Organización y Sistemas Contable Encuentro # 1 UCC-León

Sistema contable
I. Introducción

La actividad económica de las empresas, se realiza mediante transacciones de objetos económicos entre
los distintos sujetos que intervienen en ella, y se concreta en la producción, intercambio y consumo de
bienes, servicios, derechos y obligaciones. Las interrelaciones entre los citados sujetos son cada vez más
complejas y tienen lugar en un entorno económico determinado que, en los países social y económicamente
más avanzados, se caracteriza porque el marco en el que operan las unidades económicas responde al
modelo de economía social de mercado, lo que supone: la propiedad privada de los medios de producción,
tomas de decisiones económicas constantes y dispersas y el ánimo de lucro como principal motor de las
decisiones a tomar; aunque la responsabilidad social impone a las unidades económicas ciertas
restricciones a la libertad de mercado descrita.

El predominio de la propiedad privada de los medios de producción no impide una presencia

significativa del Estado en algunas actividades como las educativas, culturales, asistenciales o de orden
público, sin que ello suponga una planificación económica centralizada. Cada empresa es libre de
decidir qué es lo que va a producir, a vender, a qué precio y cómo va a distribuir las rentas obtenidas.

La obtención de beneficio (lucro) es el principal objetivo de la actividad empresarial, junto con otros
objetivos complementarios como el crecimiento, la expansión de negocio, la maximización de ingresos,
etc. En paralelo a las empresas de negocio, coexisten otras entidades sin ánimo de lucro, como las
fundaciones, asociaciones y entes similares, y las administraciones públicas que persiguen objetivos
sociales.

La actividad económica se realiza dentro de un ambiente de incertidumbre, por lo que se desconoce

con exactitud la evolución de las variables económicas más significativas (demanda, precios, tipos de
interés), ignorando la empresa las consecuencias de sus decisiones.

La actividad empresarial la pueden realizar personas naturales o jurídicas. Los objetos económicos se
identifican con los distintos bienes, servicios, derechos y obligaciones susceptibles de intercambio.

El cada vez más complicado entramado de la actividad económica, junto con las características del
entorno descrito, hacen necesaria la máxima transparencia en las actuaciones empresariales, y cada
vez son más los estamentos sociales interesados en su conocimiento: Estado, propietarios del capital,
administradores, acreedores, trabajadores, consumidores, etc. La adopción de decisiones racionales
por parte de cada uno de estos estamentos hace necesario disponer de información pertinente sobre
la situación económica y financiera de las empresas y su posible evolución. Es a la contabilidad a la
que corresponde la elaboración y transmisión de esta información a través de sus propios métodos y
procedimientos.

Dentro de este entorno, el propósito primario de la contabilidad es precisamente el señalado: Elaborar

y comunicar información económico-financiera adecuada para reducir la incertidumbre relacionada con
el proceso de toma de decisiones.

El sujeto principal de toda actividad económica es el hombre, bien de forma individual o como integrante
de un colectivo. Son sujetos económicos las personas y agrupaciones de personas que desarrollan una
actividad económica. La distinta naturaleza de las actividades económicas nos lleva a una primera
distinción entre los sujetos o unidades económicas que las realizan, distinguiendo entre unidades
económicas de producción y unidades económicas de consumo:

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Distinción entre unidades económicas de producción y de consumo

Empresa privadas Familias, grupo de personas, o
individual
Sector privado
Entidades productivas de Entidades sin ánimo de lucro
economía social
Sector publico Empresa o instituciones Administración pública
publicas

a) Las unidades económicas de producción, denominadas comúnmente empresas, tienen como

finalidad la producción y/o distribución de bienes y servicios. En cuanto a la propiedad de los medios
de producción, se distingue entre:

• Empresas privadas, que son las entidades creadas por iniciativa de una o varias personas que
ponen en común capital y trabajo para desarrollar su actividad, con el propósito de retribuir a todos
los factores productivos.

• Empresas públicas, que son entidades cuyo capital está mayoritariamente controlado por el Estado
u otros organismos públicos.

b) Las unidades económicas de consumo son las destinatarias finales de los bienes y servicios
producidos por las empresas, siendo los integrantes de las familias los consumidores por excelencia.
Entre las unidades económicas de consumo, también se encuadran las administraciones públicas, los
distintos organismos dependientes de ellas y las entidades sin ánimo de lucro.

Las empresas del sector privado, en cuanto unidades económicas de producción que proporcionan
bienes y servicios al mercado en función de la demanda, serán el objeto prioritario de este texto, aunque
el sistema de información contable permite procesar los datos relativos a cualquier ente económico,
sea unidad de consumo o producción, público o privado, persona física o jurídica.

1. Sistemas de información en la empresa:

La toma de decisiones por parte de los sujetos económicos requiere disponer de datos relevantes
acerca de los hechos sobre los que hay que decidir. Y aunque no cabe duda de que pueden tomarse
decisiones, a veces afortunadas, con la mera intuición, no es menos cierto que para una realidad
económica concreta, las posibilidades de tomar decisiones racionales serán mayores si se posee una
información fiable y relevante sobre dicha realidad.

La información es un recurso esencial para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones

empresariales, y para que dicha información sea utilizada correctamente, se hace necesario diseñar un
sistema que transforme la multitud de datos que genera la actividad económica de la empresa en
información útil para la toma de decisiones.

En los momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema informativo más eficaz y útil
para elaborar y comunicar información de naturaleza económico-financiera acerca de la actividad
económica de las empresas.

Sistema: Es el conjunto de métodos y procedimientos que interactúan entre sí para desarrollar una
función común dentro de una empresa.

Contabilidad: “Es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios
que lleva a cabo una organización para producir información cuantitativa en forma comprensible y
ordenada.”

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Sistemas de Contabilidad: Son sistemas que apoyan al proceso de las actividades mercantiles que
obtienen como producto final, la presentación de estados financieros. Un sistema contable se integra
de métodos, procedimientos, políticas y recursos utilizados por una entidad para seguir el proceso de
las actividades financieras y resumirlas en forma útil y comprensible con el objetivo de servir de base
para quienes toman las decisiones. El sistema de contabilidad es el que provee información financiera
útil, aplicando procedimientos de control interno para asegurar la confiabilidad de los datos, por medio
de estados financieros que son utilizados por la administración, los propietarios, los acreedores y
demás usuarios internos y o externos.

2. Sistemas de información contable:

Existe una clara relación entre el entorno económico en que se desenvuelve la empresa y el sistema de
información contable que se aplica. Ahora bien, como los rasgos del entorno económico históricamente no
han sido siempre idénticos, ni lo son actualmente en todos los países, tampoco existe un único sistema de
información contable. Cada sistema contable define conceptos coherentes con el entorno económico en que
se desarrolla.

Históricamente los sistemas contables han experimentado una notable evolución desde las primeras
concepciones basadas en el control del patrimonio, hasta los más actuales sistemas de predicción. Desde
la óptica de los sistemas más clásicos, la misión de la contabilidad era el establecimiento de
responsabilidades surgidas de la administración de un patrimonio ajeno; la “rendición de cuentas” del gestor
al propietario era el principal objeto de la contabilidad. Bajo esta consideración, los aspectos registrales y
de control constituían el fundamento de la disciplina.

En los sistemas más avanzados la contabilidad es una disciplina económica cuyo principal objetivo es
elaborar y comunicar información útil para la toma de decisiones de los usuarios de la misma. La
información versará sobre aspectos básicos de la realidad económico-financiera de la empresa, tales
como la composición del patrimonio y su evolución a lo largo del tiempo, los resultados obtenidos con
la actividad desarrollada y servirá de base para predecir la evolución futura. Podemos decir que los
sistemas de información contable han evolucionado con el tiempo, pasando de un sistema de control a
un sistema de predicción.

Un sistema contable deberá garantizar la relevancia y fiabilidad de la información que elabora y

transmite, empleando métodos precisos de medición, organización y distribución de la información,
usando para ello un lenguaje técnico específico. El proceso de transformación de datos en información
útil para la toma de decisiones, se puede esquematizar en las etapas recogidas en la Figura siguiente :

 Recogida y selección de los datos relevantes para el sistema. Implica la identificación y

selección de los acontecimientos económicos que tengan interés para el sistema contable. Estos
datos generalmente están materializados en una serie de documentos tales como facturas, recibos,
cuentas bancarias, escrituras de propiedad.

 Medición y valoración. Es decir, la cuantificación en unidades monetarias de los datos que entran
en el sistema. A veces para efectuar esta valoración es necesario el establecimiento de una serie
de estimaciones e hipótesis, no exentas de cierta subjetividad.
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 Registro. Esto es, la representación sistemática de los hechos contables ya cuantificados. El

registro puede realizarse por medios manuales mecánicos o electrónicos. El método de registro
universalmente aceptado es el denominado partida doble. En las últimas décadas del siglo XX, la
contabilidad ha ampliado notablemente su campo de actuación, habiendo abandonado el registro manual
de los datos para formar parte de un sistema integrado de información empresarial, aunque el soporte
informático de los datos no ha supuesto alteración en los fundamentos conceptuales, que básicamente
siguen siendo los mismos.

 Resumen y comunicación de la información procesada. Al final de cada periodo se resumirá la

información registrada, elaborándose unos documentos denominados estados contables, de los que se
informará a los interesados en dicha información. La periodicidad de estos informes puede ser mensual,
trimestral, anual... La normativa legal vigente exige que anualmente se elaboren y publiquen los estados
contables, denominados en este caso cuentas anuales.

 Toma de decisiones. La información cuantitativa y cualitativa sintetizada en los estados contables o

estados financieros, que se obtiene al final del proceso contable, tiene como destinatarios finales a unos
usuarios potenciales que la utilizarán para permitirles juicios y toma de decisiones documentadas. De
esta forma, la información procedente de la empresa puede ser utilizada, por ejemplo, por los gestores,
los inversores o los acreedores, para tomar decisiones de gestión, inversión o financiación.

3. Usuarios de la información contable:

La información contable elaborada y publicada por la empresa, tiene unos potenciales destinatarios o
usuarios, que son aquellos sujetos cuyos intereses pueden verse afectados por la actividad de la
entidad informativa. Los usuarios de la información contable son importantes protagonistas del
proceso contable, ya que sus necesidades condicionan los objetivos y requisitos del sistema contable.

Aunque son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los usuarios de la información contable,
la más generalizada es la que distingue entre usuarios externos y usuarios internos.

Usuarios externos. Formado por un grupo de personas que no tienen responsabilidades directas en
la gestión de la empresa, aunque sí un interés justificado en la misma. Al ser un grupo muy numeroso,
pueden clasificarse con distintos criterios, resulta interesante la distinción entre los usuarios que tienen
una relación contractual con la empresa (Inversores (accionistas), Prestamistas, Empleados,
Proveedores, Clientes) y los usuarios que no la tienen. Inversores potenciales, Acreedores potenciales,
Administración pública, Empresas competidoras, Sindicatos, Público en general)

La contabilidad es un sistema de información que permite tomar decisiones a personas interesadas en

la empresa para comprar, vender o mantener acciones, prestar dinero, recabar impuestos, conceder
subvenciones, establecer relaciones comerciales o laborales, etc.

Usuarios internos. Dentro de este grupo estarían aquellos usuarios con capacidad para tomar
decisiones relativas a la gestión de la empresa, es decir, los directivos y responsables de la gestión,
que utilizan la información contable para estimar el resultado de las operaciones y llevar a cabo tareas
de planificación y control. Por ejemplo, conocer la estructura de los costes de los productos o servicios
para introducirlos o retirarlos del mercado es una típica información interna; también lo son las
decisiones sobre la expansión o reducción del tamaño de la entidad o el establecimiento de los precios
de venta de los productos.