SOLUCIÓN TALLER N°4

MICHAEL STIVEN DEVIA RIVERA

UNIVERSIDAD REMINGTÓN

IBAGUE

2017
REFLEXION

El impacto de los Sistemas de información empresarial en las organizaciones,

tienen un gran impacto positivo ya que es por medio de este sistema es donde se
da una mejora en procesos operativos, además tiene esa parte organizativa que
ayuda a una mayor eficacia y eficiencia, este sistema de información ayuda a toda
la parte contabilidad, producción, compras, ventas, clientes, servicios, marketing
con este sistema permite controlar, administrar información pertinente para un buen
manejo de esta organización en donde su implantación logra ventajas competitivas
o reducir la ventaja de los rivales entre otros, este sistema se puede decir que es el
corazón de la organización porque con este se tiene en cuenta las decisiones a
tomar según la información pertinente.

1. Sistemas ERP

a. ¿Qué es un ERP (Enterprise Resource Planning) – Sistema de Planificación

de Recursos Empresariales?

Se puede definir como un sistema integrado que incluye los procesos y datos de un
gran número de unidades organizativas y funciones de una empresa, también como
un conjunto de sistemas de información que ayuda y permite gestionar, controlar de
mejor manera posible los recursos, procesos y operaciones de una empresa o
negocio (ayuda a integrar todas las actividades de la empresa).

b. ¿Cómo funciona un ERP?

Este se organiza por medio de módulos, los cuales se conectan a distintas bases
de datos y comienza a funcionar según las necesidades de cada empresa, se puede
decir que hay 2 tipos de ERP: los de propietario que son hechas por empresas con
fines de lucro que venden sus software a un elevado costo ya que estos necesitan
de una licencia para entrar en funcionamiento y el segundo tipo es código abierto
estos son de comunidades de programadores sin fines de lucro, pero se necesita
de una persona capacitada que lo maneje, además también podemos observar que
puede distinguir el sistema genérico que puede ser empleado por cualquier empresa
y en diferentes sectores, Pre-parametrizados su implantación es adaptado al sector
en el que opera la empresa o a su necesidad, y por ultimo Individualizados o a
medida que se personaliza según las características de una compañía concreta.

c. ¿Qué ventajas trae para la compañía su implementación?

En primer lugar, un cambio cultural en la empresa, segundo un cambio en los

procesos de negocio, tercero un cambio en la disciplina de trabajo, y por ultimo un
cambio en la organización que permiten tener otro pensamiento más adecuado y
productivo para la empresa que contribuye a una mejoría para esta, en donde trae
consigo muchos beneficios a la empresa.

d. ¿Cuáles son los módulos que componen un sistema de información y

clasifíquelos según su categoría?

A continuación se nombrara los siguientes módulos que componen un sistema de

información que establece una división de roles impuesta por una organización, en
donde se colocaran según su jerarquía desde arriba hacia abajo, en primer lugar
está el Nivel Estratégico este consta de los directivos, segundo Nivel Administrativo
se puede hablar de gerentes de nivel medio, tercero Nivel del conocimiento en
donde están los trabajadores de conocimiento y de datos, y por ultimo está el Nivel
operativo se encuentran los gerentes operativos, toda esta jerarquización cumple
su labor, para que cada uno de estos tenga una función que ayude a la organización.

e. ¿Cuál sería el proceso que se tendría que llevar a cabo para implementar el
ERP?

En primer lugar hay que tener en cuenta que hay que tener un contrato firmado con
una empresa o una compañía, en la cual determine las condiciones del ERP, ya
teniendo esto claro se comenzara la implementación teniendo en cuenta que se
deberá tener una estrategia elegida para iniciarse, esta estrategia dependerá si es
fácil o se convierte en una estrategia arriesgada para este proceso, además este
proceso puede resultar relativamente sencilla cuando la organización tiene una
estructura simple u opera en pocas zonas geográficas, por ultimo me parece
importante tener en cuenta que para iniciar todo esto, es necesario conocer el
alcance del proceso.
f. ¿Cuáles serían las ventajas y desventajas que traería para la compañía el
implementar el ERP?

Ventajas

• Capital humano

• Comunicación fluida

• Líder comprometido

• Uniformizar procesos

• Solución inmediata a problemas

• Asesoría externa

Desventajas

• Visión poco clara del negocio

• Deficiente comunicación

• Deficiente asignación de prioridades

• Mal manejo del proyecto

• Sub o sobre estimación del ERP

2. Sistemas CRM Para fortalecer las relaciones con los clientes,

proporcionarles un mejor servicio y en consecuencia incrementar las ventas,
es necesario implementar un CRM (Customer Relationship Management) -
Administración Basada en la Relación con los Clientes en una empresa. En
consecuencia, responda los siguientes interrogantes:

a. Para qué sirve un CRM

El CRM sirve como medio de gestionar la relación con los clientes, en donde se
tiene en cuenta los datos de este para que empresas u organizaciones puedan
hacer mejor su trabajo, sirve también como una estrategia de negocios enfocada a
maximizar el valor de los clientes, teniendo en cuenta que este valora un nivel de
cada cliente en donde ayuda a la captación, retención, lealtad y rentabilidad.

b. Que funciones y módulos se pueden integrar

se puede decir que los siguientes módulos se integran y se automatizaran en los

siguientes elementos, la fuerza de ventas, los procesos de marketing y la atención
al cliente, esta integración se consigue gracias a la aplicación de la tecnología sobre
la información que posee el cliente, mejorando así el conocimiento del negocio.

c. Qué beneficios traería para la compañía.

En primer lugar, hay que tener en cuenta que una empresa debe de tener una
interacción con sus clientes, debe tener un registro de quienes utilizan mas sus
servicios, es allí donde los beneficios que traería el CRM para la compañía son de
gran importancia, los sistemas son armas poderosas para obtener esa información
necesaria para conocer al cliente, entenderlo y ofrecerlo lo que necesita, cuando el
cliente consigue lo que necesita es una satisfacción con la compañía ya que este
va a seguir utilizando este servicio, además estos buenos servicios sirven de
referencia para otro posible cliente, ayuda a generar más ingresos, rentabilidad,
desarrolla mejor su negocio, esto permite que los procesos de negocios sean más
eficientes y el uso de tecnologías sea de menor costo

d. Indique qué tipos de CRM se podrían implementar.

Se puede hablar de tres tipos del CMR:

CRM OPERATIVO: en esta podemos diferenciar dos elementos, el primero: Front

Office que se caracteriza por la gestión del marketing y ventas, así como de la
atención al cliente, y la segunda Back Office que se caracteriza por centrarse en
funciones de contabilidad y finanzas.
CRM ANALÍTICO: este utiliza el modelo de negocio Business Inteligence, está
integrado por un almacén de datos y explotación de datos para conocer el
comportamiento del cliente.

CRM COLABORATIVO: se caracteriza porque es el encargado de la interacción, a

través de diferentes canales de comunicación, entre la empresa y el cliente.

3. Sistemas BSC

a. ¿Considera necesario la implementación de un BSC (Balanced Scorecard)

para que una empresa alcance la visión y los objetivos propuestos?
argumente su respuesta.

Si me parece necesario ya que el BSC es una herramienta muy útil en el proceso

de planeación estratégica que permite describir y comunicar una estrategia de forma
coherente y clara, además el BSC tiene como objetivo convertir la estrategia de una
empresa en acción y resultado teniendo en cuenta la siguiente lineación: financiera,
clientes, procesos internos como el aprendizaje y el crecimiento de esta, por ultimo
me parece importante destacar que este sistema consiste en traducir la misión y la
estrategia global de la empresa en objetivos concretos que es de gran ayuda a la
empresa.

b. ¿Qué estrategias consideraría para implementar este sistema?

En primer lugar, me parece importante las cinco estrategias para la implementación

del sistema del BSC son de gran importancia ya que cada una de estas estrategias
tienen un elemento que contribuye a la empresa a tener una mayor competitividad
y al crecimiento de esta, por consiguiente nombrare las cinco estrategias que
ayudan a la implementación de este sistema:

Creación sostenible de valor, el BSC facilita la creación sostenible de valor al

establecer la visión a corto, mediano y largo plazo. Un elemento clave es el
establecimiento de los objetivos estratégicos en las cuatro perspectivas.

Crecimiento, la sostenibilidad a largo plazo se fundamenta más en incrementar los

ingresos y el posicionamiento frente a los clientes, y no únicamente en recortar
costos e incrementar la productividad. Para lograr el crecimiento se requiere que
con los productos y servicios que se ofrecen, genere clientes satisfechos de tal
manera que se traduzca en incremento en los ingresos y por ende contribuya al
crecimiento.

Alineación, permite alinear todos los recursos (humanos, materiales, financieros,

entre otros) hacia la estrategia, permeando así la misión de la organización a los
diferentes niveles organizacionales.

Hacer que la estrategia sea el trabajo de todos, el BSC permite de una manera
estructurada comunicar la estrategia hacia todos los niveles y convertirla en
elementos clave de la actuación diaria mediante la creación de tableros de mando
para cada departamento, equipos e incluso personas.

Cambio, el BSC es una metodología clave para formular y comunicar una nueva
estrategia para un entorno más competitivo. Las personas participan del proceso de
definición de objetivos, indicadores, metas y proyectos, de forma que los cambios
de la estrategia se deberán asumirse como propios y no por imposición.

4. Sistemas de Gestión de Calidad.

a. ¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad?

Se puede definir como un conjunto de acciones o herramientas como planear,

ejecutar y controlar las actividades que permitan desarrollar la misión, en donde a
través de la prestación de servicios con una altos estándares de calidad permitan y
ayuden a una buena gestión, estas mediciones se pueden ver por medio de la
buenas prácticas y satisfacciones de los usuarios con este proceso.

b. Identifique y explique la importancia de tener en una empresa la

implementación de un Sistema de Gestión Documental, SGD.

En primer lugar, me parece de gran importancia ya que un sistema de Gestión

Documental ya que todos los documentos de la empresa están centrados y
organizados, hoy en día las empresas manejan mucho documento e información,
pero por medio de un SGD eficiente permite un fácil almacenamiento y búsqueda
rápida, junto con instalaciones de recuperaciones eficientes, esto permite a la
empresa tener un mayor control sobre su información, sin dejar a la zar estos
documentos o información que se le puede perder o borrar, se evita la pérdida de
tiempo, ahorro de costes a la empresa, recuperación de documentos entre otros,
con este sistema tiene una mejora en la eficacia y la eficiencia con el manejo de la
información.

c. ¿Qué criterios se deben tener en cuenta para su implementación?

Los criterios que se van a tener en cuenta en la implementación de un SGD se

nombraran a continuación: primero Entrada de documentos en el Sistema este debe
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores,
segundo Indexación de documentos en el Sistema debe Permitir indexación manual
o automática, realizar resúmenes automáticos y conocer los distintos criterios de
indexación, tercero Almacenamiento de documentos debe de tener una capacidad
de almacenar documentos digitales, además que Permita seguir una estructura
jerarquizada de Almacenamiento entre otros, cuarto Búsqueda de documentos
Debe contar con un motor de búsqueda eficiente Las búsquedas deben poder
almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet, Debe soportar gran número de
búsquedas simultáneas, quinto Visualización de documentos esta Permite
realizarse a través de navegador web, sexto Modificación de documentos esta
Permite controlar las versiones de un documento, séptimo Difusión de documentos
permite el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos
en distintos soportes y formas, y por ultimo Integración con los demás sistemas
tecnológicos de la entidad se debe tener en cuenta que el Sistema de Gestión
Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización,
servidores y sistemas operativos.

d. ¿Cuáles son sus Ventajas y Desventajas?

Ventajas: obtiene más sencillez y accesibilidad de una forma rápida y organizada

de la información de la empresa, además es más segura contra la perdida de
documentos, ahorra tiempo y espacio físico, ayuda a la productividad de la empresa
ya que la información es de rápido acceso.
Desventajas: las desventajas que puede tener el SGD se pueden evidenciar dos:
el alto coste de la implementación de este sistema, y la segunda a la hora de la
implementación del sistema, ya que si es demasiada información se puede demorar
la introducción de estos documentos o información.