PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado)

Manual del Curso

PROCESADORES DE TEXTO
(Avanzado)
Curso E-learning

Manual del alumno

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Introducción

Este curso tiene por objetivo manejar y conocer las herramientas básicas y esenciales
que proporciona un procesador de textos para la creación, modificación e impresión
de todo tipo de textos.

El tratamiento de textos es una de las aplicaciones más usuales de los equipos

informáticos, tanto en el ámbito profesional como personal. Por tanto, nuestro objetivo
irá encaminado en los dos sentidos.

Otro objetivo primordial del curso es que aprendas los conceptos de un procesador de
texto, sin centrarnos en una versión o programa en concreto, aunque vamos a tomar
como referencia el software libre, en este caso LibreOffice.

Cuando termines el curso tendrás los conocimientos necesarios para utilizar cualquier
procesador de textos, sin importar la versión.

Los procesadores de texto incluyen multitud de elementos avanzados para la creación

y edición de documentos, veamos algunos de ellos que vas a estudiar en este curso:

 Mailing (combinar correspondencia)

 Esquemas y mapas de documentos
 Índices y tablas de contenidos
 Notas al pie, marcadores y referencias cruzadas.
 Compartir documentos y trabajar en grupo
 Organigramas y diagramas
 Macros

Actualmente, existen en el mercado varios procesadores de texto.

En este curso nos vamos a basar principalmente en el "Software Libre", en este caso
LibreOffice Writer, aunque también daremos explicaciones con otros procesadores,
tales como las versiones de Microsoft (Word 2003, Word 2007, ...).

Se trata de aprender aspectos

avanzados de los procesadores de
texto, pero sin centrarnos en
exclusiva en uno en concreto, por lo
que las prácticas podrás realizarlas
en cualquier procesador que tengas
instalado en tu trabajo o en tu casa.

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Unidad 1.- Esquemas y mapas de documentos

En esta unidad de aprendizaje vamos a comenzar a utilizar herramientas destinadas a

documentos extensos, o por lo menos medianamente extensos.

Crear documentos con esquemas y mapas de documentos para desplazarse

rápidamente, van a ser los objetivos de esta unidad de aprendizaje.

1.1.- Crear esquemas

De forma general, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento.

Si queremos aplicar un esquema a un documento, éste debe estar organizado por

niveles, por tanto se puede dividir en apartados y que en el interior de esos apartados
existan también apartados secundarios, terciarios, ... a los que también podemos
llamar subapartados.

Cuanto más extenso es el documento más utilidad tiene el empleo de esquemas.

En un documento corto no es necesario crear un esquema, pero en el caso de

documentos largos donde los apartados y subapartados tienen un carácter relevante,
el uso de esquemas se hace casi imprescindible.

En LibreOffice Writer

Para trabajar con esquemas en LibreOffice vamos a

utilizar dos herramientas que son esenciales, por un
lado los "Estilos y formato" de texto y por otro lado
la herramienta "Navegador" que incorpora este
programa para poder trabajar de una forma eficiente.

Lo primero que debemos hacer es establecer los

estilos a cada una de las líneas que componen el
esquema y estos resultados los podremos ver
gráficamente en el Navegador.

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En Microsoft Word

Se debe comenzar el proceso en la "Vista Esquema". Esta vista proporciona un

entorno de trabajo que resulta conveniente para la esquematización.

También ofrece herramientas específicas para la esquematización, que se encuentran

en la barra de herramientas Esquema.

Resumiendo, la vista Esquema crea un entorno en el que se pueden manipular con

rapidez los títulos del esquema y sus textos.

Puedes utilizar la vista Esquema como punto de partida para presentar tus ideas
principales mediante títulos y a partir de ahí, podrás organizar los títulos y cambiar su
nivel de sangría para que los títulos principales tengan mayor prioridad y los títulos
secundarios o el texto independiente tengan una prioridad menor.

Se accede a la Vista Esquema a través del menú "Ver" o del panel "Vista", según las
versiones.

También se puede acceder a las distintas vistas del documento, a través de unos
pequeños botones situados en la parte inferior del procesador.

Es conveniente distinguir una numeración de esquema de la vista Esquema.

Es posible que hayas trabajado con la característica de numeración de esquema, que

aplica una numeración de esquema a las distintas líneas de un texto (por ejemplo 1,
1.1., 1.1.1., etc.).

Es necesario aclarar que este tipo de numeración es diferente de la vista Esquema,

puesto que su finalidad es distinta y no se han diseñado para trabajar a la vez.

La numeración de esquema es un formato de lista jerárquica que el usuario aplica a

las líneas de texto para facilitar a los lectores la comprensión del texto. Podemos decir
que es una ayuda para la presentación.

Por lo tanto, no lo debes confundir con lo que vamos a estudiar en esta unidad de
aprendizaje.

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Lo primero que hacemos es acceder a la "Vista Esquema"

Para agregar la primera entrada, sólo hay que escribir en el punto de inserción.

En este caso el texto es grande y está

en negrita, es un "Título". El procesador
aplica automáticamente formato al texto
con un estilo integrado.

Al completar la primera entrada,

pulsamos "Entrar" para desplazarse a la
llínea siguiente. Comienza un párrafo
nuevo con el mismo nivel de sangría o
dicho de otro modo, con el mismo nivel
de importancia.

Debemos realizar esta operación hasta

exponer todas las ideas principales. Que en nuestro caso serán todos los apartados y
subapartados que van a componer nuestro documento.

1.2.- Utilizar niveles en el esquema

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1.3.- Organizar el esquema

Cuando ya hemos escrito nuestras ideas y desarrollado los puntos esenciales, es muy
probable que quieras cambiar alguna de las entradas para redefinir la estructura del
esquema.

Por ejemplo, uno de los apartados te gustaría colocarlo al principio del apartado
principal y no al final.

Es sencillo mover las entradas en el navegador de LibreOffice o en la vista Esquema

de Microsoft Word, al igual que expandir o contraer las secciones para facilitar su
lectura y su desplazamiento, y ampliar o disminuir el nivel de la información para
asignarle mayor o menor importancia.

Es conveniente recordar, que al formular ideas o crear un esquema, puedes darte

cuenta de que un título secundario va cobrando importancia en tu mente o que su
conjunto de subapartados se hace cada vez más grande. También puede ocurrir lo
contrario, que algunas ideas de un nivel superior no lleven a ninguna parte y no
merezcan estar en ese nivel de esquema.

Recuerda que utilizando los botones de "Aumentar nivel" o el botón "Disminuir nivel"
puedes conseguirlo.

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1.4.- Mapa de documento

Hay que decir que el término de "Mapa de documento", pertenece a los programas de
Microsoft Word, pero las funciones que realiza está totalmente integrado también en
el "Navegador" de LibreOffice Writer.

En LibreOffice Writer

El "Navegador" de LibreOffice muestra una lista de apartados y subapartados del

documento.

Con el navegador podemos desplazarnos rápidamente por el documento hasta la

posición de cada uno de los apartados.

Cuando hacemos doble clic en algún título del mapa de documento, el procesador
salta al encabezado correspondiente en el documento.

Si el documento está bien estructurado, verás que esta herramienta puede servir de
mucha ayuda.

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En Microsoft Word

El Mapa de documento no debemos confundirlo con la vista Esquema.

El Mapa de documento es un panel que muestra una lista de apartados y

subapartados del documento.

Su función principal es la de poder desplazarse rápidamente por el documento y

conocer en todo momento su posición.

Cuando hacemos clic en algún título del mapa de documento, el procesador salta al
título correspondiente en el documento, que lo muestra en la parte superior de la
ventana (en la parte derecha).

1.5.- Crear esquema de un documento existente

También tenemos la posibilidad de crear esquemas de documentos existentes.

Es posible que en un principio no vimos la conveniencia de utilizar esquemas para la

creación de dicho documento, posiblemente porque creíamos que iba ser más corto
de lo que luego resultó.

Poco a poco un documento puede ir complicándose de manera que una vez que
sabemos cómo se utiliza la vista Esquema, nos resulte apropiado el poder utilizarlo.

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1.6.- Documentos maestros

Un documento maestro es un documento que contiene vínculos a otros documentos
relacionados (subdocumentos).

Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos

dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar.

Por ejemplo, si una entidad tiene un grupo de personas colaborando en el desarrollo

de un trabajo en grupo, podría resultar mucho más eficiente dividir el trabajo en un
documento principal y en subdocumentos, para que personas distintas puedan
trabajar en partes diferentes de forma simultánea.

El documento maestro está estructurado como un esquema con vínculos a todos los
subdocumentos. Haciendo clic en un vínculo, se abre el subdocumento
correspondiente.

Los subdocumentos pueden abrirse de forma normal y modificarlos, estos cambios

tendrán efecto cuando se acceda a través del documento principal.

Cuando se pretenda crear y administrar un documento largo que implica múltiples

secciones, se puede convertir el documento en un documento maestro y
subdocumentos lo que permitirá trabajar en diferentes partes de forma independiente.

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Unidad 2.- Tablas de contenido e índices

Cualquier manual, dossier, libro, revista,... necesita una tabla de contenido o índice
inicial para saber en qué página del documento hay que buscar.

El objetivo de esta unidad de aprendizaje es completar un documento extenso con las

herramientas que lo hacen del todo profesional y serio.

Crear un índice alfabético de contenidos será otro objetivo que vamos a conseguir con
el aprendizaje de esta unidad.

2.1.- Tabla de contenidos

Es necesario saber distinguir perfectamente las dos herramientas que se van a

estudiar en esta unidad de aprendizaje. De esta manera no tendremos dudas a la
hora de aplicarlas a nuestros documentos, puesto que puede llevarnos a confusión.

Tabla de contenidos

Una tabla de contenido aparece generalmente al comienzo de un documento y

lista los títulos y subtítulos principales junto con sus números de página
correspondientes.

Una tabla de contenido proporciona una visión general de los temas cubiertos
en un documento y permite a los lectores ir directamente a un tema de interés.

Índice alfabético

Un índice aparece de forma típica al final de un documento y lista

alfabéticamente los temas, nombres y términos principales utilizados en el
documento junto con los números de página donde se encuentran. Los
elementos en la lista se llaman Entradas de índice.

Se puede crear una entrada de índice para una palabra, frase o tema que
aparece en una única página o que se desarrolla en varias páginas.

Hemos llegado a un punto del curso en el que los conocimientos referentes a los
estilos son fundamentales.

Para la creación de Tablas de contenidos e Índices son básicamente muy

importantes.

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En los procesadores de texto actuales se utilizan con mucha frecuencia y te

aconsejamos que a partir de ahora sea una práctica habitual en tus trabajos con los
procesadores de texto.

Si nos encontramos en LibreOffice Writer, a través del cuadro “Aplicar estilos”

podemos asignar los niveles que van a tener los apartados del documento, para poder
insertar la Tabla de contenidos.

Mientras que en Microsoft Word, debemos ir a la vista Esquema para asignar los
niveles correspondientes a los apartados y subapartados de nuestro documento.

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En LibreOffice Writer

A través del menú “Insertar / Índices y tablas…/ Índices…” si nos encontramos en

LibreOffice, accedemos al cuadro de diálogo para insertar la Tabla de contenidos
donde hayamos situado el punto se inserción.

En Microsoft Word

A través del menú “Insertar / Referencia / Índice y tablas …” y en la pestaña Tabla de

contenido podemos establecer las opciones deseadas.

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La “Tabla de contenido” se inserta en nuestro documento en el lugar que hayamos

establecido el punto de inserción, normalmente al comienzo del documento.

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2.2.- Índice alfabético

Insertar un índice alfabético de conceptos en un documento puede resultar muy
interesante, ya que existen palabras o términos que pueden ser interesantes poder
localizar rápidamente en la página en la que se encuentran. Primero tenemos que
indicar a nuestro procesador de texto qué palabras o términos son los que queremos
que formen parte del índice alfabético, que normalmente ubicaremos al final del
documento.

En LibreOffice Writer

Seleccionamos la palabra y accedemos a “Insertar / Índices y tablas… / Entrada”

En Microsoft Word 2003

Seleccionamos la palabra y accedemos a “Insertar / Referencia / Índice y tablas” y

seleccionamos el botón de la parte
inferior “Marcar entrada…”

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En Microsoft Word 2007 y posteriores

Se realiza a través de su panel “Referencias”

Para finalizar la inserción del Índice alfabético debemos situarnos, normalmente, al
final de documento, y realizar los siguientes pasos, según se trate de un programa u
otro.

En LibreOffice lo realizamos con “Insertar / Índices y tablas… / Índices…” y

asegurarnos de elegir el tipo “Índice alfabético”

En Microsoft Word 2003 lo realizamos con “Insertar / Referencia / Índice y tablas …” y

ubicarnos en la pestaña “Índice”

En Microsoft Word 2007 y posteriores, estos pasos se realizan a través del panel
“Referencias”  Insertar índice.

Ejemplo de Índice alfabético en LibreOffice Writer

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2.3.- Tabla de ilustraciones y otras

Si un documento incluye ilustraciones (imágenes, gráficos, ...) o tablas que tienen
descripciones, o títulos, se puede utilizar el cuadro de diálogo Índice y tablas para
crear una tabla de ilustraciones.

Si un documento legal contiene elementos como regulaciones, casos y estatutos que

son designados con citas legales, se puede utilizar el cuadro de diálogo Índice y
tablas para crear una tabla de autoridades. Se usa los rótulos o las citas para crear
estos tipos de tablas del mismo modo que utilizamos los títulos para crear una tabla
de contenido.

Los pasos para insertar este tipo de tablas es muy similar, primero tenemos que
nombrar la imagen o ilustración y posteriormente se inserta la “Tabla de ilustraciones”.

Para marcar las imágenes en el documento, de manera que después sean localizadas
por la Tabla de ilustraciones, debemos pulsar con el botón derecho en la imagen y
elegir “Título” si se trata de LibreOffice Writer, o bien, “Insertar título” si se trata de
Microsoft Word.

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Unidad 3.- Marcadores, notas al pie y referencias cruzadas

Con esta unidad de aprendizaje vamos a conseguir insertar una serie de marcas en el
texto, que nos servirán para localizarlas después de forma rápida.

Conceptos como "Referencias cruzadas" quedarán claros y comprenderás cómo

funcionan los documentos que contienen estas utilidades.

Nuestro objetivo también será aprender a utilizar las notas al pie y notas finales en
un documento.

3.1.- Marcadores y referencias cruzadas

Los procesadores de texto proporcionan varias herramientas para desplazarse en
documentos largos. Dos de ellas, marcadores y referencias cruzadas, permiten ir
fácilmente a los lugares designados. Ambas herramientas requieren que se marquen
las ubicaciones en un documento y se les dé un nombre.

Tanto si el documento que estás leyendo fue creado por ti o por alguna otra persona,
se pueden insertar marcadores para señalar información a la que podrías querer
volver después.

Como en el caso de un marcador físico, un marcador en un procesador de texto te

ayuda a encontrar un lugar específico en el documento. Todas estas acciones se
realizan a través del Menú Insertar de los procesadores de texto, y sólo es necesario
guiarse por la lógica y la intuición para trabajar con este tipo de utilidades que nos
ofrecen los procesadores de texto.

Cuadro de diálogo “Insertar nota al pie/final” de LibreOffice Writer

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Pues bien, los marcadores también nos van a servir para crear "Hipervínculos" o
"Hiperenlaces".

¿Qué es un Hipervínculo a un marcador?. Es un enlace, que al hacer clic en él nos

transporta a otro lugar del documento, en este caso a un marcado previamente
establecido.

Cuadro de diálogo “Hiperenlace” en LibreOffice Writer

Cuadro de diálogo “Hipervínculo” en Microsoft Word

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Otro concepto que tenemos que conocer es "Referencia cruzada".

¿Qué es una referencia cruzada en un procesador de texto?.

Cuadro de diálogo para insertar referencias cruzadas en LibreOffice

Cuadro de diálogo para insertar Referencias cruzadas en Microsoft Word

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Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar del
documento.

Por ejemplo, "Véase Figura 1"

En donde "Figura 1" puede estar ubicada dos páginas más abajo. De esta manera, si
hemos creado una referencia cruzada podrás hacer clic en "Figura 1" y el punto de
inserción se ubicará en la imagen que hayamos marcado como figura 1.

3.2.- Notas al pie y notas al final

Las notas al pie y las notas al final explican, comentan o proporcionan referencias al
texto en un documento.

Las notas al pie aparecen en la parte inferior de la página conteniendo el texto

asociado.

Las notas al final se muestran al final de un documento.

Cada nota al pie y nota al final consiste en una marca de referencia y un texto de
nota. La marca de referencia es un número o símbolo en el texto principal del
documento que coincide con un número o símbolo junto a la nota al pie o a la nota al
final.

En la mayoría de las vistas, esta sección se encuentra separada del texto principal por
una línea separador de notas.

Para eliminar una notal al pie o nota al final de documento, sólo tenemos que
localizarla en la página en la que se encuentra y borrarla con cualquiera de los
método que debes conocer, tan sencillo como borrar con la tecla retroceso o suprimir,
automáticamente se actualizan las notas que haya en el documento, si fuera
necesario cambiar la numeración.

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Unidad 4.- Compartir documentos y trabajar en grupo

Seguimos profundizando en herramientas avanzadas de los procesadores de texto.

En esta unidad aprenderás a gestionar los cambios en un documento. Insertar

comentarios y trabajar con ellos.

Por último, conocerás cómo crear un formulario para ser cumplimentado por los
usuarios.

Son utilidades verdaderamente avanzadas y que requerirán de una atención especial,

por lo que te recomiendo especial interés a la hora del estudio de esta unidad.

4.1.- Gestionar los cambios en un documento de texto

Después de crear el borrador de un documento, quizá quieras distribuirlo a tus
compañeros de trabajo y pedirles sus comentarios y revisiones.

Colaborar con otros de esta forma te ayudará a obtener documentos exactos y

esmerados.

Con las actuales herramientas de comunicación, es fácil distribuir un documento a los

revisores de forma electrónica, para que puedan leerlo, revisarlo y realizar los
comentarios sobre el mismo documento sin necesidad de imprimirlos.

Si no se desea que los revisores modifiquen tu trabajo, puedes proteger el documento

para que los demás puedan leerlo, pero no cambiarlo. Para una mayor protección,
asigna una contraseña de forma que sólo aquellos que conozcan la contraseña
puedan abrir el documento.

Cuando dos o más personas colaboran en un documento, normalmente una de ellas

crea y posee el documento y las otras lo revisan, sugiriendo cambios para hacerlo
más apropiado, lógico y fácil de leer.

Los revisores pueden activar el rasgo Control de cambios que permite que las
revisiones realizadas al documento se graben sin perder el texto original.

Guardar versiones

Si deseas un registro de los cambios realizados en el documento, se pueden guardar

versiones diferentes del mismo.

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Guardar versiones ahorra espacio de disco, porque guarda sólo las diferencias entre
las versiones, no una copia completa de cada documento.

Después de haber guardado varias versiones del documento, se pueden revisar, abrir,
imprimir y eliminar versiones anteriores.

También se puede pedir que guarde una versión del documento cada vez que el
documento se cierra, lo que resulta muy útil cuando se necesita llevar un control sobre
quién ha hecho los cambios y cuándo, como en el caso de un documento legal.

Para guardar una versión del documento debes abrir el menú "Archivo" y elegir
"Versiones..."

Para entender mejor la utilidad de lo que hemos visto hasta ahora, te pondré un
ejemplo:

Imagina que eres el encargado y responsable final de redactar un certificado

para los trabajadores de tu entidad y es la primera vez que tienes que hacerlo.

1º.- Redactas un documento con la forma y redacción que tú crees más

conveniente. Pero conoces a una persona que tiene experiencia en este tema y
sabe muy bien cómo debe quedar redactado y el formato que tiene que tener el
certificado.

2º.- Envías por email a esa persona el documento con la opción de Control de
cambios activada. Y le pides a esa persona que modifique en el documento lo
que crea conveniente, tanto en texto como en formato.

3º.- Le pides que lo guarde y te lo envíe con sus modificaciones.

4º.- Una vez que tú lo has recibido lo abres y ves todo lo que esa persona ha
realizado.

5º.- Vas pasando por cada modificación y vas decidiendo si Aceptas o Rechazas el
cambio que te ha propuesto.

Como verás puede ser útil esta herramienta, ¿verdad?

4.2.- Insertar comentarios

Además de realizar cambios a un documento en las marcas de revisión, se pueden
insertar notas o comentarios para realizar preguntas o explicar sugerencias de
edición.

Para introducir un comentario es muy sencillo, buscaremos en nuestro procesador de

texto las opciones de Insertar (LibreOffice y Word 2003), o el panel Revisión (Word

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2007 y posteriores) y sólo tenemos que buscar el término "Comentario", puesto que
esto es común a todos ellos.

Se mostrará un globo al margen derecho del documento con el texto del comentario
que hayamos tecleado.

Para eliminar un comentario, hacemos clic con el botón derecho sobre el texto
comentado y elegimos "Eliminar".

4.3.- Comparar y combinar documentos

A veces puede ser útil comparar varias versiones del mismo documento.

Por ejemplo, si has enviado un documento para ser revisado por tus compañeros,
quizá quieras comparar las versiones editadas por ellos con el documento original. O
quizá quieras comparar una versión anterior del documento con la versión actual.

En lugar de comparar múltiples documentos abiertos, puedes hacer este proceso

mucho más sencillo utilizando el procesador para comparar los documentos y
combinar los cambios en un documento único.

Cuando comparas y combinas documentos, el procesador muestra las diferencias

entre ellos como cambios realizados. Si varios revisores devuelven sus cambios y
comentarios en documentos separados, puedes combinar todos los cambios en un
único documento para poder revisarlos en él.

Desde ese único documento, se pueden ver todos los cambios de todos los revisores
o sólo los de un revisor en particular.

4.4.- Formularios
Hemos llegado a una de las utilidades más eficaces y que en cualquier momento nos
pueden ser de mucha utilidad, los formularios.

El procesador de texto puede llegar a ser un modo muy conveniente de recopilar

información de forma coherente.

Un formulario es un documento que contiene instrucciones de texto y preguntas junto

con áreas en blanco donde los usuarios introducen sus respuestas.

Con un formulario se pueden realizar preguntas específicas y obtener las respuestas

en el formato deseado.

Por ejemplo, un centro de formación, podría utilizar formularios para inscribir clientes
en una clase de iniciación a la informática. Y posteriormente, una vez finalizado el
curso, recoger los formularios con las opiniones finales de sus opiniones.

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En este apartado de la unidad didáctica vamos a aprender a:

- Crear un formulario
- Modificar un formulario
- Proteger un formulario
- Utilizar un formulario

Pero antes de comenzar a visualizar el procedimiento es necesario primero conocer

qué tipos de campos vamos a poder utilizar en un formulario.

Al crear un formulario, cada área en blanco donde los usuarios introducen sus
respuestas queda asociada a un campo de formulario.

El procesador incluye varios tipos diferentes de campos de formulario, como cuadros

de texto para entradas escritas, campos de fecha y hora, campos que realizan
cálculos y campos que permiten a los usuarios seleccionar su respuesta entre
opciones predefinidas.

Tras haber creado un formulario, éste puede imprimirse para que los usuarios
respondan en el mismo papel o se puede distribuir de forma electrónica.

También es importante comentar que el formulario puede protegerse para que los
usuarios introduzcan la información sólo en los diferentes campos, pero no puedan
modificar el contenido o diseño del formulario.

Para crear un formulario, en primer lugar debes escribir toda la información que no
cambia de un formulario a otro e insertar los campos de formulario para toda la
información proporcionada por los usuarios.

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Se pueden insertar varios tipos de campos de formulario, como:

Campos de formulario con texto:

- Campos Normal, pueden aceptar cualquier combinación caracteres del teclado,

incluyendo letras, números o símbolos. Este campo de texto es útil para comentarios
y respuestas de texto breves.

- Campos Número, aceptan únicamente valores numéricos, muy adecuado por

ejemplo para precios.

- Campos Fecha, permite al usuario escribir una fecha en un formato específico.

- Campos Fecha actual y Hora actual, para tener siempre actualizado el formulario.

- Campo Cálculo, realiza un cálculo basado en la fórmula y valores que se

proporcionan.

Campos de formulario con casilla de verificación:

Que permiten proporcionar varias opciones entre las que los usuarios pueden realizar
su selección. Éstos pueden hacer clic en una, varias o ninguna de las opciones. Las
casillas de verificación son también una buena opción para respuestas de tipo
verdadero/falso o sí/no.

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Campos de formulario con lista desplegable:

Que permiten limitar las respuestas de los usuarios a varias opciones predefinidas. Se
debe especificar todas las opciones posibles para que los usuarios elijan una,
asegurándose de esta forma que aportará una información segura y coherente.

Ejemplo de Formulario creado en LibreOffice Writer

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Unidad 5.- Organigramas y diagramas

En esta nueva unidad didáctica vamos a estudiar un nuevo apartado de

representaciones gráficas que incorporan los procesadores de texto.

Nos vamos a centrar en la creación y edición de organigramas y diagramas.

Aprenderemos qué tipos de diagramas se pueden utilizar y cuáles son los más
apropiados para cada caso.

Dedicaremos un especial estudio a las representaciones jerárquicas para crear

organigramas.

5.1.- Organigramas
¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u

organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que

las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de
vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea

uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

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(También es cierto que un organigrama puede representar otra serie de datos

jerárquicos que no tienen que ser obligatoriamente de la estructura de una entidad,
aunque lo más frecuente sea esa su finalidad)

Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo.

Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de

jerarquía, y la relación entre ellos.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

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Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman

círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la

sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

Tabular: Es una variante del tipo Escalar (sin líneas).

5.2.- Diagramas
¿Qué es un diagrama?

Un diagrama es un esquema que representa una determinada información.

Como verás hemos dado una definición muy general, puesto que con los diagramas
podemos representar gráficamente información muy diversa.

Veamos a continuación algunos tipos de diagrama que se pueden crear y que van
encaminados cada uno según el tipo de información que quieran representar.

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Unidad 6.- Macros

Hasta ahora hemos utilizado las herramientas y comandos tal cual las tienen
instaladas por defecto los procesadores de texto.

En esta unidad vamos a conocer la forma de modificar barras de herramientas y

menús existentes (en la medida que se pueda).

Aprenderemos en esta unidad a simplificar nuestro trabajo cuando tenemos que

realizar acciones repetitivas, y esto lo conseguiremos conociendo el funcionamiento
de las macros.

6.1.- Personalizar comandos

A nuestro entorno de trabajo podremos agregar o quitar botones según nuestras
necesidades.

Podremos modificar los botones existentes en las barras de herramientas (añadiendo

o eliminando). Incluso podremos en algunos procesadores crear nuevos menús o
barras de herramientas.

Todo ello responde a un concepto común en los procesadores de texto, y este

concepto es la "Personalización..."

Siempre que accedamos a la personalización de un procesador de texto, estamos

entrando a la forma de trabajar del programa y por tanto, en la medida de lo posible,
podremos personalizarlo y adecuarlo a nuestra forma de trabajar.

Pero ¡CUIDADO!, Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones el ordenador no
lo utilizamos nosotros solos.

Te recomendamos que tengas en cuenta este aspecto, ya que si otro usuario del
ordenador va a utilizar el procesador, puede encontrarse una configuración distinta a
la habitual y si no es un usuario experto le puede resultar un inconveniente.

Por tanto, veamos cómo personalizar nuestro procesador, pero siempre con
conocimiento de causa de lo que estamos haciendo.

Personalizar nuestro procesador de texto, puede tener sus ventajas e inconvenientes.

Ventajas: nos facilita las acciones más habituales según nuestras necesidades como
usuario.

Desventajas: Si utilizamos la ayuda del procesador de texto, es posible que en

algunas ocasiones no encontremos las orientaciones dadas.

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Y como hemos comentado anteriormente, podría ser una desventaja de cara a otros
usuarios del procesador de texto instalado en el equipo.

Cuadro de diálogo “Personalizar” de LibreOffice Writer

No sólo se puede modificar un Menú o Barra de herramientas, sino que también se

puede crear un nuevo menú o barra de herramientas, totalmente personalizada a
gusto del usuario.

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6.2.- Macros
Una macro es un conjunto de comandos y pulsaciones de teclado o ratón que forman
un pequeño programa, los cuales pueden ser activados colectivamente dando nombre
a la macro que los contiene.

Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas que simplifican el trabajo al
usuario.

Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o más comandos, o muy compleja,
realizando cientos de comandos. Las macros se graban.

Las macros se pueden usar para:

Automatizar tareas de rutina (con la grabadora de macros que incorporan los

procesadores de texto).

Ejecutar automáticamente otras aplicaciones.

Una macro se puede crear usando la Grabadora de macros. La grabadora de macros

funciona como una cámara de vídeo: graba acciones (pulsaciones de teclas o clic del
ratón) a fin de que las puedas reproducir cuando las necesites.

6.3.- Modificar macros

El proceso de depuración o edición de una macro, implica comprobar y corregir
posteriormente macros para garantizar que vamos a obtener, al ejecutarla, los
resultados deseados. No es un proceso fácil modificar una macro, y sólo en caso de
macros muy complejas puede resultar eficiente.

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