SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “SECAP”

CENTRO MULTIPLE DE MANTA

CURSO DE ASISTENTE CONTABLE
MODULO: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

1. EXCEL CONTABLE
Iniciamos este tema dándole la bienvenida en calidad de Contador a nuestra Empresa MENDOZA
S.A. ya que nuestro Contador anterior presento su renuncia.

Luego de presentarle al personal procedemos a darle una breve descripción de la empresa, de su

actividad, sus estados contables y las instrucciones.
Usted brevemente se percata que la contabilidad se está llevando en su totalidad manualmente y
propone y sustenta el llevar la contabilidad en una computadora con la ayuda del programa Excel.

Reseña Histórica
MENDOZA S.A. es una sociedad anónima con domicilio en Manta, en los archivos reposa la
escritura de constitución de la empresa en 2006, las respectivas licencias y autorización de la
Superintendencia de Compañías.
Se dedica a la compra y venta de SUMINISTROS DE COMPUTACION.

Trabajo y Funciones
Sus funciones como Contador serán de procesar la contabilidad de la empresa en el segundo
semestre del 2010, para lo que usted necesita diseñar en Excel los diferentes registros, libros, rol de
pagos, liquidar y contabilizar impuestos, balances, etc.

EJERCICIO PRÁCTICO
Cuando el proceso de registración contable se realiza a través del computador, no deberá perderse de
vista el aspecto legal citado, y aunque la forma de edición fuera diferente, evidentemente al final se
debe obtener libros que se ajusten los formularios y sus prescritos por la ley.
Para la elaboración de los registros y formularios contables debemos personalizar Excel de acuerdo a
las estructuras requeridas.
1.- Estructura
- Elaboramos el formato general que solicita la contabilidad y en el orden que corresponde a cada
cuenta ya que posteriormente será de extrema importancia ese tipo de presentación.
- Ingresamos los diferentes rótulos de códigos y cuentas.
2.- Desaparecer las líneas
- Diseño de página
- Líneas de la cuadricula
- Ver
PLAN DE CUENTAS

Es un listado ordenado, lógico de las cuentas de

mayor general, obedece a las necesidades propias
de la empresa.
Las cuentas se registran dependiendo del grado de
liquidez, de acuerdo al movimiento de rotación en
efectivo, tanto en el Activo y Pasivo.
La cuenta de Patrimonio de acuerdo al grado de
inmovilidad de las cuentas.

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Quienes deben preparar el Plan de Cuentas?

Deben realizar el plan de cuentas el Contador de la empresa, ya que él es la persona responsable de
realizar el inventario físico de todo lo existente.

Existe igualdad entre los planes de cuentas?

No se debe de hablar de uniformidad en los planes de cuentas, cada plan de cuenta esta elaborado
dependiendo de las necesidades de la empresa.

ESTADO DE SITUACION INICIAL

Es un informe que ordena las cuentas de

activo, pasivo y patrimonio determinando la
posición financiera de la empresa en un
momento dado.

LIBRO DIARIO

Al ingresar el nombre de la empresa y el

nombre del libro nos encontramos diseñando
un rotulo, para ello utilizaremos el botón
combinar y centrar, marque el espacio que
necesite para sus rótulos y presione ese botón.
En nuestro caso empezaremos realizando un
diseño fácil del tradicional Libro Diario que se
utiliza en la Contabilidad.
Asiento contable de una transacción mercantil,
registro de entradas y salidas.

LIBRO MAYOR

Operación contable de trasladar los valores de

las cuentas del Libro Diario a las cuentas del
Libro Mayor.
Registro en el que se escriben en forma
separada e independiente todas y cada una de
las cuentas del Libro Diario.

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BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS

Documento contable que se lo utiliza para

comprobar la exactitud entre el Debe y el
Haber de los registros efectuados en el
Diario y Mayor.

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Ordena las cuentas de Ingreso y Egreso.

Determina las pérdidas y ganancias de la
empresa. Refleja entradas y salidas en
efectivos.

ESTADO DE SITUACION FINAL

Ordena sistemáticamente las cuentas de

Activo, Pasivos, Patrimonio, se realiza el
cierre del ejercicio.

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FACTURAS
La factura es un documento comercial que
describe los artículos de compra y venta.
Son los documentos que generan el mayor
movimiento de todo el sistema, es
importante que en cualquier programa o
sistema de contabilidad se tenga una
herramienta rápida y eficaz de facturación,
de esta manera usted puede obtener los datos
en resumen de su factura para asentarlos en
su libro diario y su cliente será atendido con
la mayor prontitud posible.
Todos sabemos que las facturas deben ser
impresas en imprentas autorizadas, sin
embargo nosotros podemos diseñar en Excel el diseño de la factura realizada en la imprenta y
simplemente llenar los datos los cuales serán los únicos en imprimirse y no estar perdiendo el tiempo
llenándolas a mano o en una máquina de escribir, de esta manera el proceso es rápido y puede ser
llenado por cualquier persona con la ayuda de los comentarios de ayuda de los diferentes objetos de
nuestra plantilla y en este caso de la Factura, pero tiene una infinidad de aplicaciones como para
formularios del IESS, Impuesto a la Renta o Aduanas, etc.
1.- Logotipo
- Insertar
- Imágenes prediseñadas

2.- Formato numérico

- Inicio
- General
- Numero
- Disminuir decimales

3.- Función fecha

El estar ingresando constantemente la fecha de nuestra factura puede ser objeto de falla y para
asegurarnos que de una manera automática actualice la fecha de acuerdo al día exacto de la fecha que
estamos, utilizaremos la función HOY.
- Formulas
- Fecha y hora
- Hoy

4.- Autoformas
Son figuras que podemos utilizarlas en la contabilidad para agrupar y ordenar la información de
nuestros recibos, facturas, etc.
- Insertar
- Formas
- Escoja cual de las autoformas le conviene para su diseño y marque el tamaño de la autoforma,
luego ubíquela en el sitio que usted necesite.

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2. DIMM FORMULARIOS
DECLARACIONES POR INTERNET
Para facilitar el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, desde enero del 2003 se encuentra a su
disposición una herramienta que le permite presentar declaraciones POR INTERNET, los 365 días
del año, durante las 24 horas del día.
REQUISITOS
 FFiirrmmaarr uunn aaccuueerrddoo ddee rreessppoonnssaabbiilliiddaadd: disponible en las oficinas del SRI a nivel nacional o en
www.sri.gov.ec
 O Obbtteenneerr uunnaa ccllaavvee ddee sseegguurriiddaadd: que será entregada en las oficinas del SRI con la presentación
de lo siguiente:
 Para sociedades: copia de cédula y nombramiento del Representante Legal, y de ser el caso,
adjuntar una autorización para que una tercera persona retire la clave de seguridad.
 Para personas naturales: solicitar el sobre de seguridad personalmente con una copia de su
cédula.
 SSoolliicciittaarr eell pprrooggrraam
maa D DIIMMM M, para la elaboración de Declaraciones en Medio Magnético, el
mismo que le será entregado de forma gratuita. Disponible también en la página web del SRI,
www.sri.gov.ec.
 Finalmente, si sus declaraciones registran valores a pagar, debe llenar una A Auuttoorriizzaacciióónn ddee
DDéébbiittoo A Auuttoommááttiiccoo, o utilizar los medios de pago que las instituciones financieras pongan a su
disposición, como B Baannccaa eenn IInntteerrnneett,, CCaallll C
Ceenntteerr,, C
Caajjeerrooss A
Auuttoom
mááttiiccooss,, TTaarrjjeettaass ddee
CCrrééddiittoo, etc.

PROCEDIMIENTO DE DECLARACIONES POR INTERNET

11..-- O
Obbtteenncciióónn ddee C
Cllaavvee ddee aacccceessoo
Para garantizar la confidencialidad de la identidad del contribuyente, éste deberá contar con una
clave de acceso, la misma que será entregada en un sobre de seguridad en las oficinas del SRI.

- Las sociedades que se acerquen a solicitar la clave deberán presentar copia de la cédula del
Representante Legal y copia de su nombramiento, adicionalmente, de ser el caso, adjuntar
una Autorización para que un tercero retire la clave de seguridad.
- En caso de personas naturales, el contribuyente debe solicitar el sobre de seguridad
personalmente (presentando una copia de su cédula), en la unidad de Servicios Tributarios de
cualquier oficina del SRI.
- Para el caso de Sociedades y Personas Naturales Obligadas a llevar contabilidad, su contador
deberá obtener la clave de seguridad.

El manejo apropiado de la clave de seguridad, es responsabilidad exclusiva del contribuyente o del

representante legal.

Si el contribuyente ingresa erróneamente la clave por cinco ocasiones, el sistema inhabilitará su

acceso por el lapso de una hora.

Si un contribuyente pierde u olvida su clave, podrá solicitar la generación de una nueva en el área de
declaraciones de cualquier oficina del SRI, solo con la presentación de su cédula.

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2.- E
Ellaabboorraacciióónn ddee llaa ddeeccllaarraacciióónn

El SRI pone a su disposición un software sencillo y fácil de utilizar denominado DIMM Formularios
(Declaración de Información en Medio Magnético), el mismo que lo obtiene gratuitamente en las
oficinas del SRI o en la página Web:
www.sri.gov.ec.

Una vez que ingrese al programa DIMM se

mostrará en su pantalla el siguiente menú:

Antes de elaborar una declaración, debe crear el contribuyente, ingresando la información básica, de
acuerdo al siguiente cuadro:

*Esta información debe ingresarla por una

sola ocasión por cada contribuyente.

Una vez creado e ingresado los datos del

RUC, debe seleccionar el contribuyente del
cual va a realizar la declaración.

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Posteriormente debe escoger el impuesto

a declarar:

A continuación seleccione el período

fiscal y la periodicidad de la declaración:

Una vez seleccionada toda la

información anterior y el tipo de
declaración (Original o Sustitutiva),
ingrese la información en los campos del
formulario correspondiente:

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Si se detectan inconsistencias al grabar

la declaración, aparecerá un mensaje de
error indicando los campos que se han
llenado incorrectamente para que
proceda con la rectificación.

Una vez corregidos los errores el sistema

le permitirá grabar el archivo.

Usted, puede seleccionar la carpeta del

computador donde desea guardar la
declaración magnética, caso contrario la
misma se almacenará en una carpeta
predeterminada que es
“C:\XML_DECLARACIONES”.

Grabación exitosa.

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33..-- PPrreesseennttaacciióónn ((eennvvííoo)) ddee llaa ddeeccllaarraacciióónn.

Una vez que el contribuyente ha elaborado

su declaración a través del DIMM, debe
conectarse a internet e ingresar al sistema
“Tu Portal” que se encuentra en la página
Web del SRI www.sri.gov.ec

Al escoger la opción “Ingreso al Sistema”, éste

le solicitará que ingrese el número de RUC y
su clave de seguridad. Para sociedades y
personas naturales obligadas a llevar
contabilidad, adicionalmente deberá ingresar la
clave del contador cada vez que intente enviar
una declaración.

De ser el caso que bajo su responsabilidad

asigne a un usuario “Adicional” el permiso
para que ingrese al sistema y presente
declaraciones en su lugar, además de su
número de RUC deberá consignar la cédula y
clave que por su parte generó para la persona
autorizada como Adicional.

Ingreso al Sistema por primera vez

Para seguridad del contribuyente, la clave
contenida en el sobre de seguridad se encuentra
expirada, por lo tanto al ingresar por primera vez,
el sistema Tu Portal solicitará su cambio. La
nueva clave deberá contener al menos 4 letras y 4
números, y puede cambiarla ingresando al
sistema, cuantas veces lo crea necesario. Esta
pantalla se desplegará luego de ingresar al sistema
y de registrar el RUC y la clave de seguridad
asignada por el SRI.

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Una vez que el contribuyente cuenta con la nueva clave, debe llenar obligatoriamente todos los
campos que el sistema le solicita al ingresar por primera vez. Para el caso de Sociedades y personas
naturales obligadas a llevar contabilidad, este procedimiento también deberá realizarlo el contador.
Como control de seguridad, si usted permanece por más de 10 minutos en una opción sin realizar
actividad, el sistema cerrará automáticamente la sesión. En este caso para poder realizar cualquier
consulta o envío de declaraciones, el contribuyente deberá volver a ingresar su clave.

Cuando el sistema haya verificado la identidad y la clave del

contribuyente, le permitirá ingresar a la opción deseada, en este caso
Declaraciones, que se encuentra en el grupo “General” (botón color
azul), sin embargo se lo puede ubicar en el grupo “Favoritos” (botón
color rojo) para acceder de forma más rápida.

Para realizar su declaración debe ingresar a la opción “Declaración de

Impuestos” y escoger el tipo de formulario e impuesto a declarar:

Una vez seleccionado el

impuesto a pagar, debe escoger
el período fiscal y la forma de
pago (Convenio de Débito,
Otras formas de Pago o
Declaración sin valor a pagar)

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Al presionar el botón
“Examinar”, el sistema le
permitirá seleccionar y
cargar el archivo de su
declaración.

Realizará las verificaciones correspondientes

y de encontrar inconsistencias en la
información, desplegará un mensaje de error
y la declaración será rechazada, en este caso,
la misma deberá ser elaborada nuevamente.

Si la declaración se encuentra
correcta, el sistema le mostrará en
pantalla el “Informe de Transacción”,
el mismo que le permite corroborar la
información, previo a continuar el
proceso.

Si la declaración es aceptada, es almacenada en

la base de datos del SRI y para su constancia, el
sistema generará el (CEP) “Comprobante
Electrónico para Pago”, el mismo que puede
reimprimirlo desde la opción “Consulta y
Reimpresión del Comprobante Electrónico para
Pago (CEP)” del menú principal.

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Al continuar nos arroja el

resumen de la declaración,
en la cual podemos
encontrar el valor a
cancelar y la fecha máxima
de pago.

Al seleccionar imprimir, nos

desplegará el CEP (Comprobante
Electrónico para Pago), el cual es la
constancia de la presentación de la
declaración.

Usted puede verificar la presentación

de su declaración ingresando a la
opción “Consulta General de
Declaraciones efectuadas por Internet”,
dentro del Menú Principal de
Declaraciones.

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44..-- PPaaggoo ddee iim

mppuueessttooss

Los valores a pagar registrados en sus declaraciones, pueden cancelarse utilizando las siguientes
formas de pago:

-C
Coonnvveenniioo ddee ddéébbiittoo aauuttoom
mááttiiccoo.- a través del cual el contribuyente autoriza para que se le debite
de su cuenta el valor indicado en su CEP, en la fecha de vencimiento de acuerdo a su noveno dígito
del RUC, sin necesidad de que se acerque a las Instituciones del Sistema Financiero a realizar el
pago. Para esto, el contribuyente deberá firmar (por una sola vez) previamente un Convenio de
Débito Automático, el mismo que debe ser entregado en las oficinas del SRI a nivel nacional.

-OOttrraass FFoorrm
maass ddee PPaaggoo.- que cada institución financiera ponga a disposición de los contribuyentes,
tales como: banca en internet, Call center, cajero automático, tarjetas de crédito, pagos en ventanilla,
etc.

-N
Noottaass ddee C
Crrééddiittoo oo C
Coom
mppeennssaacciioonneess..-- En caso de que el contribuyente cancele sus declaraciones
con Notas de Crédito, deberá entregar estos documentos en cualquiera de las oficinas del SRI a nivel
nacional, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha máxima de pago que conste en el CEP.

Econ. A. Danny Mendoza C. 13