PROCEDIMIENTOS

Puntos a tocar
 Definiciones básicas
 Estructura de los procedimientos
 Control de procedimientos
Puntos a tocar
 Definiciones básicas
Definiciones básicas
 Siguiendo la norma ISO 9001:2008, en el apartado 3.4.5. se
define procedimiento como “forma especificada para llevar a
cabo una actividad o proceso”, en esta norma se nombra a los
procedimientos 24 veces.
 Los procedimientos se mencionan cerca de 90 veces en el
PMBOK lo que demuestra que para el PMI los procedimientos es
una herramienta importante para la dirección de proyectos.
 El procedimiento especifica un sistema aprobado de trabajo, es
una descripción de cómo se lleva a cabo una actividad.
Puntos a tocar
 Definiciones básicas
 Estructura de los procedimientos
Estructura de los procedimientos

 No existe un único modo de documentar un procedimiento

 Debería estructurarse incluyendo como mínimo:
 Título: En el título se especifica de modo claro cómo va a
denominarse el procedimiento.

 Número: Es importante dar una codificación a los procedimientos.

 Fecha

 Autoridad emisora y autoridad aprobadora

Estructura de los procedimientos

 Objetivo: Debe especificarse de un modo preciso cuál es el (los)

objetivo(s) de dicho procedimiento.

 Alcance: Es importante delimitar el uso del procedimiento,

 Referencias: En caso necesario se establecerán los documentos

relaciones con el procedimiento que sean precisos como
pudieran ser normas leyes, planos, otros procedimientos etc.
Estructura de los procedimientos
 Definiciones: Deberían incluirse las definiciones de algunos
términos sean empleados en el procedimiento y que por su
complejidad o por su ambigüedad sea importante delimitar.

 Responsabilidades: Un aspecto fundamental para que los

procedimientos sean útiles es la clara delimitación de las
responsabilidades de los involucrados en el proyecto con respecto al
procedimiento.

 Método: Explicación de cómo deben llevarse a cabo las distintas

actividades. Debe seguir una secuencia lógica de actuaciones y estar
explicada de forma concisa. Debería además establecer los documentos
y procedimientos de apoyo necesarios
Estructura de los procedimientos

 Anexos: En caso necesario se incluirán otros documentos que

ayuden a la mejor comprensión del procedimiento.

 Plan de inspección y pruebas: (es parte de los anexos

obligatorios) Es el cuadro donde se especifica las etapas de
inspección y los responsables de los mismos.
Puntos a tocar
 Definiciones básicas
 Estructura de los procedimientos
 Control de procedimientos
Control de procedimientos
 Los procedimientos deben utilizar una terminología
comprensible para el personal. Se trata de que sean útiles y que
se empleen en la práctica por tanto, es mejor pecar por sencillez
que por exceso de complejidad.
 Para que el procedimiento se considere implantado, la
documentación del mismo debería estar aprobada y todo el
personal implicado informado sobre el mismo.
 La mejor forma para comprobar si el procedimiento está
implantado es realizar una auditoria.
Control de procedimientos
 Se debe controlar:
 Aprobación de los documentos antes de su emisión.
 Que los documentos sean revisados, actualizados según sea
necesario, y nuevamente aprobados.
 Que el estado de revisión de los documentos esté identificado.
 Asegurar que las versiones adecuadas de los documentos aplicables
estén disponibles en los lugares de uso.
Control de procedimientos
 Asegurar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables
y accesibles.
 Asegurar que los documentos de origen externo estén identificados
y que su distribución esté controlada.
 Impedir que los documentos obsoletos se usen de forma no
intencionada y para que estén
 adecuadamente identificados si son conservados.