DS10 Administración de problemas

Una efectiva administración de problemas requiere la identificación y

clasificación de problemas, el análisis de las causas desde su raíz, y la
resolución de problemas. El proceso de administración de problemas
también incluye la identificación de recomendaciones para la mejora, el
mantenimiento de registros de problemas y la revisión del estatus de las
acciones correctivas. Un efectivo proceso de administración de problemas
mejora los niveles de servicio, reduce costos y mejora la conveniencia y
satisfacción del usuario.

Objetivos de control detallados

DS10.1 Identificación y clasificación de problemas

Implementar procesos para reportar y clasificar problemas que han sido

identificados como parte de la administración de incidentes.
Los pasos involucrados en la clasificación de problemas son similares a los
pasos para clasificar incidentes; son determinar la categoría, impacto,
urgencia y prioridad. Los problemas deben categorizarse de manera
apropiada en grupos o dominios relacionados (por ejemplo, hardware,
software, software de soporte). Estos grupos pueden coincidir con las
responsabilidades organizacionales o con la base de usuarios y clientes, y
son la base para asignar los problemas al personal de soporte.

DS10.2 Rastreo y resolución de problemas

El sistema de administración de problemas debe mantener pistas de

auditoría adecuadas que permitan rastrear, analizar y determinar la causa
raíz de todos los problemas reportados considerando:
• Todos los elementos de configuración asociados
• Problemas e incidentes sobresalientes
• Errores conocidos y sospechados

Identificar e iniciar soluciones sostenibles indicando la causa raíz,

incrementando las solicitudes de cambio por medio del proceso de
administración de cambios establecido. En todo el proceso de resolución, la
administración de problemas debe obtener reportes regulares de la
administración de cambios sobre el progreso en la resolución de problemas
o errores. La administración de problemas debe monitorear el continuo
impacto de los problemas y errores conocidos en los servicios a los usuarios.
En caso de que el impacto se vuelva severo, la administración de problemas
debe escalar el problema, tal vez refiriéndolo a un comité determinado para
incrementar la prioridad de la solicitud del cambio (RFC) o para implementar
un cambio urgente, lo que resulte más pertinente. El avance de la resolución
de un problema debe ser monitoreado contra los SLAs.

DS10.3 Cierre de problemas

Disponer de un procedimiento para cerrar registros de problemas ya sea
después de confirmar la eliminación exitosa del error conocido o después de
acordar con el negocio cómo manejar el problema de manera alternativa.

DS10.4 Integración de las administraciones de cambios,

configuración y problemas

Para garantizar una adecuada administración de problemas e incidentes,

integrar los procesos relacionados de administración de cambios,
configuración y problemas. Monitorear cuánto esfuerzo se aplica en apagar
fuegos, en lugar de permitir mejoras al negocio y, en los casos que sean
necesarios, mejorar estos procesos para minimizar los problemas.

Entradas y salidas

Niveles de madurez

0 No-existente cuando

No hay conciencia sobre la necesidad de administrar problemas, y no hay

diferencia entre problemas e incidentes. Por lo tanto, no se han hecho
intentos por identificar la causa raíz de los incidentes.

1 Inicial/Ad Hoc cuando

Los individuos reconocen la necesidad de administrar los problemas y de

revolver las causas de fondo. Algunos individuos expertos clave brindan
asesoría sobre problemas relacionados a su área de experiencia, pero no
está asignada la responsabilidad para la administración de problemas. La
información no se comparte, resultando en la creación de nuevos problemas
y la pérdida de tiempo productivo mientras se buscan respuestas.

2 Repetible pero intuitivo cuando

Hay una amplia conciencia sobre la necesidad y los beneficios de

administrar los problemas relacionados con TI, tanto dentro de las áreas de
negocio como en la función de servicios de información. El proceso de
resolución ha evolucionado un punto en el que unos cuantos individuos
clave son responsables de identificar y resolver los problemas. La
información se comparte entre el personal de manera informal y reactiva. El
nivel de servicio hacia la comunidad usuaria varía y es obstaculizado por la
falta de conocimiento estructurado a disposición del administrador de
problemas.

3 Proceso definido cuando

Se acepta la necesidad de un sistema integrado de administración de
problemas y se evidencia con el apoyo de la gerencia y la asignación de
presupuesto para personal y capacitación. Se estandarizan los procesos de
escalamiento y resolución de problemas. El registro y rastreo de problemas
y de sus soluciones se dividen dentro del equipo de respuesta, utilizando las
herramientas disponibles sin centralizar. Es poco probable detectar las
desviaciones de los estándares y de las normas establecidas. La información
se comparte entre el personal de manera formal y proactiva. La revisión de
incidentes y los análisis de identificación y resolución de problemas son
limitados e informales.

4 Administrado y medible cuando

El proceso de administración de problemas se entiende a todos los niveles

de la organización. Las responsabilidades y la propiedad de los problemas
están claramente establecidas. Los métodos y los procedimientos son
documentados, comunicados y medidos para evaluar su efectividad. La
mayoría de los problemas están identificados, registrados y reportados, y su
solución ha iniciado. El conocimiento y la experiencia se cultivan, mantienen
y desarrollan hacia un nivel más alto a medida que la función es vista como
un activo y una gran contribución al logro de las metas de TI y a la mejora
de los servicios de TI. La administración de problemas está bien integrada
con los procesos interrelacionados, tales como administración de incidentes,
de cambios, y de configuración, y ayuda a los clientes para administrar
información, instalaciones y operaciones. Se han acordado los KPIs y KGIs
para el proceso de administración de problemas.

5 Optimizado cuando

El proceso de administración de problemas ha evolucionado a un proceso

proactivo y preventivo, que contribuye con los objetivos de TI. Los
problemas se anticipan y previenen. El conocimiento respecto a patrones
de problemas pasados y futuros se mantiene a través de contactos
regulares con proveedores y expertos. El registro, reporte y análisis de
problemas y soluciones está integrado por completo con la administración
de datos de configuración. Los KPIs y KGIs son medidos de manera
consistente. La mayoría de los sistemas están equipados con mecanismos
automáticos de advertencia y detección, los cuales son rastreados y
evaluados de manera continua. El proceso de administración de problemas
se analiza para buscar la mejora continua con base en los KPIs y KGIs y se
reporta a los interesados.

Guía de auditoria

chauditoria consultores S.A.

Empresa a auditar: DayTec Fecha de la auditoria: 03-jul-2008
Nombre(s) auditor(es): David Elias Matta, Cristian Adrián Hernández
Responsable auditado:
Objetivo de la auditoria: del documento de COBIT la descripción
contextualizado con la empresa
Referencia
Aspectos a
evaluar
Proceso
de
evaluación
Herramien
tas
Observaci
ones

CHDS10-1
Evaluar la
administraci
ón de
problemas
Examinar la
manera en
que se
reportan y
solución de
problemas
mediante
lista de
verificación.
Lista de
verificación:
LVDS10-1.

Nivel de
madurez
Observaciones y
resultados

0
1
2
3
4
5

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