Charla Virtual

Gestion de compras para

conformidad de productos y
servicios

Presentado por:
Nelson Pinzón
Profesional de Educación ICONTEC
 CONTROL DE LOS PROCESOS,
PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

UNIDADES DE APRENDIZAJE CONTENIDO DEL CURSO

PLANIFICACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS  IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA
SUMINISTROS PARA UNA ADECUADA EMPRESA Y EN EL SGC.
IMPLEMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE  RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA
GESTION. OPERACIÓN DEL NEGOCIO.
 GESTIÓN DE LAS COMPRAS COMO UN
PROCESO.
NORMAS APLIABLES  IMPORTANCIA DE LA RELACIÓN CON LOS
DURACIÓN PROVEEDORES
1 HORA NTC-ISO 9001:2015
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.1 GENERALIDADES

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y

servicios suministrados externamente son conformes a los
requisitos.

La organización debe determinar los controles a aplicar a los

procesos, productos y servicios suministrados externamente
cuando:
a) los productos y servicios de proveedores externos están
destinados a incorporarse dentro de los propios productos y
servicios de la organización;

b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los

clientes por proveedores externos en nombre de la
organización;

c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un

proveedor externo como resultado de una decisión de la
organización.
CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
GENERALIDADES

Los procesos de gestion de la calidad relacionados con los

procesos y servicios suministrados externamente y
relación con los suministradores se podrían agrupar en:

 Procesos de gestion de productos y servicios

suministrados externamente constituido básicamente de
los siguientes subprocesos:
 Gestion de solicitudes de adquisición y oferta
 Recepción de pedidos, servicios y materiales
 Gestion de no conformidades e incidentes asociados a
productos y servicio suministrados Externamente .

 Procesos relacionados con los proveedores formado por

los subprocesos:
 Selección de proveedores
 Evaluación de proveedores
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA
EMPRESA Y EN EL SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
Los resultados económicos de la
empresa

Calidad del producto final

Alta influencia sobre:

Cumplimiento de los requisitos del cliente

Capacidad de producción y/o prestación

del servicio
 LA CADENA DE SUMINISTRO

GIL
FRA

IBA
ARR
LADO
ESTE

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

 OBJETIVOS DE LA GESTION DE LAS COMPRAS

 Previsión de necesidades
 Precios de compra
 Plazos de entrega
 Cumplimiento de especificaciones
 Rotación de las existencias
 Evitar el riesgo de obsolescencia
 Fuentes alternativas de suministro
 Contratos de compra
 Relaciones favorables con los proveedores
 Formación del personal
 Registro de la información
 Integración con las demás áreas de la empresa
 RESPONSABILIDADES DE LA GESTION DE LAS COMPRAS
Actividades desarrolladas dentro del ciclo de calidad del producto/servicio con el
objeto de poner a disposición de la empresa los recursos necesarios para su
actividad, de acuerdo con sus diferentes necesidades.

Como responsable del proceso de Como cliente interno

compras Cerciorarse de:
Participa en:

• Estrategia de compra. • Programación de las actividades vs.

Necesidades.
• Documentos de compra apropiados.
• Administración necesidades de
• Seguimiento de los contratos. materiales/existencias.

• Tratamiento de discrepancias. • Ayudar al cumplimiento de las estrategias de

compras.
• Establecer canales de comunicación
apropiados con el proveedor. • La eficacia de compras como proceso del
Ssistema de Gestión de calidad.
EL PROCESO DE COMPRAS
 EL PROCESO DE COMPRAS

OBJETIVO

ASEGURAR QUE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

CUENTEN CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA
LLEVAR A CABO SU OPERACION

Cumplimiento de especificaciones
Oportunidad
Condiciones económicas favorables
Cantidades requeridas
 EL PROCESO DE COMPRAS

8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios

suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la
organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente
a sus clientes.

La organización debe:

a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen

dentro del control de su sistema de gestión de la calidad;

b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que
pretende aplicar a las salidas resultantes;
 EL PROCESO DE COMPRAS

8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

c) tener en consideración:
1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados
externamente en la capacidad de la organización de cumplir
regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables;

2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;

d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse

de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente
cumplen los requisitos.
 EL PROCESO DE COMPRAS

ACTIVIDADES PRIMORDIALES
1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.
2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)
 EL PROCESO DE COMPRAS
Solicitud de
Necesidad de
compra
compra

Solicitud Rechazada
Aceptación

Requisitos de compra
Ofertas
Proveedores Contrato/Licitación

Seguimiento Conclusión
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.3 Información para los proveedores externos:
La organización debe asegurarse de la adecuación de los
requisitos antes de su comunicación al proveedor externo.

La organización debe comunicar a los proveedores externos

sus requisitos para:

a) los procesos, productos y servicios a proporcionar;

b) la aprobación de:
1) productos y servicios;
2) métodos, procesos y equipos;
3) la liberación de productos y servicios;
c) la competencia, incluyendo cualquier calificación
requerida de las personas;
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.3 Información para los proveedores externos:
d) las interacciones del proveedor externo con la
organización;
e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor
externo a aplicar por parte de la organización;
f) las actividades de verificación o validación que la
organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las
instalaciones del proveedor externo.
 CONTROLES A LOS PROVEEDORES EXTERNOS
GESTION ACTIVIDAD
1. Identificar procesos, productos y servicios
suministrados externamente: Proveedores externos
2. Evaluar el impacto de los proveedores en las
PLANEAR actividades de la organización
3. Diagnóstico de condiciones actuales de selección
4. Seleccionar métodos de control operacional
5. Comunicar y sensibilizar sobre nuevos controles
HACER
6. Implementar controles operacionales
7. Seguimiento a la implementación y eficacia de los
VERIFICAR
controles operacionales
ACTUAR 8. Mejoramiento de la gestión de los proveedores
 IMPLEMENTACION DE CONTROLES
OPERACIONALES A LOS PROVEEDORES EXTERNOS

• Exigencia de elementos de protección personal

• Exigencia de aportes al sistema general de seguridad social
• Exigencia de cumplimiento de manual de selección de proveedores definido
por la organización.
• Evaluación cumplimiento de requisitos legales.
• Evaluación cumplimiento de estándares: ISO 9001 – Normas de producto
• Desarrollo de auditorías de segunda parte
• Evaluación al cumplimiento del procedimiento de selección y evaluación de
proveedores
• Exigencia de planes de continuidad de negocio
 IMPORTANCIA DE LA RELACION CON LOS
PROVEEDORES
EVOLUCION DE LA RELACION:

ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR

PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA

Desconfianza mutua. Perdura trato distante.

Guardando las distancias. Acuerdos a corto plazo.
Funcionamiento ineficiente. Relaciones gana-pierde.
Respuesta inadecuada para ambos. Solo cumplimiento de
Adversarios. especificaciones.

TERCERA ETAPA ÉXITO SOSTENIDO

Cooperación mutua.
Involucrar al proveedor.
Recomendaciones mutuas.
Proveedores alternativos.
Calidad que exceda
las especificaciones.
Acuerdos a largo plazo.
Procesos transparentes.
Colaboración y apoyo mutuo
Comunicación abierta y fluida

Desarrollo de proveedores
 AUTOEVALUACION

La mayor responsabilidad en la relación organizaciones

proveedores debe recaer en:

A) Las organizaciones.
B) Ambas partes por igual.
C) Ninguno de los dos es responsable, pues dependen
de factores externos.
 REFLEXIÓN….

“Las compras suman un

porcentaje considerable en los
costos totales de las
empresas, instituciones,
organizaciones e industrias”
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ORIENTE

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Cúcuta Avenida 0 No 13 – 31 local 3. Edificio Faraón (7) 572 09 69 - 313 887 20 36 sgutierrez@la.icontec.org
Gutiérrez

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Barrancabermeja Calle 48 No. 18 A-22 Barrio Colombia de Barrancabermeja (7) 602 11 68 - 320 333 62 10 cagudelo@la.icontec.org
Agudelo
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Pasto Calle 18 No. 28 – 84 Piso 8 oficina 804 (2) 731 56 43 - (2) 731 05 93 Soraida Ceballos
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CARIBE
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Roger de Jesús
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Santa Marta Calle 4B No 21A 15 3615400 ext. 5312 - 313 887 20 32 Balmore Constante bconstante@la.icontec.org

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ANTIOQUIA, CHOCÓ Y EJE CAFETERO

CIUDAD DIRECCION SEDE TELEFONO ASESOR EMAIL
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Medellín Calle 5 A No 39 - 90 (4) 319 80 20 - (4) 314 03 78
Sebastian Rios srios@icontec.org

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Manizales Calle 20 No. 22-27 Edificio Cumanday Oficina 806 (576) 884 51 72 - 880 82 89 Yurley Ocampo
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Claudia Arandia
Bolivia Mallasilla, Urbanización Chullpani, Calle 1 N° 5A (591) 76 772 772 carandia@la.icontec.org
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