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1 ESTRUCTURACIÓN
La estructura de una organización se encuentra dividida por dos grandes áreas: La estructura
formal e informal.
La estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales
En la figura que se muestra a continuación, se observa que la estructura informal se integra a
través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar
grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública.
Tipos de organigramas
De acuerdo a Enrique B. Franklin
b) Por su finalidad
Están integrados por cuatro subcategorías:
1. Informativo: Este tipo de organigrama esta pensado para ser difundido de manera publica,
para que cualquier persona los pueda visualizar.
2. Analítico: Este organigrama es de carácter analista del comportamiento organizacional.
3. Formal: Es desde el punto de vista legal cuando el representante o socios determinan la
estructura de la organización y este cuenta con un instrumento.
4. Informal: Este organigrama contrario al anterior no cuenta con tal instrumento escrito.
c) Por su ámbito:
Esta clase se subdivide en dos tipos.
1. Generales: Resalta la información importante de una organización hasta cierto nivel
jerárquico a continuación, en la figura se muestra una ejemplo de este organigrama.
Organigrama general
2. Específicos: Este organigrama detalla un área a detalle como se muestra en la figura.
Organigrama específico
d) Por su contenido
Esta clase se subdivide en tres tipos los integrales, funcionales y de puestos, plazas y unidades. A
continuación se detalla cada uno:
1. Integrales: Este organigrama representa toda la estructura de la organización pero
relacionan la jerarquía entre los departamentos así como también la dependencia que
existen entre ellos en la Figura, se muestra de forma gráfica este organigrama.
Organigrama Integral
2. Funcionales: Esta estructura gráfica resalta las principales funciones que tienen a cargo los
diferentes departamentos. En la figura se muestra un ejemplo de este tipo de organigrama.
Organigrama funcional
3. De puestos: Organigrama de gran importancia en el área de recursos humanos debido a que
aparecen los nombres de las personas que integran cada área y el número de personas que
ahí, es útil porque es fácil determinar en qué nivel se encuentran las personas y a donde
pueden ascender o ser movidas de puesto da una visión más general de los niveles y
dependencias entre el personal. En la figura se muestra en ejemplo.
Organigrama de puestos
Organigrama vertical
2. Horizontales: Se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarquía se encuentra
en la parte de izquierda y los demás niveles hacia la derecha.
Organigrama Horizontal
3. Mixtos: Este organigrama mezcla tanto al organigrama horizontal y vertical. Es mayormente
utilizado para empresas que tiene un gran número de divisiones en la base organizacional. A
continuación en la figura se muestra un ejemplo.
Organigrama Mixto
4. De bloque: son derivados de los verticales perite que los últimos noveles jerárquicos
aparezcan a continuación en la figura se muestra su estructura.
Organigrama de bloque
5. Circulares: La persona o unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro y también está
formado por círculos y cada circulo representa el nivel jerárquico equivale a mayor jerarquía
los que se encuentran del centro hacia afuera. En la figura se muestra este gráfico.
Organigrama circular
Departamentalización
Agustín Reyes Ponce dice: “Organizar es la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa”.
La empresa pude organizarse por diferentes factores, factor producto, del cliente, en razón
geográfica, funcional y por proyectos.
En razón del área funcional: Es cuando se organizan de acuerdo a los perfiles profesionales
de especialidad.
En razón del cliente: La organizaciones de estructuran de acuerdo al tipo de cliente un
ejemplo muy claro son las tiendas departamentales.
En razón de los productos: Generalmente es en empresas que tiene una gran variedad de
productos, estas empresas se organizan de acuerdo al tipo de producto un ejemplo muy
común de este tipo de departamentalización son las tiendas de abarrotes, o las grandes
cadenas comerciales de supermercados
En razón de la ubicación geográfica: Es de acuerdo a las zonas o territorios donde estas
empresas llevan a cabo sus operaciones.
En razón del proyecto: Cuentan con una estructura matricial cada vez que generan proyectos
establecen nuevos modificaciones, une ejemplo de estas son las constructoras que trabajan
por proyectos.
1.1.3 FINANZAS
La función principal del Departamento Financiero es la administración general de los recursos económicos de
la empresa. Para ello tendrá que tomar decisiones de como asignar los recursos disponibles en las diferentes
áreas funcionales de la empresa mediante proyectos de inversión, con el objetivo económico de maximizar los
beneficios.
Para conseguirlo, deberá garantizar al resto de la empresa, una información constante y en la forma correcta
para que sea útil a la hora de tomar las diferentes decisiones que surjan a lo largo del tiempo.
A la cabeza del departamento estará el Director Financiero, que deberá coordinar y supervisar las acciones de
las tres grandes áreas que conforman el departamento, que son: análisis, contabilidad y tesorería.
Una operación financiera, siempre puede ser vista desde dos puntos de vista diferentes, pero
complementarios, desde el punto de vista la inversión y desde el punto de vista del
financiamiento.
Inversiones
La función de inversiones por parte de finanzas consiste en:
Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, opciones tales como la
creación de nuevos productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de
títulos o acciones, etc.
Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor
rentabilidad, cuál nos permite recuperar nuestro dinero en el menor tiempo posible. Y, a la
vez, evaluar si contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión, ya
sea usando capital propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna fuente
externa de financiamiento.
Seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.
Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, al adquirir nuevos activos, nueva
maquinaria, lanzar nuevos productos, ampliar el local, comprar nuevos locales, etc.
Contamos con exceso de liquidez (dinero en efectivo que no vamos a utilizar) y queremos
invertirlo con el fin de hacerlo crecer, por ejemplo, en la adquisición de títulos o acciones, en
depósitos de cuentas bancarias, etc.
Para evaluar y conocer la rentabilidad de una inversión se hace uso del Análisis Financiero, del
cual, una de sus principales herramientas, son el VAN y el TIR.
Financiamiento
La función de financiamiento por parte de finanzas consiste en:
Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, fuentes tales como préstamos, créditos,
emisión de títulos valores, de acciones, etc.
Evaluar dichas fuentes de financiamiento, por ejemplo, en el caso de adquirir un préstamo o
un crédito, evaluar cuál nos brinda mejores facilidades de pago, cuál tiene un menor costo
(menor tasa de interés). Y, a la vez, evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la
adquisición de la deuda.
Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.
Existe una falta de liquidez para hacer frente a las operaciones diarias del negocio.
Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, queremos adquirir nueva maquinaria,
lanzar un nuevo producto, ampliar el local, etc., y no contamos con capital propio suficiente
para hacer frente a la inversión.
Para evaluar las diferentes fuentes de financiamiento, se hace uso de las matemáticas
financieras.
Es el área de la administración que se encarga del manejo de las personas; por lo cual su
objetivo está orientado hacia el mantenimiento y desarrollo de las personas vinculadas a la
empresa, es así como la administración de personal requiere de la conjunción entre dos actores
importantes: las empresas y las personas; ya que sin empresas ni personas no habría
organizaciones.
Para culminar es importante no olvidar que la administración del talento humano, está
preocupada por la calidad de vida dentro de las empresas.
Para lograr estos aspectos los directivos de la empresa deberán apoyar las políticas laborales y
de bienestar institucional, así como la vigilancia del cumplimiento de las mismas, de igual forma
es importante establecer canales de comunicación e información entre los diferentes niveles
jerárquicos para el intercambio de conceptos e ideas que permitan fortalecer los diferentes
procesos y actividades en la empresa. La administración del Talento Humano para el desarrollo
de sus funciones, aplica procesos, como:
El reclutamiento:
Es un proceso mediante el cual se buscan personas interesadas y capaces para asumir un cargo
en la empresa, es decir es un proceso para la identificación de personas que cumplan con ciertos
requisitos y puedan ser tenidos en cuenta dentro de la planta de personal que requieren las
empresas para el desarrollo de las múltiples actividades.
Un reclutamiento efectivo permite identificar las personas cuyas capacidades y cualidades
mentales y físicas cumplen con los requerimientos necesarios y básicos para asumir el cargo, las
fuentes de reclutamiento pueden ser:
Universidades
Avisos
Centros de enseñanza técnica
Agencias de empleo
Contactos personales
Recomendación de funcionarios de la empresa
Solicitudes directas
Aspirantes casuales
Asensos
Otros
Por lo anterior, la selección de personal es una inversión empresarial, ya que busca los mejores
talentos humanos para que desarrollen las diferentes actividades y cargos empresariales, con
ello se lograra mayor rendimiento y calidad en productos y servicios.
Relaciones laborales
Las relaciones laborales hacen referencia al compromiso mutuo entre los entes organizacionales
y el talento humano requerido para el desarrollo de las diferentes actividades empresariales,
para lo cual se debe cumplir con la normatividad legal establecida en el código sustantivo del
trabajo, ley 734 y demás normas vigentes, en donde se establecen los requerimientos y
procedimiento de contratación.
El Contrato de Trabajo:
Es un documento que formaliza la relación contractual entre los empleados y las empresas, en
donde las personas se obligan a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la
subordinación del contratante y mediante una remuneración por la actividad a desarrollar.
El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, para su validez no requiere especificaciones
especiales, puede firmarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure una obra o a
término indefinido.
Contrato indefinido: Es aquel compromiso que adquiere una persona con una organización
mediante un documento formal sin limites de tiempo. Este tipo de contrato es el más común
tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo, más
sin embargo puede darse por terminado por las causales establecidas por ley para la
culminación de un contrato.
Contrato a término fijo: Este tipo de contrato es empleado en la vinculación de personal
altamente calificado, este contrato debe ser siempre por escrito y su duración no puede ser
superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
Contrato de obra o servicio: Es aquel que tiene por objeto la realización de una obra o
prestación de un servicio, de manera autónoma pero existe limitación en el tiempo y de
duración incierta.
Contrato eventual: Es un contrato que tiene la finalidad, atender la acumulación de tareas o
exceso de pedidos de la organización.
Políticas salariales
Una de las actividades empresariales más complejas de administrar es la referente al
establecimiento de políticas salariales, porque es difícil encontrar la justa remuneración al
trabajo desempeñado por un trabajador, ya que se deben tener en cuenta una gran variedad de
factores que interviene en la labor, en algunos casos esos factores se pueden cuantificar pero en
otros son intangibles.
Por tanto, no se puede negar que las personas trabajan en las empresas para ganar un salario,
buscando con ello ofrecer una estabilidad y mejoramiento de la calidad de vida en las familias,
es así como para las empresas los salarios de los trabajadores representan un gasto o un costo
bien representativo; por lo cual permanentemente buscan reducirlos y lograr ser más
competentes en el mercado, hoy día esta actividad empresarial resulta ser uno de temas más
discutidos cuando se habla de mayor productividad para ser competitivos, sin embargo las
políticas salariales buscan el equilibrio entre los intereses de los trabajadores y los intereses de
la empresa de manera justa y equitativa.
Los salarios según la definición contemplada en el código sustantivo de trabajo es todo lo que
recibe el trabajador en dinero o en especie y que implique retribución de servicios, sea
cualquiera la forma o denominación que adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones
habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de
descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. Por tanto la remuneración se
constituye en un proceso técnico que permite el establecimiento de las bases objetivas para
asignar salarios justos y adecuados al personal de la empresa. Sin embargo, es importante
contemplar en este proceso aspectos económicos, políticos y sociales con el propósito de
establecer políticas salariales justas.
Dentro de las políticas salariales se debe evaluar cuál es el tipo de contrato laboral que más
conviene a la empresa y a la vez que motive al trabajador, dependiendo si es a término fijo o
indefinido, en la medida que se vayan cumpliendo sus plazos se puedan renovar y a la vez
mejorar la remuneración, la cual puede estar dada con base en un salario fijo mensual, semanal
o diario, un ingreso variable, acorde con la producción del trabajador, o una mezcla de los dos
anteriores u otro tipo de remuneración que permita mejorar el desempeño de los empleados
frente a las actividades y compromisos asumidos. Existen regímenes especiales dados por ley
laboral que conciernen a los salarios y a las prestaciones, como es el caso del salario integral
para empleados que devenguen más de diez salarios mínimos.
Es importante que las empresas remuneren en dinero y con estímulos a los trabajadores, los
cuales pueden estar dados con premios, reconocimientos públicos, ascensos, descansos extras a
los empleados que realicen sus actividades y compromisos laborales con calidad, cumplimiento
y alta eficiencia, ello permite incentivar a los demás empleados de la empresas para mejorar su
comportamiento frente a las labores asignadas.
Las políticas salariales en las empresas deben ser innovadoras y cambiantes acorde con la
dinamización del mundo, por tal razón a los empleados debe reconocérseles sus aportes y sus
capacidades buscando con ello mayor participación y compromiso con la empresa frente a sus
actividades y una mayor productividad, no debemos olvidar que en los procesos de globalización
e internacionalización se requieren de procesos novedosos y de calidad, por ello es bien
importante que a las personas no se les mida tan solo por el cumplimiento de sus tareas sino
que se tengan en cuenta otros aspectos en donde realmente se pague por lo que se hace ,
aprovechando el conocimiento y la calidad con que se realice la actividad, ello representa un
aspecto motivador , aumenta la productividad de los trabajadores y permite identificar aquellos
que no merecen estar en la organización, es necesario que los gerentes y directivos entiendan
que las empresas no se pueden manejar con sentimiento sino con resultados, por ello los
méritos son un factor fundamental dentro del establecimiento de políticas salariales.
Inducción y Entrenamiento
La inducción es un proceso posterior a la contratación de las personas, consiste en brindar una
orientación al nuevo empleado respecto al conocimiento de la organización con el objeto de
facilitar el desarrollo de las actividades, se busca además motivar al empleado para el desarrollo
de sus potencialidades, promoviendo una rápida adaptación al cargo, y aprovechamiento de sus
capacidades.
Terminado el proceso de inducción se continua con una etapa de entrenamiento cuyo objeto es
incrementar el conocimiento y las capacidades del nuevo empleado en el desarrollo de sus
actividades, en esta etapa se debe formular reglas para el aprendizaje de la persona vinculada,
orientándolo no solo en las operaciones sino también en los aspectos de control tanto del
régimen interno, de seguridad social y de las oficinas.
Según Edgar Van Den Berghe R. "El entrenamiento debe proporcionar conocimientos sobre la
empresa y el trabajo mediante los siguientes principios:
Relacionar al trabajador con el trabajo: manifiesta que las personas deben tener aptitud y
actitud para el trabajo seleccionado, y ha de sentirse a gusto con las tareas a desempeñar,
debiendo sentirse satisfecho por la labor a desarrollar ya que así también se satisfacen sus
necesidades personales.
Definir claramente sus responsabilidades: es decir, debe explicársele claramente por escrito el
objetivo de su cargo, el manual de funciones, esto es. Que labores va a desempeñar y en qué
condiciones de productividad y calidad la empresa espera que se realice. Para ello se debe
definir exactamente su autoridad y responsabilidad, las líneas de mando y coordinación con
otros cargos.
Establecer estándares de desempeño: se deben especificar cuáles son los estándares que la
empresa tiene preestablecidos para ese cargo y como se va a medir su rendimiento y el de sus
subalternos.
Asegurar su compresión y comunicación: se debe explicar cuáles son los objetivos y políticas de
la empresa, cuáles son sus propios objetivos y en qué forma coadyuvan a resultados de los
objetivos generales demostrándole la importancia de ese cargo en la organización, al igual se
debe explicar., cuales son las líneas de comunicación en la empresa.
Proporcionar capacitación para lograr una buena calidad en el desempeño de un cargo, se debe
entrenar en forma eficiente y permanente a los empleados.
Asegurar la supervisión y la auto supervisión. Una buena supervisión es la que tiene un alto
grado de objetividad. La supervisión en sus inicios debe ser alta para irla disminuyendo hasta
llegar a la autosupervisión.
Evaluación de Desempeño
La evaluación de desempeño es el proceso de confrontar las funciones de un cargo con respecto
a las realizaciones y comportamiento de quien las ejecuta, es decir que el propósito de una
evaluación debe estar orientada hacia la valoración de resultados y a la vez, medir progresos de
los empleados respecto a los compromisos adquiridos.
Las evaluaciones de desempeño normalmente se realizan cada año, claro está que este proceso
se lleva a cabo de acuerdo a las políticas de cada empresa, es un proceso en donde cada jefe de
área se reúne individualmente con todos y cada uno de sus subalternos inmediatos, con el fin de
evaluar los productos obtenidos durante el año con respecto a los objetivos y metas que debía
cumplir para ese periodo de tiempo y así evaluar su desempeño.
La evaluación anual y por ende el incremento salarial que realizan la mayoría de empresas a
cada uno de los empleados es una medida que permite reconocer el cumplimiento de los
objetivos como resultado de las actividades desarrolladas al frente del cargo asignado, al igual
debe valorarse el comportamiento, trabajo en equipo, cooperación con sus compañeros,
innovaciones y aportes a la organización y otros aspectos que permitan valorar al empleado.
Por lo anterior, se puede decir que la evaluación de desempeño es un proceso que no puede
pasar desapercibido por los directivos, ya que es a partir de esta valoración que se puede
determinar si se cuenta con un talento humano idóneo al frente de los diferentes cargos para
ello la evaluación puede aplicarse mediante los siguientes sistemas:
Escalas de valoración: Es uno de los mejores métodos de valoración del desempeño, el cual
consiste en la realización de una lista de factores dispuestos a escala lineal y compuesta por una
serie de grados clasificados de mayor a menor importancia designándoles un puntaje a cada
uno,
1.1.5 PRODUCCIÓN
No solo las empresas productoras o industriales cuentan con la función o el área de producción,
sino también, toda empresa de servicios, por lo que hoy en día, se suele utilizar más el término
operaciones antes que el de producción, ya que el término producción parece sólo implicar
bienes tangibles, y no a los bienes intangibles o servicios.
Al tener toda empresa, tanto una de bienes como una de servicios, un área o departamento de
producción, entonces, también, debe contar con un gerente o jefe de producción, por ejemplo,
en el caso de una universidad, el jefe de producción sería el director o coordinador académico.
Área Producción
Comprende todo lo relacionado con el desarrollo de los métodos y planes más económicos para
la fabricación de los productos autorizados, coordinación de la mano de obra, obtención y
coordinación de materiales, instalaciones, herramientas y servicios, fabricación de productos y
entrega de los mismos a Comercialización o al cliente. Está formada, generalmente, por las
siguientes funciones:
Ingeniería de producto: encargada del desarrollo de productos y especificaciones necesarias
para su elaboración.
Ingeniería de proceso: define el proceso adecuado para cada producto y sus modificaciones.
Prepara las hojas de ruta y determina tiempos de proceso y dotaciones necesarias.
Ingeniería industrial: esta función agrupa todas las tareas necesarias para el planeamiento
de instalaciones, herramientas, accesorios, necesidad de mano de obra, etc. Es decir, se
ocupa de la sistematización de los elementos físicos que constituyen el sistema productivo,
para alcanzar la cantidad y calidad de producción deseadas, al costo mínimo.
Abastecimiento: esta función está constituida por todas las tareas necesarias para la
obtención, en tiempo y calidad adecuados, de los materiales, suministros, servicios y
equipos necesarios para todo el sistema productivo. Las subfunciones que la integran son:
Compras, a cuyo cargo está la ubicación y negociación con los proveedores, hasta la
colocación de la orden de compra.
Seguimiento y activación de las compras, cuya misión es hacer que los artículos
comprados sean entregados por el proveedor, de acuerdo a lo convenido, en la fecha
establecida.
Venta de materiales recuperados, trata d obtener compradores para todos los
materiales de los que, por algún motivo, desea desprenderse el sistema.
Control de calidad: en esta función se concentran las tareas destinadas a establecer límites
aceptables de variación de los atributos de un producto y a informar el estado en que se
mantiene el producto dentro de estos límites. Las subfunciones que integra son:
Desarrollo de métodos de control, encargada del análisis de las especificaciones de
calidad del producto y de las especificaciones de los lugares y métodos de control.
Control de medidas, encargada del mantenimiento y exactitud de los instrumentos de
medida utilizados.
Inspección y ensayos, conducción de las mediciones, análisis y mantenimiento de los
registros de control de calidad.
Reclamos de clientes, que se encarga de atender, evaluar y notificar a producción acerca
de las quejas de los clientes y de proponer medidas para la corrección de los defectos de
producción reales.
Recuperación de materiales, encargada de disponer la venta o destrucción de los
artículos rechazados. Asimismo, está a cargo de la disposición de la venta o destrucción
de los artículos fuera de uso del stock.
Seguridad industrial: encargada de prevenir y minimizar los riesgos para la salud de los
trabajadores. Subfunciones:
Ingeniería de seguridad, que se ocupa de que los edificios, máquinas e instalaciones no
presenten riesgos de accidentes. Para los casos en que ello no es posible, debe analizar
los mejores medios de protección.
Inspecciones de seguridad, controla el adecuado empleo de instalaciones, maquinarias,
etc.
Investigación de accidentes, se encarga de la determinación y análisis de los accidentes,
a efectos de evitar su repetición.