INSTITUTO TECNOLÓGICO INTERNACIONAL

MANUAL DE
ALMACENAMIENTO Y
COMPRAS

2018

i
 ÍNDICE

ÍNDICE.................................................................................................................................................. ii
INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................iii
DINÁMICA DE INICIO .....................................................................................................................iv
AGENDA DEL MÓDULO ................................................................................................................. v
¿Cuál es la importancia de un buen almacenamiento? ........................................................................ 6
Temperatura de alimentos-Reproducción de bacterias ....................................................................... 7
Cadena de frío del alimento ................................................................................................................ 8
Sistemas de Conservación ................................................................................................................... 9
Mediante frío ................................................................................................................................... 9
¡ALMACENA DE LA MEJOR MANERA! ...................................................................................... 9
¿Cuáles son las funciones de un jefe de bodega y de compras?.......................................................... 10
Objetivos estratégicos del departamento de compras y bodega. ............................................ 11
Aprovisionamiento ............................................................................................................................ 12
Diagrama de flujo del proceso de compras ..................................................................................... 13
PASOS DEL PROCESO DE COMPRAS .................................................................................................. 14
COMPRAS .......................................................................................................................................... 16
Métodos de inventario ...................................................................................................................... 16
FIFO ............................................................................................................................................... 17
LIFO................................................................................................................................................ 18
PROMEDIO .................................................................................................................................... 19
KARDEX .............................................................................................................................................. 20
Símbolos de manipulación ISO 780:1999 ......................................................................................... 21
FORO O DISCUSIÓN ........................................................................................................................... 22
EVALUACIÓN ..................................................................................................................................... 23
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 24
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 25

ii
 INTRODUCCIÓN

Este manual fue realizado con información general y específica de varios

temas que al estudiantado del ITI le pueda facilitar el aprender de manera
más específica y no tan complicada cada materia que tenga que ver con este
manual tanto con lo que son buenas prácticas de manipulación de alimentos,
compras y almacenamiento. Nos ayudara a captar y analizar cuál es la mejor
manera de cumplir con los procedimientos para poder entrenar a nuestro
cerebro para que cuando salgamos del ITI a un trabajo podamos estar
preparados para los retos que nos vienen y tener noción de cómo realizar las
compras o como debemos almacenar los alimentos en una bodega de la
manera correcta.

Contiene conocimientos esenciales de cómo debemos almacenar los

alimentos para evitar su contaminación y mantenerlos inocuos, también
contiene información sobre el proceso de compras y la selección del
proveedor.

El manual abarca todo lo que un estudiante tanto de gastronomía como de

hotelería tiene que saber para poder estar a la cabeza en conocimientos de
cocina y establecimientos hoteleros reforzados ya que el manual es una guía
que podrán tener a la mano si en algunos casos los necesiten para poder
realizar bien sus trabajos o sus prácticas.

El manual va a servir para mejorar y reforzar en todas las áreas que podamos
hacer uso del mismo para que podamos estudiar con mayor seguridad y a su
vez todos juntos aprender constantemente, estar alerta de los errores que
algunas veces cometemos en las prácticas y no nos fijamos y así podamos
hacer uso correcto de las instalaciones del ITI.

iii
 DINÁMICA DE INICIO

Esta es una guía orientada a las personas involucradas en el proceso de

compras y almacenamiento, su intención es propiciar la implementación
efectiva de normas y sistemas de gestión de inocuidad de alimentos,
independientemente de la empresa y del destino de la producción del mercado
local o ya sea de exportación.

Aquí se exponen pasos, procesos y consejos para los procesos de compras y

almacenamiento en almacén, bodega y hasta en el transporte del producto, ya
que este debe ser bien almacenado en todo su trayecto hasta que llegue al
consumidor.
Es importante que las recomendaciones sean entendidas y aplicadas con un
sentido amplio de flexibilidad. Hay que tener claro que la aplicación práctica
de las recomendaciones dependerá principalmente de la naturaleza del
alimento y las tecnologías de producción que se apliquen. De ahí la
importancia de complementar la lectura con directrices específicas según el
producto de interés y de evaluar la conveniencia de aplicar las
recomendaciones sobre la base de un análisis de peligros.

Las sugerencias que se brindan en la presente guía tienen el único propósito de

compartir las experiencias y las lecciones aprendidas por las autoras en el
campo de la inocuidad alimentaria y la importancia de su adecuado
almacenamiento.

iv
 AGENDA DEL MÓDULO

Toma tu tiempo para leer el manual, dedícale 30 minutos al

1 día para que poco a poco tu memoria recuerde el contenido.

Lee el texto en orden y a un ritmo adecuado, tratando de

2 comprender lo mejor posible.

3 Trata bien el manual y llévalo cuando lo necesites

4 Evita las distracciones y lee en un lugar con luz adecuada

Utiliza el Glosario te ayudará a saber y comprender

5 términos relacionados con los temas del manual.

Si te quedas con dudas recuerda que puedes preguntar a tu

6 tutor

v
¿Cuál es la importancia de un buen almacenamiento?

Es importante llevar un buen almacenamiento de los

productos para mantener su inocuidad y saber aprovechar
adecuadamente los espacios del establecimiento

¡RECUERDA¡

Un buen
almacenamie
nto previene
ETA

6
 Temperatura de alimentos-Reproducción de bacterias

-18°C

Congelación

No crecen, pero
tampoco mueren 0° a 5° C

Refrigeración

Crecen, pero muy

lentamente

10° a 60° C

Zona de peligro

En torno a 37°
favorece el Mayor 65° C
crecimiento
Cocinado

Casi todos los

microorganismos
mueren

7
 Cadena de frío del alimento

Transporte Recepción Almacenamiento Manipulación

Exposición y venta

Mantener cadena de frío

Congelados:-18°C Refrigerados: de 0° a 5° C

8
 Sistemas de Conservación

Mediante frío

Someter a los alimentos a

Refrigeración
temperaturas entre 0° y 5° C

Someter a los alimentos a

Congelación
temperaturas menores de -18° C

¡ALMACENA DE LA MEJOR MANERA!

Debemos tener en cuenta distintos aspectos que hay que cumplir para asegurar la vida útil
de los alimentos:

1. Almacenar de forma correcta los productos:

- No dejar los alimentos en contacto directo con el suelo ni paredes.

- No almacenar productos alimenticios junto con productos que pueden contaminarlos
como productos de limpieza, etc.
- No sobrepasar la capacidad del almacén, porque no se enfriarían los productos
correctamente
- Hacer que los productos que llegan primero al almacén, salgan primero, para que la
rotación de los mismos sea adecuada, y no tengamos en nuestra propiedad productos

9
 viejos, que pueden incluso caducarse. Este sistema se denomina FIFO (first in, first
out).
- Controlar al menos una vez al día las temperaturas de las cámaras de almacenamiento,
y asegurarse de que se cumplen los límites de las temperaturas adecuadas (refrigeración
0º- 5ºC, congelación -18ºC).
- Permitir la circulación del aire entre los productos alimenticios.
- No dejar alimentos aptos cerca de la zona de basuras o devoluciones.
2. Respetar las fechas de caducidad / consumo preferente que requiere cada producto, y
viene indicado por el fabricante (no reutilizar los productos una vez que están caducados).

3. Dentro de las cámaras, no mezclar alimentos crudos y cocidos, para evitar las posibles
contaminaciones cruzadas.

4. No introducir alimentos con embalajes sucios, en mal estado o sin etiquetado.

¿Cuáles son las funciones de un jefe de bodega y de compras?

1. Verificar el adecuado manejo del producto en la carga y descarga.

2. Distribuir adecuadamente el producto para lograr la eficiencia del espacio y hacer más
ágil el despacho
3. Clasificar el producto almacenado en bodega, por familias y por peso para lograr un
inventario más eficiente y exacto.
4. Velar por la rotación adecuada del producto en bodegas externas y toma de fechas de
antigüedad.
5. Detectar deficiencias encontradas en el empaque del producto importado recibido de
origen
6. Verificar que los documentos de despacho, ordenes de embarque y consolidados,
facturas de auto consumo y cualquier otro documento sea debidamente autorizado
7. asegurar que la carga almacenada permanezca en buen estado de conservación, manejar
sustancias corrosivas, agentes limpiadores, equipos de protección personal, repuestos,
entre otros.
8. Comunicar y coordinar con los responsables de Contratación y Compras.
9. Definir indicadores de calidad, para lograr tener un producto en sus óptimas
condiciones.

10
10. Manejar una buena comunicación con los proveedores, con el fin de tener siempre el
producto en las condiciones que desea la empresa.
11. Organizar informáticamente los artículos: nombre, fecha, caducidad, cantidad, etc.
12. Analizar los cierres mensuales.
13. Entender los derechos que tiene como jefe de bodega y como tener el respeto de los
proveedores.
14. Mantenimiento y actualización de las etiquetas de estanterías.
15. Imprimir las etiquetas de las estanterías.

Objetivos estratégicos del departamento de compras

y bodega.

1. Reducción en un 5 % de mermas cada mes, utilizando todo lo posible del

producto.
2. Mejorar los productos para fin de mes, analizando los proveedores del
sector.
3. Hallar los proveedores más cercanos, para que el canal de distribución no
sea largo y así tener un buen precio, y de mayor frescura los alimentos.
4. Utilizar productos de la zona, los cuales cumplan con los estándares de
calidad, pedidos por el chef.
5. Analizar el menú, entendiendo que platos deben ser eliminados o mejorados,
para el año en vigencia.

11
 Aprovisionamiento

12
 INICIO

Seleccionar el
producto a comprar

Buscar mínimo 3
proveedores

Aprobar
proveedor

Diagrama de flujo
del proceso de
compras

Realizar el pedido
del producto

Recibir el
producto

No
Revisión
de los Devolver
productos materia
prima

Si

Almacenar

FIN

13
 A Continuación te presentamos unos pasos muy útiles al momento de
comprar…

PASOS DEL PROCESO DE

COMPRAS

1 Requisición de compras

2
Análisis de proveedores

3
Selección de proveedor

4 Orden de compra

14
5 Cotización

6 Negociación con proveedor

7 Entrega del pedido

8 Pago al proveedor

Este proceso es importante para no

fallar en la producción

15
 COMPRAS

Métodos de
inventario
En el almacén o bodega es muy
importante sabe que es lo que sale
y entra, cuándo lo ha hecho, quién lo ha hecho y si este es devuelto o no. Para esto
existen métodos de inventario los cuales son:

16
 FIFO

Por sus siglas en inglés (first in,

first out) primero entra, primero
sale.

Consiste en dar salida o vender lo

primero que ingresa a la bodega

IMPORTANTE
Este método es el Evita que los
más usado en productos se
bodegas de dañen
establecimientos
de A&B

17
 LIFO

Por sus siglas en inglés (last in,

first out) último entra, primero
sale.

Es lo contrario al método
FIFO

Se usa más para

productos no
perecederos

18
 PROMEDIO

El promedio ponderado se usa para tener un

estimado de cuánto en verdad ganamos y
vendemos el producto y para ver cuánto
tenemos en stock al momento.

Se utilizan todos
los valores;
precios y las
unidades del Depende si el
producto producto entra o sale,
sumará o restará  Promediamos los
respectivamente a los valores de precio y las
valores EN unidades
EXISTENTES. respectivamente
 Sumando o restando
como se dijo
anteriormente.
 Luego de haber
promediado
dividimos el precio
para el N° unidades y
obtenemos el costo
unitario.

19
 KARDEX

Es en este documento donde se realiza

el inventario. Aquí aplicarás los tres
métodos ya explicados

¡OJO!
Aplica un
método a
la vez

KARDEX. Recuperado de http://entrenamientocontable.blogspot.com/2017/04/modelo-de-tarjeta-

kardex.html

20
Símbolos de manipulación ISO
780:1999

21
 FORO O DISCUSIÓN

Para mejor entendimiento de la materia, es necesario que formen grupos de 5 personas y puedan
debatir con opiniones constructivas a las siguientes preguntas:

1. Por qué cree Usted que es importante almacenar correctamente la materia prima.
Insumos, equipos de limpieza?
2. Qué opina Usted sobre los inventarios para llevar un control en su establecimiento?
3. Que método de inventario Usted aplicaría en su restaurante?
4. Que estrategias Usted emplea para negociar con un proveedor?

22
 EVALUACIÓN
Para evaluar su aprendizaje, a continuación usted tendrá que responder las siguientes preguntas.

Para ello dispone de 20 minutos, se pide guardar todos sus documentos y tener un esfero.

Responda las siguientes preguntas:

1. Que es comprar?

________________________________________________________________________________
_________________________________________________________.

2. Que es aprovisionar

________________________________________________________________________________
_________________________________________________________.

3. Indique 5 formas de negociar con un proveedor un precio bajo con productos de calidad?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
__________________________________________.

4. Como almacena usted los productos en su establecimientos de A&B?

_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________.

5. Cree Usted que sería de utilidad utilizar un sistema de inventario?

_____________________________________________________________________________
___________________________________________________________.

23
 GLOSARIO
 Almacén: Área donde se despachan y reciben materiales. También son bodegas, patios de
almacenamiento, zonas de cargue y descargue.
 Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.
 Amarre: Se utiliza para atar, mantener unidos o asegurar los materiales, especialmente
aquellos que se pueden separar de las pilas o de los arrumes.
 Elementos de amarre: Cuerdas, bandas, cables, cadenas, entre otros.
 Arrumar: Distribuir la carga en grupos o montones organizados
 Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales.
 Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material.
 Escalera: Herramienta que se utiliza para ascender o descender de un lugar. No afiance la
escalera fija sobre arrumes de materiales, utilice escaleras de tijera o andamios.
Guárdelas en sitios diferentes a pasillos.
 KARDEX: Cuando hablamos de KARDEX nos referimos al registro de mercancías dentro de
un establecimiento de manera organizada. Claro está que para poder hacerlo, precisamos
llevar un inventario del contenido de la mercancía en su totalidad. Es decir, debemos
registrar la cantidad, el valor de medida, precio por unidad y clasificar los productos por
características comunes en un documento administrativo de control, al cual se le
denomina inventario tipo KARDEX.
 FIFO: Es un acrónimo que significa "primero en entrar, primero en salir". Con este método
de valuación de inventario, la empresa cuenta el valor de inventario recibido en primer
lugar cuando se hacen las ventas. Una de las razones más comunes que una sociedad
decide usar FIFO es porque es una forma más natural en línea recta, ya que cuentas tu
primer inventario como en los primeros artículos vendidos. Esto lo hace especialmente útil
cuando el seguimiento de los artículos del inventario es simple.
 LIFO: Es un acrónimo que significa "último en entrar, primero en salir". Por lo tanto, estás
contando tu inventario más reciente que recibiste con los primeros artículos vendidos. En
realidad, esto te da un aspecto más realista de los costos de mercado del inventario que
vendes, ya que se venden poco después de recibido. La razón principal de algunas
compañías que eligen LIFO en los períodos de inflación, sin embargo, es que ayuda a
mantener los ingresos fiscales actuales bajos, ya que sus compras más recientes suelen
tener una base de costo más elevado.
 Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos o con
ayuda mecánica.
 Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos de
control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos
que presenten riesgos como columnas, áreas de almacenamiento de materiales
peligrosos y otros.
 Proveedor: Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u otros suministros
a la empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y funcionamiento.

24
 BIBLIOGRAFÍA

Portal Rueda, Eduardo Martin; Compras Y Almacén Para Empresas Gastronómicas; EAE, 2012.

Universidad de Antioquia, 2006; Administración de servicios de alimentación. Calidad, nutrición,

productividad y beneficios.

EUNED; Compras Y Almacenamiento: Aprovisionamiento. Módulo 2

https://quizlet.com/3363789/recepcion-de-mercancias-almacenamiento-y-proveedores-flash-
cards/

https://www.gestiopolis.com/administracion-compras-almacenes-alimentos-bebidas/

https://www.reviso.com/es/que-es-un-proveedor

http://blog.seitem.com/index.php/2017/09/27/que-es-y-para-que-sirve-el-kardex/

https://pyme.lavoztx.com/diferencias-entre-los-mtodos-de-inventario-fifo-y-lifo-5508.html

http://enah.edu.ni/files/uploads/biblioteca/880.pdf

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