UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA

Sistemas y Tecnología de la Información

ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS

OBJETIVOS

Conocer la función de la información en el desarrollo de procesos.

Valorar la participación de la información como componente de los procesos
productivos de bienes o servicios.

RECURSOS

Computadora
Guía de Prácticas

DURACIÓN DE LA SESIÓN

Dos sesión (4 horas)

MARCO TEÓRICO

Los datos son la guía de las actividades de toda empresa. Ellos pueden iniciar
eventos y ser procesados para dar información útil al personal que desea saber que
tan bien se han manejado los eventos. Seguir el flujo de datos por todos los
procesos de la empresa, es de gran importancia y es la finalidad del análisis de flujo
de datos, lo cual les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos
de las organizaciones.

El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad,

documenta los hallazgos con diagramas de flujos de datos que muestran en forma
grafica la relación entre procesos y datos que describen de manera formal los datos
del sistema y los sitios donde son utilizados.

Características de la estrategia de flujo de datos

Examina el empleo de los datos para llevar a cabo procesos específicos de la

empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas. El análisis puede
pensarse de tal manera que se estudien actividades del sistema desde el punto de
vista de los datos; donde se originan, como se utilizan o cambian, hacia donde van,
incluyendo las paradas a lo largo del camino que se siguen desde su origen hasta su
destino.

El diseño de procesos se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a

través de un sistema, ya sea manual o automatizada, muestran el movimiento real
de datos entre las personas, departamentos y estaciones de trabajo.

Ventajas del análisis y diseño de procesos

Los usuarios y otras personas de la empresa que forman parte del proceso bajo
estudio comprenden con facilidad anotaciones sencillas. Por consiguiente, los
análisis pueden trabajar con los usuarios y lograr que participen en el estudio. Los
usuarios pueden hacer sugerencias para modificar el análisis y diseño de procesos
con la finalidad de describir la actividad con mayor exactitud; esto permite efectuar
las correcciones necesarias antes que comiencen otras tareas relacionadas con el
diseño. Si los problemas no son detectados en la primera fase del proceso de
desarrollo, entonces será difícil corregirlos cuando aparezcan mas adelante.

Es muy importante el observar el proceso que se sigue en la organización para

determinar los requerimientos que se necesitan para la elaboración de un sistema y
para ello se recurren a varias técnicas de recopilación de información para que el
proyecto satisfaga las necesidades de los usuarios finales que es el que esta en pleno
contacto con él.

Análisis de Procesos sobre Información

El procesamiento de información siempre tiene tres fases:

1. Ingreso de Datos: Los datos son captados desde diferentes fuentes, se debe
garantizar su integridad, completitud y validez, es necesario muchas veces
elaborar mecanismos de validación de ingreso de datos para evitar que
información errónea o incorrecta ingrese al sistema.
2. Procesamiento de la Información: Son todas las operaciones que se llevan a
cabo con la información.
3. Salida de Información: La información producida tiene dos destinos, su uso
inmediato y su almacenamiento para su posterior utilización, es necesario
aclarar que la información tienen muchas características, y según estas se le da
un tratamiento posterior a su uso.
Ejemplo Nº 1

DESCRIPCIÓN CLIENTE ÁREA DE FINANZAS VENTAS DISTRIBUCIÓN

INICIO

Solicita

El cliente realiza su pedido mediante una Pedido Analizar el pedido

solicitud de pedido

Entrada del
pedido

Solicitar
Verificar crédito verificación de
crédito Falta atender
pedidos
NO anteriores

Liberar SI

Expedición de
¿Crédito
SI documentos de
aprobado?
depósito
NO
Imprimir
Emite Nota documentos de
depósito

Nota de Confirmar
desaprobación embarque

NO
Elaboración de ¿Mercadería
SI
Factura despachada

Factura

Recepciona

FIN
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA

1. Encender el equipo de cómputo, si existe algún desperfecto o faltante en el

equipo comunicarlo inmediatamente.

2. Desarrolle los siguientes ejercicios:

Ejercicio 1: Selección de Personal

Nº Descripción Persona
Responsable
1 Elaborar el perfil de puesto Jefe de Área
2 Enviar solicitud al Jefe de Personal Jefe de Área
3 Evaluación Jefe de Personal
4 Si la solicitud no es aprobada informar la causa Jefe de Personal
del rechazo al Jefe de Área.
5 Si la solicitud es aprobada, preparar aviso para la Jefe de Personal
publicación.
6 Enviar aviso a medio de prensa Prensa
7 Recibir y seleccionar hojas de vida de candidatos. Jefe de Personal
En caso que ninguna hoja de vida satisfaga el
perfil, se pública nuevamente el aviso.
8 Secretaria de
Avisar a candidatos Oficina de
Personal
9 Realizar pruebas psicotécnicas Jefe de Personal
10 Realizar entrevistas Jefe de Personal
11 Seleccionar candidato. Jefe de Personal
12 Comunicar el resultado al candidato Jefe de Personal

a. ¿Quiénes participan en el proceso de selección de personal?

b. Diseñe el proceso de selección de personal.
c. Considere las siguientes modificaciones al modelo anterior y realice el
diseño del nuevo proceso.
En el punto Nº 5, si la solicitud es aprobada, se le envía un informe al
Gerente General para que autorice la publicación y el medio de prensa.
También se publica el aviso en la página web de la empresa, mediante el
coordinador informático.
d. ¿Quiénes participan en el nuevo proceso de selección de personal?

Ejercicio 2: Compra

El área solicitante debe remitir la requisición de compras al jefe de compras, el

cual evalúa el contenido del documento y decide si es viable la aprobación de
la requisición. Si la requisición es aprobada por el jefe de compras, revisa
historial de proveedores y determina si existen registros de proveedores para la
requisición de compra; si encuentra registros, se comunica con ellos y le
proporcionan proformas, en caso no encuentre proveedores el jefe de compras
 solicita proformas o cotizaciones a nuevos proveedores, seguidamente realiza
un análisis en base a las proformas recibidas, y determina la mejor opción de
compra en base a precios y tiempos de entrega. Si el costo del producto es
mayor al parámetro establecido como monto máximo de aprobación de
compras, se debe solicitar la aprobación al Gerente General, si el costo del
producto es menor al parámetro establecido como monto máximo de
aprobación de compras, se debe solicitar la aprobación al jefe administrativo.
Una vez aprobada la compra por el órgano correspondiente el jefe de compras,
elabora la orden de compra y la remite al proveedor seleccionado. El proveedor
despacha la orden de compra. El supervisor de almacén recibe y verifica que
orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de
compra correspondiente, si el producto no cumple con las especificaciones de
la orden de compra, el supervisor de almacén realiza la devolución
correspondiente y elabora informe de evaluación de proveedores, e informa de
la situación al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva
entrega o la suspensión de la orden de compra. En caso que el producto cumpla
con los requerimientos el supervisor de bodega elabora informe de evaluación
de proveedores en base a la verificación de pedido y permite el ingreso del
producto a bodega y termina el proceso.

a. ¿Quiénes participan el proceso de compra?

b. Diseñe el proceso de compra.

3. Identifique los procesos necesarios para que su organización exista.

4. Diseñe los procesos del punto Nº 2.

EJERCICIOS PROPUESTOS

1. Realice un análisis de los controles impuestos en los procesos de información

diseñados en su organización.
2. Realice un análisis de los almacenamientos de información que se hacen
durante el procesamiento de la información.

CUESTIONARIO

1. ¿Qué es un proceso?
2. ¿Qué es el procesamiento de datos?
3. ¿Cuáles son las fuentes de datos que utilizan las organizaciones?
4. ¿Qué es el almacenamiento de datos? ¿Qué tipos de almacenamiento de datos
conoce?
5. ¿Por qué se realiza un análisis de los procesos de información en una
organización?
6. ¿Cuál es el área encargada del análisis de los procesos de información en una
organización?
GLOSARIO

Defina los siguientes términos: diccionario de datos, flujo de datos, proceso, destino
de datos, almacenamiento de datos, flujo de entrada, flujo de salida, control de
proceso, validación de datos, analista de sistemas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. V. Seen. “Sistemas de información.” Pretince Hill. 2da. Edición.

2. Deitel, H.M."Arquitectura de los Sistemas Operativos", 3ra Edición, Addison

REFERENCIAS WEB

1. http://www. erc.msh.org/fpmh_spanish/chp3/p2.html#como_6

DOCUMENTOS ADJUNTOS

Ninguno