Customer Submitted Case Studies

                 Case Study: Functional Overview on Letter of Credit 

Author: Deepak Seeruwani, Consultant 
Contributors:  Naveen Rangineni, Consultant 
 
 Skill Level Rating for this Case Study: Intermediate 
      
 
About Oracle Customer Submitted Case Studies  
 
Oracle Customer Submitted Case Studies are intended as learning tools and for sharing 
information or knowledge related to a complex event, process, procedure, or to a series of 
related events.   Each case study is written based upon the experience that the writer/s 
encountered. 
 
Customers should not interpret or use information in these case studies as solutions or 
recommendations without first contacting Oracle Support. 
 
Each Case Study contains a skill level rating.  The rating provides an indication of what skill level 
the reader should have as it relates to the information in the case study.  Ratings are: 
 
• Expert: significant experience with the subject matter 
• Intermediate: some experience with the subject matter 
• Beginner: little experience with the subject matter 
 
  
Case Study Abstract 
 
This case study will provide a practical guide to letters of credit and as there is no functionality 
as of now to use Letter of Credit as a means of payment which is increasingly being used, a 
workaround in Oracle Payables to handle payments through Letters of Credit. 
 
Within its limitations it is hoped that: 
 
• This paper will serve as a basic tool in understanding letters of credit and 
• The solution given in this case study is specific to Letter of Credit transactions of our 
Middle East client and might not applicable globally to all types of Letter of Credit 
transactions because the practice adopted in other regions of world might differ from 
what is followed in Middle East. 
 
Case History 
 
Documentary credits, commercial letters of credit or just letters of credit, play an integral part in 
facilitating international trade while providing a secure and reliable means of payment. 
 
One of our clients in Middle East is using letters of credit extensively as a means of payment to 
their Suppliers.  To map payments using Letters of credit in Oracle Payables module we 
suggested the given solution without any customization.  
 
Analysis 
 
Letter of Credit defined 
 
In simple terms, a letter of credit is a bank undertaking of payment separate from the sales or 
other contracts on which it is based. It is a way of reducing the payment risks associated with 
the movement of goods. 
 
Expressed more fully, it is a written undertaking by an issuing bank to the beneficiary to make 
payment within a specified time, against the presentation of documents which comply strictly 
with the terms of the credit. Therefore, the risk to the seller of nonpayment by the buyer is 
transferred to the issuing bank (and the confirming bank if the letter of credit is confirmed) as 
long as the exporter presents the documents in strict compliance with the credit. It is important 
to remember that all parties in the letter of credit transaction deal with documents, not goods. 
Other than cash in advance, a letter of credit is the most secure method of payment in 
international trade, with the payment undertaking of the bank, as long as the terms of the credit 
are met. The letter of credit also provides security for the importer who can ensure all 
contractual documentary requirements are met by making them conditions of the letter of 
credit. 
 
Why Letter of Credit is used? 
 
When the seller has doubts about the credit‐worthiness of the buyer and wishes to ensure 
prompt payment, the seller can insist that the sales contract provides for payment by 
irrevocable letter of credit. Furthermore, if the bank issuing the letter of credit (issuing bank) is 
unknown to the seller or if the seller is shipping to a foreign country and is uncertain of the 
issuing bank’s ability to honour its obligation, the seller can, with the approval of the issuing 
bank, request its own bank or a bank of international repute to assume the risk of the issuing 
bank by confirming the letter of credit. 
 
Benefits of Letter of Credit 
 
To the Exporter/Seller 
• Letters of credit open doors to international trade by providing a secure mechanism for 
payment upon fulfillment of contractual obligations. 
• A bank is substituted for the buyer as the source of payment for goods or services 
exported. 

  Page 2 of 9 
 • The issuing bank undertakes to make payment, provided all the terms and conditions 
stipulated in the letter of credit are complied with. 
• Financing opportunities, such as pre‐shipment finance secured by a letter of credit 
and/or discounting of accepted drafts drawn under letters of credit, are available in 
many countries. 
• Bank expertise is made available to help complete trade transactions successfully. 
• Payment for the goods shipped can be remitted to your own bank or a bank of your 
choice. 
 
To the Importer/Buyer 
• Payment will only be made to the seller when the terms and conditions of the letter of 
credit are complied with. 
• The importer can control the shipping dates for the goods being purchased. 
• Cash resources are not tied up 
 
 
Steps in Letter of Credit Transaction 
 
1.  Sales Contract 
 
The sales contract is the formal agreement between the buyer and seller specifying the terms of 
sale that both parties have agreed upon. The contract should include: a description of the 
goods; the amount; the unit price; the terms of delivery; the time allowed for shipment and 
presentation of documents; the currency; and the method of payment. 
 
2.  Application & Agreement 
 
The bank’s letter of credit application and agreement forms, when executed, constitute a 
payment and reimbursement contract between the issuing bank and its customer. It is also the 
customer’s instruction to the issuing bank. The agreement constitutes an undertaking by the 
customer to reimburse the issuing bank for drawings paid in accordance with the terms of the 
letter of credit, and normally takes the form of an authorization to debit the customer’s 
account. 
 
3.  Issuance of the Letter of Credit   
 
The issuing bank prepares the letter of credit as specified in the application and forwards it to 
the advising bank, (a branch or correspondent of the issuing bank). The issuing bank instructs 
the advising bank as to whether or not to add its confirmation, as per their customer’s 
instructions. 
 
4.  Advising 
 
The advising bank forwards the letter of credit to the beneficiary (seller) stating that no 
commitment is conveyed on its part. However, if the advising bank has been asked to confirm 
the letter of credit and agrees to do so, it will incorporate a clause undertaking to honour the 

  Page 3 of 9 
 beneficiary’s drafts, provided the documents evidence that all terms and conditions of the letter 
of credit have been complied with. 
 
5.  Shipment of Goods 
 
Upon receiving the letter of credit, the beneficiary should examine it carefully and be satisfied 
that all the terms and conditions can be complied with. If this is not possible, the beneficiary 
should request the applicant to arrange an amendment to the letter of credit. Once completely 
satisfied, the beneficiary will then be in a position to assemble and ship the goods. 
 
6.  Presentation of Documents by Beneficiary 
 
The beneficiary prepares an invoice in the number of copies required, with the description of 
goods shown exactly as stipulated in the letter of credit. The beneficiary obtains the bill of lading 
and/or other transport documents from the carrier and prepares and/or obtains all other 
documents required by the letter of credit. These are attached to the draft, drawn on the bank 
indicated and at the term stipulated in the letter of credit, and are presented to the 
advising/confirming/negotiating bank. 
 
7.  Sending Documents to the Issuing Bank 
 
The advising/confirming/negotiating bank checks the documents presented by the seller against 
the letter of credit. If the documents meet the requirements of the letter of credit, that bank 
will send them to the issuing bank, claiming reimbursement and paying the seller. 
 
8.  Delivering Documents to the Applicant 
 
The issuing bank will also check the documents for compliance and then deliver them to the 
applicant either against payment or as an undertaking to pay on maturity of the drawing under 
the letter of credit 
 
 

  Page 4 of 9 
Results, Conclusion and Learnings 
 
We concluded that we could provide a solution that could be adopted in Oracle 
Applications to record Letter of Credit transactions.  The functional process we used is 
shown below. 
 
 
In case of Sight letter of credit: 
 
Sight letter of credit can permit the beneficiary to be paid immediately upon presentation of 
specified documents. 
 
 
1.  Raise a Purchase Order 
 
Raise a Purchase Order in Oracle Purchasing stating the description of goods, quantity, unit 
price, and terms of delivery. Purchase order would be issued after beneficiary examined that all 
the terms and conditions of letter of credit are/can be complied with. 
 
Letter of Credit number and/or other details can be tracked on Purchase Order with the help of 
DFF. 
 
 
2.  Record a Prepayment Invoice against Vendor 
 
In case of confirmed sight letter of credit the confirming bank is obliged to honour the drawing 
without recourse to the beneficiary. Beneficiary (Seller) should present following documents to 
Advising / Confirming Bank: 
• Invoice with description of goods shown exactly in LC 
• Bill of lading and/or other transport documents 
• Draft (Bill of exchange) 
• Other documents as required by letter of credit 
 
The advising/confirming/negotiating bank will claim reimbursement from the issuing bank and 
issuing bank in turn from buyer by debiting his account. On receipt of the debit advice from 
Bank enter a Prepayment Invoice in Oracle Payables against Vendor: 
 
In cases where seller bears  Debit  Credit  In cases where title of goods  Debit  Credit 
the risk – (Trade term is  are deemed to be 
DAF/DES/DDU/ DDP)  transferred to Buyer (Trade 
term is EXW/ FOB/CFR/CIF) 
Dr Advance to Supplier  XXXX    Dr Goods in Transit  XXXX   
Cr Liability     XXXX  Cr Liability     XXXX 
 
 
3.  For Payment of the above Prepayment Invoice 

  Page 5 of 9 
  
Record a dummy payment against the above Prepayment Invoice. For making this dummy 
payment, a Dummy LC Bank or Dummy LC Bank Account (under a Bank through which Letter of 
Credit has been processed) can be created. 
 
Account  Debit Credit 
Dr Liability  XXXX   
Cr LC Payment Clearing Account     XXXX 
 
4.  Simultaneously, raise an Invoice against Bank to record the liability towards payment 
made by Bank to Vendor. 
 
Account  Debit Credit 
Dr LC Payment Clearing Account  XXXX   
Cr Bank Liability     XXXX 
 
5.  Payment to Bank 
 
Account  Debit Credit 
Dr Bank Liability Account  XXXX   
Cr Bank / Bank Clearing Account     XXXX 
 
  
6.  Receipt of Goods 
 
On receipt of goods record a receipt transaction in Inventory 
 
Account  Debit Credit 
Dr Material Account  XXXX   
Cr AP Accrual Account     XXXX 
 
 
7.  On receipt of Invoice from Vendor 
 
Enter an Invoice in Oracle Payables & match it with Purchase order: 
 
Account  Debit Credit 
Dr AP Accrual Account  XXXX   
Cr Liability Account     XXXX 
 
8.  Apply the prepayment against above Invoice 
 
Account  Debit Credit 
Dr Liability Account  XXXX   
Cr Advance to Supplier / Goods in     XXXX 
transit 
 

  Page 6 of 9 
  
In case of Usance letter of credit: 
 
Term/Usance Letters of credit can permit the beneficiary to be paid at a future date as 
established in the sales contract. 
 
 
1.  Raise a Purchase Order 
 
Raise a Purchase Order in Oracle Purchasing stating the description of goods, quantity, unit 
price, and terms of delivery. Purchase order would be issued after beneficiary examined that all 
the terms and conditions of letter of credit are/can be complied with. 
 
Letter of Credit number and/or other details can be tracked on Purchase Order with the help of 
DFF. 
 
 
2.  Receipt of Goods 
 
On receipt of goods record a receipt transaction in Inventory 
 
Account  Debit Credit 
Dr Material Account  XXXX   
Cr AP Accrual Account     XXXX 
 
 
3.  On receipt of Invoice from Vendor 
 
Enter an Invoice in Oracle Payables & match it with Purchase order: 
 
Account  Debit Credit 
Dr AP Accrual Account  XXXX   
Cr Liability Account     XXXX 
 
 
4.  For Payment 
 
Record a dummy payment against the above Invoice. For making this dummy payment, a 
Dummy LC Bank or Dummy LC Bank Account (under a Bank through which Letter of Credit has 
been processed) can be created. 
 
 
Account  Debit Credit 
Dr Liability  XXXX   
Cr LC Payment Clearing Account     XXXX 
 

  Page 7 of 9 
 5.  Simultaneously, raise an Invoice against Bank to record the liability towards payment 
made by bank to Vendor with the Payment term attached (Say ‐ Due in 30 days) 
 
Account  Debit Credit 
Dr LC Payment Clearing Account  XXXX   
Cr Bank Liability     XXXX 
 
6.  Payment to Bank 
 
Pay the above Invoice as and when installments are due 
 
Account  Debit Credit 
Dr Bank Liability Account  XXXX   
Cr Bank / Bank Clearing Account     XXXX 
 
 
References 
 
Glossary of commonly used terms 
 
Issuing bank: The bank which issues the letter of credit on the instructions of the importer 
(usually, but not necessarily, the importer's own bank). 
 
Beneficiary: The party in whose favour the letter of credit is issued. 
 
Advising bank: The bank, usually but not necessarily in the beneficiary's country, through which 
advice of the letter of credit is sent by the issuing bank. 
 
Confirming bank: A bank usually in the country of the beneficiary which, at the request of the 
issuing bank, joins that bank in undertaking to honour drawings made by the beneficiary, 
provided the terms and conditions of the letter of credit have been complied with. 
 
Negotiating bank: The bank specifically nominated in the letter of credit to purchase the bill of 
exchange (draft) drawn by the beneficiary on a drawee other than the negotiating bank. (If a 
letter of credit is freely negotiable, any bank willing to do so can be the negotiating bank). 
 
EXW ‐ Ex works: "Ex Works" is the minimum/lowest obligation of a seller. The seller agrees to 
make the goods available to the buyer at the seller's premises (named place). The seller under 
EXW is not even responsible for bearing the cost of loading the goods onto the vehicle provided 
by the buyer, unless otherwise agreed in advance. The buyer bears the full cost and risks 
involved in bringing the goods from the EXW location to the ultimate destination. 
 
FOB – Free on board: Goods shipped under FOB terms are placed on board the ship by the seller 
at the specific port of shipment named in the sales agreement/purchase order/contract. All 
costs and risks from the point where the cargo "crosses the ship's rail" (i.e. is lifted from the 
quay/pier onto the vessel) passes to the buyer. 
 

  Page 8 of 9 
 CFR – Cost & freight: Under CFR, the title and risks change at the ship's rail, just as in FOB terms, 
but the cost allocation is different. For goods shipped under CFR, the seller pays all costs to 
deliver the goods up to the named port of destination (while under FOB, above, the buyer is 
responsible for those costs). 
 
CIF – Cost, insurance & freight: In its simplest form, CIF is CFR + Insurance. The seller must 
procure transport insurance against the risk of loss or damage to the goods (to the extent that is 
mutually agreed upon in the sales agreement). Seller contracts with insurance carrier or agent 
and pays the premium ‐ but issues insurance in a form/format that allows the buyer to later 
make claim directly to the insurance carrier or said carrier's agent. (Since Title/Risk has changed 
hands at FOB point, the seller is no longer entitled to make claim, unless specifically on behalf of 
the buyer, who, in fact, owns the goods.) 
 
DAF – Delivered at frontier: DAF means that the seller is obliged to move the goods to the 
named place at the frontier (border crossing). This is primarily a rail/truck term. The seller bears 
all costs/risks up to this point, but is not responsible for customs clearance, duty, or taxes 
 
DES – Delivered ex ship: Using DES requires the seller to make the goods available to the buyer 
"on board the ship at the place named in the sales contract". Unlike CFR and CIF terms, the 
seller has agreed to bear not just cost, but also Risk and Title up to the arrival of the vessel at the 
named port. Costs for unloading the goods and any duties, taxes, etc… are for the Buyer.  
 
DDU – Delivered duty unpaid: DDU terms require that the seller delivers the goods to the 
buyer, UNCLEARED FOR IMPORT, at the point or place named in the sales agreement. The seller 
bears all costs and risks up to this point/place. 
 
DDP – Delivered duty paid: Just as EXW represented the seller's minimum obligation in an 
international transaction, DDP would represent the seller's MAXI MUM obligation. Under DDP, 
the seller agrees to all costs and risks, including customs clearance fees and payment of import 
duties, up to the named place/point. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DISCLAIMER: 
The information in this document is the opinion of the author, not of Oracle Corporation. Any content, materials, information 
or software downloaded or otherwise obtained through the use of the site is done at your own discretion and risk.  Oracle shall 
have no responsibility for any damage to your computer system or loss of data that results form the download of any content, 
materials, information or software.  

  Page 9 of 9