ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

YARLENSON ANDRES AGUIRRE LAYA

Ensayo “Importancia de los Archivos”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el
aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de
los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.

¿PORQUE ES IMPORTANTE EL ARCHIVO?

El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión. Este nos permite tomar decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla
de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha
dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto
que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían
aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante
en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para

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conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,

anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia
del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”,
pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es

decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como
un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio
para proceder contra algún acto.

Los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear
una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener
problemas.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos
por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una
mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en
buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal
estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado
caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su
compañía.

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