Professional Documents
Culture Documents
Señores
Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)
Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa del Instituto de Desarrollo
Agrario (IDA) correspondiente al período 2007, y con base en ese examen efectuado observamos
ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y Procedimientos de Contabilidad, los
cuales sometemos a la consideración de ustedes en la Carta de Gerencia número CG1-2007.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede
no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en
particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos
de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración recibida que nos han brindado los funcionarios y
empleados del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), y estamos en la mejor disposición de
ampliar o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo.
“Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por
disposición de su artículo número 8”.
TRABAJO REALIZADO
Los aspectos más importantes revisados fueron los siguientes:
Ambiente de Control
Procedimos a dar lectura a las actas de la Junta Directiva para el período que terminó el 31
diciembre del 2007, estudiamos aspectos relevantes a fin de determinar acuerdos que
pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditoría.
Solicitamos la lista de informes de Auditoría Interna emitidos durante el periodo 2007, esto
con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte de la
aplicación de procedimientos de control interno institucional.
Solicitamos los informes de la Contraloría General de la República.
En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en la conciliación bancaria,
coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta bancario
a la misma fecha de corte.
Inversiones en Valores
Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2007.
Solicitamos confirmaciones de saldos.
Analizamos las cuentas o partidas más importantes que componen este rubro y revisamos la
variación ocurrida durante el período de revisión.
Solicitamos la conciliación del registro auxiliar contable con el inventario físico que se ha
venido realizando.
Solicitamos la conciliación del registro auxiliar de los terrenos en reserva con los datos
oficiales del Registro Público.
Otros Activos
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del período a
fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
CONDICIÓN:
La Institución no cuenta con un local apto para manejar la documentación soporte de sus
transacciones ni una persona encargada de darle orden y mantenimiento, por lo que la
información que respalda las operaciones contables se encuentra deteriorada, con exceso de
humedad, roedores, suciedad e inseguridad en su estructura física.
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
RECOMENDACIÓN:
CONDICIÓN:
El registro auxiliar de activos fijos del Instituto, mantiene registrados activos con antigüedad
superior a 15 años, los cuales no existe una certeza de que existan físicamente o de que los
mismos estén en uso par parte de la Institución. Como ejemplo de ello, la Unidad de Control de
Activos, realizó un levantamiento físico el cual presenta diferencias con dicho auxiliar, en vista
de que no todos los activos fueron determinados físicamente.
CRITERIO:
El registro auxiliar contable, debe reflejar en su saldo la información concerniente a los activos
que efectivamente posee la institución y que se encuentran en uso, excluyendo aquellos activos
dañados, obsoletos, o que ya no se encuentren físicamente.
CAUSA:
No se ha realizado una depuración del registro auxiliar de activos, ya que existen activos con
hasta más de 30 años de antigüedad, que no han sido excluidos oportunamente de dicho
registro.
EFECTO:
No se tiene una certeza razonable del saldo de los activos fijo que efectivamente posee la
institución y que se encuentren en uso.
RECOMENDACIÓN:
Realizar una depuración del registro auxiliar contable, con el fin de que el mismo refleje el
saldo razonable de los activos fijos de la entidad y asi mismo este sirva como una herramienta
para el control de los activos.
CONDICIÓN:
En la oficina de la subregión de Cañas existen activos en mal estado que no han sido
desechados y se encuentran incluidos en los registros contables.
CRITERIO:
CAUSA:
Las regionales y subregionales realizan intercambio de activos entre ellos y solo le envían copia
a oficinas centrales y no en todas las ocasiones, asimismo no se informa oportunamente sobre
los activos que están fuera de uso.
EFECTO:
RECOMENDACIÓN:
Realizar un inventario físico para obtener un conocimiento exacto de cuanto es el activo listo
para desechar o destruir, posterior a esto solicitar a oficinas centrales un aval para que el
asesor legal de la región prepare el acta de destrucción y realice el trámite necesario. Además
es conveniente realizar inventarios dos veces por año para que el control de activos se
encuentre actualizado.
CONDICIÓN:
CRITERIO:
CAUSA:
No se tiene un control confiable de los activos ya que no se sabe cuándo fue la última vez que
estos fueron inventariados. Se nos dijo que el director regional comentaría este tema con
nosotros pero no se hizo presente.
EFECTO:
RECOMENDACIÓN:
La administración debe hacer una actualización del control de activos mediante un inventario
que de una certeza de cuales son los activos que realmente se encuentra asignados a la oficina
regional.
CONDICIÓN:
Al realizar el arqueo de caja chica en la oficina subregional de San Carlos se determinó que
existía un faltante de ¢30.000 ya que no se utilizó un vale o comprobante para justificar el
dinero que se utilizó para la compra de combustible, por lo que en el momento del arqueo no
estaba documentado.
CRITERIO:
Es deber de los funcionarios responsables de los fondos rotatorios y caja chica cumplir con el
reglamento de caja chica específicamente el artículo 16.
CAUSA:
No teníamos ningún comprobante firmado por un funcionario que nos indicara que el dinero
que faltaba en caja efectivamente había sido entregado para compra de combustible.
EFECTO:
El manejo de los comprobantes justificantes para el fondo de caja chica es obligatorio según el
reglamento de operación de fondos, por lo que esta práctica corresponde a un incumplimiento
de lo establecido en el reglamento de caja chica en el artículo 16.
RECOMENDACIÓN:
Velar por el adecuado manejo de la caja chica así como del cumplimiento del reglamento de
caja chica y tener cuidado especial con el consecutivo de los vales ya que todo egreso en este
fondo debe estar respaldado por un comprobante.
RECOMENDACIÓN:
Girar las instrucciones para identificar cuales fincas presentan estas condiciones, y evaluar el efecto
que esto pueda tener en el valor de las mismas registrado en los estados financieros. Así mismo,
determinar la necesidad de reclasificar dichas propiedades a una cuenta distinta a la de terrenos en
reserva, en vista de que los mismos ya no serán usados para programas de asentamientos, por lo que
su propósito difiere de los terrenos registrados en esta partida.
En los registros contables se encuentra asignado a la Región Central un fondo de FAO el cual
fue sustraído en el 2001 y aun no ha sido retirado como fondo de la dirección.
La administración ha realizado los trámites para retirar la asignación de este fondo ya que fue
sustraído desde el 2001 sin embargo en oficinas centrales no le han dado una solución a dicho
problema.
RECOMENDACIÓN:
Realizar las gestiones necesarias para hacer el ajuste contable y pasar por perdida el antes
citado fondo que es por un monto de ¢446 868.
En
Pendiente Proceso Corregido
CONDICIÓN:
Total ¢ 206.913.336
CONDICIÓN:
En
Pendiente Proceso Corregido
CONDICION:
CONDICION:
X
No existe un análisis de antigüedad de saldos para las cuentas
“Documentos por Cobrar IDA” y “Préstamos por Cobrar Caja
Agraria”. Por esta razón el saldo de la estimación por incobrables,
que al 31 de diciembre del 2006 asciende a ¢156.070.968, no se
encuentra actualizado.
CONDICION:
En
Pendiente Proceso Corregido
PÚBLICO
CONDICIÓN:
CONDICIÓN:
X
El Departamento Administrativo no cuenta con una conciliación de los
inventarios físicos de activos realizados por la Unidad de Control de
Activos con el registro auxiliar contable de la cuenta “propiedad, planta y
equipo”.
CONDICIÓN: X
CONDICIÓN:
En
Pendiente Proceso Corregido
acreedores” incluye un rubro denominado “Parceleros Varios Períodos
Anteriores” por un monto de ¢6.616.232. No se nos suministró el
registro auxiliar que conforma este monto acumulado al 31 de diciembre
del 2006.
CONDICIÓN:
CONDICIÓN:
CONDICION:
CONDICIÓN:
CONDICION:
CONDICIÓN:
X
En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen se
encontraron que los expedientes de asentamientos no cuentan con número
de folio consecutivo.
HALLAZGO 3: DOCUMENTACION SOPORTE DE LOS X
EXPEDIENTES SE ENCUENTRA
INCOMPLETA O INEXISTENTE.
CONDICIÓN: X
CONDICIÓN:
X
Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional
comprobamos que los vales utilizados no poseen numeración consecutiva.
CONDICION:
X
Al realizar un muestreo selectivo de activos se determinó que la impresora
matriz de punto con número de placa 596 que según el listado de activos
suministrado por la administración de la Dirección Regional Huetar Norte
se encuentra asignada a esta oficina, fue enviada a la sub-regional de
Guatuso, sin embargo no se elaboró el respectivo formulario de traslado
que mantiene y exige elaborar la administración del IDA.
CONDICIÓN:
CONDICIÓN:
CONDICIÓN: