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ACL EN PRÁCTICA
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caso de tratarse de un revisor quien puede citar pasajes breves en una revisión.
ACL 9
Diciembre de 2007
Impreso en Canadá
ACL, el logotipo de ACL, el logotipo de ACL con el texto “ACL Data you can trust. Results you can see.” y Audit Command
Language son marcas comerciales o marcas registradas de ACL Services Ltd.
Microsoft, Windows y Windows Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation. z/OS es una
marca registrada de IBM Corporation. SAP, R/2 y R/3 son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG. Crystal Reports
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de sus propietarios respectivos.
200712181601
C ONTENIDO
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivos del tutorial .......................................................................................................... 2
Acerca de Metaphor Corporation ...................................................................................... 3
Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito .................................................. 4
Códigos de categorías aceptables ................................................................................ 5
Archivos de datos de Metaphor .................................................................................. 5
Planificar el análisis ............................................................................................................. 6
Investigación preliminar ............................................................................................. 6
Sugerencias generales .................................................................................................. 7
Revisión del capítulo .......................................................................................................... 8
iii
Capítulo 3: Configurar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Comenzar el proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Crear un proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Importar los archivos de datos como tablas ............................................................ 23
Ejercicio .................................................................................................................... 27
Comprobar y verificar los datos ...................................................................................... 28
Verificar el tipo y formato de los datos .................................................................... 28
Verificar los datos en una tabla ................................................................................ 30
Documentar el trabajo .............................................................................................. 31
Agregar notas de registros a una tabla ...................................................................... 32
Ejercicio .................................................................................................................... 32
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 33
iv
Capítulo 6: Analizar transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables ..................................................... 52
Acerca de los comandos Unir y Relaciones .............................................................. 52
Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios ................................. 53
Identificar transacciones inaceptables ...................................................................... 56
Identificar empleados ....................................................................................................... 59
Identificar los departamentos de los empleados ...................................................... 60
Crear una lista de empleados .................................................................................... 63
Generar reportes de los resultados ............................................................................ 65
Ejercicios .................................................................................................................... 66
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 67
v
vi
C APÍTULO 1
En este capítulo… ACL en Práctica es un tutorial que examina los registros de recursos
Revisión de los objetivos del humanos y las transacciones de tarjetas de crédito en una empresa ficticia:
tutorial Metaphor Corporation. A medida que avance con los procedimientos
Acerca de Metaphor Corporation y ejemplos, aprenderá a aplicar las funciones de análisis y generación de
Examinar los archivos reportes de ACL a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podrá
Planificar el proyecto sacar provecho de la eficiencia de ACL con sus propios datos.
1
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
2 ACL en Práctica
Acerca de Metaphor Corporation
ACL en Práctica 3
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas
crédito de crédito de los empleados de Metaphor, usted podrá
encontrar las transacciones que transgreden la política
La mayoría de los empleados cuentan con una tarjeta de de la empresa y aquellas transacciones que podrían ser
crédito de la compañía. Cuando un empleado adquiere erróneas o fraudulentas.
productos o servicios para la compañía, debe utilizar una
tarjeta de crédito de la compañía. En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos.
Los empleados realizan actividades sociales con los
clientes actuales y potenciales según corresponda, a nivel Viajes Actividades Oficina y
local y durante sus viajes. También son responsables de sociales desarrollo
su propio desarrollo profesional y están autorizados profesional
a abonar con la tarjeta de crédito corporativa los gastos
por cursos, libros, suscripciones a revistas académicas Pasajes aéreos Restaurantes Cuotas sociales de
clubes
y afiliaciones profesionales. Algunos empleados son Hotel Bares
responsables de comprar suministros para la oficina. Cuotas de
Taxis Alquiler de organizaciones
embarcaciones
En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos Restaurantes profesionales
significativos en varias categorías. Servicios de catering Cuotas de
Automóviles de
■ Viajes alquiler Panaderías asociaciones
■ Actividades sociales Pasajes de ómnibus Eventos deportivos Libros y periódicos
de larga distancia
■ Atención al cliente Servicios recreativos Computadoras,
Agencias de viaje piezas de
■ Desarrollo profesional Parques de computadoras
Peajes diversiones
■ Gastos internos de oficina y software
Canchas de golf
Suministros de
Es la política de Metaphor que todas las compras se Atracciones oficina
asignen a un número de cliente. Si bien la mayoría de turísticas
los números de cliente corresponden a clientes externos,
Entradas de teatro
los números que comienzan con un cero corresponden
a los departamentos internos. Pasajes para
excursiones
Los empleados saben que no son aceptables determinadas Músicos
categorías de transacciones. Por ejemplo, los empleados no
deben usar la tarjeta de crédito corporativa para juegos de Pistas de bowling
apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba transacciones
de otras categorías, la autorización debe obtenerse
previamente. Algunas categorías están totalmente
prohibidas.
4 ACL en Práctica
Acerca de Metaphor Corporation
ACL en Práctica 5
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
6 ACL en Práctica
Planificar el análisis
ACL en Práctica 7
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
8 ACL en Práctica
C APÍTULO 2
En este capítulo… En este capítulo, considerará algunos datos del perfil de los empleados de
Examinar la lista de empleados Metaphor Corporation. Analizará los salarios, las bonificaciones, las fechas
Examinar salarios de contratación y demás información de recursos humanos. En el curso
y bonificaciones de este análisis, aprenderá las nociones básicas de ACL, navegará por el
programa y analizará datos.
En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega.
Analiza los datos que reunió su compañero.
9
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
10 ACL en Práctica
Examinar la lista de empleados
Ver el contenido del proyecto de datos de empleados Obtener una visión estadística
1 En el Panorama, haga clic con el botón secundario Los comandos Estadísticas y Perfil le permiten obtener
del ratón en Datos_empleados_Metaphor.ACL una imagen instantánea de los datos estadísticos. Cuando
y seleccione Propiedades. Haga clic en la ficha Notas. se trata de tablas más grandes, los comandos Estadísticas
Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede y Perfil permiten obtener información útil.
agregarlas en cualquier momento para escribir
El comando Estadísticas funciona con campos numéricos
detalles de su trabajo.
y de fechas. El comando Perfil sólo funciona con campos
2 Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del numéricos.
Proyecto.
En este procedimiento, usted generará estadísticas sobre
3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor en el la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos
Panorama para abrir la tabla.
de fechas de contratación y salarios.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Aparecerá
el cuadro de diálogo Contar. Haga clic en Aceptar. Generar estadísticas en la lista de empleados
El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior 1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en Analizar » Estadístico » Estadísticas. Aparecerá
la pantalla, ACL escribió esa información en el log. el cuadro de diálogo Estadísticas.
5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el número de
empleados. ¿Cuántos empleados hay? Debe tener 200.
ACL en Práctica 11
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
2 Haga clic en el botón Estadísticas en. Aparecerá el Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadísticas
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic en cada campo por separado para que los resultados
en Agregar todos. se visualicen por separado.
El comando Perfil también le ofrece un panorama de los
datos que es más conciso que el provisto por el comando
Estadísticas.
12 ACL en Práctica
Examinar la lista de empleados
Verificar si existen registros duplicados 3 Haga clic en el botón Listar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic
Uno de los métodos para garantizar la integridad de en el botón Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
los datos consiste en comprobar si existen registros
duplicados. Aunque usted está verificando si hay duplicados en un
solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de
Puede ser una tarea más complicada de lo que parece salida para interpretar con más facilidad los
a primera vista. Es posible que un empleado figure en resultados.
la lista con dos nombres o que aparezca dos veces con el
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en
mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados se
Aceptar.
les haya asignado involuntariamente el mismo número.
El tipo de duplicados a controlar depende de los datos ACL muestra los resultados.
con los que usted está trabajando.
En los siguientes procedimientos, usted comprobará si
hay apellidos y números de empleados duplicados.
ACL en Práctica 13
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
Tareas
Determinar el importe total de bonificaciones pagadas.
Ver salarios en orden ascendente y descendente.
Ver los empleados contratados en 2002.
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario.
14 ACL en Práctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002 Ver salarios en orden ascendente y descendente
Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja. La función Ordenación rápida le permite ver los datos
Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos, en un orden secuencial. Esta función, que sólo puede
algunos empleados tienen un plan de remuneración que se aplicarse a la vista, es un método temporal para visualizar
basa en gran parte en las bonificaciones. registros en orden ascendente o descendente. Una vez que
Para obtener el importe total abonado en concepto de haya terminado de utilizar Ordenación rápida, puede
bonificaciones en el año 2002, utilice el comando Totalizar. desactivarla para que se muestren en la vista los registros
en el orden en el que aparecen en la tabla.
Usar el comando Totalizar para obtener el total de
bonificaciones pagadas en 2002 Ver salarios de los empleados en orden ascendente
y descendente
1 Abra la tabla Lista_empleados.
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos. 1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con
el botón secundario del ratón en el encabezado de la
3 Haga clic en el botón Totalizar campos. Aparecerá el columna Salario. Seleccione Ordenación rápida
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Seleccione
descendente.
Bonificación_2002 y haga clic en el botón de flecha.
Aparecerá Bonificación_2002 en la lista de Campos Puede ver los salarios de los empleados en orden
seleccionados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente.
Aceptar.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en
4 Vea la ficha Totalizar. el encabezado de la columna Salario. Seleccione
La cifra que se visualiza en la ficha Totalizar Ordenación rápida ascendente.
corresponde al importe total pagado en concepto de
bonificaciones en el año 2002. El total que aparece Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenación
debe ser 1.016.483,76. rápida pueden tardar más tiempo. Si tiene archivos
pequeños, es posible que el comando Ordenación rápida
Supongamos que usted desea ver qué comando utilizó
para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log. le resulte de utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar
este comando en cualquier columna y obtener distintas
5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda perspectivas de los datos.
de la ventana de ACL.
Puede ver los comandos que ejecutó en este proyecto.
ACL en Práctica 15
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
Ver los empleados contratados en 2002 Si bien usted sabe que no se contrataron empleados en
2003, quiere asegurarse de que el período seleccionado
Para determinar cuántos empleados se contrataron en es el correcto. Desea obtener una lista de los empleados
2002, aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresión contratados entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de
lógica que usted puede ingresar en el cuadro de texto diciembre de 2002.
Filtro de la vista. ACL sólo muestra los registros que
coinciden con el filtro. 5 Cambie la expresión para que diga:
FechaContratación >= `20020101` AND
Una expresión es un conjunto de operadores y valores que se FechaContratación <= `20021231`
utilizan para realizar cálculos, especificar condiciones para una 6 Haga clic en Aceptar.
prueba o crear valores que no existen directamente en los datos.
Una expresión ACL puede ser una combinación de campos de 7 Verifique los registros filtrados.
datos o campos computados, operadores, constantes, funciones 8 Seleccione Analizar » Contar registros y haga clic
y variables.
en Aceptar.
Observe la parte inferior de la ventana de ACL. Aparecen
Crear un filtro para mostrar los empleados contratados en
el año 2002 17 registros con este filtro. Esto significa que en 2002 se
contrataron 17 empleados.
1 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista. Puede utilizar este cuadro de diálogo para
crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual.
2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic en
FechaContratación.
3 Haga clic en >= en el panel central.
4 Haga clic en Fecha. Localice 1 de enero de 2002
y haga clic en Aceptar.
La expresión debe decir:
FechaContratación >= `20020101`
Observe que en los filtros que contienen fechas se
utilizan comillas simples invertidas. No puede
usar las comillas comunes cuando maneja fechas
y tampoco puede usar estas comillas especiales en
otras expresiones.
16 ACL en Práctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Calcular las bonificaciones como porcentaje del 4 Ingrese Bonificación_porcentaje del salario en el
salario campo Nombre.
Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el cuadro de diálogo
del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un Generador de expresiones. El Generador de
campo computado al formato de la tabla. expresiones es igual al cuadro de diálogo Editar
el filtro de vista que ya utilizó.
Un campo computado se crea con una expresión. 6 En el cuadro Expresión, escriba su expresión:
Esta expresión puede usar uno o varios campos de los (Bonificación_2002 * 100,00) / Salario
que existen en la tabla.
Esta expresión calcula las bonificaciones de 2002
como porcentaje del salario de los empleados de 2002.
Agregar un campo computado al formato de la tabla
7 Haga clic en Aceptar.
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic en el
botón Eliminar filtro para quitar el filtro. 8 En la lista Formato, ingrese 999999,99%.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Se abre la
ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha
Editar campos/expresiones.
ACL en Práctica 17
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
18 ACL en Práctica
Revisión del capítulo
ACL en Práctica 19
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
20 ACL en Práctica
C APÍTULO 3
C ONFIGURAR EL PROYECTO 3
21
Capítulo 3: Configurar el proyecto
22 ACL en Práctica
Comenzar el proyecto en ACL
Importar los archivos de datos como tablas 5 Ingrese Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic
en Guardar.
Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle
datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente Obtendrá un listado de los campos con una
de Definición de Datos, pero el proceso presentará descripción.
pequeñas diferencias según el tipo de archivo que 6 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje
importe. que le pregunta si desea guardar la tabla sin título,
haga clic en Aceptar.
Usted importa los datos de cada uno de los seis archivos
que se enumeran en “Archivos de datos de Metaphor” en Se abre la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor en ACL.
la página 5. ACL crea y guarda una tabla para cada archivo En este ejemplo, el libro de Excel
en un archivo con extensión .fil. Tarjetas_crédito_Metaphor.xls contiene una sola hoja
Cuando importe el primer archivo, el Asistente de de cálculo. Si el libro de Excel tiene más de una hoja de
Definición de Datos estará abierto debido a que apareció cálculo, seleccione la que desea importar en la pantalla
cuando guardó el nuevo proyecto. Comience importando Origen de los datos del Asistente de Definición de
el archivo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls, que ACL Datos.
reconoce como archivo Excel.
Importar la hoja de cálculo Trans_abril.xls
Importar la hoja de cálculo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls 1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla. Aparecerá el
1 En la pantalla del Asistente de Definición de Datos, Asistente de Definición de Datos. Haga clic en
haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
asistente hasta que aparezca el cuadro de diálogo Seleccione el archivo a definir.
Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta 2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el
C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Si la archivo. Haga clic en Siguiente.
instalación no usó las ubicaciones predeterminadas,
3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo
es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte
con la tabla anterior. Guarde esta tabla como
del sistema.
Trans_abril.
2 Haga doble clic en Tarjetas_crédito_Metaphor.xls. 4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar.
3 Haga clic en Siguiente. ACL mostrará la ventana
Origen de los datos. Los procedimientos para importar los otros archivos
de datos como tablas se asemejan al procedimiento
4 Seleccione la hoja de trabajo. Escriba un valor en el para importar hojas de cálculo de Excel.
cuadro Longitud máxima del campo Carácter. Haga
clic en Siguiente. ACL muestra el cuadro de diálogo
Guardar archivo de datos como.
ACL en Práctica 23
Capítulo 3: Configurar el proyecto
24 ACL en Práctica
Comenzar el proyecto en ACL
ACL en Práctica 25
Capítulo 3: Configurar el proyecto
26 ACL en Práctica
Comenzar el proyecto en ACL
ACL en Práctica 27
Capítulo 3: Configurar el proyecto
Fechas Cada entrada debe tener una fecha. Según las fechas, es
posible que desee definir si todas las fechas quedan
comprendidas en un período determinado. El campo
debe tener un tipo de datos de Fecha.
28 ACL en Práctica
Comprobar y verificar los datos
En este tutorial, usted asignará el tipo de datos ASCII a los Ver y editar las definiciones de datos en una tabla
códigos de categoría de establecimiento y a los números 1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
de tarjeta de crédito ya que no realizará cálculos en los
campos. También necesitará el tipo de datos ASCII para 2 Haga clic en CTRL+I. Aparecerá la ventana Formato
realizar las tareas que se le presentarán más adelante en el de tabla.
tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemáticas con Esta ventana contiene información sobre cada uno
los números de tarjetas, en ese caso necesitaría el tipo de de los campos de datos definidos en el proyecto.
datos Numérico. Observe Categoría y Tipo para determinar cómo
se definieron los datos. Es posible que sea necesario
Idealmente, en un análisis de datos profundo, deben
desplazar la lista en sentido horizontal para ver toda
verificarse los datos de todos los campos de todas las
la información. Puede ampliar y reorganizar las
tablas del proyecto. Si lo desea, puede configurar un
columnas para facilitar la lectura de la lista.
gráfico con las pruebas adecuadas para cada campo
y llevar una lista de verificación de los resultados. Cada
comando de verificación también aparece en el log.
Sin embargo, si está seguro de que los datos se ingresaron
correctamente, puede optar por omitir los pasos de
verificación o verificar sólo algunos campos.
A menudo puede usar ACL para corregir los datos que
tienen un formato incorrecto. Puede crear campos
computados que, por ejemplo, omiten los caracteres
inadecuados.
En este capítulo, modificará los tipos de datos
predeterminados que ACL seleccionó; sin embargo,
los datos subyacentes no necesitan corrección alguna. Las listas de campos como la que se ilustra presentan las
siguientes categorías de tipos de datos: Carácter, Numérico,
Fecha o Lógico. El tipo de datos ASCII, por ejemplo, pertenece
a la categoría Carácter. Para obtener más información sobre
las categorías de tipos de datos, seleccione Ayuda » Índice
y busque “referencia de tipos de datos”’.
ACL en Práctica 29
Capítulo 3: Configurar el proyecto
3 Examine la lista de campos para determinar si cada Verificar los datos en una tabla
campo tiene el tipo de datos correcto.
Una vez que determina que los tipos de datos y los datos
El campo NúmTarj debe tener datos de caracteres,
están correctamente definidos, puede comprobar si los
pero la letra N indica que tiene datos numéricos.
datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando
Si bien este campo consta de dígitos, usted no realizará
Verificar para comprobar si los datos de una tabla
operaciones matemáticas con los números de tarjeta.
coinciden con su tipo.
4 Haga doble clic en la entrada NúmTarj.
Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con
5 En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII.
el tipo numérico, o números decimales en un campo
6 Haga clic en la marca de verificación verde para definido con el tipo fecha, el comando Verificar indicará
guardar los cambios. los datos no válidos.
7 Cierre la ventana Formato de tabla.
Verificar los datos en una tabla
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
2 Haga clic en Datos » Verificar.
3 Haga clic en Verificar campos. Aparecerá el cuadro
de diálogo Campos seleccionados.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Debe ver una lista de los campos que desea verificar
en la lista Verificar campos.
5 Haga clic en Aceptar.
No debe tener datos no válidos.
Ha verificado todos los campos de la tabla.
30 ACL en Práctica
Comprobar y verificar los datos
Documentar el trabajo
Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los
Elementos Descripción
métodos utilizados sean claros. Puede justificar los
resultados de su trabajo o permitir que otra persona Información necesaria
asuma las tareas de análisis, de ser necesario. Con la
documentación adecuada, puede ver de inmediato el Dónde obtener esta información
trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitará
su trabajo, en particular si usted es responsable de Ubicación de las carpetas del
proyecto
varios proyectos de análisis.
Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega, Proyectos relacionados
la documentación tendrá un inmenso valor. Análogamente,
Verificación (cree una lista de
si usted asigna el proyecto a otro colega, será muy útil para verificación por cada campo
ese colega poder leer las notas históricas del proyecto. verificado)
Agregar y editar notas del proyecto Nombres de tablas con los datos
extraídos y validados
1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama.
2 Haga clic en Archivo » Propiedades. Aparecerá el Descripción de cada tarea
analítica en ACL
cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto.
3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales, y un Tarea analítica Nro. 1 a n...
breve resumen de lo que piensa lograr. (pasos de ACL)
4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reporte de cada objetivo
Propiedades del Proyecto.
Tarea de reporte Nro. 1 a n...
Al cerrar el cuadro de diálogo, ACL guarda (pasos de ACL)
automáticamente las notas. Sin embargo, si borra
las notas involuntariamente, no podrá recuperarlas Ubicación y descripción de los
a menos que tenga una copia de seguridad del archivo. archivos de datos exportados
Por este motivo, le recomendamos que utilice una hoja
de tareas y las notas del proyecto para documentar su
trabajo.
Si le resulta útil, puede adaptar la siguiente hoja de
tareas a su proyecto para efectuar el seguimiento de las
actividades analíticas realizadas y las que piensa realizar.
Esta hoja de tareas se prepara y mantiene fuera de ACL.
ACL en Práctica 31
Capítulo 3: Configurar el proyecto
32 ACL en Práctica
Revisión del capítulo
ACL en Práctica 33
Capítulo 3: Configurar el proyecto
34 ACL en Práctica
C APÍTULO 4
C OMENZAR EL ANÁLISIS 4
35
Capítulo 4: Comenzar el análisis
Totalizar el campo LímCred Filtrar los números de tarjetas por fecha de vencimiento
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. 1 En la ficha Tarjetas_crédito_Metaphor, haga clic
en el botón Editar el filtro de vista . Aparecerá el
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá
cuadro de diálogo Editar el filtro de vista.
el cuadro de diálogo Totalizar.
3 Seleccione el campo LímCred. Como sólo desea 2 En el cuadro Expresión, ingrese este filtro:
totalizar este campo, no es necesario seleccionar FchaVto <= `20040101`
ningún otro. Si prefiere no introducir la expresión, puede hacer
4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar. doble clic en el campo en la lista Campos disponibles,
hacer clic en los botones de los símbolos de
expresiones y hacer clic en el botón Fecha para
seleccionar la fecha.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200
registros cumplen los criterios especificados con una
¿Cuál es el resultado? El total debe ser de 1.440.800. fecha de vencimiento del 1 de enero de 2004 o anterior.
36 ACL en Práctica
Buscar transacciones por número de cliente
ACL en Práctica 37
Capítulo 4: Comenzar el análisis
Editar los tipos de datos de Trans_abril Usar la función FIND( ) para buscar registros de un cliente
1 Abra la tabla Trans_abril. 1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón
2 Haga clic en Edición » Formato de tabla. Aparecerá Editar el filtro de vista . Aparecerá el cuadro de
la ventana Formato de tabla. diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, escriba esta expresión:
FIND("444413";NroClien)
Se usan las comillas en el número 444413 debido
a que el campo NroClien tiene un tipo de campo
ASCII.
3 Haga clic en el botón Verificar. Aparece un mensaje
que indica que la expresión es válida. Haga clic en
Aceptar. Si la expresión no es válida, corríjala y vuelva
a verificarla. Si bien es recomendable, no es necesario
verificar las expresiones creadas por el usuario.
4 Haga clic en Aceptar. Desplácese hacia la derecha para
ver si el campo NroClien sólo contiene los valores
■ El campo Monto tiene el tipo de datos correcto 444413.
Numérico.
5 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
■ Los campos NúmTarj y Códigos deben editarse en Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen el
para definir el tipo de datos ASCII. campo NroClien con el valor 444413. En un análisis
■ Los campos NroClien y Descripción tienen el típico, trataría de determinar quién es este cliente.
tipo correcto ASCII. Sin embargo, los archivos de datos incluidos con el
■ El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto de tutorial no contienen esta información.
datos de DATE.
3 Haga doble clic en NúmTarj. En la lista desplegable de
Tipo, seleccione ASCII. Haga clic en la marca de
verificación verde. Repita estos pasos con el campo
Códigos.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos,
puede comenzar a usar la función FIND( ).
38 ACL en Práctica
Buscar transacciones por número de cliente
ACL en Práctica 39
Capítulo 4: Comenzar el análisis
40 ACL en Práctica
Comprobar los saldos de tarjetas de crédito
El filtro puede contener más de una condición. Ordenación rápida con MontoVencido
Además de los importes de transacción, los importes
1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
de los campos MontoVencido y CargFin pueden
el filtro.
indicar la presencia de problemas vinculados con
el uso de tarjetas de crédito. De acuerdo con lo 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en
establecido en el documento Políticas.doc, MontoVencido y seleccione Ordenación rápida
los usuarios de tarjeta de crédito de Metaphor descendente.
deben pagar sus saldos todos los meses. 3 Desplácese por los registros. Observe que muchos
9 Cambie el filtro a: titulares de tarjetas de crédito tienen cargos por
importes vencidos.
(NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0)
OR (CargFin > 0) Estos procedimientos son ejemplos menores de cómo
Los filtros que se utilizan en esta sesión se pueden ACL puede analizar una gran cantidad de datos.
volver a utilizar desde la lista desplegable en el campo A medida que se familiarice con ACL, es indudable
Filtro. que pensará en nuevas formas de analizar los datos.
10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89.
Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una
nueva tabla o imprimir un reporte.
A continuación decide que desea probar otra Ordenación
rápida para ver las tarjetas de crédito que tienen importes
vencidos.
ACL en Práctica 41
Capítulo 4: Comenzar el análisis
42 ACL en Práctica
C APÍTULO 5
En este capítulo… En los capítulos anteriores, usted trabajó con ACL para familiarizarse con
Determinar los gastos totales los datos y realizó algunos análisis preliminares. Ahora el departamento
por cada código de categoría contable de Metaphor Corporation le solicita información sobre los modelos
Obtener información de de gasto en las transacciones de tarjetas de crédito del mes de abril. Si puede
transacción específica
preparar un plan de análisis útil, le solicitarán que efectúe los análisis de
otros meses.
Una vez que usted haya suministrado la información sobre los modelos
de gasto, es posible que Metaphor economice de diversas maneras:
seleccionando un solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos
masivos o limitando aún más las categorías de transacciones aceptables.
También analizará los gastos por cliente para que Metaphor pueda usar
los resultados, a fin de determinar si se gasta de manera eficaz.
43
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
■ Determinar los gastos totales Resumir los gastos totales por cada código de
categoría
por cada código de categoría
Al resumir los importes de transacción por cada código
Comience su análisis resumiendo el importe total de de categoría de establecimiento, usted podrá ver cuánto
todas las transacciones por cada código de categoría. dinero se gastó en determinadas compañías aéreas
Su objetivo es examinar estos resultados y obtener y cadenas de hoteles. Por su parte, todos los gastos de
ideas para otros análisis. restaurantes se categorizan con un solo código. Algunos
códigos de categoría son específicos mientras que otros
Tareas
son generales.
Resumir los gastos totales por cada código de categoría
Separar las transacciones correspondientes a pasajes aéreos, Resumir los importes de transacción por código de categoría
estadías en hoteles y automóviles de alquiler
1 Abra la tabla Trans_abril.
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular
2 Seleccione Analizar » Resumir. Aparecerá el cuadro
de diálogo Resumir.
44 ACL en Práctica
Determinar los gastos totales por cada código de categoría
ACL en Práctica 45
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresión: 7 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá
el cuadro de diálogo Totalizar. Seleccione el campo
BETWEEN(ALLTRIM(Códigos);"3000";"3750")
Monto. Haga clic en Aceptar.
4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica
que la expresión es válida. Haga clic en Aceptar. ACL muestra el total de todas las transacciones
correspondientes a pasajes aéreos, alojamiento
Si la expresión no es válida, examínela con atención, y automóviles de alquiler. Debe tener un total
en especial las comillas y haga los cambios necesarios. de 47.248,27.
5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo Para facilitar otros análisis de estas transacciones,
Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista puede extraer las transacciones filtradas a una nueva
filtrada que muestra las transacciones con códigos de tabla.
categoría de establecimiento comprendidos entre
3000 y 3750. 8 Seleccione Datos » Extraer datos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Extraer.
9 Asegúrese de seleccionar la opción Registro. Ingrese
Trans_abril_viaje en el campo En. Haga clic en
Aceptar.
Ahora puede realizar otros análisis de estas transacciones
filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado
en pasajes aéreos exclusivamente. Debido a que los
códigos de categoría de establecimiento correspondientes
a los pasajes aéreos están comprendidos entre 3000
y 3299, usted puede usar la función BETWEEN( ) para
buscar valores dentro de ese intervalo.
46 ACL en Práctica
Determinar los gastos totales por cada código de categoría
Aislar los gastos por servicios recreativos en 3 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente
particular expresión:
ACL en Práctica 47
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
48 ACL en Práctica
Generar listas con los importes de cada número de tarjeta
ACL en Práctica 49
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
50 ACL en Práctica
C APÍTULO 6
A NALIZAR TRANSACCIONES 6
En este capítulo… Hasta ahora, realizó una investigación y un análisis preliminares de los datos
Determinar cuáles son las de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuación determinará si los
transacciones inaceptables empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crédito corporativas para
Identificar los empleados que realizar compras no aprobadas o de artículos y servicios específicamente
realizaron transacciones
inaceptables prohibidos.
Generar reportes de los
resultados
51
Capítulo 6: Analizar transacciones
52 ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
El comando Relaciones no combina las tablas físicamente Comprobar si las tablas de códigos contienen
sino que crea una unión virtual entre dos o más tablas. errores obvios
Puede usar los campos de las tablas relacionadas como
si todos los campos formaran parte de la misma tabla. Para poder usar las tablas de códigos con el fin de
Puede crear expresiones con campos de cualquiera de las comprobar las transacciones, verifique si las tablas
tablas relacionadas. Puede agregar campos de una tabla contienen errores obvios. Usará el comando Unir para
relacionada a otra tabla relacionada para poder ver los si las tablas Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables
campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea, tienen códigos en común.
puede extraer algunos o todos los campos de las tablas Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de que
relacionadas a una nueva tabla. los campos clave de las dos tablas son de caracteres
Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla sobre y tienen la misma longitud.
la base de las dos tablas originales, se suele utilizar el
comando Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas Comparar la longitud y el tipo de los campos clave
originales son muy grandes. 1 Abra la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
Para obtener más información sobre los comandos Unir y la ventana Formato de tabla.
Relaciones, seleccione Ayuda » Índice y busque “combinar tablas”.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Códigos es ASCII. La longitud del campo
es igual a la del nombre de campo o a la longitud
del valor más largo del campo, lo que resulte mayor.
3 Cierre la ventana Formato de tabla.
4 Abra la tabla Códigos_aceptables.
5 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Códigos es ASCII pero la longitud es de
50 caracteres.
ACL en Práctica 53
Capítulo 6: Analizar transacciones
54 ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
Determinar si las tablas tienen códigos en común 9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vacía.
1 Abra la tabla Códigos_inaceptables. Si bien usted puede ver que la tabla está vacía, deberá
hacer un recuento para registrar los resultados en el
2 Seleccione Datos » Unir tablas. Aparecerá el cuadro
log de comandos y mantener un seguimiento de
de diálogo Unir.
auditoría.
3 En la lista de Tabla secundaria, seleccione
Códigos_aceptables.
10 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar.
4 Seleccione Sub_códigos_inaceptables como Clave
primaria. Seleccione Sub_códigos_aceptables como Debido a que no hay registros en la tabla
la Clave secundaria. Códigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no
existen códigos en las tablas Códigos_inaceptables
5 Seleccione Sub_códigos_inaceptables y Descripción
y Códigos_aceptables. Las tablas de códigos originales
en la lista Campos primarios. Si existen códigos
no tienen errores obvios de manera que puede utilizarlas
comunes en las dos tablas, podrá ver su descripción.
para su análisis.
6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria.
7 Ingrese Códigos_en_ambas_tablas en el campo
En. Este es el nombre de la nueva tabla que se creará.
ACL en Práctica 55
Capítulo 6: Analizar transacciones
56 ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
ACL en Práctica 57
Capítulo 6: Analizar transacciones
58 ACL en Práctica
Identificar empleados
ACL en Práctica 59
Capítulo 6: Analizar transacciones
Identificar los departamentos de los empleados 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. Ingrese la siguiente expresión:
En primer lugar deberá relacionar cada empleado con su
departamento. SUBSTR(ALLTRIM(Cód_dpto);1;1)
■ La tabla Dpto_compañía contiene los códigos 6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca
y nombres de los departamentos, por ejemplo, de verificación verde.
800000 para el departamento de Consultoría. 7 Cierre la ventana Formato de tabla.
■ La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl, Ahora tiene un nuevo campo computado denominado
que comienza con el primer dígito del código del Cód_dpto_1, que puede agregar a la vista.
departamento.
Al comparar el primer dígito del código de empleado con Agregar el nuevo campo calculado a la vista
el primer dígito del código del departamento, podrá 1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
identificar el departamento al cual pertenece el empleado. encabezado de la columna Cód_dpto. Seleccione
Agregar columnas.
Para efectuar esta comparación, deberá crear un campo
computado en cada tabla que considere el primer dígito 2 Haga doble clic en Cód_dpto_1. Haga clic en
de los valores Cód_dpto. Luego compare este dígito con Aceptar.
el primero del código NroEmpl de la tabla Empleados. El primer dígito de la columna Cód_dpto_1 coincide
con el primer dígito de la columna Cód_dpto.
Comience verificando los tipos de datos de estos campos
en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana Puede quitar la columna Cód_dpto dado que la nueva
Formato de tabla. columna tiene la información pertinente.
3 Haga clic con el botón secundario del ratón en la
Crear un campo computado que contiene el primer dígito columna Cód_dpto y seleccione Eliminar columnas
del campo Cód_dpto
seleccionadas. Haga clic en Eliminar.
1 Abra la tabla Dpto_compañía.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar
campos/expresiones, asegúrese de que el campo
Cód_dpto tiene el tipo de datos ASCII. Cámbielo
si fuera incorrecto.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic
en el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre Cód_dpto_1.
60 ACL en Práctica
Identificar empleados
4 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando se le indique Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compañía
que la guarde.
1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos »
A continuación creará un campo computado en la tabla Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Empleados que utiliza el primer dígito del campo de Relaciones.
número de empleado NroEmpl. 2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Agregar tabla.
Crear un campo computado que muestre el primer dígito
del campo NroEmpl 3 Haga doble clic en Dpto_compañía.
1 Abra la tabla Empleados. 4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados
al campo Cód_dpto_1 de la tabla Dpto_compañía.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá la
ventana Formato de tabla.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en
el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre NroEmpl_1.
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. En el cuadro Expresión, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1)
5 Haga clic en Finalizar.
6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca de
verificación verde. El paso siguiente consiste en agregar la columna
Nombre_dpto a la vista.
7 Cierre la ventana Formato de tabla.
6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
Ahora agregue este campo a la vista. encabezado de la columna NúmTarj y seleccione
8 Haga clic con el botón secundario del ratón en el Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione Agregar columnas.
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo 7 En la lista desplegable De tabla, seleccione
Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1. Dpto_compañía. Haga doble clic en el campo
Haga clic en Aceptar. Dpto_compañía.Nombre_dpto. Haga clic en
Aparecerá la nueva columna NroEmpl_1 en la vista. Aceptar.
ACL en Práctica 61
Capítulo 6: Analizar transacciones
62 ACL en Práctica
Identificar empleados
Crear una lista de empleados Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables
ACL en Práctica 63
Capítulo 6: Analizar transacciones
6 En la lista desplegable De tabla, seleccione Obviamente, no puede suponer de inmediato que los
Dpto_empleados. Agregue los siguientes campos empleados que aparecen en la lista son los responsables
a la lista de Campos seleccionados: de las transacciones inaceptables debido a que es posible
■ Dpto_empleados.Nombre que otra persona haya usado la tarjeta. No obstante,
puede crear un reporte de los resultados y el
■ Dpto_empleados.Apellido departamento correspondiente de Metaphor
■ Dpto_empleados.Nombre_dpto Corporation realizará las investigaciones necesarias.
Haga clic en Aceptar.
7 Organice los campos de la vista de manera que se
visualicen en el siguiente orden:
■ Nombre
■ Apellido
■ Nombre_dpto
■ MONTO
■ DESCRIPCIÓN
■ FECHA_TRANS
■ NÚMTARJ
■ SUB_CÓDIGOS_INACEPTABLES
■ NROCLIEN
Ahora puede ver la lista de empleados cuyas tarjetas de
crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Puede reorganizar y ajustar los campos según sea
necesario para que la vista resulte atractiva.
64 ACL en Práctica
Identificar empleados
ACL en Práctica 65
Capítulo 6: Analizar transacciones
66 ACL en Práctica
Revisión del capítulo
ACL en Práctica 67
Capítulo 6: Analizar transacciones
68 ACL en Práctica
C APÍTULO 7
En este capítulo… Hasta aquí planificó y creó un proyecto, le agregó datos y lo analizó. Basó su
Organizar el proyecto con análisis en las transacciones de tarjeta de crédito del mes de abril de 2003 de
carpetas Metaphor.
Ampliar el proyecto para incluir
las transacciones de mayo Ahora le solicitaron que analice las transacciones del mes de mayo de 2003.
Combinar las transacciones de Desafortunadamente, estas transacciones están en dos archivos separados
mayo en una sola tabla y los datos no son tan claros como los de las transacciones del mes de abril.
Corregir las listas de números Por lo tanto, deberá realizar tareas adicionales para disponer de los datos
de tarjeta y de empleados
en un estado que le permita analizarlos con facilidad. Una vez que haya
corregido los datos de las transacciones, los extraerá a nuevas tablas.
69
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
70 ACL en Práctica
Importar los datos de transacciones de mayo
Importar datos de transacción de mayo de 2003 Editar el formato de las nuevas tablas
El libro Trans_mayo.xls contiene dos hojas de cálculo 1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione
con los datos de las transacciones del mes de mayo de Edición » Formato de tabla. Aparecerá la ventana
2003. Consulte Capítulo 3: “Configurar el proyecto” Formato de tabla.
si tiene dudas sobre la importación de datos. 2 Edite los campos Monto; NúmTarj y Códigos:
■ Haga doble clic en el campo Monto. Seleccione
Importar el libro Trans_mayo.xls de Excel
NUMERIC en la lista desplegable Tipo. Ingrese un
1 Haga clic con el botón secundario del ratón en la 2 en el campo Dec para que el campo Monto tenga
carpeta Mayo 2003. Seleccione Nuevo » Tabla. dos lugares decimales. Seleccione -999999,99 en la
Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Siga lista desplegable Formato. Haga clic en la marca
avanzando por las pantallas del asistente y seleccione de verificación verde.
Trans_mayo.xls. ■ Haga doble clic en el campo Códigos, cambie el
2 Debido a que ACL guarda los datos de cada hoja tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
de cálculo como una tabla separada, será necesario verificación verde.
importar el archivo Trans_mayo.xls una vez por cada ■ Haga doble clic en el campo NúmTarj, cambie el
hoja de cálculo. En la pantalla Origen de los datos, tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
seleccione la primera hoja de cálculo y escriba un verificación verde.
valor en el cuadro Longitud máxima del campo 3 Cierre la ventana Formato de tabla.
Carácter.
4 Seleccione Datos » Verificar y verifique todos los
3 Guarde la tabla como Trans1_mayo. Regrese al paso campos. No debe tener datos no válidos.
1 y guarde la segunda hoja de cálculo como
Trans2_mayo. 5 Repita el mismo procedimiento con la tabla
Trans2_mayo.
ACL en Práctica 71
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Comparar y corregir los formatos de tablas 5 En el cuadro de texto Línea de comando, ingrese
DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato
Para poder combinar las tablas, los valores de Inicio, Tipo de tabla.
y Longitud de cada campo de cada una de las tablas
deben ser exactamente los mismos. Para comparar las
tablas, puede usar DISPLAY en la línea de comando.
72 ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
Tareas
Usar el comando extraer y anexar para combinar las tablas de
transacciones del mes de mayo.
Verificar la tabla combinada.
Comprobar si existen transacciones duplicadas en la tabla.
ACL en Práctica 73
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Combinar las tablas de transacciones del mes 7 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
de mayo Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
Con el método extraer y anexar, usted puede extraer
el archivo Trans1_mayo y crear una nueva tabla. 8 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el
encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
Puede extraer la información de Trans2_mayo los campos en orden secuencial comenzando con
y agregarla al final de la tabla nueva. La tabla nueva NúmTarj. Este orden es exactamente igual al que
contendrá la información combinada de las dos tablas. utilizó con la tabla Trans1_mayo.
Puede utilizar otros métodos para combinar los datos, 9 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
pero el método extraer y anexar es ideal para tablas que 10 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
tienen formatos idénticos.
11 En la ficha Más, seleccione Anexar al archivo
existente.
Usar el método extraer y anexar para combinar dos tablas
12 Haga clic en Aceptar.
1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Datos »
Extraer datos. ACL abre la tabla Trans_mayo_todas. Ahora puede
trabajar con esta tabla en ACL como lo haría con
2 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
cualquier otra tabla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
3 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el
encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
los campos en orden secuencial comenzando con
NúmTarj.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Se extraen todos los campos en el orden indicado.
5 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
Haga clic en Aceptar.
ACL crea una nueva tabla, Trans_mayo_todas,
que contiene los datos de Trans1_mayo.
Ahora anexe los datos de Trans2_mayo a la tabla
Trans_mayo_todas.
6 Abra Trans2_mayo. Seleccione Datos » Extraer
datos.
74 ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
ACL en Práctica 75
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Tareas
Determinar si todos los números de tarjetas tienen exactamente
16 dígitos.
Crear un campo de tarjeta de crédito de 16 dígitos.
Extraer los registros corregidos de tarjetas de crédito a un
nuevo archivo.
Corregir la nueva lista de empleados.
76 ACL en Práctica
Aislar y corregir datos no válidos
Comprobar el formato de los números de tarjetas 4 Cuente el número de registros. Como puede apreciar,
195/200 registros aparecen en la vista, lo que significa
Es necesario determinar cuáles son los números de que 5 registros no cumplen el criterio especificado.
tarjetas de la tabla que presentan un formato no válido.
A tal fin, aplique un filtro al campo NúmTarj que utilice 5 En el cuadro de texto Filtro, agregue NOT al principio
una función anidada compuesta por ALLTRIM( ) de la expresión:
y MAP( ): NOT MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999")
■ ALLTRIM( ) elimina todos los espacios en blanco
a la derecha de cada entrada de número de tarjeta. Presione la tecla ENTER. El operador NOT hace que
ACL muestre las entradas no válidas.
■ MAP( ) evalúa si cada número de tarjeta, sin los
espacios en blanco a la derecha, tiene exactamente 6 Recuente los registros. Debe tener 5/200.
16 dígitos. Los números de tarjetas no válidos contienen guiones
o espacios extraños. En este caso, puede ver de inmediato
Aplicar un filtro para mostrar los números de tarjetas no todas las entradas no válidas, pero en un proyecto grande,
válidos
es posible que no pueda hacerlo.
1 Con la tabla Trans_mayo_todas activa, haga clic en el
botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista.
2 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente expresión
completa en una sola línea:
MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999")
La cadena de dieciséis nueves indica que el filtro
determinará si cada valor NúmTarj tiene 16 dígitos.
3 Haga clic en Aceptar. ACL aplicará el filtro.
ACL en Práctica 77
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
78 ACL en Práctica
Aislar y corregir datos no válidos
Extraer los registros corregidos a una nueva Exportar la tabla combinada de transacciones
tabla a Excel
Como ha creado un campo que sólo contiene números de Usted creó y verificó una tabla que combina las dos tablas
tarjetas válidos, el paso siguiente consiste en extraer los que representan las transacciones de tarjetas de crédito
registros a una nueva tabla. También puede usar esta tabla del mes de mayo de 2003. Es posible que desee tener estos
para realizar otros análisis. datos en formato Excel.
Extraer los registros corregidos a una nueva tabla Exportar la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
a Excel
1 Seleccione Datos » Extraer datos.
1 Con la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer
activa, seleccione Datos » Exportar a otra
campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
aplicación.
seleccionados.
2 Seleccione Campos.
3 Haga clic en Agregar todos. Debido a que NúmTarj
contiene entradas no válidas, no desea incluir ese 3 Seleccione los campos que desea exportar en el orden
campo en la nueva tabla. Elimine el campo NúmTarj en el que desea que aparezcan. Los campos aparecerán
de la lista de Campos seleccionados. Haga clic en en la hoja de cálculo de Excel en este orden, de izquierda
Aceptar. a derecha.
4 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del 4 En la lista desplegable de Exportar como, seleccione
archivo Trans_mayo_todas_NTC_Corregido. Excel.
Haga clic en Aceptar. 5 En el campo En ingrese el nombre del archivo
Trans_mayo_todas_Corregido. Haga clic
ACL abre la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
en Aceptar.
También puede seleccionar la ruta de acceso al archivo.
Si sólo ingresa el nombre, el nuevo archivo se guardará en
la última carpeta que usó para guardar los datos en ACL.
ACL en Práctica 79
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
80 ACL en Práctica
Ideas para otros análisis
■ Ideas para otros análisis ■ ¿Cuáles son los cinco o diez empleados que más
gastaron? ¿A qué clientes le cargaron los gastos?
En este tutorial, usted trabajó con varios ejemplos que le ¿Existe alguna relación entre gastar mucho
permitieron constatar cómo puede realizar análisis con y cargar transacciones no aceptables?
ACL. ¿Qué otros análisis podría realizar con los datos? ■ Determine el total de gasto mensual por
Considere estas preguntas. Es probable que le surjan departamento. Utilice el campo CódDpto
muchas ideas aplicables a su propio trabajo. de la tabla Empleados.
■ ¿Las transacciones tienen códigos de categorías ■ Si un empleado cargó un pasaje aéreo, ¿qué otros
de establecimiento no aceptables? gastos de viaje cargó? Por ejemplo, si un empleado
paga con la tarjeta un pasaje aéreo, es probable
■ ¿Los códigos de categoría de establecimiento que también pague con ella el alojamiento
utilizados guardan relación con las y transporte. ¿Es éste el caso? ¿Cuáles son las
responsabilidades de los titulares de las tarjetas? explicaciones posibles de los patrones que se
■ ¿El titular de una tarjeta repite transacciones a observan?
intervalos regulares con el mismo establecimiento? ■ Si los códigos de los prestadores de servicios de
■ ¿El titular de una tarjeta tiene registradas varias catering y panaderías pertenecieran a la categoría
transacciones en un período breve (por ejemplo, de no aceptables, ¿cuánto dinero se ahorraría?
72 horas) con el mismo establecimiento?
■ ¿El titular de una tarjeta realiza transacciones
los fines de semana o feriados?
■ ¿Un número de transacciones poco común tiene
valores redondeados, como por ejemplo, $1.000,
$200 o $450?
■ ¿Hay contracargos en un número de tarjeta
y cómo se explican?
■ ¿El titular de una tarjeta suele alcanzar o exceder
su límite de crédito?
■ ¿Se observa un aumento repentino de las compras
del titular de una tarjeta?
■ ¿El titular de una tarjeta es responsable de los
gastos de terceros?
ACL en Práctica 81
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
82 ACL en Práctica
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