nóicacinumoC aL

Sistemas
deLaInformación
Comunicación
Introducción

En las organizaciones, en su ámbito administrativo y, puntual-

mente, en el nivel gerencial, toman protagonismo la calidad
y confiabilidad de los datos e información que recolectamos,
clasificamos, organizamos, evaluamos y transmitimos, puesto
que de ahí, depende la efectividad del flujo de información en
los procesos y procedimientos llevados a cabo internamente,
la información y los datos son insumos fundamentales para
el análisis e interpretación que les permitirá a las diferentes
áreas especialmente, a la gerencia tomar las decisiones que
les facilite llevar a cabo los ajustes necesarios y dar solución
a los problemas presentados o mejorar la funcionalidad para
lograr el éxito de la organización.

Lo anterior se logra con la implementación de la relación en-

tre la información y datos, en el sistema de información en la
organización y su coherencia con el sistema de información
en el nivel gerencial.

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  Técnicas de Comunicación en el Nivel Gerencial
MATERIAL DE FORMACIÓN 3

CONTENIDOS
PAG.

MAPA CONCEPTUAL...................................................................................................3

ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
Temática 1: Información y datos ............................................................................4
Temática 2: Sistemas de información en la organización......................................5
Temática 3: Sistemas de información en el nivel gerencial ...................................9

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................13

GLOSARIO..................................................................................................................14

CREATIVE COMMONS...............................................................................................15

CRÉDITOS DEL PROGRAMA....................................................................................16

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 Procesar la información

De acuerdo con

Necesidades de la organización

Con base en

La información y Conocimiento en sistemas Claridad en sistemas

los datos de información en la de información en el
organización nivel gerencial

Para

Analizar

La importancia de
manejar adecuadamente

La información

Que dinamiza

Procesos de comunicación
en la organización

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Temática 1: Información y datos que representa una cantidad, una Deben asociarse a un contexto específico.
medida, una palabra o una descripción.”
1. Introducción
(ALEGSA, s.f.) Brindan la información relacionada con
los estados y asuntos financieros para
Los sistemas de información dependen
Los datos aislados no representan quien la requiera, tanto dentro, como
de la información y datos que se manejen
ninguna información. Entonces ¿qué fuera de la organización.
en la organización, ahí la importancia
características son necesarias para que
de tener claras las diferencias que hay
los datos se conviertan en información? Los datos son los insumos para realizar su
entre la información y los datos, como
procesamiento y convertirlos en información,
componentes esenciales de los sistemas,
Deben organizarse en un conjunto. tal como lo describe la gráfica 1.
igualmente que el procesamiento de los
datos y su transformación en información
se convierten en insumos fundamentales Gráfica 1:
para la gestión de la comunicación
organizacional y su tratamiento por Datos
parte de los miembros de las empresas,
generan un apoyo vital a la funcionalidad
Información
gerencial de la misma.

2. Diferenciación entre información

y datos

Para una mejor comprensión del flujo

de información en la organización, es
importante tener claras las diferencias
que hay entre la información y los datos,
como componentes esenciales de los
sistemas de información. Procesamiento
Los datos se pueden definir como FUENTE: SENA
“símbolos que describen hechos,
condiciones, valores o situaciones. Un Información y datos En síntesis, la contexto, que poseen un significado y
dato puede ser una letra, un número, un información es un conjunto de datos representan un conocimiento o idea útiles
signo ortográfico, o cualquier símbolo organizados y asociados dentro de un para llevar a cabo una acción. La reunión

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de estas características integradas es las
que permite el análisis e interpretación
de la información y, en consecuencia,
produce el conocimiento que permite
la toma de decisiones para ejecutar las
acciones pertinentes. Como recurso,
la información es un insumo esencial y
puede determinar el éxito o el fracaso
de una organización. Resumiendo, la
información es un conjunto de datos
organizados y asociados dentro de
un contexto, que posee un significado
y representa un conocimiento o idea
útil para llevar a cabo una acción de
procesamiento.
Gráfica 2: Sistema de información
Temática 2: Los sistemas
de información en la organización
1. Introducción
Los sistemas de información en la
organización se operativizan sobre la
coherencia funcional entre la información,
su manejo por parte de las personas que
la integran y los recursos que se tienen
para alcanzar su movilización, haciéndose
visible esta coherencia en las actividades
y técnicas de trabajo empleadas para
cumplir los objetivos de la empresa, tal
como se presenta en la gráfica 2.
2. Conceptos básicos
Siguiendo la definición más genérica
del Diccionario de la Real Academia
Española, un sistema se define como:
“sistema: m. Conjunto de cosas que
relacionadas entre sí ordenadamente
contribuyen a determinado objeto.”
Si la información es un conjunto de datos,
¿a qué hacemos referencia cuando
hablamos de un sistema de información? A
continuación, veamos algunas propuestas
para definir un sistema de información,
tomando como referencia la gráfica 3.
Gráfica 3:
La importancia de la información

Sistema de Información Entorno de

marketing
Competencia
INFORMACIÓN Por qué
se necesita
ACTIVIDADES 01
Técnicas OBJETIVOS información
PERSONAS DE LA ?
de trabajo
ENTIDAD Necesidades
de clientes Planeación
RECURSOS estratégica

FUENTE: SENA FUENTE: SENA

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“(...) un sistema de información está
formado por un conjunto de elementos
integrados e interrelacionados que
persiguen el objetivo de capturar,
depurar, almacenar, recuperar,
actualizar y tratar datos para
proporcionar, distribuir y transmitir
información en el lugar y momento en
el que sea requerido en la organización
(...)” (Arjonilla & Medina, 2009)”
“(...) conjunto formal de procesos que
opera con un conjunto estructurado de
da-tos de acuerdo a las necesidades
que una organización, recopila,
elabora y dis-tribuye la información
necesaria para la operación de dicha
organización y para las actividades de
dirección de control correspondientes,
apoyando al menos en parte, la
toma de decisiones necesaria
para desempeñar las funciones y
procesos de negocio de acuerdo con
su estrategia (...)” (Andreu, Ricart &
Valor, 2002)”
“(...) es un conjunto de personas,
datos, procesos y tecnologías de la
información que interactúan para
recoger, procesar, almacenar y
proveer la información necesaria
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para el correcto funcionamiento de la
organización (...)”
3. Componentes del sistema
de información en la organización
Tenemos los siguientes componentes
descriptos en la gráfica 4.
FUENTE: SENA
Gráfica 4: Componentes del sistema
de información en la organización
Ficheros: Son un conjunto de registros,
casi siempre con características
similares.
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Equipos: Son los elementos
tecnológicos que se utilizan para
procesar la información y los datos.
El equipamiento es muy variado y
depende de la línea tecnológica que
emplea el sistema.
Documentos: Fuente testimonial,
carta, diploma o escrito, en forma
material, de un hecho, situación
o circunstancia, empleada como
evidencia, referencia o estudio.
Registros: Es un conjunto de
elementos que en forma colectiva
aportan información acerca del asunto
que registran.
Procesos: Conjunto de tareas que
se relacionan de forma lógica, para
obtener un resultado concreto. Dentro
de los sistemas de información (SI) se
desarrollan múltiples procesos, con
sus procedimientos, actividades.
Igualmente, estos componentes se
puedan clasificar según la tabla 1:
6
Tabla 1: Componentes del sistema de información en la organización 4. Clasificación de los sistemas de
información en la organización
Participante Funcionalidad
Individuos Son todas las personas que reciben y envían información Los sistemas de información no son
del sistema, y que asumen su tratamiento desde la esquemas cerrados, ya que no se pueden
perspectiva que tengan dentro y fuera de la organización. aplicar a cualquier contexto esperando
Propietarios Son las personas que patrocinan y promueven el sistema que funcionen de la misma manera. Por
el contrario, estos sistemas surgen de
Usuarios Son las personas de la organización que utilizan el
las necesidades propias de cada sector
sistema para capturar, introducir, validar, transformar y
que los adecua según las características
almacenar datos e información. Es el grupo de individuos
y necesidades particulares de cada
más importante en el desarrollo de un sistema de organización. McLeod (2000), citado
información. por Fernández (2006), propone una
Datos e El procesamiento de los datos permite transformarlos en clasificación de los sistemas de información
información información. en sub-sistemas funcionales, los cuales,
Diseñadores Son los expertos en tecnologías que resuelven las como su nombre lo dice, se clasifican
necesidades y las restricciones manifestadas por los según las funciones de las actividades
usuarios. llevadas a cabo en las distintas áreas.
Constructores Son los especialistas en tecnologías. Veamos a continuación un breve bosquejo
Analistas Son los encargados de estudiar los problemas y de esta clasificación en la gráfica 5.
necesidades de la organización, para obtener mejoras.
Tecnologías de soporte físico sobre el cual se desarrolla el sistema de Gráfica 5: Clasificación de los sistemas
la información y información. de información en la organización
la comunicación
FUENTE: SENA

Sistema de información en una • Los datos

organización siempre se va a componer de
los siguientes elementos fundamentales: • La información

• Los procesos
• Las personas, teniendo en cuenta que
cumplen diversos roles • Las tecnologías FUENTE: SENA

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Sistema de información de marketing
(SIM): Sistema de información de
producción (SIP): Es el conjunto
estructurado de datos, personas,
procedimientos, métodos y herramientas
de tecnología de la información
proyectado para generar un flujo
ordenado de información relativa a
los negocios y al medio ambiente
organizacional, Este conjunto de datos
tiene como objetivo proveer información
a los procesos de toma de decisiones en
las áreas de marketing.
Este sistema procesa la información
teniendo en cuenta tres derivaciones:
• La inteligencia de marketing, que se
encarga de buscar toda la información
sobre el entorno.
• La información interna de mercadotecnia,
re-colectada dentro de la organización.
• Las comunicaciones de mercadotecnia,
que se encargan del flujo de información
que va desde la organización hacia el
entorno.
La información de este sistema pertenece
al área estratégica de la organización.
Sistema de información para
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directivos (SID): Proporciona
información a los directivos sobre el
desempeño global de la organización.
Este sistema utiliza fuentes de
información interna, proveniente de
las áreas funcionales, y de información
externa de gran utilidad para las
jerarquías más elevadas.
Proporciona información relacionada
con las operaciones de producción,
con el objetivo de apoyar el sistema
de producción físico. Esta información
responde específicamente al área
productiva de la organización.
Sistema de información de recursos
humanos (SIRH): Este sistema permite
recopilar y almacenar información
relacionada con los recursos humanos,
para transformarla y luego distribuirla a
las diferentes personas que la requieran.
Sistema de información financiera
(SIF): Brindan la información relacionada
con los estados y asuntos financieros
para quien la requiera, tanto dentro como
fuera de la organización.
Como habíamos mencionado con
anterioridad, las necesidades de las
organizaciones son variadas debido
a diferentes razones. Una de ellas son
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los diferentes niveles jerárquicos que
existen en su interior, que, por lo general,
no guardan correspondencia entre sí
en lo que respecta a sus necesidades e
intereses. Por esta razón, a continuación,
proponemos la clasificación que
menciona Fernández (2006), llevada
a cabo por Laudon y Laudon (2004), la
cual establece cuatro niveles jerárquicos
principales en una organización, según
las funciones que estos desempeñan.
Estos son:
• El nivel estratégico
• El nivel administrativo
• El nivel de conocimiento
• El nivel operativo
Para las necesidades de cada uno
de estos niveles de organización,
existen distintos tipos de sistemas
de información. A continuación, los
describimos, puesto que nos brindan
distintas posibilidades para el flujo
de datos. Estas posibilidades nos
permiten tener una comunicación
asertiva y funcional, beneficiando a
las personas encargadas de la toma
de decisiones, a la gerencia y a toda
la organización.
8
Gráfica 6: Sistema de información gerencial o de
Clasificación en función del servicio gestión (MIS o SIG): Es un sistema de
ofrecido información encargado de recolectar y
procesar información para la realización de
informes orientados a la gestión, basándose
en el procesamiento de transacciones y
operaciones de la organización. Estos
TPS sistemas brindan el servicio para el nivel
administrativo.
MIS Sistema de trabajo del conocimiento
Clasificación
o en función del (WKS): Estos sistemas promueven la
SIG servicio WKS creación de nuevos conocimientos que
ofrecido están más relacionados con la creación de
nuevos productos y servicios que con la
gestión de la organización. Ejemplo de este
Sistema de sistema sería la información que procesan
el área de diseño o el área de marketing.
oficina
Sistema de oficina: Son las aplicaciones
informáticas que les permiten mantenerse
FUENTE: SENA comunicados a las personas que trabajan
con la información, la crean, la almacenan,
Sistema de procesamiento de la procesan y la distribuyen.
transacciones (TPS): Las transacciones
son hechos o actividades que arrojan Según Laudon y Laudon (2004), los
información. El objetivo de este sistema sistemas de oficina típicos manejan y
es capturar y procesar datos de las administran documentos a través de
transacciones de negocios que se realizan procesamiento de texto, digitalización
diariamente en la organización. Las áreas de documentos, programación mediante
donde más se encuentran sistemas de medios electrónicos, y comunicación
procesamiento de transacciones son las a través de correo electrónico, correo
de producción y contabilidad, siguiendo o videoconferencia. Son “…elementos
procedimientos definidos. del sistema que permiten incrementar
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la productividad (…) apoyando
las actividades de coordinación y
comunicación.
Temática 3: Sistemas de información
en el nivel gerencial
1. Introducción
El sistema de información gerencial, es
de gran importancia para la organización
porque reúne y recibe la colaboración de
todas las áreas, compila la información,
y su calidad y confiabilidad, le permite a
la gerencia ampliar su panorama cuando
se enfrenta a dificultades o necesita
implementar un plan de mejora, para lo
cual siempre deberá tomar la decisión más
acertada.
Se considera este sistema como uno de los
ejes centrales de la recolección análisis y
emisión de información.
2. Definición del sistema de información
gerencial (SIG)
Son la interacción de los diferentes
sistemas de una organización para
recolectar información estratégica,
incluyendo aquellos métodos de gestión
para la toma de decisiones, con el objetivo
de mejorar el desarrollo productivo de la
organización.
9
Para la recolección y procesamiento
de la información, se utilizan las
diferentes herramientas tecnológicas
y de comunicación que permitan la
transformación de datos en información,
la cual se encuentra vinculada a la toma
de decisiones. En consecuencia, estos
sistemas proporcionan los resúmenes
para la preparación de informes acerca
de las operaciones básicas de las
organizaciones.
Objetivos del SIG: Proporcionar a la
gerencia informes sobre el desempeño de
la organización. Esta información se utiliza
para supervisar, y controlar la empresa y
pronosticar su desempeño futuro.
Los SIG resumen e informan sobre las
operaciones básicas de la empresa
utilizando los datos aportados por los
TPS que se comprimen y se presentan e
informes.
Las funciones básicas para que el
engranaje del sistema funcione son:
Entregar la información correspondiente
de manera oportuna a los gerentes.
Proporcionar la información imprescindible
para la toma de decisiones.
Entregar y mantener a disposición
los informes, los resúmenes y toda la
información necesaria de todos los que
resuelven los problemas de la compañía.
Cumplir con las exigencias de calidad,
oportunidad, cantidad y relevancia de toda
Gráfica 7: Estructura del Sistema de información gerencial
la información procesada y entregada.
3. Estructura del SIG
El flujo de información del SIG se puede
representar por medio de una estructura
vertical en forma de pirámide. Esto se
hace con el propósito de ver cómo va
escalando el flujo de información en las
diferentes instancias jerárquicas dentro de
la organización.
Veamos la pirámide gráficamente para
comprender como se comporta el
flujo de información en las diferentes
instancias.

Funciones del SIG: La función

fundamental del SIG consiste en dar
respuesta a las necesidades de la
organización planteando estrategias
empresariales u organizacionales con
ayuda de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, brindando
a la gerencia resultados semanales,
mensuales, anuales, e incluso, la
posibilidad ver datos por día o por hora. FUENTE: Emaze, (2016)

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El SIG en la estructura Gráfica 8: Tipos de información utilizados
organizacional

Como lo hemos detallado en el

trayecto de este material, dentro
de la organización, los distintos
niveles no necesitan el mismo tipo de
información. El SIG se ubica en un
nivel administrativo en donde cumple
con labores de seguimiento, control,
toma de decisiones y la administración
de recursos, y en consecuencia, la
información de dicho nivel es una
herramienta de planificación que mejora
la productividad, teniendo efectividad
cuando se realizan labores de control
a diario. Por esta razón, el objetivo
fundamental del nivel administrativo
se cumple cuando con la ayuda de la
elaboración de informes relacionados FUENTE: Blogspot, (2016)
con las operaciones y los procedimientos
llevados a cabo en el funcionamiento
regular de la organización. Características del SIG ingreso de datos que luego se analizan
para cubrir las necesidades de la
Por este motivo, y para mayor Por último, analicemos las organización.
comprensión, a continuación, le características de los sistemas de
presentamos un esquema en pirámide información gerencial para ver sus • Los SIG, actualmente, hacen
donde se bosquejan los tipos de alcances y limitaciones. parte de la inteligencia de negocios
información utilizados en los diferentes (Business Intelligent), puesto que,
niveles de la organización teniendo en Los sistemas de información gerencial este sistema influye en la toma de
cuenta las diferentes áreas funcionales se caracterizan por generar informes decisiones y facilita las estrategias
de la misma. que facilitan la toma de decisiones. para aumentar la productividad de la
Para llevar esto a cabo, se basa en el organización.

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• Los SIG hacen parte de la gerencia
estratégica corporativa en la medida
que dependen de un uso adecuado de
la información, que, difundida bajo una
comunicación asertiva, garantiza, en
el interior de la organización, la sana
convivencia que se ve reflejada en una
mayor productividad.
•Los SIG, generalmente, están creados para orientar la construcción de informes
y el control de procesos; están diseñados para informar acerca de las operaciones
existentes y, por tanto, para cooperar con el control cotidiano de las mismas.
• Los SIG se apoyan en flujos de datos que ya existen en la organización.
• Los SIG suelen tener una orientación interna, más que externa.

• Los SIG proporcionan datos precisos

a los administradores que les permite
analizar la situación actual de la
organización, identificar los problemas
y determinar las acciones que se deben
tomar para solucionarlos. Además,
permite establecer objetivos adecuados
para el futuro y, en consecuencia,
tomar decisiones inteligentes, teniendo
en cuenta los recursos financieros,
humanos y materiales disponibles.
• En los SIG la información debe ser
accesible, comprensible, precisa,
clara y verificable, para que genere
resultados positivos.
• Los SIG generan decisiones
estructuradas en los niveles de control
operativo y administrativo. Además, son
indispensables para las actividades de
planificación de los administradores del
nivel estratégico.
Conclusiones:
En las organizaciones, en su ámbito
administrativo y, puntualmente, en el
nivel gerencial, son de vital importancia
la calidad y confiabilidad de los datos
e información que recolectamos,
clasificamos, organizamos, evaluamos
y transmitimos, puesto que de ahí,
depende la efectividad del flujo
de información en los procesos y
procedimientos llevados a cabo
internamente, es fundamental tener
claras las diferencias que hay entre
la información y los datos, como
componentes esenciales de los sistemas,
igualmente que el procesamiento
de los datos y su transformación en
información dado que se convierten en
insumos esenciales para la gestión de
la comunicación organizacional y su
tratamiento por parte de los miembros
de las empresas.
El valor e importancia del adecuado
tratamiento de datos e información
en un sistema, están unidos a tareas
cotidianas que tienen repercusión
directa, así no lo notemos, en la toma
de decisiones, las cuales, no podemos
pensar que se llevan a cabo por la
gerencia sin su colaboración, desde
esta perspectiva, el tratamiento de
información y la toma de decisiones es
una labor compartida por todos en la
organización, y de esta manera, todos
son agentes de cambio para el éxito de
la organización.

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 Bibliografía

Gráfica 3. (2016). La importancia de la información. Recuperado de https://es.slideshare.net/

Gráfica 7. (2016). Estructura del Sistema de información gerencial. Recuperado de https://www.emaze.com/

Gráfica 8. (2016). Tipos de información utilizados. Recuperado de http://4semestredelunir.blogspot.com.co/

ALEGSA, s.f. Diferencia entre datos e información. Consultado el 26 de noviembre de 2016, en http://www.alegsa.
com.ar/Diccionario/C/1188.php

Andreu R., Ricart J. & Valor J. (1996). Estrategia y sistemas de información. (Segunda edición). MC Graw-Hill.

Arjonilla D., Sixto J., Medina G. & José A. (2002). La Gestión de los sistemas de información en la empresa.
Madrid: Ediciones Pirámides

Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada en el modela-do.

Catalunya. Universitat Politécnica de Catalunya.

Laudon J. & Laudon K. (2004). Sistemas de información gerencial. (Octava edición) México: Pearson Educación.

Ponjuan, G. (2004). Sistemas de información: principios y aplicaciones. La Habana 2004. 138p

Whitten, J., Bentley, L.D & Dittman, K. (2004). System analysis & design methods. International edition.

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 Glosario
Información: Se refiere al conjunto de datos
procesados que posibilita el conocimiento de
algún hecho o fenómeno.
Sistema: Conjunto de elementos
dinámicamente relacionados entre sí, en el
que se ejecuta una actividad para alcanzar un
objetivo. Opera sobre entradas (información,
energía o materia) y proveen salidas
(información, energía o materia) procesa-das
en el contexto en el que está inserto.
Sistema de información: Es un tipo
especializado de sistema, cuyos elementos
o componentes se interrelacionan para
recolectar, procesar y difundir datos e
información en pro del cumplimiento de
un objetivo establecido dentro del sistema
mismo.
Entrada: En lo relacionado con los sistemas
de información, las entradas corresponden a
aquellos elementos que ingresan al sistema,
provenientes del entorno, con el objetivo de
ser procesados al interior del mismo.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Procesamiento: Este término hace referencia
al mecanismo utilizado para convertir los
elementos de entrada en elementos de salida
produciendo cambios y agregando un valor y
utilidad a los mismos.
Salida: Se refiere a aquellos elementos
resultantes o beneficios que se obtienen
de la transformación ocurrida durante el
procesamiento.
Retroalimentación: Es una función inherente
al sistema de información que permite
comparar los elementos de salida
con estándares o criterios previamente
establecidos, cuyo objetivo es ejercer control
sobre el sistema.
SIG: Hace referencia a los sistemas de
información gerencial, también conocidos
como Business Intelligence. Estos sistemas
son los encargados de asistir la toma de
decisiones y facilitar estrategias para
aumentar la productividad de la organización.
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 PROGRAMA Establecer Estrategias Logísticas
NOMBRE DEL OBJETO Factores Clave De La Operación Logística
EXPERTO TEMÁTICO Sonia Maritza Ramos Ruiz
DISEÑADORES GRÁFICOS Formación
Nelson Alberto Niño Ospina profesional integral, cátedra virtual
PROGRAMA
Luis Guillermo Roberto de técnicas de comunicación a nivel gerencial
Báez
Aurora del Carmen NietoSistemas
PROGRAMADORESNOMBRE Molina
DEL OBJETO de información
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Edwin Iznardo Camargo Mojica
EXPERTO TEMÁTICO José Herney Sánchez Pizarro
GUIONISTA Edwin Iznardo Camargo Mojica.
ASESORAS PEDAGÓGICASDISEÑADOR GRÁFICO
Yuri Alexandra Nelson Alberto Niño Ospina
Báez Roldan
Kennia Andrea Peña Barrera
PROGRAMADOR Nilda Inés Camargo Suescún
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Héctor Salinas Castellanos
ASESORA PEDAGÓGICA Yuri Alexandra Báez Roldan
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez

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