009


Olá Ana
Agradeço que nos indique informação um pouco mais detalhada das funcionalidades e possibilidades de integração com:
1. Actual Intranet, desenvolvida em CMS da microsoft
2. Share point
3. Lotus quick place da IBM
Procuramos uma solução potente e de fácil utilização que possa servir para muito mais que um piloto e se possa integrar com a actual intranet. (…)
é fundamental que a solução seja comercializada em Portugal (...) e que a configuração e instalação esteja garantida aquando da aquisição.

Por Ana Neves a 4 Fevereiro 2009


Célia, eu não sou uma pessoa técnica pelo que a minha capacidade de dar resposta às suas questões de integração é algo limitada. Posso tentar
ter isso em conta e tentar dar uma orientação mas não me posso comprometer com uma resposta. Até porque há muitos níveis de integração:
passagem de conteúdo de um lado para o outro, single sign in, etc..
Aproveito para lhe colocar duas questões:
1. há muitos produtos que só existem no modelo SaaS (software as a service) o que significa que ficam instalados na empresa "dona" do
software e o cliente paga uma mensalidade / anuidade para utilizar a aplicação (vantagens são a despreocupação com a instalação e
manutenção do serviço, desvantagens a integração com outras ferramentas é quase impossível e os dados não estão nas vossas máquinas).
Isso seria uma opção para vós? (calculo que não, pelo que eliminei todas as ferramentas que só tinham esta opção)
2. há também produtos que, apesar de ficarem instalados nos vossos servidores, são pagos em anuidade / mensalidade geralmente de acordo
com o número de utilizadores ou do número de servidores em que está instalado. Isso poderia ser uma opção?
Quando diz que a configuração e a instalação teriam de ser garantidos aquando da aquisição, isso quer dizer que devem estar incluídos no custo de
aquisição da mesma ou que a ferramenta deve ser adquirida junto de alguma empresa que possa prestar esses serviços? E esse empresa teria de
ser portuguesa? Diz que não pode ser adquirido pela net mas não percebo bem se isso tem a ver com o facto de ser estrangeiro ou com o processo
de aquisição através da Internet.
Com estes dados poderei depois investigar um pouco mais e tentar oferecer-vos outras alternativas ou informação adicional sobre estas que já
apontei.

Por Ana Neves a 4 Fevereiro 2009


Isabel,
A experiência de utilização do LifeRay foi a que tive depois de o instalar na minha máquina. Fiquei extremamente impressionada com muita da
funcionalidade (que, como referi, não significa que seja toda usada mas antes dá-nos a possibilidade de escolher a mais adequada). O que não
posso comentar é a estabilidade da ferramenta quando posta ao serviço de vários utilizadores.
As reviews que li foram bastante positivas e há algumas empresas que estão a assentar os seus produtos no LifeRay. Isso só pode ser um bom
sinal.
Com base no que a Célia disse, porém, esta pode não ser uma possibilidade se: os custos forem superiores aos mencionados, se não houver
empresas em Portugal a venderem o produto e isto for uma condição obrigatória, e se a contratação de alguma empresa para fazer a instalação e
configuração da ferramenta gratuita não for aceitável.

Por Isabel Pina a 5 Fevereiro 2009


Ana,
1. Confirmamos que o modelo SaaS não nos serve.
2. É uma opção o licenciamento de produtos por servidor (uma vez que o número de utilizadores é muito elevado). Relativamente ao valor que
temos disponível é uma valor que gostaríamos de ver utilizado, também, na manutenção durante um determinado número de anos, noutras
situações já utilizámos um modelo em que o valor de aquisição já contempla, por exemplo, a manutenção durante 5 anos.
3. Relativamente ao processo de aquisição iremos esclarecer com os colegas do serviço financeiro se existe algum impedimento para aquisições a
empresas sem representantes comerciais em Portugal. Quando a Célia falava no impedimento de aquisições pela net referia-se a pagamentos
electrónicos.
Consideramos que deverá ser garantida a instalação e configuração da ferramenta por parte dos fornecedores, ou seja, pode ser encontrada outra
solução mas terá que ser assumida pelo fornecedor, que será a entidade única para o nosso relacionamento.

Por Isabel Pina a 10 Fevereiro 2009


Os colegas da área financeira informaram-nos que o ideal seria que o processo de aquisição do software fosse desenvolvido através de uma
empresa com representação em Portugal, caso contrário será uma processo mais complicado e, portanto, mais demorado. Há várias questões que
surgem, nomeadamente relacionadas com o IVA.
Glossário
Blog ou Blogue
Um blog ou blogue (contracção do termo "Web log") é um site cuja estrutura permite a actualização rápida com novos textos (ou posts). Estes são,
em geral, visualizados de forma cronológica inversa, podem ser escritos por um número variável de pessoas e combinam geralmente texto, imagens
e links para outros recursos. A possibilidade de cada texto poder receber comentários de quem o lê é uma parte importante de muitos blogs.
No cenário organizacional, os blogs são frequentemente usados como: a) canal alternativo de comunicação para uma equipa ou pessoa, b) registo
de actividades / eventos / aprendizagens no contexto de um projecto ou c) fórum de discussão já que o texto inicial pode servir para introduzir um
tópico para debate e os comentários servem como as respostas e contra-respostas.

Microblog
Muito semelhante ao Blog, o microblog é uma sequência de posts apresentados geralmente por ordem cronológica inversa. A grande diferença tem
a ver com o facto de que cada post num microblog estar restrito a um número reduzido de caracteres (no Twitter, o site de microblog mais
conhecido, esse número é de 140 caracteres). Devido a esta característica, os microblogs são normalmente usados para fins bem distintos.
Nomeadamente, informar do que se está a fazer, onde se está, o que está a acontecer, o que se está a ler, ou fazer sugestões (de leituras e links,
por exemplo).

Plataforma de colaboração
Uma plataforma de colaboração é uma aplicação de software que serve de suporte a actividades colaborativas como sejam conversas, troca de
ficheiros, co-criação de documentos, avaliação de recursos, etc.. O termo “plataforma” deve-se ao facto de, na sua maioria, estas aplicações
servirem apenas como base para que outras aplicações e extensões possam ser instaladas, alargando as funcionalidades disponíveis.

Post
Cada um dos textos / entradas num blog ou microblog.

Presencing
Sistema que permite a uma pessoa assinalar se está ou não online e, em caso afirmativo, se está ou não disponível para troca impressões.

RSS feed
RSS é o acrónimo de Really Simple Syndication. A tecnologia do RSS permite aos utilizadores de sites Internet que forneçam esses feeds
subscrevê-los de forma a serem informados de actualizações a estes sites sem ter de os visitar individualmente. Os RSS feeds podem ser recebidos
e consultados através de várias ferramentas (ex TweetDeck) e sites (ex Google Reader) e podem também ser visualizados em páginas de
plataformas colaborativas, por exemplo. Os RSS feeds são uma boa forma de aumentar o número de pessoas que ficam expostas ao conteúdo de
um site e uma boa forma de consultar, com esforço mínimo, o conteúdo de muitos sites.
Sistema de mensagens instantâneas
Os sistemas de mensagens instantâneas são aplicações ou funcionalidades numa plataforma de colaboração que permitem a duas ou mais pessoas
trocar mensagens escritas em tempo real. Assim, é possível um grupo de 20 pessoas partilhar um espaço de conversa onde, a qualquer altura, um
pode escrever uma mensagem (um pedido de ajuda, por exemplo). Todas as outras 19 pessoas nesse espaço de conversa poderão ver e responder
à mensagem, sendo que a resposta fica disponível para todos. As vantagens deste tipo de sistemas é que as pessoas podem rapidamente obter
resposta (ainda que seja um “não sei”) sendo que a não-obrigatoriedade de resposta permite às pessoas ignorar as mensagens se demasiado
ocupadas. A sequência de mensagens escritas fica disponível no histórico do espaço de conversa para que os membros desse espaço possam
acompanhar o que se passou na sua ausência. As aplicações de mensagens instantâneas costumam ter uma sistema de presencing, e podem
também suportar voz e imagem para estas conversas.

Tag
Uma tag é uma palavra-chave usada para caracterizar o conteúdo de um recurso (por exemplo texto, documento, imagem). No contexto das
plataformas colaborativas as tags são geralmente adicionadas pelos utilizadores. Apesar de poderem ser escolhidas de um conjunto finito e pré-
definido de termos, as tags são normalmente campos livres que ficam ao critério dos utilizadores (ao contrário dos termos taxonómicos usados em
sistemas mais formais de catalogação e gestão documental).

Wiki
O termo “wiki” é usado para identificar um tipo específico de colecção de documentos em hipertexto ou o software colaborativo usado para o criar. O
wiki permite que os documentos sejam editados colectivamente através de um web browser. Uma das características da tecnologia wiki é a
facilidade com que as páginas são criadas e alteradas - geralmente não existe qualquer revisão antes de as modificações serem aceitas. (Esta
pequena explicação foi escrita com base na descrição de “wiki” que se encontra disponível à data no site Wikipedia – http://www.wikipedia.org, um
dos exemplos mais conhecidos de um wiki.)

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