Instituto Politécnico Nacional

Escuela Superior de Comercio y

Administración

UNIDAD SANTO TOMÀS

INTEGRANTES:

 Castillejos de la Cruz Doriel 25%

 Estrada Andaraca Erika Pamela 25%
 Iñigo Navarro Mónica Araceli 25%
 Millán Pavón Michel Alondra 25%

Herramientas Administrativas

Tema 1

Actividad 4

“Taller de diagnóstico 4”

Darío Joel Rioja López

Mayo 2018
DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

La empresa tiene 200 empleados, se acordó con la Dirección General hacer el

levantamiento de información de la siguiente forma:
a) Integrar grupos de 15 a 25 personas.
b) Los grupos pueden formarse por personas de diferentes áreas, pero del mismo nivel,
es decir los jefes o encargados de este personal no forman parte de este grupo.

Con las aptitudes de cada empleado se le asigna una tarea a realizar, estas se van
complementando en su funcionamiento para desarrollar los procesos administrativos y los
procesos de desarrollo de las partes eléctricas; para lo cual se necesita capacitar cada
uno de los empleados, así mismo, con una capacitación previa, sus conocimientos se
amplían más y su labor es mejor.

 El personal realiza diversas funciones

 A la Dirección General, se le reportan: una secretaria, el Gerente de Costos y

Concursos, el Gerente de Operaciones, el Gerente de Contabilidad, el Gerente de
Recursos Humanos, el Gerente de Sistemas. El Director General está a cargo de
las ventas y tiene un Asesor Externo (staff).
 Al Gerente de Costos y Concursos le reportan un Jefe de Compras, un Jefe de
Costos, un encargado de tráfico.
 Al Gerente de Operaciones reportan los Residentes de obra, los supervisores,
servicios externos profesionales de Proyectos Eléctricos, Coordinador de Obra
Civil, Coordinador de control de vehículos, Emergencias Eléctricas.
 Al residente de obra reportan, contratistas o cabos, maestros, oficiales y
ayudantes.
 Al Gerente de Contabilidad le reportan, Encargado de Almacén, Ayudantes de
Almacén, auxiliares de contabilidad, encargado de nóminas, y está a cargo de
coordinar los servicios externos de Contabilidad y Auditoría.
 Al Gerente de Recursos Humanos no tiene personal a su cargo, el se dedica a al
reclutamiento y selección de personal.

 Problemas

1.- Falta de capacitación del personal.

2.- Falta de capacitación a supervisores en el conocimiento de materiales y de la
obra.
3.- Falta de comunicación clara, oportuna, veraz y amena.
4.- Deficiente trabajo en equipo.
5.- Deficiente aplicación de técnicas modernas de liderazgo, no se sabe dirigir,
motivar ni entrenar al personal.
6.- Ocultamiento de información de obra por convenir a intereses personales.
7.- Conflictos, molestias e incumplimientos.
8.- Costos altos de no calidad y baja productividad en el trabajo, por frecuentes
errores, desperdicios de tiempo, de materiales, atención de quejas 3 de clientes
internos y externos, etc.
9.- Falta de definición de líneas de mando y de funciones.
10.- Retrasos en la entrega de material.
11.- Quejas del cliente sobre falta de supervisión, de organización, de
coordinación, etc.
12.- Falta de confianza en el personal por falta y/o desconocimiento de
procedimientos.
13.-Los jefes no ayudan a que los subalternos crezcan por miedo a ser
desplazados.
14.- Quejas del personal por enviarlos a lugares lejanos a su domicilio.
15.- Los directivos tienen un horario desfasado al de los trabajadores, quieren que
los trabajadores trabajen más de 12 horas al día y el personal no cumple con el
horario de entrada.
16.- Rechazo de los trabajadores a la capacitación porque creen que es para
explotarlos y tienden a solicitar aumento de salario por capacitarse. 17.-
Corrección (reparación) antes que prevención de errores.
18.- Poca motivación del personal.
19.- Falta documentar procedimientos, funciones y puestos.
20.- Quejas mutuas entre áreas.
21.- No se ve que haya responsables de los problemas.
22.- Hábitos y costumbres inconvenientes para la empresa. (Ejemplo: mucho
tiempo en almuerzo)
23.- Falta de conciencia de costos por errores y por pérdidas de tiempo y de
materiales.
24.- Falta colaboración.
25.- Sueldos bajos.
26.- Decisiones a destiempo.
27.- Las personas llegan sin conocimiento previo ni capacitación y aprenden por
ensayo, error y regaños.
28.- Se cambia a las personas de un área a otra sin previo aviso ni capacitación.
29.- No se respeta el horario para pedir material.
30.- En obra civil con frecuencia no se paga a trabajadores que se desplazan por
varias obras con diferente coordinador, porque los coordinadores no reportan los
trabajos y en ocasiones los contratistas tienen que hacer estos pagos y no los
recuperan.
31.- No se especifica claramente el trabajo a realizar, causando retrabajos,
retrasos y costos.

Los efectos que causan dichos problemas, es que no se puede cumplir los
objetivos deseados, por ende; la venta y productividad de la empresa baja mucho.

También otro efecto que existe a largo plazo, es un posible cierre que puede llegar
a tener la empresa, ya que no cuenta con un mejoramiento laboral, entre
empleados-empresa, y por falta de recursos, exista este posible cierre.
 Estructura de la empresa:

Director de la empresa

Gerente de contabilidad Gerente de ventas Gerente de compras

Gerente de sistemas Gerente de onboarding

Gerente atención al cliente Gerente de Recursos Secretaria

Humanos

Analistas Contables Compradores

Agentes de Ventas

Becarios
Asistentes de vendedores

Especialistas en sistemas

Especialistas en
Especialistas en Atención incorporación
al Cliente
Todas las áreas de la empresa de alguna manera tienen una relación, ya que en muchos
momentos surgen dudas y para poder llegar a la mejor respuesta necesitas un poco de
todas.

Contabilidad por ejemplo, necesita relacionarse con compras por si surge algún problema
con alguno de los pedidos se necesita preguntar al comprador, también se necesita
relacionarse con el área de atención al cliente por si se necesita hacer algún reembolso al
cliente, al área de ventas también debe tener una relación entre si.

La principal mejora que se le realizara a la empresa es primeramente en contratar más

personal para que los empleados no estén saturados de trabajo, y después de que los
directivos tengan más comunicación con su personal.

Todas las personas que trabajan en el área de contabilidad son necesarias para el
funcionamiento de la misma, de hecho se necesita más personal para que desempeñen
ciertas actividades, ya que muchas veces los empleados están saturados de trabajo y se
tiene que dejar de hacer cosas por hacer otras más importantes. Están definidas las
funciones que cada persona del área de contabilidad tiene que hacer, pero al ser poco el
personal en el área algunas de las funciones que tiene que hacer cierta persona lo hace
otra, ya que la carga de trabajo es muy grande y finalmente el trabajo tiene que salir en
tiempo y forma.

Las principales actividades que se realizan en el área de contabilidad son:

 Pagos de facturas
 Cobro de facturas
 Conciliaciones

MISIÓN:

Nuestra misión es ofrecer a nuestros clientes productos eléctricos de máxima calidad,

garantizando la solución a sus necesidades.
Ayudamos a que nuestros clientes tomen la mejor decisión de compra y garanticen la
calidad de sus trabajos, ya que estamos en la rama de producción y distribuimos de
productos que cumplen con estándares y certificados internacionales de calidad gracias a
nuestros procedimientos, ofrecemos precios competitivos ya que somos distribuidores
directos de fábrica con la mejor tecnología en punta, capacitamos a nuestro personal
sobre los productos que se producen en la empresa, así como, ponemos a su alcance la
información técnica.

VISIÓN

Ser el proveedor más confiable a nivel internacional en instalaciones eléctricas del sector
comercial privado, en constante crecimiento y expansión, servicios diversos, con una
organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, que cuente con procesos
adecuados, personal coordinado, capacitado, altamente motivado y con comunicación
clara, oportuna y amena, que practique los valores con cultura de calidad.
VALORES

Los valores de esta empresa don:

 Honestidad.
 Tolerancia.
 Lealtad.
 Compromiso.
 Respeto.
 Compañerismo.
 Humildad.
 Colaboración.
 Empatía.

OBJETIVOS

Problemas:
Se presentan algunos problemas que no nos permiten la realización completa de misión,
visión y valores; como:

 Falta de capacitación del personal.

 Falta de capacitación a supervisores en el conocimiento de materiales y de la
obra.
 Falta de comunicación clara, oportuna, veraz y amena.
 Conflictos, molestias e incumplimientos.
 Costos altos de no calidad y baja productividad en el trabajo, por frecuentes
errores, desperdicios de tiempo, de materiales, atención de quejas 3 de clientes
internos y externos, etc.
 Rechazo de los trabajadores a la capacitación porque creen que es para
explotarlos y tienden a solicitar aumento de salario por capacitarse. 17.-
Corrección (reparación) antes que prevención de errores.
 Poca motivación del personal.
 Falta documentar procedimientos, funciones y puestos.

Para esto los objetivos dentro de nuestra empresa son:

 Objetivo 1(01):
Implementar estrategias de mercadeo y ventas con el fin de aprovechar las
oportunidades del mercado, así mismo, tener estrategias con nuestros
proveedores para así tener la mejor calidad en nuestros productos.

 Objetivo 2(02):
Mejorar la gestión y la organización interna de la empresa a partir de la
implementación de estrategias motivacionales para que los empleados se
sientan con más actitud y exista una relación de comunicación entre empleado-
empresa.
  Objetivo 3(03)
Continuar asignando los recursos en programas de capacitación y formación del
personal con el fin de obtener un mejoramiento continuo.

 Objetivo 4 (04):
Implementar nuevas tecnologías, buscando la atención oportuna y satisfactoria
de nuestros clientes.

 Objetivo 5 (05):
Mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión para asegurar la
satisfacción de nuestros clientes y el cumplimiento de las normas vigentes.

 Objetivo 6 (06):
Ampliar día a día el posicionamiento en el mercado en el sector eléctrico.

ESTRATEGIAS DE SOLUCIÓN

 Reestructurar todas las áreas que conforman a la empresa, para definir nuevas
direcciones y nuevas jefaturas de departamentos que permitan que cada persona
se especialice en algo y que la comunicación entre departamentos sea más
efectiva.
 Crear un programa de reconocimiento entre los colaboradores que tienen más
experiencia y que cuenten con las habilidades necesarias para desempeñar un
puesto de trabajo en mayor jerarquía y con mejor sueldo.
 Desarrollar los procesos y políticas necesarias para cada departamento, darse a
conocer entre todos los colaboradores para que así todos estén informados sobre
qué hacer en cada situación y con quién dirigirse.
 Crear los departamentos de desarrollo organización y presupuesto que se
encargarán de motivar y desarrollar al talento interno y se asegurarán de ver que
la empresa sea aún más rentable y que los costos sean los mínimos.
 Asegurarse de que todos conozcan la nueva cultura empresarial, además de los
valores, misión y visión de la empresa, que todos sepan dónde se encuentra la
empresa y hacia dónde se quiere llegar en determinados momentos, para que
todos trabajen en una misma dirección y que sepan qué debe hacer cada uno para
así cumplir con los objetivos.


PROYECTOS ESPECIFICOS:

1. Proyecto de capacitación por medio de personal experto en cada área.

2. Proyecto de realización de manuales de función y organización.

3. Programa de incentivos para el personal de acuerdo al área.

4. Proyecto de adquisición de un software administrativo, contable y de ventas de

acuerdo a las necesidades de la empresa.
5. Proyecto de investigación de las nuevas tecnologías para mejorar el trabajo y la
productividad, por medio de adquisición de equipo nuevo.

6. Crear una dirección de ventas que se enfocará en cumplir con las expectativas de
ventas y lograr, con el potencial establecido, llevar a la empresa a donde se quiere
por medio de los buenos resultados, permitiendo que el director general de la
compañía se enfoque en supervisar a las demás direcciones y asegurarse que la
empresa vaya por el camino correcto.
7. Evaluar a todos los colaboradores que conforman a la empresa, incluso personal
directivo, asegurarse que sean competentes en sus cargos y funciones, que sigan la
filosofía, valores, visión y misión de la empresa. En caso de no encajar con ello o
sean incompetentes en sus labores, se buscará su salida de la empresa en buenos
términos, por último, buscar rellenar las vacantes que surjan con personal interno, en
caso de no hallarlo internamente, se reclutará por el medio externo.
8. Reclutar personal externo con experiencia en grandes empresas para encajar con los
nuevos departamentos de desarrollo organizacional y presupuesto.
9. Hacer eventos y reuniones de trabajo con las nuevas áreas, para que todos puedan
conocerse y establecer los objetivos más puntuales en cada departamento.