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PROCEDIMIENTO DE REVISION POR LA DIRECCION

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para lograr definir y establecer los lineamientos y actividades
necesarias para la ejecución de la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado Gestión de la
Calidad de la Universidad del Atlántico, de manera que mediante el análisis de desempeño del
sistema, puedan determinarse la conformidad del mismo con los requisitos establecidos y las
oportunidades para la mejora en la institución

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la calidad y
comprende desde el análisis y verificación de los criterios e información para la revisión por parte
de la dirección hasta la elaboración y comunicación del informe.

3. RESPONSABLES

3.1. RECTOR.

Es el encargado(a) de llevar a cabo la revisión por la dirección (asegurándose de contar con toda la
información necesaria para la misma), así como de emitir el informe final de acuerdo a los
lineamientos establecidos en este procedimiento.

3.2. VICERRECTORES.

Son los responsables de realizar la revisión del cumplimiento de los requisitos de la norma y el
desempeño del SIG aplicables a sus procesos y áreas, y emitir un informe al rector como insumo
para la revisión por la dirección final.

3.3. JEFE DE OFICINA DE PLANEACIÓN - REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA

EL SIG

Es la persona responsable de programar la revisión por la dirección y verificar que la misma se

realice en las diferentes instancias, revisar el cumplimiento de los requisitos de la norma y el
desempeño del SIG en las oficinas asesoras de la rectoría, y emitir un informe al rector como
insumo para la revisión por la dirección final, de manera adecuada y consecuente con este
procedimiento.

4. GLOSARIO

Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

• ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.

• ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
• ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
entidad.
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• EFECTIVIDAD: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

• EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

• EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

• OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

• REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,

eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

• VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han

cumplido los requisitos específicos.

5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

• La revisión por la dirección es una actividad que debe realizar la alta dirección de la
Universidad del Atlántico, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del SIG en la institución. Esta actividad será realizada una vez al
año y estará liderada por el (la) Rector(a).

• La programación de la Revisión por la Dirección está a cargo del Jefe de Oficina de

Planeación - Representante de la Dirección para el SIG, quien al momento de construir el
cronograma de actividades del SIG establecerá la fecha para la misma después de
haberse ejecutado las auditorías internas y evaluaciones de desempeño, que constituyen
un insumo de entrada fundamental para la revisión.

• Con aproximadamente un mes de anticipación a la fecha de realización de la revisión por

la dirección, los líderes de procesos académicos y administrativos, deberán realizar la
revisión del SIG en sus procesos, teniendo en cuenta la siguiente información:

• Resultados de auditorías
• Retroalimentación del cliente
• Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio
• Estado de las acciones correctivas y preventivas
• Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección
• Cambios que podrían afectar al SIG
• Recomendaciones para la mejora
• Riesgos actualizados e identificados para la entidad

• Esta revisión deberá registrarse en el formato de Revisión por la Dirección FOR-DE-005 y

será enviado al rector para su documentación.

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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Documento/
No. Descripción Responsables
Registros

Programar la revisión de los requisitos de la norma y el

Jefe De Oficina
desempeño de Sistema Integrado de Gestión de la calidad
de Planeación - Programación
por parte de Vicerrectores y representante de la Dirección
1 Representante de de la revisión
aplicables a sus procesos con un mes de anticipación a la
la Dirección para de requisitos
programación de la revisión por la dirección como tal.
el SIG
(Anual)

Jefe de Oficina de
Planeación - Programación
Programar la revisión por la dirección y convocar al comité
2 Representante de de la revisión
directivo de calidad.(Anual)
la Dirección para por la Dirección
El SIG

Preparar y presentar la información que tienen que

entregar cada uno de los responsables de generarla, la
cual es requerida para el desarrollo de la Revisión por la
Dirección, el cual debe presentar las recomendaciones de
acciones y oportunidades de mejora.
Jefe de Oficina de
• Resultados de auditorías
• Retroalimentación del cliente Planeación -
Presentación
• Desempeño de los procesos y conformidad Representante de
3 de informes por
del producto y/o servicio la Dirección para
responsables
• Estado de las acciones correctivas y el SIG,
preventivas Vicerrectores.
• Acciones de seguimiento de revisiones
previas efectuadas por la dirección
• Cambios que podrían afectar al SIG
• Recomendaciones para la mejora
• Riesgos actualizados e identificados para la
entidad

Rector
Jefe de Oficina Informe del
Analizar el estado actual del sistema de gestión de calidad
de Planeación - sistema de
4 con fundamento en los informes presentados
Representante de gestión de la
anteriormente. la Dirección para calidad
el SIG,
Vicerrectores.
Elaborar un plan de mejoramiento y/o de acción, con base Rector, Jefe de Plan de
5
Mejoramiento
en el análisis realizado y las necesidades o mejoras Oficina de

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Documento/
No. Descripción Responsables
Registros

propuestas que permita el mejoramiento y mantenimiento Planeación -

del sistema de gestión de la calidad. Representante de
la Dirección para
el SIG,
Vicerrectores.

Rector, Jefe de
Oficina de
Planeación - Seguimiento al
Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento del plan de
6 Representante de plan de
mejoramiento
la Dirección para mejoramiento
el SIG,
Vicerrectores.

Recopilar y mantener todos los registros que evidencien el

cumplimiento de los requisitos de la Revisión por la
Dirección; Jefe de Oficina de
Planeación - Evidencias de
7 • Citaciones a reuniones Representante de la Revisión por
• Actas del comité la Dirección para la Dirección
• Plan de mejoramiento el SIG,
• Seguimiento al plan de mejoramiento
• Informe de Revisión por la Dirección

Jefe de Oficina de
Planeación -
8 Elaborar proyecto de acta de la reunión del comité Representante de
la Dirección para
el SIG,

7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Norma NTC GP 1000:2004

• Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001
• Guía para solución de problemas

8. REGISTROS

• Formato de Reporte de Producto No Conforme FOR-GC-010

• Formato de Solicitud de Acción Preventiva y Correctiva FOR-GC-003

9. CONTROL DE CAMBIOS

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Noviembre 24 de Teobaldo Escorcia

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2009 Pérez

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