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UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2010
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA
EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U., BASADO EN LOS
REQUISITOS DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 9001:2008
TRABAJO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2010
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 8
1. TÍTULO 10
1.1. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 10
1.2. SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN 10
1.3. LINEAMIENTOS BÁSICOS 10
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
2.1. FORMULACIÓN 13
2.1.1. Preguntas secundarias 13
3. JUSTIFICACIÓN 14
4. OBJETIVOS 15
4.1. OBJETIVO GENERAL 15
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15
5. HIPÓTESIS 16
5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES 16
5.2. VARIABLES DEPENDIENTES 16
5.3. VARIABLE INTERVINIENTE 16
6. MARCO DE REFERENCIA 17
6.1. MARCO HISTÓRICO 17
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000 18
6.1.2. Antecedentes de ISO en la industria 19
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificación ISO 20
6.1.2.2. Industria con calidad y certificación en Colombia 20
6.2. MARCO TEÓRICO 21
6.2.1. Generalidades sobre las Normas ISO 9000 21
6.2.1.1. Definición 21
6.2.1.2. Especificaciones 21
6.2.1.3. Teoría de procesos 22
6.2.1.4. La certificación ISO 9000 23
6.2.2. Ciclo administrativo de la calidad 23
6.2.3. Calidad total 24
6.2.4. El espiral del progreso 25
6.3. MARCO CONCEPTUAL 26
6.4. MARCO LEGAL 28
6.5. MARCO EMPRESARIAL 29
6.5.1. Presentación de la empresa - Reseña Histórica 29
6.5.2. Portafolio de productos 29
6.5.2.1. Línea liviana 29
6.5.2.2. Línea Pesada 31
6.5.2.3. Complementarios 33
7. DISEÑO METODOLÓGICO 35
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 35
7.2. POBLACIÓN Y MUESTRA 35
7.3. FUENTES PRIMARIAS 35
7.4. FUENTES SECUNDARIAS 35
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 36
7.5.1. La Entrevista 36
7.5.2. La Observación 36
7.5.3. Análisis y conclusiones del diseño metodológico 36
8. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
DE LA EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE
A LA NTC ISO 9001:2008 38
8.1. ANÁLISIS INTERNO 38
8.2. ANÁLISIS EXTERNO 39
8.3. ANÁLISIS DOFA 40
8.4. DIAGNÓSTICO FRENTE A LA NORMA 42
9. PLAN DE TRABAJO 66
9.1. OBJETIVO GENERAL 66
9.2. PROPÓSITO 66
9.3. METODOLOGÍA 66
9.4. CONTENIDO 68
CONCLUSIONES 71
RECOMENDACIONES 72
BIBLIOGRAFÍA 74
4
LISTA DE FIGURAS
Pág.
procesos 22
Figura 2 Modelo del ciclo de la calidad 24
Figura 3 Ciclo de calidad para el desarrollo de un producto 25
Figura 4 Espiral del progreso 26
5
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 2 Ponderación 42
Tabla 3 Diagnóstico de la compañía frente a la Norma 44
Tabla 4 Plan de trabajo diseño Sistema de Gestión de Calidad 70
6
LISTA DE ANEXOS
7
INTRODUCCIÓN
8
toda la información, inquietudes y sugerencias que tengan serán muy
importantes para alcanzar tanto el objetivo de la empresa como el de los
autores de este trabajo de grado. Pues a través de este proceso se busca la
estandarización de documentos, los cuales una vez aprobados, quedarán a
consideración de la compañía para una futura implementación, seguidos de
acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de los procesos involucrados en la empresa.
9
1. TÍTULO
Gestión de la innovación.
10
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Por otra parte, no todas las organizaciones cuentan con las características
necesarias que les permitan ser flexibles para adaptarse a cambios en los
mercados, debido a su trayectoria y tradición en ellos, esto los hace
participes de culturas organizacionales y tienden a limitarse en cumplir con el
despacho de pedidos, a carecer de innovación en nuevos productos o a
prestar un servicio en condiciones mínimas, sin revisar a fondo que tan
efectivo puede ser este resultado, para los clientes y sus necesidades.
Del mismo modo, existen organizaciones que diseñan sus procesos sin
analizar y definir detalladamente su problemática interna y externa,
simplemente definen su estructura para cumplir con un requerimiento, para
realizar pruebas temporales o para generar controles sin tener una
trazabilidad adecuada de las actividades que les permita medirlas y tener una
evidencia para generar planes de acción, sin embargo aplican estrategias
superficiales, que finalmente no identifican si estos procesos realmente son
efectivos y generan óptimos resultados.
Es así, como hoy en día las compañías buscando mejorar la calidad de sus
productos o la prestación del servicio han optado por implementar un sistema
de gestión de la calidad basado en toda la normatividad ISO – 9000 “Enfoque
por Procesos”. Teniendo en cuenta que para su desarrollo e implementación
se debe disponer de recurso humano capacitado para su ejecución, la
disponibilidad de tiempo que cumpla con el óptimo desarrollo de cada
actividad y objetivo planteado, y considerar este proceso como cualquier
inversión que se realiza para obtener un beneficio propio a corto y largo
plazo.
Para el caso del sector textil colombiano, algunas empresas como Coltejer,
textiles Omnes S.A., Satexto S.A., Miratex S.A., Fatextol S.A., Cintatex S.A.,
Invatex S.A., entre otras, que han implementado y certificado su Sistema de
Gestión de la Calidad, les ha mejorado el desempeño, coordinación y
productividad en sus procesos, esto se ve reflejado en la calidad sus
11
productos, permitiéndoles no solo la oportunidad de competir sobre la misma
base que los emporios textileros sino la apertura de nuevos mercados
nacionales y extranjeros.
De ahí que, Confecciones Caroyco E.U., que fue fundada en 1982 por la
señora Mireya Castellanos Sáenz, es una de las empresas caracterizada por
ofrecer productos de calidad para sus clientes, empresas como Cafam, 3M,
Algarra, Alquería, Invias, Estra, Bayer, Café de Colombia, son algunos de los
clientes a los cuales se les provee soluciones de dotaciones empresariales,
elaboradas con materiales de la más alta calidad. De esta manera es como
Confecciones Caroyco E.U., que pesar de que no cuenta con un Sistema de
Gestión de la Calidad ha continuado concentrando todos sus esfuerzos para
mejorar competitivamente, buscando una optima organización en el
desarrollo de su proceso administrativo y productivo que le permita generar
confiabilidad y buenos resultados frente a la realización de sus productos.
12
2.1. FORMULACIÓN
13
3. JUSTIFICACIÓN
14
4. OBJETIVOS
4.1. GENERAL
4.2. ESPECÍFICOS
15
5. HIPÓTESIS
Estructura documental.
Ambiente de trabajo.
Cultura organizacional.
Normatividad ISO 9001:2008.
16
6. MARCO DE REFERENCIA
A través del tiempo, los compradores han ido incrementado la exigencia para
sus proveedores en el cumplimiento de unos requisitos de un sistema de
calidad, sin embargo, esto generó el surgimiento de diferentes sistemas de
calidad exigidos por cada comprador teniendo en cuenta sus propios criterios
y necesidades, por lo tanto, una misma compañía debía adoptar dos, tres o
más sistemas diferentes con sus consecuentes inconvenientes.
17
De esta manera surge entre 1946 y 1947 la International Standarization
Organization, ISO (Organización Internacional para la Normalización) “La ISO
es una organización universal fundada para promover el desarrollo de las
normas internacionales y actividades relacionadas que incluyen la valoración
de conformidad para facilitar el intercambio de bienes y servicios a nivel
mundial”.
ICONTEC. (2000). ISO 9000:2000. Manual para las pequeñas empresas. Instituto
Colombiano de Normas técnicas y certificación – ICONTEC .
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000: Fue en 1979, cuando la ISO estableció el
ISO Technical Commitee 176 dirigido por el doctor D. Richard Freund, quien
había sido presidente de la ASQC (American Society for Quality Control) y
director corporativo de calidad de Eastman Kodak, Co. Tal comité tenía como
tarea desarrollar la serie de normas ISO 9000, en esencia, adoptando la
mayoría de los elementos de BS 5750. El ISO TC/176 realiza su labor a
través de grupos de trabajo (WG1, WG2, es decir, los WG) y subcomités (Los
SC).
18
donde se describen y definen veintidós términos relacionados con la calidad
y los sistemas de calidad.
19
Esto tiene sin duda un efecto positivo sobre la Calidad de los productos, la
eficacia en las operaciones y la rentabilidad de la organización. Este Sistema
de Gestión de la calidad se diseña y se implementa de acuerdo a un conjunto
de requisitos establecidos por la Alta Dirección, los cuales deberían cubrir
todas las fases del proceso de realización del producto, desde la
identificación de las necesidades de los clientes y otras partes interesadas,
hasta la entrega del producto al consumidor final.
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificación ISO: Todavía son muchas las
empresas que consideran que se trata de una moda pasajera que no les
incumbe, o que buscan únicamente una Certificación de Calidad para lucir en
sus catálogos. Otras fracasan al implantar procesos de mejora mal
enfocados y superficiales, basados en ideas incorrectas, que acaban siendo
abandonados con la consiguiente frustración y el convencimiento de que todo
el movimiento acerca de la calidad no sirve para nada.
Sin embargo, nadie discute que la mejor forma de operar en una empresa es
hacer correctamente, a la primera, y con el menor consumo de recursos, las
actividades necesarias para satisfacer cada vez mejor a los clientes, internos
y externos. En eso consiste precisamente un proceso de Gestión Integral o
Total de la Calidad. Se trata de mejorar continuamente cada una de las
tareas que se llevan a cabo en una empresa y, de este modo, lograr que sea
cada vez más competitiva.
20
ISO 9001:2000, dedicada al diseño, confección y comercialización de
prendas de vestir, accesorios y calzado para hombre. Empresa que cuenta
actualmente con 56 tiendas a nivel nacional y son pioneros en la mejora
continua de sus procesos administrativos y de calidad.
21
La Norma ISO 9001, especifica los requisitos para los sistemas de gestión
de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su
capacidad para proporcionar productos o servicios que cumplan los
requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y
su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.
C Responsabilidad
C
de la dirección S
l R a
l
i t
e
e
q Gestión de
Medición. i
s
i
SGC Análisis y mejora
n
u
i
los Recursos f
a
e
t s
c
c
n
e i
t
Entradas
Realización del
Salidas i t
ó
o
s
Producto
(y/o Servicio)
Producto/
Servicio n e
Actividades Flujo de
que aportan información
valor
22
6.2.1.4. La certificación ISO 9000. Consiste en que un organismo certificador
independiente testifica, mediante un examen o auditoria, que la empresa da
cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001. Es decir, que
mediante la certificación las empresas pueden demostrar su nivel de calidad
en todos sus procesos a los clientes, consumidores y al mercado en general.
Lo que representa una herramienta de garantía para ofrecer seguridad en la
elaboración de sus productos o servicios.
Este ciclo fue diseñado para la mejora de procesos y tiene cuatro etapas:
"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), tal como se aprecia en la Figura 2,
y no es más que un ciclo de mejora continua. PHVA puede describirse en
esencia como:
23
Documentar las conclusiones
Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para
alcanzar los objetivos con las especificaciones iníciales, si fuese
necesario
Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior.
Documentar el proceso
Fuente: (http://www.estrucplan.com.ar/articulos/verarticulo.asp?idarticulo=755)
Por lo anterior, la definición de la calidad podría definirse con tres (3) tipos de
24
calidad diferentes, como se puede observar en la Figura 3:
Calidad teórica, que será aquella que mida la calidad del diseño,
comparando las características solicitadas por el usuario y las
plasmadas en el proyecto.
25
6.2.4. El espiral del progreso (Figura 4): Afirma que el logro de ésta implica la
realización de un cierto número de acciones o actividades independientes en
una progresión lógica, una vuelta de este espiral inicia con la investigación y
desarrollo del producto para crear una mejora en la aptitud del uso. Al final de
esta vuelta, la experiencia de uso crea una nueva idea, que inicia otra vuelta
de la espiral para una mejora ulterior, en términos generales las fases del
espiral del progreso se catalogan en:
Fuente:(Machuca, 1995)
26
Calidad: Grado en el que un conjunto de características (Rango
diferenciador) inherentes cumple con los requisitos (Necesidad o expectativa,
generalmente implícita u obligatoria).
27
requisitos de calidad.
Las normas que se van a manejar durante el diseño del sistema de gestión
de calidad son las siguientes:
28
Normas ISO 9000: Normas de calidad y gestión continua de calidad
establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización
(ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad
sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios.
29
Son confeccionados con materiales delicados y suaves que dan mayor
frescura y comodidad, tales como:
Lino
Dril
Impermeable
Dacrón
30
Gabardina
Algodón
Jean
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/linealiviana.htm
31
Dril
Impermeable tempestad
Impermeable
Poliéster
32
Jean
Guata
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/lineapesada.htm
Lino
Dril
33
Dacrón
Algodón
Oxford
Paño
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/complementarios.htm
34
7. DISEÑO METODOLÓGICO
Tipo de estudio
35
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
36
Esta metodología ofrece un contexto para una buena gestión aplicable a la
empresa, ya que especifica un grupo de aspectos que deben incluirse a partir
de los elementos con que cuenta la empresa, es decir, a partir de lo que
Confecciones Caroyco E.U., hace en el presente.
37
8. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA
EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE A LA NTC ISO
9001:2008
Hoy en día una de las ventajas competitivas que existen en comparación con
otras empresas del sector, es en cuanto a la aplicación de normas
estandarizadas de calidad en todo el proceso productivo, buscando
estrategias empresariales y toma de decisiones a nivel gerencial donde el
principal objetivo sean los clientes, la conservación de los actuales y la
búsqueda de los potenciales.
38
8.2. ANÁLISIS EXTERNO
1. Legislación
jurídica 2. Económicas
39
Por lo anterior, este tipo de análisis general, donde su visión y perspectiva
depende de la manera en que la Alta Dirección decida aplicarlos o en su
defecto mitigarlos, comprende de un mayor detalle que se presenta a
continuación en la Matriz DOFA.
40
Tabla 1. Matriz DOFA
41
8.4. DIAGNÓSTICO FRENTE A LA NORMA
Tabla 2. Ponderación
42
Nota 1: La escala porcentual se definió subjetivamente por los autores de
este proyecto, conforme a las descripciones que se elaboraron para cada
rango.
43
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma
La organización debe establecer, documentar, • La Compañía no cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad. •Creación de S.G.C. Director de Gestión
implementar, y mantener un sistema de gestión de la NO EXISTE Por lo tanto no se pude evidenciar la presencia de la documentación •Elaboración del Macro Proceso y sus de la Calidad
calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo correspondiente. respectivas caracterizaciones. Grupos Primarios
1%
con los requisitos de esta norma internacional. •Se deben implementar las acciones
necesarias para cumplir con la mejora
continua
4.2. 1 GENERALIDADES
La documentación del sistema de gestión de la calidad •Confecciones Caroyco cuenta con una Misión y Visión, pero éstas • Elaboración de procedimientos que Director de Gestión
debe incluir: serán cambiadas para ajustarse a los requerimientos de calidad. permitieran contar con bases, sobre las de la Calidad
a. Declaraciones documentadas de una política de la •Se cuenta con algunos registros que la Compañía necesita para cuales trabajar en cada área de la Directores de Área
calidad y de objetivos de la calidad. controlar la producción, entre estos están: La orden de producción, compañía. teniendo en cuenta que dichos Alta Dirección
b. Un manual de la calidad. orden de pedido, entre otros, los cuales deberán ser modificados y procedimientos se deben establecer,
c. Los procedimientos documentados requeridos en mejorados. documentar, implementar y mantener.
esta norma internacional.
d. Los documentos necesitados por la organización
para asegurarse de la eficaz planificación, operación y PARCIALMENTE
control de sus procesos. 5%
e. Los registros requeridos por esta norma
internacional.
44
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de En la Compañía no hay presencia de un Sistema de Gestión de •Documentar, divulgar e implementar, un •Director de Gestión
la calidad deben controlarse. la Calidad, por lo cual, no se puede evidenciar un control en los procedimiento en el cual se estipule el de la Calidad
Los registros son un tipo especial de documento y deben documentos que exige la norma internacional. control que la Compañía tendrá acerca de
controlarse de acuerdo con los requisitos citados en los documentos pertinentes para el S.G.C.
•Directores de Área
4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que
defina los controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación
antes de su emisión
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente
c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual de los documentos
d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los NO EXISTE
documentos aplicables se encuentran disponibles en los 1%
puntos de uso.
e. Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables
f. Asegurarse de que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribución
g. Prevenir el uso no intencionado de los documentos
obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.
Los registros deben establecerse y mantenerse para Los registros son la evidencia demostrable del cumplimiento de •Elaborar, divulgar e implementar un
•Director de Gestión
proporcionar evidencia de la conformidad con los las actividades desempeñadas. Como registros se pueden procedimiento que permita cumplir con las
disposiciones de la norma internacional. de la Calidad
requisitos así como de la operación eficaz del sistema de estipular ciertas disposiciones en lo que se refiere a la
gestión de la calidad. Los registros deben permanecer
•Directores de Área
comercialización y producción. Y de estos la Compañía no
legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe cuenta con un control estandarizado, pues no se ha estipulado
establecerse un procedimiento documentado para definir un periodo de tiempo para la retención de los mismos. Además
los controles necesarios para la identificación, el PARCIALMENTE hay registros innecesarios y obsoletos.
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo 10%
de retención y la disposición de los registros.
45
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su •La alta dirección ha establecido el compromiso que conlleva la •Establecer un procedimiento en donde se
compromiso con el desarrollo e implementación del implementación del S.G.C. Aunque dicho compromiso existe, no se ha evidencie los pasos necesarios para las Alta Dirección
sistema de gestión de la calidad, así como con la estipulado de manera formal su evidencia. revisiones que debe de ejecutar la Gerencia.
mejora continua de su eficacia. •Con respecto a los otros ítems de la norma, aun no se puede mostrar •Asegurar la disponibilidad de los recursos a
a. Comunicando a la organización la importancia de la evidencia, pues hasta la fecha se ha estipulado la necesidad y el través del uso de herramientas de
satisfacer tanto los requisitos del cliente como los compromiso de ejecutar el desarrollo del S.G.C. planeación presupuestal.
legales y reglamentarios NO EXISTE
b. Estableciendo la política de la calidad 1%
c. Asegurando que se establecen los objetivos de la
calidad
d. Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y
e. Asegurando la disponibilidad de los recursos.
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos • Independientemente del área que maneja en forma directa a los • Revisar y aprobar mecanismos que Alta Dirección
del cliente se determinan y se cumplen con el propósito clientes, es responsabilidad de la alta dirección el asegurarse que los permitan implementar la satisfacción del
PARCIALMENTE requisitos de los clientes son cumplidos a cabalidad, para ello es cliente, a través del reporte de quejas,
de aumentar la satisfacción del cliente.
40% importante tener en cuenta los numerales 7.2.1 y 8.2.1 de la norma. En reclamos y sugerencias.
la Compañía, existe un cierto control pero se hace necesario
formalizarlo a través del S.G.C. Se cuenta con acceso a reportes del
sector, conversaciones telefónicas, entre otros.
46
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
5.4 PLANIFICACIÓN
47
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La alta dirección debe designar un miembro de la • No se ha nombrado aun el representante de la dirección, pues • Evidenciar mediante un acta de Director de Gestión
dirección quien, con independencia de otras el SGC, hasta ahora esta en creación. nombramiento el representante de la de la Calidad
responsabilidades, debe tener la responsabilidad y NO EXISTE dirección a través de un consenso con
autoridad que incluya: 1% los socios.
a. Asegurarse de que se establecen, implementan
y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestión de la calidad
b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño
del sistema de gestión de la calidad y de cualquier
necesidad de mejora, y
c. Asegurarse de que se promueva la toma de
conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organización
La alta dirección debe asegurarse de que se •No existe un control eficaz, para la comunicación interna, • Para evidenciar la comunicación Director de Gestión
establecen los procesos de comunicación PARCIALMENTE viéndose reflejado en la inconformidad de los colaboradores. Es interna, es factible y necesario crear los de la Calidad
apropiados dentro de la organización y de que la 35% importante anotar que dicha comunicación no tiene que ver Grupos primarios, con los cuales se Directores de Área
comunicación se efectúa considerando la eficacia directamente con el SGC, pues este se encuentra en creación. establecerán comités para trabajar con Grupos Primarios
del sistema de gestión de la calidad. cada área los aspectos a analizar para
la mejora del SGC.
La alta dirección debe, a intervalos planificados, •No hay evidencia de las revisiones de la alta dirección al SGC, • Establecer un procedimiento en Alta Dirección
NO EXISTE
revisar el sistema de gestión de la calidad de la pues este se esta creando. donde quede evidencia de cada cuanto
organización, para asegurarse de su 1% se harán las revisiones y que pasos se
conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La han de tener en cuenta.
revisión debe incluir la evaluación de las • Realizar un cronograma de revisiones
oportunidades de mejora y la necesidad de por parte de la gerencia, en donde
efectuar cambios en el sistema de gestión de la quede estipulado la fecha de ejecución
calidad, incluyendo la política de la calidad y los de la revisión y sus respectivos
objetivos de la calidad. hallazgos.
Deben mantenerse registros de las revisiones por
la dirección.
48
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La información de entrada para la revisión por la • No existe información para la revisión pues aun no esta • Establecer acciones preventivas y Alta Dirección
dirección debe incluir: estipulado el plan de las respectivas revisiones. correctivas, de tal forma que se logren Director de Gestión
a. Resultados de auditorías evaluar y medir. de la Calidad
b. Retroalimentación del cliente • Evaluar el producto no conforme.
c. Desempeño de los procesos y conformidad del • Evaluación de las encuestas de
producto satisfacción del cliente.
d. Estado de las acciones correctivas y NO EXISTE
preventivas
1%
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la
dirección previas
f. Cambios que podrían afectar al sistema de
gestión de la calidad y
g. Recomendaciones para la mejora.
Los resultados de la revisión por la dirección NO EXISTE •No hay evidencia de los resultados de las revisiones, pues no
• Establecer planes de acción, a través
deben incluir todas las decisiones y acciones 1% se cuenta con la información para estas. de los resultados de las revisiones, con Alta Dirección
relacionadas con: el fin de establecer la mejora continua
a. La mejora de la eficacia del sistema de gestión del SGC.
de la calidad y sus procesos
b. La mejora del producto en relación con los
requisitos del cliente, y
c. Las necesidades de recursos.
49
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe determinar y proporcionar • Quien coordina la provisión de los recursos es la gerencia. Es • Elaborar presupuestos para el Directores de
los recursos necesarios para: importante aclarar que el gerente se encuentra comprometido en mantenimiento del SGC, así como el de área
a. Implementar y mantener el sistema de gestión la implementación del SGC, y tiene la plena disposición para infraestructura, capacitaciones, entre
de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, PARCIALMENTE proveer los recursos necesarios con el fin de lograr establecer el otros.
y 20% SGC en Confecciones Caroyco.
b. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos.
6.2.1 GENERALIDADES
El personal que realice trabajos que afecten a la • El personal que trabaja en la Compañía, cumple con los • Establecer las competencias necesarias Director
calidad del producto debe ser competente con base requisitos con base en su experiencia y habilidades, pero no para cada puesto de trabajo. Administrativo
en la educación, formación, habilidades y PARCIALMENTE existe un control ordenado y adecuado de dicha información, • Elaborar perfiles de cargo, en donde
experiencia apropiadas. 35% debido a que la persona que ejecuta dicha función no tiene queden estipuladas las funciones del
claramente definidas sus responsabilidades. personal y sus requisitos necesarios en
cuanto a formación, educación y
responsabilidades.
•Cuando el personal no cumpla con la
formación necesaria para el cargo, se le
podrá avalar a través de la
homologación de la experiencia.
• Soportar los registros de educación y
formación que dicen tener los
colaboradores en su hoja de vida.
La organización debe: • Con base en las requisiciones del personal, por parte de los • Planificar las capacitaciones del Director
a. Determinar la competencia necesaria para el Directores de área, se determina de forma práctica las personal para la Compañía, teniendo en Administrativo
personal que realiza trabajos que afectan a la características adecuadas para el personal. cuenta una evaluación de necesidades,
calidad del producto • No se cuenta con un estándar de competencias, pero a través de acuerdo a cada área.
b. Proporcionar formación o tomar otras acciones del SGC, se quiere lograra este objetivo. • Permitir que los colaboradores evalúen
para satisfacer dichas necesidades • Las capacitaciones que maneja la Compañía para sus los conferencistas de las capacitaciones,
c. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas PARCIALMENTE colaboradores, son mínimas, debido a la falta de provisión de para así establecer un mayor control en
d. Asegurarse de que su personal es consciente de 25% recursos. la eficacia de los conocimientos
la pertinencia e importancia de sus actividades y de • No hay registros adecuados en donde se evidencie la adquiridos.
cómo contribuyen al logro de los objetivos de la formación, educación, habilidades y experiencia del personal. • Adecuación de competencias para
calidad, y cada puesto de trabajo.
e. Mantener los registros apropiados de la
educación, formación, habilidades y experiencia.
• Perfiles de cargo.
50
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
6.3 INFRAESTRUCTURA
51
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe determinar • La Compañía, tiene en cuenta los requisitos del cliente, para • Implementar un buzón de sugerencias. Director
a. Los requisitos especificados por el cliente, lograr el cumplimiento de la satisfacción de sus necesidades.
• Análisis de los factores externos que Comercial
incluyendo los requisitos para las actividades de intervienen en la preservación del Director de
entrega y las posteriores a la misma, producto. Producción
b. Los requisitos no establecidos por el cliente
pero necesarios para el uso especificado o para PARCIALMENTE
el uso previsto, cuando sea conocido, 30%
c. Los requisitos legales y reglamentarios
relacionados con el producto, y
d. Cualquier requisito adicional determinado por
la organización.
52
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe revisar los requisitos • Se tienen en cuenta los requisitos, y estos son revisados, antes • Delegación de responsabilidades, a Director Comercial
relacionados con el producto. Esta revisión debe de la presentación final al cliente, pero no se cuenta con un través del establecimiento de los Director de
efectuarse antes de que la organización se registro para dicha revisión, lo que implica que no haya un registros necesarios. Producción
comprometa a proporcionar un producto al cliente responsable directo, que responda por las inconformidades en • Validar el producto terminado en el Director
(Por ejemplo envío de ofertas, aceptación de caso de que se presentaran. área de acabados de acuerdo a los Administrativo
contratos o pedidos, aceptación de cambios en los requisitos exigidos por el cliente.
contratos o pedidos) y debe asegurarse de que:
La organización debe determinar e implementar PARCIALMENTE • La información del producto, es correcta, pero no se deja Director Comercial
• Elaboración de encuestas para la
disposiciones eficaces para la comunicación con 20% evidencia de ello. Director
comprobación de la satisfacción del
los clientes, relativas a: • Los pedidos se recogen a través del diligenciamiento de Administrativo
cliente.
a. La información sobre el producto, formatos, pero en ocasiones estos pedidos (En temporada) son • Toma de acciones preventivas y
b. Las consultas, contratos o atención de pedidos, almacenados en forma incorrecta, debido al aumento de la correctivas a través del análisis de las
incluyendo las modificaciones, y demanda. encuestas citadas anteriormente.
c. La retroalimentación del cliente, incluyendo sus • No se tiene un registro de las quejas de los clientes, para así • Evidenciar los pedidos de los clientes a
quejas. de esta forma establecer acciones necesarias en pro del cliente. través de formatos prácticos y ágiles.
53
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
7.3 DISEÑO
7.3.1 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
•Es importante anotar que el diseño solo se evidencia en los • Documentar, divulgar e implementar un Director de
La organización debe planificar y controlar el procesos de corte, cuando son fabricados los moldes de procedimiento en el cual se estipule los Producción
diseño y desarrollo del producto. medidas. pasos a seguir en el diseño, con el fin de Coordinador de
Durante la planificación del diseño y desarrollo la •No se tienen claramente definidas las responsabilidades para cumplir con los requisitos de la Norma, Diseño y Confección
organización debe determinar: cada una de las personas que hacen parte de dicha área. para así lograr satisfacer las
a. Las etapas del diseño y desarrollo, necesidades de los clientes.
b. La revisión, verificación y validación, apropiadas • Establecer las responsabilidades y
para cada etapa del diseño y desarrollo, y funciones para cada una de las personas
c. Las responsabilidades y autoridades para el que hacen parte de dicha área.
diseño y desarrollo.
La organización debe gestionar las interfaces entre
los diferentes grupos involucrados en el diseño y PARCIALMENTE
desarrollo para asegurarse de una comunicación 35%
eficaz y una clara asignación de
responsabilidades.
Los resultados de la planificación deben
actualizarse, según sea apropiado, a medida que
progresa el diseño y desarrollo.
Deben determinarse los elementos de entrada • Existen los elementos de entrada para el diseño de los • Establecer un formato en donde se Director Comercial
relacionados con los requisitos del producto y productos pueda dejar evidencia de los Director de
mantenerse registros (Véase 4.2.4). Estos •El problema radica en que no existen los registros apropiados requerimientos que se tienen, según el Producción
elementos de entrada deben incluir: para evidenciar cuales son los requerimientos y entradas para el desarrollo de cada producto. Coordinador de
diseño de los productos. Diseño y
a. Los requisitos funcionales y de desempeño, Confección
b. Los requisitos legales y reglamentarios
aplicables,
c. La información proveniente de diseños previos PARCIALMENTE
similares, cuando sea aplicable, y
40%
d. Cualquier otro requisito esencial para el diseño
y desarrollo.
Estos elementos deben revisarse para verificar su
adecuación. Los requisitos deben estar completos,
sin ambigüedades y no deben ser contradictorios.
54
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
• Los resultados del diseño, están evidenciados a través de los • Se debe de establecer un registro Diseñador
Los resultados del diseño y desarrollo deben moldes finales, los cuales deben ser aprobados previamente por apropiado para controlar cada una de Coordinador de
proporcionarse de tal manera que permitan la el Coordinador de Diseño y Confección. las salidas para el diseño, de tal forma Diseño y Confección
verificación respecto a los elementos de entrada • Se debe dejar un registro de dicha labor ejecutada. que se obtengan evidencias de la labor
para el diseño y desarrollo, y deben aprobarse desempeñada por los diseñadores.
antes de su liberación.
• Dicha revisión se lleva a cabo, pero no esta claramente • Cada diseñador debe revisar Diseñador
En las etapas adecuadas, deben realizarse definida según los requisitos de la Norma. constantemente cada una de las etapas Coordinador
revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de establecidas en la planificación, para ello de Diseño y
acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1) debe registrar en un formato especial, Confección
a. Evaluar la capacidad de los resultados de los hallazgos y revisiones.
diseño y desarrollo para cumplir los requisitos,
b. Identificar cualquier problema y proponer las
acciones necesarias.
Los participantes en dichas revisiones deben PARCIALMENTE
incluir representantes de las funciones 15%
relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y
desarrollo que se está(n) revisando. Deben
mantenerse registros de los resultados de las
revisiones y de cualquier acción necesaria (Véase
4.2.4).
55
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo • En la Compañía, no se habla de verificación, como aparece en • Establecer un registro apropiado en Diseñador
planificado (Véase 7.3.1), para asegurarse de que la norma ISO 9001:2008, pero el diseñador evalúa en sus donde el diseñador deje evidencia de la Coordinador de
los resultados del diseño y desarrollo cumplen los revisiones que los requisitos en el diseño se cumplan. verificación de los requerimientos y Diseño y Confección
requisitos de los elementos de entrada del diseño necesidades establecidas para el
y desarrollo. Deben mantenerse registros de los PARCIALMENTE diseño, con el producto creado y
resultados de la verificación y de cualquier acción diseñado.
que sea necesaria (Véase 4.2.4). 10%
Se debe realizar la validación del diseño y • Esta es realizada en la Compañía, bajo la responsabilidad del
diseñador, pero no existen los registros apropiados. • Crear un registro apropiado en donde Coordinador de
desarrollo de acuerdo con lo planificado (Véase se evidencie la validación del diseño. Diseño y
7.3.1) para asegurarse de que el producto Confección
resultante es capaz de satisfacer los requisitos
para su aplicación especificada o uso previsto,
cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la
PARCIALMENTE
validación debe completarse antes de la entrega o
implementación del producto. Deben mantenerse 15%
registros de los resultados de la validación y de
cualquier acción que sea necesaria (Véase 4.2.4).
56
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
• Para garantizar la información de las compras, cada operario • Planificar y estudiar las
La información de las compras debe describir el Director
producto a comprar, incluyendo, cuando sea de área tramita con el director administrativo la necesidad de los especificaciones requeridas para cada
suministros y materias primas necesarias para la ejecución de Administrativo
apropiado: producto.
su trabajo. Es responsabilidad de cada operario evidenciar las Directores de Área
a. Requisitos para la aprobación del producto,
procedimientos, procesos y equipos, especificaciones y requisitos generales para cada producto.
• Hace falta un mayor control y planificación.
b. Requisitos para la calificación del personal, y c.
Requisitos del sistema de gestión de la calidad. La
organización debe asegurarse de la adecuación PARCIALMENTE
de los requisitos de compra especificados antes 25%
de comunicárselos al proveedor.
57
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe establecer e implementar la • En ocasiones los productos comprados, no son revisados en el • Revisar los productos que llegan a la Funcionarios
inspección u otras actividades necesarias para momento que llegan a la Compañía. Por ello en muchas se Compañía. Compañía
asegurarse de que el producto comprado cumple presentan inconformidades en el producto cuando ya se ha • Registrar cuando un producto
los requisitos de compra especificados. empezado a utilizar lo, de tal forma que se generan demoras y comprado no cumple con las
Cuando la organización o su cliente quieran llevar retrasos en la producción. especificaciones, en un formato creado
a cabo la verificación en las instalaciones del para este fin.
proveedor, la organización debe establecer en la PARCIALMENTE
información de compra las disposiciones para la 15%
verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.
La organización debe planificar y llevar a cabo • Para los productos de línea se cuenta con una planificación de • Elaborar la planificación de la Director de
la producción y la prestación del servicio bajo la producción. producción para los productos que se Producción
condiciones controladas. Las condiciones producen en la Compañía, teniendo en
controladas deben incluir, cuando sea aplicable cuenta los tiempos de entrega y los
a. La disponibilidad de información que describa responsables para cada etapa.
las características del producto,
b. La disponibilidad de instrucciones de trabajo,
cuando sea necesario,
c. El uso del equipo apropiado,
PARCIALMENTE
d. La disponibilidad y uso de dispositivos de
10%
seguimiento y medición,
e. La implementación del seguimiento y de la
medición, y
f. La implementación de actividades de
liberación, entrega y posteriores a la entrega.
58
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
NO APLICA
7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
Cuando sea apropiado, la organización debe • Para la identificación y trazabilidad del producto la Compañía • Crear registros de tal forma que se Director de
identificar el producto por medios adecuados, a cuenta con la Orden de producción. Para evidenciar el estado evidencie en que proceso de producción Producción
través de toda la realización del producto. del producto solo se cuenta con dicha orden y con la esta el producto.
La organización debe identificar el estado del planificación de la producción.
producto con respecto a los requisitos de PARCIALMENTE •En ocasiones no se sabe en que proceso va el producto, por la
seguimiento y medición. 20% falta de organización y retrasos cuando entra a producción otro
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la producto no planificado.
organización debe controlar y registrar la
identificación única del producto (Véase 4.2.4).
La organización debe cuidar los bienes que son • En ocasiones los clientes entregan para la elaboración de sus • Establecer un procedimiento en el cual Director de
propiedad del cliente mientras estén bajo el productos a la Compañía, archivos magnéticos, papel, películas, se estipulen los requisitos a para Producción Director
control de la organización o estén siendo entre otros, el problema radica que en la Compañía no se preservar los productos que los clientes Comercial
utilizados por la misma. La organización debe evidencia bajo un registro que los clientes han entregado dicho entregan a la Compañía, para cumplir
identificar, verificar, proteger y salvaguardar los material. con el desarrollo del producto final.
bienes que son propiedad del cliente • Registrar los productos que lleguen a
suministrados para su utilización o incorporación PARCIALMENTE la Compañía, por parte de los clientes,
dentro del producto. Cualquier bien que sea 20% como elementos de entrada para la
propiedad del cliente que se pierda, deteriore o producción.
que de algún otro modo se considere inadecuado
para su uso debe ser registrado (Véase 4.2.4) y
comunicado al cliente.
59
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
60
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
8.1 GENERALIDADES
• La Compañía, maneja un buen servicio al cliente, pero no se • Implementar el uso de encuestas para Director Comercial
Como una de las medidas del desempeño del cuenta con un proceso adecuado de seguimiento de la la satisfacción del cliente.
sistema de gestión de la calidad, la organización satisfacción de los clientes. • Realizar un análisis de la situación
debe realizar el seguimiento de la información planteada por los clientes a través de las
PARCIALMENTE
relativa a la percepción del cliente con respecto al encuestas de satisfacción.
10%
cumplimiento de sus requisitos por parte de la • Toma de decisiones a través del
organización. Deben determinarse los métodos análisis obtenido.
para obtener y utilizar dicha información.
61
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
62
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe determinar, recopilar y analizar • La Compañía no cuenta con el manejo de un análisis de • Se deben analizar y tomar acciones de Directores de Área
los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la datos, esto como consecuencia del no control en el seguimiento los datos obtenidos en los siguientes Alta Dirección
eficacia del sistema de gestión de la calidad y para y medición. Además no se pueden analizar los datos generados registros:
evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la por el SGC, pues este no está implementado. • Evaluación de proveedores
eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe • Indicadores de gestión.
• Encuestas de satisfacción del cliente.
incluir los datos generados del resultado del
• Reporte de No conformidades.
seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes
• Acciones preventivas y correctivas
pertinentes.
El análisis de datos debe proporcionar información
sobre: NO EXISTE
a. La satisfacción del cliente (Véase 8.2.1), 1%
b. La conformidad con los requisitos del producto
(Véase 7.2.1),
c. Las características y tendencias de los procesos y de
los productos, incluyendo las oportunidades para llevar
a cabo acciones preventivas,
d. Los proveedores.
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
63
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
La organización debe llevar a cabo a intervalos • No existen las auditorias internas en la Compañía. Debido a • Documentar, un procedimiento en el Director
planificados Auditorías internas para determinar si que aun el SGC, no se ha comenzado a implementar. cual se describa el desarrollo para las Administrativo
el sistema de gestión de la calidad: auditorias internas de calidad.
a. Es conforme con las disposiciones planificadas • Establecer un cronograma para la
(Véase 7.1), con los requisitos de esta Norma realización de las auditorias.
Internacional y con los requisitos del sistema de • Realizar un curso de capacitación para
gestión de la calidad establecidos por la auditores internos.
organización, • Nombrar un auditor Principal y
b. Se ha implementado y se mantiene de manera establecer sus funciones y
eficaz. responsabilidades.
Se debe planificar un programa de auditorias
tomando en consideración el estado y la
importancia de los procesos y las áreas a auditar,
así como los resultados de Auditorías previas. Se
deben definir los criterios de auditoria, el alcance
de la misma, su frecuencia y metodología. La
selección de los auditores y la realización de las
Auditorías deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoría. Los
auditores no deben auditar su propio trabajo. NO EXISTE
Deben definirse, en un procedimiento 1%
documentado, las responsabilidades y requisitos
para la planificación y la realización de Auditorías,
para informar de los resultados y para mantener
los registros (Véase 4.2.4).
La dirección responsable del área que esté siendo
auditada debe asegurarse de que se toman
acciones sin demora injustificada para eliminar las
no conformidades detectadas y sus causas. Las
actividades de seguimiento deben incluir la
verificación de las acciones tomadas y el informe
de los resultados de la verificación (Véase 8.5.2).
La organización debe aplicar métodos apropiados • Definir e implementar los procesos de Directores de
para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la • Los procesos no están claramente definidos, además no se
la Compañía, teniendo en cuenta el Área
puede hablar de la interacción entre los mismos, pues no se
medición de los procesos del sistema de gestión SGC.
cuenta aun en la Compañía con una demarcación y análisis de
de la calidad. Estos métodos deben demostrar la cada uno de los procesos que intervienen en la producción de la • Medir los procesos a través de la
capacidad de los procesos para alcanzar los Compañía. Por lo tanto no existe un seguimiento y medición derivación de los objetivos de la calidad,
NO EXISTE
resultados planificados. Cuando no se alcancen para estos. utilizando para ello objetivos específicos
los resultados planificados, deben llevarse a cabo 1%
para los procesos, los cuales se medirán
correcciones y acciones correctivas, según sea a través de indicadores de gestión.
conveniente, para asegurarse de la conformidad
del producto.
64
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).
65
9. PLAN DE TRABAJO
9.2. PROPÓSITO
9.3. METODOLOGÍA
66
Tabla 4). El proyecto se desarrollará haciendo las siguientes actividades que
se definen como el ciclo de vida del plan de trabajo y que generan en
algunos planes de gestión subsidiarios para su ejecución, supervisión y
control:
Factores de Éxito:
67
6. Asegurarse de que se da efectiva divulgación a las fases a desarrollar.
9.4. CONTENIDO
FASE 2. CARACTERIZACIONES
FASE 3. PROCEDIMIENTOS
68
4. Validar, ajustar y aprobar con los líderes usuarios.
3. Hacer el instructivo.
1. Definir el contenido.
5. Diseñar estructura.
7. Planeación estratégica.
9. Anexos.
69
Tabla 4. Plan de trabajo Diseño Sistema de Gestión de Calidad
PLAN DE TRABAJO
DISEÑO MANUAL DE CALIDAD
CONVENCIONES:
R: Resonsable A: Apoya/Ayuda S: Supervisa
70
CONCLUSIONES
71
RECOMENDACIONES
72
respectivas acciones correctivas o preventivas y de esta manera asegurar el
cumplimiento del diseño de Gestión de Calidad.
73
BIBLIOGRAFÍA
74
ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD
CONFECCIONES CAROYCO E.U.
Confecciones Caroyco E.U.
MANUAL
DE
CALIDAD
JOSÉ TÉLLEZ – CAMILO NIETO
MANUAL DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 CÓDIGO: DAMC-001 VERSIÓN: 01
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................4
2. RESEÑA HISTÓRICA.................................................................................................4
3. OBJETO DE LA APLICACIÓN DEL MANUAL......................................................5
4. ALCANCE ..................................................................................................................... 5
5. EXCLUSIÓN .................................................................................................................5
6. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN .......................................................................6
7. JUSTIFICACIONES ....................................................................................................6
8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL................................................................................7
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................8
10. REVISION POR LA DIRECCIÓN ..........................................................................9
11. COMUNICACIÓN INTERNA ..................................................................................9
12. MEJORA CONTINUA ..............................................................................................9
13. PLANEACIÓN ESTRATEGICA .............................................................................9
13.1. Política de Calidad .............................................................................................. 9
13.2. Misión ...................................................................................................................10
13.3. Visión ....................................................................................................................10
13.4. Objetivos de Calidad ........................................................................................10
13.5. Valores .................................................................................................................10
14. GESTIÓN POR PROCESOS ................................................................................ 11
14.1. Mapa de Procesos ............................................................................................ 11
15. PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: 2008 .....12
16. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ......13
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Enfoque del Sistema de Gestión de la Calidad
2. RESEÑA HISTÓRICA
4. ALCANCE
5. EXCLUSIÓN
6. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
7. JUSTIFICACIONES
8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Proporcionan
detalles Técnicos
3er. Nivel
sobre como Hacer el MAPAS
trabajo Y registrar INSTRUCTIVOS
los resultados
FORMATOS
REGISTROS.
MANUAL DE CALIDAD = MC
PROCEDIMIENTO = PR
INSTRUCTIVO DE TRABAJO = IT
REGISTRO DE CALIDAD = RC
PLAN DE CALIDAD = PC
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
13.2. Misión
Confecciones Caroyco E.U., es consciente de la importancia que tiene la
seguridad industrial en el desarrollo de las actividades del sector empresarial de
nuestro país, por tanto diseñamos y confeccionamos un amplio portafolio de
soluciones en dotaciones empresariales, elaboradas con materiales de la más alta
calidad, respaldadas por las mas importantes marcas de nuestro país. Brindando
así mayor confianza y seguridad a nuestros clientes, y de esta manera fomentar el
desarrollo integral de la organización y el bienestar de su talento humano.
13.3. Visión
Ser líderes nacionales en el diseño, confección y comercialización en dotaciones
empresariales, logrando el afianzamiento y aceptación de nuestros clientes,
manteniendo estándares internacionales de calidad con el único propósito de
brindar soluciones confiables al sector comercial e industrial de nuestro país.
13.5. Valores
Honestidad
Liderazgo
Responsabilidad
Perseverancia
Entusiasmo
Servicio
14. GESTIÓN POR PROCESOS
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y
controlar numerosos procesos relacionados entre sí. En CONFECCIONES
CAROYCO E.U se han definido 9 procesos, agrupándolos según su función en
tres grupos:
Validación
La validación se lleva a cabo en diferentes procesos de la empresa tales como:
Selección del personal donde se evalúa las competencias labores de los
aspirantes de acuerdo a la necesidad que se requiera.
Proceso de Diseño la validación se lleva a cabo con la aprobación del diseño
por parte del Coordinador. Para el caso se debe diligenciar el formato
respectivo. Si se detectan errores en el producto ya finalizado que obliguen a
determinar un cambio o rediseño, se deben repetir todas las etapas anteriores.
17. DEFINICIONES
Documentación: Es el conjunto de procedimientos, instructivos y registros que
hacen parte del sistema de gestión de la calidad. Esta puede ser de carácter
interna: desarrollada por la empresa, o de carácter externa: desarrollada por
alguna entidad especializada y que se toma como referencia en cualquier
actividad de un proceso.
La Revisión por la Dirección parte de la información de entrada (Retroalimentacion del cliente, desempeño de los procesos, recomendaciones para la mejora, etc.), donde los responsables
por proceso exponen ante la Alta Dirección los resultados de su gestión, presentando resultados que derivan a tomar todas las decisiones y acciones relaciones con la mejora de la eficacia
en la ejecución de los procesos, mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente y las necesidedas de recursos.
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Se aplica en el control de todo el Sistema de Gestión de la Calidad y su frecuencia no será
inferior a una evaluación por semestre.
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Auditor Principal: Presentar el informe derivado de las Auditorías Internas y los
resultados obtenidos.
4.2 Directores de Área: Desarrollar las actividades requeridas para la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad, y preparar la información correspondiente de su Área, a
través de los Indicadores de Gestión definidos, así como las Acciones Preventivas
ejecutadas.
4.3 Director encargado del Sistema Gestión de la Calidad: Velar por la implementación,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. Preparar la información
correspondiente a las Acciones Correctivas y Preventivas del sistema. Controlar los
compromisos generados en Revisiones por la Gerencia, efectuadas previamente.
4.4 Gerente: Revisar los informes presentados por cada una de las áreas y tomar decisiones
en grupo, para el cumplimiento de los compromisos a que haya lugar.
5. DESARROLLO
Los Directores de Área, según previa programación y con pleno conocimiento de tiempos,
preparan los informes para presentar a la Gerencia, según los parámetros preestablecidos;
estos informes deben evidenciar el avance o estado del Sistema de Gestión de Calidad en
cada área, así como las No Conformidades encontradas.
Elaboró: Cargo: Firma:
José Téllez – Camilo Nieto Gestor de Calidad
Revisó: Cargo: Firma:
Director Administrativo
Aprobó: Cargo: Firma:
Gerente
1 de 3
REVISIÓN POR LA GERENCIA
El Director (e) de Gestión de la Calidad cita a reunión a los Directores de Área, al Auditor
Principal, al Gerente y demás personal que se requiera para la actividad, especificando los
temas a tratar.
Estas reuniones se efectúan cada mes y en ellas se tratan los temas que apliquen. Lo
anterior implica, por ejemplo, que se pueden revisar o no los informes de Auditoria Interna o
externa, siempre y cuando se hayan presentado. En caso de ser necesaria, por cualquier
razón, una reunión extraordinaria, esta sigue los mismos parámetros de una reunión
previamente programada.
Por lo menos cada seis (6) meses se debe hacer una revisión global a todos los ítems
relacionados en el numeral 5.1 de la norma ISO 9001:2008, Información para la revisión.
2 de 3
REVISIÓN POR LA GERENCIA
3 de 3
CARACTERIZACIÓN
PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para el diseño y elaboración de los documentos que soportan el
Sistema de Gestión de la Calidad en la Empresa.
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.2 Director encargado de Gestión de la Calidad: Elaborar, revisar y verificar que los
lineamientos descritos en el presente procedimiento sean cumplidos en cada uno de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía.
4. DEFINICIONES
4.2 Elaboración: proceso a través del cual se construyen documentos para respaldar una
actividad.
4.4 Nivel: Cada lugar de la escala en la jerarquía de los documentos que existen dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad.
5. DESARROLLO
5.1 Encabezado:
5.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado está distribuido en dos (2) filas donde cada una
contiene diferentes campos, los cuales se describen a continuación:
2 de 8
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Las dos primeras letras identifican el área de gestión de la Compañía que origina el
documento, según la siguiente nomenclatura:
GR: Gerencia.
GC: Gestión de Calidad
AD: Dirección Administrativa.
CM: Dirección Comercial.
PD: Dirección de Producción.
Manual de Calidad MC
Procedimiento PR
Instructivos de trabajo IT
Protocolo PT
Plan de la Calidad PC
GCPR-001-FT01
CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1.3 Formatos: Están distribuidos en tres columnas sin borde. En la primera, lleva el
GCPR-003-FT01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
3 de 8
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Nota: En la primera sección del manual se describe el mecanismo de aprobación para cada
sección.
5.2.2 Procedimientos:
Su estructura es la siguiente:
5.2.3 Formatos: Su estructura es libre y corresponde a las necesidades de cada área. Los
Formatos, una vez aprobados, pueden ser impresos en diferentes tamaños, de acuerdo a la
necesidad; igualmente, para documentos electrónicos, su apariencia puede ser diferente, sin
modificar su estructura.
5.2.5 Protocolos: Se estructuran de igual forma que los Procedimientos, (Ver numeral
5.2.2); además, pueden contener dentro de su desarrollo, uno o varios de los siguientes
ítems:
5.2.6 Plan de la calidad: Puede ser estructurado en forma matricial, incluyendo variables
como: Etapas, variable crítica, método de control, responsable, recursos, documentos
relacionados, registros relacionados y demás variables que faciliten la presentación y
entendimiento de la información contenida.
5.3.2 Procedimientos: Consisten en tres filas de tres campos con marco negro cada uno;
van en la primera página del documento y en ellos se consigna el nombre, cargo y la firma de
5 de 8
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
5.3.3 Formatos: No llevan pie de página; su aprobación se evidencia a través del Formato
GCPR-002-FT03, Control de Creación y Cambio de Documentos.
El idioma utilizado para redactar los documentos es el español. Los documentos externos
(Normas, Manuales, Códigos, Gráficos, Instructivos, etc.), pueden divulgarse en su idioma
original.
Ejemplo:
1. DESARROLLO
1.1 Encabezado:
Si hay una subdivisión adicional se utilizan viñetas, preferiblemente punto negro (•).
En letra Arial tamaño 8, 12, ó 16, según aplique, con interlineado sencillo.
5.6 Redacción
5.7 Márgenes
El texto de los documentos originales, preferiblemente debe escribirse teniendo en cuenta las
siguientes márgenes:
5.8 Espacios en Blanco: Los espacios en blanco que quedan en los documentos, que
sobrepasan aproximadamente una tercera parte de la hoja, ameritan llevar impresa, en
diagonal, la observación:
7 de 8
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
8 de 8
CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO.
CRITERIOS GENERALES
- A Gerente
A R Responsables de Área (Productiva, Comercial, Creativa, Contable,
Administrativa, Gestión de la Calidad) y Auditor Principal
R-E E Otros Cargos
Convenciones: A = Aprueba R = Revisa E = Elabora
Nota: En los criterios generales, los funcionarios que pertenecen al nivel 2, pueden también
aprobar documentos elaborados y revisados por funcionarios del mismo nivel.
2 de 4
CONTROL DE DOCUMENTOS
Para el cambio en el documento se debe cumplir lo establecido en los numerales 5.1.2, hasta
el 5.1.5, del presente documento.
Los gestores de la Calidad recolecta las copias distribuidas de los documentos de la versión
anterior, procediendo a su destrucción o reutilización, dejando una marca (Ej.: Una “X” de
tamaño considerable) para que su contenido no sea tenido en cuenta. El documento original
de la versión anterior es identificado en cada una de sus páginas con el sello de
“DOCUMENTO OBSOLETO”; este documento se archivará en la carpeta de Documentos
Obsoletos.
Nota: En caso de tener duda sobre la vigencia del documento, el responsable de éste se
comunica con la entidad emisora para confirmar la vigencia del documento que tiene en su
poder.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4 de 4
CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
4.4 Indización: Forma de ordenar la documentación en un archivo; puede ser por orden
alfabético, numérico, consecutivo o cualquier otra forma.
5. DESARROLLO
5.2 Recolección y Archivo: Los Registros generados en desarrollo de las actividades en las
diferentes áreas de la Compañía, son administrados y están bajo la responsabilidad de los
Encargados del Área. Los Registros son recolectados y archivados a medida que transcurren
Todo Registro debe ser revisado por quien recolecta, para determinar su adecuado
diligenciamiento; si este documento no cumple con lo mencionado anteriormente, es
devuelto al funcionario que lo entrega o a quien lo diligencia, informándole la
inconsistencia presentada en el mismo, para que se tomen las medidas del caso.
Todo Formato debe ser diligenciado en tinta (Esfero o bolígrafo) en cada una de sus
casillas; en caso de no disponer de datos se escribe la sigla N.A. (No aplica), o se
cruza con una línea el espacio correspondiente.
5.3 Área de Archivo, Conservación y Acceso: Determinación física del sitio donde se
ubican los Registros, considerando el área y el mueble (Archivador, estante, escritorio,
módulo, otros) respectivo para cada Registro. La ubicación adecuada permite que los
Registros estén protegidos para prevenir el deterioro o daño, facilita la consulta por parte del
personal autorizado o con acceso y disminuye la posibilidad de pérdida del mismo.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
2 de 2
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en este procedimiento, aplican para las Acciones Preventivas
y/o Correctivas que se realicen al Sistema de Gestión de la Calidad, y deben ser seguidos
por todas las áreas de la Compañía.
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
4.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad,
Defecto, u otra situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a
ocurrir.
4.2 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada. Es una acción
tomada sobre el efecto, no sobre la causa. Puede ser denominada como tratamiento a la No
Conformidad.
Elaboró: Cargo: Firma:
José Téllez – Camilo Nieto Gestor de Calidad
Revisó Cargo: Firma:
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ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
5. DESARROLLO
5.1 Generalidades:
Cualquier área o persona de la Compañía puede generar una solicitud de Acción Correctiva
y/o Preventiva.
Cuando se detecta una No Conformidad Real, se ejecuta una corrección o tratamiento para
evitar que la No Conformidad trascienda; es decir, se toman acciones según la situación que
se esté presentando.
Quejas y reclamos.
Impacto ambiental.
Optimización de funciones.
Oportunidades de mejoramiento.
Entre otros.
5.3 Registro:
5.4 Manejo:
Toda No Conformidad debe ser atendida según sus características, y debe ser tratada con el
fin de evitar que la situación se complique, reaccionando de forma diligente. El gestor de la
Calidad con el Director del área implicada, deben cumplir los siguientes pasos:
Para efectos del manejo de las No Conformidades reportadas por Auditorías, se aplica el
Procedimiento GCPR-005, Auditorías Internas de la Calidad, así como lo dispuesto en el
presente procedimiento.
3 de 4
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
4 de 4
AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este Procedimiento aplica para todas las áreas de la Compañía, en cuanto a la verificación
del cumplimiento de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad,
implementado.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Auditor Principal: Coordinar el grupo de Auditores Internos. Puede tomar decisiones con
respecto a la conducción de la Auditoría y a cualquier observación acerca de la misma;
realizar la planeación, programación y verificación de la ejecución de las Auditorías; definir el
alcance de las Auditorías; hacer el seguimiento de las Acciones Correctivas a las No
Conformidades encontradas en las Auditorías, cuando sea requerido; recibir el informe de los
Auditores y presentar el informe de Auditoría a la Alta Dirección. Seleccionar los Auditores
Internos, junto con el Director encargado del Sistema de Gestión de la Calidad y controlar los
Registros de las Auditorías.
3.2 Gestores de la Calidad: Auditar el elemento 8.2.2, Auditorías Internas de la norma ISO
9001:2000; suministrar los recursos necesarios (Tiempo, documentos) para facilitar la
Auditoría, y apoyar al Auditor Principal en cuando sea procedente.
3.3 Directores de Área: Deben informar sobre el objetivo y el alcance de la Auditoría, a todo
el personal involucrado en la actividad auditada; tomar las Acciones Correctivas basadas en
los resultados de Auditoría y hacer el seguimiento necesario.
3.4 Personal Auditado: Proporcionar todos los recursos necesarios y la información adecuada
para que los Auditores aseguren un proceso efectivo; facilitar al Auditor los documentos y
elementos requeridos sobre el Sistema de Gestión de la Calidad específicamente sobre el
concepto a auditar; facilitar el proceso de Auditoría (Ser un apoyo al proceso, no un obstáculo);
determinar e iniciar Acciones Correctivas a las No Conformidades
resultantes de la Auditoría.
3.5 Auditores Internos: Ejecutar las Auditorías según el alcance designado (S.G.C.,
Proceso, Procedimiento, Área, etc.); cumplir con el Procedimiento GCPR-005, Auditorías
Internas de la Calidad; informar al responsable del área respectiva, los resultados de la
Auditoría; verificar las Acciones Correctivas tomadas como resultado de la Auditoría;
diligenciar el Formato GCPR-004-F01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y
Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, y entregar al Auditor Principal los informes y
documentos relacionados con la Auditoría. Mantener una posición objetiva e independiente
sobre la tarea ejecutada.
4. DEFINICIONES
4.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad,
defecto, u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.
4.7 Observación: Toda situación de desvío con evidencia objetiva no contundente, que no
requiera de una Acción Correctiva.
5. DESARROLLO
5.1 Planificación de las Auditorías Internas: El Auditor Principal, planifica las auditorías a
ejecutar al Sistema de Gestión de la Calidad durante el año (Mínimo una por semestre), a
través del Formato GCPR-005-FT01, Cronograma General de Auditoría. Adicionalmente,
para cada auditoría diligencia el Formato, GCPR-005-FT02, Plan Específico de Auditoría, en
donde se relacionan los procesos a auditar, el auditor y el auditado, entre otros. Para la
planeación se debe tener en cuenta lo siguiente:
3 de 6
AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD
5.3.2 Ejecución:
5.3.3 Cierre:
El Jefe de Área, de manera conjunta con sus subalternos (Si aplica), determina las
causas y las Acciones Correctivas necesarias para atacar la No Conformidad, y
diligencia el Formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, el cual debe ser
devuelto al Auditor Interno para su adecuado archivo, tomando previamente una (1)
fotocopia.
4 de 6
AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD
5.4 Informe:
5.4.1 El Auditor Interno de la Calidad entrega al Auditor Principal, los Formatos GCPR-004-
FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas, GCPR-005-FT07, Informe de Auditoría Interna de la Calidad y
GCPR-005-FT06, Observación de Auditoría Interna de la Calidad, según aplique.
5.5 Seguimiento:
5.5.1 Como parte de la Auditoría, es responsabilidad del auditor interno, verificar la eficacia
de las Acciones Correctivas tomadas para el cierre de No Conformidades detectadas.
5.5.2 Los Auditores Internos deben hacer seguimiento de los resultados de la auditoría en
las fechas planeadas, y reportarlos al auditor principal diligenciando el Formato GCPR-004-
FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas, aplicable.
5.6.3 Ser asignado por la Gerencia mediante carta de nombramiento con copia a su Hoja de
Vida.
5 de 6
AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD
5.7.2 Aprobar el curso de auditores internos con una nota mínima de 70 puntos sobre 100.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
6 de 6
GCPR-002-FT01
LISTADO GENERAL 00/00/0000
VERSIÓN: 1
______________________________ CARGO______________________________
FIRMA_______________________________
GCPR-002-FT02
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE 00/00/0000
DOCUMENTOS VERSIÓN: 1
ANULACIÓN:___
JUSTIFICACIÓN:
NOMBRE: FIRMA:
NOMBRE: FIRMA:
NOMBRE: FIRMA:
OBSERVACIÓN:
GCPR-002-FT03
CONTROL DE CREACIÓN Y CAMBIO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Título: Código:
VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE OBSERVACIONES
GCPR-002-FT04
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
NOMBRE DE ÁREA:
CÓDIGO REQUISITO TÍTULO DEL DOCUMENTO VERSIÓN VIGENCIA
(Interno Ext) O ENTIDAD VIGENTE
Fecha de Impresión
23/11/2010
GCPR-003-FT01
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
o Quien
OBSERVACIONES:
GCPR-005-FT01
00/00/0000
CRONOGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA VERSIÓN 1
AÑO:
ENERO FEBERRO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
AUDITORÍA N°
1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S
GCPR-005-FT02
00/00/0000
PLAN ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
VERSIÓN: 1
FECHA (DD-MM-AAAA): AUDITADO (Nombre o Cargo): AUDITOR (Nombre- Firma): AUDITORÍA No:
ALCANCE
AUDITORÍA Nº.
ALCANCE AUDITORÍA
(PROCESO O REQUISITO):
OBSERVACIONES
AUDITOR AUDITOR
FIRMA FIRMA
NOMBRE NOMBRE
GCPR-005-FT05
ACTA DE APERTURA YCIERRE DE AUDITORÍA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
AUDITORÍA No.
ALCANCE:
APERTURA
FECHA(AAAA-MM-DD) HORA(00:00): SITIO:
OBSERVACIONES:
Nota: Registrar en el campo de “Observaciones” el itinerario planteado para la auditoría (auditado-hora). Si requiere más espacio,
utilice el reverso de éste documento.
REGISTRO
CIERRE
FECHA(AAAA-MM-DD) HORA(00:00): SITIO:
OBSERVACIONES:
OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA GCPR-005-FT06
00/00/0000
CALIDAD VERSIÓN: 1
ALCANCE:
OBSERVACIONES
APLICACBLE A:
No. (Requisito, Descripción
documento, etc)
GCPR-005-FT07
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD 00/00/0000
VERSIÓN: 1
ALCANCE:
NO
CONFORMIDAD IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE
RNC No. (MARQUE X) TOMAR LA ACCIÓN FECHA
APLICACBLE A: SOBRE LA NO SEGUIMIENTO
> < (Requisito, BREVE DESCRIPCIÓN CONFORMIDAD
documento, etc)
FORTALEZAS/DEBILIDADES:
AUDITOR
NOMBRE: FIRMA: FECHA DE ENTREGA(AAAA-MM-DD):
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD GCPR005-FT08
00/00/0000
VERSIÓN: 1
IDENTIFICACIÓN SEGUIMIENTO
AI TIPO ÁREA RESPONSABLE PRIMER SEGUNDO EFICACIA OBSERVACIONES
FECHA APLICABLE A: (Requisito, FECHA
Nº > < documento, etc) RESPONSABLE SEGUIMIENTO FECHA S N FECHA S N
FECHA (AAAA-MM-DD): AUDITOR PRINCIPAL (Nombre- Firma): DIRECTOR DEGESTIÓN DE LA CALIDAD (Nombre- Firma):
CARACTERIZACIÓN
El proceso parte de la búsqueda de nuevos clientes a través de la investigación de mercados, referidos, invitaciones y licitaciones, etc., donde se identifican las necesidades de estos para
ofrecer productos de confección industrial y complementarios logrando satisfacer las expectativas del cliente.
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.3 Ejecutivos de Venta: Búsqueda de clientes, visita a estos, presentación del Brochure de
la compañía, presentación de ofertas comerciales formales, construcción y presentación de
licitaciones; verificación del cumplimiento en los tiempos de elaboración, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfacción del cliente. Apoyo a la gestión de
recaudo.
4. DEFINICIONES
No Aplica
5. DESARROLLO
El proceso de comercialización de productos en CONFECCIONES CAROYCO E.U., se ha
dividido en tres etapas:
1. Preventa.
2. Venta.
3. Posventa.
3.1 PROPUESTA
COMERCIAL COMO
RESPUESTA A UNA
LICITACIÓN, NO APLICA NO APLICA
INVITACIÓN O
CONVOCATORIA.
inmediata.
4. SEGUIMIENTO A LAS Director Distribuidores o Franquiciados: El solicitante contacta al Director
PROPUESTAS. Comercial Comercial e informa de tal hecho.
Clientes Directos: El Ejecutivo de Venta realiza el seguimiento
telefónico en los días posteriores a la presentación.
6. SEGUIMIENTO A LA Director percepción que este tiene sobre el producto o servicio ofrecido,
además puede ofrecer nuevos productos o servicios, utilizando la
PERCEPCIÓN DEL
Comercial metodología descrita en el numeral 2 de esta matriz y aplicar la
CLIENTE
encuesta de satisfacción.
3 de 4
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS
Director producto.
7. GARANTIAS
Comercial Una vez el cliente presenta la reclamación se debe proceder a
inspeccionarlo y corroborar que esta sea valida, en caso contrario
debe informar al cliente el porque no lo es.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Remisión CMPR-004-FT01
Solicitud de Cotización CMPR-004-FT02
Documentos de Licitación CMPR-004-FT03
Orden de Pedido CMPR-004-FT04
Nota de Traslado CMPR-004-FT06
Orden de Producción CMPR-004-FT08
Encuesta de Satisfacción del Cliente CMPR-004-FT09
Seguimiento Semanal de Clientes CMPR-004-FT10
4 de 4
PARTICIPACIÓN EN LICITACIONES
1. OBJETIVO
Describir las actividades a seguir para la presentación de licitaciones en las que participe
CONFECCIONES CAROYCO E.U.
2. ALCANCE
Cubre el análisis y presentación de las licitaciones en que participe. Aplica para todos los
productos desarrollados en CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Gerente: Aprobar y dar trámite oportuno a todos los puntos que se encuentran en el
pliego de Licitaciones.
3.4 Ejecutivos de Venta: Búsqueda de clientes, visita a estos, presentación del Brochure de
la compañía, presentación de ofertas comerciales formales, construcción y presentación de
licitaciones; verificación del cumplimiento en los tiempos de elaboración, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfacción del cliente.
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO
5.1 El Área Comercial consulta semanalmente las licitaciones que aparecen en los diferentes
medios de comunicación, dentro de estos medios, la empresa indaga en los periódicos
locales, nacionales, correo electrónico e invitaciones de empresas a las cuales se les ha
enviado la presentación de CONFECCIONES CAROYCO E.U.
En los casos de las invitaciones, el Director Comercial analiza el pliego de la licitación y los
términos de referencia. Posteriormente solicita instrucción para proceder a elaborar.
5.2 El Área Comercial analiza la información recolectada en puntos como: Costo del pliego,
fecha de cierre, objeto etc., entregando dicha información al Gerente Comercial para que se
inicie el proceso de análisis de la participación en la licitación. Para los casos en que se
utiliza como fuente de información un periódico, el Director Comercial recorta el aviso y
resalta la información relevante (Objeto, Fechas y Costos) para entregarlo al Gerente.
Para el caso de los pliegos con un costo superior a $500.000, el Director Comercial
consulta con la Gerente General sobre la compra del mismo. Con respecto a la fecha de
cierre, analiza que se tenga mínimo una semana de plazo para poder diligenciar el informe
de la entrega de la licitación.
El Director Comercial consigna los datos obtenidos de la consulta del pliego en el registro
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES, código CMPR002-FT-01, el cual entrega al
Gerente, quien define la participación en la licitación. Para los casos en que la licitación sea
de origen externo, el recorte de la licitación se envía por FAX a la ciudad respectiva
El Director Comercial informa a la Gerencia General sobre la licitación, una vez analizada la
licitación, este define la compra o no del pliego. En caso de que la decisión sea no comprar
la licitación, se anula la investigación y se termina el proceso.
5.3 Si la decisión es comprar los pliegos de la licitación, esta elabora un Comunicado Interno
para la Dirección Administrativa a fin de que se realicen los trámites para la compra del
pliego.
5.4 Para el caso de una licitación para prestar un servicio de maquila, etc., El Director
Comercial visitan las instalaciones del posible cliente a fin de verificar los insumos para la
prestación del servicio y el número de personas requeridas para efectuar la labor.
5.5 El Área Comercial una vez analizado el pliego, relaciona los documentos necesarios para
la licitación y los solicita por escrito a los responsables de las diferentes áreas, en esta
actividad, entrega la fotocopia de los documentos requeridos según la licitación, como
constancia de la solicitud, cada unos de los encargados de área consigna su respectiva
firma.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 de 3
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 CMPR-003
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Directores de Área: Dar trámite oportuno a las quejas, reclamos ó sugerencias
entregados por el Director Administrativo encargado de Gestión de la Calidad, generando la
respectiva Acción Correctiva (si aplica), ver procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y
Correctivas sí aplica.
4. DEFINICIONES
4.1 Queja: Acción mediante la cual una persona natural o jurídica manifiesta su
disconformidad con algo o alguien.
4.2 Reclamo: Acción mediante la cual se pide o exige con derecho una cosa o la ejecución
de una actividad.
4.3 Sugerencia: Acción mediante la cual se insinúan ideas para mejorar el desempeño de
una persona o actividad.
5. DESARROLLO
3 de 3
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
PRESUPUESTO:
FECHA DE APERTURA:
1/2
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
2/2
CONSECUTIVO DE QUEJAS RECLAMOS O SUGERENCIAS CMPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIÓN: 1
Objetivo: Conocer el grado de satisfacción de los clientes con relación a los productos y servicios que suministra CONFECCIONES
CAROYCO S.A.
Indique con una X los tipos de productos o servicios que ha adquirido a través de nuestra Empresa:
Servicios:
___Otros, ¿cuáles?__________________________________________________.
¿Cómo califica la atención y asesoría que recibe por parte de nuestros funcionarios?
Comentarios:________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
¿Cómo califica las garantías que ofrecemos frente a los productos o servicios que comercializa la compañía? (Cambio de productos
defectuosos, reprocesos realizados, etc.)
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
Si___ No___
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
8. GESTIÓN POSTVENTA
9. ¿Cómo ha recibido las respuestas a sus solicitudes de garantías, quejas, reclamos o sugerencias?
___ Inmediata ___ Rápida ___en el tiempo convenido ___ tarde ___ Nunca me responden.
10. ¿Qué aspectos cree usted que debe mejorar Confecciones Caroyco E.U., Para satisfacer plenamente sus necesidades y
expectativas?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
11. ¿Existe la posibilidad de realizar nuevos negocios con Confecciones Caroyco E.U...?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
12. ¿Qué productos nuevos quisiera usted encontrar en Confecciones Caroyco E.U., o qué le cambiaría a los ya existentes?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
CARACTERIZACIÓN DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE PRODUCTO
Creación y desarrollo de implementos industriales, modelo y Aplica al proceso de diseñar el producto o en su defecto para su planificación en producción de la Empresa
demás acabados acorde de la necesidades del mercado, con el CONFECCIONES CAROYCO E.U.
fin de programar la producción, asignando turnos de confección, LÍDER DEL PROCESO
de personal, para determinar y controlar las materias primas e
insumos requeridos, así como los tiempos de respuesta para * Director de Producción
nuevos trabajos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
El proceso parte de confeccionar un modelo basado en un patrón estándar nacional e internacional o crear un modelo de cualquier implemento industrial basado en una solicitud efectuada por el
Director Comercial previa información del cliente, y de acuerdo con la materia prima e insumos requeridos finaliza con la planificación para su elaboración dentro de las diferentes fases del proceso
productivo.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión Doc.
* Control para las etapas del Diseño * Cliente
* Cliente * Solicitud de Diseño DISEÑO DE PRODUCTOS * Modelos Finales
1 * Gestión Comercial 01
* Gestión Comercial * Orden de Trabajo (PDPR-001) * Orden de Pedido (Especificaciones
* Gestión de la Producción
Técnicas del Modelo).
* Cliente * Orden de Producción PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN * Programa Maestro de Producción * Cliente
2 * Orden de Pedido * Gestión Comercial 01
* Gestión Comercial (PDPR-002) * Estado de Producto en proceso
* Modelo Final * Gestión de la Producción
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES
* Gestión Comercial * Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod.
Que la información * Equipo ( Cómputo, Software,
* Gestión de la Producción
1 suministrada sea suficiente comunic.)
* Logística y Distribución
ara e proceso. * Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
* Gestión Comercial * Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod.
* Equipo ( Cómputo, Software,
La factibilidad del diseño y * Gestión de la Producción
1 comunic.)
las etapas. * Logística y Distribución
* Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
* Gestión Comercial * Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod.
* Equipo ( Cómputo, Software,
Tiempo de ejecución de los * Gestión de la Producción
1 comunic.)
diseños * Logística y Distribución
* Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
* Gestión Comercial
* Recurso Humano
La aprobación del modelo * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo,
1 por el cliente o Coordinador Software, comunic.)
* Logística y Distribución
de Diseño y Confección * Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería). 1. NÚMERO DE DISEÑOS
* Gestión Humana
ELABORADOS POR MES
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
* Equipo ( Cómputo, NÚMERO TOTAL DE DISEÑOS
1 Generar las órdenes de * Gestión de la Producción ACEPTADOS POR EL CLIENTE
Software, comunic.)
pedido respectivas * Logística y Distribución EN EL MES
* Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
* PDPR-001 Diseño de Productos
* Gestión Comercial * PDPR-002 Planificación de la Producción
Especificaciones técnicas * Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano 2. NÚMERO DE PRODUCTOS QUE
* PDPR-001-FT01 Orden de Trabajo * Equipo ( Cómputo, SATISFACEN LA NECESIDAD DEL
* Gestión de la Producción
2 de las materias primas y * PDPR-001-FT02 Control para las etapas Software, comunic.) CLIENTE
* Logística y Distribución del diseño.
productos a elaborar * Instalaciones
* Compras NÚMERO TOTAL DE PRODUCTOS
* CMPR-004-FT08 Orden de Producción
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana * Moldes de Confección REQUERIDOS x 100
* Gestión Comercial * Relación de Acabados. 3. TIEMPO REAL DE ENTREGA
Diligenciar tiempo y fechas * Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
* PDPR-003 Elaboración del Molde
* Gestión de la Producción * PDPR-004 Corte y Costura * Equipo ( Cómputo,
2 de entrega estimadas en la Software, comunic.)
* Logística y Distribución * PDPR-005 Acabados
orden de Producción * Instalaciones
* Compras * ADPR-006-FT08 Solicitud de Compras TIEMPO DE PROGRAMACION DE
* Minuta * Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana ENTREGA
* Gestión Comercial 4. CANTIDAD ENTREGA DE
Asignar tiempos para * Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo,
2 imprevistos y poder cubrir Software, comunic.) PRODUCTO TERMINADO
* Logística y Distribución
posibles fallas. * Instalaciones CANTIDAD ORDENADA DE
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
MATERIA PRIMA PARA
* Gestión Comercial PRODUCCIÓN
Que los valores sean * Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo,
2 verídicos para determinar la Software, comunic.)
* Logística y Distribución
cola de producción. * Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana * Insumos (Útiles de Papelería).
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para el diseño de productos, con el fin de cumplir con las
exigencias de la Norma ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestión de la Calidad y así
entregar un producto conforme al cliente a través de la innovación y la creatividad.
2. ALCANCE
Las etapas establecidas en este procedimiento, se deben de tener en cuenta cada vez que
se realice un diseño de un producto de línea y/o cada vez que por requerimientos específicos
de la empresa se adapte o cambie un producto por la aceptación del cliente y debe ser
seguido sin excepciones.
Así mismo este procedimiento aplica a la planificación y control de los diseños de patrones de
medida que genera el área de diseño de la compañía CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Coordinador de Diseño: Establecer de común acuerdo con el Director Comercial y/o el
Coordinador de los puntos de venta y productos de línea, con base en sondeos realizados,
los diseños que se elaboraran para la próxima temporada. Verificar la ejecución del proceso
de diseño.
Gestionar el proceso de aprobación de los artes y diseños para los productos de línea,
presentados por los diseñadores a cargo.
3.2 Director Comercial: Recopilar y determinar la aceptación del cliente en cuanto a los
diseños de los productos de línea y las expectativas para la nueva temporada.
3.3 Director de Producción: Guiar a los diseñadores en la distribución adecuada para los
montajes de los diseños que estos realicen.
4. DEFINICIONES
4.1 Diseño: Proceso mediante el cual se crean bocetos y se transforman en artes finales,
que satisfagan los requerimientos y necesidades del cliente.
5. DESARROLLO
NOTA: A medida que se cumple cada etapa planeada se debe dejar evidencia, si esta no es cumplida se debe reprogramar
dejando para ello su respectiva evidencia en la sección 2 (Planificación del diseño) del Formato Control Para las Etapas del
Diseño, PDPR-001-FT02.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Director de Producción: Coordinar las actividades en las diferentes etapas del proceso
de prensa, asignando prioridades de tal manera que se cumpla con las fechas de entrega del
producto terminado.
De igual manera hacer cumplir los requerimientos de calidad aplicable a cada centro de
proceso así como al producto, del mismo las normas del reglamento interno de trabajo.
4. DEFINICIONES
Este documento sirve de guía para el personal de producción al momento de ejecutar sus
tareas.
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecución de un producto u actividad respectiva.
1 de 4
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
5. DESARROLLO
Para cada producto, se toma la demanda total, teniendo en cuenta el inventario inicial y se
determina en que semanas el inventario final decrece por debajo del stock mínimo.
2 de 4
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Nota 1: Debe existir unas existencias de seguridad para cada producto, el tamaño del lote a
producir según la orden de producción y el inventario inicial de cada semana por cada uno de
los productos.
Nota 2: El lote a producir según orden de producción, se obtiene si la columna (4) es menor
que la existencia de seguridad del producto; de lo contrario es cero.
3 de 4
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
4 de 4
LÍDER DEL PROCESO
Desarrollar los requerimientos de la Orden de Producción, Aplica al proceso de Producción de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
referente a la confección de prendas de vestir bajo
parámetros establecidos por la empresa y las * Director de Producción
necesidades o expectativas del cliente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
El proceso de Producción parte de la recepción de la Orden de Producción donde especifica el producto a confeccionar y sus características técnicas que una vez ejecutado en cada una de las fases
de producción, se verifica su conformidad, finalizando con la entrega para su embalaje y distribución.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión
1 * Diseño y Planificación del Producto * CMPR-004-FT08 Orden de CORTE Y COSTURA * Registro de Operación * Fase de Acabados 01
Producción. (PDPR-004) * Producto Terminado de Costura
* ADPR-000-FT00 Registro de * Registro de Operación
materia prima recibida. ACABADOS
2 * Diseño y Planificación del Producto * Producto Terminado con * Fase de Almacenamiento 01
* CMPR-004-FT08 Orden de (PDPR-005)
Acabados
Producción.
* PDPR-005-FT01Producto No * Proceso de Logística y
* Producto Terminado con CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Conforme
3 * Gestión de la Producción Distribución 01
Acabados (PDPR-006) * PDPR-005-FT02 Registro de
* Cliente
Producto No Conforme
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES
RELACIONADOS
* Diseño y Planif. del Prod. * Recurso Humano
* Maquinaria
Cantidades de tela, textura, * Gestión de la Producción
1 * Instalaciones
color y tipo. * Logística y Distribución
* Materia Prima
* Compras
* Insumos (Acabados)
1. OBJETIVO
Describir las etapas de las diferentes actividades que componen el proceso de corte y
costura; en la elaboración del producto.
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Auxiliar de Corte: Prestar apoyo en el proceso de impresión, como ayudante de las
máquinas impresoras para hacer más eficiente el trabajo en las mismas, en cuanto a calidad
y rendimiento.
3.3 Cortador: Recibir la orden de producción y firmar, verificando que la documentación que
le entregan esté de acuerdo con la relación de documentos y material adjunto de la misma.
Realizar los procesos de corte y refile teniendo en cuenta los requisitos de calidad para este
centro de proceso, tales como: Refilar por todos los costados las telas que se van a
confeccionar para eliminar la pelusa, dar un tiempo prudencial de secado a los trabajos antes
de cortar o refilar, además de las instrucciones para el proceso contenidas en la orden de
producción.
Antes de proceder a cortar debe verificar requisitos de calidad del material como: calidad de
la tela, gramaje, calibre, cantidad y tamaño.
Efectuar los cambios de cuchilla e informar al director de producción para que expida la
orden de trabajo para el afilado del repuesto.
Efectuar una correcta lubricación diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricación de las máquinas y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo,
haciendo un chequeo de las piezas o puntos recomendados por el técnico mecánico.
Mantener el sitio de trabajo ordenado y aseado, lo mismo que las máquinas y equipos a su
cargo.
Cuando recibe el material que le entrega el almacenista, debe verificar que el registro que
aparece en la orden de producción corresponda a lo recibido.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operación; y el
de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado (Corte o refile) y
colocarlo en cada pila.
Elaborar las órdenes de producción (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden
de trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseño
la elaboración de los artes.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR-
001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo técnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
2 de 7
CORTE Y COSTURA
Cumplir y hacer cumplir las normas del Reglamento Interno de Trabajo y de Higiene y
Seguridad.
Realizar los procesos de estampado, cumpliendo con los requisitos de calidad para este
centro de proceso, tales como: estampados uniformes sin cortes ni porosidades.
Efectuar una correcta lubricación diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricación de la máquina y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo,
haciendo un chequeo de las piezas o puntos recomendados por el técnico mecánico.
Mantener el sitio de trabajo ordenado y aseado, lo mismo que las máquinas y equipos a su
cargo.
También debe diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada
operación; y el de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado
(Estampado) y colocarlo nuevamente en la pila.
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CORTE Y COSTURA
Efectuar una correcta lubricación diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricación de las máquinas y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo,
haciendo un chequeo de las piezas o puntos recomendados por el técnico mecánico.
Mantener el sitio de trabajo ordenado y aseado, lo mismo que las máquinas y equipos a su
cargo.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operación; y el
de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado y colocarlo
nuevamente en la pila.
4. DEFINICIONES
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecución de un producto u actividad respectiva.
5. DESARROLLO
Para describir el proceso de prensa, se debe partir de los dos tipos de productos, de línea y
publicomerciales que elabora la Compañía, ya que la producción para ambos es la misma, y
puede variar en los requerimientos y especificaciones que pueda exigir el cliente.
4 de 7
CORTE Y COSTURA
5 de 7
CORTE Y COSTURA
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CORTE Y COSTURA
Nota: la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando los tiempos
respectivos en la realización de su trabajo o cualquier otra actividad designada por su
superior inmediato dentro de la jornada laboral.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
7 de 7
ACABADOS
1. OBJETIVO
Describir las diferentes actividades que componen el proceso de acabados para los
productos elaborados en la Empresa.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajos de confecciones que se realizan en la empresa y que interviene
en el área de acabados.
3. RESPONSABILIDADES
Cumplir y hacer cumplir los requisitos de calidad exigidos para este centro de proceso.
Cada vez que se termine la elaboración de un producto o se hagan entregas parciales debe
registrar la cantidad a entregar en la orden de producción; y diligenciar el documento entrada
de producto terminado (PDPR-003-FT01) para entregarlo junto con el producto terminado y
la correspondiente orden de producción al almacenista.
Efectuar una correcta lubricación diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricación de las máquinas y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo.
Velar porque los sitios de trabajo permanezcan ordenados y aseados, lo mismo que las
máquinas y equipos.
Elaborar las órdenes de producción (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden
de trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseño
la elaboración de los diseños.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR-
001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo técnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
4. DEFINICIONES
4.1 Revisar: Es el último control que se le efectúa al producto, para desechar unidades en
mal estado ya sea por calidad de la tela y brillado o rayones, roturas, manchas, arrugas y en
general todo aquel producto que no reúne los requisitos de conformidad.
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ACABADOS
4.2 Contar: Con este proceso de conteo se determina que cantidad de producto terminado
sale finalmente.
Se cuenta separando por cantidades, según las instrucciones de fajillado y empaque que se
indique en la orden de producción.
4.3 Coser: Es el proceso de coser una forma o producto con gancho de alambre.
4.4 Emparejar: Es disponer las hojas o pliegos de tal manera que queden alineadas o
parejas por los cantos, simulando un bloque. Este proceso se realiza para preparar el
producto para el siguiente proceso
4.6 Perforar: Es el proceso de abrir huecos a una forma, que pueden ser para colgar,
colocar botones tanto de la chaqueta como del pantalón.
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ACABADOS
5. DESARROLLO
Coordinador de Acabados
RESPONSABLE:
Coordinador de Acabados
4 de 6
ACABADOS
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ACABADOS
El Formato Libre de la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando
los tiempos respectivos en la realización de su trabajo o cualquier otra actividad designada
por su superior inmediato dentro de la jornada laboral.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
6 de 6
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 PDPR-006
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.2 Director Administrativo: Junto con el comité de compras determinar la disposición final
de materias primas no conformes.
Como responsable del Sistema de Gestión de Calidad debe recepcionar las quejas y
reclamos de los clientes identificando las correspondientes a servicio no conforme y
direccionándolas según corresponda. Además, de coordinar las acciones preventivas y/o
correctivas para dar solución al producto o servicio NO CONFORME detectado en desarrollo
de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía.
4. DEFINICIONES
4.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad,
Defecto, u otra situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a
ocurrir.
4.2 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Derogación: Producto o servicio que no cumple con alguno de los requisitos exigidos, el
cual es aprobado por el usuario.
5. DESARROLLO
5.1 PRODUCTO NO CONFORME: Durante las diferentes etapas del proceso desde materia
prima, producto en proceso y producto terminado e incluso después de entregado el
producto al cliente se puede presentar producto no conforme (Devoluciones). Un producto es
no-conforme cuando no cumple especificaciones y la autoridad correspondiente así lo
determina, este tipo de producto debe ser identificado visualmente así:
Producto Referencia
Cliente Cantidad
Disposición Causa
PDPR-004-FT01
PRODUCTO NO CONFORME 00/00/0000
VERSIÓN: 1
2 de 3
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Este corresponde a las quejas y reclamos de los clientes por servicio, estas quejas son
tramitadas conforme al Procedimiento CMPR-003, Quejas, Reclamos o Sugerencias
diligenciando el GCPR-004-FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No conformidades y
Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas y cuando afectan la imagen de la Compañía,
costos, o calidad de un producto o de un proceso, son tramitadas como acción correctiva o
preventiva ver el Procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y Correctivas.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 de 3
CACARTERIZACIÓN LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN
1. OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para la recepción de insumos, materia prima, producto
terminado, así como el alistamiento y despacho de los productos. Teniendo en cuenta para
ello el control de inventario.
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.3 Director Administrativo: Llevar el control de los pedidos (Compras ADPR-006), atender
la solicitud de materias primas e insumos generados por el almacenista.
4. DEFINICIONES
4.1 Embalaje: Es el proceso que se requiere para empacar la mercancía (Rotular, zunchar) y
que de esta forma llegue en óptimas condiciones al destinatario.
5. DESARROLLO
5.1.1 El Almacenista debe diligenciar parte del formato Solicitud de Compra ADPR-006-FT08,
con los datos que los operarios generan cuando se presenta el agotamiento de los insumos.
5.1.3 Una vez las materias primas e insumos llegan al almacén, el almacenista debe de
verificar que lo recibido sea igual a lo que se encuentra especificado en la orden de compra.
Cuando no hay relación entre lo entregado por el proveedor y lo que aparece estipulado en la
orden de compra, el almacenista comunica a la Dirección Administrativa, para que esta
solucione el impace con el respectivo proveedor.
5.1.5 En ocasiones los proveedores hacen entregas parciales, para ello el almacenista debe
de exigirles la remisión respectiva, con el fin de verificar que lo estipulado en dicha remisión
es lo que el proveedor esta entregando.
5.2 ALMACENAMIENTO
5.2.2 Productos Terminados: Para estos productos se cuenta con unos estantes, los cuales
se demarcan con cada una de las referencias de los productos, para de esta forma
organizarlos de acuerdo a sus especificaciones.
5.3.1 Productos de Línea Terminados: El almacenista recibe por parte del Coordinador de
acabados el Formato Entrada de Almacén PDPR-007-FT01, en el cual se describe la
cantidad de producto de línea terminado que esta entrando al almacén general.
2 de 5
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
5.4.1 Esta salida de almacén aplica para los insumos y materias primas, que van para el
proceso de transformación.
5.4.2 Para los insumos y materias primas, se maneja el formato Salida de Almacén ADPR-
006-FT02, este lo debe diligenciar el almacenista y tiene además que evidenciar la firma de
quien recibe el insumo o materia prima según aplique.
5.5 ALISTAMIENTO DE PEDIDOS: Este alistamiento de pedidos solo es manejado para los
Productos Terminados.
5.5.1 Con la Orden de Pedido CMPR-004-FT04, el almacenista debe proceder a alistar las
cantidades solicitadas por cada cliente en una estiba para proceder a su embalaje.
5.6 EMBALAJE: Este paso aplica para los productos Terminados listos para distribución.
5.6.1 El almacenista (Cuando aplique) debe colocar la película protectora desde el fondo de
la caja (Solo para envíos fuera de Bogotá), contar e introducir los productos alistados,
además debe diligenciar el formato Control de Empaque ADPR-006-FT04. Este formato debe
de tener el visto bueno del almacenista, solo así el auxiliar de almacén puede introducir el
original en la caja y archivar la copia con la Orden de Pedido, lo anterior para disminuir el
riesgo de faltantes en empaque de pedidos.
5.6.2 El almacenista (Cuando aplique) debe zunchar y rotular la caja con el formato Rotulo y
colocarla en el área de producto para despacho.
3 de 5
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
5.7.1 Para los envíos fuera de Bogotá el Almacenista comunica a la Dirección Administrativa
la necesidad de contactar a la empresa transportadora. Para tal fin el Director administrativo
se encarga de la contratación de los servicios previo cumplimiento del procedimiento
Compras ADPR-006. Adicionalmente el almacenista debe diligenciar la Guía de Envío con el
Formato Relación de Remesas ADPR-006-FT05.
5.7.2 Terminado el recorrido, el conductor debe entregar al almacenista las devoluciones (Si
las hay) y la copia firmada de la nota de traslado al Director Administrativo, para que este les
dé tramite y los archive.
5.8 DEVOLUCIONES
4 de
5
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
5 de 5
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de todas las operaciones a seguir para el correcto despacho
de productos y distribución.
2. DEFINICIONES
3. DESARROLLO
3.1 El Coordinador recibe la remisión y/o orden de producción del Director de Producción
y verifica la información que trae el documento.
4. REVISIÓN DE CANTIDADES:
4.2 Cuando se trata de producto en cajas se deben tener las siguientes consideraciones:
Verificar la cantidad de unidades por caja en cuanto a total por referencia y total por
talla Vs la remisión y/o orden de producción, como también su estado de limpieza.
Adicionalmente cuando se requiera se debe identificar cada caja con el rotulo de
IDENTIFICACION DE PRODUCTO EN CAJA.
Nota: En los dos casos se debe verificar el estado y apariencia física de las unidades
de embalaje o unidades a granel.
2 de 4
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO
5.3 Verificación: Se debe verificar que lo distribuido físicamente en cada caja concuerde
con la descripción de la remisión emitida y la información del rotulo.
5.6 La tripulación carga el vehículo según ruta y la remisión de producto por destino de
entrega verificando la cantidad de cajas.
5.7 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas y tengan su rotulo de
identificación de producto a despachar. En caso contrario, se da aviso al Coordinador
de recibo y despacho.
3 de 4
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO
5.9 Coordinador de recibo y despacho verifica el cierre del vehículo en presencia del
trasportador y entrega la respectiva documentación para la entrega.
5.12 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas, tengan su "rotulo de
identificación de producto a despachar" y el rotulo que contiene la dirección del
destino. En el rotulo de dirección de cada caja o contenedor se debe colocar el
número de la guía de envío de la compañía de transportes con el fin de identificar el
producto en el lugar destino.
5.14 El director de producción debe informar vía e-mail o telefónicamente a cada cliente
la confirmación del despacho del pedido por la trasportadora según lo acordado en la
negociación.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Orden de Producción CMPR-004-FT08
Remisión CMPR-004-FT01
Salida de Almacén ADPR-009-FT02
Control de Empaque ADPR-009-FT04
Relación de Remesas ADPR-009-FT05
Autorización Para Traslado ADPR-009-FT06
Entrada de Almacén PDPR-003-FT01
Formato Libre
4 de 4
PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA
PROPIEDAD DEL CLIENTE
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para garantizar que las materias primas, los productos, los
insumos, inclusive los suministrados por el cliente, se conserven bajo especificaciones
durante todo el proceso productivo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las materias primas, el producto en proceso, el producto
terminado y el producto suministrado por el cliente que interviene en el proceso productivo
cumpliendo con el manejo, almacenamiento, embalaje, transporte y entrega de las mismas.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Almacenista: Inspeccionar, almacenar y conservar los productos y materias primas que
ingresen al almacén; controlar y registrar adecuadamente las entradas y salidas de almacén
de acuerdo a las instrucciones dadas por el director de producción y el director
administrativo. Gestionar, verificar y controlar las condiciones de almacenamiento y
preservación de los productos y materias primas. Control y preservación de las materias
primas suministradas por el cliente, éstas pueden ser papel, planchas y diseños físicos o
magnéticos.
3.3 Director de Producción: Establecer las condiciones para garantizar que los productos y
la materia prima mantenga sus especificaciones durante el proceso. Definir las
responsabilidades y controles para la protección del producto y de las materias primas en los
diferentes sitios de trabajo. Reportar cualquier anomalía de los productos y la materia prima
a la Dirección Administrativa o Dirección Comercial según corresponda. Administración y
control del uso de las materias primas, planchas que sean propiedad del cliente y
determinación de responsables para el manejo y preservación de estos productos.
3.4 Operarios: Almacenar los productos y materias primas conforme a las instrucciones
recibidas del Director de Producción o Almacenista e informar inmediatamente cualquier
anomalía en las mismas.
4. DEFINICIONES
4.1 Almacén: Lugar en el cual se ubican y conservan productos y materia prima para ser
usados en la producción.
4.2 Cliente: Entidad pública o privada con quien se firma un contrato para la prestación de
servicios o comercialización de productos.
4.6 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio a la compañía.
5. DESARROLLO
Para garantizar la protección del producto se debe cumplir lo estipulado en los ítems que a
continuación se enuncian:
5.1 MANEJO
5.1.1 Archivos Magnéticos: (Diseños que pueden estar en CD, disco óptico, zip, diskette)
no deben estar expuestos a campos magnéticos, fuentes húmedas, ni temperaturas
elevadas. Se debe tener cuidado de no golpearlos ni perforarlos.
5.1.2 Archivo Físico: Comprenden los diseños, artes, originales, bocetos, los cuales no
deben ser doblados, manchados, manipulados de manera incorrecta, ni exponerlos a fuentes
húmedas y en general a todo tipo de agentes que puedan alterar su composición y
estructura.
5.1.3 Papel: Evitar la manipulación con las manos sucias, y no debe ser expuesto a fuentes
húmedas o demasiado calientes.
5.1.4 Herrajes: Dependiendo del material en que esté construido, se deben tener en cuenta
algunas de las especificaciones anteriormente contempladas.
Nota: Todas las clases de archivos, materias primas y herrajes que sean suministrados por
el cliente deben estar relacionados en el Formato CMPR-004-FT02, Orden de Pedido TC
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PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA
PROPIEDAD DEL CLIENTE
5.2 ALMACENAMIENTO
5.2.1 Archivos Magnéticos: Deben ser almacenados en sus cajas originales, rotulado y
archivado de acuerdo con lo registrado en el Formato CRPR-001-FT03 Control de entrada
archivos publicomerciales
5.2.2 Archivo Físico: Se deben identificar y archivar debidamente evitando que se altere su
composición y su estructura.
5.2.4 Telas: Debe ser almacenado en su respectivo lugar sobre estibas y sin superar la
altura máxima (250 cm). Debidamente identificado y recubierto en Strech diligenciando El
Formato ADPR-006-FT07 Nota Entrada Almacén cuando es materia prima y el Formato
PDPR-003-FT01 Entrada de Almacén, cuando es producto terminado.
5.3 EMBALAJE
5.3.2 Documentos Físicos: Debe ser embalados en hojas protectoras de papel o plástico.
Aplica para todos los documentos y materias primas suministrados por los clientes y para la
entrega de productos en proceso y terminados.
5.4.1 Archivos Magnéticos: Debe ser entregado dejando registro de esto en un acta de
formato libre.
3 de 4
PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTE
5.4.2 Archivos Físicos: Debe ser entregado en carpetas o sobres de Manila dejando
registro de esto en un acta de formato libre.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4 de 4
PDPR-003-FT01
00/00/0000
ENTRADA DE ALMACEN VERSIÓN: 1
Almacenista: _____________________________________
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE COMPRAS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compra de bienes o servicios que tienen incidencia en la
calidad del producto final.
3. RESPONSABILIDADES
3.2 Comité de Compras: Aprobación de compras con monto superior a 1 SMLV. Está
conformado por el Director Comercial, Director Administrativo y Coordinador Ventas
Publicomerciales. (Para la aprobación de una compra debe llevar obligatoriamente la Firma
del Director Comercial y el visto bueno de cualquiera de los otros dos que conforman el
comité. En el evento que el Director Comercial no se encuentre la firma de este se
reemplazara por la del Gerente).
4. DEFINICIONES
4.3 Proveedor Único: Organización o persona que suministra un producto o servicio, el cual
no puede ser suministrado por ningún otro proveedor.
5. DESARROLLO
5.1 Selección de Proveedores: Para disponer de proveedores con capacidad para cumplir
los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe cumplir con los siguientes
pasos:
5.1.6 Si el proveedor soluciona las causas de no selección, se repiten los pasos de los
numerales 5.1.3 y 5.1.4.
5.2.1 Cada seis meses, el Director Administrativo debe evaluar a los proveedores, siempre y
cuando estos hayan suministrado productos o servicios a la Empresa.
5.2.2 A medida que se ejecutan las compras de productos, bienes o servicios, el Director
Administrativo, o de Producción según el caso, debe diligenciar el Formato ADPR-006-FT04,
Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y archivarlo como soporte para la
evaluación de proveedores (Cada vez que se presente una No conformidad con el producto
o servicio suministrado).
2 de 5
COMPRAS
5.2.3 Una vez transcurrido el semestre, el Director Administrativo debe diligenciar el Formato
ADPR-006-FT05, Evaluación de Proveedores; para tal hecho, se debe apoyar en el Formato
ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores, y ADPR-006-FT04, Reporte de
Inconformidades en Productos o Servicios.
5.2.6 Para el caso de proveedores únicos que no aprueben la evaluación, se les debe dar el
tratamiento de proveedores en estudio.
5.3 Compra Técnica: Para lograr que el producto o el servicio requerido cumpla con las
especificaciones, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
3 de 5
COMPRAS
5.3.5 El Director Administrativo debe seleccionar la oferta que mejor cumpla con las
condiciones y especificaciones requeridas, y diligenciar el Formato ADPR-006-FT06, Orden
de Compra. Las compras serán autorizadas, dependiendo del valor, por el Director
Administrativo hasta 1 SMLV, o por el Comité de Compras superior a 1 SMLV.
5.3.6 Una vez aprobada la compra, el Director Administrativo debe enviar la Orden de
Compra al proveedor.
5.3.7 Si existe la necesidad de realizar verificación del producto en las instalaciones del
proveedor, el Director Administrativo o el Funcionario delegado, debe hacerlo de acuerdo a lo
establecido en el numeral 5.4 de este documento, y debe dejar registro de esto en formato
libre; como mínimo debe consignar los datos del producto o servicio verificado y las
percepciones de la verificación.
5.3.8 El producto o servicio debe ser recibido por el almacenista, el cual ingresa los datos al
sistema de acuerdo a lo registrado en el Formato ADPR-006-FT06, Orden de Compra para
generar el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacén. Cualquier diferencia entre lo recibido y lo
consignado en la orden de compra (Referencia, cantidad, estado, etc.), debe ser informado al
Director Administrativo para que este autorice o no su ingreso. Debe registrarse en el
Formato ADPR-006-FT04, Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y
archivarse en la carpeta correspondiente.
5.3.9 Una vez presentado el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacén, y la factura, al Director
Administrativo, este debe verificar las cantidades, precios y condiciones comerciales, y
proceder a ingresar la factura al sistema generando el Formato ADPR-006-FT09, Registro de
Compra. A continuación, entrega la factura a la secretaria para su archivo.
5.4 Verificación del Producto en las instalaciones del proveedor: Cuando se requiera la
verificación del producto en las instalaciones del proveedor (Definido documentalmente), se
debe cumplir con los siguientes pasos:
5.4.1 El Director Administrativo, con la ayuda del área que solicita el producto o servicio,
establecen la necesidad de efectuar la verificación del producto en las instalaciones del
proveedor, y le informa a este en el momento de solicitar la cotización.
5.4.2 El Director Administrativo, con la ayuda del Área que solicita el producto o servicio,
establecen y documentan las condiciones para la verificación del producto y el método para
la liberación del mismo, si es aplicable.
4 de 5
COMPRAS
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5 de 5
ADPR-006-FT01
VERSIÓN: 1
INCLUSIÓN O ACTUALIZACIÓN LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES
Dirección: _____________________________________________________________________
Productos o servicios:
No Gran contribuyente
No Gran Contribuyente
IVA: Sí Común
No Simplificado
ICA: Sí
No
Encargado de Facturación:______________________________________________________________
La información solicitada será utilizada únicamente para actualizar nuestra base de datos de proveedores.
ADPR-006-FT02
VERSIÓN: 1
RESULTADO DE LA SELECCIÓN
ITEM CRITERIOS RESULTADO SEGÚN CRITERIO OBSERVACIONES
Notas:
VERSION:1
VERSIÓN:1
REPORTADO POR:
Cantidad ____
Referencia____
Tiempo de Entrega____
Elaboró:
ADPR-006-FT05
VERSIÓN: 1
CUMPLIMIENTO DE LAS Cumple con las condiciones comerciales pactadas VER REPORTE DE
5 CONDICIONES No cumple con las condiciones comerciales pactadas INCONFORMIDADES EN
COMERCIALES PRODUCTO O SERVICIO
TOTAL ACUMULADO PUNTOS
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
DESCRIBIR LA ACCION Y LAS
ITEM CRITERIOS FECHAS DEL SEGUIMIENTO
PLANIFICADO, SI APLICA
1 El proveedor que obtenga un puntaje menor a 10, o que no obtenga puntos en los ítems 1 y 4, debe ser Acción a tomar:
retirado del Listado Maestro de Proveedores
2 El proveedor que obtenga puntos en los ítems 1 y 4 y su puntaje sea mayor o igual a 10 y menor o igual
a 14 , entra en estudio Fecha de cumplimiento:
Si el puntaje obtenido es mayor a 14 puntos, el proveedor continúa en el Listado Maestro de Cumplido: Si No
3 Quien realiza seguimiento:
Proveedores
Si el proveedor en estudio no cumple con las acciones pactadas para eliminar la causa de la No conformidad, es eliminado del Listado
Maestro de Proveedores. Cuando se trate de un proveedor único y el resultado de su evaluación amerite su retiro del Listado Maestro de
Proveedores, se le da tratamiento de proveedor en estudio.
Notas:
Señores: Fecha:
Dir.: Fec. Ent.
Ciudad: Tel:
Pago:
Neto a pagar
Elaboró Autorizó Acepta (Firma y Sello) C.C.: de
ADPR-006-FT07
NOTA ENTRADA ALMACÉN 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Total
Aprobado Revisado Contabilizado
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTION HUMANA
El proceso inicia con el diligenciamiento de un requerimiento del director de área en donde es necesitado el colaborador. Luego de hacer el requerimiento, se procede a la
aprobación por parte de la gerencia para el nuevo cargo. Posteriormente se da paso al procedimiento de selección del personal, en donde se realiza un estudio de los candidatos
con sus respectivas pruebas y se realiza la vinculación del empleado, el cual cuenta con procesos de inducción, dotación y de reportes de accidentes laborales.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión
Doc.
* Perfil Cargo Tipo
* Direccionamiento Estratégico * Hojas de Vida * Direccionamiento Estratégico
* Entrevista de Personal
* Gestión Comercial * Gestión Comercial
* Verificación de Referencias
* Planificación y Diseño del Prod. * Planificación y Diseño del Prod.
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y * Visita Domiciliaria
* Gestión de la Producción * Gestión de la Producción
1 * Formato Requisición de Personal. CONTRATACIÓN DE PERSONAL * Referenciación Laboral 01
* Logística y Distribución * Logística y Distribución
(ADPR- 001) * Declaración Juramentada
* Compras * Compras
* Programa de Entrenamiento
* Gestión Humana * Gestión Humana
* Control de Asistencia
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Investigación de Incidentes y
Accidentes de Trabajo
* Gestión Comercial * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción INDUCCIÓN DE PERSONAL * Manual de Inducción General * Gestión de la Producción
2 * Logística y Distribución * Inducción al Cargo y a la Compañía * Logística y Distribución 01
(ADPR - 002) * Manual de Inducción al Cargo
* Compras * Compras
* Gestión Humana * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Gestión Comercial * Instructivo de Evaluación General * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. de Capacitación * Propuestas de Capacitación * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción * Instructivo de Necesidades de * Gestión de la Producción
CAPACITACIÓN DE PERSONAL * Evaluación de Capacitación
3 * Logística y Distribución Capacitación * Logística y Distribución 01
(ADPR - 003) * Formato Individual de Capacitación
* Compras * Evaluación de Necesidades de * Compras
* Formato General de Capacitación
* Gestión Humana Capacitación * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Gestión Comercial * Instructivo de Evaluación de * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Planificación y Diseño del Prod.
Desempeño
* Gestión de la Producción * Gestión de la Producción
* Cronograma de Evaluación de EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO * Evaluación de Desempeño
4 * Logística y Distribución * Logística y Distribución 01
Desempeño (ADPR - 004) * Evaluación de Clima Organizacional
* Compras * Descripción de Competencias * Compras
* Gestión Humana * Evaluación de Desempeño * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Gestión Comercial * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción * Solicitud de Personal ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO * Manual de Perfiles de cargo * Gestión de la Producción
5 * Logística y Distribución * Logística y Distribución 01
* Formato Perfil de Cargo (ADPR - 005) * Descripción de Competencias
* Compras * Compras
* Gestión Humana * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS RECURSOS INDICADORES DE GESTIÓN
ASOCIADOS
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y * Recurso Humano
Prod. contratación de Personal.
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
Que el personal escogido * Gestión de la Producción
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
cumpla con el perfil. * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Insumos (Útiles de
* Compras * Contrato Papelería).
* Gestión Humana * Afiliaciones
* Gestión Financiera
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y * Recurso Humano
Control de pagos y Prod. contratación de Personal.
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
descuentos que sean * Gestión de la Producción
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
debidamente soportados * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Insumos (Útiles de
(HORAS EXTRAS) * Compras * Contrato Papelería).
* Gestión Humana * Afiliaciones
* Gestión Financiera
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y * Recurso Humano
Prod. contratación de Personal. * Equipo ( Cómputo,
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal
Velar porque la información * Gestión de la Producción comunicaciones)
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista
este completa HV. * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Instalaciones
* Compras * Contrato * Insumos (Útiles de
* Gestión Humana * Afiliaciones Papelería).
* Gestión Financiera
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y * Recurso Humano
Prod. contratación de Personal.
Cumplimiento de Labores y * ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
1
* Gestión de la Producción * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista
Horario (Reglamento Interno * Instalaciones
* Logística y Distribución * Hoja de Vida
de Trabajo). * Insumos (Útiles de
* Compras * Contrato Papelería).
* Gestión Humana * Afiliaciones
* Gestión Financiera
* ADPR-003 Capacitación de personal
* Gestión Comercial * ADPR-003-FT01 Solicitud de Personal
* Planificación y Diseño del * ADPR-003-FT02 Registro de Entrevista * Recurso Humano
1. NÚMERO DE VACANTES
Prod. * ADPR-003-FT01 Evaluación de
CUBIERTAS
Que el plan de Capacitación * Gestión de la Producción
necesidades de capacitación * Equipo ( Cómputo, comunic.)
3 se aplique a la totalidad del * ADPR-003-FT02 Evaluación de * Instalaciones
* Logística y Distribución NÚMERO TOTAL DE SOLICITUDES
personal Capacitación * Insumos (Útiles de
* Compras * ADPR-003-FT03 Formato individual de Papelería).
* Gestión Humana capacitación
* ADPR-003-FT04 Formato General de 2. NÚMERO DE COLABORADORES
* Gestión Financiera
QUE SUPERAN EL PERIODO
Capacitación
PRUEBA
* ADPR-003 Capacitación de personal
* Gestión Comercial * ADPR-003-FT01 Solicitud de Personal
NÚMERO TOTAL DE INGRESOS
* Planificación y Diseño del * ADPR-003-FT02 Registro de Entrevista * Recurso Humano
Prod. * ADPR-003-FT01 Evaluación de
Que cumpla con la función * Gestión de la Producción
necesidades de capacitación * Equipo ( Cómputo, comunic.)
3 para la cual fue creado * ADPR-003-FT02 Evaluación de * Instalaciones
* Logística y Distribución 3. ÍNDICE DE FRECUENCIA X
(COPASO) Capacitación * Insumos (Útiles de
* Compras ÍNDICE SEVERIDAD x 100
* ADPR-003-FT03 Formato individual de Papelería). 1000
* Gestión Humana capacitación
* Gestión Financiera * ADPR-003-FT04 Formato General de
Capacitación
* ADPR-004 Evaluación de Desempeño
4. NÚMERO DE ACTIVIDADES
* ADPR-004-FT01 Evaluación de REALIZADAS
* Gestión Comercial Desempeño
* Planificación y Diseño del * ADPR-004-FT02 Cronograma Evaluación * Recurso Humano NÚMERO DE ACTIVIDADES
Que se realicen seguimientos Prod. de Desempeño PROGRAMADAS
* ADPR-004-FT03 Descripción de * Equipo ( Cómputo, comunic.)
4
de la eficacia de las acciones * Gestión de la Producción Competencias * Instalaciones
tomadas en la Evaluación de * Logística y Distribución * ADPR-004-FT04 Evaluación del Clima * Insumos (Útiles de 5. NÚMERO DE DÍAS SIN
Desempeño * Compras Organizacional Papelería). ACCIDENTES DE TRABAJO
* Gestión Humana * GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas,
* Gestión Financiera Reclamos o No Conformidades y Solicitud
de Acciones Preventivas o Correctivas.
* GCPR-004-FT02 Plan de Acción
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del * Recurso Humano
Prod.
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
El perfil debe ser adecuado * Gestión de la Producción
5 * ADMN-001 Manual de Perfiles del Cargo * Instalaciones
al puesto de trabajo. * Logística y Distribución
* ADIT-007 Diccionario Competencias * Insumos (Útiles de
* Compras
Papelería).
* Gestión Humana
* Gestión Financiera
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
4.2 Reclutamiento: Acción mediante la cual son recepcionadas las hojas de vida de los
posibles candidatos a desempeñar un cargo.
4.3 Selección: Proceso a través del cual se escogen las hojas de vida que cumplen con el
perfil para desempeñar un cargo, en particular.
PERSONAL
2 de 4
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL
3 de 4
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL
las escoge.
Envío Documentación 14. Envío de Formatos de afiliaciones Director
de a entidades de Protección Social y
Administrativo
Afiliaciones Caja de Compensación.
15. Remitir al nuevo empleado a Director
Examen Médico examen de ingreso a una institución
Administrativo
médica.
Recepción de 16. Recepción de la documentación Director
del examen de ingreso, emitida por la
Documentación Administrativo
institución médica.
17. Entrega de soportes de las
Entrega Soportes a afiliaciones de Salud, Pensión, ARP y Director
Nuevo Colaborador Caja de Compensación al nuevo Administrativo
colaborador.
18. Copias de los documentos de
afiliación a Salud, Pensión y Caja de
Copias Archivo Hojas Compensación se anexan a la hoja de Secretaria de la
de Vida vida del nuevo colaborador, que Empresa
reposan en el archivo del área de
Talento Humano.
19. Finalizada la contratación se
Finalización Proceso y informa al nuevo colaborador que el Responsable de
Aplicación de la paso a seguir es el de la inducción a Gestión de la Calidad
Inducción la Compañía y al cargo que va a
desempeñar.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4 de 4
INDUCCIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.3 Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Realizar la inducción del nuevo
colaborador a la Compañía.
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO
2 de 2
INDUCCIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.3 Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Realizar la inducción del nuevo
colaborador a la Compañía.
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO
2 de 2
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
3.3 Gerente: Aprobar el cronograma general de capacitación y dar el apoyo financiero para
que este se realice.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 de 3
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
4.1 Evaluación del Desempeño: Herramienta administrativa que permite medir la calidad
del trabajo, las condiciones personales y el cumplimiento de los objetivos por parte de los
funcionarios de la Empresa.
5. DESARROLLO
2 de 3
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
evaluación.
Recepción de la 8. El Director Administrativo recibe las Director
copias de la evaluación y verifica su
Evaluación Trabajo Administrativo
aplicación y firmas respectivas
9. El Director Administrativo entrega a
la secretaria para que anexe a la hoja Director
Copias archivo Hoja de de vida de cada colaborador la copia Administrativo,
Vida de la evaluación para tener el soporte Secretaria y
de ejecución y realizar el seguimiento Directores de Área
respectivo.
Nota: El Director responsable del Sistema de Gestión de la Calidad debe realizar la ADPR-
004-FT04, Evaluación del Clima Organizacional, por lo menos una vez al año y presentar el
informe para la toma de acciones preventivas y correctivas.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 de 3
ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO POR
COMPETENCIAS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los cargos de la organización que estén actualmente
vigentes y por crear según las necesidades y crecimiento de la Empresa.
3. RESPONSABILIDADES
3.2 Gerente: Realizar la revisión y aprobación de los perfiles de cargo de todos los
funcionarios de la Empresa.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO
COMPETENCIAS
2. La Dirección Administrativa
mediante el Formato, Perfil del Cargo,
determina con el Director de Área Gerencia
solicitante del nuevo cargo, las
Dirección
funciones, actividades,
Levantamiento de administrativa
responsabilidades y aspectos
Información, Directores de Área
validación y Aprobación generales del colaborador solicitado. solicitante
Posteriormente, la Dirección Responsable Gestión
Administrativa valida con la Gerencia
de la Calidad
y la Dirección de Gestión de la
Calidad la información obtenida para
su aprobación.
3. Mediante el análisis de la ubicación
del cargo en la organización
Determinación de las (organigrama), el diccionario de Dirección
competencias, las funciones, Administrativa
Competencias del
actividades, nivel de impacto, Responsable de
Funcionario para el
responsabilidad y las competencias Gestión de la
Cargo
determinadas para cada nivel Calidad.
(Directivo, Administrativo u Operativo)
se definen las competencias.
4. La Dirección Administrativa
presenta al Director de Área Gerencia
solicitante el perfil elaborado para su
Director del área
validación y aprobación en primera
solicitante
instancia.
Dirección
Aprobación Final Posteriormente, se presenta a la
Administrativa
Gerencia y a la Dirección de Gestión
Responsable Gestión
de la Calidad el perfil definido para
de la Calidad
su aprobación final y correspondiente
asignación de salario según políticas
internas.
Control del documento 5. Se entrega a la Dirección de Dirección
Gestión de la Calidad el documento Administrativa
por el
original para su ingreso al listado Responsable Gestión
D.G.C.
maestro de control de documentos. de la Calidad
6. Con el documento aprobado y Dirección
Inicio Proceso controlado, se inicia el proceso de
Administrativa
Selección de selección de personal.
Responsable Gestión
Personal
de la Calidad
2 de 3
ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO POR
COMPETENCIAS
3 de 3
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Bajo rendimiento
Fallas de asistencia
Indisciplina
Consumo de bebidas alcohólicas
Laborar en estado de embriagues
No adaptación a estilo de trabajo
No adaptación a horario
Retiro voluntario
Robo
Convivencia
Reemplazo
Para la creación de estos nuevos cargos, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Nombres.
Dirección.
Teléfonos.
Referencias.
5. PASO 4. ENTREVISTA
Temas a abordar:
Datos Personales.
Vida Familiar.
Experiencia General.
Experiencia Especifica
Competitividad
Relaciones interpersonales
2 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
Proyección en tiempo
Expectativa laboral
Expectativa personal
Cierre
Estas se realizan en las áreas de trabajo en compañía del Superior inmediato, quien evalúa
la habilidad y competencia, según lo especificado en el manual de funciones y perfil de cargo
por competencias.
Estas se realizan en los sitios de trabajo (Áreas, Puntos de Venta, etc.) en compañía del
supervisor, quien evalúa la habilidad y competencia, según lo especificado en el manual de
funciones y perfil de cargo por competencias.
Aspectos a evaluar:
Habilidad
Desempeño general
Manejo de ordenes
3 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
8. PASO 7. CONTRATACIÓN.
Pasado Judicial
Foto Reciente
9. PASO 8. NÓMINA
Los datos revisados y consolidados se pasan a Gerencia quien autoriza el pago. El Director
Administrativo elabora el informe respectivo al banco para que efectúen el pago directo de
nomina a cada colaborador.
4 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
Funciones a realizar
Horarios
Turnos
Traslados
Pagos
Descansos
Reglamento interno
A. Capacitación de Desarrollo
5 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
Capacitación Interna
Son realizadas por los Directores de Área de la Empresa, quienes por sus
conocimientos y conceptos ayudan al mejor desarrollo de una actividad.
Capacitación Externa
-Proveedores de Insumos
-Proveedores de Equipos
-Asesores
-Certificadores
-Operadores
-Desarrolladores de Software
-Proveedores de servicios
Esta se debe realizar mínimo cada seis meses. Su finalidad es medir el desempeño general
y específico de cada colaborador, el impacto de la capacitación dada durante ese tiempo, la
implementación de la misma y como ha aportado en su proceso de mejoramiento continúo.
6 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
Actividades Básicas:
Eventos de integración
Almuerzos corporativos
Recordación de cumpleaños
Concursos internos
Su objetivo es velar por la seguridad del colaborador durante el desarrollo de su labor, bien
sea en instalaciones propias, arrendadas o adjudicadas. Igualmente velar por la protección
de las instalaciones, equipos e insumos de la Compañía.
7 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
8 de 8
INSTRUCTIVO REGISTRO DE ENTREVISTA
1. OBJETIVO
C. Evaluar la forma como establece relaciones laborales y de amistad con otras personas
y especialmente con compañeros de trabajo.
F. Explicar cual es el tipo de contrato al cual estará sujeto, sus beneficios y obligaciones.
G. Por parte del entrevistador, mencionar aspectos importantes que puedan ser
definitivos al momento de tomar la decisión de la contratación o por el contrario, los
motivos por los cuales no se realizará.
H. El registro debe estar firmado por los entrevistadores y/o superior directo para
constatar la realización de la entrevista y el conocimiento de la información
consignada.
3. RESPONSABILIDADES
Esta entrevista será realizada por el Director Administrativo, por el Gerente o por el Superior
inmediato.
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
Este registro se debe diligenciar cada vez que se realice una entrevista para la selección de
un nuevo colaborador.
Este registro brinda la información básica para el conocimiento del individuo que esta
participando en un proceso de selección, enfatizando en las áreas laboral, personal, familiar
y experiencia. Con esta información es posible aproximarse a conocer el tipo y calidad de
persona que desea hacer parte de la Empresa. Registro que se debe anexar a la hoja de
vida.
Igualmente se debe archivar en las hojas de vida de los participantes no seleccionados pero
que presentaron entrevista.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
2 de 2
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1. OBJETIVO
Definir individualmente con cada Funcionario de la Empresa los objetivos de su cargo para el
semestre inmediato o para el siguiente y al final de este evaluar el porcentaje de
cumplimiento de los mismos.
B. Definir los objetivos del cargo de manera clara y concreta, especificando el cómo, dónde,
para qué, el resultado que se debe obtener, tiempos de ejecución y evaluación.
D. Para el siguiente semestre y/o nueva propuesta de objetivos, se debe tener presente
la no conformidad de objetivos anterior y proponer planes para el logro de los mismos.
F. Este tipo de evaluación permite ser aplicada a niveles directivos, mandos medios y
operativos.
G. Para el caso del mando operativo, los grupos de colaboradores que realicen las
mismas actividades y/o funciones, se pueden estandarizar o generalizar los objetivos
y planes de acción para que el proceso sea más práctico sin perder su efectividad y
finalidad.
3. RESPONSABILIDADES
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
Se recomienda realizar esta evaluación de desempeño cada seis meses; estos tiempos
están sujetos a cronograma de actividades laborales y decisiones de la Gerencia.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
2 de 2
INSTRUCTIVO EVALUACION PRUEBA DE
HABILIDAD DE PRESELECCION
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADIT-004
1. OBJETIVO
3. RESPONSABILIDADES
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
El registro debe ser aplicado a todo preseleccionado asignado para la prueba de habilidad, la
cual tiene una duración de uno a tres días aproximadamente.
Este registro debe reposar en el archivo de hoja de vida de los colaboradores activos y no
activos.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
2 de 2
INSTRUCTIVO GENERAL DE CAPACITACIÓN
1. OBJETIVO
Aplicar el registro al terminar cualquier tipo de capacitación para evaluar las características
generales del evento, el desarrollo del tema, el conocimiento y manejo del tema por parte del
conferencista y la calidad de la entidad prestadora del servicio.
a. Escribir los datos del colaborador que evalúa, datos del conferencista y entidad.
b. Aclarar las dudas por parte de los asistentes en cuanto al diligenciamiento del
registro.
3. RESPONSABLE
La aplicación y evaluación final de los registros y del evento será realizado por el encargado
del área de capacitación o por el delegado de la Gerencia.
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
Se debe realizar al finalizar cada capacitación, bien sea por personal interno o por una
Entidad externa.
6. DOCUENTOS RELACIONADOS
2 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADIT-006
1. OBJETIVO
3. RESPONSABLE
Son responsables los Directores de cada Área. Si no existe esta figura al interior
de la organización, lo debe realizar el Superior Directo del colaborador evaluado.
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
1 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADIT-006
Como política instaurada por la compañía, el proceso se debe realizar cada seis
meses, posterior a la evaluación de desempeño con el objetivo de tener mayor
claridad en los requerimientos y temáticas a desarrollar.
Este tipo de documento debe ser anexado al archivo de Hoja de Vida del
colaborador para llevar un récord de capacitación y mejoramiento continuo.
Igualmente para realizar una evaluación de la implementación de los
conocimientos, habilidades y competencias desarrolladas.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
2 de 2
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este documento debe ser aplicado para elaboración del ADPR-008 Perfiles de cargo por
competencias, así como para el entendimiento a la hora de realizar la determinación de
Competencias y el ADPR-004-FT01 Evaluación del Desempeño.
3. DESARROLLO
CONGLOMERADO
COMPETENCIAS BÁSICAS COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
1. PROFESIONALES * Aplicación de conocimientos
* Solución de problemas
* Conocimientos técnicos y prácticos
* Capacidad intelectual
2. GENERALES * Desempeño general
* Polifuncionalidad
* Confianza para realizar exposiciones
* Valor individual
* Comportamiento observable
* Comportamiento en situaciones
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4 de 4
ADPR-002-FT01
00/00/0000
INDUCCIÓN AL CARGO Y A LA COMPAÑÍA VERSIÓN: 1
AREA DE
FECHA HORARIO ACTIVIDADES A REALIZAR RESPONSABLES REALIZACIÓN
MANUAL DE INDUCCIÓN
FOTOGRAFÍA CORPORATIVA
LOGO LOGO
NOMBRE
PARTE INTERNA
ESTRUCTURA GENERAL
Parte externa
- Portada y Contraportada
Parte interna
1. HISTORIA CORPORATIVA
2. BIENVENIDO
4. POLÍTICA DE CALIDAD
6. ORGANIZACIÓN INTERNA
7. HORARIOS DE TRABAJO
Área Administrativa
Honestidad
Espíritu luchador
Positivismo
Sencillez
Entusiasmo
Confiabilidad
Identificación y compromiso con la empresa
Disciplina
Orden
Respeto por el otro
Integridad
Contrato de Trabajo
Salario
Caja de compensación
Pensiones y cesantías
Salud
Servicio médico
Auxilio educativo
Si lo hay se recomienda:
Capacitación
Actividades deportivas
Celebraciones especiales
Comunicación
“Recuerde que somos una compañía de gente, con gente y para la gente”.
BIENVENIDO Y EXITOS
TALENTO HUMANO
NOMBRE EMPRESA
D. BONHOEFFER.
INDUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN Y AL
CARGO
NOMBRE EMPRESA
Cargo:_______________________________________________________________
Fecha de ingreso:______________________________________________________
Cargo:_______________________________________________________________
COMO SE REALIZA?
PRINCIPIOS BÁSICOS
PLANEE SU TIEMPO.
Apreciado jefe, usted sabe con anterioridad cuando ingresará el nuevo empleado al
área bajo su responsabilidad, por lo tanto dediquele el tiempo necesario para
cumplir el objetivo de la inducción.
“ Y NO OLVIDE “
CONTRAPORTADA
PROGRAME LOS TEMAS.
Usted conoce y puede transmitir los aspectos importantes que debe adquirir su colaborador para
desempeñarse eficientemente. MENCIONELOS. Procure no divagar o dejar las cosas al azar.
PASOS A SEGUIR
Cumplido
si no
1. Presentación general Haciendo una reunión corta, dando nombre y
del grupo de trabajo cargo de cada uno de los integrantes y/o pase
por los puestos de cada uno y haga la
presentación. _____ _____
Excelente (5) Muy Bueno (4) Bueno (3) Regular (2) Deficiente (1)
1 de 2
ADPR-003-FT02
15/10/2003
EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
9. Observaciones Generales:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
11. Recomendaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2 de 2
ADPR-003-FT03
00/00/0000
FORMATO INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
1 de 1
ADPR-003-FT04
00/00/0000
FORMATO GENERAL DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
PORCENTAJE DE
COLABORADORES
CAPACITADOS ( COBERTURA )
1 de 1
ADPR-004-FT01
00/00/0000
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO VERSIÓN: 1
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ( % )
1 de 1
ADPR-004-FT04
EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 00/00/0000
VERSIÓN: 1
1. Analice el contenido de cada una de las siguientes preguntas y luego, marque con equis ( x ) la casilla que más
se acerca a su manera de pensar y sentir.
Fecha: _______________
Nombre del Entrevistado: ___________________________________________________
Nombre del Evaluador: _______________________
Cargo del Evaluador: _________________________
Cargo para el que se realiza la evaluación: _____________________________________
Habilidad Manual
Seguimiento de Normas
Seguimiento de Órdenes
Relaciones Interpersonales
Convivencia
Puntualidad
Desempeño General
No Aprobado: ___________________________________
1 de 1
ADPR-001-FT02
00/00/0000
REGISTRO DE ENTREVISTA VERSIÓN: 1
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1 de 4
ADPR-001-FT02
REGISTRO DE ENTREVISTA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Experiencia Laboral:
¿Conoce y qué opina de los productos y servicios que ofrece nuestra
Compañía? Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
¿Cuáles cargos y/o trabajos ha desempeñado en los dos últimos años?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Expectativa personal:
¿Calificando su trabajo, cuál cree que debería ser su salario?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2 de 4
ADPR-001-FT02
REGISTRO DE ENTREVISTA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Relaciones interpersonales:
3 de 4
ADPR-001-FT02
REGISTRO DE ENTREVISTA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
¿Cuáles son sus fortalezas?, ¿Qué aspecto cree que debe mejorar y por qué?.
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
¿Considera que con su manera de ser, puede llegar fácil a las personas y por qué?.
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaciones
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4 de 4
ADPR-001-FT01
00/00/0000
SOLICITUD DE PERSONAL VERSIÓN: 1
Requerimiento por:_______________________________
Cambio de Personal: _____________________________
Crecimiento Organizacional: ________________________
Área Solicitante: _____________________________________________________________
Nombre del Solicitante: _______________________________________________________
Cargo: _______________________ Cargo Solicitado: _______________________
Funciones (Remitirse al Manual de Perfiles de Cargo y Definición de Funciones): _________
__________________________________________________________________________.
Funciones adicionales: _______________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Conocimientos y Formación para el cargo si este no esta definida por la compañía o por la
persona que solicita: _________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Experiencia Requerida: _______________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Características del candidato:
Edad: _____ Sexo: ______ Estatura: _______ Estado Civil: _______
Disponibilidad:
Diurno: _______ Nocturno: ________ Turnos: _________
Firma del Solicitante: ___________________________________________
Recibido por Director Administrativo: _______________________________
Fecha: ______________________________________________
Aceptada: ___________________
Rechazada: __________________
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CACARTERIZACION PROCESO FINACIERO
El proceso abarca desde la administración de los recursos económicos de la Empresa hasta el control del cumplimiento con las obligaciones legales y reglamentarias, a través de una
gestión de Tesoreria (Ingresos y egresos) y de recolección de cartera.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión Doc.
* Recibo provisional
1 * Gestión Comercial * Comprobante de consignación RECAUDOS * Recibo de caja * Gestión Financiera 01
* Compras * Título Valor (Cheque, Voucher). (AD-PR - 007) * Relación Ventas Contado
* Vales
* Gestión de la Calidad * Gestión de la Calidad
* Gestión Comercial * Cheques * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Factura * Consignaciones bancarias * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción PAGOS * Comprobantes de consignación * Gestión de la Producción
2 * Cuenta de Cobro 01
* Logística y Distribución (AD-PR-008) * Comprobantes de egreso * Logística y Distribución
* Compras * Nomina * Compras
* Gestión Humana * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Registros de cumplimiento
Entes de Control y Reguladores: normatividad sustancial y formal a nivel Entes de Control y Reguladores:
* DANE * Formularios de Impuestos nacional y territorial . * DANE
* Secretaria de Hacienda IMPUESTOS * Registros de impuestos * Secretaria de Hacienda
3 * Documentos equivalentes 01
* ICA (AD-PR-009) * Registros de cumplimiento * ICA
* Camara y Comercio normatividad aduanera sustancial y * Camara y Comercio
* Catastro formal. * Catastro
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de los dineros que ingresen a la empresa por concepto de su
actividad comercial.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Director Administrativo: Debe controlar el ingreso del dinero en su punto de venta y
conciliar con su respectiva facturación, además diariamente debe realizar la consignación del
efectivo, enviar los documentos valores y las facturas que los soportan a la Coordinación de
los puntos de venta. Este a su vez revisa de nuevo los documentos que son enviados por el
administrador de cada punto de venta y los envía a tesorería para su respectiva
contabilización.
3.2 Auxiliar Administrativo: Recepción de los dineros y los documentos valores, efectuando
su oportuna contabilización y presentando su respectivo informe a la Gerencia. Liquidar los
intereses de las cuentas en mora.
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, títulos valores y vaucher de tarjetas de
crédito.
4.3 Cheque: Orden escrita y girada contra un banco comercial para que este pague a
su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta
corriente.
5. DESARROLLO
El proceso de recaudo se realiza para los diferentes tipos de ingreso tales como:
5.2 Recaudo de Venta: Una vez, ha conciliado la facturación diaria por venta, procede a
hacer entrega a la tesorería de la empresa y el tesorero debe revisar la facturación para que
coincida en valores con la Relación de Ventas de Contado. En caso de diferencias estos se
subsanan con el Director Administrativo. A continuación debe proceder a liquidar el IVA y a
realizar el respectivo recibo de caja discriminado por punto de venta y de acuerdo al número
de cuenta.
Con los totales de efectivo, cheques, vaucher y documentos valores se diligencian las
consignaciones respectivas y le solicita al Director Administrativo un mensajero para que
realice los trámites. Con los cheques posfechados se hace un recibo de caja provisional se
registran los datos del mismo y se guardan en la caja fuerte hasta el día de su consignación.
Una vez recibida la copia de la consignación sellada por el banco el tesorero procede a
diligenciar en el sistema el comprobante de consignación. Para finalizar se imprime y se
archiva.
5.3. Elaboración del recibo de caja: Una vez recibida la información del recaudo
(Mensajería, clientes, tesorería) y previa verificación de la información a reportar, el Auxiliar
Administrativo el Recibo de Caja Provisional en el Sistema de Facturación Recaudos y
Cartera.
5.4 Reporte de Pagos: El Auxiliar Administrativo entrega, la RELACION PAGOS, junto con
los soportes y el medio de pago correspondiente, para la revisión e impresión del recibo de
caja definitivo.
5.5. INFORMES
Finalizado el mes y elaborada la conciliación contable de las cuentas por cobrar, el Asistente
de cartera genera un informe detallado por centro de costos y por regionales, con fecha de
corte del fin de mes, separando aquellos clientes que generan solicitudes de reembolso de
los que generan facturas de venta.
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RECAUDOS
En este informe se detalla la cartera vencida por edades, así: no vencida, 30, 60, 90 y más
de 90 días, tanto de clientes corporativos como de clientes no corporativos y se entrega a la
Gerencia de la Compañía.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Comprobante de consignación
Recibo provisional
Recibo de caja
Relación de
Pagos Vales
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PAGOS
1. OBJETIVO
Establecer el método para efectuar los pagos a los diferentes proveedores, acreedores y
nomina de la Compañía con el fin de optimizar la gestión de la Tesorería.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de transacciones que se realicen para efectuar pagos por
concepto de la actividad comercial de la Compañía.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Gerente de la Compañía: Revisar, verificar, aprobar los pagos y firmar los documentos
de valor (Cheques).
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, títulos valores y vaucher de tarjetas de
crédito.
5. DESARROLLO
5.1.1 Pago de proveedores: Una vez el Gerente revise, verifique y apruebe los pagos, da el
aval al Tesorero para realizar el respectivo comprobante de egreso y el cheque. Después, el
Tesorero procede a diligenciar estos documentos verificando fechas, valores y sellos, son
devueltos al Gerente para su respectiva revisión y aprobación.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Cheques
Consignaciones bancarias
Comprobantes de consignación
Comprobantes de egreso
Nómina
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IMPUESTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
3.1. Impuesto: Tributo que tiene origen en el precepto constitucional contenido en el artículo
95 de la carta política. El impuesto debe responder a los principios de equidad, eficiencia y
progresividad, el impuesto se paga en contraprestación específica y se refleja en el bienestar
colectivo.
3.2. Impuesto al valor agregado - IVA: Gravamen que recae sobre el consumo de bienes y
servicios. Es un impuesto de orden nacional, indirecto, de naturaleza real, de causación
instantánea y de régimen general
3.3. Retención en la fuente: Mecanismo de recaudo anticipado del impuesto, bien sea, de
renta y complementarios, de ventas o de timbre nacional. Tiene por objeto conseguir en
forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable
en que se cause. La retención en la fuente se efectúa a título de impuesto sobre la renta y
complementarios, a título de impuesto sobre las ventas y a título de impuesto de timbre.
3.4 Impuesto de renta y complementarios: Es un impuesto directo, que recae sobre los
contribuyentes individualmente considerados y grava a quienes en la Ley están previstos
como sujetos pasivos que hayan recibido ingresos "hecho generador del impuesto",
susceptibles de producir un incremento neto en el patrimonio.
3.5. Impuesto al patrimonio: El gobierno nacional por medio de la ley 1111 de 2006 creó el
impuesto al patrimonio para los años gravables 2007 a 2010. Este impuesto está a cargo de
personas naturales y jurídicas, contribuyentes del impuesto de renta, que para el primero de
enero de 2010 posean un patrimonio liquido superior a $ 3.000.000.000.oo
Este impuesto no será deducible o descontable en el impuesto sobre la renta ni podrá ser
condensado con otros impuestos.
3.6. Impuesto predial: Tributo municipal que grava los predios urbanos, suburbanos y
rurales, edificados o no, que se encuentran ubicados dentro del municipio.
3.8. Impuesto de vehículos: Es un impuesto de carácter directo que recae sobre los
vehículos gravados.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
4.1.1.Prediales: Se toma como base el avalúo catastral del año inmediatamente anterior y el
Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe verificar que el incremento para el
año base de revisión sea el autorizado por ley; verificar las tarifas y porcentajes establecidos
por ciudad, cuando existen inconsistencias en los incrementos debe solicitar autorización de
la Presidencia para efectuar el pago del impuesto; posteriormente, debe elaborar la
requisición de egreso y proceder a su respectiva revisión.
4.1.3 Vehículos: El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe tomar el valor
del avalúo comercial del vehículo de acuerdo con las características del mismo (marca,
modelo, cilindraje, línea) establecido en la resolución del Ministerio de Transporte para cada
año; a dicho valor se le debe aplicar la tarifa que corresponda según la tabla de tarifas,
adicionalmente debe liquidar los derechos de semaforización (Bogotá) y tasa de ordenanza
(Cundinamarca).
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IMPUESTOS
4.2. NACIONALES
4.2.1. Impuesto Sobre las Ventas: Luego de efectuada la revisión por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, se debe proceder a listar las cuentas de IVA
generado, IVA descontable, Retención de IVA tanto a favor como a pagar, costos y gastos
gravados y no gravados por comprobante. Generan Balance de Prueba de las cuentas de
IVA generado, IVA descontable, retención de IVA a favor y por pagar, ingresos operacionales
y no operacionales, solicitan al auxiliar de cajas y rembolsos las partidas conciliatorias de los
pagos efectuados con tarjeta debito y crédito.
4.2.2. Retención en la Fuente: Luego de efectuada la revisión por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, proceden a listar las cuentas de Retención en la
fuente y retenciones de IVA por comprobante. Genera Balance de Prueba de las cuentas de
Retención en la fuente y Retención de IVA, se elabora la declaración y la requisición de
egreso.
4.2.3. Renta y complementarios: Una vez están los Estados Financieros debidamente
certificados, el Director Administrativo procede a listar los anexos de renta los cuales son
verificados con los estados financieros, hace la depuración de la Renta, y elabora la
declaración. El auxiliar de archivo recopila los certificados de retención.
4.2.4. Impuesto al Patrimonio: La base del impuesto al patrimonio está constituida por el
valor del patrimonio líquido del contribuyente poseído el 1º de enero de 2007, determinado
conforme lo previsto en el Título II del Libro I del Estatuto Tributario, excluyendo el valor
patrimonial neto de las acciones o aportes poseídos en sociedades nacionales, así como los
primeros $220.000.000 (año base 2007) del valor de la casa o apartamento de habitación.
La tarifa del impuesto al patrimonio es del cero punto tres por ciento (1.2%) de la base
gravable establecida de conformidad con el procedimiento antes descrito.
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IMPUESTOS
El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo son los responsables del archivo y
custodia de todos los documentos de Impuestos.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formularios de Impuestos
Documentos Equivalentes
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