Professional Documents
Culture Documents
BÁSICAS
Fórmulas básicas
Referencias de celda
3
Cálculo de datos usando funciones básicas
Agrupamiento de celdas y rangos
Protección a nivel de celdas, hoja y libro
Compartir un libro en la nube
GUÍA DIDÁCTICA
Descripción
Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las fórmulas y
funciones, las cuales permiten simplificar el trabajo al momento de buscar
resultados de diversos cálculos y operaciones extremadamente útiles, que
completan todo el poder de la hoja de cálculo.
Capacidad
El participante al final de esta sesión estará en capacidad de construir
fórmulas e insertar funciones básicas para realizar cálculos en modelos de
negocios.
Actividad
Obtiene cálculos básicos utilizando fórmulas y referencias de celdas.
Obtiene cálculos básicos utilizando funciones matemáticas, estadísticas y de
fecha.
Evaluación
En esta sesión Ud., será evaluado en:
1. Usa las fórmulas en la obtención de resultados.
2. Usa las funciones básicas en la obtención de resultados matemáticos y
estadísticos simples.
Fórmulas básicas
Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide
al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.
Ejemplo:
= 20+(10^2)/2
Operadores matemáticos:
Excel utiliza operadores estándar para fórmulas, pero entre los principales
tenemos:
Todas las fórmulas en Excel deben comenzar con un signo igual (=). Esto se debe
a que la celda contiene o es igual a la fórmula y el valor que calcula.
3
Operadores de Comparación:
Excel utiliza operadores que permiten comparar dos valores devolviendo como
resultado un valor lógico: VERDADERO O FALSO.
Operadores de Referencia:
Excel permite combinar dos o más referencias de celdas para crear una sola
referencia.
Referencias de celdas
Son aquellas que identifican la ubicación exacta de los valores que serán
utilizados en la fórmula para obtener el resultado, logrando así automatizar los
cálculos generados por una fórmula.
4
El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas
referenciales, y cambiará cuando se modifiquen los valores de las celdas
referenciadas.
Tipos de referencias
Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas
a) Referencias Relativas:
Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces diremos que
son aquellas celdas que cambian automáticamente su referencia (posición) al
ser copiada la fórmula que las contiene.
Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente
ejercicio:
“Tenemos los datos de las ventas del mes de enero en el siguiente cuadro, en
que se pide calcular el Monto vendido, importe de IGV e Importe vendido”.
5
Crearemos la fórmula del Monto Vendido:
Se sabe que la fórmula a emplear es:
Monto Vendido = Unid vendidas*Precio Unit
Importante:
Como cada producto tiene sus propias sesiones vendidas y precio unitario,
entonces las celdas que conforman la fórmula obtenida =B5*C5, son CELDAS
RELATIVAS. El cálculo para el resto de productos se generará al copiarse la
dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).
b) Referencias Absolutas:
El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos que son aquellas
celdas que no cambian su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que
las contiene.
Para explicar este tipo de referencia, seguiremos con el ejercicio anterior:
6
c) Referencias Mixtas:
Una referencia mixta es una combinación de posiciones relativas y absolutas,
por ejemplo; la referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3
es absoluta. En otro ejemplo, la referencia $B4 se dice que la columna B es
absoluta y la fila 4 es relativa.
Con el siguiente ejercicio, explicaremos mejor el uso de este tipo de referencia:
“Se desea calcular las comisiones de ventas para diferentes niveles de ventas
y tasas de comisión”. Para ello tenemos el siguiente cuadro de datos.
7
¿Por qué esta fórmula?
Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A6 irá
cambiando a $A7, $A8, $A9 y $A10 ya que la fila es relativa; sin embargo
la referencia B$5 se mantendrá fija ya que la fila es absoluta.
Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$5 irá
cambiando a C$5, D$5, E$5 y F$5 ya que la columna es relativa; sin
embargo la referencia $A6 se mantendrá fija ya que la columna es absoluta.
Obteniendo así todas las comisiones de ventas en todas las celdas del
cuadro.
8
Como los Totales de Enero a Marzo los encontramos en otras hojas el
procedimiento para realizarlo es el siguiente:
Obteniendo el Total Enero en la hoja Resumen:
1. Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se
desea obtener el resultado para este caso: E4
2. Escriba el signo =
9
3. Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda
referencial a usar (Ejemplo: F10).
10
b. Referencias de celdas externas o desde otro libro:
Cuando las celdas de referencia (o datos a usar) se encuentran en otro libro de
Excel.
Este ámbito de referencia la explicaremos con el mismo ejercicio que estamos
trabajando, en el cálculo del Total Dólares $.
Nota: Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio del dólar ($)
que está en una tabla de la hoja PERÚ de otro libro llamado Cambios.xlsx
(que ya debemos tenerlo preparado)
11
Procedamos a realizar el cálculo:
1. Abrir los libros que se usarán en el proceso de cálculo: Ejercicio 02.xlsx y
Cambios.xlsx
2. Activar el libro Ejercicio 02.xlsx y la hoja RESUMEN
3. Seleccionar la celda donde se desea obtener el resultado: E12
4. Ingresar la fórmula a aplicar: =E10/
5. Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dólar, para ello debemos
activar el libro Cambios.xlsx (que ya lo tienes abierto) y la hoja PERU y luego
en la celda donde se encuentra el valor del dólar: C5.
6. Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.
Se refiere a la hoja de
cálculo
=E10/[Cambio.xlsx]PERU!$C$5
12
Copiado de fórmulas:
En el ejercicio sobre Ventas del Mes de Enero hemos calculado el Monto
Vendido y el Importe IGV para el primer producto, debemos obtener lo mismo
para los productos restantes, para ello copiaremos la fórmula en cada caso.
13
Y por último crearemos la fórmula para el Total Enero.
1. Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F10
2. Podemos sumar celda a celda, pero en este caso usaremos el botón
Autosuma.
Selecciona la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos elegir el botón
Autosuma y a continuación la función Suma.
Definición y sintaxis:
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2016 (o por el usuario), que opera
con uno o más argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones
están agrupadas por categorías y su elección es sencilla, según el método que se
emplee.
Todas las funciones de Excel tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de
cálculo, lo único que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por eso se
tiene como sintaxis general:
14
Nombre_de_la_Función (arg1; arg2;....; argN)
Donde:
Nombre_de_la_Función: es un nombre abreviado que identifica a la función
seleccionada. ¡NO OLVIDAR!
(arg; arg2,....; argN): son los argumentos requeridos para proveer un Cada función tiene
argumentos
resultado. diferentes.
Separador de grupo: puede ser “;” o “,” (debe tener presente, ya que puede
devolverle un Error como resultado).
15
Forma 02: Insertar la función
Este método consiste en “insertar la función y sus argumentos” a través del botón
Insertar función, para luego obtener los resultados, seleccionando los argumentos
correspondientes.
Este proceso, lo explicaremos con el siguiente ejercicio:
Al ejercicio anterior le añadimos la columna Venta Máxima y seguimos el proceso:
1. Ubicarse en la celda H6 donde desea encontrar el resultado
2. Haga clic en el botón Insertar función que está en la barra de fórmulas.
a
a) Elija la Categoría
de la Función (Por
ejemplo:
Estadística)
b) Elija el Nombre de
función (Por
ejemplo: Max)
c) Haga clic en el
botón Aceptar
b
c
16
5. Copie la fórmula en forma vertical. El resultado será el siguiente:
17
Forma 04: Usar la Biblioteca de Funciones
Esta forma es un resumen de la forma 2, ya que las funciones están agrupadas por
categorías en el grupo biblioteca de funciones; para que las puedas seleccionar
según el cálculo a realizar.
Funciones Matemáticas:
a. Función SUMA
Suma todos los números especificados como argumentos. Cada argumento
puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una
fórmula o el resultado de otra función.
Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en
las celdas A1 hasta A5.
Sintaxis
=SUMA(número1,[número2],...)
Donde:
Número1, Número2,...: Son los valores a sumar.
Ejercicio:
Se tiene información sobre el stock y las unidades vendidas de los productos
de una tienda de ventas computadoras y accesorios. Se pide calcular el Total
de Unidades Vendidas del primer trimestre (enero a marzo).
18
Como es una función muy básica, podemos resolverlo usando la forma 01:
Escribir la función y sus argumentos para obtener el resultado.
1. Seleccione la celda D14
2. Escribe la función y sus argumentos: = SUMA(D6:F12) y pulse Enter.
3. Habrá obtenido el resultado:
b. Función ENTERO
Devuelve sólo el valor entero de un número decimal.
Sintaxis
=ENTERO (Número)
Ejercicio:
Calcular el valor entero del promedio de las 3 notas.
Recuerde que ya tenemos calculado el promedio de las notas, para ello usé la
función Promedio.
19
Ahora debemos editar la función promedio para obtener el Entero del
Promedio:
1. Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (Ejemplo: G5)
2. Haga clic después del signo = y escriba exactamente lo que se muestra a
continuación con rojo:
=ENTERO(PROMEDIO (D5:F5))
c. Función REDONDEAR
Redondea un número a un número de decimales especificado.
Sintaxis
=REDONDEAR (Número; núm_decimales)
Donde:
Número: Número obligatorio a redondear
Num_decimales: Es el número de decimales al que desea redondear el
argumento número
20
Ejercicio:
Ahora redondee el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.
Recuerde que al igual que en el caso anterior ya tiene calculado el promedio
de las notas, con la función Promedio.
21
d. Función TRUNCAR
Suprime la parte fraccionaria de un número para truncarlo a un entero.
Sintaxis
TRUNCAR(número, [núm_decimales])
Donde:
Número: Es el número obligatorio que desea truncar.
Núm_decimales (Opcional): Es un número que especifica la precisión del
truncamiento. El valor predeterminado del argumento núm_decimales es 0
(cero).
Ejercicio:
Ahora trunca el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.
Recuerde que al
igual que en el caso
anterior ya tiene
calculado el
promedio de las
notas, con la
función Promedio
22
3. Finalmente, copie verticalmente la función obtenida para hallar el promedio
redondeado del resto de alumnos.
e. Función SUMAPRODUCTO
Multiplica los componentes correspondientes de las matrices (rangos de datos)
suministrados y devuelven la suma de esos productos.
Sintaxis:
=SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3,...)
Donde:
Matriz1: Es el primer argumento de matriz obligatorio cuyos componentes
desea multiplicar y después sumar.
Matriz2, matriz3,... (Opcional). De 2 a 255 matrices cuyos componentes desea
multiplicar y después sumar.
Ejercicio:
Calcula la venta total del siguiente cuadro de ventas.
1. Haga sobre la celda donde se desea calcular (Ejemplo: C11)
23
¡OBSERVA!, que
para obtener la
venta total,
debemos SUMAR
el valor de:
Unidades
vendidas *
precio unitario,
de cada producto
vendido.
Funciones Estadísticas:
a. Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el
rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el
promedio de dichos números.
Sintaxis
=PROMEDIO(número1, [número2], ...)
Donde
Número1: El primer número obligatorio, referencia de celda o rango para el
cual desea el promedio.
Número2...(Opcional): Números, referencias de celda o rangos adicionales
para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.
Ejercicio:
Se tiene las ventas realizadas en el primer trimestre del presente año por los
vendedores de la empresa PCMaWy S.A. Se pide obtener el promedio de
ventas por vendedor.
24
2. Haga clic después del signo = y escribe exactamente lo que se muestra a
continuación con color rojo:
= PROMEDIO(D6:F6)
b. Función MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores
Sintaxis
=MIN(número1, [número2], ...)
Donde:
Número1, número2...: Número1 es opcional, los números siguientes son
opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
25
Ejercicio:
Ahora debe calcular la menor venta de cada vendedor.
Para este ejercicio, emplea el Botón Autosuma, por ser una función básica.
1. Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: H6)
2. Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MIN:
26
c. Función MAX
Devuelve el valor máximo de un rango de valores.
Sintaxis:
=MAX (Número1; Número2;...)
Donde:
Número1, número2...: Número1 es obligaorio, los números siguientes son
opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor máximo.
Ejercicio:
También en el mismo cuadro de datos que estás trabajando deberás calcular
la venta mayor de cada vendedor.
Podrás usar también el botón Autosuma para obtener el resultado.
1. Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: I6)
2. Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MAX:
27
d. Función CONTAR
Devuelve la cantidad de datos numéricos de un rango. Es decir SOLO cuenta
sobre números.
Sintaxis:
=CONTAR (Valor1; Valor2;...)
Donde:
Valor1, valor2,….: valores donde se desea hacer el conteo de datos.
Ejercicio:
Usando la siguiente aplicación, debe contar el Nº artículos que tiene Stock.
28
¡IMPORTANTE! Debes tener siempre en cuenta que esta función solo
se aplica sobre rango de datos numéricos.
e. Función CONTARA
Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.
Sintaxis:
=CONTARA (Valor1; Valor2;...)
Ejercicio:
Usando aplicación, debe contar el total de artículos de la lista de productos.
29
= CONTARA(B5:B11)
f. Función CONTAR.BLANCO.
Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango de celdas.
Sintaxis:
=CONTAR.BLANCO (Rango)
Ejercicio:
Calcule el Nº de artículos que no tienen stock.
30
3. Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.
Funciones de Fecha
Estas funciones son muy usuales cuando se realizan cálculos con fecha, por
ejemplo: tiempos de servicio, días de mora, etc.
a. Función HOY ()
Devuelve el número de serie de la fecha actual que tiene tu PC (de la
configuración regional). El número de serie es el código de fecha-hora que
Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Observa que esta función no tiene
argumentos.
Sintaxis
=HOY()
Ejercicio:
Determinar la fecha de impresión del reporte de ventas del primer trimestre.
1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función hoy (D15)
2. Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación
con color rojo:
= HOY()
31
3. Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.
b. Función AHORA ()
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales que tiene tu PC (de la
configuración regional). Observa que esta función no tiene argumentos.
Sintaxis
=AHORA()
Ejercicio:
Determinar la fecha y hora de impresión del reporte de ventas del primer
trimestre.
1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función ahora (D17)
2. Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación
con color rojo:
= AHORA()
32
c. Función FECHA
La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una
fecha determinada. Por ejemplo, la fórmula
=FECHA(2008;7;8)
Devuelve 39637, el número de serie que representa la fecha 8/7/2008.
Sintaxis
=FECHA(año,mes,día)
Ejercicio:
Determinar la fecha de ventas del primer trimestre.
1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función FECHA (H6)
33
Función Especial: SIFECHA
La función SIFECHA es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el
catálogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones
del programa incluyendo la versión 2010 de Excel.
Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos
permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días,
meses o años.
Sintaxis:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)
Dónde:
fecha1: Fecha inicial
fecha2: Fecha final
tipo: unidad de medición del tiempo. Puede ser: “d” (días), “m” (meses),
“y” (años), “yd” (días excluyendo años), “ym” (meses excluyendo años),
“md” (días excluyendo meses y años)
Ejercicio:
Se tiene las siguientes fechas de Inicio y Fin, con ello calcular los resultados
Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo año, puedes utilizar los
argumentos yd y ym
34
Agrupamiento de celdas y rangos
Ejercicio:
Determinar el total de artículos vendidos por mes y el total vendido en el primer
trimestre de la siguiente información:
35
4. Repetimos los pasos 1,2 y 3, usando los siguientes rangos: para las celdas
E6:E12 asigne el nombre FEB y para el rango F6:F12 asigne el nombre MAR.
5. Finalmente vamos a seleccionar desde la celda D6:F12 y asignar con el
nombre primertri
6. Aplicar la función SUMA para saber el total de unidades del mes de enero,
febrero y marzo.
7. Aplicar la función SUMA para obtener el total de unidades del primer trimestre.
Ejemplo: =SUMA(primertri)
36
Administrar rangos de nombres
Permite administrar los nombres asignados como modificar un rango de celdas,
eliminar y asignar nuevo nombre.
Para ingresar a administrar los nombres de rangos creados siga el siguiente
proceso:
Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el botón Administrador de
nombres
Si desea puede:
o Agregar un nuevo nombre de rango: Use el botón Nuevo
Por ejemplo: Agregar el nombre Totales, que contenga el rango
D13:F13.
o Editar un nombre o modificar el rango: Use el botón Modificar
Por ejemplo: Cambiar el nombre de rango de ENE a ENERO
(previamente seleccione el nombre ENE).
o Borrar un nombre de rango: Use el botón Eliminar.
Por ejemplo: Eliminar el rango Totales (previa selección del
nombre a borrar)
37
Transponer filas y columnas
Los datos de la fila superior del área de copia aparecerán en la columna izquierda
del área de pegado y los datos de la columna izquierda, aparecerán en la fila
superior.
Ejercicio:
Se tiene el siguiente cuadro de datos y desea trasponer los datos distribuidos en
filas a columnas.
38
Para ayudar a proteger los datos de un libro, puede hacer lo siguiente:
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el libro mediante una
contraseña, de forma que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar
los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger también
algunos elementos de la hoja de cálculo o libro; con una contraseña o sin ella.
39
Proteger hoja de cálculo:
Para impedir que un usuario manipule incorrectamente los datos de una hoja de
cálculo, puede proteger determinadas celdas con una contraseña o sin ella.
Para desbloquear alguna celda o rango que los usuarios puedan manipular realice
lo siguiente:
40
Para proteger la hoja asignándole una clave realice lo siguiente:
e) De clic en el botón Proteger hoja que se encuentra dentro del grupo Cambios.
41
a) Seleccione la ficha Archivo y de clic en Guardar Como, elija la opción
OneDrive: Personal y de clic sobre el botón Guardar.
42