LAS REUNIONES

QUÉ SON LAS REUNIONES

 Es una actividad en la que un grupo de

personas (o equipo de trabajo) se
comunican entre sí, en un tiempo y espacio
determinado, con el fin de alcanzar
soluciones conjuntas ante un objetivo
específico.
LAS REUNIONES

 Características:
 Debe existir un grupo.
 Comunicación fluida y constante entre los
asistentes.
 En un lugar concreto y con un tiempo
determinado.
 Las decisiones se toman por consenso.
 Debe haber objetivos.
LAS REUNIONES

 Objetivos:
 Informar sobre un tema.
 Transmitir conocimientos.
 Resolver un problema.
 Exponer nuevas ideas, enfoques o
procedimientos.
 Analizar, valorar y planificar estrategias de
actuación, metodologías de trabajo, nuevos
productos o servicios...
 Coordinar funciones de los miembros del equipo.
DIMENSIONES DE LAS
REUNIONES
 Dimensión del conocimiento: los asistentes
buscan información, conocer datos para
poder solucionar el problema.
 Dimensión socio – emocional: los asistentes
pueden tener distintas reacciones
emocionales y relacionales entre sí.
TIPOS DE REUNIONES

 Informativa: para transmitir información para y

desde el grupo. Los asistentes pueden ser tanto
activos (dan información) como pasivos (reciben
información). El conductor o moderador dirige la
reunión transmitiendo la información o
formulando preguntas.
TIPOS DE REUNIONES

 De solución de problemas: se trata de

resolver problemas de la empresa o los
existentes dentro del equipo. Los asistentes
deben participar de forma activa y el
conductor sólo observa y modera la reunión.
TIPOS DE REUNIONES

 De trabajo: se trata de intercambiar información,

coordinarse, mejorar los procesos de trabajo y
planificar las estrategias para mejorar la empresa.
Los asistentes participan proponiendo ideas,
mientras que el moderador deberá dirigir la reunión,
pudiendo delegar en otra persona.
TIPOS DE REUNIONES

 Creativa: para generar nuevas ideas. Los

asistentes deben proponer sugerencias. El
moderador actúa como animador y
sintetizador de las ideas.
TIPOS DE REUNIONES

 De negociación: se trata de conciliar

intereses y alcanzar acuerdos. Los asistentes
deben presentar sus posturas, opiniones y
sugerencias. El moderador debe intentar
llegar a un acuerdo y ser imparcial.
LOS PARTICIPANTES EN UNA
REUNIÓN
 Hay dos tipos:
 Moderador / conductor / animador / director.
 El resto de los miembros del equipo / grupo.
EL MODERADOR

 Tiene que dirigir, orientar y coordinar la reunión.

 Funciones:
 Establecer el tema y aportar la información necesaria.
 Moderar las discusiones.
 Intentar llegar a acuerdos en la toma de decisiones.
 Crear un clima de confianza y cordialidad para que los
asistentes participen.
 Fomentar la comunicación y cohesión del equipo.
 Dinamizar la reunión cuando ésta no avance.
 Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunión y
los acuerdos alcanzados.
EL MODERADOR
TIPO AUTORITARIO LAISSEZ FAIRE IMPLICADO
Protagonismo Protagonista Deja que algunos Es el equipo
absoluto miembros sean los
protagonistas
Objetivos Los impone No los fija Asumidos y claros
por el equipo
Resultados Los que él No son importantes Se cumplen los
determine fijados
Relaciones Relaciones Relaciones de Relaciones de
interpersonales competitivas amistad cooperación
Participación No la fomenta Deja que participe Anima y estimula la
quien quiera participación
Sentimientos Genera culpa, Genera desánimo Satisfacción
miedo,
desconfianza,…
Trabajo A presión Relajado Al ritmo adecuado
EL MODERADOR

 Debe reunir una serie de cualidades:

 Positivo.
 Abierto.
 Imparcial.
 Cordial.
 Animador.
 Implicado.
 Mediador.
 Normativo.
 Sensible.
 Sabe pensar.
LOS PARTICIPANTES

 Funciones:
 Se implica activamente y de forma constructiva.
 Presenta las ideas de forma clara y autónoma.
 Escucha a los demás y acepta y respeta sus opiniones.
 Se centra en el tema sin desviarse.
 Respeta el orden de los temas y las normas de
funcionamiento.
 Propone sugerencias para el buen funcionamiento del
equipo.
 Intenta suavizar tensiones, mediar en los conflictos y evitar
cualquier crítica destructiva.
LA ORGANIZACIÓN DE UNA
REUNIÓN
 Hay que atender a los aspectos temporales:

 Antes de la reunión.
 Durante la reunión.
 Después de la reunión.
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Necesidad de la reunión: ¿Es el medio más
adecuado?
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Finalidad de la reunión: ¿por qué? y ¿para
qué? Para ello, debemos tener claros los
objetivos:
 ¿Qué queremos con la reunión? (finales)
 ¿Cómo lo vamos a hacer? (operativos)
 ¿Cómo evaluamos los resultados? (medibles)
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Asistentes: debemos saber quién van a
asistir a la reunión y prever los problemas
que puedan surgir.
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Contenido: saber los temas que se van a
tratar en la reunión. Esto se plasma en un
orden del día.
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Lugar: es dónde se va a celebrar la reunión.
Debe ser un sitio cómodo, bien iluminado y
con buena temperatura. Las mesas situadas
en forma de U o de círculo facilita la
participación. Contar con medios adecuados
(pizarra, proyector, etc.)
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la
disponibilidad de los participantes, así como
la hora (cuando puedan prestar máxima
atención) No deben durar más de 2 horas, en
caso contrario, se realizará un descanso de
10 a 15 minutos.
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Material:
 Documentos de trabajo: se los entregan antes a
los participantes.
 Documentos para la reunión: como estadísticas,
etc. que la presenta cualquier persona que vaya a
utilizar en la reunión.
LA PREPARACIÓN DE LA
REUNIÓN
 Convocatoria: documento que debe tener:
 Convocante.
 Fecha y hora de inicio y finalización.
 Lugar.
 Orden del día.
 Objetivos.
 Material que deben preparar los asistentes.
 Listado de participantes.
EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
 Consta de 3 partes:
 Planteamiento.
 Nudo.
 Desenlace.
EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
 Planteamiento, nos encontramos con 2
momentos:
 Toma de contacto: cuando la gente entra y se
saluda.
 Comienzo:
 el moderador deberá presentar a los asistentes que no
se conocen.
 Recordar / explicar los objetivos.
 Clarificar el orden del día.
 Explicar la metodología y los tiempos que se dedicarán
a cada apartado.
EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
 Nudo: es la fase más difícil, puede ser que
surjan problemas. Las dimensiones
interpersonales y laborales deben ir unidas a
conseguir un mismo objetivo.
EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
 Desenlace: es donde se realiza la síntesis
final y se obtienen acuerdos y conclusiones
referidas al qué, cómo, quién, cuándo y con
qué medios se realizarán las actuaciones.
EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
 El acta de la reunión debe ser redactada y
debe darse a cada participante tras haber
sido aprobada y rectificada en su caso.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN

 Es necesario realizarla en dos aspectos:

 De lo acontecido en la reunión.
 Del grado de cumplimiento de los acuerdos
obtenidos.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN

 De lo acontecido en la reunión:
 Cumplimiento de los objetivos.
 Decisiones que se han adoptado.
 Dinámica de grupos.
 Actitudes de todos los participantes.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN

 Momento de la evaluación:
 Al finalizar la misma: puede ser que los asistentes
no participen o que se mediaticen las respuestas.
 Tras la reunión: es más objetiva, debido al tiempo
de reflexión.
 Al comienzo de la próxima reunión: los
participantes evalúan de forma oral.
LOS PROBLEMAS EN LA
REUNIÓN
 Puede ser que se convierta en una charla de
amigos o sea una pérdida de tiempo, de ahí
que se hable de “reunionitis” (reuniones que
no son productivas)
LOS PROBLEMAS EN LA
REUNIÓN
 Acciones más comunes:
 Antes de la reunión:
 No efectuar la convocatoria adecuada.
 Elegir unos medios materiales inadecuados
(estructurales)
 No preparar de forma adecuada los temas y tratar de
improvisar.
LOS PROBLEMAS EN LA
REUNIÓN
 Durante la reunión:
 Prolongar la sesión inadecuadamente y no efectuar
pausas.
 Problemas entre miembros o divagaciones en la reunión.
 No cumplir el orden del día.
 Discutir soluciones antes de abordar correctamente los
problemas.
 Interrupciones.
 No alcanzar objetivos previstos.
 Convocar una nueva reunión.
LOS PROBLEMAS EN LA
REUNIÓN
 Después de la reunión:
 No redactar y entregar el acta a los participantes.
 No evaluar lo acontecido en la reunión.
 No desarrollar un seguimiento de los acuerdos
adoptados.
SALA DE REUNIONES SIN
PROBLEMAS
 Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad,
objetivos y contenido)
 Asistentes adecuados.
 Convocar con tiempo y forma adecuadas.
 Facilitar medios materiales y humanos precisos.
 Moderador: preparación y utilización correcta de
técnicas adecuadas.
 Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo la
eficacia y eficiencia.
 Discutir racionalmente y concretar decisiones
finales del parecer del equipo.
 Llevar a la práctica los acuerdos adoptados.