UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA
DEPARTAMENTO DE COMPUTACION
COMPUTACIÓN I
GUÍA DE CLASE No. 6

FÓRMULAS Y FUNCIONES

INDICE

1. Introducción a las fórmulas y funciones. ..................................................................................... 2

2. Insertar función con el asistente. .................................................................................................. 3
3. Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones. ........................................................... 5
4. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones ............................................................... 6
5. Funciones lógicas. .................................................................................................................... 6
5.1. Función SI. ........................................................................................................................ 6
5.1.1. Ejemplo 1 de función SI. ................................................................................................ 8
5.2. Funcion SI Anidada. .............................................................................................................. 9
5.3. Funciones Lógica Y. ........................................................................................................... 15
5.3.1. Ejemplo 1 de función Y. .............................................................................................. 16
5.3.2.Ejemplo 2. ..................................................................................................................... 18

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CICLO I-2018
1. Introducción a las fórmulas y funciones.

Los cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para
introducir una fórmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la
fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en número se podrán ver
actualizados los cálculos automáticamente cuando se modifique un dato en esa referencia.

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta, Excel nos mostrará un
mensaje de error ( Descritos en el contenido de la guía de clase anterior).

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Ejemplo:
Para sumar las ventas totales del trimestre de los siguientes datos mostrados en la siguiente
tabla:

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CICLO I-2018
La función a insertar en la celda C10 es la siguiente:
=SUMA(A2:C8)
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A2:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A2 y la C8, así la función anterior sería equivalente a la siguiente Fórmula:
=+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar una función y no una fórmula.
Para ello es mejor que utilice fórmulas creadas con funciones. Resulta sencillo el uso de
funciones que facilitan el trabajo. Al hacer modificaciones de la fórmula se recalculará
automáticamente con los nuevos datos. Excel proporciona más de 300 funciones.

2. Insertar función con el asistente.

Una función como cualquier dato se

puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero
Excel 2010 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función

en una celda:

 Situarse en la celda donde

queremos introducir la
función, seleccionar la ficha
Formulas y luego clic en el
botón Insertar función.
 Aparecerá una ventana de
dialogo como la siguiente:
O bien, hacer clic sobre el

botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de
la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el
botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora

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CICLO I-2018
Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que
tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría
del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo
aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo
clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda
sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función,
donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A2:C8. Para ello, hacer clic sobre en el botón para que el cuadro se haga
más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas
o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el
botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

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CICLO I-2018
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos
en la celda C10 la función =SUMA(A2:C8) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se
expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A2:C9) .

En la ficha formulas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA
de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la

flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx
(obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además
de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

3. Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones.

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma
de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones
y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores
3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

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CICLO I-2018
4. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y
el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA (A1:A4) y después calculará el valor
máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

5. Funciones lógicas.

Las funciones lógicas son útiles cuando la información de una celda depende de evaluar una o
varias condiciones. Las condiciones se expresan en el argumento prueba_lógica o valor lógico.
Los argumentos prueba_ lógica o valor lógico son expresiones formadas con operadores
relacionales o de comparación.

Funciones lógicas Descripción

FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO() Devuelve el valor lógico Verdadero
Devuelve un valor u otro, según se
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
cumpla o no una condición
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Comprueba si todos los valores son
Y (valor_logico1;valor_logico2;...)
verdaderos
Comprueba si algún valor lógico es
O (valor_logico1; valor_logico2;...)
verdadero y devuelve VERDADERO

5.1. Función SI1.

Descripción

La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y

otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o
menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que
10.

Sintaxis

SI (prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])

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Fuente: Información extraída de la ayuda online de Microsoft Excel

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CICLO I-2018
La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona
información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un
procedimiento.):

Prueba_lógica (Obligatorio):
Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se
evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede
utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero (Opcional):
El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como
VERDADERO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica se evalúa como
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero se omite (es decir, después de prueba_lógica
solamente hay un punto y coma), la función SI devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra
VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para el argumento valor_si_verdadero.

Valor_si_falso (Opcional):
El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por
ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI devuelve el texto "Presupuesto
excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y el argumento valor_si_falso se omite (es
decir, después del argumento valor_si_verdadero no hay un punto y coma), la función SI
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y se omite el valor
del argumento valor_si_falso (es decir, en la función SI no hay un punto y coma después del
argumento valor_si_verdadero), la función SI devuelve el valor 0 (cero).

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CICLO I-2018
5.1.1. Ejemplo 1 de función SI.

Si tenemos el listado de alumnos con las respectivas notas obtenidas en un examen y deseamos
expresar como observación si el alumno aprobó o reprobó, podemos implementar una función
que evalúe la nota obtenida por el alumno.

La condición para que el alumno tenga la observación de aprobado es que tenga una nota mayor
que 6.0, si no cumple la condición, la observación será reprobado.

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CICLO I-2018
 El procedimiento para implementar la solución utilizando la función lógica si es el siguiente:

1. Seleccionar como celda activa la celda C3.

2. Seleccionar el botón Fx (insertar función).
3. En la venta insertar función, seleccionar la categoría Lógica.
4. Seleccionar la función sí.
5. En la ventana Argumentos de función llenar cada argumento de la función Si tal como se
muestra en la imagen.
6. Al dar clic en el botón aceptar, en la celda c3 se muestra el resultado de evaluar el dato que
está en la celda B3 (B3>6). Si el dato de la celda B3 cumple la condición la función si
devuelve como resultado la expresión colocada en el argumento Valor_si_verdadero, pero si
no cumple la condición la función si devuelve como resultado la expresión colocada en el
argumento varlor_si_falso.
7. Como último paso debe copiar la fórmula en las celdas desde c4:c13.

5.2. Funcion SI Anidada.

A continuación se presenta la formulación de un problema, para luego implementar su

Solución en una hoja de cálculo.

Se desea escribir una fórmula en una hoja de cálculo que evalué la edad de una persona, tal
como se detalla a continuación:
Si la edad es mayor a 60 años devuelva el mensaje: “Adulto mayor;
Si la edad está entre 41 y 60 devuelva el mensaje: “Adulto”;
Si la edad está entre 16 y 40 devuelva el mensaje: “Joven”;
Si la edad está entre 11 y 15 devuelva el mensaje: “Adolescente”;
Si la edad está entre 1 y 10 devuelva el mensaje: “Joven”;
Si no se cumplen las condiciones anteriores la persona es un recién nacido.

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CICLO I-2018
Sigamos los siguientes pasos para implementar la solución al problema planteado.

1. Como primer paso para solucionar el problema planteado se presenta a continuación el

siguiente flujograma2:

2. Como segundo paso insertamos los valores a evaluar en una hoja de cálculo,
específicamente insertamos las edades en el rango de celdas B2:B12.

En el rango de celdas F1: G6, Insertamos el resumen de los rangos de edades y su respectiva
clasificación.

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Flujograma creado usando https://cacoo.com

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 3. En el tercer paso identificamos la celda C2, como celda inicial en la debemos insertar la
función SI anidada que permita evaluar la edad insertada en la celda B3 donde esta
insertada la primer edad a evaluar.
Se recomienda que las funciones con anidación se escriban directamente en la celda y no
se use el asistente para Insertar función.
4. La primera solución a implementar la haremos evaluando desde el rango mayor hacia
los menores rango, por lo tanto la condición de la función SI que evalúa la edad la
expresaremos usando el operador de comparación > o el operador >= si se deben
tomar en cuenta los límites del rango de edades.
5. Ubicamos el puntero en la esquina inferior izquierda de la celda donde insertamos la
función inicialmente (C2), con esto observaremos que el puntero se convierte en una cruz,
luego con el método de presión y arrastre copie la formula en las celdas restantes de la
columna C.

A continuación se muestra la imagen con la función Si anidada implementada en la celda

inicial C2.

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La segunda versión que se muestra en la siguiente imagen es cuando evaluando desde el rango
menor (con limites menores) hacia los mayores rango, por lo tanto la condición de la función
SI que evalúa la edad la expresaremos usando el operador de comparación < o el operador
<= si se deben tomar en cuenta los límites del rango de edades.
A continuación se presenta el flujograma3 y la imagen de la implementación de esta segunda
versión.

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Flujograma creado usando https://cacoo.com

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Es importante que observe que esta versión hace exactamente lo que se pide y no evalúa la
opción de tener que evaluar edades menores a 1 año de edad. La validación de las celdas desde
B2:B12 que solo acepte datos mayores o iguales a 1 es complemento para esta solución.

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5.3. Funciones Lógica Y4.

Descripción

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve

FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.

Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas
lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la
prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la
función Y como argumento prueba_lógica de la función SI, puede probar varias condiciones
diferentes en lugar de sólo una.

Sintaxis

Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona
información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un
procedimiento.):

valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar

como VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2; ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.

Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO,
o bien deben ser matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y
columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es
un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) o referencias que contengan
valores lógicos.
Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se
pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de
error #¡VALOR!.

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Fuente: Información extraída de la ayuda online de Microsoft Excel

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Ejemplo de función Y

A continuación se presenta la formulación de un problema, para luego implementar su

Solución en una hoja de cálculo.

5.3.1. Ejemplo 1 de función Y.

Una institución de gobierno, está registrando la información de los empleados, NIT, nombre,
edad y sexo. Además se requiere saber si el empleado ya puede jubilarse.
Tome en cuenta que un Hombre se puede jubilar cuando tenga 60 años o más, en cambio, una
mujer mayor se jubilará si tiene más de 54 años.
Diseñe la solución con un flujograma y luego implementa en una hoja de Excel.

El siguiente Flujograma determina si la persona se jubila o no se jubila

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A continuación se muestra la imagen de la implementación en una hoja de cálculo.

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5.3.2.Ejemplo 2.

Siguiendo con el ejemplo sobre clasificar a las personas según su edad, a continuación se
presenta una tercera versión de la solución por medio de la implementación de la función lógica
Y anidada dentro de una función lógica SI, de las tres versiones esta es la más recomendable
cuando lo que vamos a evaluar son rangos de valores.
A continuación se le muestra el diseño de la solución con el siguiente flujograma.

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Y para finalizar se le proporciona la implementación de la solución en la hoja de cálculo.

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