Professional Documents
Culture Documents
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS S. PARMAN
Jl. Antasan Kecil Barat RT. 13 N0. 22 Banjarmasin Telpon 0511-3363467
PANDUAN
KOMUNIKASI INTERNAL PUSKESMAS S. PARMAN
I. PENGERTIAN
Komunikasi adalah suatu transaksi, dimana terjadi sebuah proses simbolik
yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan, (1)
membangun hubungan antar sesama manusia, (2) melalui pertukaran informasi,
(3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, (4) berusaha mengubah
sikap dan tingkah laku itu.
Komunikasi Internal adalah suatu media hubungan antar personal dalam
lingkungan satu organissi dalam kaitan pengelolaan kinerja terkait dengan
manajemen mutu dan lingkungan. Komunikasi Internal sebgai fungsi komunikasi
yang secara khusus dirancang oleh organissi untuk membangun dan membina
hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional
yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi
kesuksesan terkait pencapaian tujuan organisasi.
Komunikasi internal dikaitkan dengan mencapai efektifitas dalam proses
komunikasi kerja dan membawa harmoni di organisasi. Salah satu tugas
komunikasi internal adalah semua karyawan organisasi menerima informasi yang
benar penting untuk pekerjaan mereka pada waktu yang tepat. Komunikasi
internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam membangun organizational
identification, sebuah kondisi dimana karyawan merasa bangga untuk bekerja,
memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of belonging) kepada perusahaan
yang diwujudkan dengan dedikasi secara pribadi dalam kinerja.
3) Luaran
Tersusunnya RPK tahunan berdasarkan prinsip
keterpaduan dan kesinambungan;
Tersusunnya RPK bulanan;
Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan RPK
bulanan;
Matriks pembagian tugas dan darbin;
Bahan Musrenbangdes;
Draft RUK untuk tahun selanjutnya;
Draft Rencana Lima Tahunan (dalam siklus lima
tahunan).
4) Ketentuan Penyelenggaran
Pengarah : Kepala Puskesmas
Peserta :
Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang bertugas
di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa.
Waktu:
Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan pertama
disesuaikan dengan jadwal sistem perencanaan pembangunan
daerah. Diharapkan lokakarya mini bulanan pertama
dilaksanakan sebelum pelaksanaan Musrenbangdes.
Acara
Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan pertama
bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan,
ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Jadwal
acara lokakarya mini bulanan pertama dapat dibuat sesuai
contoh pada formulir 7 terlampir. Sebagai contoh susunan
acaralokakarya mini bulanan pertama adalah sebagai
berikut :
Pembukaan dilanjutkan dinamika kelompok;
Pengenalan kebijakan maupun program baru;
Kegiatan bulanan Puskesmas;
Analisa beban kerja;
Pembagian tugas dan daerah binaan;
Penyusunan RPK tahunan;
Penyusunan RPK bulanan;
Penyusunan bahan Musrenbangdes;
5
2) Proses
Melakukan analisis capaian kinerja bulanan
Puskesmas dan hasil pelaksanaan audit internal.
Memetakan masalah dan penyebab masalah yang dikaitkan
dengan kepatuhan terhadap standar operasional
prosedur yang telah disusun.
Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana kerja
pemecahan masalah berdasarkan daerah binaan yang
disesuaikan dengan RPK yang ada. Jika tindak lanjut yang
diputuskan tidak terakomodir oleh RPK maka kegiatannya
diinventarisir dan dikomunikasikan pada lokakarya tribulanan.
Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan evaluasi tengah
tahun (midterm evaluation) kinerja Puskesmas dalam 6 (enam)
bulan pertama terhadap target yang ditetapkan, dan bila
memungkinkan, RPK semester selanjutnya dapat disesuaikan
dengan hasil evaluasi.
Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai dengan
kebutuhan dan kondisi terkini.
3) Luaran
Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan berikutnya;
Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah disusun;
Bahan yang akan disampaikan pada lokakarya mini
tribulanan; dan/atau
Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.
4) Ketentuan penyelenggaraan
Pengarah : Kepala Puskesmas.
Pada saat pembahasan hasil audit internal pada
pertemuan tinjauan manajemen, pimpinan forum diserahkan
kepada ketua tim audit internal.
Peserta :
Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang
bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan
Desa.
Sesuai dengan kewenangan Puskesmas dalam
mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan
fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama diwilayah
kerjanya, maka kegiatan lokakarya mini bulanan harus
8
d. Apel Pagi.
Merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan setiap pagi sebelum pekerjaan
dimulai. Apel pagi sebagai sarana membangun komitmen dan disiplin pegawai
serta salah satu media memberikan informasi kepada peserta apel.
Langkah-langah apel pagi sebaga berikut :
1) Petugas apel pagi (satpam) menyiapkan dan merapikan barisan tepat jam
08.00 Wite tanda dimulainya apel pagi, memimpin penghormatan kepada
Pimpinan apel pagi dan melaporkan jumlah pegawai yang hadir dan yang
tidak hadir beserta alasannya.
2) Pimpinan apel menerima laporan petugas apel dan memberikan informasi-
informasi kepada seluruh peserta apel.
3) Notulen mencatat semua informasi yang disampaikan oleh pimpinan apel
dan menuangkannya dalam laporan tertulis.
e. SMS dan Whatsapp
Merupakan media elektronik untuk menyampaikan informasi baik secara grop
maupun secara personal melalui pesan tulisan elektronik.
Langkah-langkah SMS dan Whatsapp
1) Kepala puskesmas dan penanggung jawab serta pelaksana harus
mempunyai fasilitas elektronik yang mendukung sms dan Whatsapp.
2) Kepala puskesmas atau penanggung jawab atau pelaksana menuliskan
dan mengirimkan informasi yang ingin dsampaikan, ingin diketahui,
klarifikasi dan lain-lan melalui grop jika keperluan untuk semua dan melalui
saluran pribadi jika menyangkut masalah personel.
3) Kepala puskesmas atau penanggung jawab atau pelaksana memberikan
tanggapan atas permintan informasi dan lain-lain melalui grop jika
keperluan untuk semua dan melalui saluran pribadi jika menyangkut
masalah personel.
4) Penanggung jawab dan atau pelaksana menuangkannya dalam tulisan
berbentuk laporan.
f. Telepon
Merupakan media elektronik untuk menyampaikan informasi secara personal
melalui suara tanpa tatap muka.
Langkah langkah Telepon adlah sebagai berikut :
1) Kepala puskesmas dan penanggung jawab serta pelaksana harus
mempunyai fasilitas elektronik yang mendukung telepon.
11
IV. DOKUMENTASI
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal
Ditetapkan di Banjarmasin
Pada Tanggal : 05 April 2017
Kepala Puskesmas,
H. RAHMADI, SKM., MA
Pembina
NIP. 19711005 199202 1 002