ACL EN PRÁCTICA

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ACL 9
Agosto de 2006

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200608301625
 C ONTENIDO
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivos del tutorial .......................................................................................................... 2
Acerca de Metaphor Corporation ...................................................................................... 3
Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito .................................................. 4
Códigos de categorías aceptables ................................................................................ 5
Archivos de datos de Metaphor .................................................................................. 5
Planificar el análisis ............................................................................................................. 6
Investigación preliminar ............................................................................................. 6
Sugerencias generales .................................................................................................. 7
Revisión del capítulo .......................................................................................................... 8

Capítulo 2: Examinar datos de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Examinar la lista de empleados ........................................................................................ 10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados ......................................................... 10
Obtener una visión estadística .................................................................................. 11
Verificar si existen registros duplicados ................................................................... 13
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados ......................... 14
Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002 ........................................... 15
Ver salarios en orden ascendente y descendente ...................................................... 15
Ver los empleados contratados en 2002 .................................................................... 16
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario .......................................... 17
Ejercicios .................................................................................................................... 18
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 19

Capítulo 3: Configurar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Comenzar el proyecto en ACL ......................................................................................... 22
Crear un proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Importar los archivos de datos como tablas ............................................................. 23
Ejercicio ..................................................................................................................... 27
Comprobar y verificar los datos ....................................................................................... 28
Verificar el tipo y formato de los datos ..................................................................... 28

iii
 Verificar los datos en una tabla ................................................................................ 30
Documentar el trabajo .............................................................................................. 30
Agregar notas de registros a una tabla ...................................................................... 31
Ejercicio .................................................................................................................... 32
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 32

Capítulo 4: Comenzar el análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Determinar el pasivo total ............................................................................................... 34
Extraer los números de tarjetas que vencen .................................................................... 34
Buscar transacciones por número de cliente .................................................................. 35
Comprobar los saldos de tarjetas de crédito ................................................................... 38
Ejercicios .......................................................................................................................... 39
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 40

Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Determinar los gastos totales por cada código de categoría ........................................... 42
Resumir los gastos totales por cada código de categoría ......................................... 42
Aislar transacciones por categoría ........................................................................... 43
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular .......................................... 45
Ejercicios ................................................................................................................... 46
Generar listas con los importes de cada número de tarjeta ............................................ 46
Ejercicio .................................................................................................................... 47
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 48

Capítulo 6: Analizar transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Determinar cuáles son las transacciones inaceptables .................................................... 50
Acerca de los comandos Unir y Relaciones ............................................................. 50
Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios ................................ 51
Identificar transacciones inaceptables ..................................................................... 53
Identificar empleados ...................................................................................................... 56
Identificar los departamentos de los empleados ...................................................... 57
Crear una lista de empleados .................................................................................... 60
Generar reportes de los resultados ........................................................................... 62

iv
 Ejercicios .................................................................................................................... 63
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 64

Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Importar los datos de transacciones de mayo .................................................................. 66
Usar carpetas para organizar el proyecto .................................................................. 66
Importar datos de transacción de mayo de 2003 ...................................................... 67
Comparar y corregir los formatos de tablas .............................................................. 68
Combinar y verificar las tablas ......................................................................................... 69
Combinar las tablas de transacciones del mes de mayo ........................................... 70
Verificar la nueva tabla .............................................................................................. 71
Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada .............................................. 71
Ejercicios .................................................................................................................... 72
Aislar y corregir datos no válidos ..................................................................................... 72
Comprobar el formato de los números de tarjetas ................................................... 73
Crear un campo de número de tarjeta de 16 dígitos ................................................. 74
Extraer los registros corregidos a una nueva tabla ................................................... 75
Exportar la tabla combinada de transacciones a Excel ............................................. 75
Crear una tabla de registros de empleados sin errores ............................................. 76
Ejercicios .................................................................................................................... 76
Ideas para otros análisis .................................................................................................... 77
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 78

v
vi

En este capítulo…
Revisión de los objetivos del
tutorial
Acerca de Metaphor Corporation
Examinar los archivos
Planificar el proyecto
C APÍTULO 1
I NTRODUCCIÓN A M ETAPHOR C ORPORATION 1
Experimente con casos de análisis de datos del mundo real
ACL en Práctica es un tutorial que examina los registros de recursos
humanos y las transacciones de tarjetas de crédito en una empresa ficticia:
Metaphor Corporation. A medida que avance con los procedimientos
y ejemplos, aprenderá a aplicar las funciones de análisis y generación de
reportes de ACL a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podrá
sacar provecho de la eficiencia de ACL con sus propios datos.
1
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
■ Objetivos del tutorial
En este tutorial usted:
■ Trabajará con un proyecto existente de análisis de
datos
■ Creará y trabajará con un nuevo proyecto de ACL
desde el principio hasta el final
■ Generará un reporte de los resultados de su
proyecto en ACL
■ Exportará datos a otro formato de archivo
Estos pasos son típicos de los distintos proyectos de
análisis de datos pequeños y grandes que puede efectuar
en ACL.
Capítulo 2: “Examinar datos de empleados”
Objetivo: Examinar los datos del perfil de los empleados
de Metaphor Corporation.
Resumen:
■ Examinar el proyecto y su contenido
■ Crear un panorama estadístico
■ Examinar los salarios y las bonificaciones
que perciben los empleados
Capítulo 3: “Configurar el proyecto”
Objetivo: Crear el proyecto y agregar los datos.
Resumen:
■ Crear un proyecto en ACL.
■ Importar los datos al proyecto. Cada origen de datos
es una tabla independiente en el proyecto de ACL.
■ Verificar los datos.
■ Documentar el trabajo.
2 ACL en Práctica
Capítulo 4: “Comenzar el análisis”
Objetivo: Obtener información básica sobre los números
de tarjetas de crédito y las transacciones.
Resumen:
■ Determinar el límite de exposición crediticia total
de la empresa.
■ Establecer cuáles son los números de tarjetas de
crédito que vencerán en un período determinado
y extraer esta información.
■ Buscar las transacciones vinculadas con un
determinado cliente.
■ Obtener información básica sobre los saldos de
tarjetas de crédito.
Capítulo 5: “Examinar los modelos de gasto”
Objetivo: Buscar información sobre el desglose
y modelos de gastos.
Resumen:
■ Determinar las transacciones por código de
categoría de establecimiento.
■ Separar las transacciones correspondientes
a pasajes aéreos, estadías en hoteles o automóviles
de alquiler.
■ Determinar los gastos correspondientes
a establecimientos de venta de bebidas y canchas
de golf.
■ Determinar el total de los importes de transacción
por número de tarjeta de crédito.
■ Determinar los importes de transacción por
código de cliente.
 Acerca de Metaphor Corporation

Capítulo 6: “Analizar transacciones” ■ Acerca de Metaphor Corporation

Objetivo: Determinar si las transacciones son aceptables,
Desde 1995, Metaphor se dedica a la comercialización
no aceptables o si requieren de aprobación.
de software y servicios informáticos. Cuenta con varios
Resumen: consultores que son empleados con dedicación exclusiva.
Estos consultores trabajan fuera de la casa central de
■ Determinar cuáles son las transacciones no
Metaphor y viajan por todo el mundo para instalar los
aceptables y qué empleados realizaron estas
programas de software, dictar cursos de capacitación
transacciones.
e iniciar y mantener relaciones comerciales.
■ Generar un reporte que indique los empleados que
realizaron transacciones no aceptables, los detalles Metaphor también cuenta con empleados administrativos
de las transacciones y los departamentos de los y profesionales en su casa central. Además, tiene agentes
empleados. de venta en distintos lugares del mundo que no son
empleados.
Capítulo 7: “Validar, corregir y extraer datos”
Objetivo: Ampliar el análisis para incluir otros archivos
de datos.
Resumen: Esta sección del tutorial amplía la situación de
Metaphor Corporation.
■ Importar como tablas los archivos de transacción
de tarjetas de crédito de mayo de 2003.
■ Limpiar los datos de las tablas de transacción de
tarjetas de crédito de mayo de 2003.
■ Extraer los datos corregidos a nuevas tablas.
■ Combinar las dos tablas de transacción de tarjetas
de crédito de mayo de 2003 en una sola.
■ Usar las técnicas aprendidas, analizar las
transacciones de tarjetas de crédito de mayo
de 2003.

ACL en Práctica 3
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation

Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas
crédito de crédito de los empleados de Metaphor, usted podrá
encontrar las transacciones que transgreden la política
La mayoría de los empleados cuentan con una tarjeta de de la empresa y aquellas transacciones que podrían ser
crédito de la compañía. Cuando un empleado adquiere erróneas o fraudulentas.
productos o servicios para la compañía, debe utilizar una
tarjeta de crédito de la compañía. En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos.
Los empleados realizan actividades sociales con los
clientes actuales y potenciales según corresponda, a nivel Viajes Actividades Oficina y
local y durante sus viajes. También son responsables de sociales desarrollo
su propio desarrollo profesional y están autorizados profesional
a abonar con la tarjeta de crédito corporativa los gastos
por cursos, libros, suscripciones a revistas académicas Pasajes aéreos Restaurantes Cuotas sociales de
clubes
y afiliaciones profesionales. Algunos empleados son Hotel Bares
responsables de comprar suministros para la oficina. Cuotas de
Taxis Alquiler de
organizaciones
En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos Restaurantes embarcaciones profesionales
significativos en varias categorías. Automóviles de Servicios de catering Cuotas de
■ Viajes alquiler Panaderías asociaciones
■ Actividades sociales Pasajes de ómnibus Eventos deportivos Libros y periódicos
de larga distancia
■ Atención al cliente Servicios recreativos Computadoras,
Agencias de viaje piezas de
■ Desarrollo profesional Parques de computadoras
Peajes diversiones
■ Gastos internos de oficina y software
Canchas de golf
Suministros de
Es la política de Metaphor que todas las compras se Atracciones oficina
asignen a un número de cliente. Si bien la mayoría de turísticas
los números de cliente corresponden a clientes externos,
Entradas de teatro
los números que comienzan con un cero corresponden
a los departamentos internos. Pasajes para
excursiones
Los empleados saben que no son aceptables determinadas
Músicos
categorías de transacciones. Por ejemplo, los empleados no
deben usar la tarjeta de crédito corporativa para juegos de Pistas de bowling
apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba transacciones
de otras categorías, la autorización debe obtenerse
previamente. Algunas categorías están totalmente
prohibidas.

4 ACL en Práctica

Códigos de categorías aceptables
El análisis de tarjetas de crédito de este tutorial se basa
en la lista de Códigos de categoría de establecimiento,
que utilizan las principales emisoras de tarjetas. Contiene
miles de códigos numéricos de cuatro dígitos, incluyendo
códigos exclusivos para las principales compañías aéreas
y cadenas de hoteles así como numerosos códigos
genéricos. Toda transacción de tarjeta de crédito
tiene asignado un código de categoría.
En el mundo real, las emisoras de tarjetas de crédito rara
vez asignan códigos incorrectos, de manera que si obtiene
resultados dudosos, póngase en contacto con el
comerciante para verificar el código.
A los fines de este análisis, usted podrá comparar los
códigos de transacción con las listas de códigos de
categorías aceptables y no aceptables. Por ejemplo, si un
empleado de Metaphor utiliza su tarjeta de crédito en
juegos de apuesta, el código de transacción indica que
se trata de una transacción no aceptable.
El documento Políticas.doc, que se adjunta con los datos
del tutorial, analiza las políticas adecuadas para el uso
de tarjetas de crédito. El analista de datos utiliza este
documento para determinar los tipos de transacciones
que deben tener indicadores.
ACL en Práctica
Acerca de Metaphor Corporation
Archivos de datos de Metaphor
Al realizar un análisis para su empresa, es común
que reciba los datos en cualquier formato de archivo
disponible. Sin embargo, en este tutorial usted efectuará
un proyecto de análisis ya planificado. Por ello, ya se
realizó una gran parte del trabajo preliminar.
Para este proyecto, utilizará estos archivos:
■ Códigos_aceptables.mdb
Este archivo Access tiene una lista de códigos de
categorías aceptables de la lista de códigos de
categoría de establecimiento.
■ Tarjetas_crédito_Metaphor.xls
Esta hoja de cálculo de Excel contiene información
sobre tarjetas de crédito.
■ Departamentos_compañía.txt
Este archivo delimitado por tabuladores contiene
una lista de departamentos y sus números
internos.
■ Empleados.cvs
Este archivo de texto delimitado por comas
contiene una lista con los nombres y números
de empleados, y números de tarjeta de crédito.
■ Trans_abril.xls
Esta hoja de cálculo de Excel contiene una lista
de transacciones de tarjeta de crédito de abril
de 2003.
■ Códigos_inaceptables.txt
Este archivo de texto delimitado por tabuladores
contiene una lista de códigos de categorías no
aceptables de la lista de códigos de categoría de
establecimiento.
5
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
■ Planificar el análisis
La preparación de una estrategia analítica suele ser un
proceso reiterativo. A medida que trabaje con los datos en
ACL, es probable que surjan algunos modelos, por los que
podrían adoptarse nuevas estrategias. A continuación se
presenta un ciclo típico:
■ Planificar el análisis
■ Analizar los datos
■ Reconsiderar el análisis
■ Volver a analizar los datos
A medida que trabaje y avance en el análisis, es posible
que decida que necesita más datos. Por ejemplo, usted usa
la fecha de contratación y la información sobre salarios en
el análisis pero cuando reúne los resultados preliminares,
decide adquirir los registros de inasistencia de los
empleados. Siempre puede agregar otros datos al
proyecto; pero, trate de obtener la mayor cantidad posible
de datos sin procesar antes de comenzar.
Un análisis en ACL consiste en un proyecto que contiene
una o varias tablas. Estas tablas se importan de orígenes
de datos externos, como hojas de cálculo Excel, bases de
datos Access, archivos de texto, bases de datos Oracle, etc.
En una empresa común, los diversos departamentos
almacenan y reúnen los datos todos los días. Usted puede
usar ACL para combinar datos de distintos orígenes a fin
de crear un solo análisis coherente.
Una vez que haya obtenido los datos, puede preparar los
objetivos para el análisis. Considere algunos enfoques
posibles. Anote las pruebas que, en su opinión, serían
útiles.
6 ACL en Práctica
Investigación preliminar
Debido a que el tutorial incluye datos preparados, no es
necesario realizar una investigación preliminar de los
datos. Sin embargo, en general, debe investigar los datos
que desea utilizar antes de proceder al análisis.
Considere estas preguntas:
■ ¿Qué datos existen actualmente y en qué formato?
■ ¿Quién ingresó los datos?
■ ¿Quién mantiene los datos?
■ ¿Qué departamento es el propietario de estos
datos?
■ ¿Los datos tienen un formato exacto y correcto?
En caso negativo, ¿pueden modificarse los datos
para que sean adecuados?
■ ¿Usted puede combinar los datos provenientes de
más de un origen?
■ ¿Puede obtener los datos que necesita a partir de
los datos que ya tiene?
Antes de importar un archivo al proyecto, observe el
formato original del archivo. Por ejemplo, puede abrir
una hoja de cálculo de Microsoft Excel para ver su
aspecto, o puede abrir un archivo de texto en Bloc de
notas.
En un archivo grande, como el de una base de datos que
contiene millones de registros, quizás no sea posible
observar el formato original de los datos. En este caso,
puede pedirle al departamento de sistemas una descripción
de los campos y sus tamaños. De ser posible, revise un
extracto del archivo para comprender más adecuadamente
su contenido.
 Planificar el análisis

Por ejemplo, si desea analizar algunos aspectos de las Sugerencias generales

facturas de clientes del período 1999-2002, es posible que
los datos estén en una vasta base de datos cuyo formato Tenga en cuenta los siguientes pasos cuando comience
no es de fácil acceso. Puede pedirle al departamento de a organizar el nuevo proyecto.
sistemas que le suministre información sobre campos ■ Perfeccione su estrategia con los datos de
específicos, como por ejemplo: prueba. Prácticamente no es necesario que
se limite a usar los ejemplos de datos ya que
ACL puede leer archivos de cualquier tamaño.
Campo Comentarios
Sin embargo, las extracciones pequeñas de
datos pueden ser útiles al preparar una
Nombre de la empresa 30 caracteres, Texto
estrategia analítica.
Importe 12 caracteres, Texto Por ejemplo, puede analizar los datos de un solo
día antes de analizar los de un período de cinco
Fecha de factura 10 caracteres, Fecha años. Trabajar con un archivo que contiene miles
DD/MM/AAAA
de registros es mucho más rápido que hacerlo con
Fecha_pago 10 caracteres, Fecha un archivo que contiene un millón de registros.
DD/MM/AAAA Una vez que haya definido su estrategia, puede
aplicarla a un archivo de un millón de registros.
Con este tipo de información, podrá saber con antelación ■ Elimine los errores de los datos. La calidad de su
cómo se presentan los datos. Por ejemplo, sabrá que los análisis mejorará en relación directa con la calidad
dos campos de fecha tienen un formato diferente. de los datos. Trate de eliminar los errores de los
datos antes de agregarlos a ACL. De no ser posible,
Si bien ACL tiene capacidad para manejar datos difíciles, puede utilizar ACL para corregir los datos.
usted mismo puede facilitar el proceso asegurándose de
■ Experimente con los datos. Si no está seguro de
que los datos están limpios.
lo que hará una función o un comando de ACL,
de todos modos, puede probarlo. Los datos no
sufrirán alteraciones.

ACL en Práctica 7
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted aprendió:
■ Los objetivos del tutorial.
■ Las políticas de Metaphor relativas a tarjetas
de crédito.
■ Cómo planificar un proyecto típico de ACL.

8 ACL en Práctica

En este capítulo…
Examinar la lista de empleados
Examinar salarios
y bonificaciones
C APÍTULO 2
E XAMINAR DATOS DE EMPLEADOS 2
Analizar salarios, bonificaciones y fechas de contratación
En este capítulo, considerará algunos datos del perfil de los empleados de
Metaphor Corporation. Analizará los salarios, las bonificaciones, las fechas
de contratación y demás información de recursos humanos. En el curso
de este análisis, aprenderá las nociones básicas de ACL, navegará por el
programa y analizará datos.
En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega.
Analiza los datos que reunió su compañero.
9
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
■ Examinar la lista de empleados
Al observar los datos de los empleados, puede obtener
algunas ideas sobre cómo podría analizar estos datos.
En este ejemplo, el proyecto ya está preparado. Cuando
trabaje en sus propios proyectos, será usted quien decida
los datos que desea incluir. También puede agregar otros
datos a un proyecto existente en cualquier momento.
Su tarea consiste en obtener información financiera y de
recursos humanos, basándose en los datos de su proyecto
en ACL.
El proyecto con el que trabajará en este capítulo representa
un proyecto de análisis de datos de pequeña escala pero
bastante típico. Este proyecto tiene dos tablas que
contienen información sobre los empleados de Metaphor.
Realizará el análisis basándose en esta información.
A medida que avance con el tutorial, es posible que observe que
en algunos casos las columnas aparecen en pantalla en un orden
diferente al de las columnas de las ilustraciones. Para cambiar el
orden de una columna, haga clic en el encabezado de la lista de
campo en el cuadro de diálogo en el que está trabajando.
Tareas
Ver el proyecto de datos de empleados.
Obtener una visión estadística.
Verificar si existen registros de empleados duplicados.
10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados
Comenzará el examen de los datos de empleados
visualizando el contenido del proyecto.
Un proyecto de ACL es un fichero en el que se colocan
los datos importados a ACL como tablas. Una vez
importados los datos, a ACL no le interesa saber cuál
era su origen.
Al utilizar ACL, usted puede crear un nuevo proyecto
o abrir uno existente y trabajar en él. En ACL los
proyectos se abren, guardan y cierran prácticamente de
la misma manera que en otros programas de Windows.

Abrir el proyecto de datos de empleados
1 Abra ACL.
2 Seleccione Archivo » Abrir Proyecto. Busque la
carpeta C:\ACL DATA\Archivos de datos de
muestra. Seleccione Datos_empleados_Metaphor.
Haga clic en Abrir.
Si la instalación de ACL no usó las carpetas predeterminadas,
es posible que este archivo se encuentre en otra parte del sistema.
Observe que el panel del Navegador del proyecto se
encuentra a la izquierda de la ventana y la vista de la tabla,
a la derecha. En la ficha Panorama, puede acceder a las
tablas, scripts y logs.
En este proyecto hay dos tablas: Agentes_Metaphor
y Lista_empleados. La tabla Agentes_Metaphor
contiene una lista de todos los agentes de venta
independientes de Metaphor en todo el mundo.
La tabla Lista_empleados contiene una lista de
todos los empleados de la casa central de Metaphor.
ACL en Práctica


Ver el contenido del proyecto de datos de empleados
1 En el Panorama, haga clic con el botón secundario
del ratón en Datos_empleados_Metaphor.ACL
y seleccione Propiedades. Haga clic en la ficha Notas.
Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede
agregarlas en cualquier momento para escribir
detalles de su trabajo.
2 Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del
Proyecto.
3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor en el
Panorama para abrir la tabla.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Aparecerá
el cuadro de diálogo Contar. Haga clic en Aceptar.
El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior
de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en
la pantalla, ACL escribió esa información en el log.
5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el número de
empleados. ¿Cuántos empleados hay? Debe tener 200.
ACL en Práctica
Examinar la lista de empleados
Obtener una visión estadística
Los comandos Estadísticas y Perfil le permiten obtener
una imagen instantánea de los datos estadísticos. Cuando
se trata de tablas más grandes, los comandos Estadísticas
y Perfil permiten obtener información útil.
El comando Estadísticas funciona con campos numéricos
y de fechas. El comando Perfil sólo funciona con campos
numéricos.
En este procedimiento, usted generará estadísticas sobre
la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos
de fechas de contratación y salarios.

Generar estadísticas en la lista de empleados
1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Estadístico » Estadísticas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Estadísticas.
Antes de un ejecutar un comando en ACL, asegúrese de que
ninguna columna esté seleccionada en la vista. De lo
contrario, ACL sólo ejecutará el comando en el campo
seleccionado.
11
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
2 Haga clic en el botón Estadísticas en. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic
en Agregar todos.

Utilizar el comando Perfil para obtener información sobre
una tabla
3 Haga clic en Aceptar.
4 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla
y haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados.
Si se desplaza hacia abajo, podrá ver que la primera fecha
de contratación es 05/01/1995 y la última es 19/12/2002.
Parte de la información provista no resulta útil, como
por ejemplo, el total de los valores del campo
FechaContratación; por lo tanto, puede ignorarla.
12
Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadísticas
en cada campo por separado para que los resultados
se visualicen por separado.
El comando Perfil también le ofrece un panorama de los
datos que es más conciso que el provisto por el comando
Estadísticas.
1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Estadístico » Perfil. Aparecerá el cuadro
de diálogo Perfil.
2 Seleccione todos los campos y haga clic en Aceptar.
ACL muestra los resultados.
En la ficha se muestra cada uno de los valores de cada
columna numérica de la tabla.
ACL en Práctica
 Examinar la lista de empleados

Verificar si existen registros duplicados 3 Haga clic en el botón Listar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic
Uno de los métodos para garantizar la integridad de en el botón Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
los datos consiste en comprobar si existen registros
duplicados. Aunque usted está verificando si hay duplicados en un
solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de
Puede ser una tarea más complicada de lo que parece salida para interpretar con más facilidad los
a primera vista. Es posible que un empleado figure en resultados.
la lista con dos nombres o que aparezca dos veces con el
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en
mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados se
Aceptar.
les haya asignado involuntariamente el mismo número.
El tipo de duplicados a controlar depende de los datos ACL muestra los resultados.
con los que usted está trabajando.
En los siguientes procedimientos, usted comprobará si
hay apellidos y números de empleados duplicados.

Verificar si existen apellidos duplicados

1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Buscar duplicados. Aparecerá el cuadro
de diálogo Duplicados.

5 En la columna Apellido, haga clic en un hipervínculo.

2 Haga clic en Duplicados en. Aparecerá el cuadro
de diálogo Campos seleccionados. Haga clic en
Apellido y en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar.
ACL muestra una vista filtrada de la tabla
Lista_empleados con los detalles correspondientes
a ese empleado.
A continuación decide controlar la tabla
Lista_empleados para determinar si hay números
de empleados duplicados.

ACL en Práctica 13
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

Verificar si existen números de empleados duplicados

■ Examinar los salarios y las
1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el
filtro. Vuelve a aparecer la tabla completa
bonificaciones que perciben
Lista_empleados. los empleados
2 Seleccione Analizar » Buscar duplicados. Aparecerá Le solicitaron que busque varias cosas en los datos de los
el cuadro de diálogo Duplicados. empleados:
3 Haga clic en Duplicados en. Aparecerá el cuadro de ■ El total de bonificaciones que se abonó en el
diálogo Campos seleccionados. Seleccione NroEmpl año 2002
y haga clic en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar.
■ Los salarios pagados: del máximo al mínimo
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en y del mínimo al máximo
Aceptar.
■ El número de empleados contratados en 2002
5 Vea la ficha Duplicados. No se encontraron números
de empleados duplicados. ■ La relación bonificaciones/salario por cada
empleado en 2002

Tareas
Determinar el importe total de bonificaciones pagadas.
Ver salarios en orden ascendente y descendente.
Ver los empleados contratados en 2002.
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario.

14 ACL en Práctica

Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002
Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja.
Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos,
algunos empleados tienen un plan de remuneración que se
basa en gran parte en las bonificaciones.
Para obtener el importe total abonado en concepto de
bonificaciones en el año 2002, utilice el comando Totalizar.

Usar el comando Totalizar para obtener el total de
bonificaciones pagadas en 2002
1 Abra la tabla Lista_empleados.
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos.
3 Haga clic en el botón Totalizar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Seleccione
Bonificación_2002 y haga clic en el botón de flecha.
Aparecerá Bonificación_2002 en la lista de Campos
seleccionados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en
Aceptar.
4 Vea la ficha Totalizar.
La cifra que se visualiza en la ficha Totalizar
corresponde al importe total pagado en concepto de
bonificaciones en el año 2002. El total que aparece
debe ser 1.016.483,76.
Supongamos que usted desea ver qué comando utilizó
para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log.
5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda
de la ventana de ACL.
Puede ver los comandos que ejecutó en este proyecto.
Un comando es el nombre de una acción específica ejecutada en
ACL, como por ejemplo, el comando Estadísticas. Para obtener
más información sobre los comandos, seleccione Ayuda » Índice
y busque “comandos”.
ACL en Práctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Ver salarios en orden ascendente y descendente
La función Ordenación rápida le permite ver los datos
en un orden secuencial. Esta función, que sólo puede
aplicarse a la vista, es un método temporal para visualizar
registros en orden ascendente o descendente. Una vez que
haya terminado de utilizar Ordenación rápida, puede
desactivarla para que se muestren en la vista los registros
en el orden en el que aparecen en la tabla.

Ver salarios de los empleados en orden ascendente
y descendente
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con
el botón secundario del ratón en el encabezado de la
columna Salario. Seleccione Ordenación rápida
descendente.
Puede ver los salarios de los empleados en orden
descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en
el encabezado de la columna Salario. Seleccione
Ordenación rápida ascendente.
Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenación
rápida pueden tardar más tiempo. Si tiene archivos
pequeños, es posible que el comando Ordenación rápida
le resulte de utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar
este comando en cualquier columna y obtener distintas
perspectivas de los datos.
15
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

Ver los empleados contratados en 2002 Si bien usted sabe que no se contrataron empleados en
2003, quiere asegurarse de que el período seleccionado
Para determinar cuántos empleados se contrataron en es el correcto. Desea obtener una lista de los empleados
2002, aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresión contratados entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de
lógica que usted puede ingresar en el cuadro de texto diciembre de 2002.
Filtro de la vista. ACL sólo muestra los registros que
coinciden con el filtro. 5 Cambie la expresión para que diga:
FechaContratación >= `20020101` AND
Una expresión es un conjunto de operadores y valores que se FechaContratación <= `20021231`
utilizan para realizar cálculos, especificar condiciones para una 6 Haga clic en Aceptar.
prueba o crear valores que no existen directamente en los datos.
Una expresión ACL puede ser una combinación de campos de 7 Verifique los registros filtrados.
datos o campos computados, operadores, constantes, funciones 8 Seleccione Analizar » Contar registros y haga clic
y variables.
en Aceptar.
Observe la parte inferior de la ventana de ACL. Aparecen

Crear un filtro para mostrar los empleados contratados en
el año 2002 17 registros con este filtro. Esto significa que en 2002 se
contrataron 17 empleados.
1 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista. Puede utilizar este cuadro de diálogo para
crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual.
2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic en
FechaContratación.
3 Haga clic en >= en el panel central.
4 Haga clic en Fecha. Localice 1 de enero de 2002
y haga clic en Aceptar.
La expresión debe decir:
FechaContratación >= `20020101`
Observe que en los filtros que contienen fechas se
utilizan comillas simples invertidas. No puede
usar las comillas comunes cuando maneja fechas
y tampoco puede usar estas comillas especiales en
otras expresiones.

16 ACL en Práctica
 Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Calcular las bonificaciones como porcentaje del
salario
Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje
del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un
campo computado al formato de la tabla.
Un campo computado se crea con una expresión.
Esta expresión puede usar uno o varios campos de los
que existen en la tabla.

Agregar un campo computado al formato de la tabla
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic en el
botón Eliminar filtro para quitar el filtro.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Se abre la
ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha
Editar campos/expresiones.
3 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión
ubicado a la izquierda. La ficha Editar
campos/expresiones cambia para que usted pueda
ingresar la expresión del nuevo campo computado.
ACL en Práctica
4 Ingrese Bonificación_porcentaje del salario en el
campo Nombre.
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el cuadro de diálogo
Generador de expresiones. El Generador de
expresiones es igual al cuadro de diálogo Editar
el filtro de vista que ya utilizó.
6 En el cuadro Expresión, escriba su expresión:
(Bonificación_2002 * 100,00) / Salario
Esta expresión calcula las bonificaciones de 2002
como porcentaje del salario de los empleados de 2002.
7 Haga clic en Aceptar.
8 En la lista Formato, ingrese 999999,99%.
Para obtener más información sobre cómo ACL maneja la
precisión y exactitud de los cálculos decimales, seleccione
Ayuda » Índice y busque “controlar el redondeo en
expresiones decimales”.
9 Para guardar los cambios, haga clic en la marca de
verificación verde.
10 Cierre la ventana Formato de tabla.
Aunque usted ha creado el nuevo campo, todavía
no aparece en la vista Lista_empleados.
11 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
17
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
12 Seleccione Bonificación_porcentaje_del_salario
y haga clic en el botón de flecha. Aparecerá
Bonificación_porcentaje_del_salario en la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que la relación será asimétrica para los
empleados contratados en el año 2002, debido a que no
trabajaron un año completo en Metaphor. Puede aplicar un filtro
para ocultar los registros de los empleados contratados en 2002.
Al trabajar en un proyecto de ACL, es posible que
desee modificar el ancho de las columnas. Puede
mover el separador de las columnas para ajustar el
ancho a fin de que ocupen menos espacio en la vista.
Otra posibilidad para cambiar el tamaño de una
columna al ancho de la visualización es hacer doble
clic a la derecha del encabezado de la columna. Para
cambiar el tamaño de más de una columna a la vez,
seleccione varias columnas, luego haga doble clic a la
derecha del encabezado de una columna.
13 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.
18
Ejercicios
1 ¿Puede ejecutar el comando Perfil sólo en la columna
FechaContratación de la tabla Lista_empleados?
Ejecute el comando Estadísticas sólo en la columna
FechaContratación.
¿Qué resultados obtiene? ¿Cuándo son útiles los
comandos Estadísticas y Perfil?
2 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna
Bonificación_2002 de la tabla Lista_empleados.
3 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna
Comi_2002 de la tabla Agentes_Metaphor, en orden
ascendente y luego en orden descendente. Ejecute los
comandos Estadísticas y Perfil en esta tabla.
4 Determine el total de comisiones pagadas a los agentes
de Metaphor en el año 2002.
5 Facilite la lectura de la vista ajustando los anchos de
columna y arrastrando las columnas hacia la izquierda
o la derecha. Puede ajustar las columnas en cualquier
momento mientras sigue el tutorial.
ACL en Práctica
 Revisión del capítulo

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Abrir un proyecto
■ Ver el contenido del proyecto
■ Usar los comandos Estadísticas y Perfil para
analizar los datos
■ Usar el comando Ordenación rápida para ordenar
los datos con un criterio específico
■ Crear y aplicar filtros
Ha finalizado una pequeña demostración de lo que puede
hacer con ACL. En los siguientes capítulos trabajará con
ejemplos más complejos.

ACL en Práctica 19
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

20 ACL en Práctica

En este capítulo…
Administrar proyectos en ACL
Importar archivos a un proyecto
Comprobar y verificar los datos
C APÍTULO 3
C ONFIGURAR EL PROYECTO 3
Crear el proyecto y agregar los datos
Antes de comenzar el análisis de las transacciones de tarjeta de crédito de
Metaphor Corporation, usted debe crear un proyecto y acceder a los datos
de tarjeta de crédito.
Los proyectos de ACL funcionan como contenedores de datos. Usted debe
importar al proyecto datos provenientes de fuentes tales como hojas de
cálculo Excel, archivos de texto, bases de datos Access, archivos dBASE, etc.
Debe importar cada origen de datos como una tabla separada. Una vez
importados los datos, podrá proceder a su análisis.
21
Capítulo 3: Configurar el proyecto
■ Comenzar el proyecto en ACL
Como usted está comenzando un nuevo proyecto de
análisis, primero creará un proyecto en ACL.
Tareas
Crear un proyecto en ACL.
Importar los archivos de datos como tablas.
Otras situaciones de importación de datos.
22
Crear un proyecto en ACL
Para comenzar a trabajar en ACL, cree un proyecto. Puede
guardar o cerrar un proyecto de ACL como lo hace con un
documento de un procesador de texto o una hoja de
cálculo.

Crear un proyecto en ACL
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Proyecto.
2 En el cuadro Nombre del archivo, ingrese
Tutorial_ACL_Metaphor y haga clic en Guardar.
Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Utilice
este asistente para importar los datos a su proyecto.
Si necesita cambiar una selección anterior mientras utiliza el
Asistente de Definición de Datos, haga clic en Atrás hasta
volver a la pantalla deseada.
ACL en Práctica

Importar los archivos de datos como tablas
Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle
datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente
de Definición de Datos, pero el proceso presentará
pequeñas diferencias según el tipo de archivo que
importe.
Usted importa los datos de cada uno de los seis archivos
que se enumeran en “Archivos de datos de Metaphor” en
la página 5. ACL crea y guarda una tabla para cada archivo
en un archivo con extensión .fil.
Cuando importe el primer archivo, el Asistente de
Definición de Datos estará abierto debido a que apareció
cuando guardó el nuevo proyecto. Comience importando
el archivo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls, que ACL
reconoce como archivo Excel.

Importar la hoja de cálculo Trans_abril.xls

Importar la hoja de cálculo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls
1 En la pantalla del Asistente de Definición de Datos,
haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del
asistente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta
C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Si la
instalación no usó las ubicaciones predeterminadas,
es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte
del sistema.
2 Haga doble clic en Tarjetas_crédito_Metaphor.xls.
3 Haga clic en Siguiente varias veces para avanzar por
las pantallas del asistente. ACL selecciona los valores
predeterminados correctos, de manera que no tiene
que cambiarlos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar archivo de datos como.
ACL en Práctica
Comenzar el proyecto en ACL
4 Ingrese Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic
en Guardar.
Obtendrá un listado de los campos con una
descripción.
5 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje
que le pregunta si desea guardar la tabla sin título,
haga clic en Aceptar.
Se abre la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor en ACL.
En este ejemplo, el libro de Excel
Tarjetas_crédito_Metaphor.xls contiene una sola hoja
de cálculo. Si el libro de Excel tiene más de una hoja de
cálculo, seleccione la que desea importar en la pantalla
Seleccionar origen de datos del Asistente de Definición
de Datos.
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla. Aparecerá el
Asistente de Definición de Datos. Haga clic en
Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir.
2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el
archivo. Haga clic en Siguiente.
3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo
con la tabla anterior. Guarde esta tabla como
Trans_abril.
4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar.
Los procedimientos para importar los otros archivos
de datos como tablas se asemejan al procedimiento
para importar hojas de cálculo de Excel.
23
Capítulo 3: Configurar el proyecto

Importar el archivo Códigos_inaceptables.txt Puede ver el formato del archivo definido en el

asistente.
El archivo Códigos_inaceptables.txt tiene dos columnas
con los títulos Códigos y Descripción, respectivamente.
Las entradas de los campos están separadas por
tabuladores.

Es mejor asignar a cada campo el tipo de datos correcto cuando se

importan a ACL. Sin embargo, es posible cambiar el tipo de datos
después de la importación del archivo.

1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla. Haga clic en

Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir.
2 Localice el archivo Códigos_inaceptables.txt y haga
doble clic en él. Haga clic en Siguiente.
3 En la pantalla Formato de archivo del Asistente de
Definición de Datos, seleccione la opción Archivo de
texto delimitado y haga clic en Siguiente.
Aparecerá la pantalla Propiedades de archivo
delimitado del Asistente de Definición de Datos.
4 Seleccione TAB en la columna Separador de campo.
Los datos se separan correctamente en dos campos.
5 Seleccione la opción Usar la primera línea como
nombre de campos.
La primera fila del archivo contiene los nombres de
campo, que son Códigos y Descripción en este caso.
6 Haga clic en Siguiente y guarde la tabla como
Códigos_inaceptables.
Aparecerá la pantalla Editar propiedades de campos
del asistente. Puede cambiar el tipo de datos en cada
campo. ACL puede identificar los datos que no son
necesariamente correctos.
7 En la pantalla Editar propiedades de campos del
asistente, el campo Códigos es la opción
predeterminada. Seleccione Texto ASCII en la lista
desplegable de Tipo.
Si bien los códigos de categorías no aceptables están
compuestos por dígitos, usted desea que ACL los
considere como datos de caracteres en lugar de datos
numéricos.
8 Haga clic en el encabezado de la columna
Descripción en la pantalla Editar propiedades de
campos. Debe tener un Tipo de Texto ASCII. No es
necesario realizar ningún cambio.
9 Haga clic en Siguiente.

24 ACL en Práctica
 Comenzar el proyecto en ACL

El asistente le ofrece un resumen del archivo.

10 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar cuando
se le pregunte si desea guardar la tabla.
Aparecerá la tabla Códigos_inaceptables en ACL. Puede
desplazarse por el contenido.

Importar el archivo Departamentos_compañía.txt

El formato de este archivo es similar al del archivo
Códigos_inaceptables.txt pero no tiene filas de
encabezado. Deberá agregar los nombres de los campos
en el Asistente de Definición de Datos.
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla para abrir el
5 En la pantalla Editar propiedades de campos, ingrese
Asistente de Definición de Datos. Avance por las
Nombre_dpto en el cuadro de texto de Nombre.
pantallas del asistente como lo hizo con el archivo
anterior, pero esta vez seleccione 6 Haga clic en el encabezado de la columna Campo 2.
Departamentos_compañía.txt. Seleccione Archivo Ingrese Cód_dpto en el campo Nombre. En la lista
de texto delimitado en la pantalla Formato de desplegable de Tipo, seleccione Texto ASCII.
archivo. Haga clic en Siguiente. 7 Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar. Haga
2 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado, clic en Aceptar para aceptar el mensaje.
cancele la selección de Usar la primera línea como
Se abre la tabla Dpto_compañía en la vista.
nombre de campos, de ser necesario. Seleccione TAB
como el Separador de campo.

Importar el archivo Empleados.csv
3 Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla para abrir el
diálogo Guardar archivo de datos como.
Asistente de Definición de Datos.
4 Ingrese Dpto_compañía como Nombre del archivo.
2 Avance por las pantallas del asistente para definir el
Haga clic en Guardar.
archivo Empleados.csv prácticamente de la misma
Ahora puede editar las propiedades de los campos. manera en que lo hizo con el archivo
Códigos_inaceptables.txt.
3 En la pantalla Formato de archivo, asegúrese de
que ACL importe el archivo como Archivo de texto
delimitado. Haga clic en Siguiente.

ACL en Práctica 25
Capítulo 3: Configurar el proyecto
4 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,
asegúrese de que:
■ Se seleccione Coma como el Separador de
campo.
■ Se seleccione Usar la primera línea como
nombre de campos.
5 Haga clic en Siguiente. Guarde el archivo como
Empleados.
6 En la pantalla Editar propiedades de campos:
■ Cambie los campos NúmTarj y NroEmpl al
tipo Texto ASCII.
■ Cambie el campo FechaContratación al tipo
Fecha.
■ Asegúrese de que los campos Salario
y Bonificación_2002 sean del tipo numérico
(Con formato).
■ Puede cambiar los títulos de las columnas si desea
trabajar con títulos más cómodos. El cambio de
los títulos no afecta los nombres de los campos.
7 Haga clic en Siguiente. Guarde la tabla como
Empleados.
8 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para
aceptar el mensaje.
Se abre la tabla Empleados en la vista.
A continuación importará los datos de la base de datos
Códigos_aceptables.
26

Importar la base de datos Códigos_aceptables de Access
1 Haga clic en Archivo » Nuevo » Tabla. Avance por las
pantallas del Asistente de Definición de Datos y el
archivo Códigos_aceptables.mdb.
2 Siga avanzando por las pantallas del asistente.
Dado que esta base de datos contiene una sola tabla,
se selecciona automáticamente Códigos_aceptables
en la lista Seleccione la tabla o vista de Access.
3 Guarde la tabla como Códigos_aceptables.
4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para
aceptar el mensaje. Se abre la tabla
Códigos_aceptables en la vista.
Como puede ver en el Panorama a la izquierda de su
proyecto, los datos de cada archivo se colocaron en tablas
separadas. Debe tener seis tablas en su proyecto.
■ Códigos_aceptables
■ Códigos_inaceptables
■ Dpto_compañía
■ Empleados
■ Tarjetas_crédito_Metaphor
■ Trans_abril

Guardar el proyecto
■ Haga clic en Archivo » Guardar proyecto.
También puede hacer clic en el botón Guardar
el proyecto abierto en la barra de herramientas.
Para avanzar con este tutorial de manera eficaz,
debe guardar su trabajo a medida que pasa de un
procedimiento a otro.
ACL en Práctica
 Comenzar el proyecto en ACL

Como con cualquier aplicación de Windows, debe Ejercicio

guardar su trabajo en ACL con cierta frecuencia mientras
trabaja en un proyecto. De esta manera, evitará que se Guarde el proyecto existente con un nuevo nombre,
pierdan los datos en caso de producirse una caída el Prueba_Tutorial_ACL_Metaphor. Para ello, utilice
sistema. Además, ACL genera automáticamente una Archivo » Guardar proyecto Como. Siga trabajando
copia de seguridad del proyecto en curso. También debe con el proyecto original, Tutorial_ACL_Metaphor.
guardar su trabajo al agregar o eliminar datos de su
proyecto.
Durante todo el tutorial, se le indicará que guarde los
cambios en una tabla, en especial cuando pase de una
tabla a otra o cuando cierre el proyecto. Haga clic en Sí
para guardar el trabajo realizado en cada tabla.

Puede detener el tutorial en cualquier momento cerrando

y guardando el proyecto.

ACL en Práctica 27
Capítulo 3: Configurar el proyecto

■ Comprobar y verificar los datos Verificar el tipo y formato de los datos

Antes de analizar los datos, siempre debe verificarlos.
Por ejemplo, si se supone que un campo contiene fechas,
pero sólo contiene nombres, es posible que su análisis
carezca de sentido. ACL tiene varios comandos que
usted puede usar para verificar los datos.
Tareas
Verificar el tipo y formato de los datos.
Verificar los datos en una tabla.
Documentar el trabajo.
Antes de comenzar su análisis, verifique el formato
de cada tabla para determinar si:
■ Los tipos de datos de cada campo son los
correctos.
■ Los campos están correctamente definidos.
En la siguiente tabla se ofrece información sobre el
aspecto de los campos en las tablas y el tipo de datos
que ACL les asigna.
La presentación de los datos es una cuestión de
preferencia personal. Por ejemplo, usted decide que
prefiere que el formato de todas las tarjetas de crédito
incluya un guión detrás de los cuatro dígitos. En este
proyecto, se optó por mostrar una cadena de 16 caracteres
de longitud.

Archivos Tipo y formato de los datos

Números de tarjeta de Cada entrada debe tener 16 dígitos sin caracteres

crédito adicionales. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Fechas Cada entrada debe tener una fecha. Según las fechas, es
posible que desee definir si todas las fechas quedan
comprendidas en un período determinado. El campo
debe tener un tipo de datos de Fecha.

Importes de Cada entrada debe ser numérica, con dos lugares

transacción, cargos decimales. El campo debe tener un tipo de datos
financieros y límites de Numérico.
crédito

Nombres Las entradas sólo deben contener letras, espacios y

guiones. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Códigos de categoría Cada código debe tener 4 dígitos sin caracteres

de establecimiento extraños. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

28 ACL en Práctica
 Comprobar y verificar los datos

En este tutorial, usted asignará el tipo de datos ASCII a los se definieron los datos. Es posible que sea necesario
códigos de categoría de establecimiento y a los números desplazar la lista en sentido horizontal para ver toda
de tarjeta de crédito ya que no realizará cálculos en los la información. Puede ampliar y reorganizar las
campos. También necesitará el tipo de datos ASCII para columnas para facilitar la lectura de la lista.
realizar las tareas que se le presentarán más adelante en el
tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemáticas con
los números de tarjetas, en ese caso necesitaría el tipo de
datos Numérico.
Idealmente, en un análisis de datos profundo, deben
verificarse los datos de todos los campos de todas las
tablas del proyecto. Si lo desea, puede configurar un
gráfico con las pruebas adecuadas para cada campo
y llevar una lista de verificación de los resultados. Cada
comando de verificación también aparece en el log.
Sin embargo, si está seguro de que los datos se ingresaron
correctamente, puede optar por omitir los pasos de
verificación o verificar sólo algunos campos. Las listas de campos como la que se ilustra presentan las
A menudo puede usar ACL para corregir los datos que siguientes categorías de tipos de datos: Carácter, Numérico,
Fecha o Lógico. El tipo de datos ASCII, por ejemplo, pertenece
tienen un formato incorrecto. Puede crear campos a la categoría Carácter. Para obtener más información sobre
computados que, por ejemplo, omiten los caracteres las categorías de tipos de datos, seleccione Ayuda » Índice
inadecuados. y busque “referencia de tipos de datos”’.
En este capítulo, modificará los tipos de datos
predeterminados que ACL seleccionó; sin embargo, 3 Examine la lista de campos para determinar si cada
los datos subyacentes no necesitan corrección alguna. campo tiene el tipo de datos correcto.
El campo NúmTarj debe tener datos de caracteres,

Ver y editar las definiciones de datos en una tabla pero la letra N indica que tiene datos numéricos.
Si bien este campo consta de dígitos, usted no realizará
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
operaciones matemáticas con los números de tarjeta.
2 Haga clic en Edición » Formato de tabla. Aparecerá 4 Haga doble clic en la entrada NúmTarj.
la ventana Formato de tabla.
5 En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII.
Esta ventana contiene información sobre cada uno 6 Haga clic en la marca de verificación verde para
de los campos de datos definidos en el proyecto. guardar los cambios.
Observe Categoría y Tipo para determinar cómo
7 Cierre la ventana Formato de tabla.

ACL en Práctica 29
Capítulo 3: Configurar el proyecto
Verificar los datos en una tabla
Una vez que determina que los tipos de datos y los datos
están correctamente definidos, puede comprobar si los
datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando
Verificar para comprobar si los datos de una tabla
coinciden con su tipo.
Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con
el tipo numérico, o números decimales en un campo
definido con el tipo fecha, el comando Verificar indicará
los datos no válidos.

Verificar los datos en una tabla
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
2 Haga clic en Datos » Verificar.
3 Haga clic en Verificar campos. Aparecerá el cuadro
de diálogo Campos seleccionados.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Debe ver una lista de los campos que desea verificar
en la lista Verificar campos.
5 Haga clic en Aceptar.
No debe tener datos no válidos.
Ha verificado todos los campos de la tabla.
30
Documentar el trabajo
Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los
métodos utilizados sean claros. Puede justificar los
resultados de su trabajo o permitir que otra persona
asuma las tareas de análisis, de ser necesario. Con la
documentación adecuada, puede ver de inmediato el
trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitará
su trabajo, en particular si usted es responsable de
varios proyectos de análisis.
Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega,
la documentación tendrá un inmenso valor. Análogamente,
si usted asigna el proyecto a otro colega, será muy útil para
ese colega poder leer las notas históricas del proyecto.

Agregar y editar notas del proyecto
1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama.
2 Haga clic en Archivo » Propiedades. Aparecerá el
cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto.
3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales, y un
breve resumen de lo que piensa lograr.
4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Propiedades del Proyecto.
Al cerrar el cuadro de diálogo, ACL guarda
automáticamente las notas. Sin embargo, si borra
las notas involuntariamente, no podrá recuperarlas
a menos que tenga una copia de seguridad del archivo.
Por este motivo, le recomendamos que utilice una hoja
de tareas y las notas del proyecto para documentar su
trabajo.
Si le resulta útil, puede adaptar la siguiente hoja de
tareas a su proyecto para efectuar el seguimiento de las
ACL en Práctica
 Comprobar y verificar los datos

actividades analíticas realizadas y las que piensa realizar. Agregar notas de registros a una tabla
Esta hoja de tareas se prepara y mantiene fuera de ACL.
Puede agregar notas a registros específicos en una tabla.
Estas notas pueden contener cualquier tipo de
información que sea de ayuda a una persona que esté
Elementos Descripción
viendo el proyecto. También puede colocar un enlace a
Información necesaria otros archivos con información.

Dónde obtener esta información

1 Abra la tabla Empleados. Fíjese en las celdas
numéricas que indican el número de registro, a la
Ubicación de las carpetas del izquierda de la tabla.
proyecto 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en la celda
3 de registro y seleccione Editar nota. Aparecerá el
Proyectos relacionados
cuadro de diálogo Editar nota.
Verificación (cree una lista de 3 Escriba la siguiente nota: El Sr. Lee dejará
verificación por cada campo Metaphor Corporation antes de finalizar
verificado)
el año.
Nombres de tablas con los datos 4 Haga clic en Aceptar.
extraídos y validados
Las notas que usted agregue a la tabla, no afectarán los
Descripción de cada tarea datos de ésta.
analítica en ACL

Tarea analítica Nro. 1 a n...

(pasos de ACL)

Reporte de cada objetivo

Tarea de reporte Nro. 1 a n...

(pasos de ACL)

Ubicación y descripción de los

archivos de datos exportados

ACL en Práctica 31
Capítulo 3: Configurar el proyecto

Ejercicio ■ Revisión del capítulo

Verifique los datos de por lo menos otra tabla en el
proyecto Tutorial_ACL_Metaphor.
En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Crear un proyecto.
■ Importar archivos al proyecto.
■ Guardar el proyecto.
■ Verificar los datos del proyecto.
■ Documentar su trabajo.
En realidad, todavía no ha efectuado ningún análisis de
los datos, pero ha configurado el proyecto de modo que
está listo para comenzar el análisis.

32 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar el pasivo total
Extraer los números de tarjetas
que vencen
Buscar transacciones de un
cliente
Comprobar los saldos de tarjetas
de crédito
C APÍTULO 4
C OMENZAR EL ANÁLISIS 4
Comenzar a buscar modelos
Hasta ahora usted consideró el plan de un proyecto, trabajó en un
proyecto simple, comenzó un nuevo proyecto, agregó datos al proyecto
y verificó los datos. A continuación utilizará ACL para realizar un análisis
sencillo de los datos.
En este capítulo, utilizará procedimientos simples para obtener información
general sobre los datos. Examinará los límites de crédito y los saldos de
tarjetas de crédito para obtener información sobre el pasivo financiero de
Metaphor y los modelos de uso de las tarjetas de crédito.
33
Capítulo 4: Comenzar el análisis
■ Determinar el pasivo total
Si todos los empleados de Metaphor alcanzaran el límite
de la tarjeta de crédito, ¿cuál sería la deuda total de
Metaphor? Usted puede determinar esta cifra totalizando
el campo LímCred.
Puede usar el comando Totalizar para sumar los límites de
crédito totales y establecer cuál es la exposición crediticia
total de la empresa.

Totalizar el campo LímCred
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá
el cuadro de diálogo Totalizar.
3 Seleccione el campo LímCred. Como sólo desea
totalizar este campo, no es necesario seleccionar
ningún otro.
4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar.
¿Cuál es el resultado? El total debe ser de 1.440.800.
Usted puede exportar los resultados a otro formato de
archivo si desea guardar el resultado. También puede ver
los resultados en el log si reanuda su actividad en otro
momento.
34
■ Extraer los números de tarjetas
que vencen
Piensa trabajar en forma coordinada con el departamento
contable para garantizar que no existan problemas con la
renovación de las tarjetas de crédito de los empleados.
En primer lugar, debe filtrar todos los números de tarjetas
de crédito que tienen una fecha de vencimiento de 1 de
enero de 2004 o anterior.

Filtrar los números de tarjetas por fecha de vencimiento
1 En la ficha Tarjetas_crédito_Metaphor, haga clic
en el botón Editar el filtro de vista . Aparecerá el
cuadro de diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, ingrese este filtro:
FchaVto <= `20040101`
Puede hacer clic en el botón Fecha y seleccionar la
fecha, si no desea ingresar directamente
`20040101`.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200
registros cumplen los criterios especificados con una
fecha de vencimiento del 1 de enero de 2004 o anterior.
ACL en Práctica

■ Buscar transacciones por número
de cliente
Ahora desea enviar los números de tarjetas de crédito
de próximo vencimiento que aparecen en la vista al
empleado a cargo de las tarjetas de crédito. En el siguiente
procedimiento, exportará los números de tarjetas a un
archivo de texto.

Exportar los números de tarjetas de crédito de próximo
vencimiento
1 Haga clic en Datos » Exportar a otra aplicación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar.
2 Seleccione Vista. En la lista desplegable de Exportar
como, seleccione Texto.
3 Ingrese un nombre de archivo descriptivo en el cuadro
de texto En, como por ejemplo
NTC_vence_1enero.txt. Haga clic en Aceptar.
Puede adjuntar el archivo de texto a un mensaje de correo
electrónico, imprimirlo o manejarlo como lo desee.

Editar los tipos de datos de Trans_abril
ACL en Práctica
Buscar transacciones por número de cliente
Debido a que le advirtieron sobre los gastos relacionados
con el cliente 444413, desea buscar información sobre las
transacciones relacionadas con ese número de cliente.
Puede realizar esta tarea, por lo menos, de dos maneras
diferentes:
■ Cree un filtro con la función FIND( ) que busca
todos los registros con un valor NroClien de
444413. Puede utilizar cualquiera de las
funciones de ACL para crear un filtro o un
campo calculado. Use FIND( ) para aislar
registros específicos.
■ Cree un filtro que defina NroClien igual
a 444413.
Puede utilizar funciones para crear un filtro o una expresión de un
campo calculado. Puede ver las funciones en el Generador de
expresiones.
Sin embargo, para poder realizar la búsqueda, compruebe
los tipos de datos asignados a los campos en la tabla
Trans_abril. Dado que usted importó los datos de Excel,
ACL definió los tipos de datos predeterminados para los
campos. Es posible que sea necesario modificar algunos
de los tipos de datos.
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Haga clic en Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
35
Capítulo 4: Comenzar el análisis

Usar la función FIND( ) para buscar registros de un cliente
■ El campo Monto tiene el tipo de datos correcto
Numérico.
■ Los campos NúmTarj y Códigos deben editarse
para definir el tipo de datos ASCII.
■ Los campos NroClien y Descripción tienen el
tipo correcto ASCII.
■ El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto de
datos de DATE.
3 Haga doble clic en NúmTarj. En la lista desplegable de
Tipo, seleccione ASCII. Haga clic en la marca de
verificación verde. Repita estos pasos con el campo
Códigos.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos,
puede comenzar a usar la función FIND( ).
36
1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón
Editar el filtro de vista . Aparecerá el cuadro de
diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, escriba esta expresión:
FIND("444413";NroClien)
Se usan las comillas en el número 444413 debido
a que el campo NroClien tiene un tipo de campo
ASCII.
3 Haga clic en el botón Verificar. Aparece un mensaje
que indica que la expresión es válida. Haga clic en
Aceptar. Si la expresión no es válida, corríjala y vuelva
a verificarla. Si bien es recomendable, no es necesario
verificar las expresiones creadas por el usuario.
4 Haga clic en Aceptar. Desplácese hacia la derecha para
ver si el campo NroClien sólo contiene los valores
444413.
5 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen el
campo NroClien con el valor 444413. En un análisis
típico, trataría de determinar quién es este cliente.
Sin embargo, los archivos de datos incluidos con el
tutorial no contienen esta información.
ACL en Práctica
 Buscar transacciones por número de cliente

Cuando aplica un filtro a los datos y desea guardar los

También puede usar la función FIND( ) para buscar
subcadenas dentro de un campo. Por ejemplo, el filtro
FIND("00";NroClien) aísla todas las instancias en las
que 00 aparece en el campo de Número de cliente,
ya sea al principio, en el medio o al final.
resultados, tiene varias opciones. Usted puede:
■ Extraer los registros filtrados a otra tabla.
■ Crear un reporte que contiene los registros
filtrados.
■ Volver a aplicar el filtro a los datos originales
cada vez que desea examinarlos.
Con la condición de que tenga los datos originales,
siempre podrá volver a aplicar el filtro para ver
nuevamente los datos filtrados.
En general, ACL ofrece varios métodos para realizar
una determinada tarea. Si desea estar seguro de que su
razonamiento es el correcto, puede realizar una tarea
de varias maneras y verificar si obtiene los mismos
resultados en todos los casos.

Definir un filtro directamente

1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el
botón Eliminar filtro para quitar el filtro.
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista. Ingrese la expresión:
NroClien = "444413"
3 Haga clic en Aceptar.
Obtendrá exactamente los mismos resultados con este
filtro que los obtenidos con la función FIND( ).
4 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el
filtro.

ACL en Práctica 37
Capítulo 4: Comenzar el análisis

■ Comprobar los saldos de tarjetas 4 Ingrese esta expresión en el cuadro Expresión:

NvoSald > 2000
de crédito 5 Haga clic en Aceptar.
Puede obtener un panorama general de los datos a fin
Los saldos mayores que $2.000 aparecen en la lista
de identificar las posibles áreas de interés. Por ejemplo,
en orden descendente.
es probable que desee buscar los saldos máximos
o aquellos que superan un determinado límite. Puede
usar esta información como un indicador de posibles
problemas vinculados con el uso de las tarjetas de
crédito de los empleados.
Uno de los métodos para determinar cuántos usuarios
de tarjeta de crédito poseen saldos elevados consiste en
filtrar los registros para visualizar sólo los que tienen un
valor NvoSald mayor que 2000 y un valor NvoSald mayor
que 1000. También puede ordenar los saldos para verlos
en función de su magnitud.
6 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic

Filtrar el campo NvoSald para buscar saldos superiores en Aceptar.
a los $1.000 o $2.000
La barra de estado muestra 53/200 registros que
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic tienen un importe de NvoSald mayor que $2.000.
en Sí si ACL le indica que guarde los cambios en la
Ahora puede cambiar el filtro para examinar los
tabla Trans_abril.
registros que tienen un importe de NvoSald mayor
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en el que $1.000.
encabezado de la columna NvoSald. Es posible que
7 En el campo Filtro en la parte superior de la vista,
sea necesario desplazarse en sentido horizontal para
cambie el filtro a NvoSald > 1000 y presione la
encontrar la columna. Seleccione Ordenación rápida
tecla ENTER.
descendente.
8 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
ACL genera una lista de los saldos en orden
en Aceptar.
descendente, encabezada por el valor superior.
Si se desplaza por la tabla, podrá obtener una Debe tener 65 registros que cumplen el criterio
idea de los diversos saldos. especificado.
3 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista . El filtro puede contener más de una condición.
Se abre el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. Además de los importes de transacción, los importes

38 ACL en Práctica

de los campos MontoVencido y CargFin pueden
indicar la presencia de problemas vinculados con
■ Ejercicios
el uso de tarjetas de crédito. De acuerdo con lo
establecido en el documento Políticas.doc,
los usuarios de tarjeta de crédito de Metaphor
deben pagar sus saldos todos los meses.
9 Cambie el filtro a:
(NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0)
OR (CargFin > 0)
10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89.
Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una
nueva tabla o imprimir un reporte.
A continuación decide que desea probar otra Ordenación
rápida para ver las tarjetas de crédito que tienen importes
vencidos.

Ordenación rápida con MontoVencido
1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
el filtro.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en
MontoVencido y seleccione Ordenación rápida
descendente.
3 Desplácese por los registros. Observe que muchos
titulares de tarjetas de crédito tienen cargos por
importes vencidos.
Estos procedimientos son ejemplos menores de cómo
ACL puede analizar una gran cantidad de datos.
A medida que se familiarice con ACL, es indudable
que pensará en nuevas formas de analizar los datos.
ACL en Práctica
Ejercicios
1 Extraiga los registros que tienen un valor NvoSald
mayor que 1.000 a una nueva tabla para su posterior
análisis.
2 ¿Cuál es la diferencia que existe entre el número total
de transacciones y el número de transacciones con un
valor NvoSald mayor que 2.000?
3 De los números de tarjetas que tienen un valor
NvoSald mayor que 2.000, ¿cuántos tienen un valor
MontoVencido mayor que cero?
4 Verifique si existen números de tarjetas con un valor
NvoSald de cero. Exporte estos resultados a un
archivo de texto.
5 Verifique la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor para
buscar todos los números de tarjetas con un valor
NvoSald negativo. Exporte estos resultados a un
archivo de Access.
6 De acuerdo con las condiciones del programa de
tarjeta de crédito, Metaphor puede evitar los cargos
financieros si los empleados presentan sus recibos
oportunamente en el departamento contable.
Metaphor desea saber cuánto dinero pierde
innecesariamente como consecuencia de la
aplicación de cargos financieros. Totalice el campo
CargFin. Además, ¿cuántos titulares de tarjetas de
crédito tienen un valor CargFin mayor que $10,00?
7 Metaphor desea saber el total de los saldos actuales.
En la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor, totalice el
campo NvoSald.
8 Metaphor está considerando reducir el límite de
crédito superior. ¿Cuántos números de tarjetas
tienen límites de crédito que superan los $10.000?
39
Capítulo 4: Comenzar el análisis

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted:
■ Calculó el pasivo financiero total por tarjetas de
crédito de Metaphor.
■ Buscó los números de tarjetas de crédito de
próximo vencimiento y los extrajo a un archivo
de texto.
■ Buscó transacciones vinculadas con un
determinado cliente.
■ Verificó el campo NvoSald para establecer cuántas
transacciones superaron determinados límites.

40 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar los gastos totales
por cada código de categoría
Obtener información de
transacción específica
C APÍTULO 5
E XAMINAR LOS MODELOS DE GASTO 5
Obtener información sobre los gastos
En los capítulos anteriores, usted trabajó con ACL para familiarizarse con
los datos y realizó algunos análisis preliminares. Ahora el departamento
contable de Metaphor Corporation le solicita información sobre los modelos
de gasto en las transacciones de tarjetas de crédito del mes de abril. Si puede
preparar un plan de análisis útil, le solicitarán que efectúe los análisis de
otros meses.
Una vez que usted haya suministrado la información sobre los modelos
de gasto, es posible que Metaphor economice de diversas maneras:
seleccionando un solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos
masivos o limitando aún más las categorías de transacciones aceptables.
También analizará los gastos por cliente para que Metaphor pueda usar
los resultados, a fin de determinar si se gasta de manera eficaz.
41
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
■ Determinar los gastos totales
por cada código de categoría
Comience su análisis resumiendo el importe total de
todas las transacciones por cada código de categoría.
Su objetivo es examinar estos resultados y obtener
ideas para otros análisis.
Tareas
Resumir los gastos totales por cada código de categoría
Separar las transacciones correspondientes a pasajes aéreos,
estadías en hoteles y automóviles de alquiler
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular
42
Resumir los gastos totales por cada código de
categoría
Al resumir los importes de transacción por cada código
de categoría de establecimiento, usted podrá ver cuánto
dinero se gastó en determinadas compañías aéreas
y cadenas de hoteles. Por su parte, todos los gastos de
restaurantes se categorizan con un solo código. Algunos
códigos de categoría son específicos mientras que otros
son generales.

Resumir los importes de transacción por código de categoría
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Seleccione Analizar » Resumir. Aparecerá el cuadro
de diálogo Resumir.
3 En la lista de Resumir sobre, seleccione Códigos.
4 En la lista de Campos de subtotales, seleccione
Monto. Desea totalizar el importe gastado en cada
código de categoría.
5 En la lista de Otros campos, seleccione Descripción.
Desea ver el significado de los códigos en la nueva tabla.
ACL en Práctica

6 En la ficha Salida, seleccione Archivo. En el cuadro de
texto Nombre, ingrese Trans_por_código y haga
clic en Aceptar.
Los resultados resumidos se extraen a la tabla
Trans_por_código.
Vea la nueva tabla. Observe que el campo Contar indica
el número de transacciones por código. Puede ejecutar
el comando Ordenación rápida descendente en el
campo Monto para ver dónde se gastó más. También
puede usar esta tabla para realizar otros análisis.
Esta tabla resumida es útil para visualizar los importes
gastados en compañías aéreas, cadenas de hoteles,
agencias de alquiler de automóviles y otras categorías.
Sin embargo, no le permite ver el importe total gastado
en cada una de las compañías aéreas, hoteles y agencias
de alquiler de automóviles ni le indica el importe total
gastado en servicios de viaje.
Es común que no se obtengan precisamente los resultados
deseados cuando se realiza una tarea analítica por
primera vez. No obstante, pueden utilizarse estos
resultados para buscar un método que permita lograr
resultados más específicos.
ACL en Práctica
Determinar los gastos totales por cada código de categoría
Aislar transacciones por categoría
Metaphor necesita que examine con atención el importe
total gastado en viajes en el mes de abril; más concretamente
desea obtener información sobre pasajes aéreos, alojamiento
y automóviles de alquiler.
Los hoteles, moteles, automóviles de alquiler y los pasajes
aéreos están comprendidos en el intervalo de códigos
3000-3750 exclusivamente. Todas las transacciones con
estos códigos deben relacionarse con viajes de los
empleados de Metaphor.
Puede aislar estos gastos filtrando todas las transacciones
con códigos entre 3000 y 3750 inclusive.
Uno de los métodos que puede utilizar para aislar esta
información consiste en usar la función BETWEEN( )
en el campo Códigos. Esta función puede usarse en
datos numéricos, de fechas y caracteres, y adopta la
siguiente forma:
BETWEEN(valor; mín; máx)
Utilizará la función BETWEEN( ) para capturar todas las
transacciones con códigos entre 3000 y 3750. En la tabla
Trans_abril, el campo Códigos tiene espacios adicionales,
de manera que tendrá que utilizar la función ALLTRIM( )
para recortar dicho campo.

Usar la función BETWEEN( ) para buscar transacciones en
un intervalo determinado
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista.
43
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresión:
BETWEEN(ALLTRIM(Códigos);"3000";"3750")
4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica
que la expresión es válida. Haga clic en Aceptar.
Si la expresión no es válida, examínela con atención,
en especial las comillas y haga los cambios necesarios.
5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo
Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista
filtrada que muestra las transacciones con códigos de
categoría de establecimiento comprendidos entre
3000 y 3750.
Para facilitar otros análisis de estas transacciones,
puede extraer las transacciones filtradas a una nueva
tabla.
8 Seleccione Datos » Extraer datos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Extraer.
9 Asegúrese de seleccionar la opción Registro. Ingrese
Trans_abril_viaje en el campo En. Haga clic en
Aceptar.
Ahora puede realizar otros análisis de estas transacciones
filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado
en pasajes aéreos exclusivamente. Debido a que los
códigos de categoría de establecimiento correspondientes
a los pasajes aéreos están comprendidos entre 3000
y 3299, usted puede usar la función BETWEEN( ) para
buscar valores dentro de ese intervalo.

6 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic

en Aceptar. ¿Cuántos registros cumplen el criterio
especificado?
7 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá
el cuadro de diálogo Totalizar. Seleccione el campo
Monto. Haga clic en Aceptar.
ACL muestra el total de todas las transacciones
correspondientes a pasajes aéreos, alojamiento
y automóviles de alquiler. Debe tener un total
de 47.248,27.

44 ACL en Práctica
 Determinar los gastos totales por cada código de categoría

Aislar los gastos por servicios recreativos en El código 7992 corresponde a las canchas de golf
particular públicas.
Puede agregar más parámetros a MATCH( ) para
Hasta aquí examinó gastos vinculados con servicios
buscar otros códigos si así lo desea.
de viaje del mes de abril. Ahora Metaphor necesita que
analice los gastos totales relacionados con canchas de 4 Haga clic en Aceptar.
golf y casas de bebidas. Será necesario aislar estas 5 Recuente los registros. La barra de estado indica
transacciones con un código de categoría relacionado que 11/281 registros satisfacen los parámetros de
con canchas de golf o casas de bebidas. MATCH( ).
La función MATCH( ) permite aplicar varios filtros a una
tabla. Todos los filtros deben estar relacionados con un
solo campo, que, en este ejemplo, es Códigos. Pueden
obtenerse los mismos resultados usando un filtro con
varias instrucciones O; sin embargo, es mucho más difícil
configurar este filtro y comprenderlo sin mayores
explicaciones.
Vuelva a utilizar la función ALLTRIM( ) para recortar los
códigos antes de efectuar la comparación.

Usar la función MATCH( ) para aislar los gastos por

servicios recreativos
1 Abra Trans_abril. Puede usar el comando Totalizar para determinar el gasto
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista . total en estas dos categorías. Puede aplicar más filtros.
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro También puede extraer las transacciones a una nueva
de vista. tabla.
3 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente
expresión:
MATCH(ALLTRIM(Códigos);"5813";"7992")
Observe que la sintaxis de la función MATCH( ) es:
MATCH (valor_comparación; prueba1;
prueba2 <;prueba3 ...> )
El código 5813 corresponde a las casas de bebidas.

ACL en Práctica 45
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

Ejercicios ■ Generar listas con los importes

1 Totalice por separado los gastos en concepto de
pasajes aéreos, estadías en hoteles y automóviles
de cada número de tarjeta
de alquiler. Dado que tiene una lista completa de transacciones, desea
determinar el total de los importes de transacción del mes
2 Totalice los gastos correspondientes a todos los vuelos
de abril por cada número de tarjeta de crédito. Utilice el
realizados con British Airways.
comando Clasificar para obtener esta información.
3 Totalice los gastos relacionados con comidas. ¿Cuánto
dinero gastó la empresa en restaurantes, casas de
Usar el comando Clasificar
comida rápida y servicios de catering por separado
y en su conjunto? 1 Abra la tabla Trans_abril. Elimine los filtros si fuera
necesario.
4 Utilice la función MATCH( ) para buscar las
transacciones facturadas a departamentos internos. 2 Seleccione Analizar » Clasificar.
Estos departamentos tienen números de cliente que 3 Seleccione NúmTarj en la lista de Clasificar en. Haga
empiezan con cero. clic en Monto en la lista de Campos de subtotales.
5 Determine cuál es el porcentaje del total de los
importes de transacción que se factura a los
departamentos internos y cuál es el porcentaje
que se factura a los clientes externos.

4 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Ingrese

Trans_abril_por_NTC en el campo Nombre.
Haga clic en Aceptar. Vea la nueva tabla.
La tabla Trans_abril_por_NTC contiene una lista
de los importes acumulados de transacción por
número de tarjeta. El campo Contar indica la
cantidad de transacciones por número de tarjeta.

46 ACL en Práctica
 Generar listas con los importes de cada número de tarjeta

5 Haga clic con el botón secundario del ratón en la Ejercicio

columna Porcentaje de recuento y seleccione
Use el comando Clasificar para crear una tabla
Eliminar columnas seleccionadas. Repita esta
que indique el total de transacciones por número
operación con la columna Porcentaje de campo.
de cliente.

6 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique

que la guarde.

ACL en Práctica 47
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Determinó el total de los importes de transacción
por cada código de categoría de establecimiento.
■ Determinó los importes de transacción
correspondientes a categorías específicas
de gastos.
■ Determinó el total de los importes de transacción
por número de tarjeta de crédito.

48 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar cuáles son las
transacciones inaceptables
Identificar los empleados que
realizaron transacciones
inaceptables
Generar reportes de los
resultados
C APÍTULO 6
A NALIZAR TRANSACCIONES 6
Identificar transacciones inaceptables
Hasta ahora, realizó una investigación y un análisis preliminares de los datos
de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuación determinará si los
empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crédito corporativas para
realizar compras no aprobadas o de artículos y servicios específicamente
prohibidos.
49
Capítulo 6: Analizar transacciones
■ Determinar cuáles son las
transacciones inaceptables
Metaphor Corporation ha creado tres categorías de
códigos de transacción basándose en la lista de códigos
de categoría de establecimiento. Estas son:
■ Aceptable
■ No aceptable
■ Condicional (se requiere aprobación previa)
Una tabla contiene una lista de los códigos de
transacciones aceptables y otra tabla contiene una lista
de los códigos de transacciones inaceptables. Los códigos
que no aparecen en las listas de ninguna de las tablas
pertenecen a la categoría de condicional.
Para buscar todas las transacciones inaceptables, realice
las siguientes tareas.
Tareas
Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios.
Identificar las transacciones que tienen códigos no aceptables.
Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables.
Generar un reporte con los resultados.
50
Acerca de los comandos Unir y Relaciones
Cuando su proyecto abarca múltiples tablas de datos,
es posible que desee saber si los valores de determinados
campos existen en más de una tabla. Ejemplos:
■ Si administra una agencia de viajes, es posible
que tenga una lista de los clientes que compraron
pasajes aéreos y una lista de los clientes que
contrataron servicios de hotel. Puede determinar
cuántos clientes compraron pasajes aéreos
y cuántos contrataron servicios de hotel en
su agencia.
■ Si se desempeña en el área de marketing en una
tienda de departamentos, es posible que tenga una
lista de los clientes que compraron más de $2.000
el año pasado en su tienda y una lista de los clientes
que obtuvieron reembolsos de más de $1.000.
Por lo tanto, puede determinar qué clientes
realizaron compras por más de $2.000 el año
pasado y qué clientes obtuvieron reembolsos
de más de $1.000.
Puede usar los comandos Unir y Relaciones para
comparar las tablas y para combinar los datos contenidos
en ellas. Con estos comandos, usted puede:
■ Buscar valores de campo que existen en una tabla
pero no en la otra.
■ Buscar valores de campo que existen en las dos
tablas.
■ Combinar campos específicos de dos tablas de
origen.
El comando Unir genera una nueva tabla que contiene los
datos de ambas tablas originales. La tabla resultante se
asemeja a cualquier otra tabla de su proyecto.
ACL en Práctica

El comando Relaciones no combina las tablas físicamente
sino que crea una unión virtual entre dos o más tablas.
Puede usar los campos de las tablas relacionadas como
si todos los campos formaran parte de la misma tabla.
Puede crear expresiones con campos de cualquiera de las
tablas relacionadas. Puede agregar campos de una tabla
relacionada a otra tabla relacionada para poder ver los
campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea,
puede extraer algunos o todos los campos de las tablas
relacionadas a una nueva tabla.
Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla sobre
la base de las dos tablas originales, se suele utilizar el
comando Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas
originales son muy grandes.
Para obtener más información sobre los comandos Unir y
Relaciones, seleccione Ayuda » Índice y busque “combinar tablas”.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
Comprobar si las tablas de códigos contienen
errores obvios
Para poder usar las tablas de códigos con el fin de
comprobar las transacciones, verifique si las tablas
contienen errores obvios. Usará el comando Unir para
si las tablas Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables
tienen códigos en común.
Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de que
los campos clave de las dos tablas son de caracteres
y tienen la misma longitud.

Comparar la longitud y el tipo de los campos clave
1 Abra la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Códigos es ASCII. La longitud del campo
es igual a la del nombre de campo o a la longitud
del valor más largo del campo, lo que resulte mayor.
3 Cierre la ventana Formato de tabla.
4 Abra la tabla Códigos_aceptables.
5 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Códigos es ASCII pero la longitud es de
50 caracteres.
Los Códigos de categoría de establecimiento tienen
cuatro caracteres. Cada uno de estos campos de Código
cuenta con espacios adicionales. Debe unificar ambos
51
Capítulo 6: Analizar transacciones
campos creando campos de código calculado en cada
tabla. Estos nuevos campos:
■ Contendrán los cuatro dígitos del campo Códigos
como datos de caracteres.
■ Tendrán una longitud de 4 caracteres.
Usted puede ejecutar el comando Unir satisfactoriamente
con la ayuda de los campos calculados como campos clave.

Crear un campo calculado en cada tabla de
Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables
1 Si aún no lo hizo, abra la tabla Códigos_aceptables.
2 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el
botón Agregar una nueva expresión . Dado que los campos clave están uniformados,
3 En el cuadro de texto Nombre, ingrese
Sub_códigos_aceptables.
4 Haga clic en f(x) para abrir el Generador de
expresiones. En el cuadro de texto Expresión,
ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4)
■ La función ALLTRIM( ) recorta los espacios
extraños que suele haber a la izquierda o a la
derecha del campo Códigos.
■ La función SUBSTR( ) lee los primeros cuatro
caracteres del campo Códigos.
5 Haga clic en la marca de verificación verde. El nuevo
campo, Sub_códigos_aceptables, aparecerá en la
ventana de Formato de tabla. Verifique que la
categoría sea C por caracteres y que la longitud sea 4.
6 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el campo
Sub_códigos_aceptables a la vista.
52
7 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Códigos. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas. Haga doble clic en
Sub_códigos_aceptables y haga clic en Aceptar.
Aparecerá la columna Sub_códigos_aceptables en
la vista.
8 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.
9 Abra la tabla Códigos_inaceptables. Repita los pasos
2 a 7, pero otorgue el nombre
Sub_códigos_inaceptables al campo calculado.
puede unir las tablas utilizando el campo
Sub_códigos_inaceptables de la tabla
Códigos_inaceptables y el campo
Sub_códigos_aceptables de la tabla
Códigos_aceptables.

Determinar si las tablas tienen códigos en común
1 Abra la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Datos » Unir tablas. Aparecerá el cuadro
de diálogo Unir.
3 En la lista de Tabla secundaria, seleccione
Códigos_aceptables.
4 Seleccione Sub_códigos_inaceptables como Clave
primaria. Seleccione Sub_códigos_aceptables como
la Clave secundaria.
5 Seleccione Sub_códigos_inaceptables y Descripción
en la lista Campos primarios. Si existen códigos
comunes en las dos tablas, podrá ver su descripción.
6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria.
ACL en Práctica

7 Ingrese Códigos_en_ambas_tablas en el campo
En. Este es el nombre de la nueva tabla que se creará.
8 En la ficha Más, seleccione Registros principales con
correspondencia y asegúrese de que no se seleccione
ninguna otra opción de Unir categorías. Haga clic en
Aceptar.
9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vacía.
Si bien usted puede ver que la tabla está vacía, deberá
hacer un recuento para registrar los resultados en el
log de comandos y mantener un seguimiento de
auditoría.
10 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar.
Debido a que no hay registros en la tabla
Códigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no
existen códigos en las tablas Códigos_inaceptables
y Códigos_aceptables. Las tablas de códigos originales
no tienen errores obvios de manera que puede utilizarlas
para su análisis.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
Identificar transacciones inaceptables
La tabla Trans_abril contiene estos campos:
■ NÚMTARJ
■ MONTO
■ FECHA_TRANS
■ CÓDIGOS
■ NROCLIEN
■ DESCRIPCIÓN
La tabla Códigos_inaceptables contiene los siguientes
campos:
■ Códigos
■ Descripción
■ Sub_códigos_inaceptables (un campo calculado)
Para identificar las transacciones inaceptables, será
necesario relacionar la tabla Trans_abril con la tabla
Códigos_inaceptables. No obstante, primero debe
asegurarse de que los campos clave de cada tabla
tengan la misma longitud y un tipo de datos ASCII.
En la sección anterior, creó un campo calculado
denominado Sub_códigos_inaceptables en la tabla
Códigos_inaceptables y usted sabe que la longitud del
campo Sub_códigos_inaceptables es 4 y que la categoría
es C de carácter. Será necesario revisar el campo Códigos
de la tabla Trans_abril para determinar su longitud y tipo
de datos.

Ver el formato de tabla de Trans_abril
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla.
53
Capítulo 6: Analizar transacciones

La lista de campos muestra que el campo Códigos Agregar columnas. Haga doble clic en
tiene una categoría C, pero su longitud es de Sub_códigos_abril. Haga clic en Aceptar.
7 caracteres.
Deberá crear un campo computado en la tabla
Trans_abril que recorte el campo Códigos y tenga una
Longitud de 4 caracteres. Puede usar este nuevo campo
computado como campo clave para relacionar las tablas
Códigos_inaceptables y Trans_abril.

Crear un campo computado en Trans_abril

1 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el
botón Agregar una nueva expresión . A continuación determinará si hay transacciones del mes
2 Ingrese Sub_códigos_abril como el nombre.
3 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones.
4 En el cuadro Expresión, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4)
5 Haga clic en Aceptar.
de abril con códigos de no aceptables. En primer lugar,
deberá aislar las transacciones inaceptables comparando
los códigos de transacción en las dos tablas.

Usar el comando Relaciones para buscar transacciones
inaceptables
1 Con la tabla Trans_abril activa, seleccione Datos »
Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Relaciones.
Si también el mensaje de Guía de inicio aparece,
seleccione No volver a mostrar este diálogo y haga
clic en Aceptar.

6 Haga clic en la marca de verificación verde. Cierre la

ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el campo Sub_códigos_abril
a la vista.
7 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Códigos. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
2 Haga clic en Agregar tabla.

54 ACL en Práctica

3 Haga doble clic en Códigos_inaceptables. Aparecerá
la tabla Códigos_inaceptables en el cuadro de
diálogo Relaciones.
Para organizar las tablas en el cuadro de diálogo Relaciones,
arrastre las tablas con el ratón o haga clic con el botón
secundario y seleccione Organizar tablas.
4 Haga clic y arrastre Sub_códigos_abril de la tabla
Trans_abril a Sub_códigos_inaceptables en la tabla
Códigos_inaceptables.
Si vincula los campos incorrectos, haga clic con el
botón secundario del ratón en la línea y seleccione
Editar relación. Seleccione los campos que desea
vincular y haga clic en Aceptar.
5 Haga clic en Finalizar.
A continuación, agregará a la vista el campo
Sub_códigos_inaceptables de la tabla
Códigos_inaceptables.
6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Sub_códigos_abril.
Haga clic en Agregar columnas. Aparecerá el
cuadro de diálogo Agregar columnas.
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Códigos
inaceptables. Aparecerán los campos de la tabla
Códigos_inaceptables en la lista de Campos
disponibles.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
8 Amplíe la columna Nombre para poder ver los
nombres de los campos. Haga doble clic en
Códigos_inaceptables.Sub_códigos_inaceptables.
9 Haga clic en Aceptar.
Ahora que tiene en la vista el campo
Sub_códigos_inaceptables de la tabla
Códigos_inaceptables, los registros sin códigos
inaceptables aparecen en blanco en el campo
Sub_códigos_inaceptables.
Puede aplicar un filtro para ver sólo las transacciones
inaceptables.

Aplicar un filtro para ver transacciones inaceptables
1 Seleccione las entradas en blanco en el campo
Sub_códigos_inaceptables y haga clic en ellas.
Seleccione Filtro rápido » No igual.
Ha filtrado todos los registros con entradas en blanco
en el campo Sub_códigos_inaceptables. Ahora ACL
sólo muestra los registros que tienen códigos
inaceptables.
2 Elimine los campos Sub_códigos_abril y Códigos de
la vista.
3 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic en
Aceptar. Hay 7/281 transacciones inaceptables.
A continuación extraerá los registros a una nueva tabla.
55
Capítulo 6: Analizar transacciones

Extraer los registros a una nueva tabla
■ Identificar empleados
1 Seleccione Datos » Extraer datos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Extraer.
2 En el cuadro de diálogo Extraer, seleccione Registro.
En el campo En, ingrese
Trans_abril_inaceptable. Haga clic en Aceptar.
Haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea guardar
los cambios en Trans_abril.
Aparecerá la nueva tabla en la vista. Ajuste el ancho
de las columnas según sea necesario y organícelas
como lo desee.
Utilice el comando Contar para contar cuántas
transacciones inaceptables hay, a fin de escribir este
número en el log y crear un seguimiento de auditoría.
Debe contar con siete transacciones inaceptables.
Si mira los resultados, puede ver que se realizaron
cuatro transacciones inaceptables el 14 de abril.
Puede crear un filtro de datos y contar la cantidad
de registros para escribir esta información en el log.
3 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.
56
Ahora que ha confirmado que algunas transacciones
no son aceptables, podrá determinar qué empleados
realizaron esas compras. También puede identificar el
departamento al que pertenecen estos empleados.
Puede obtener información de varias tablas y combinarla
en una sola vista. La meta es generar un reporte con lo
siguiente:
■ Nombre del empleado
■ Número de tarjeta de crédito
■ Departamento
■ Importe de la transacción
■ Fecha de la transacción
■ Código de transacción
■ Descripción del código de transacción
Tareas
Determinar a qué departamento pertenecen los empleados cuyas
tarjetas de crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Crear una lista de los empleados cuyas tarjetas de crédito se usaron
para realizar transacciones inaceptables.
Generar un reporte de los empleados cuyas tarjetas de crédito se
usaron para realizar transacciones inaceptables.
ACL en Práctica
 Identificar empleados

Identificar los departamentos de los empleados 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. Ingrese la siguiente expresión:
En primer lugar deberá relacionar cada empleado con su
departamento. SUBSTR(ALLTRIM(Cód_dpto);1;1)

■ La tabla Dpto_compañía contiene los códigos 6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca
y nombres de los departamentos, por ejemplo, de verificación verde.
800000 para el departamento de Consultoría. 7 Cierre la ventana Formato de tabla.
■ La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl, Ahora tiene un nuevo campo computado denominado
que comienza con el primer dígito del código del Cód_dpto_1, que puede agregar a la vista.
departamento.
Al comparar el primer dígito del código de empleado con
Agregar el nuevo campo calculado a la vista
el primer dígito del código del departamento, podrá 1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
identificar el departamento al cual pertenece el empleado. encabezado de la columna Cód_dpto. Seleccione
Agregar columnas.
Para efectuar esta comparación, deberá crear un campo
computado en cada tabla que considere el primer dígito 2 Haga doble clic en Cód_dpto_1. Haga clic en
de los valores Cód_dpto. Luego compare este dígito con Aceptar.
el primero del código NroEmpl de la tabla Empleados. El primer dígito de la columna Cód_dpto_1 coincide
con el primer dígito de la columna Cód_dpto.
Comience verificando los tipos de datos de estos campos
en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana Puede quitar la columna Cód_dpto dado que la nueva
Formato de tabla. columna tiene la información pertinente.
3 Haga clic con el botón secundario del ratón en la

Crear un campo computado que contiene el primer dígito columna Cód_dpto y seleccione Eliminar columnas
del campo Cód_dpto
seleccionadas. Haga clic en Eliminar.
1 Abra la tabla Dpto_compañía.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar
campos/expresiones, asegúrese de que el campo
Cód_dpto tiene el tipo de datos ASCII. Cámbielo
si fuera incorrecto.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic
en el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre Cód_dpto_1.

ACL en Práctica 57
Capítulo 6: Analizar transacciones

4 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando se le indique
que la guarde.
A continuación creará un campo computado en la tabla
Empleados que utiliza el primer dígito del campo de
número de empleado NroEmpl.

Crear un campo computado que muestre el primer dígito
del campo NroEmpl
1 Abra la tabla Empleados.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá la
ventana Formato de tabla.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en
el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre NroEmpl_1.
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. En el cuadro Expresión, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1)
6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca de
verificación verde.
7 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora agregue este campo a la vista.
8 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1.
Haga clic en Aceptar.
Aparecerá la nueva columna NroEmpl_1 en la vista.

Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compañía
1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos »
Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Relaciones.
2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Agregar tabla.
3 Haga doble clic en Dpto_compañía.
4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados
al campo Cód_dpto_1 de la tabla Dpto_compañía.
5 Haga clic en Finalizar.
El paso siguiente consiste en agregar la columna
Nombre_dpto a la vista.
6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione
Dpto_compañía. Haga doble clic en el campo
Dpto_compañía.Nombre_dpto. Haga clic en
Aceptar.

Relacione la tabla Empleados con la tabla

Departamentos_compañía utilizando los campos
NroEmpl_1 y Cód_dpto_1.

58 ACL en Práctica
 Identificar empleados

6 Haga clic en Aceptar.

Aparecerá la columna Nombre_dpto en la vista. Se está 7 En el campo En, ingrese Dpto_empleados. Haga clic
acercando a su objetivo de crear un reporte. La siguiente en Aceptar. Haga clic en Sí cuando ACL le indique
tarea consistirá en extraer esta vista a una nueva tabla. guardar los cambios.
Se abre la nueva tabla Dpto_empleados en la vista.

Extraer campos a una nueva tabla
1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos »
Extraer datos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Extraer.
2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer
campos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
3 Agregue los siguientes campos a la lista de
Campos seleccionados:
■ Nombre
■ Apellido
■ NúmTarj
4 En la lista desplegable De tabla, seleccione
Dpto_compañía.
Aparecerán los campos en la tabla Dpto_compañía.
5 Agregue el campo Dpto_compañía.Nombre_dpto
a la lista de Campos seleccionados.

ACL en Práctica 59
Capítulo 6: Analizar transacciones
Crear una lista de empleados
El siguiente paso es relacionar la tabla Dpto_empleados
con la tabla Trans_abril_inaceptable utilizando el
campo de número de tarjeta en cada tabla.
Para poder usar el comando Relaciones, primero deberá
uniformar los dos campos de número de tarjeta para
utilizarlos como campos clave. Compruebe los campos de
número de tarjeta de las dos tablas en la ventana Formato
de tabla.

Comparar y uniformar los campos de número de tarjeta
1 Con la tabla Dpto_empleados activa, seleccione
Edición » Formato de tabla.
La lista de campos indica que el campo NúmTarj tiene
una longitud de 16 y una categoría C por caracteres.
2 Cierre la ventana Formato de tabla.
3 Abra la tabla Trans_abril_inaceptable.
4 Seleccione Edición » Formato de tabla.
El campo NúmTarj tiene una longitud de 19, lo que
significa que este campo tiene espacios adicionales.
Por lo tanto, deberá recortarlo.
5 Haga clic en el botón Agregar una nueva
expresión . Ahora hay tres tablas relacionadas:
6 Ingrese RecorteNúmTarj como el Nombre.
7 En el cuadro f(x), ingrese esta expresión:
SUBSTR(ALLTRIM(NúmTarj);1;16)
8 Haga clic en la marca de verificación verde.
9 Cierre la ventana Formato de tabla.
60

Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables
1 Con la tabla Trans_abril_inaceptable activa,
seleccione Datos » Relacionar tablas.
La tabla Trans_abril_inaceptable ya tiene una
relación con la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Agregar tabla. Aparecerá el cuadro
de diálogo Agregar tabla. Haga doble clic en
Dpto_empleados.
3 Arrastre el campo NúmTarj de la tabla
Dpto_empleados al campo RecorteNúmTarj
de la tabla Trans_abril_inaceptable.
4 Haga clic en Finalizar.
Trans_abril_inaceptable; Códigos_inaceptables
y Dpto_empleados.
En la vista, agregue todas las columnas que desea
incluir en el reporte final.
5 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj. Seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
ACL en Práctica
 Identificar empleados

6 En la lista desplegable De tabla, seleccione Obviamente, no puede suponer de inmediato que los
Dpto_empleados. Agregue los siguientes campos empleados que aparecen en la lista son los responsables
a la lista de Campos seleccionados: de las transacciones inaceptables debido a que es posible
■ Dpto_empleados.Nombre que otra persona haya usado la tarjeta. No obstante,
puede crear un reporte de los resultados y el
■ Dpto_empleados.Apellido departamento correspondiente de Metaphor
■ Dpto_empleados.Nombre_dpto Corporation realizará las investigaciones necesarias.
Haga clic en Aceptar.
7 Organice los campos de la vista de manera que se
visualicen en el siguiente orden:
■ Nombre
■ Apellido
■ Nombre_dpto
■ MONTO
■ DESCRIPCIÓN
■ FECHA_TRANS
■ NÚMTARJ
■ SUB_CÓDIGOS_INACEPTABLES
■ NROCLIEN
Ahora puede ver la lista de empleados cuyas tarjetas de
crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Puede reorganizar y ajustar los campos según sea
necesario para que la vista resulte atractiva.

ACL en Práctica 61
Capítulo 6: Analizar transacciones

Generar reportes de los resultados 4 Seleccione Datos » Reporte.

ACL ofrece dos métodos para generar reportes. Usted 5 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Seleccione
puede generar un reporte estándar de ACL o crear uno Archivo de texto HTML en la lista desplegable Tipo
que se visualiza en Crystal Reports®. En este de archivo.
procedimiento, utilizará la función estándar de ACL. 6 En el cuadro de texto Nombre, ingrese
Trans_abril_2003_inaceptable. Haga clic en
Para obtener más información sobre cómo usar Crystal Reports Aceptar.
para generar reportes, seleccione Ayuda » Índice y busque 7 En el Explorador de Windows, ubique la carpeta
“Crystal Reports”.
C:\ACL DATA\Archivos de datos de muestra y haga
doble clic en Trans_abril_2003_inaceptable.html.

Generar un reporte estándar de ACL El reporte se abre en su explorador Web.
1 Seleccione Datos » Reporte.
Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte.
2 Ingrese un encabezado descriptivo, como por
ejemplo:
Transacciones no aceptables en Metaphor
Corporation del mes de abril de 2003
3 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en
Aceptar.
El reporte aparecerá en la ficha Generar.

Guarde el reporte como archivo HTML.

62 ACL en Práctica
 Identificar empleados

Ejercicios 4 Consulte las tablas Trans_abril;

Trans_abril_inaceptable y Empleados. ¿Qué
1 Genere un reporte que indique todas las transacciones porcentaje de empleados con tarjeta de crédito
aceptables. Los procedimientos serán los mismos realizó transacciones inaceptables?
que los utilizados para el reporte que presenta las
transacciones inaceptables, con la salvedad de que 5 ¿Cómo usaría ACL para enviar por correo
usted utilizará la lista Códigos_aceptables como electrónico los resultados del reporte?
base para hacer la comparación.
Con el comando Relaciones, cree una vista que
muestre la siguiente información:
■ Nombre del empleado
■ Número de tarjeta de crédito
■ Departamento
■ Importe de transacciones aceptables
■ Fecha de la transacción
■ Código de transacción
■ Descripción del código de transacción
Extraiga esta vista a una nueva tabla
Trans_aceptable_por_empl_abril y expórtela
a un archivo Excel.
2 Recuerde que algunas transacciones no tienen
códigos de categoría aceptable ni de no aceptable.
Estas son las transacciones que requieren aprobación
pero no están prohibidas. Cree una tabla de
transacciones que no son ni aceptables ni no
aceptables. ¿Cuántas transacciones integran esta
categoría?
3 Extraiga todas las transacciones que existen en la
categoría de aprobación requerida a otra tabla.

ACL en Práctica 63
Capítulo 6: Analizar transacciones

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Examinó las tablas que contiene códigos de
categorías de establecimientos aceptables y no
aceptables para asegurarse de que estos códigos
no aparecen en ninguna de las tablas.
■ Creó una tabla con transacciones inaceptables
solamente.
■ Relacionó los empleados que realizaron
transacciones inaceptables con sus
departamentos.
■ Creó un reporte que describe en detalle todas las
transacciones inaceptables del mes de abril.

64 ACL en Práctica

En este capítulo…
Organizar el proyecto con
carpetas
Ampliar el proyecto para incluir
las transacciones de mayo
Combinar las transacciones de
mayo en una sola tabla
Corregir las listas de números
de tarjeta y de empleados
C APÍTULO 7
V ALIDAR , CORREGIR Y EXTRAER DATOS 7
Corregir los datos para el análisis
Hasta aquí planificó y creó un proyecto, le agregó datos y lo analizó. Basó su
análisis en las transacciones de tarjeta de crédito del mes de abril de 2003 de
Metaphor.
Ahora le solicitaron que analice las transacciones del mes de mayo de 2003.
Desafortunadamente, estas transacciones están en dos archivos separados
y los datos no son tan claros como los de las transacciones del mes de abril.
Por lo tanto, deberá realizar tareas adicionales para disponer de los datos
en un estado que le permita analizarlos con facilidad. Una vez que haya
corregido los datos de las transacciones, los extraerá a nuevas tablas.
65
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
■ Importar los datos de
transacciones de mayo
Usted ya tiene un proyecto para el análisis de Metaphor
en ACL. Creó uno que contiene todas las transacciones
del mes de abril. En esta sección procederá a agregar las
transacciones de mayo.
Tareas
Crear carpetas para las transacciones de abril y mayo.
Importar hojas de cálculo del libro Trans_mayo.xls de Excel.
Comparar los formatos de las dos tablas de transacciones.
66
Usar carpetas para organizar el proyecto
Para mantener el proyecto organizado, moverá sus
archivos de trabajo del mes de abril a otra carpeta. Puede
crear otra carpeta para los archivos de trabajo del mes de
mayo. Podrá ver todos los archivos según sea necesario,
pero el Panorama no mostrará los elementos que usted
no está utilizando.

Crear un carpeta denominada Abril 2003
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Carpeta. Aparecerá
una carpeta. Ingrese el nombre de la carpeta: Abril
2003. Presione la tecla ENTER.
2 Seleccione y arrastre todas las tablas a la carpeta Abril
2003 como lo haría en el Explorador de Windows.
3 Haga clic en Tutorial_ACL_Metaphor.ACL.
Seleccione Archivo » Nuevo » Carpeta. Escriba el
nombre de la carpeta: Mayo 2003 y presione ENTER.
ACL en Práctica
 Importar los datos de transacciones de mayo

Importar datos de transacción de mayo de 2003 ■ Haga doble clic en el campo Códigos, cambie el
tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
El libro Trans_mayo.xls contiene dos hojas de cálculo verificación verde.
con los datos de las transacciones del mes de mayo de
2003. Consulte Capítulo 3: “Configurar el proyecto” ■ Haga doble clic en el campo NúmTarj, cambie el
si tiene dudas sobre la importación de datos. tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
verificación verde.

Importar el libro Trans_mayo.xls de Excel 3 Cierre la ventana Formato de tabla.
1 Haga clic con el botón secundario del ratón en la 4 Seleccione Datos » Verificar y verifique todos los
carpeta Mayo 2003. Seleccione Nuevo » Tabla. campos. No debe tener datos no válidos.
Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Siga 5 Repita el mismo procedimiento con la tabla
avanzando por las pantallas del asistente y seleccione Trans2_mayo.
Trans_mayo.xls.
2 Debido a que ACL guarda los datos de cada hoja
de cálculo como una tabla separada, será necesario
importar el archivo Trans_mayo.xls una vez por cada
hoja de cálculo. Guarde la primera hoja de cálculo
como la tabla Trans1_mayo. Vuelva al paso
1 y guarde la segunda hoja de cálculo como
Trans2_mayo.

Editar el formato de las nuevas tablas

1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione
Edición » Formato de tabla. Aparecerá la ventana
Formato de tabla.
2 Edite los campos Monto; NúmTarj y Códigos:
■ Haga doble clic en el campo Monto. Seleccione
NUMERIC en la lista desplegable Tipo. Ingrese un
2 en el campo Dec para que el campo Monto tenga
dos lugares decimales. Seleccione -999999,99 en la
lista desplegable Formato. Haga clic en la marca
de verificación verde.

ACL en Práctica 67
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Comparar y corregir los formatos de tablas 5 En el cuadro de texto Línea de comando, ingrese
DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato
Para poder combinar las tablas, los valores de Inicio, Tipo de tabla.
y Longitud de cada campo de cada una de las tablas
deben ser exactamente los mismos. Para comparar las
tablas, puede usar DISPLAY en la línea de comando.

La mayoría de las actividades que se realizan en ACL también

pueden ejecutarse escribiendo los comandos de Script ACL
en la línea de comando. Script ACL es el lenguaje que se
utiliza para escribir scripts y ejecutar comandos en ACL.

Comparar el formato de las tablas de transacción

6 Compare el contenido de las dos fichas Mostrar.
1 Abra la tabla Trans1_mayo. Seleccione Ventana »
Los formatos de las tablas son idénticos excepto por
Mostrar línea de comando. Aparecerá la línea de
una sola inconsistencia: en Trans1_mayo, el campo
comando.
Monto tiene una longitud de 16 caracteres, pero en
2 En el cuadro de texto Línea de comando, ingrese Trans2_mayo, el campo Monto tiene una longitud
DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato de 15 caracteres.
de tabla.
Puede resolver este problema corrigiendo el formato
de Trans1_mayo.

Corregir el formato de Trans1_mayo

1 Abra Trans1_mayo.
2 En la vista, haga clic con el botón secundario del
ratón en la columna Monto y seleccione Ordenación
rápida descendente.
La vista muestra que el valor máximo de Monto en
3 En la ficha Mostrar, haga clic en el botón de chinche Trans1_mayo es 1.983,04. Este valor no necesita
16 caracteres. Puede cambiar sin problemas la longitud
para asegurarse de que ACL muestre los otros
del campo Monto a 15 para que coincida con la del
resultados del comando además de los resultados
campo Monto de la tabla Trans2_mayo. El campo
actuales.
Monto comienza en la posición 96 y no le siguen otros
4 Abra la tabla Trans2_mayo. campos, de manera que no se afectarán las posiciones
de los demás campos al cambiar este campo.

68 ACL en Práctica

3 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá la
ventana Formato de tabla. Haga doble clic en Monto.
■ Combinar y verificar las tablas
Cambie Long a 15. Haga clic en la marca de
verificación verde.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
En esta sección, combinará las transacciones de las
dos tablas de mayo en una sola tabla.
Puede combinar información de dos o más tablas
aplicando los siguientes métodos:
■ Unir: El comando Unir crea una nueva tabla
que incluye los campos seleccionados en los
dos archivos.
■ Relaciones: El comando Relaciones no crea una
nueva tabla sino que permite analizar los campos
de cada una de las tablas relacionadas como si
fueran la misma tabla.
■ Extraer y anexar: Puede extraer registros
y anexarlos a una tabla existente.
■ Combinar: Puede combinar los campos de
dos tablas en una sola.
Usted tiene dos tablas de transacciones de tarjetas de
crédito: Trans1_mayo y Trans2_mayo, con el mismo
formato. Para analizarlas como una unidad, es necesario
combinarlas.
Tareas
Usar el comando extraer y anexar para combinar las tablas de
transacciones del mes de mayo.
Verificar la tabla combinada.
Comprobar si existen transacciones duplicadas en la tabla.
69
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Combinar las tablas de transacciones del mes 7 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
de mayo Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
Con el método extraer y anexar, usted puede extraer
el archivo Trans1_mayo y crear una nueva tabla.
8 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el
encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
Puede extraer la información de Trans2_mayo los campos en orden secuencial comenzando con
y agregarla al final de la tabla nueva. La tabla nueva NúmTarj. Este orden es exactamente igual al que
contendrá la información combinada de las dos tablas. utilizó con la tabla Trans1_mayo.
Puede utilizar otros métodos para combinar los datos, 9 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
pero el método extraer y anexar es ideal para tablas que 10 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
tienen formatos idénticos. 11 En la ficha Más, seleccione Anexar al archivo
existente.

Usar el método extraer y anexar para combinar dos tablas
12 Haga clic en Aceptar.
1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Datos »
Extraer datos. ACL abre la tabla Trans_mayo_todas. Ahora puede
trabajar con esta tabla en ACL como lo haría con
2 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
cualquier otra tabla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
3 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el
encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
los campos en orden secuencial comenzando con
NúmTarj.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Se extraen todos los campos en el orden indicado.
5 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
Haga clic en Aceptar.
ACL crea una nueva tabla, Trans_mayo_todas,
que contiene los datos de Trans1_mayo.
Ahora anexe los datos de Trans2_mayo a la tabla
Trans_mayo_todas.
6 Abra Trans2_mayo. Seleccione Datos » Extraer
datos.

70 ACL en Práctica

Verificar la nueva tabla
Utilice los comandos Verificar y Contar para asegurarse
de que las dos tablas se anexaron correctamente.

Verificar la nueva tabla
1 Seleccione Datos » Verificar.
2 Haga clic en Verificar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.
3 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
Debe obtener el resultado: 0 errores de validez de datos
detectados.

Comparar el recuento en cada tabla
1 En la tabla Trans_mayo_todas, seleccione Analizar »
Contar registros. Haga clic en Aceptar. Debe tener
200 registros.
2 Cuente los registros de la tabla Trans1_mayo.
Debe tener 86.
3 Cuente los registros de la tabla Trans2_mayo.
Debe tener 114.
El procedimiento de extraer y anexar parece haber
resultado satisfactorio.
ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada
Al combinar dos tablas, revise siempre si hay errores en
las entradas de datos. Las entradas duplicadas pueden
indicar que una persona ingresó la misma transacción
dos veces en las hojas de cálculo originales de Excel.
Las transacciones duplicadas también pueden indicar
fraude. Los empleados pueden dividir las transacciones
de tarjeta de crédito para evitar su examen. Por ejemplo,
en lugar de tener una compra de $2.000, el empleado
podría tener dos transacciones separadas de $1.000.
Alternativamente, los establecimientos podrían cobrar
dos veces por el mismo producto o servicio.
Utilice el comando Duplicados para buscar transacciones
de importes idénticos.

Comprobar si hay duplicados en la tabla
Trans_mayo_todas
1 Abra la tabla Trans_mayo_todas.
2 Seleccione Analizar » Buscar duplicados. Aparecerá
el cuadro de diálogo Duplicados.
3 Seleccione Monto en la lista de Duplicados en.
4 Haga clic en Listar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.
5 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
6 Vea los resultados. Está comprobando si hay valores
duplicados de Monto.
Debe tener una transacción de una tienda de software
y una de Southwest del mismo importe. También debe
tener dos transacciones del Hilton por el mismo importe
con una diferencia de un día.
En su opinión, ¿cuál es la posible importancia de estos
importes duplicados?
71
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Ejercicios
1 Ejecute el comando Perfil en la tabla
Trans_mayo_todas. Tome nota de los valores
de transacciones más elevados y más bajos.
2 Compruebe si hay duplicados en el campo NroClien.
Clasifique la tabla en función del mismo campo.
¿Los resultados son significativos?
3 Exporte una tabla a un archivo XML que indique el
nombre del empleado, el número de tarjeta y el valor
total en dólares de las transacciones relacionadas por
tarjeta del mes de mayo. Vea el archivo en Internet
Explorer.
72
■ Aislar y corregir datos no válidos
En la última sección, usted verificó los datos importados.
Sin embargo, una cosa es verificar los datos y otra
diferente es validarlos. Por ejemplo, usted determinó que
el campo NúmTarj es de sólo caracteres, de modo que los
datos son del tipo texto ASCII. No obstante, aún debe
determinar si los números de tarjeta son válidos, lo que
significa que cada entrada debe tener 16 dígitos y no otros
caracteres.
En esta sección usted creará:
■ Un filtro para mostrar sólo las entradas válidas.
■ Un filtro para mostrar sólo las entradas no válidas.
Si algunas entradas no son válidas, usted puede corregir
los problemas o filtrar los registros que contienen estas
entradas.
Tareas
Determinar si todos los números de tarjetas tienen exactamente
16 dígitos.
Crear un campo de tarjeta de crédito de 16 dígitos.
Extraer los registros corregidos de tarjetas de crédito a un
nuevo archivo.
Corregir la nueva lista de empleados.
ACL en Práctica
 Aislar y corregir datos no válidos

Comprobar el formato de los números de tarjetas Presione la tecla ENTER. El operador NOT hace que
ACL muestre las entradas no válidas.
Es necesario determinar cuáles son los números de
tarjetas de la tabla que presentan un formato no válido. 6 Recuente los registros. Debe tener 5/200.
A tal fin, aplique un filtro al campo NúmTarj que utilice Los números de tarjetas no válidos contienen guiones
una función anidada compuesta por ALLTRIM( ) o espacios extraños. En este caso, puede ver de inmediato
y MAP( ): todas las entradas no válidas, pero en un proyecto grande,
■ ALLTRIM( ) elimina todos los espacios en blanco es posible que no pueda hacerlo.
a la derecha de cada entrada de número de tarjeta.
■ MAP( ) evalúa si cada número de tarjeta, sin los
espacios en blanco a la derecha, tiene exactamente
16 dígitos.

Aplicar un filtro para mostrar los números de tarjetas no

válidos
1 Con la tabla Trans_mayo_todas activa, haga clic en el
botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista.
2 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente expresión
completa en una sola línea:
MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999")
La cadena de dieciséis nueves indica que el filtro
determinará si cada valor NúmTarj tiene 16 dígitos.
3 Haga clic en Aceptar. ACL aplicará el filtro.
4 Cuente el número de registros. Como puede apreciar,
195/200 registros aparecen en la vista, lo que significa
que 5 registros no cumplen el criterio especificado.
5 En el cuadro de texto Filtro, agregue NOT al principio
de la expresión:
NOT MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999")

ACL en Práctica 73
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Crear un campo de número de tarjeta de
Agregar el campo computado NTC_Corregido a la vista

16 dígitos 1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
Ahora comparará estos números de tarjetas con los encabezado de la columna NúmTarj. Seleccione
de otra lista que no contienen guiones ni espacios. Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
A tal fin, cree un campo computado en la tabla Agregar columnas.
Trans_mayo_todas en el que todos los números de 2 Haga doble clic en NTC_Corregido. Haga clic en
tarjetas tienen 16 dígitos sin espacios ni guiones. Aceptar.
Además, el campo que cree deberá contener todos los 3 Elimine la columna NúmTarj.
números de tarjetas válidos sin cambiarlos. Los números Debido a que el campo de número de tarjeta está
no válidos deben corregirse sin modificar los dígitos. corregido, ya no será necesario ver el campo
NúmTarj.

Crear un campo computado con números de tarjetas
corregidos Aplique el filtro para asegurarse de que el campo
NTC_Corregido sólo contiene dígitos.
1 En la tabla Trans_mayo_todas, haga clic en el botón
Eliminar filtro para quitar el filtro. La vista 4 En el cuadro de texto Filtro, ingrese:
muestra todos los registros. MAP(NTC_Corregido;"9999999999999999")
1 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá la Presione la tecla ENTER.
ventana Formato de tabla. 5 Cuente el número de registros. Se visualizan los 200.
2 Haga clic en el botón Agregar una nueva 6 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
expresión . el filtro.
3 Ingrese NTC_Corregido en el campo Nombre.
La siguiente tarea consistirá en extraer esta información
4 Haga clic en el botón f(x). Aparecerá el Generador de a una nueva tabla.
expresiones. La expresión que usted cree completará
el campo NTC_Corregido.
5 Ingrese la siguiente expresión:
ALLTRIM(INCLUDE(NúmTarj;"0123456789"))
6 Haga clic en Aceptar. Vuelva a aparecer la ficha Editar
campos/expresiones.
7 Haga clic en la marca de verificación verde.
8 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el nuevo campo a la vista.

74 ACL en Práctica

Extraer los registros corregidos a una nueva
tabla
Como ha creado un campo que sólo contiene números de
tarjetas válidos, el paso siguiente consiste en extraer los
registros a una nueva tabla. También puede usar esta tabla
para realizar otros análisis.

Extraer los registros corregidos a una nueva tabla
1 Seleccione Datos » Extraer datos.
2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer
campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
3 Haga clic en Agregar todos. Debido a que NúmTarj
contiene entradas no válidas, no desea incluir ese
campo en la nueva tabla. Elimine el campo NúmTarj
de la lista de Campos seleccionados. Haga clic en
Aceptar.
4 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del
archivo Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
Haga clic en Aceptar.
ACL abre la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
ACL en Práctica
Aislar y corregir datos no válidos
Exportar la tabla combinada de transacciones
a Excel
Usted creó y verificó una tabla que combina las dos tablas
que representan las transacciones de tarjetas de crédito
del mes de mayo de 2003. Es posible que desee tener estos
datos en formato Excel.

Exportar la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
a Excel
1 Con la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
activa, seleccione Datos » Exportar a otra
aplicación.
2 Seleccione Campos.
3 Seleccione los campos que desea exportar en el orden
en el que desea que aparezcan. Los campos aparecerán
en la hoja de cálculo de Excel en este orden, de izquierda
a derecha.
4 En la lista desplegable de Exportar como, seleccione
Excel.
5 En el campo En ingrese el nombre del archivo
Trans_mayo_todas_Corregido. Haga clic
en Aceptar.
También puede seleccionar la ruta de acceso al archivo.
Si sólo ingresa el nombre, el nuevo archivo se guardará en
la última carpeta que usó para guardar los datos en ACL.
75
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Crear una tabla de registros de empleados sin
errores
Para el mes de mayo, le entregaron una lista de empleados
ligeramente diferente: Empleados_mayo_con_NTC.xls.
La tabla sólo incluye los empleados que tienen tarjetas de
crédito de Metaphor.

Importar la nueva tabla de empleados
1 Importe el archivo Empleados_mayo_con_NTC.xls
a la carpeta Mayo 2003 y guárdelo como
Empleados_mayo_con_NTC.
2 Desplácese por la nueva tabla.
Puede ver que en el campo Nombre del registro inferior
dice “Fin del archivo” y que todas las demás entradas de
este registro están vacías. Resulta claro que no es un
registro de empleado y, lo por tanto, debe filtrarse.

Filtrar los registros no válidos de empleados
1 Con la tabla Empleados_mayo_con_NTC activa,
haga clic con el botón secundario del ratón en la
entrada Fin del archivo.
2 Seleccione Filtro rápido » No igual.
Se filtró el registro no válido.
Si extrae los datos válidos a otra tabla, no es necesario
conservar el filtro en la tabla original.

Extraer los registros válidos a una nueva tabla
1 Seleccione Datos » Extraer datos.
2 Seleccione el botón Campos. Haga clic en Extraer
campos. Haga clic en Agregar todos. Haga clic en
Aceptar.
3 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del
archivo Empleados_mayo_corregido. Haga clic
en Aceptar.
76
Ejercicios
1 Supongamos que desea que todos los números de
tarjetas tengan el formato: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
¿Qué estrategia aplicaría para crear un campo
computado como éste?
2 Si dispusiera de la información necesaria,
la comprobación del número del seguro social
(SSN) de cada empleado permitiría determinar si
cada registro es exclusivo. ¿Cómo comprobaría si
existen números del seguro social duplicados?
¿Cómo se aseguraría de que el formato de todos
los números del seguro social tenga una cadena
larga de dígitos: xxxxxxxxx?
3 Prepare una estrategia para analizar las transacciones
del mes de mayo que refleje la estrategia que utilizó
con las transacciones del mes de abril. Busque las
transacciones no aceptables en este conjunto de
transacciones.
4 Para sus propios proyectos, piense en los diversos
enfoques que mejoran la calidad de los datos antes
de importarlos a ACL. También piense en distintos
métodos para comprobar los datos después de
importarlos a ACL.
ACL en Práctica
 Ideas para otros análisis

■ Ideas para otros análisis
En este tutorial, usted trabajó con varios ejemplos que le
permitieron constatar cómo puede realizar análisis con
ACL. ¿Qué otros análisis podría realizar con los datos?
Considere estas preguntas. Es probable que le surjan
muchas ideas aplicables a su propio trabajo.
■ ¿Cuáles son los cinco o diez empleados que más
gastaron? ¿A qué clientes le cargaron los gastos?
¿Existe alguna relación entre gastar mucho
y cargar transacciones no aceptables?
■ Determine el total de gasto mensual por
departamento. Utilice el campo CódDpto
de la tabla Empleados.

■ ¿Las transacciones tienen códigos de categorías ■ Si un empleado cargó un pasaje aéreo, ¿qué otros
de establecimiento no aceptables? gastos de viaje cargó? Por ejemplo, si un empleado
paga con la tarjeta un pasaje aéreo, es probable
■ ¿Los códigos de categoría de establecimiento que también pague con ella el alojamiento
utilizados guardan relación con las y transporte. ¿Es éste el caso? ¿Cuáles son las
responsabilidades de los titulares de las tarjetas? explicaciones posibles de los patrones que se
■ ¿El titular de una tarjeta repite transacciones a observan?
intervalos regulares con el mismo establecimiento? ■ Si los códigos de los prestadores de servicios de
■ ¿El titular de una tarjeta tiene registradas varias catering y panaderías pertenecieran a la categoría
transacciones en un período breve (por ejemplo, de no aceptables, ¿cuánto dinero se ahorraría?
72 horas) con el mismo establecimiento?
■ ¿El titular de una tarjeta realiza transacciones
los fines de semana o feriados?
■ ¿Un número de transacciones poco común tiene
valores redondeados, como por ejemplo, $1.000,
$200 o $450?
■ ¿Hay contracargos en un número de tarjeta
y cómo se explican?
■ ¿El titular de una tarjeta suele alcanzar o exceder
su límite de crédito?
■ ¿Se observa un aumento repentino de las compras
del titular de una tarjeta?
■ ¿El titular de una tarjeta es responsable de los
gastos de terceros?

ACL en Práctica 77
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Importó un libro de Excel con dos hojas de
cálculo.
■ Combinó información de dos tablas en una sola.
■ Corrigió un campo de datos que contenía datos
no válidos.
■ Extrajo la tabla de nuevas transacciones a Excel.
■ Corrigió una tabla filtrando un registro no válido
y extrayendo los resultados a una nueva tabla.
■ Creó una tabla que combina todas las
transacciones de tarjetas de crédito en
una sola tabla.

78 ACL en Práctica
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