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FRANCO CHUGDÉN, Jorge Miguel

TÉCNICAS DE LA COMUNICACIÓN

TIPOS DE REDACCIÓN EMPRESARIAL

La redacción es considerada como el arte de escribir hechos, procesos, sucesos e incluso

sentimientos que hayan sido observados, pensados o indagados. Sin embargo no se limita a la

escritura si no que la forma en que está hecho es elemental, debe ser escrito con precisión,

consistencia, respetando las reglas de forma entre otras características.

INFORME

(López Nuñez, Ma., & Román Ortiz)La época actual presupone la idea, que la

elaboración de informes es de vital importancia, por lo que los profesionistas o estudiantes de

cualquier nivel deben considerar como una necesidad inherente a sus actividades la redacción de

los mismos, ya sea de manera periódica, como resultado de una investigación escolar, o como

resultado de su práctica profesional, pueden ser éstos, desde los más cotidianos , que van

anotados en simples memorandos, cartas o una reseña, hasta los más complejos como una tesis o

una monografía.

Antonio Miguel Saad, en su libro "Redacción", explica que resulta complicado definirlo,

ya que en toda definición se seleccionan algunos aspectos del concepto total y se destacan a

expensas de otros; entre las diferentes definiciones que se han dado están las siguientes:

Un informe es:

" a) La exposición y /o descripción de un acontecimiento.


b) La interpretación sistemática de un hecho.
c) El análisis de un problema y la solución de éste.
d) Una comunicación escrita con propósitos previamente determinados porque existe un interés
común en el documento.
e) Un género especializado que comunica y canaliza información exhaustiva para alcanzar o
lograr un objetivo .
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f) Un documento en el cual se estudia un problema con el fin de transmitir las informaciones,


presentar conclusiones, ideas y, a veces recomendaciones.”
Los informes son el resultado de una investigación, ya sea documental o de campo, y pueden dar

como resultado: informes formales o informales; en el caso de los formales se deben apegar a

ciertas condiciones como las que a continuación sugerimos:

• Usar hojas blancas de máxima calidad.


• Escribir de un solo lado de la hoja.
• Revisar los errores, tanto mecanográficos como ortográficos.
• Uso de márgenes adecuados.
• Enumerar las hojas.
• Tener en cuenta el tipo de lector o destinatario del mismo para saber bajo que términos se
escribirá y darle la solemnidad y estructura requerida.
En cuanto a su estructura se puede integrar bajo los siguientes puntos:

1. Cubierta o forro. Parte externa que incluye suficiente información para que el lector

identifique que tipo de información tiene en sus manos.

2. Portadilla o anteportada. Conocida también como página para el título.

3.- Portada o carátula. También conocida como portada interior, Se anotan en ella: título del

estudio, nombre del autor, finalidad del trabajo, nombre de la institución a la que va a ser

presentado, lugar, fecha, etc.

4. Dedicatoria. Expresión de gratitud con la que el autor dedica su trabajo a una o varias

personas.

5. Prólogo. Comentario elaborado sobre el contenido del mismo, por una persona distinta al

autor y conocedor del tema.


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6. Prefacio. Parte preliminar escrita por el autor, específica los motivos y el proceso seguido

para realizar la investigación.

7. Índice. O guión, para especificar el número de la página donde se encuentra el tema.

8. Texto. Cuerpo del trabajo, dividido en:

Introducción, destaca los aspectos más interesantes que el lector encontrará a lo largo del trabajo.

Desarrollo o cuerpo de la obra, se establece según las divisiones o subdivisiones que se hayan

elegido; unidades, capítulos, temas, subtemas, etc.

Conclusiones: contienen el extracto de lo desarrollado en el trabajo, se puede presentar en

enunciados breves.

9. Referencias bibliográficas. Lista de información bibliográfica de los títulos que el autor cita

en el cuerpo de su informe y que consultó para la elaboración del mismo.

10. Bibliografía. Lista de publicaciones distinta a la señalada en las referencias y que pueden

ampliar la información tratada en el texto.

11. Glosario. Es un anexo a manera de diccionario con los términos usados para la comprensión
del texto.
12. Notas. Son proposiciones o cláusulas que amplían o explican el sentido de un término o de

una frase. Se pueden poner al pie de la página o al final del capítulo.

Una vez que conoces el proceso de la investigación, estás en la posibilidad de redactar informes

de tipo escolar, los cuales entran dentro de los informales o cortos, como pueden ser tus reportes

de lectura, de laboratorio o relacionados con otras áreas del conocimiento, no olvides que con los

datos obtenidos, podrás estructurar tu esquema de presentación con menor rigidez, pero

respetando la introducción, las generalidades sobre el contenido de la información, que


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conforman el desarrollo o cuerpo del trabajo y las

conclusiones y en ocasiones, alguna recomendación.

CARTA

Es el medio de comunicación más usado y de más fácil acceso. Según su finalidad se clasifica en:

A. CARTA FAMILIAR. Su redacción obedece a la forma de una conversación donde se

pone en evidencia la confianza y el afecto que une a quien la redacta y quien la lee. Es

sencilla y coloquial, no tiene requerimientos rigurosos. Se utiliza generalmente entre

parientes, amigos, compañeros, etc. Usualmente contiene los siguientes elementos: lugar

y fecha, saludo, asunto, despedida, firma. (López Nuñez, Ma., & Román Ortiz)

Por la misma naturaleza de este tipo de cartas puedes incluso realizar variantes en el tipo de

letra, color del papel, estilo al escribir, etc.

Madrid a 12 de enero de 2015

Mi siempre y querido y ahora más que nunca recordado hermano Jose Luis:

Sin haber recibido contestación a mi última carta, escrita el 3 del presente mes, y
creyendo que son las cartas que no se escriben las únicas que se pierden, me
vuelvo a dirigir a ti con la súplica de que me contestes a vuelta de correo para
que acabes con la preocupación que ha creado tu silencio.

No creo, y así lo deseo, que haya sido motivado por alguna causa desagradable y
sí quiero creer en el refrán que asegura que la falta de noticias equivale a buenas
noticias: pero así y todo, la falta de las tuyas ha llegado a intranquilizarme.

Mi vida sigue lo mismo, y nada nuevo ha ocurrido en ella que merezca serte
contado.

Esperando tu pronta respuesta, te abraza con el gran cariño que te tengo:

Francisco
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(firma)

B. CARTA PARTICULAR. Como su nombre lo indica es una redacción en la que se

prescinde de las expresiones coloquiales o del trato expresamente familiar. Se caracteriza

por el respeto y la cortesía que se manifiestan en el trato social. Por lo general va dirigida

a personas que no se conocen o entre las cuales no existe amistad. Los datos que

generalmente posee son: lugar y fecha, destinatario, saludo (vocativo), asunto,

despedida, firma. (López Nuñez, Ma., & Román Ortiz)

Los nexos que se establecen mediante estas cartas pueden darse entre personas físicas o bien entre una

persona física y una institución, un organismo o una empresa.

(T TIPOS, 2016)Existen diferentes tipos de carta de acuerdo a la clasificación que se tome.

Dentro del ámbito profesional se encuentran:

1. Cartas de presentación. A través de esta carta la persona se presenta a sí misma en el

empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales se incluyen la formación

académica, las cualidades, aptitudes, etc. y aquella información que el individuo considere que

concuerda con el perfil de la empresa a la que se envía.


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2. Carta de agradecimiento. Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el

destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones

por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en

persona.

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3. Cartas de recomendación. El objeto es remarcar las competitividades de una persona con

la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado

empleo.
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4. Cartas de despido. A través de ésta la empresa le

informa al empleado su despido, incluyendo las causas del mismo.

(htt4)

5. Cartas de solicitud. A través de las mismas los clientes solicitan información sobre un

determinado producto, bien o servicio. Una de las características principales de este tipo de

cartas es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa.
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6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o error que se

haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la

persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.

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7. Cartas de reclamación. Son escritas cuando un bien

o servicio no responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un

individuo tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas

expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto.

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MEMORANDO
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“Es un escrito breve que contiene un mensaje que se formula para recordar al destinatario

un asunto importante a realizar dentro de la misma empresa o dependencia.” (López Nuñez, Ma.,

& Román Ortiz)

El Memorándum es un documento básico que sirve como medio de comunicación de la

empresa con los empleados. Por medio de este documento se les hace de su conocimiento

información importante sobre su situación laboral, así como decisiones o cambios tomados por la

empresa.

Frecuentemente, el memorándum se utiliza para hacerle saber al empleado que está en

falta por alguna acción mal manejada durante su labor. Es un documento puntual y conciso que

relaciona la falta cometida con alguna consecuencia o posible consecuencia.

Las faltas más comunes están relacionadas con tardanzas, comportamiento contra otros

empleados e incumplimiento de funciones. Algunos ejemplos de memorándum.


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CIRCULARE

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o

evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios

destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de

éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se

utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular

aunque sí se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar en: constitución, modificación o disolución de una

empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UNA CIRCULAR:

 Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje

sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

 Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

 Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.


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OFICIO

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,

órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de

felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en

instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegio profesionales, sindicatos y

oficinas de gobierno, entre otras.

CLASES

-Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario,

y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos

suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso

lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,

recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos

simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va

dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo

cual es importante recordar que: el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que
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se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente,

se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase

ejemplo).

-Oficio de transcripción

La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que

sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin

ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al

original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo

oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a

subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para

transcribir informes relevantes e importantes.

PARTES

-Membrete.- Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy

importante para un oficio.

-Nombre de Año.- Es la denominación que se le da al año actual.


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-Lugar y fecha.- Es la primera parte, en la que se

escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

-Numeración.- En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la

palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una

línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras

mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

-Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se

escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

-Asunto.- Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de

dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se

explicará en el cuerpo.

-Referencia.- Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la

numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar

respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones,

directivas o convenios.

-Cuerpo o texto.- Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje

de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.


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"Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato

comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

-Despedida.- En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

-Firma y postfirma.-

-Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

-Postfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su

vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

-Iniciales.- Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con

letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

-Anexo.- Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,

como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico,

que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo.

Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en

la Categoría: Anexos.

-Distribución.- Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las

personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.


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SOLICITUD

La solicitud es un documento que sirve para dirigirse a determinada autoridad, pidiendo

algo que está contemplado en las leyes vigentes y a lo cual se tiene justo derecho. Generalmente,

se usa para asuntos oficiales, como pedir certificados de estudios, inscripción de postulante,

empleo ,traslados, fecha exámenes, rectificación de nombre, etc.

Además la solicitud tradicional, también hay un tipo de formulario ( en papel impreso que usa

cada institución pública o privada).

Es un escrito en el que se requiere algo. Su redacción es similar a la de la carta formal y

la estructura mencionada es válida para este tipo de escrito.

SOLICITUD DE MATERIAL.

Lo que es más importante destacar en este tipo de solicitud es exactamente lo que se

requiere, pues la precisión de los detalles evitará dificultades posteriores. Enseguida te

mencionamos los aspectos que debes de tomar en cuenta:

A) Precisa lo que solicitas.

B) La cantidad y las características.

C) Cómo lo requieres.

D) Cuándo y en qué condiciones.

E) Por qué conducto esperas el envío.

F) En algunos casos conviene que expliques para qué necesitas el pedido.


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G) Citar días y horas de recepción.

SOLICITUD DE SERVICIOS.

En este caso lo que importa es la precisión de lo pretendido. Los aspectos que debes

considerar son los siguientes:

A) Especifica qué tipo de servicios buscas.

B) Para cuándo y por cuánto tiempo.

C) El lugar donde se requieren los servicios y en qué condiciones.

D) Días y horas de recepción de ofertas.

E) Remuneraciones o gratificaciones.

PARTES DE UNA SOLICITUD

1.- Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel.

Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación; SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año

“A”(…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige, después de la sumilla y todo en

mayúscula.

Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad.- Ejemplo: Señor Director

4. Presentación: del solicitante: datos personales, tales como:

a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadanía
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c) Edad

d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía .

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en

el Jr. Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5.-El Cuerpo: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:

a) La parte considerativa, a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.

b) La petición con la inclusión de los documentos requeridos para tal efecto.

Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar se me otorgue mi certificado de

estudios del 5to año “A” cursado y probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago

en tesorería y las fotografías correspondientes.

6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:

a) Menciona lo expuesto en la solicitud

Ejemplos:

Por lo expuesto: Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y se termina

haciendo mención a la justicia.

Ejemplo:

A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

7.-Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha.


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8.-Firma.

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Bibliografía
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