ZASTOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH W KONTROLINGU. Tom VI NPV JEŻELI COS WSP - KORELACJI ROZKŁ - EXP KOMÓRKA VBA DNI - ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY PDF

z a a w a n s o w a n y z a a w a n s o w a n y
ZASTOSOWANIE
Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu
Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów danych. Książka dostarcza wiedzy nie-
zbędnej do samodzielnego tworzenia tabel przestawnych, począwszy od podstaw, szybko przechodząc do
TABEL
wykorzystywania zaawansowanych możliwości. Jednocześnie nie jest to sucha wiedza, ale pokazana na prak-

tycznych, biznesowych zastosowaniach Excela, opracowanych przez doświadczonego analityka ﬁnansowego.
NAJBLIŻSZE TOMY
PRZESTAWNYCH
• Excel w dziale księgowości, część 1
Książka pokazuje, jak zautomatyzować pracę działu księgowości z wykorzystaniem Excela. Czytelnicy otrzy-
mają m.in. gotowe do użycia szablony. Autor tłumaczy, jak importować do Excela informacje z bazy danych
czy eksportować je z Excela na potrzeby zewnętrznych aplikacji, np. księgowych. Podpowiada również, jak
W KONTROLINGU
przygotować narzędzie ułatwiające generowanie deklaracji podatkowych.
• Excel w dziale księgowości, część 2

Kontynuacja tematyki wykorzystania Excela w księgowości. Zawiera kilkanaście kolejnych przykładów i go-
towych do wykorzystania szablonów. Pokazuje, jak zautomatyzować pracę i przyspieszyć przygotowywanie
dokumentów księgowych.
• Graficzna prezentacja z użyciem makr w Excelu

Makra umożliwiają nie tylko automatyzację pracy, ale sprawdzają się również w sferze wizualizacji i prezenta-
cji danych. Książka wyjaśnia, m.in. jak wykorzystać makra do tworzenia oraz modyﬁkowania wykresów.
NPV To m V I
WSP.KORELACJI
ACX06
ISBN 978-83-269-3363-9 ROZKŁ.EXP JEŻELI
Cena: 79 zł
KOMÓRKA COS
VBA DNI.ROBOCZE
ILOCZYN
LOG
SUMA
CZY.LICZBA
6
Zastosowanie
tabel
przestawnych
w kontrolingu
Wojciech Próchnicki
Autor:
Wojciech Próchnicki
Kierownik grupy wydawniczej:

Ewa Ziętek-Maciejczyk
Wydawca:
Monika Kijok
Redaktor prowadzący:
Rafał Janus
Korekta:
Zespół
Skład i łamanie:
Triograf, Dariusz Kołacz
Projekt okładki:
Piotr Fedorczyk
Druk: Miller
ISBN: 978-83-269-3363-9
Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2014
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII
Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
„Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi

elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autor-
skim. Przedruk materiałów opublikowanych w „Zastosowaniu tabel przestawnych w kontrolingu”
oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz
nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.
Publikacja „Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu” została przygotowana z zachowa-
niem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia
autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zastosowanie tabel przestawnych
w kontrolingu” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpreta-
cje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wyma-
gać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane
jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie
może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zastosowanie
tabel przestawnych w kontrolingu” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek,
przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści
1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie

wykresu przestawnego .................................................................................................... 7
1.1. Dostosowywanie pól tabeli przestawnej ........................................................... 12
1.2. Modyfikacja tabeli przestawnej – pokaż strony filtru raportu ..................... 15
1.3. Obliczenia w tabeli przestawnej ........................................................................ 17
1.4. Grupowanie danych w tabeli przestawnej ....................................................... 19
1.5. Wykresy przestawne ........................................................................................... 21
2. Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się

produktów ........................................................................................................................ 24
2.1. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzedaży ................... 26
2.2. Obliczenie kosztów materiałowych ................................................................... 27
2.3. Budowa tabeli przestawnej obrazującej sprzedaż poszczególnych
produktów w każdym tygodniu .......................................................................... 29
2.4. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej
– pole obliczeniowe .............................................................................................. 30
3. Tygodniowy raport marży brutto na topowych produktach

– wykres przestawny ...................................................................................................... 36
3.1. Sprawdzanie poprawności danych – rozwijana lista ....................................... 36
3.2. Funkcja WEŹDANETABELI ............................................................................. 40
3.3. Wykres kołowy – struktura sprzedaży w wybranym przez
użytkownika tygodniu ........................................................................................ 45
3.4. Wykres skumulowany kolumnowy – porównanie wybranej
wielkości z czterech tygodni na każdym z produktów ................................... 48
4. Macierz kosztów transportu ........................................................................................ 51

4.1. Budowa macierzy ................................................................................................. 52
4.2. Funkcja JEŻELI.BŁĄD ........................................................................................ 54
4.3. Wyróżnienia wartości – formatowanie warunkowe ....................................... 56
5. Wiekowanie należności ................................................................................................ 59

5.1. Wyszukiwanie z użyciem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO .......................... 62
5.2. Wiekowanie przy użyciu tabeli przestawnej .................................................... 65
6. Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK

z zewnętrznej bazy Access ............................................................................................ 69
6.1. Połączenie tabeli przestawnej z bazą danych .................................................... 70
6.2. Budowa tabeli przestawnej – raport wykonania kosztów ............................... 72
6.3. Wybór MPK i miesiąca ........................................................................................ 73
6.4. Odświeżanie tabeli i ustawienia połączenia z bazą danych ............................ 75
3
Kontroling finansowy w Excelu
7. Raporty produkcyjne – grupowanie pól tabeli przestawnej ................................. 77

7.1. Utworzenie raportu produkcji w podziale na miesiące
i grupy produktów ................................................................................................ 78
7.2. Grupowanie wartości tekstowych ...................................................................... 79
7.3. Grupowanie wartości liczbowych ...................................................................... 82
8. Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu

tabeli przestawnej .......................................................................................................... 84
8.1. Raport zamówienia .............................................................................................. 85
8.2. Raport zamówienia jako tabela przestawna ..................................................... 85
8.3. Procentowy udział wartości każdego produktu w całości wartości
zamówienia ........................................................................................................... 87
8.4. Automatyczne wygenerowanie raportu dla każdego z zamówień ..................... 89
9. Graficzna prezentacja kosztów utrzymania jakości produktów .......................... 91

9.1. Procentowy udział poszczególnych grup kosztów w całości
kosztów jakości ..................................................................................................... 93
9.2. Procentowy udział i wartość poszczególnych grup kosztów
w podziale na miesiące ........................................................................................ 98
10. Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej ............. 100

10.1. Tworzenie tabeli przestawnej z danych sprzedażowych ................................ 101
10.2. Wizualizacja wyników sprzedaży firmy .......................................................... 103
10.3. Format wyświetlanych danych w polu Wartości ............................................ 104
10.4. Układ raportu tabeli przestawnej ..................................................................... 107
10.5. Style tabeli przestawnej ...................................................................................... 108
10.6. Sumy cząstkowe i końcowe................................................................................ 109
10.7. Wyróżnianie elementu w tabeli przestawnej ................................................... 110
10.8. Zmiana układu wyświetlania pól w obszarze Wartości
tabeli przestawnej ............................................................................................... 111
10.9. Stworzenie możliwości wyboru miesięcy – filtr tabeli przestawnej ............. 112
4
Wstęp
Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów
danych. Ta funkcja Excela umożliwia tworzenie wizualizacji, przygotowy-
wanie zestawień lub analiz w dowolnym układzie z interesującym użyt-
kownika stopniem szczegółowości. Sprawdza się również jako narzędzie
zwiększające wydajność pracy, ponieważ umożliwia automatyczne przygo-
towanie dowolnej liczby powtarzających się zestawień.
Książka dostarcza wiedzy niezbędnej do samodzielnego tworzenia tabel

przestawnych, począwszy od podstaw, szybko przechodząc do wykorzysty-
wania zaawansowanych możliwości. Jednocześnie nie jest to sucha wiedza,
ale pokazana na praktycznych, biznesowych zastosowaniach Excela, opra-
cowanych przez doświadczonego analityka finansowego.
Autor pokazuje, jak za pomocą Excela analizować dane sprzedażowe, kosz-

towe i produkcyjne z użyciem tabel przestawnych. Każdy rozdział to od-
dzielny przykład, jak efektywnie pracować z danymi i wydobywać z nich
informacje umożliwiające podejmowanie dobrych decyzji biznesowych.
Co istotne, książka prezentuje różne pomysłowe sposoby wykorzystania
tabel przestawnych: przygotowanie macierzy kosztów, wytypowanie naj-
lepiej sprzedających się produktów czy szybkie wyszukiwanie przetermi-
nowanych należności. Ważnym obszarem jest również prezentacja danych.
W tym przypadku książka pokazuje sposoby tworzenia wykresów prze-
stawnych, a dopełnieniem jest pokazanie, jak modyfikować tabele prze-
stawne od strony wizualnej.
5
Kontroling finansowy w Excelu
Wszystkie pliki Excela z przykładami

omawianymi w książce można pobrać
ze strony:
http://online.wip.pl/download/exceltom6.zip
6
1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej.
Przygotowanie wykresu przestawnego
Tabela przestawna jest rozbudowanym i interakcyjnym narzędziem do
szybkiego podsumowania dużych ilości danych, tworzenia analiz w intere-
sującym nas układzie oraz o określonym stopniu szczegółowości.
Tabele przestawne służą przede wszystkim do:

• gromadzenia danych liczbowych i ich podsumowywania, np. według ka-
tegorii i podkategorii, oraz tworzenia niestandardowych obliczeń i for-
muł;
• rozwijania i zwijania poziomów danych w celu sprecyzowania uzyska-
nych wyników oraz przechodzenia do szczegółów danych podsumowa-
nia w celu analizowania interesujących użytkownika obszarów;
• przenoszenia wierszy do kolumn lub kolumn do wierszy (czyli „prze-
stawianie”) w celu uzyskania różnych podsumowań danych źródłowych;
• filtrowania, sortowania, grupowania i warunkowego formatowania naj-
bardziej użytecznych i interesujących podzbiorów danych, co umożliwia
użytkownikowi skoncentrowanie się na żądanych informacjach.
W przykładzie (rysunek 1.1) w zakładce znajdują się miesięczne koszty

z lat 2004–2005 w podziale na konta, MPK oraz rodzaj kosztu. Zadaniem
użytkownika jest przygotowanie w krótkim czasie zestawienia miesięcz-
nych kosztów MPK w poszczególnych latach.
Rysunek 1.1. Dane kosztowe
7
W tym celu przechodzimy na wstążkę Wstawianie/Tabele/Tabela przestaw-

na. Pojawi się okno tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 1.2). Określamy
zakres, z którego będą pochodzić dane (w tym przykładzie jest to cała ta-
bela z kosztami).
Trzeba pamiętać, aby każda kolumna miała nazwę – nagłówek. Można

również pobierać dane z zewnętrznych źródeł. Następnie określamy, gdzie
ma być stworzony raport tabeli przestawnej. W tym wypadku raport tabeli
umieścimy w nowym arkuszu.
Rysunek 1.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej
Klikamy OK i w nowym arkuszu utworzy się raport tabeli przestawnej (ry-

sunek 1.3).
Rysunek 1.3. Raport tabeli przestawnej
8
Rozdział 1 – Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego
W prawej części okna Excela pojawi się Lista pól tabeli przestawnej (rysu-
nek 1.4). W górnej części okna znajduje się lista nagłówków wszystkich
kolumn zaznaczonych jako źródło do stworzenia tabeli. Poniżej przedsta-
wione mamy obszary tabeli przestawnej:
• Etykiety wierszy – służy do wyświetlania pól jako wierszy z boku raportu,
• Etykiety kolumn – służy do wyświetlania pól jako kolumn u góry raportu,
• Wartości – obszar przeznaczony do wyświetlania podsumowujących da-
nych liczbowych,
• Filtr raportu – służy do filtrowania całego raportu na podstawie wybra-
nego elementu w filtrze raportu.
Rysunek 1.4. Okno listy pól tabeli przestawnej
W naszym przykładzie w etykietach wierszy umieszczamy pole MPK, w ety-

kietach kolumn dodajemy pole miesiąc, w filtr raportu wstawiamy rok, nato-
miast w wartości wrzucamy pole kwoty. Dodawanie pól do poszczególnych
obszarów raportu tabeli odbywa się na zasadzie przeciągnij i upuść. W wy-
niku tego otrzymaliśmy zestawienie kosztów w podziale na poszczególne
MPK (wiersze raportu) i poszczególne miesiące (kolumny raportu).
9
Rysunek 1.5. Utworzona tabela przestawna
Okno obszarów raportu wygląda teraz następująco (rysunek 1.6).
Rysunek 1.6. Okno obszarów raportu
Obecnie w tabeli mamy koszty z lat 2004 i 2005. Co zrobić, jeżeli potrzebu-
jemy kosztów tylko z roku 2004? Do tego służy filtr raportu, gdzie z rozwi-
janej listy wybieramy rok 2004. W wyniku tego otrzymujemy tylko dane za
rok 2004 (rysunek 1.7).
10
Rysunek 1.7. Filtr raportu tabeli
Interesuje nas np. kwota kosztów w styczniu z MPK 3003 i chcemy poznać
elementy kosztów składające się na całą kwotę. Wystarczy kliknąć dwu-
krotnie daną kwotę (rysunek 1.8).
Rysunek 1.8. Koszty MPK 3003
W wyniku tego utworzy się nowy arkusz z zestawieniem pozycji składają-

cych się na daną kwotę (rysunek 1.9).
11
Rysunek 1.9. Szczegółowe pozycje składające się na koszt na MPK 3003
1.1. Dostosowywanie pól tabeli przestawnej

Mamy wcześniej stworzoną tabelę przestawną, w której koszty są przedsta-
wione w układzie MPK/miesiące.
Chcemy ustawić kwoty kosztów w formacie walutowym (złotówki) z dwo-

ma miejscami po przecinku, z separatorem tysiąca. Można zrobić to na
dwa sposoby. Pierwszy – mając kursor umieszczony na jakiejkolwiek kwo-
cie kosztów z menu podręcznego wybieramy opcję Ustawienia pola warto-
ści (rysunek 1.10).
Rysunek 1.10. Opcja ustawienia pola wartości
12
W wyniku tej operacji pojawi się okienko Ustawienia pola wartości, w któ-
rym można wybrać typ obliczeń tabeli. W naszym wypadku wybieramy
Sumę (ponieważ chcemy policzyć sumę kosztów w poszczególnych miesią-
cach na poszczególne MPK (rysunek 1.11).
Rysunek 1.11. Ustawienia pola wartości
Jeżeli klikniemy przycisk Format liczby, będziemy mogli określić format,

w jakim ma być pokazywana suma (rysunek 1.12).
Rysunek 1.12. Okno formatowania komórek – format liczby
Efektem końcowym będzie przejrzyste zestawienie, jak na rysunku 1.13.
13
Rysunek 1.13. Gotowa tabela przestawna
Rysunek 1.14. Procentowy udział kosztów MPK w sumie w każdym

z miesięcy
14
Jeśli chcemy poznać procentowy układ kosztów poszczególnych MPK

w ogólnej kwocie kosztów miesiąca, przechodzimy do Ustawień pola war-
tości, otwieramy zakładkę Pokazywanie wartości jako i w polu Pokaż warto-
ści jako wybieramy % kolumny. Jeżeli natomiast chcemy uzyskać procento-
wy podział poszczególnych kosztów w miesiącach, na MPK wybieramy %
wiersza (rysunek 1.14).Klikamy OK i otrzymujemy zestawienie pokazujące
procentowy udział kosztów MPK w ogólnej kwocie kosztów miesiąca (ry-
sunek 1.16).
Rysunek 1.15. Gotowa tabela przestawna prezentująca % udział
1.2. Modyfikacja tabeli przestawnej – pokaż strony filtru raportu

W omawianym wcześniej przykładzie mamy stworzoną tabelę, która po-
kazuje sumę kosztów na poszczególnych kontach, w poszczególnych latach
z możliwością wyboru MPK w filtrze raportu. Co natomiast zrobić, jeżeli
potrzebujemy taką tabelę dla każdego MPK z osobna? Tworzyć kilkanaście
tabel? Rozwiązanie jest proste – w filtrze raportu umieszczamy MPK (pa-
rametr, dla którego chcemy mieć osobne zestawienia).
15
Rysunek 1.16. Gotowa zbiorcza tabela przestawna
Następnie z kursorem umieszczonym w tabeli przestawnej przechodzimy

na wstążkę Opcje /Opcje /Pokaż strony filtru raportu (rysunek 1.17).
Rysunek 1.17. Opcja pokaż strony filtru raportu
Wybieramy filtr raportu, dla którego Excel ma wykonać operację, i klikamy

OK (rysunek 1.18).
Rysunek 1.18. Okno Pokazywanie stron filtru raportu
16
Wynikiem będzie stworzenie oddzielnego arkusza (zakładki) dla każdego

MPK, z tabelą kosztów tylko dla tego MPK.
1.3. Obliczenia w tabeli przestawnej

Teraz stworzymy tabelę, która pokazuje sumę kosztów w latach 2004–2005
w podziale na poszczególne MPK (rysunek 1.19).
Rysunek 1.19. Tabela pokazująca łączne koszty każdego z MPK
Układ tabeli pokazuje rysunek 1.20.
Rysunek 1.20. Układ stworzonej tabeli przestawnej
17
Następnie chcemy wyliczyć pięcioprocentowy narzut na koszty poszcze-

gólnych MPK, w sposób dynamiczny. Jeżeli zmieni się układ tabeli (np.
dojdzie nowy MPK), to pięcioprocentowy narzut również wyliczy się dla
nowego MPK. Z kursorem w miejscu dowolnej wartości kosztów w tabeli
przechodzimy na wstążkę Opcje/Obliczenia/Pole obliczeniowe. Pojawi się
okienko dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego, w którym w Nazwie
wpisujemy nazwę nowego pola, a w Formule wpisujemy składnię formuły
(= kwota *5%) i wciskamy Dodaj i OK (rysunek 1.21).
Rysunek 1.21. Dodawanie pola obliczeniowego „5% narzut”
Dzięki temu dodaliśmy nowe pole do raportu tabeli o nazwie 5% narzutu

(rysunek 1.22).
Rysunek 1.22. Nowe pole obliczeniowe dodane do tabeli
18
1.4. Grupowanie danych w tabeli przestawnej

W zestawieniu na rysunku 1.23 mamy tabelę, która pokazuje kursy euro
w poszczególnych dniach. Chcemy wyliczyć średni kwartalny i miesięczny
kurs euro w poszczególnych latach.
Rysunek 1.23. Tabela przestawna z kursami euro
Umożliwia to funkcja grupowania w raporcie tabeli przestawnej. Ustawia-

my się na dowolnej komórce zawierającej datę i z menu podręcznego wy-
bieramy Grupuj (rysunek 1.24).
Rysunek 1.24. Opcja Grupuj...
19
Pojawi się okienko Grupowanie, w którym określone są daty początku

i końca (Excel domyślnie je ustawia) oraz według jakiego parametru dane
mają być grupowane (zaznaczamy miesiące, kwartały, lata).
Rysunek 1.25. Okno Grupowanie
Wciskamy OK i w otrzymanej tabeli dla wartości kursu euro zmieniamy

typ obliczeń na średnią. Otrzymaliśmy średnie kursy w miesiącach, kwar-
tałach i latach (rysunek 1.26).
Rysunek 1.26. Wynikowa tabela ze średnimi kursami
Po przeniesieniu pola Lata z Etykiet wierszy do Etykiet kolumn otrzymamy

bardziej przejrzysty raport kursów średnich (rysunek 1.27).
20
Rysunek 1.27. Finalna tabela ze średnimi kursami
1.5. Wykresy przestawne

Wykres przestawny jest graficznym odwzorowaniem tabeli przestawnej,
którą można modyfikować jak raport tabeli. W przykładzie stworzyliśmy
raport tabeli przestawnej pokazujący sumę kosztów w latach 2004–2005
w podziale na poszczególne MPK (rysunek 1.28).
Rysunek 1.28. Tabela z kosztami dla poszczególnych MPK w latach

2004–2005
Chcemy stworzyć graficzne odwzorowanie tabeli. Mając kursor w dowol-

nym polu tabeli przestawnej, przechodzimy na wstążkę Opcje/Opcje/Wy-
kres przestawny. Wybieramy rodzaj wykresu (rysunek 1.29). W naszym
przypadku jest to Kolumnowy 3-W.
21
Rysunek 1.29. Okno wyboru rodzaju wykresu
W arkuszu pojawi się wykres przestawny z okienkiem filtru, który umożli-

wia filtrowanie danych wykresu (np. wybór tylko wybranych MPK).
Rysunek 1.30. Wykres przestawny
Wykres można przenieść do osobnego arkusza. W tym celu zaznaczmy

wykres i przechodzimy na wstążkę Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wy-
kres. Zaznaczamy nową lokalizację wykresu. Opcjonalnie można również
zmienić nazwę arkusza, do którego ma zostać przeniesiony wykres (rysu-
nek 1.31).
22
Rysunek 1.31. Okno przenoszenia wykresu
W wyniku tego wykres przestawny zostaje umieszczony w osobnym arku-

szu (rysunek 1.32).
Rysunek 1.32. Wykres przestawny w nowym osobnym arkuszu
UWAGA
Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można
pobrać ze strony: http://online.wip.pl/download/exceltom6.zip.
23
2. Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej

sprzedających się produktów
Częścią pracy analityka finansowego czy specjalisty ds. kontrolingu jest
wykonywanie cyklicznych raportów z różnych obszarów działalności spół-
ki. Przy cyklu miesięcznym w całym roku trzeba sporządzić 12 raportów
tego samego typu. Jeżeli cykl jest tygodniowy, otrzymuję liczbę 52 rapor-
tów. Całkiem sporo, biorąc pod uwagę, że mamy powiedzmy 8 różnych ra-
portów w cyklu tygodniowym. Wtedy całkowita ich liczba w roku wzrasta
do 416. Dołóżmy do tego zamknięcie miesiąca, budżetowanie, prognozy,
analizy ad hoc.
W tym rozdziale przedstawiony zostanie sposób zautomatyzowania spo-

rządzania tygodniowego raportu marży brutto na poszczególnych pro-
duktach. Posłużmy się przykładem analityka, który pracuje w firmie pro-
dukcyjnej, której asortyment liczy 100 różnych produktów. Z tego zostało
wytypowane 30 głównych produktów, które stanowią 60% całej sprzedaży
przedsiębiorstwa. Raport został nazwany TOP30 i w każdy poniedziałek
rano jest wysyłany do sprzedawców, którzy na jego podstawie ustalają poli-
tykę sprzedaży na kolejny tydzień. Zestawienie tygodniowych marż brutto
na produktach pozwala im na wyłapanie produktów o wysokiej marży, na
które mogą np. ustalić ceny promocyjne, próbować zwiększyć ich sprzedaż
itp. Pokazuje również, których wyrobów nie opłaca się sprzedawać i nale-
ży np. podnieść ich cenę, ograniczyć ich sprzedaż lub całkowicie wycofać
z rynku. Raport ten jest ważną informacją zarówno dla sprzedawców, jak
i osób zarządzających firmą.
Dodatkowo w raporcie zawarte będą następujące informacje:

• wielkość sprzedaży poszczególnych wyrobów w każdym tygodniu od
początku roku,
• zysk na sprzedaży każdego z produktów w każdym tygodniu od począt-
ku roku,
• marża brutto osiągnięta na każdej pozycji TOP30 w każdym tygodniu od
początku roku,
• graficzne przedstawienie (w formie wykresu liniowego) trzech wymie-
nionych wartości dla wybranego przez użytkownika produktu w każdym
tygodniu od początku roku,
24
Rozdział 2 – Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów
• graficzna prezentacja (w formie wykresów kołowych, kolumnowych)

tych trzech wartości dla wybranego przez użytkownika tygodnia oraz
czterech poprzednich.
Osoba wykonująca raport w poniedziałek ma do dyspozycji dwa zestawie-

nia danych (w przykładzie są to dane historyczne od stycznia do końca
maja danego roku):
1. Zestawienie faktur sprzedaży z wyszczególnieniem: nr faktury, data fak-
tury, produkt, grupa produktu, ilość, cena za szt. oraz wartość (rysunek
2.1). Znajduje się ono w arkuszu o nazwie sprzedaż.
2. Miesięczne koszty materiałowe na danych produktach (rysunek 2.2),
zebrane w arkuszu o nazwie koszty.
Rysunek 2.1. Zestawienie faktur sprzedaży
W rozdziale zostanie przedstawiony sposób stworzenia takiego raportu,

który ograniczy pracę analityka, wykonywaną co poniedziałek, do dokleje-
nia faktur sprzedaży za poprzedni tydzień do tabeli z fakturami oraz w no-
wym miesiącu do kosztów materiałowych w drugiej tabeli. Natomiast cała
reszta raportu zostanie wykonana automatycznie.
25
Rysunek 2.2. Miesięczne zestawienie kosztów materiałowych każdego

z produktów
2.1. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur

sprzedaży
Pierwszym krokiem będzie umieszczenie w tabeli zawierającej faktury no-
wej kolumny o nazwie TYDZIEŃ, w której dla każdej pozycji z zestawienia
będzie określony numer tygodnia. W tym celu zastosujemy funkcję NUM.
TYG.
Rysunek 2.3. Funkcja NUM.TYG
26
Rysunek 2.3 przedstawia:

1. argument Liczba_seryjna – liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczo-
ny jest numer tygodnia w roku, w przykładzie wskazujemy komórkę
z datą;
2. argument Typ_wyniku – liczba 1 lub 2 określa typ zwracanej wartości,

1 – tydzień zaczyna się od niedzieli, 2 tydzień zaczyna się od poniedział-
ku. Wstawiamy 2 – pierwszy dzień tygodnia to poniedziałek.
Dzięki temu w tabeli z dokumentami sprzedaży mamy wyznaczony tydzień

dla każdego z jej rekordów.
2.2. Obliczenie kosztów materiałowych

Kolejnym zadaniem jest przyporządkowanie do każdego produktu
w tabeli ze sprzedażą jego kosztu materiałowego z tabeli z kosztami ma-
teriałowymi produktów (zakładka koszty). Należy pamiętać, że koszt
wyznaczany jest miesięcznie i pod uwagę trzeba wziąć zarówno nazwę
produktu (indeks), jak i miesiąc, w którym został wystawiony doku-
ment sprzedaży.
Do tego zadania posłużą dwie funkcje: WYSZUKAJ.PIONOWO i MIE-

SIĄC. Do zestawienia w zakładce sprzedaż dodajemy kolumnę o nazwie
KOSZT NA SZT. W celu pobrania kosztu materiałowego określonego
produktu w danym miesiącu wykorzystujemy funkcję WYSZUKAJ.
PIONOWO. Jako argument szukanej wartości wskazujemy nazwę (in-
Rysunek 2.4. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO – wyszukiwanie kosztu

materiałowego produktów
27
deks) produktu. Jako tabelę, z której chcemy pobrać wartość, wskazu-

jemy zakres z zakładki koszty obejmujący kolumny od A do M (nawet
z miesiącami czerwiec–grudzień, dla których na razie brak danych, żeby
nie poprawiać formuły co miesiąc). Kolejnym argumentem jest numer
indeksu kolumny, ze wskazanego wcześniej zakresu, z której chcemy
pobrać koszt dla danego produktu. Tutaj została użyta funkcja MIE-
SIĄC(data faktury)+1 (pobiera numer miesiąca ze wskazanej daty), po-
nieważ np. koszty za styczeń ujęte zostały w drugiej kolumnie. W miej-
scu ostatniego argumentu funkcji wstawiamy 0, ponieważ chcemy
znaleźć koszt określonego wyrobu (jeżeli go nie będzie, funkcja zwróci
błąd).

1. argument Szukana_wartość – wskazuje produkt, dla którego szukamy
jego kosztów materiałowych;
2. argument Tabela_tablica – wskazuje zestawienie kosztów materiało-
wych z zakładki koszty;
3. argument Nr_indeksu_kolumny – za pomocą funkcji MIESIĄC + 1
określa numer kolumny, z której pobrany ma być koszt (dana kolumna
to koszt w danym miesiącu);
4. argument Przeszukiwany_zakres – wpisujemy 0, ponieważ chcemy od-
szukać koszt określonego produktu. Jeżeli go nie będzie, funkcja zwróci
błąd #N/D!.
Do tabeli ze sprzedażą wstawiamy dodatkową kolumnę KOSZT WAR-

TOŚĆ, w której wyliczymy koszt całkowity dla danej pozycji (produkcie)
z faktury sprzedaży. KOSZT WARTOŚĆ = LICZBA × KOSZT NA SZT.
W zakładce sprzedaż uzyskaliśmy zestawienie wartości niezbędnych do

wyliczenia tygodniowej marży brutto na poszczególnych wyrobach (rysu-
nek 2.5).
Rysunek 2.5. Zestawienie sprzedaży poszczególnych produktów wraz

z ich kosztami
28
2.3. Budowa tabeli przestawnej obrazującej sprzedaż

poszczególnych produktów w każdym tygodniu
Kolejnym krokiem jest budowa w nowym arkuszu (nazwanym TOP30) ta-
beli przestawnej o następującym układzie:
1. etykiety kolumn: pole TYDZIEŃ,
2. etykiety wierszy: pole PRODUKT,
3. wartości: pole ILOŚĆ (format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc
po przecinku).
W wyniku tych operacji otrzymamy tabelę przestawną obrazującą w każ-

dym z tygodni (do końca maja jest ich 23) sprzedaną ilość każdego z pro-
duktów wchodzących w TOP30 (rysunek 2.6).
Rysunek 2.6. Tabela TOP30 – sprzedana liczba poszczególnych wyro-

bów w każdym z tygodni
29
2.4. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej –

pole obliczeniowe
W raporcie TOP30 mamy już pokazaną liczbę sprzedanych produktów
w poszczególnych tygodniach. Do ukończenia zestawienia brakuje dwóch
wielkości: zysku oraz marży brutto. Zysk będzie wyliczony jako różnica
wartości sprzedaży danego produktu i kosztów materiałowych całkowitych
przypadających na sprzedany produkt. Natomiast marża brutto zostanie
wyliczona wg wzoru:
marża brutto = ( wartośćzysk

sprzedaży)
× 100
Wyliczenia tych wartości dokonamy za pomocą pól obliczeniowych tabeli

przestawnej. Pola obliczeniowe są to nowe, zdefiniowane przez użytkowni-
ka pola danych, których wartości są wynikiem zastosowania niestandardo-
wych formuł obliczeniowych w tabeli przestawnej.
UWAGA
Formuły obliczeniowe zastosowane w polu obliczeniowym posiadają
pewne ograniczenia:
1. Jako argumentu formuły nie można użyć odwołania do komórki ar-
kusza, zakresu danych czy nazw.
2. Nie można użyć sum częściowych lub całkowitych.
3. Nie można zastosować żadnej z funkcji arkuszowych, w której wy-
magane jest odwołanie do komórki, zakresu komórek lub zdefinio-
wanej nazwy w arkuszu.
Do tabeli dodamy dwa nowe pola obliczeniowe:

1. ZYSK – zysk na danej pozycji z faktury sprzedaży. ZYSK = WARTOŚĆ –
– KOSZT WARTOŚĆ (wartość sprzedaży danej pozycji faktury);
2. MARŻA BRUTTO – marża brutto dla danej pozycji z faktury sprzedaży
MARŻA BRUTTO = ZYSK / WARTOŚĆ (wartość sprzedaży poszcze-
gólnej pozycji faktury).
W celu dodania pierwszego z pól obliczeniowych przechodzimy do Na-

rzędzia tabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/Formuły/Pole obliczenio-
we. W wyniku tego pojawi się okno Wstawianie pola obliczeniowego.
W polu Nazwa wpisujemy nazwę nowego pola – ZYSK. W polu Formuła
wpisujemy formułę na wyliczenie wartości kosztów – z okna Pola wybie-
ramy WARTOŚĆ (podwójne kliknięcie elementu) i odejmujemy od niego
pole KOSZT WARTOŚĆ. Następnie klikamy przycisk Dodaj.
30
Rysunek 2.7. Okno Wstawianie pola obliczeniowego

1. Nazwę nowego pola obliczeniowego ZYSK;
2. Formułę na wyliczanie zysku jako różnicę pól tabeli: WARTOŚĆ –
– KOSZT WARTOŚĆ;
2. Okno pól tabeli przestawnej.
W taki sam sposób dodajemy kolejne pole obliczeniowe: MARŻA BRUT-

TO. Formuła na MARŻE BRUTTO będzie wyglądała następująco =JEŻE-
LI.BŁĄD( ZYSK/ WARTOŚĆ;0). Została dodatkowo zastosowana funkcja
JEŻELI.BŁĄD na wypadek, gdyby nie było żadnych dokumentów sprzeda-
ży danego produktu. W takim przypadku marża będzie równa 0%, w prze-
ciwnym razie wystąpi błąd #DZIEL/0.
Jeżeli chcemy zmodyfikować lub usunąć wstawiony element obliczenio-

wy, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/
Formuły/Pole obliczeniowe i w polu Nazwa wybieramy interesujące nas
pole. W przypadku modyfikacji przyciskamy Modyfikuj, a następnie
modyfikujemy formułę lub nazwę pola. Natomiast w przypadku usu-
nięcia wybieramy interesujące nas pole i przyciskamy Usuń. Jeśli chce-
my zobaczyć pola obliczeniowe, które zostały utworzone w tabeli, prze-
chodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/Formuły/
Lista formuł. Pojawi się nowy arkusz, w którym wyświetlone zostaną
wszystkie pola obliczeniowe danej tabeli wraz z formułą w nich zawartą
(rysunek 2.8).
31
Rysunek 2.8. Lista pól obliczeniowych w danym arkuszu
Do tabeli TOP30 zostały dodane dwa nowe pola obliczeniowe: ZYSK

i MARŻA BRUTTO. Pole ZYSK ustawiamy na format liczbowy z separa-
torem 1000, bez miejsc po przecinku. Natomiast pole MARŻA na format
procentowy z jednym miejscem po przecinku. Tabela zawiera już wszystkie
dane potrzebne do tygodniowego raportu marża brutto na poszczególnych
produktach (rysunek 2.9).
Rysunek 2.9. Raport TOP30
Należy wprowadzić jeszcze jedną zmianę w naszym raporcie: poprawić

układ wyświetlania pól z danymi wartościami. Chcemy zamienić istniejący
układ: lista produktów i trzy wyliczone wielkości (zysk, ilość i marża) w da-
nym tygodniu, na układ: wielkość wyliczona, lista produktów w danym ty-
godniu. Czyli przenieść nagłówki pól wartości z Etykiet kolumn do Etykiet
wierszy przed pole PRODUKT (rysunek 2.10).
32
Rysunek 2.10. Zmiana sposobu wyświetlania pól zawierających wartości
Zmieniamy również układ raportu na Pokaż w formie tabelarycznej (Na-

rzędzia tabel przestawnych/Układ/Układ raportu/Pokaż w formie ta-
belarycznej). Dzięki temu otrzymamy bardzo przejrzysty układ jak na
rysunku 2.11 (wyfiltrowane tylko 5 produktów, aby rysunek był przej-
rzysty). Jak widać, taki układ jest bardziej czytelny od poprzedniego.
Jako pierwsza widnieje nazwa interesującej nas wartości (ILOŚĆ, ZYSK,
MARŻA BRUTTO), następnie znajduje się całą lista produktów i ich
wartości w danym tygodniu.
Rysunek 2.11. Końcowy wygląd tabeli TOP30
33
Tabela TOP30 zawiera również sumy końcowe dla kolumn pokazujące

ZYSK, ILOŚC i MARŻE BRUTTO na wszystkich trzydziestu produktach
w danym tygodniu (rysunek 2.12). Znajdują się w nim również sumy koń-
cowe dla wierszy, pokazujące całkowitą wartość w danym roku poszcze-
gólnych wielkości zysku, ilości i marży brutto na danych produktach.
W prawym dolnym rogu tabeli widać całkowity zysk, wartości i marżę na
wszystkich produktach w całym raportowanym okresie.
Rysunek 2.12. Sumy końcowe dla kolumn
UWAGA
Jeżeli chcemy włączyć lub wyłączyć sumy końcowe dla wierszy/ko-
lumn, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/Projektowanie/
Układ/Sumy końcowe i wybieramy interesującą nas opcję.
Po stworzeniu takiego automatycznego raportu zadaniem analityka

w każdy poniedziałek będzie jedynie doklejenie do zestawienia z faktu-
rami pozycji z zeszłego tygodnia, przeciągnięcie formuł w kolumnach:
TYDZIEŃ, KOSZT NA SZT, KOSZT WARTOŚĆ. W nowym miesiącu
uzupełnienie zestawienia z kosztami materiałowymi produktów i od-
świeżenie tabeli przestawnej będącej raportem TOP30 – marży brut-
to, zysku oraz ilości sprzedanej na poszczególne trzydzieści produktów
34
(przed wysłaniem można ukryć zakładki zawierające dane: sprzedaż

i koszty). Dzięki temu sprzedawcy w każdy poniedziałek szybko dostaną
takie zestawienie i będą mogli ustalić strategie sprzedażowe na kolejny
tydzień, a osoby zarządzające firmą mogą w sposób ciągły monitorować
opłacalność sprzedaży poszczególnych produktów i szybko reagować
na zmianę ich rentowności.
UWAGA
35
3. Tygodniowy raport marży brutto na topowych

produktach – wykres przestawny
W poprzednim rozdziale został przedstawiony sposób wykonania tygo-
dniowego raportu TOP30 pokazującego w poszczególnych tygodniach
marże brutto, ilość oraz zysk ze sprzedaży trzydziestu najpopularniejszych
produktów, które stanowią 60% całej sprzedaży przedsiębiorstwa. W tym
rozdziale stworzymy graficzną prezentację wyników tego raportu w posta-
ci trzech wykresów:
1. wykresy liniowe przedstawiające trzy wielkości (marżę, zysk i ilość) od
początku roku dla wybranego produktu z puli TOP30,
2. wykres kołowy przedstawiający strukturę sprzedaży w podziale na pro-
dukty w wybranym przez użytkownika tygodniu,
3. wykres kolumnowy porównujący wybraną wielkość (zysk, marżę lub
sprzedaż) na każdym produkcie w okresie 4 tygodni wstecz od wybra-
nego tygodnia.
Większość z nas jest wzrokowcami i jeżeli dane wielkości zostaną przed-

stawione graficznie w sposób jasny i przejrzysty, będą lepiej zrozumiałe dla
odbiorcy. Dlatego też zbudujemy trzy graficzne raporty pokazujące wielko-
ści z tygodniowego TOP30, które będą dopełnieniem do cotygodniowego
zestawienia.
3.1. Sprawdzanie poprawności danych – rozwijana lista

Pierwszym sposobem graficznego przedstawienia wyników będzie poka-
zanie na trzech wykresach liniowych, jak kształtuje się zysk, ilość oraz mar-
ża brutto w każdym z tygodni dla produktu, który zostanie wybrany przez
użytkownika raportu. W tym celu stworzymy rozwijaną listę produktów,
z której użytkownik będzie mógł wybrać interesujący go produkt. Następ-
nie dla tego produktu zostaną wygenerowane wykresy liniowe przedsta-
wiające te wielkości.
W nowym arkuszu w komórkach A1:A30 wklejamy nazwy wszystkich pro-

duktów, następnie ustawiamy się kursorem w komórce D2 i przechodzimy
do Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych/Poprawność danych…
36
Rozdział 3 – Tygodniowy raport marży brutto na topowych produktach – wykres przestawny
Pojawi się okno Sprawdzania poprawności danych. W pierwszej zakład-

ce Ustawienia (rysunek 3.1) w polu Dozwolone wybieramy Lista, w polu
Źródło wskazujemy zakres komórek, w których są nazwy naszych trzy-
dziestu produktów (A1:A30). Jest również możliwość wpisania warto-
ści oddzielonych znakiem średnika, które wyświetlą się po rozwinięciu
listy w komórce. Zaznaczmy również opcję Ignoruj puste i Rozwinięcia
w komórce.
Rysunek 3.1. Okno Sprawdzanie poprawności danych – zakładka Usta-

wienia

1) wybór dozwolonych opcji z listy;
2) źródło danych do rozwijanej listy (w tym polu mogą zostać dodatkowo
wpisane składowe listy oddzielone znakiem średnika);
3) opcje Ignoruj puste (na liście nie pokażą się puste pozycje) oraz Rozwi-
nięcia w komórce (lista zostanie rozwinięta w momencie zaznaczenia
komórki przez użytkownika).
W kolejnej zakładce Komunikat wejściowy wpisujemy informację, która

pojawi się w momencie zaznaczenia komórki zawierającej listę (rysunek
3.2). W tym przypadku wpiszemy komunikat o treści „wybór jednego
z produktów”.
37
Rysunek 3.2. Okno Sprawdzanie poprawności danych – zakładka Ko-

munikat wejściowy

1. opcję, która umożliwia wyświetlanie komunikatu wejściowego;
2. pole Tytuł, w którym wpisujemy tytuł komunikatu wejściowego;
3. pole Komunikat wejściowy, w którym wpisujemy treść pokazującej się
informacji.
W ostatniej zakładce Alert o błędzie można tak zablokować komórkę, aby

możliwy był wybór tylko wartości z rozwijanej listy. W tym celu zaznacza-
my opcję Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych (rysu-
nek 3.3).
W polu Styl wybieramy opcję Zatrzymaj, dzięki której po próbie wpisa-

nia innej wartości niż dostępne zatrzyma dalsze działania i wyświetli na
ekranie odpowiedni komunikat. Dodatkowo pozwoli on tylko na wybranie
jednej z pozycji rozwijanej listy.
W polu Tytuł wpisujemy tytuł komunikatu, natomiast w polu Komunikat

o błędzie należy wpisać informację wyświetlaną w chwili popełnienia błędu
przez użytkownika. W naszym przypadku jest to komunikat „tylko warto-
ści z listy”. Całość działań zatwierdzamy przyciskiem OK.
38
Rysunek 3.3. Okno Sprawdzanie poprawności danych – zakładka Alert

o błędzie

1. opcję, która wykryje próby wprowadzenia do komórki innej wartości
niż dostępne na liście;
2. pole Styl, w którym wybieramy rodzaj działania w momencie wystąpie-
nia błędu (w tym przykładzie każemy wstrzymać dalsze działania);
3. pole Tytuł, w którym wpisujemy tytuł komunikatu;
4. pole Komunikat o błędzie, w którym wpisujemy treść pokazującej się
informacji.
W ten sposób stworzyliśmy w komórce D4 rozwijaną listę (rysunek 3.4),

z której można wybrać poszukiwany produkt.
Rysunek 3.4. Rozwijana lista
39
Dodatkowo po zaznaczeniu komórki D4 pojawia się komunikat wejściowy

(rysunek 3.5).
Rysunek 3.5. Komunikat wejściowy
Poza tym zabezpieczyliśmy komórkę przed próbą wpisania innej wartości

niż znajdujące się na zdefiniowanej przez nas liście. Przykład wprowadze-
nia wartości w komórce produkt44 (rysunek 3.6).
Rysunek 3.6. Alert o błędzie
Kolumnę A, w której znajdują się wartości listy, można ukryć, a w komórce

D4, w której znajduje się nasza lista, zmienić kolor wypełnienia na dowol-
ny, tak aby wiadomo było, gdzie znajduje się lista wyboru produktu.
3.2. Funkcja WEŹDANETABELI

Dane (ilość, zysk i marża brutto) do wykresów będą pobierane bezpośred-
nio z tabeli przestawnej z arkusza TOP30, gdzie znajdują się zestawienia
tygodniowe. Jednak musimy pamiętać, aby dane pobierały się tylko dla
produktu wybranego ze stworzonej rozwijanej listy przez użytkownika ra-
portu. Wartości z tabeli przestawnej zostaną pobrane przy użyciu funkcji
WEŹDANETABELI.
40
Składnia funkcji jest następująca:
=WEŹDANETABELI(pole_danych;tabela_przestawna;pole1;elemen-
t1;pole2;element2,...)
Gdzie :
1. pole_danych – jest to ujęta w cudzysłowy nazwa pola danych, pobiera-
nych przez funkcję;
2. tabela_przestawna – to odwołanie do komórki (zakresu komórek), gdzie
znajduje się raport tabeli przestawnej, argument wskazuje, z której tabe-
li przestawnej dane są pobierane;
3. pole1;element1;pole2;element2 – pary nazw pól i elementów (od 1 do
126 możliwych par). Opisują one dane do pobrania. Mogą mieć dowol-
ną kolejność. Nazwy pól i nazwy elementów innych niż daty i liczby mu-
szą być ujęte w cudzysłowy.
W nowym arkuszu, w dowolnej komórce wpiszmy znak „=” i wskażmy

z tabeli przestawnej (arkusz TOP30) wartość ilości sprzedaży dla produktu
1 w pierwszym tygodniu i zatwierdźmy operację przyciskiem [Enter]. Po-
jawi się wartość 803. Na pasku formuł wyświetli się funkcja WEŹDANE-
TABELI jak na rysunku 3.7.
Rysunek 3.7. Funkcja WEŹDANETABELI
W pole_danych podstawiona jest Suma z ILOŚĆ. To oznacza, że funk-

cja pobiera wartość ILOŚĆ tabeli przestawnej. W miejscu argumentu
tabela_przestawna podstawione jest miejsce tabeli TOP30’!$A$3 (arkusz
TOP30 komórka A3). W Pole1;element1;pole2;element2 podstawione jest
„PRODUKT”;”produkt 1”;”TYDZIEŃ”;1, co oznacza, że ilość pobierana
jest dla elementu produkt 1 z pola PRODUKT oraz dla elementu 1 z pola
TYDZIEŃ.
W arkuszu, w którym znajduje się nasza rozwijana lista z wyborem pro-

duktu, budujemy tabelę, jak na rysunku 3.8. W wierszu nr 4 są wszystkie
numery tygodni od 1 do 53. Natomiast w kolumnie D znajdą się pobierane
z tabeli przestawnej wielkości: ilość, zysk, marża.
41
Rysunek 3.8. Budowa tabeli do wykresów
Jak widać na rysunku 3.8, w komórce D5 wyświetla się nazwa pobieranej

wielkości wraz z nazwą produktu (ilość produkt 3), gdzie nazwa produk-
tu będzie się zmieniała po wybraniu innego z rozwijanej listy w komórce
D3. Taki efekt uzyskamy w wyniku zastosowania formuły: =”ilość „&$D$2
(rysunek 3.9), która łączy tekst „ilość” z nazwą produktu z komórki D3.
W taki sam sposób konstruujemy wyrażenie w komórce D3 ze słowem „zy-
ska” i w komórce D4 z „marża”. Tak skonstruowane wyrażenia posłużą do
budowy dynamicznych tytułów wykresów.
Rysunek 3.9. Formuła łączenia tekstów
W kolejnym kroku w komórce E5 wpisujemy znak „=” i wskazujemy z ta-

beli przestawnej (arkusz TOP30) dowolną wartość z Suma z ILOŚĆ. W ko-
mórce wstawiona zostanie funkcja WEŹDANETABELI jak poniżej, która
pobiera ilość dla produktu 4, w pierwszym tygodniu.
=WEŹDANETABELI(„Suma z ILOŚĆ”;’TOP30’!$A$3;”PRODUK-
T”;”produkt 4”;”TYDZIEŃ”;1)
42
W tej funkcji zamienimy element „produkt 4” z pola PRODUKT na ad-

res komórki $D$2 (blokując komórkę), gdzie znajduje się produkt wybra-
ny z rozwijanej listy przez użytkownika. Natomiast element 1 z pola TY-
DZIEŃ zamienimy na adres komórki E$4 (blokując numer wiersza), gdzie
znajduje się kolejny numer tygodnia (rysunek 3.10). Funkcje przeciągamy
w prawo do końca zestawienia (do tygodnia 52).
Rysunek 3.10. Modyfikacja funkcji WEŹDANETABELI
Dzięki temu dla danego tygodnia z wiersza 4 i wybranego produktu w ko-

mórce D2 zostanie pobrana wartość ilości sprzedanej. Jeżeli wartość w ta-
beli przestawnej ulegnie zmianie, to dane w naszym zestawieniu automa-
tycznie zostaną odświeżone. Jak widzimy na rysunku 3.10, od tygodnia 24
w naszym zestawieniu pojawił się błąd #ADR! , który oznacza, że w rapor-
cie tabeli przestawnej nie ma ilości dla produktu 3 w tygodniu 24. Zga-
dza się, ponieważ w naszym raporcie TOP30 jak dotychczas mamy dane
za pierwsze 23 tygodnie roku. W celu wyeliminowania takiego błędu całą
funkcję WEŹDANETABELI należy umieścić w funkcji JEŻELI.BŁĄD (ry-
sunek 3.11), która zwraca określoną wartość (w tym przypadku będzie to
0), jeśli wynikiem formuły będzie błąd. W przeciwnym razie zwraca wynik
formuły. Dzięki temu od tygodnia 24 pojawią się 0.
Rysunek 3.11. Funkcja JEŻELI.BŁĄD
W taki sam sposób pobieramy z tabeli przestawnej dane zysk i marża do

zestawienia.
43
Funkcja dla wartości ZYSK:

=JEŻELI.BŁĄD(WEŹDANETABELI(„Suma z ZYSK”;’TOP30’!$A-
$3;”PRODUKT”;$D$2;”TYDZIEŃ”;E$4);0)
Funkcja dla wartości MARŻA BRUTTO:
=JEŻELI.BŁĄD(WEŹDANETABELI(„Suma z MARŻA BRUTTO”;’TO-

P30’!$A$3;”PRODUKT”;$D$2;”TYDZIEŃ”;E$4);0)
W wyniku tej operacji powstanie dynamiczne zestawienie zmieniające się

w zależności od wybranego w komórce D2 produktu (rysunek 3.12).
Rysunek 3.12. Zestawienie dla produktu 7
Pozostaje jeszcze zbudowanie trzech wykresów liniowych dla badanych

wielkości: ilość, zysk i marża brutto (rysunek 3.13). Będą one dynamiczne
– zmienią się po wyborze produktu w komórce D2 (rozwijana lista).
Rysunek 3.13. Wykresy liniowe dla poszczególnych wartości: ilość, zysk

i marża brutto
44
Ostatnim zadaniem jest takie zdefiniowanie tytułów wykresów, aby dyna-

micznie zmieniały się wraz z wyborem produktu, np. gdy wybierzemy pro-
dukt 6, żeby na pierwszym wykresie pokazującym ilości pojawił się tytuł
ilość produkt 6. W tym celu zaznaczamy tytuł wykresu, następnie wciska-
my znak „=” i wskazujemy komórkę D5 (rysunek 3.14). Tak postępujemy
z dwoma pozostałymi wykresami.
Rysunek 3.14. Utworzenie dynamicznego tytułu wykresu
Po tych wszystkich operacjach otrzymaliśmy dynamiczną interpretację gra-

ficzną wyników tygodniowego raportu TOP30, która przedstawia badane
wielkości (ilość, zysk i marża brutto) w postaci wykresów liniowych oraz
zmienia się w zależności od wybranego z rozwijanej listy produktu. Jej zaletą
jest fakt, iż takie przedstawienie badanych wielkości zostało stworzone na 52
tygodnie i będzie się aktualizowało co tydzień w sposób automatyczny.
3.3. Wykres kołowy – struktura sprzedaży w wybranym przez

użytkownika tygodniu
Kolejnym graficznym przestawieniem raportu TOP30 będzie wykres koło-
wy pokazujący procentowy udział sprzedanej ilości wybranego produktu
w całości sprzedaży (można będzie wybrać od jednego do dziesięciu róż-
nych produktów) w wybranym tygodniu.
W nowym arkuszu budujemy dwie rozwijane listy służące do wyboru nu-

meru tygodnia oraz wyboru produktu. Użyjemy do tego ponownie narzę-
dzia Lista znajdującego się w Sprawdzaniu poprawności (rysunek 3.15). Wy-
kres będzie pokazywał procentowy udział sprzedaży ilości poszczególnych
produktów w całej sprzedaży, dlatego w komórce E17 wyliczana będzie
pozostała sprzedana ilość (bez wybranych przez użytkownika produktów).
45
Rysunek 3.15. Budowa graficznej prezentacji struktury tygodniowej

sprzedaży ilości wybranych 10 produktów

1. wartości do budowy list: kolumna A numery tygodni, kolumna B lista
produktów (po zbudowaniu list można te kolumny ukryć);
2. listę do wyboru numeru tygodnia;
3. listę do wyboru maksymalnie 10 produktów – budujemy listę w komór-
ce E7 i przeciągamy komórkę w dół do E16.
W zakresie komórek F7:F16 wstawiamy następującą zmodyfikowaną funk-

cję WEŹDANETABELI (rysunek 3.16).
=JEŻELI.BŁĄD(WEŹDANETABELI(„Suma z ILOŚĆ”;’TOP30’!$A-
$3;”PRODUKT”;E7;”TYDZIEŃ”;$G$3);0)
Rysunek 3.16. Funkcja WEŹDANETABELI przy wybranym produkcie
46
W komórce F17 (wyliczającej pozostałą ilość sprzedaży w danym tygodniu)

wstawiamy funkcję, w której pomijamy pole PRODUKT. Dzięki temu zo-
stanie pobrana suma całkowita ilości sprzedanej w wybranym tygodniu.
Następnie od tej liczby odejmujemy ilości dla produktów wybranych po-
wyżej w zestawieniu.
=JEŻELI.BŁĄD(WEŹDANETABELI(„Suma z ILOŚĆ”;’TOP30’!$A$3;”TY-
DZIEŃ”;$G$3);0)-SUMA(F7:F16)
W komórce F3 wstawiamy formułę =”tydzień „&G3 , której wynikiem bę-

dzie zapis tydzień nr wybranego tygodnia (np. tydzień 2). Takiego zapisu
użyjemy do tytułu wykresu.
Ostatnim już zadaniem jest stworzenie wykresu kołowego z danych z za-

kresu F7:F17, który będzie pokazywał procentowy udział ilości sprzeda-
ży poszczególnych produktów w całości oraz przypisanie do tytułu treści
z komórki F3 (rysunek 3.17).
W kilka minut stworzyliśmy kolejną graficzną prezentację wyników ty-

godniowego raportu TOP30, która przedstawia procentowy udział ilości
sprzedaży od 1 do 10 produktów w całości sprzedaży, w wybranym tygo-
dniu.
Rysunek 3.17. Końcowy wygląd raportu graficznego
47
3.4. Wykres skumulowany kolumnowy – porównanie wybranej

wielkości z czterech tygodni na każdym z produktów
Ostatnią graficzną prezentacją wyników będzie wykres skumulowany ko-
lumnowy 2-W porównujący wybraną wielkość (ilość, zysk lub marżę brutto)
dla wszystkich trzydziestu produktów z TOP30 w wybranym tygodniu i trzy
tygodnie wstecz. W tym celu w kolejnym arkuszu budujemy dwie rozwijane
listy służące do wyboru numeru tygodnia oraz wyboru interesującej nas war-
tości. Całe zestawienie powinno wyglądać jak na rysunku 3.18.

1. Wartości do budowy list rozwijanych: kolumna A numery tygodni, ko-
lumna B lista wybranej wielkości do porównania (ilość, zysk, marża
brutto). Po zbudowaniu list można te kolumny ukryć.
2. Listę wyboru wielkości do porównania.
3. Listę do wyboru numeru tygodnia.
4. Zestawienie trzydziestu produktów.
W komórkach F5:H5 wstawiamy następującą formułę: =JEŻELI(I5<1;0;I5-1),

która w tych komórkach pokaże wstecz trzy tygodnie od tygodnia wybrane-
go przez użytkownika, z zabezpieczeniem, jeżeli będzie to tydzień o wartości
0 lub mniejszej. Natomiast w zakresie komórek F6:I33 wstawiamy następują-
cą zmodyfikowaną funkcję WEŹDANETABELI (rysunek 3.19).
=JEŻELI.BŁĄD(WEŹDANETABELI(„Suma z „&$E$5;’TOP30’!$A-
$3;”PRODUKT”;$E6;”TYDZIEŃ”;F$5);0)
Rysunek 3.18. Przygotowanie zestawienia
48
Rysunek 3.19. Zmodyfikowana funkcja WEŹDANETABELI
Należy zwrócić uwagę na część funkcji pole_danych, w której umieszczone

jest wyrażenie „Suma z „&$E$5;, dzięki temu wskazujemy funkcji, jakie
dane ma pobierać z tabeli przestawnej. W celu zakończenia zadania bu-
dujemy wykres skumulowany kolumnowy dla zestawienia, gdzie za tytuł
można podstawić pole z listą wybieralną badanej wielkości (komórka E5).
Wynik końcowy zestawienia wraz z wykresem przedstawiony został na ry-
sunku 3.20. Jak widzimy, można wybrać jedną z trzech wielkości do po-
równania, wybrać dowolny tydzień. Jeśli, jak na rysunku 3.20, wybierzemy
tydzień 3, porównanie zostanie wygenerowane jedynie dla tygodni 1, 2 i 3.
Rysunek 3.20. Zestawienie końcowe z wykresem
49
W poprzednim rozdziale przedstawiony został sposób stworzenia tygo-

dniowego raportu TOP30 w formie zestawienia tabelarycznego. W tym
materiale zaprezentowane zostały trzy przykłady interpretacji graficznej
zestawienia TOP30. Oczywiście, takich graficznych prezentacji wyników
może być wiele i mogą one być różnorodne w zależności od potrzeb od-
biorców raportu.
Z doświadczenia wiem, że graficzne przedstawienie wyników danego ra-

portu w sposób szybszy i bardziej zrozumiały trafia do końcowego od-
biorcy. Dodatkowym atutem takich prezentacji wizualnych jest możliwość
ograniczania danych i wyłuszczenia tylko interesujących informacji z ich
dużej ilości – czemu służą zastosowane rozwijane listy umożliwiające
określenie kryteriów danych. Stworzenie raportu w formie tabelaryczne-
go zestawienia oraz dopełnienie graficznymi wizualizacjami i możliwością
ograniczania danych stanowi kompletne przedstawienie danych. Dodatko-
wo umożliwia szybsze i łatwiejsze wyciągnięcie odpowiednich wniosków
pozwalających na lepsze wykorzystanie informacji zarządczej.
UWAGA
50
4. Macierz kosztów transportu
Hipotetyczna firma dystrybucyjna pracuje nad planem budżetu na kolejny

rok. Koszty transportu sprzedaży są jednym z większych obciążeń. Firma
korzysta z 23 różnych przewoźników do 100 klientów. Analityk dostał po-
lecenie budowy macierzy kosztów transportu na 1 km w relacji przewoź-
nik-klient. Całej analizy ma dokonać na podstawie danych z poprzedniego
roku. Zestawienie powinno być czytelne i dostarczać informacji o średnim
koszcie transportu na odcinku 1 km, jaki ponosi firma, korzystając z dane-
go przewoźnika do wysyłki towaru do poszczególnych klientów.
Najlepszym rozwiązaniem jest budowa macierzy, w której nagłówkach ko-

lumn będą nazwy poszczególnych przewoźników, a w wierszach kolejni
klienci. Natomiast na przecięciu się tych dwóch elementów będzie znaj-
dował się koszt ponoszony na 1 km. Takie zestawienie ułatwi planowanie
kosztów transportu na następny rok i dostarczy informacji w zakresie opty-
malizacji kosztów transportu.
Rysunek 4.1 przedstawia fragment listy faktur transportowych za 2010 rok

(całe zestawienia zawiera około 5000 pozycji). Zestawienie zawiera takie
informacje, jak: numer faktury, nazwę przewoźnika, nazwę klienta, koszt
przewozu oraz liczbę kilometrów. W tym zbiorze danych są wszystkie dane
niezbędne do zbudowania macierzy.
Rysunek 4.1. Zestawienie faktur transportowych

51
4.1. Budowa macierzy

Pierwszym krokiem jest budowa tabeli przestawnej na bazie zestawienia
faktur. Struktura tabeli przestawnej wygląda następująco (rysunek 4.2):
1. Etykiety kolumn – pole przewoźnik.
2. Etykiety wierszy – pole klient.
Rysunek 4.2. Struktura tabeli przestawnej
W wyniku tej operacji otrzymamy niepełną macierz, jak na rysunku 4.3.

Zawiera ona jedynie umieszczone w nagłówkach poszczególnych kolumn
nazwy przewoźników oraz w wierszach poszczególnych klientów. Brakuje
podstawowej informacji, jaką jest koszt na 1 km.
52
Rozdział 4 – Macierz kosztów transportu
Rysunek 4.3. Przygotowanie do stworzenia macierzy przewoźnik-klient
W celu wyliczenia średniego kosztu jednego kilometra w relacji przewoź-

nik-klient musimy do tabeli dodać nowe pole obliczeniowe o nazwie koszt
1 km. Aby je dodać, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/
Opcje/Narzędzia/Formuły/pole obliczeniowe.
W wyniku tej operacji pojawi się okno Wstawianie pola obliczeniowego (rysu-
nek 4.4). W polu Nazwa wpisujemy nazwę nowego pola – koszt 1 km. W polu
Formuła wpisujemy formułę, która wygląda następująco: =koszt/ ‘liczba dni’.
Pola do niej wybieramy z okna Pola. Następnie klikamy przycisk Dodaj.
Rysunek 4.4. Okno Wstawianie pola obliczeniowego
53
Na rysunku 4.4:
1. w polu Nazwa wpisujemy nazwę nowego pola obliczeniowego;
2. w polu Formuła wpisujemy formułę na wyliczenie nowego pola o na-
zwie koszt 1 km;
3. w polu Pola – widnieją wszystkie pola tabeli przestawnej.
Otrzymane pole obliczeniowe dodajemy do pola Wartości w tabeli prze-

stawnej. Dodatkowo działanie na wartościach zmieniamy z sumy na śred-
nią. Dzięki temu otrzymamy macierz jak na rysunku 4.5. Mamy wyliczony
średni koszt 1 km w relacji przewoźnik/klient.
Występuje jednak problem, jeśli w danym połączeniu nie ma wartości

i w wyniku działania w nowym polu tabeli pokazuje się błąd dzielenia
przez 0 - #DZIEL/0!. Aby temu zapobiec, do pola obliczeniowego trzeba
dodać funkcję JEŻELI.BŁĄD.
Rysunek 4.5. Macierz kosztów 1 km
4.2. Funkcja JEŻELI.BŁĄD

Funkcja JEŻELI.BŁĄD służy do obsługi błędów. Zwraca określoną war-
tość, jeżeli wynikiem formuły będzie błąd, jeżeli wynik nie jest błędem,
zostaje on zwrócony.
Budowa funkcji jest następująca:

=JEŻELI.BŁĄD(wartość;wartość_jeżeli_błąd)
Gdzie:
1. Wartość – to formuła, której wynik jest sprawdzany, czy nie jest błędem.
2. Wartość_jeżeli_błąd – jest to wartość zwracana, jeżeli wynikiem formu-
ły będzie błąd.
54
Trzeba zmodyfikować pole obliczeniowe koszt 1 km, uzupełniając je wła-

śnie tą funkcją. W tym celu przechodzimy do Narzędzia tabel przestaw-
nych/Opcje/Narzędzia /Formuły/pole obliczeniowe. Wybieramy pole ob-
liczeniowe i zmieniamy formułę na następującą (rysunek 4.6):
=JEŻELI.BŁĄD(koszt/’liczba km’;0)
Rysunek 4.6. Zmodyfikowane pole obliczeniowe koszt 1 km
Dzięki temu błąd #DZIEL/0! w macierzy zostanie zastąpiony liczbą 0 (ry-

sunek 4.7).
Rysunek 4.7. Macierz bez błędu #DZIEL/0!
55
4.3. Wyróżnienia wartości – formatowanie warunkowe

Dodatkowo można za pomocą formatowania warunkowego tak sforma-
tować macierz, aby liczba 0 nie była widoczna, a wartości różne od 0 były
wyświetlane białą czcionką na granatowym tle.
W tym celu zaznaczamy wszystkie wartości w tabeli przestawnej i prze-

chodzimy do Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa
reguła. Jako typ reguły wybieramy Formatuj tylko komórki zawierające.
W Edytuj typ reguły warunek ustawiamy jak na rysunku 4.8.
Rysunek 4.8. Formatowanie warunkowe – Formatuj tylko komórki za-

wierające
Następnie przyciskamy Formatuj i ustawiamy kolor czcionki na biały (ry-

sunek 4.9). Zatwierdzamy przyciskiem OK.
56
Rysunek 4.9. Formatowanie warunkowe – ustawienia formatu
W taki sam sposób dodajemy drugi warunek formatowania warunkowego

dla wartości różnych od 0 – format: biała czcionka i niebieski kolor tła.
Ostateczny wynik przedstawia rysunek 4.10.
Dzięki tabeli przestawnej, funkcji JEŻELI.BŁĄD oraz formatowaniu wa-

runkowemu analityk zbudował macierz średniego kosztu 1 km w relacji
przewoźnik-klient. Dzięki zastosowanemu formatowaniu już na pierwszy
rzut oka widać, który z przewoźników świadczy usługi transportowe do
którego z klientów i po jakim średnim koszcie za 1 km.
57
Rysunek 4.10. Końcowa macierz kosztu 1 km w relacji przewoźnik-

-klient
Powstałe zestawienie dostarcza wielu istotnych informacji i jest przedsta-

wione w zwięzłej i przejrzystej formie. Może służyć do ustalenia kosztów
transportu nie tylko w budżecie, nad którym pracuje nasz analityk, ale
również jest zbiorem informacji dla działu logistycznego. Na jego podsta-
wie można szybko oszacować koszt transportu do danego klienta oraz po-
równać kilka ofert różnych przewoźników i wybrać najtańszą.
UWAGA
58
5. Wiekowanie należności
Systemy finansowo-księgowe przeważnie mają narzędzie służące do wie-
kowania należności i zobowiązań w określonych przez użytkownika prze-
działach czasu. Osoba tworząca raport w systemie podaje jedynie dzień,
w którym ma być przyjęty stan należności lub zobowiązań oraz interwa-
ły czasowe przeterminowanych należności (zobowiązań), w których ma
zostać przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest
w podziale na odbiorcę w przypadku należności oraz na dostawcę w przy-
padku zobowiązań.
Co zrobić, jeżeli system nie ma jednak takiego narzędzia, a w poniedzia-

łek z samego rana trzeba stworzyć raport na temat wiekowania należno-
ści? W jaki sposób zautomatyzować pracę, aby nie tracić niepotrzebnie
cennego czasu, a powtarzającą się część pracy zastąpić automatycznym
narzędziem?
Dodatkowo kłopot mogą stwarzać raporty pokazujące jedynie kwoty na-

leżności na poszczególnych klientach. Pojawia się problem, jeżeli chcemy
wiedzieć, które dokumenty składają się na poszczególną kwotę. Wtedy
należy szukać odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorców czy też na
kontach analitycznych należności. W tym rozdziale pokazujemy sposób
tworzenia narzędzia, które umożliwi usprawnienie i przyspieszenie two-
rzenia raportu wiekowania należności, jak również pozwoli na sprawne
dotarcie do poszczególnych dokumentów składających się na interesują-
cą nas kwotę.
Przyjmijmy, że hipotetyczny pracownik nie posiada narzędzia systemo-

wego do tworzenia raportu wiekowania należności. Jedyne, co może
otrzymać z systemu, to zestawienie zawierające niezapłacone faktury (ry-
sunek 5.1).
59
Rysunek 5.1. Zestawienie niezapłaconych faktur
Takie zestawienie zawiera następujące informacje: nr faktury, nazwę kon-

trahenta, datę dokumentu, termin płatności oraz niezapłaconą kwotę. Tak
niewiele informacji „wyciągniętych” z systemu umożliwia jednak stworze-
nie zestawienia pokazującego wiekowanie należności w podziale na dane-
go odbiorcę z dokładnością co do dokumentu. Do tego celu wykorzystamy
tabele przestawne oraz funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO.
Pierwszym krokiem jest określenie dla każdego z dokumentów liczby

dni pomiędzy podaną przez analityka datą a terminem płatności. Ujem-
na liczba będzie oznaczała, że dana faktura jest bieżąca, natomiast dodat-
nia liczba, iż dana kwota z dokumentu jest przeterminowaną należnością.
W komórce I1 wpiszmy datę 2011-08-01 – będzie to dzień, na który wy-
konane zostanie wiekowanie należności. Kolumnę F nazwijmy liczba dni.
Następnie, posługując się klawiszem [F2], wstawmy formułę, która będzie
odejmowała od podanej w polu I1 daty termin płatności dla każdego z do-
kumentów (rysunek 5.2).
UWAGA
Należy pamiętać o zablokowaniu komórki zawierającej podaną datę.
Formułę należy skopiować do samego końca zestawienia.
60
Rozdział 5 – Wiekowanie należności
Rysunek 5.2. Formuła wyliczająca liczbę dni przeterminowania każde-

go z dokumentów
Kolejnym krokiem jest określenie przedziałów czasowych wyrażonych

w dniach, według których będą klasyfikowane należności. W naszym przy-
padku będą to należności bieżące oraz przeterminowane w przedziałach:
1–14; 15–30; 31–45; 46–60; 61–90 ; 91–180 i powyżej 180 dni. W zestawie-
niu budujemy dodatkową tablicę z przedziałami jak na rysunku 5.3.
Rysunek 5.3. Tablica z przedziałami czasowymi
Tablica składa się z dwóch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna gra-
nica danego zakresu, w drugiej opis zakresu. Dla przedziału o nazwie bieżą-
ce wstawiona jest bardzo duża liczba ujemna, żeby każda liczba dni poniżej
0 uznawana była za należność bieżącą. Do zbioru danych dla wiekowania
należności dodajemy kolejną kolumnę o nazwie przedziały (rysunek 5.4).
W nowej kolumnie dla każdego z dokumentów zostanie określony prze-
dział na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane
przy użyciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.
61
Rysunek 5.4. Dodanie kolumny przedziały
5.1. Wyszukiwanie z użyciem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO służy do wyszukiwania i dopasowywania
do siebie danych znajdujących się w dwóch osobnych tabelach. Idealnie nada
się do naszego zadania, czyli przyporządkowania każdemu z dokumentów
na podstawie wartości w dniach odpowiedniego przedziału wiekowania.
Składnia funkcji:
= WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tablica;nr_kolumny;kolumna)
Argumenty funkcji:
1. Szukana_wartość – wartość (lub odwołanie), która ma zostać odszuka-
na w pierwszej kolumnie tablicy, z której chcemy uzyskać interesujące
nas informacje. Ten argument określa, czego szukamy.
2. Tablica – wskazuje, gdzie szukamy interesujących nas danych. W pierw-
szej kolumnie tabeli musi znajdować się wartość, po której wyszukuje-
my (ta sama, co w argumencie szukana_wartość).
3. Nr_kolumny – numer kolumny, z której ma zostać zwrócona wartość
z tabeli przeszukiwanej.
4. kolumna – Wartość logiczna (0 lub 1), która określa, czy funkcja ma
znaleźć dokładne dopasowanie (0) czy przybliżone (1).
W kolumnie przedziały dla pierwszej faktury wstawiamy funkcję, przecho-

dząc na wstążkę Formuły/Biblioteka funkcji/Wyszuk. i odwoł./WYSZU-
KAJ.PIONOWO (rysunek 5.5).
62
Rysunek 5.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Następnie poszczególne argumenty funkcji wypełniamy w sposób przed-

stawiony na rysunku 5.6.
Rysunek 5.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
63
• Argument Szukana_wartość – wskazuje liczbę dni dla pierwszego doku-

mentu.
• Argument Tabela_tablica – wskazuje tabelę z przedziałami. Należy za-

blokować jej adres, aby nie zmieniała się ona przy kopiowaniu formuły
do pozostałych komórek.
• Argument Nr_indeksu_kolumy – wpisujemy cyfrę dwa, czyli dla danych

w dniach pobierzemy poszczególną nazwę przedziału.
• Argument Przeszukiwan_zakresu – podajemy 1 (wartość logiczną

PRAWDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dokładnej szukanej
wartości zwrócił wynik dla jej przybliżenia z tabeli z przedziałami. Jeżeli
podalibyśmy 0 (wartość logiczną FAŁSZ), funkcja dla nieznalezionych
wartości zwróciłaby błąd #N/D.
• Opcja Utwórz łącza z danymi źródłowymi – umożliwi ona aktualizację

danych po ich zmianie w plikach źródłowych.
Wynikiem działania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby

dni równej 385 (komórka F2) będzie przedział o nazwie przeterminowane
powyżej 180 (rysunek 5.7). Funkcję kopiujemy do końca zestawienia.
Rysunek 5.7. Wynik działania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
W ten sposób otrzymaliśmy gotowe i końcowe zestawienia faktur wraz

z niezbędnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania na-
leżności (rysunek 5.8).
64
Rysunek 5.8. Końcowe zestawienie do wiekowania należności
5.2. Wiekowanie przy użyciu tabeli przestawnej

Z otrzymanego zbioru danych dotyczących należności najszybszym sposo-
bem stworzenia zestawienia ich wiekowania będzie użycie tabeli przestaw-
nej. Struktura tabeli przestawnej wygląda następująco (rysunek 5.9):
1. Etykiety kolumn – pole przedziały;
2. Etykiety wierszy – pole kontrahent;
3. Wartości – pole kwota (format liczbowy z separatorem tysiąca, bez

miejsc po przecinku).
65
Rysunek 5.9. Struktura tabeli przestawnej
Po tych wszystkich operacjach otrzymaliśmy zestawienie wiekowania na-

leżności wg kontrahentów w podziale na określone przedziały, które do-
wolnie można zmieniać. Dodatkowo widnieją w zestawieniu sumy kwot
zaległych należności według kontrahentów (suma wiersza) oraz według
przedziałów (suma kolumny).
66
Rysunek 5.10. Gotowe zestawienie wiekowania należności
Jeżeli chcemy wiedzieć, które dokumenty składają się na daną kwotę,

wystarczy dwukrotnie ją kliknąć i w nowym arkuszu zostaną pokazane
wszystkie dokumenty składające się na daną kwotę (rysunek 5.11).
Rysunek 5.11. Pozycje wybranej kwoty
Drugim rozwiązaniem na pokazanie dokumentów składowych kwot jest

dodanie do pola Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dzięki
temu otrzymamy zestawienia bardziej szczegółowe, w podziale należności
wg kontrahenta i faktury w poszczególnych przedziałach. Do każdej pozy-
cji kontrahenta zostanie dodana podsuma (rysunek 5.12).
67
Rysunek 5.12. Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy
Po pobraniu nowych danych o fakturach zadaniem będzie jedynie wkle-

jenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na którą ma być wykonywane
wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedziały i liczba dni
obejmują cały zestaw danych oraz odświeżenie tabeli przestawnej. W taki
sam sposób można wykonać wiekowanie zobowiązań. Jak widać, stworzo-
ne narzędzie może służyć zarówno do wiekowania należności, jak i zobo-
wiązań. Jest elastyczne, ponieważ umożliwia zmianę przedziałów oraz daty
wiekowania. Co najważniejsze, zaoszczędzi dużo czasu użytkownikowi
i usprawni jego pracę. Natomiast dla osoby czytającej taki raport jest on
przejrzysty i zawiera wszelkie potrzebne informacje na temat należności
od poszczególnych kontrahentów z poziomem szczegółowości do doku-
mentu.
UWAGA
68
6. Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych
MPK z zewnętrznej bazy Access
Często dane, z których należy stworzyć raporty czy zestawienia w formie
tabeli przestawnej, są umieszczone w zewnętrznych bazach programu Ac-
cess. Istnieje możliwość utworzenia tabeli przestawnej z zewnętrznego źró-
dła danych, jakim jest baza w tym programie. W tym rozdziale utworzo-
na zostanie tabela przestawna pokazująca wykonanie kosztów względem
budżetu z możliwością wyboru miesiąca i miejsca powstawania kosztów
(komórki organizacyjnej). Na dysku umieszczona jest baza Access o na-
zwie koszty, z której będą pobierane dane do tabeli przestawnej. W bazie
znajduje się tabela o nazwie raport kosztowy, która zawiera poszczególne
kolumny z danymi (rysunek 6.1).
Rysunek 6.1. Tabela raport kosztowy w zewnętrznej bazie Access
Rysunek 6.1. przedstawia:

1. Numer konta analitycznego – sześcioznakowy numer konta analitycz-
nego, na którym została zaksięgowana dana pozycja kosztowa. Jest to
konto podrzędne do konta syntetycznego.
2. Nazwa konta analitycznego – nazwa konta analitycznego.
69
3. Numer konta syntetycznego – trzyznakowy numer konta syntetycznego.

Jest to konto nadrzędne dla konta analitycznego. Nie występują na nim
bezpośrednie zapisy kosztowe. Jedynie zbiera kwoty kosztów podrzęd-
nych mu kont analitycznych.
4. Nazwa konta syntetycznego – nazwa konta syntetycznego.
5. M-c – numer miesiąca, w którym dana pozycja została zaksięgowana.
6. Rodzaj danych – podział danych na dane budżetowe (planowane pozy-
cje kosztowe) i dane wykonane (zrealizowane koszty).
7. Kwota – kwota operacji.
8. Numer MPK – numer komórki, w której koszt powstał.
9. Nazwa MPK – nazwa MPK.
6.1. Połączenie tabeli przestawnej z bazą danych

Pierwszym krokiem jest utworzenie tabeli przestawnej z zewnętrznego
źródła danych, którym będzie baza koszty. W tym celu w pliku Excela
przechodzimy na wstążkę Wstawianie/Tabela przestawna/Tabela prze-
stawna. W oknie Tworzenie tabeli przestawnej wybieramy opcję Użyj ze-
wnętrznego źródła danych i przyciskamy Wybierz połączenie… (rysunek
6.2).
Rysunek 6.2. Tworzenie tabeli przestawnej z zewnętrznego źródła da-

nych
Pojawi się okno Istniejące połączenia, w którym klikamy przycisk Wyszu-

kaj więcej, wskazujemy na dysku bazę koszty (rysunek 6.3) i przyciskamy
Otwórz.
70
Rozdział 6 – Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK z...
Rysunek 6.3. Wskazanie źródła tabeli przestawnej w postaci bazy koszty
W oknie Właściwości łącza danych nie zmieniamy żadnych ustawień i kli-

kamy przycisk OK (rysunek 6.4).
Rysunek 6.4. Okno Właściwości łącza danych
71
W ten sposób powrócimy do okienka Tworzenie tabeli przestawnej.

W polu Nazwa połączenia pojawi się połączenie o nazwie koszty raport
kosztowy (rysunek 6.5). W tym oknie również zaznaczmy miejsce, gdzie
ma być umieszczona nasza tabela jako istniejący arkusz (jeżeli jest on pu-
sty) i komórka A1. Klikamy OK i zostanie utworzona nowa tabela prze-
stawna.
Rysunek 6.5. Połączenie tabeli z bazą raport kosztowy
6.2. Budowa tabeli przestawnej – raport wykonania kosztów

W drugim kroku tworzymy tabelę przestawną, w której do Etykiety wiersza
przenosimy pola numer konta syntetycznego, nazwa konta syntetyczneg,nu-
mer konta analitycznego, nazwa konta analitycznego. Do Etykiety kolumn
przenosimy pole rodzaj danych. Natomiast do pola Wartości przenosimy
pole kwota oraz do pola Filtr raportu pole Nazwa MPK i m-c. Wykonujemy
czynności zmiany formatu wyświetlanych kwot na liczbowe z dwoma miej-
scami po przecinku i separatorem 1000 oraz zmieniamy układ tabeli na
tabelaryczny (Projektowanie/Układ raportu/Pokaż w formie tabelarycznej).
Dzięki temu otrzymaliśmy pożądany raport jak na rysunku 6.6.
Należy jeszcze zlikwidować sumę końcową dla wierszy (sumowanie kwot

wykonania i budżetu nie ma sensu). W tym celu stojąc na dowolnym po-
luj tabeli przestawnej, przechodzimy na wstążkę Narzędzia tabel przestaw-
nych/Projektowanie/Układ/Sumy końcowe/Włącz tylko dla kolumn. Dzięki
temu otrzymamy raport jak na rysunku 6.7.
72
Rozdział 6 – Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK z...
Rysunek 6.6. Gotowy raport porównania kosztów wykonania vs. budżet

z możliwością wyboru MPK i miesiąca
Rysunek 6.7. Gotowy raport porównania kosztów wykonania vs. budżet

z możliwością wyboru MPK i miesiąca bez sum wierszy
6.3. Wybór MPK i miesiąca

Utworzona tabela przestawna przedstawia porównanie wartości wyko-
nania i budżetu poszczególnych kont kosztowych dla całej firmy. Jeżeli
natomiast interesuje nas jeden określony MPK w danym miesiącu, prze-
chodzimy do pola NazwaMPK lub m-c (umieszczonego w filtrze raportu
i przy komórce z wartością (Wszystkie) rozwijamy strzałkę filtrowania.
W tym momencie można wybrać interesujące nas MPK lub miesiąc (ry-
sunek 6.8).
73
Rysunek 6.8. Wybór jednego określonego MPK lub miesiąca
Po dokonaniu wyboru w tabeli pojawią się dane tylko dla wybranego MPK
lub miesiąca, a w komórce przy danym polu w filtrze raportu zostanie wy-
świetlona nazwa MPK lub numer miesiąca (rysunek 6.9).
Rysunek 6.9. Raport dla Działu personalnego w miesiącu 1
Jeśli chcemy utworzyć raport jednocześnie dla kilku MPK lub miesięcy,
przechodzimy do pola Nazwa MPK lub m-c (umieszczonego w filtrze ra-
portu i przy komórce z wartością (Wszystkie) rozwijamy strzałkę filtrowa-
nia i zaznaczmy opcję Zaznacz wiele elementów. W tym momencie można
wybrać kilka MPK lub kilka miesięcy (rysunek 6.10).
Teraz tabela wyświetla dane tylko dla wybranych MPK lub miesięcy,
a w komórce przy danym polu w filtrze raportu zostanie wyświetlona na-
zwa Wiele elementów, co podpowiada użytkownikowi raportu o tym, że
wybrane jest kilka MPK lub parę miesięcy (rysunek 6.11).
74

ZASTOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH W KONTROLINGU. Tom VI NPV JEŻELI COS WSP - KORELACJI ROZKŁ - EXP KOMÓRKA VBA DNI - ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

ZASTOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH W KONTROLINGU. Tom VI NPV JEŻELI COS WSP - KORELACJI ROZKŁ - EXP KOMÓRKA VBA DNI - ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

z a a w a n s o w a n y z a a w a n s o w a n y

Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu

• Excel w dziale księgowości, część 2

• Graficzna prezentacja z użyciem makr w Excelu

Kierownik grupy wydawniczej:

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

„Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi

1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie

2. Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się

3. Tygodniowy raport marży brutto na topowych produktach

4. Macierz kosztów transportu ........................................................................................ 51

5. Wiekowanie należności ................................................................................................ 59

6. Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK

7. Raporty produkcyjne – grupowanie pól tabeli przestawnej ................................. 77

8. Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu

9. Graficzna prezentacja kosztów utrzymania jakości produktów .......................... 91

10. Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej ............. 100

Książka dostarcza wiedzy niezbędnej do samodzielnego tworzenia tabel

Autor pokazuje, jak za pomocą Excela analizować dane sprzedażowe, kosz-

Wszystkie pliki Excela z przykładami

Tabele przestawne służą przede wszystkim do:

W przykładzie (rysunek 1.1) w zakładce znajdują się miesięczne koszty

Rysunek 1.1. Dane kosztowe

W tym celu przechodzimy na wstążkę Wstawianie/Tabele/Tabela przestaw-

Trzeba pamiętać, aby każda kolumna miała nazwę – nagłówek. Można

Rysunek 1.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej

Klikamy OK i w nowym arkuszu utworzy się raport tabeli przestawnej (ry-

Rysunek 1.3. Raport tabeli przestawnej

Rysunek 1.4. Okno listy pól tabeli przestawnej

W naszym przykładzie w etykietach wierszy umieszczamy pole MPK, w ety-

Rysunek 1.5. Utworzona tabela przestawna

Okno obszarów raportu wygląda teraz następująco (rysunek 1.6).

Rysunek 1.6. Okno obszarów raportu

Rysunek 1.7. Filtr raportu tabeli

Rysunek 1.8. Koszty MPK 3003

W wyniku tego utworzy się nowy arkusz z zestawieniem pozycji składają-

Rysunek 1.9. Szczegółowe pozycje składające się na koszt na MPK 3003

1.1. Dostosowywanie pól tabeli przestawnej

Chcemy ustawić kwoty kosztów w formacie walutowym (złotówki) z dwo-

Rysunek 1.10. Opcja ustawienia pola wartości

Rysunek 1.11. Ustawienia pola wartości

Jeżeli klikniemy przycisk Format liczby, będziemy mogli określić format,

Rysunek 1.12. Okno formatowania komórek – format liczby

Efektem końcowym będzie przejrzyste zestawienie, jak na rysunku 1.13.

Rysunek 1.13. Gotowa tabela przestawna

Rysunek 1.14. Procentowy udział kosztów MPK w sumie w każdym

Jeśli chcemy poznać procentowy układ kosztów poszczególnych MPK

Rysunek 1.15. Gotowa tabela przestawna prezentująca % udział

1.2. Modyfikacja tabeli przestawnej – pokaż strony filtru raportu

Rysunek 1.16. Gotowa zbiorcza tabela przestawna

Następnie z kursorem umieszczonym w tabeli przestawnej przechodzimy

Rysunek 1.17. Opcja pokaż strony filtru raportu

Wybieramy filtr raportu, dla którego Excel ma wykonać operację, i klikamy

Rysunek 1.18. Okno Pokazywanie stron filtru raportu

Wynikiem będzie stworzenie oddzielnego arkusza (zakładki) dla każdego

1.3. Obliczenia w tabeli przestawnej

Rysunek 1.19. Tabela pokazująca łączne koszty każdego z MPK

Układ tabeli pokazuje rysunek 1.20.

Rysunek 1.20. Układ stworzonej tabeli przestawnej

Następnie chcemy wyliczyć pięcioprocentowy narzut na koszty poszcze-

Rysunek 1.21. Dodawanie pola obliczeniowego „5% narzut”

Dzięki temu dodaliśmy nowe pole do raportu tabeli o nazwie 5% narzutu