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INDICE
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso, el participante aplicará los conocimientos para diseñar libros de trabajo,
gráficos e impresión empleando las herramientas adecuadas para su elaboración y utilizando
las funciones básicas con las que cuenta Excel XP.
INTRODUCCIÓN.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE.
Identificará los elementos básicos de Excel Xp, la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprender como se llaman, donde están y para que se
usan.
Conocer los diferentes tipos de datos que se pueden introducir en las celdas de una hoja de
cálculo de Excel Xp.
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel XP, la pantalla, las barras,
etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y
para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabe cómo seguir
trabajando. Cuando conozca todo esto estará en disposición de empezar a crear hojas de
cálculo en el siguiente tema de una forma rápida y fácil.
Solo es cuestión de que usted se decida a conocer el maravilloso mundo de Excel XP.
Excel XP es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará
familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en
todos los programas de Office.
Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que
quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace
exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué
ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a
introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,
simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estas
haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a
calcularlo todo. Si lo haces con Excel solo tienes que corregir un dato.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
Ejemplo:
Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de
los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que
se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
Para cerrar Excel XP, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las
de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.
1.3.1. La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando
en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha
están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
1.3.4.La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como
poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
1.3.5.La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
1.3.6.La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel
XP, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para
la creación de hojas de cálculo.
Es importante que el capacitando tenga presente algunos conceptos básicos para poder
entender la aplicación de Excel XP.
LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel XP, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel XP tienen la extensión .XLS para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel XP automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de
Excel XP, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone
Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel XP el número del libro irá
variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la
ventana de Excel XP encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
HOJA DE CALCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536.
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo
la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si
observe la ventana de Excel XP podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece
más remarcada que las demás.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
1.4.2. MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
En cualquier caso, siempre puede utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
1.4.3. MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse hasta 255 hojas en un libro.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
Observará como en nuestro caso tenemos 5 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la
hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Para ir a la Hoja1.
Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
Para ir a la última hoja
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
1.4.4. INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en
las celdas de una hoja de cálculo:
1.5.1. VALORES CONSTANTES. (esto debe tener el mismo formato que números)
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . Pts.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual
es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se
verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas
que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen
alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no
estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 16000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a
su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera
celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
1.5.2. FÓRMULAS.
Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores son :
ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * /
% ^
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso)
como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la
fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5
1.5.3. FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error.
1.6. AYUDA
El capacitando aprenderá a utilizar temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar
sus tareas
Para activar la Ayuda de Excel podemos ir al menú ? o pulsar F1. Veremos este menú en
el que podemos:
a) Ayuda de Microsoft Excel, El Ayudante de Office
ofrece temas de Ayuda y sugerencias para ayudarle a
realizar sus tareas.
b) Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico
animado que nos ayuda en determinadas ocasiones
cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si
ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá
ayuda para ello, etc.
c) Utilizar ¿Qué es esto? El cursor se convierte en
una flecha con una interrogación y al colocarlo sobre
un elemento de la pantalla nos da una explicación
sobre la función de ese elemento.
Las opciones anteriores son las más utilizadas en la ayuda de Excel.
1.7. CONCLUSIÓN.
Hasta este momento usted ha aprendido los conceptos básicos de Excel XP y familiarizarse con
el, las partes que lo integran, también ha introducir datos en una hoja de cálculo y conocer
algunos tipos de datos.
Al termino de esta unidad el participante utilizará las herramientas para crear un nuevo libro
de trabajo y los pasos para guardar, cerrar, y abrir un libro ya existente, así como empezar un
libro nuevo de trabajo y protegerlo con contraseña.
INTRODUCCION
Como ya lo habrá notado Excel XP parece sencillo y sobre todo que usted ya conoce los
conceptos básicos de este maravillosos programa. Le invito a conocer como guardar un libro
de trabajo para su uso posterior y como empezar un nuevo libro de trabajo. Al termino de la
unidad también podrá guardar su libro con una contraseña para que este no pueda ser leído ni
modificado por personal ajeno a usted.
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo
de Excel XP.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de
la modificación. Para ello :
1 Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el
nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una modificación
no almacenada, Excel nos
avisará de ello
mostrándonos el siguiente
cuadro de diálogo:
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista
de documentos abiertos anteriormente.
1 Selecciona el menú Archivo.
Al final de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos
documentos abiertos.
2 Haz clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el último que se abrió.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona el menú Archivo.
2 Elige la opción Nuevo...
3 Del Panel de tareas seleccionar Libro en blanco
Al escribir la contraseña
aparecerán ***** para que nadie
pueda verla.
6 Hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para
tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la
hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.
2.6. CONCLUSIÓN
Al finalizar esta unidad hemos podido conocer la forma de empezar un nuevo libro de
trabajo y guardar su información, esto con el fín de utilizar su información en un futuro.
Esto es el principio de lo mucho que aprenderá en este curso.
Ejercicio 2
OBJETIVO DE APRENDIZAJE.
Las diferentes opciones de formato de Excel permiten hacer las hojas de cálculo más
atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes
o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas en varias hojas de
cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente. Depende de su creatividad para que
su hoja de trabajo tenga una excelente presentación y no dudamos de que así será.
Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel XP para modificar la anchura de las
columnas de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.
3.1.1. ANCHO DE COLUMNA
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1 Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.
2 Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.
Observa como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna.
3 Suelta el botón del ratón.
3.1.2. AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más
ancho, utilizando dos métodos distintos.
Excel XP nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la
hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes
pasos:
Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel XP para modificar la altura de las filas
de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.
3.2.1. ALTO DE FILA
Excel XP ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra
más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es
Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12
puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila es automáticamente 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Ejemplo:
1 Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. En
caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila
en la que nos encontramos.
2 Selecciona el menú Formato.
3 Elige la opción Fila.
Se abrirá otro submenú.
4 Elige la opción Alto...
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
5 Escribe la altura deseada.
6 Haz clic sobre el botón Aceptar.
1 Sitúa el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.
2 Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.
Observa como conforme nos movemos aparece la altura de la fila.
3 Suelta el botón del ratón.
3.2.2. AUTOAJUSTAR
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando
la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos : ejemplo:
1 Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2 Seleccionar el menú
Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la
pestaña Fuente.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha.
5 Elegir las opciones
deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos
los aspectos deseados, hacer
clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro
Vista previa un modelo de
cómo quedará nuestra
selección en la celda.
A continuación pasamos a
explicarte las distintas
opciones del recuadro.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que
la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de
fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, ejemplo:
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente
que Excel XP tiene por defecto.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente
en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha
de la derecha y elegirlo.
3.3.2. ALINEACIÓN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde
90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.
Excel XP ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical,
a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda
se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas
pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y
a continuación nos centrará los datos.
3.3.3. BORDES
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos :
1 Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2 Seleccionar el menú
Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la
pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha.
5 Elegir las opciones
deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos
los aspectos deseados, hacer
clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro
Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrá elegir un color para los bordes.
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en
éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí
no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.
3.3.4. TRAMAS
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla
de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2 Seleccionar el menú
Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaña
Tramas.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha.
5 Elegir las opciones
deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos los
aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el menú.
3.3.5. NÚMEROS
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto de los
números.
2 Seleccionar el menú
Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaña
Número.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha:
5 Elegir las opciones
deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos los Lic. Héctor Sánchez
MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos
permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva
junto con el símbolo monetario el separador de miles.
PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1
Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos
dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea .
Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos : Ejemplo:
1 Sitúate en la
primera celda de la
hoja de cálculo.
2 Selecciona el
menú Herramientas.
3 Elige la opción
Ortografía...
O bien haz clic
sobre el botón
Ortografía de la
barra de
herramientas.
En caso de
encontrar algún
posible error
ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo de arriba.
Observa como en la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que
no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.
En el recuadro Sugerencias tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección, y
en el recuadro Cambiar por, aparecerá la primera palabra de la lista anterior.
seleccionaremos para que ésta se sitúe en el recuadro Cambiar por y utilizaremos cualquiera
de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que se encuentra en el recuadro
Cambiar por.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se
encuentra en el recuadro Cambiar por.
AUTOCORRECCIÓN Agrega una palabra a la lista Autocorrección para que pueda corregirla
automáticamente según se escribe.
5 Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel XP seguirá con la corrección hasta
el final, en cuyo caso nos avisará de ello con el siguiente mensaje:
Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda de la misma.
3. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar o elija una búsqueda
reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar.
4. Si desea especificar un formato para la búsqueda, haga clic en Formato y seleccione las
opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato.
5. Haga clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede
buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas.
En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de cálculo o
en un libro entero.
6. En el cuadro Reemplazar con, escriba los caracteres por los que desea sustituir y, si es
necesario, especifique los formatos.
Si desea eliminar los caracteres del cuadro Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco.
3.6. CONCLUSIÓN.
Como lo habrá notado a lo largo de está unidad usted aprendió diferentes herramientas
que le permiten dar una mejor presentación a su hoja de cálculo, como son color, tipos de letra,
bordes y sobre todo darle formato a los números. Tenga las seguridad que sus trabajos se
verán con un alto grado de calidad de ahora en adelante. Felicidades por concluir una unidad
más.
Ejercicio 3
3.- Selecciona ls celdas D1 a D4, teclear la tecla suprimir para eliminar el contenido.
4.- Utiliza del menú edición el comando deshacer para aunular la acción anterior.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Al finalizar la unidad el participante aplicará los pasos para insertar y eliminar hojas, cambiar
nombre a las hojas y mover y copiar hojas.
INTRODUCCION
Se habrá preguntado si es posible cambiar el nombre de las hojas insertar mas o en caso
contrario eliminarlas; pues déjeme decirle que si, usted será capaz de esto y más “no lo dude”.
Vamos y conozcamos juntos este tema tan interesante.
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar hojas, cambiar su nombre, mover o copiarlas, etc. También se puede organizar la
pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del
mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.
Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero
pueden insertarse otras nuevas. Para insertar hojas de cálculo:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1 Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre.
2 Selecciona el menú Formato.
3 Elige la opción Hoja
Se abrirá otro menú.
4 Selecciona la opción Cambiar nombre.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará.
5 Escribe el nuevo nombre de la hoja.
6 Pulsa INTRO.
Es posible mover hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente
o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y
Pegar.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los
siguientes pasos:
El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, pero manteniendo pulsada la
tecla Ctrl mientras se arrastra con el ratón. El nombre de las copias de las hojas será cambiado;
por ejemplo, la copia de una hoja denominada ‘Certificación’ se llamará ‘Certificación (2)’.
El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar
la casilla Crear una copia (c) en el cuadro de diálogo donde se escoge el libro de destino.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas
dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La operación de
Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas a mover.
2 Selecciona el menú Edición.
3 Elige la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para
ampliar el menú.
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres mover el
rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar
el botón del ratón.
4 Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar el rango.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una
hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición . Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de
Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los siguientes pasos:
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la
información situada en el portapapeles.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de
éstas últimas.
En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya
que si se selecciona una única celda, Excel XP extiende el área de pegado para ajustarlo al
tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda
del área pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad
de volver a copiar.
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
4 Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo
hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar
el botón del ratón.
5 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
4.3. CONCLUSIÓN
Acabamos de terminar una unidad más y aprendido diferentes formas de manipular una
hoja de cálculo; por ejemplo, insertar una fila, una columna eliminarlas copiar y mover hojas,
esto le permitirá poder manipular a la vez diferentes hojas al mismo tiempo. Felicidades y
sigamos adelante.
EJERCICIO 4.
4.- Corregir los errores ortográficos Con ayuda del corrector ortográfico (visto en la unidad
anterior).
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Al finalizar la unidad el participante usará los pasos para insertar filas, columnas y celdas en
una hoja de cálculo.
INTRODUCCION
Le comento que en esta unidad vamos a ver las diferentes formas de insertar filas,
columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de cálculo o un libro de trabajo y utilizarlas
de la forma más adecuada dependiendo de la operación a realizar y verá que es sumamente
fácil y estoy seguro que terminar la unidad con éxito.
5.1.INSERTAR FILAS EN UNA HOJA
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que
nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel XP toma la fila donde estamos
situados como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas
como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán
habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas.
Si intentas añadir filas y no te lo permite seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe,
seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como
columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y no te lo permite, seguro que las últimas
columnas contienen algún dato.
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en
Excel XP para adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo al modelo
deseado.
5.8. CONCLUSIÓN
Hemos llegado a la mitad del curso y sin duda alguna hemos adquirido una gran cantidad de
conocimientos y podemos decir que ya somos capaces de hacer una hoja de cálculo y emplear
las herramientas para insertar filas y columnas así como eliminarlas. Ten en cuenta que ya eres
capaz de iniciar Excel XP sin ningún temor.
EJERCICIO 5.
2.- Agregue dos columnas, una con título Ventas y otra con título Sub total.
6.- Inserte una fila con el nombre de Seat, entre Ford y General Motors.
6. FÓRMULAS Y FUNCIONES
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Al termino de la unidad el alumno aplicará los elementos que componen una formula y el
uso de funciones ya definidas por Excel XP
INTRODUCCION
Este es un tema para muchos muy difícil porque se manejan cuestiones matemáticas y
lógicas, pero déjeme decirle que los temas los veremos de una forma sencilla y no solo eso sino
que sea aplicable en su trabajo o escuela y tenga la seguridad de será un tema provechoso.
6.1. FORMULAS
Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de
los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se
ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en
primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la
multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al
resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21.
=(5+2)*3
En una fórmula pueden aparecer múltiples elementos: operadores, constantes, nombres,
rangos de celdas, etc. Las fórmulas comienzan siempre con un signo igual (=).
Ejemplos:
=(B4/25)+100
=Ingresos-Gastos
=SUMA(A1:A5)
6.2 OPERADORES:
El alumno conocerá los diferentes tipos de operadores
Un operador especifica una operación que debe realizarse con los elementos de una fórmula.
Los hay de diferentes tipos: aritméticos, de comparación, de texto, etc.
6.2.1. OPERADORES ARITMÉTICOS
Los operadores aritméticos permiten realizar las operaciones matemáticas básicas. Combinan
valores numéricos y dan como resultado nuevos valores numéricos.
Los operadores son:
Operador Operación
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
% Porcentaje
^ Potenciación
Operador Significado
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Distinto
Operador Descripción
: ; Operadores de
[espacio] referencia.
- Negación
% Porcentaje
^ Potenciación
* / Multiplicación y
división
+ - Suma y resta
& Unión de texto
= < > <= Comparación
>= <>
Los operadores con la misma prioridad se evalúan de izquierda a derecha. Se pueden utilizar
paréntesis para alterar el orden de evaluación de los operadores. Hay que recordar que para
indicar números negativos en una fórmula no se deben usar paréntesis, sino el signo menos
delante del número.
Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo.
Permiten identificar celdas o grupos de celdas, y se pueden incluir en fórmulas.
Una celda vendrá especificada por la intersección de una fila con una columna. Esto se conoce
como estilo de referencia Al. La referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres
en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, como se muestra en la siguiente figura:
Referencia
Celda activa
6.3. FUNCIONES
El alumno conocerá las funciones básicas de Excel, así como su sintaxis y uso
Una función es una fórmula predefinida por Excel XP que opera sobre uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplos:
=SUMA(A1:C8)
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6
+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplos:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto,
de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel
XP dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos resultará más fácil trabajar
con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
7 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de arriba. En nuestro caso se
eligió la función SUMA.
8 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación
seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO
para volver al cuadro de diálogo.
9 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.
10 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Sintaxis
=SUMA(número1,número2, ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener.
Ejemplos:
Sintaxis
=PROMEDIO(número1,número2, ...)
Observaciones
Ejemplo:
Sintaxis
=MIN(número1,número2, ...)
Ejemplos
=MIN(A1:A5) es igual a 2
=MIN(A1:A5; 0) es igual a 0
Sintaxis
=MAX(número1,número2, ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el
valor máximo.
Ejemplos
=MAX(A1:A5) es igual a 27
=MAX(A1:A5;30) es igual a 30
Sintaxis
Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto
único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas
únicas.
Observaciones
Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto.
Ejemplo:
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
6.3.8. FUNCIÓN SI
Sintaxis 1
Para hojas de cálculo y de macros
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ejemplos:
=SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los
pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo:
1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos
períodos: 900 $; 900 $; 925 $.
Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha
excedido el presupuesto:
Ejemplo: Supongamos que desea el resultado con letras los promedios de los alumnos
del ICAM, utilizando funciones anidadas en este caso la función SI y la función PROMEDIO.
6.3.9. FUNCIÓN Y
Sintaxis
=Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Ejemplos:
Supongamos que desea mostrar la celda B4 sólo si contiene un número entre 1 y 100, y
que desea mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces:
=SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El valor queda
fuera del rango."
=SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a 50
6.3.10. FUNCIÓN O
Sintaxis
=O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Ejemplos:
Sintaxis
=FECHA(año,mes,día)
Año. El argumento año puede tener de uno a cuatro dígitos. Microsoft Excel interpreta el
argumento año según el sistema de fechas empleado.
Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es superior a 12, el mes agrega
ese número de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2)
devuelve el número de serie que representa la fecha 2 de febrero de 2009.
Día es un número que representa el día del mes. Si el día es superior al número de días del
mes especificado, día agrega ese número de días al primer día del mes. Por ejemplo,
FECHA(2008;1;35) devuelve el número de serie que representa la fecha 4 de febrero de 2008.
Ejemplo
Sintaxis
=HOY( )
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General
antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis
=AHORA( )
Sintaxis
=NSHORA(hora;minuto;segundo)
Hora es un número entre 0 (cero) y 32767 que representa las horas. Todo valor mayor de 23
se dividirá por 24 y el resto se considerará valor horario. Por ejemplo, HORA(27,0,0) =
HORA(3,0,0) = .125 o 3:00 AM.
Minuto es un número entre 0 y 32767 que representa los minutos. Todo valor mayor de 59 se
convertirá a horas y minutos. Por ejemplo, HORA(0,750,0) = HORA(12,30,0) = .520833 o 12:30
PM.
Segundo es un número entre 0 y 32767 que representa los segundos. Cualquier valor mayor
que 59 será convertido en horas, minutos y segundos. Por ejemplo, HORA(0,0,2000) =
HORA(0,33,22) = .023148 o 12:33:20 AM.
6.4. CONCLUSIÓN.
Acaba de pasar una de la unidades más complejas de Excel XP y lo felicito porque ya esta
casi al final del curso y eso indica que ha aprendido. Se habrá dado cuenta que las funciones y
formulas resuelven problemas que también se pueden resolver con formulas normales, pero lo
hacen en un solo paso en lugar de muchos.
EJERCICIO 6
6.- Utilizando la función promedio, encontrar el promedio sobre los tres meses.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE.
Al finalizar la unidad el participante utilizara series de datos para rellenar con rapidez varios
tipos de series de datos.
INTRODUCCION
Usted se dará cuenta que es posible rellenar con rapidez varios tipos de series de datos
seleccionando celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando
Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Vamos
a intentarlo y estoy seguro que lo hará con gran éxito
Ejemplos.
7.3. CONCLUSIÓN.
Hemos aprendido como rellenar datos basados en celdas adyacentes, lo cual nos ayudará a
copiar celdas al mismo tiempo, por ejemplo, si quieres evitar escribir la misma información una
y otra vez. El autollenado copia con inteligencia. Aunque autollenado es bueno para series
rápidas de entradas, es posible que te hayas encontrado en situaciones en las que necesitaste
más control o llenar muchas series con datos incrementales. En este caso se utilizó la
característica de series.
Ejercicio 7
8. AUDITORIA
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Al auditar una hoja de cálculo, puede rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen
del valor de una celda específica).
Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de
Dibuja una flecha de rastreo hacia la celda activa a partir de fórmulas que dependan del
valor de dicha celda. Para agregar niveles adicionales de dependientes indirectos, vuelva a
hacer clic de nuevo en el botón Rastrear dependientes. Ejemplo
OTRO ejemplo:
8.6. CONCLUSIÓN.
Usted se dio cuenta que al auditar una hoja de cálculo, puede rastrear los precedentes (las
celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que
dependen del valor de una celda específica).
Si la celda que ha seleccionado contiene una fórmula, puede buscar todas las celdas que
proporcionan datos a esa fórmula. Las celdas que proporcionan datos se conocen como celdas
precedentes. La fórmula de la celda seleccionada calcula un nuevo resultado cuando cambian
los valores de las celdas precedentes.
Al hacer clic en Rastrear precedentes, las flechas de rastreo azules muestran las celdas de
la hoja activa que proporcionan datos a la fórmula. Si vuelve a hace clic en este comando,
Microsoft Excel desciende un nivel y rastrea las celdas de la hoja activa a las que hacen
referencia las celdas precedentes.
Una celda con una fórmula que haga referencia a la celda que ha seleccionado se conoce
como celda dependiente. El valor de una celda dependiente cambia cuando lo hace el de la
celda seleccionada.
Al seleccionar una celda en concreto, si hace clic en Rastrear dependientes, una flecha de
rastreo azul mostrará qué fórmulas de la hoja activa dependen de esa celda. Si vuelve a hacer
clic en este comando, Microsoft Excel desciende un nivel y rastrea todas las celdas de la hoja
activa que hagan referencia a las celdas dependientes.
EJERCICIO 8
9. GRÁFICOS
OBJETIVO DE APRENDIZAJE.
Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón para volver con el asistente
para gráficos.
9 Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la
hoja de cálculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo,
una muestra de nuestro gráfico.
10 Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para
gráficos.
11 En el recuadro Serie
aparecerá cada serie de datos
representada en nuestro
gráfico, nombradas como
Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de
cada serie, seleccionarla y en
el recuadro Nombre, escribir
directamente el nombre, o si
éste está en alguna celda de la
hoja de cálculo sería
aconsejable indicar la celda
donde se encuentra, utilizando
el botón del recuadro
Nombre, tal como explicamos
en el paso 8.
12 En el recuadro Valores
estará el rango de celdas
donde se encuentran los datos
a representar para esta serie
de datos. Éstos aparecen
según la selección realizada
en el paso 8.
13 Si quieres añadir alguna
serie de datos, dispones del
botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su
nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.
14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer
clic sobre el botón Quitar.
15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de
las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir,
1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón
(explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,
separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.
16 Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.
Aparecerá el
tercer paso del
asistente para
gráficos:
OPCIONES DE
GRÁFICO, que
consta de seis
fichas para
especificar
detalles sobre el
aspecto del
gráfico.
Algunas
opciones pueden
variar
dependiendo del
tipo de gráfico.
17 En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que
deseamos que aparezca en la parte superior de éste.
18 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de
abscisas (X) (eje horizontal).
19 Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de
ordenada (Y) (eje vertical).
20 Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
21 Activa el
Eje de
categorías si
deseas que se
visualice, en
nuestro caso, el
eje X.
22 Junto con
el eje de
categorías
podremos
especificar la
escala utilizada
para ver los
rótulos.
LIC. HECTOR SANCHEZ
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la
opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones
aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel XP tomará la decisión, y
generalmente lo hace bien.
23 Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.
Las líneas de
división son
líneas
horizontales o
verticales que
ayudan a
clarificar la
posición de los
marcadores de
datos respecto a
las escalas de
los ejes.
Las líneas de
división
principales
parten de unas
subdivisiones del
eje denominadas
marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones
menores denominadas marcas de graduación secundarias.
24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).
25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).
26 Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.
Generalmente,
Excel XP presenta
una leyenda en la
parte derecha del
gráfico para
identificar cada una
de las series de
datos
representadas en
el gráfico.
27 Si no quieres
ver la leyenda,
desactiva la casilla
Mostrar leyenda.
28 Si la casilla
Mostrar leyenda se
encuentra
activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina,
Arriba, Derecha, Izquierda.
Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.
29 Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.
El asistente para
gráficos permite
asociar distintos tipos
de rótulos a los
marcadores de datos.
30 Selecciona el
tipo de rótulo que
deseas que aparezca
junto con los datos en
el gráfico.
31 En caso de no
elegir alguna de las
opciones, nos
permitirá desactivar
LIC. HECTOR SANCHEZ
la casilla Clave de
leyenda.
32 Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.
Dependiendo
del tipo de
gráfico que se
esté creando,
Excel XP puede
darte la opción
de incluir una
tabla de datos
junto con los
datos. Una tabla
de datos es una
tabla con los
valores
representados en
el gráfico.
33 Activar la
LIC. HECTOR SANCHEZ
casilla Mostrar
tabla de datos si
deseamos incluirla junto con el gráfico.
34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la
casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de
datos en la tabla.
35 Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto
y último paso del
asistente para gráfico:
UBICACIÓN DEL
GRÁFICO, que nos
permitirá elegir si
deseamos el gráfico
junto con los datos de
la hoja de cálculo, o
como otra hoja
independiente.
36 Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca
en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar
cómo deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto
con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.
37 Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel XP crea el
gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado.
Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada
esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no
lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.
COLUMNAS: Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en
el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre
elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el
objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas
apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en
perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.
BARRAS: Los gráficos de barras ilustran las comparación entre elementos individuales.
La categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de
concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo
transcurrido. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.
ÁREA: Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del
tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la
relación de las partes con un todo.
ANILLOS: Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las
partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos. Cada anillo de un
gráfico de este tipo representa una serie de datos.
RADIAL: En un gráfico radial, cada categoría tiene su propio eje de valores con
epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. El
gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este gráfico, la
serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor
contenido vitamínico.
SUPERFICIE: Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las
combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los
colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.
SERIES DE DATOS
Grupo de puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos
de un gráfico se distingue por un color o diseño exclusivo y aparece representado en la leyenda
del gráfico. Puede trazar una o varias series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo
pueden tener una serie de datos.
RÓTULO DE DATOS
LEYENDA
Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías
de un gráfico.
EJES
Línea que rodea un lado del área de trazado, proporcionando un marco de referencia
para realizar mediciones o comparaciones en un gráfico. En la mayoría de los gráficos, los
valores de datos se trazan en el eje de valores (eje Y) que, normalmente, es vertical y las
categorías se representan en el eje de categorías (eje X) que, normalmente, es horizontal.
ÁREA DE TRAZADO
En un gráfico 2D, el área delimitada por los ejes y que incluye todas las series de datos. En un
gráfico 3D, el área delimitada por los ejes y que incluye series de datos, nombres de categorías,
marcas de graduación y títulos de ejes.
Ejemplo:
Eje de valores
9.5. CONCLUSIÓN.
La presentación de los resultados obtenidos del análisis de datos es una parte muy
importante de nuestro trabajo. En ocasiones es preferible mostrar cierto resultado de una
manera gráfica en lugar de forma numérica.
Las gráficas se pueden adecuar y modificar para dar un mayor impacto en las personas que
veran su trabajo.
EJERCICIO 9
1. En un nuevo libro al que guardarás con el nombre de Ejercicio 9, en una hoja llamada
gráfico de columnas y grafica circular respectivamente, realiza las gráficas que se plantean a
continuación tomando como base los datos que se proporcionan:
(A)
2. Este gráfico deberá estar Incrustado en la hoja donde se encuentran los datos. Debe tener
título principal, títulos de ejes, y de leyenda. Tipo de gráfico: Columnas.
(B)
3. Esta gráfica deberá estar en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro, Debe tener título
principal y rótulos de datos. Tipo de gráfico Circular 3-D
10. IMPRESIÓN
OBJETIVO DE APRENDIZAJE.
El alumno aplicará los pasos para configurar la página y generar así la impresión de una
hoja.
INTRODUCCION
Esta a punto de aprender las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos,
como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el
documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos
que usted a creado en Excel XP.
10.1.VISTA PRELIMINAR
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes
de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de
página, el formato completo de la hoja.
Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como
en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total
de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando
los botones:
Para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una
lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de
la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar
la página entera.
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón
, para que aparezca el cuadro de diálogo de Impresión explicados a continuación.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón
, para que aparezca el cuadro de Configurar página explicado a continuación.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista
preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos
indicarán donde hará Excel XP los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel XP nos permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y
pies de página, tamaño del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos :
1 Selecciona el menú Archivo.
2 Elige la opción Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestañas.
La primera de las fichas se denomina Página.
3 Selecciona la
orientación del
papel, vertical u
horizontal. (En la
impresora se
colocará el papel
siempre de la
misma forma).
4 En el recuadro
Escala nos
permitirá indicarle
si deseamos que la
salida a impresora
venga determinado
por un factor de
escala (100%,
50%, 200%,...) o
bien ajustando
automáticamente
la hoja en un
número de páginas
específico (una
página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de 1 botón:
Opciones específicas las propiedades de la impresora seleccionada para imprimir.
9 Haz clic
sobre la ficha
Encabezado
y pie de
página.
Hay dos
recuadros,
que en
nuestro caso
están vacíos,
ya que no
hay ningún
encabezado
ni ningún pie
de página
asignado a
nuestra hoja
de cálculo.
También
nos lo indica
en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles
encabezados o pies de página a utilizar.
10 Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el botón Personalizar
encabezado...
11 Si deseas modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de
página...
10.3. IMPRIMIR
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y
después, seguir los siguientes pasos: EJEMPLO DE CÓMO IMPRIMIR:
1 Selecciona el menú
Archivo.
2 Elegir la opción Imprimir...
Si esta opción no se encuentra
en el menú, situarse primero
sobre el botón para ampliar el
menú.
O bien, hacer clic sobre el
botón Imprimir de la barra
de herramientas.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha, sólo en caso de acceder mediante el menú, no con el botón de la
barra de herramientas.
3 En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone
que se va a imprimir.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir
otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.
4 En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas
activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos
seleccionados de la hoja.
5 En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas
las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.
6 En Copias, indicar el número de copias a realizar.
7 Haz clic sobre el botón Aceptar.
Vamos a aprender cómo añadir un encabezado o un pie de página a cada una de las
páginas a imprimir.
10.4.1. MODIFICAR EL ENCABEZADO O EL PIE DE PÁGINA.
Ejemplo:
Al hacer clic sobre este botón aparece &[Etiqueta] y en la impresión saldrá el nombre de la
hoja impresa.
• Permite elegir una imagen para insertarla en la hoja de cálculo activa.
Al hacer clic en este botón aparece tienes que buscar la imagen en la carpeta deseada.
10.5. CONCLUSIÓN.
EJERCICIO 10
1. Abre la hoja de la Evaluación 5 y haz los arreglos necesarios a fin de que puedas imprimir
una hoja como la que se muestra a continuación. Al terminar guarde el libro con el nombre de
Ejercicio 10 y ciérrelo:
APARTADO DE PRÁCTICAS
PROPÓSITO DE LA PRÁCTICA:
Es importante que usted tenga toda la confianza de que podrá resolver cada una de las
prácticas.
Tenga confianza de que podrá lograr la resolución de las prácticas y esto le permitirá saber
en que puntos tiene que reforzar esto con el fin de aprovechar lo aprendido en el curso
PRÁCTICA 1
2.- ¿En una hoja de cálculo , cómo identificas una fila y una columna?
5.- ¿Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos,
¿cuáles son?
9.- ¿Cuál es el número máximo de hojas que se pueden insertar en Excel XP?
PRÁCTICA 2
1.- A partir de la celda A1 introduce los siguientes datos. No se preocupe por el momento si sus
datos parecen cortarse, si los números no tienen un formato, o bien si su hoja no tiene una
apariencia agradable.
2.- Emplea las herramientas para centrar tus datos en las celdas así como el formato a los
textos.
PRÁCTICA 3
3.- Si es necesarios ajusta las columnas a fin de que todos los datos sean visibles en las
celdas.
PRÁCTICA 4
En está Práctica trabajaras con diferentes hojas de trabajo, insertarás celdas y hojas.
Procedimiento.
5.- Mueve las hojas arrastrándolas con el ratón, de tal forma que queden en orden inverso:
(práctica 3, práctica 2 y práctica 1). Vuelve a ordenarlas.
6.- Vas a trabajar con la hoja llamada práctica 2, por lo tanto posiciónate en ella.
PRÁCTICA 5
PRÁCTICA 6
1.- Captura la siguiente hoja de cálculo: En esta PRÁCTICA emplearás alguna fórmulas y
funciones básicas. Éxito en la resolución.
4.- Emplea la función suma para determinar el total de fabricadas, defectuosas y total de
cada turno.
PRÁCTICA 7
PRÁCTICA 8
PRÁCTICA 9
1. Elabora siguiente gráfica en base a los datos que se proporcionan. Guarda tu Práctica
con el nombre de Práctica 9.
PRÁCTICA 10
CONCLUSIONES
Hemos llegado al final de la capacitación y espero que todos los conocimientos adquiridos
se pongan en práctica ya sea, en el ámbito laboral, la escuela o simplemente para aumentar su
acervo cultural.
Hoy en día el mercado laboral exige gente que sea competente y con deseo de superación
y estar siempre actualizados.
Este curso esta diseñado para adquirir los conocimiento básicos para la elaboración de una
hoja de cálculo en Excel XP.
Constituye una herramienta muy útil para trabajar con números, en general con cálculos
cotidianos que con la ayuda de este programa se harán mucho más fácilmente. Es poner a la
computadora a hacer lo que necesitamos relacionado con números. Es apoyarnos en la
computadora para lograr hacer cosas que antes nos era difícil hacerlas a mano.
Excel XP Combina una enorme potencia de cálculo con una gran facilidad de uso,
existiendo algunos aspectos fundamentales que lo caracterizan:
1.- Es la hoja de cálculo donde se realizan las operaciones más habituales. Soporta la
nueva moneda Euro.
2.- Da la posibilidad de crear y desarrollar una gran variedad de gráficas y muchas otras
características mas.
Usted ha superado una gran meta: Haber concluido un curso de Excel XP. Hasta este
momento usted ya puede diseñar una hoja de cálculo, darle formato, guardar sus libros,
aplicación de fórmulas y funciones, realización de gráficos e impresión de sus libros.
“Nunca consideres el estudio como un deber, sino como una oportunidad para
penetrar en el maravilloso mundo del saber.”
ICAM
E-mail: centroevaluador@icam.com.mx
2004