MODULO

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA

PREPARADO POR:
NELLY VALOIS LOZANO
MARIA LUISA PARRA MURILLO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO

“DIEGO LUIS CORDOBA”

FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

QUIBDO - CHOCO

2006
 CONTENIDO

Introducción
Justificación
Metodología

UNIDAD 1
HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

Contabilidad en la edad antigua

Contabilidad en la edad media
Contabilidad en la edad moderna
Contabilidad en la edad contemporánea

UNIDAD 2
LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

La profesión contable
Evolución y análisis de lo fundamentos de la contabilidad
Normas, principios, postulados y conceptos contables
Aplicados en Colombia
Campos de acción del contador público

UNIDAD 3

CONCEPTOS BÁSICOS

La contabilidad y la actividad económica

Concepto de persona natural y persona jurídica
Concepto de comercio y comerciante
Concepto de empresa
Clasificación de las empresas
Documentos de comercio
Concepto de contabilidad
Usuarios de la contabilidad
Características de la información contable
Campos de aplicación de la contabilidad

UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

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Elementos del sistema de información contable
Ecuación contable
Contabilidad por partida doble
Las transacciones
La cuenta T
Naturaleza de las cuentas – PUC
Registros contables
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 5

LIBROS DE CONTABILIDAD

Descripción, aspectos legales y características

Prohibiciones en los libros
Libros principales
Libro Inventarios y Balances
Libro Diario
Asientos de diario
Comprobantes de diario
Libro Mayor y Balances
Libros Auxiliares
Registros

UNIDAD 6

AJUSTES

Clasificación de los ajustes

Ingresos y gastos acumulados o causados
Efectos que producen los ajustes
Ingresos y gastos diferidos
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 7

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN EN

LA FUENTE

Aspectos generales
Régimen simplificado
Régimen común
Impuesto al valor agregado (IVA) en compras
Devoluciones en compras y en ventas
Impuesto al valor agregado (IVA) en descuentos por
Pronto pago en compras y en ventas

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Retención en la fuente
Obligaciones de los agentes retenedores
Descuentos retención en la fuente
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 8

DESCUENTOS
Comerciales
Condicionados o financieros
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 9

INGRESOS
Concepto
Clases de ingresos
Contabilización
Control interno

UNIDAD 10

GASTOS
Concepto
Clases de gastos
Contabilización
Control interno

UNIDAD 11

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Concepto
Provisión Impuesto
Reservas
Contabilización
Corrección monetaria
Presentación de los ingresos y gastos
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO

Asientos de cierre
Hoja de trabajo
Ejercicio de aplicación

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BIBLIOGRAFIA
ESTRUCTURA CURRICULAR

ASIGNATURA : FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD

FINANCIERA

CICLO : BÁSICO

ÁREA DE FORMACIÓN : PROFESIONAL

PRERREQUISITO : NO TIENE

UBICACIÓN CURRICULAR : PRIMER SEMESTRE

INTENSIDAD HORARIA : T (2) P (2)

TIPO DE CURSO : HABILITABLE, NO VALIDABLE,

NO CURSABLE

PERFIL PROFESIONAL : CONTADOR PÚBLICO

Nº DE CRÉDITOS :3

MODALIDAD : DISTANCIA

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 INTRODUCCIÓN

El propósito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los

estudiantes de contaduría pública a distancia de una manera integral
adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes
contables.

Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se

requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda
para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del área contable.

Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le

facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propósitos del mismo,
dinámica de las cuentas, talleres de practica,
Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales
y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la
preparación de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la
información.

La didáctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda

metodológica al estudiante y al docente como guía para el desarrollo teórico y
practico de la cátedra.

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 JUSTIFICACIÓN

El estudio de la contabilidad permite conocer la evolución de la ciencia contable

y de los procesos históricos contables, constituye una oportunidad invaluable
para lograr conocer la realidad de la contaduría en Colombia y el desarrollo en
otros países.

Esta asignatura es de carácter teórico – práctica, y de gran importancia para el

futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio
necesarios para determinar la situación financiera de las empresas a través del
análisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias
adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector
Comercial, Industrial, de Servicios o sector Público.

La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la

parte contable en general, su esencia, su aplicación, su dinámica y el
conocimiento del ente económico como eje fundamental para la aplicación
contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos
procedimientos y técnicas más especificas que se realizan en el ciclo de
operaciones del ente económico. El conocimiento de tales procedimientos y
sistemas de trabajo; permitirá que el estudiante se compenetre en el contexto
del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el interés del
mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente económico.
Igualmente se introducirá en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de
balance.

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 METODOLOGÍA

La programación se desarrollará fundamentando la investigación de los

estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada sección para su
análisis y discusión, porque el aprendizaje a través de la participación en la
metodología permite fijar más el conocimiento y facilita la reflexión deductiva
cuando se deba actuar.

La metodología será teórico – practica, por lo cual se debe aprovechar al

máximo la tutoría del docente de esta área. Se utilizará:

• Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo

• Talleres prácticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en
grupos.
• Aprendizaje sobre la experimentación reflexiva en si mismo y en otros.
• Trabajos de investigación y ejercicios de reflexión.

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 UNIDAD 1

HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL

• Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a través de la

historia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer la evolución de la contabilidad en cada una de las edades.

• Utilización de términos bien definidos empíricamente significativos.

• Procedimientos sistemáticos de comprobación de la información en cada

una de las edades.

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CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA

• El hombre vivió en grupo

• La familia se rigió bajo un régimen matriarcal de manera nómada
• Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece
el patriarcado.
• Se practicaba el autoconsumo – cambio
• La complejidad de actividades permite la división del trabajo
• Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio
fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las
mismas funciones de hoy.
• Aparece la escritura a través de signos
• Origen de los números por medio de símbolos
• Surge la contabilidad por partida simple
• Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de
Babilonia
• Se cobran impuestos
• Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como
medio de cambio.
• Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil

• Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas

porque llevaban la contabilidad a sus clientes

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 • Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los

Ingresos y Gastos de manera diaria.

• En libro Codex o Tubulae, se hacían registro con mucho cuidado y se

debía conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los

ingresos “Acceptum” y al otro lo gastos”Expensum”.

• El estado de la caja “Arca”, aquí figuraban los retiros en el Expensum y

los Ingresos en el Acceptum.

• Libro Nexum tenía como origen el préstamo de dinero según la ley

Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del

acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligación a favor de

este.

• Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad

• La Ley Paetelia Papiria es la Ley más antigua de que se tiene noticia

hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.

• Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se

agruparon constituyendo colegios

CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA

• Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en

monasterios.

• Con las invasiones árabes y normandas la contabilidad mercantil se

volvió exclusivamente actividad del señor Feudal.

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• En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de

las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos

• La diversidad de monedas fue un obstáculo a la generalización de un

sistema contable unánimemente aceptado.

• Las prácticas contables eran llevadas por escribanos a las

ordene de los señores Feudales.

• Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales debían ser

devueltas.

• Surgen los grandes monopolios comerciales.

• Aparece la contabilidad por partida doble.

• Se introdujo el uso de los números arábigos

• Se impuso a los funcionarios encargados de la administración de

rentas públicas la obligación de rendir cuentas anualmente.

• Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida,

en el lado izquierdo el Haber – egresos y en el lado derecho –

ingresos.

• Aparece la cuenta Pérdidas y Ganancias, a través del decreto 1327

originado por las múltiples pérdidas de dinero.

• Se crea el cargo de auditor cuya misión consistía en vigilar y cotejar el

trabajo conservando un duplicado del mismo.

• La implementación de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la

contabilidad.

• surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari.

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• Se crean las cuentas patrimoniales.

• Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un

estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad económica

informando el resultado de las operaciones como la participación

individual de los socios.

• Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permitía el mejor

uso de los otros ( diario columnario )

CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA

• Se generalizo el uso de los números arábigos y la impresa.

• La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos.
• Aparece el primer libro estructurado para la práctica del comercio.
• Se establece la identidad de la partida doble.
• Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale
( Borrador o recordatorio).
• Se establece que los libros se deben identificar en la primera página.
• No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deberá
asentarse en el diario y de ahí pasarse al mayor según su clasificación.
• Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494.
• Aparece la explicación del Inventario manifestando que es un listado de
Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y
debe ser hecho solo en un día.
• Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las
mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las
operaciones.
• Se origina la famosa revolución de los precios.

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 • Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan
firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control
que debe perdurar a través de los años.
• En los años 1581, existían agrupaciones de contadores que se
dedicaban a la profesión en una forma independiente.

• En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona

que quiera practicar la profesión contable de manera independiente
debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya
trabajado con algún profesional autorizado por cierto tiempo.

CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA

• En esta edad nace la revolución industrial

• Las regulaciones gubernamentales fueron más elásticas.
• Aparece el código Napoleón (1808) que da las bases para un mercado
estable, el cual favorece en Francia a la burguesía de comerciantes
• La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre
de Principios de Contabilidad.
• El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma
eficiente la actividad financiera.
• Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronológico.
• El libro mayor se utiliza para la acumulación clasificada de cuentas con
sus cargos y abonos.
• En 1883 entro en vigencia el Código de Comercio Mercantil que regula
la práctica contable.
• Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas según su verdadero
significado débito y crédito.
• Surge el Concepto de depreciación.

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• Se determino que un profesional de la Contabilidad que operase
independientemente debería examinar y certificar los reportes
financieros.
• En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante
examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado.
• En 1917 se funda la Asociación de Contadores Públicos Titulados.
• En 1929 se determino la necesidad de la certificación por contador
público y que en adelante se denomina Dictámenes.
• En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento
de Principios de Contabilidad.
• Se establece en 1944 que la profesión de Contador requiere titulo para
su ejercicio.
• Se constituye el Colegio de Contadores Públicos.
• Por último un espíritu de elevada ética profesional, es el cimiento de una
honorable clase, al servicio de la comunidad.

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 UNIDAD 2

LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

OBJETIVO GENERAL

Conocer la reglamentación del ejercicio de la profesión contable y demás

normas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Comprender los principios básicos que rigen la contabilidad.

• Emplear correctamente las normas básicas, y técnicas en la

contabilidad.

• Conocer los principios éticos que rigen la conducta profesional.

• Aplicar las normas básicas que regulan la contabilidad, en general, y en

el ejercicio de la profesión contable.

LA PROFESIÓN CONTABLE

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Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento
con cierto grado de organización la actividad de contador público en Colombia,
concediéndole a este profesional la categoría de juramentado, y distinguiendo
entre contadores inscritos y contadores públicos, con facultades a estos últimos
para dar fe pública. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario
subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidió la ley 145 de
1960, por medio de la cual se reglamento la profesión de contador público,
derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimió la categoría de
contador inscrito dejando desde esa fecha, como única la de contador público.
Después de 30 años de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como
una reforma a la anterior con la expedición de un código de ética donde se
establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesión, con
fundamento en la función social que caracteriza al contador público, en sus
relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus
colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental.
Cualidades que deben caracterizar al contador, también se estableció el
régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores
públicos.
Se precisaron las actividades relacionadas con la ciencia contable,
destacándose la Revisoría fiscal en materia de dictámenes profesionales y
certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta función es
privativa del contador público. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor
fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos
brutos, se creo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo
encargado de la orientación técnico científica de la profesión y de la
investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoria
generalmente aceptados en el país, se estableció la expedición de tarjetas
profesionales por la Junta Central de Contadores. En el año 2000 esta ley fue
examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles
algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artículos de la Ley 145 de
1960 y Ley 43 de 1990.

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DEL CONTADOR PÚBLICO

Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la

inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la
presente ley esta facultado para dar fe pública de hechos propios del ámbito de
su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás
actividades relacionadas con la ciencia contable en general.
La relación de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pública
sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los
revisores fiscales, ni a los contadores públicos que presten sus servicios a
sociedades que no estén obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor
fiscal.

INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO.

La inscripción como contador público se acreditará por medio de una tarjeta
profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores.

EVOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

La evolución contable se basa en diversas exposiciones teóricas e hipótesis

que han sido motivadas de forma empírica por relaciones sociales que
desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado
transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido
por periodos los cuales han permitido que día a día esta sea más elaborada,
dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: empírico, clásico
y científico. En
estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez más hacia
la economía e involucrándose en ella otros agentes hasta llegar a la convicción
manejada actualmente en la que se le otorga un carácter de mayor relevancia
en el que se habla de un comportamiento científico administrativo. Que se
involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco teórico en el

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que se tengan en cuenta los antecedentes del problema a investigar
permitiendo que haya una aplicación concreta a cada uno.

NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES

APLICADOS EN COLOMBIA.

1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS:

• DEFINICION: Se entiende por principios o normas de
Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto
de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas.

2. NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados,

conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la
información contable. En general éstas normas aportan un avance
significativo en la generación de información contable al introducir
conceptos tan importantes como son identificar el ente económico
con la empresa, señalar criterios para la continuidad del ente, incluir
la teoría del mantenimiento del capital tanto financiero como
operativo, y ante todo reconocer las bases de valuación y
cuantificación.

Entre las normas Básicas señaladas en el decreto 2649 de 1993

tenemos:
ENTE ECONÓMICO: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad
económica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el
control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal
para distinguirse de otros entes.

CONTINUIDAD: Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y

revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando

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normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a
continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Teniendo
en cuenta si es por pérdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento
de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o
externas, (Huelgas, catástrofes naturales).

UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos económicos deben reconocerse en una

misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de
medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio económico
en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo.

PERIODO: El ente económico debe preparar y difundir periódicamente

estados financieros durante su existencia. Los cortes respectivos deben
definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración
del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al año con corte al 31 de
diciembre, emitiendo estados financieros de propósito general.

VALUACIÓN O MEDICIÓN: Los recursos como los hechos económicos que

los afecten deben ser cuantificados en términos de unidad de medida, con
sujeción a las normas técnicas son criterios de medición aceptados: El valor
histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

VALOR O COSTO HISTÓRICO: Representa el valor original consumido u

obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realización de un
hecho económico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe
ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el
poder adquisitivo de la moneda.

VALOR ACTUAL O DE REPOSICIÓN: Es el que representa el importe en

efectivo, o en su equivalente, que se necesitaría para reponer un activo o se
requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.

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Valor de realización o de mercado: Es el que representa un importe en
efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o
liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor
neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos
directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo,
tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques.

Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las

entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generaría un
activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa
pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los
bancos y corporaciones financieras para expedición de certificados de depósito
a término con un plazo de 90 días (D.T.F. Depósito a Termino Fijo), la cual es
certificada periódicamente por el Banco de la República .

ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos económicos deben ser

reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no
únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan
ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros
se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición
sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se

entiende que un hecho económico se ha realizado cuando se pueda comprobar
que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o
externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio
económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso
razonablemente cuantificables.

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ASOCIACIÒN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada
periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando
unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto
correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos
en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo
corriente.

MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente económico

obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo únicamente después de que su
patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros
entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta
evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del
patrimonio físico (operativo).
Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se
establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par
reflejar el efecto de la inflación.

REVELACIÒN PLENA: El ente económico debe informar en forma completa,

aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y
su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación
plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de
las notas a los estados financieros de información suplementaria y de otros
informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación
económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y

presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo en su
importancia relativa. Un hecho económico es material cuando debido a su
naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta

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las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones
económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros
la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo
corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a
los resultados del ejercicio, según corresponda.

PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y

verificable un hecho económico se debe optar por registrar alternativas que
tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de
subestimar los pasivos y los gastos.

NORMAS TECNICAS
Normas Técnicas Generales:
Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que
todos los hechos económicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los
usuarios de la información o sea es un sistema para la creación y comunicación
de información de contenido financiero.

PROPOSITO: en desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas

generales regulan el ciclo contable
.
El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos
los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los
usuarios de la información.
Las normas técnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la
siguiente manera:

a. ENTRADA DE INFORMACIÓN

1. Reconocimientos de los hechos económicos: Es el proceso de

registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos
económicas realizados

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2. Contabilidad de causación o acumulación: Los hechos económicos
deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente.

b. PROCESAMIENTO DE DATOS

3. Medición al valor histórico: los hechos económicos se reconocen

inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la
norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas
especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la
inflación, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor
de realización o al valor presente.

4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las

transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la
moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha
de su ocurrencia. Según normas especiales se pueden utilizar otras
unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier
momento a la moneda funcional.

5. Ajuste a la Unidad de Medida: Los estados financieros se deben

ajustar para reconocer el efecto de la inflación, aplicando el sistema
integral. Se debe calcular con relación a las partidas no monetarias
utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual
según corresponda.

6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para

cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como
para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos,
cuando sea necesario de acuerdo a las normas técnicas. Las
provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las
contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas.

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7. Clasificación: Los hechos económicos deben ser apropiadamente
clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las
cuentas adecuadamente, la clasificación se debe hacer conforme a un
plan contable previamente elaborado por el ente económico, incluyendo
la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con
indicación de su descripción, de su dinámica o de los códigos que las
identifiquen.

8. Asignación: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos

reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso,
deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de
manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de la
asociación. La asignación del costo de las propiedades planta y equipo,
se denominan depreciación. La de los recursos naturales agotamiento. Y
la de los diferidos e intangibles, amortización.

9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que

la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos
hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o
parcialmente consumido o perdido.

10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados,

los hechos económicos se deben registrar por el sistema de partida
doble .pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma
global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes,
las operaciones se deben registrar cronológicamente, los asientos
respectivos se deben hacer en los libros a más tardar en el mes
siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se
deben resumir los movimientos débitos y créditos de cada cuenta y
establecer su saldo, cualquier error u omisión se debe salvar con un
nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

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 11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los
ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar
los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos,
corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el
efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados

financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y
transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio.

C. SALIDA DE DATOS

13. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros,

la administración del ente económico debe cerciorarse de que se
cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implícitas, en
cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las
normas básicas y técnicas son: Existencia, Integridad, Derechos y
obligaciones, Valuación, Presentación y revelación.

14. Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de

cierre: Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las
informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de
la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia
adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.

Normas técnicas específicas

Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son:

normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,

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costos, cuentas de orden y las relacionadas con las operaciones
descontinuadas y empresas en liquidación.

CAMPOS DE ACCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO

Los campos de acción o las actividades relacionadas con la ciencia contable en

general todas aquellas que impliquen organización, revisión y control de
contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros,
certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad,
revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoria, así como todas aquellas
actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador
público, tales como: la asesoría tributaría, la asesoría gerencial, en aspectos
contables y similares, la docencia entre otras.

UNIDAD 3

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 CONCEPTOS BÁSICOS

OBJETIVO GENERAL

• Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminología

utilizados en la práctica contable.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar los diferentes tipos de organizaciones según sus

características de orden jurídico, legal y sus actividades.
• Conocer la importancia de la contabilidad.
• Tener claro algunos conceptos y terminología contables.
• Diferenciar los documentos de comercio.
• Distinguir los usuarios de la contabilidad.

LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONÓMICA

28
Entre los agentes dinámicos de la actividad económica, se encuentran el
comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los
servicios, la producción y la manufactura.

• Persona Natural: Llamada también persona física es el ser humano,

hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones.

• Persona Jurídica: Llamada persona moral. Entidad formada por la

realización de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la
que la ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y
obligaciones, se denominan también personas ficticias, incorporales,
morales o sociales.

• Comercio: Es la negociación y trafico que se hace al vender, comprar o

permutar unas cosas por otras, pues solo es una función social que
busca satisfacer necesidades con animo de lucro.

• Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio,

realizando transacciones de compra-venta en el mercado.

EMPRESA
Se denomina empresa a toda actividad económica organizada para la
producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes y
prestación de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo,
obtener ganancias.

29
CLASIFICACIÒN DE LAS EMPRESAS.

a) SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA:

1) AGRICOLAS: Explotación de producción agrícola Ej., cultivo de
palma africana, Borojó.
2) PECUARIAS: Orientadas a la producción de ganado Ej.: Hato
Llano grande
3) MINERAS: Su actividad económica se orienta a la extracción de
minerales que son utilizados como materia prima en otros
procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, auríferas.
4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas
a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos
productos. Ej. Col tejer, Tejí cóndor, Coca cola.
5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados,
sin transformarlos o cambiar las características del mismo para
luego venderlos. EJ: Almacén Éxito, La 14.
6) SERVICIOS: Su actividad económica es vender servicios o
capacidad profesional o técnica. Ej. Banco de Bogotá, Médicos,
Abogados.

b) SEGÚN SU TAMAÑO

1) PEQUEÑA EMPRESA: Existe un solo propietario, pocos

empleados, capital pequeño de trabajo, no existe delimitación
clara y definida de funciones. Ej. Zapatería El Rey

2) MEDIANA EMPRESA: Hay una división y especialización del

trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversión y el
rendimiento considerable, información contable mas amplia. Ej.
Comercializadoras.

30
 3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organización, cuenta con
personal técnico y especializado en cada actividad, existe manual
de funciones y de procedimientos, hay división del trabajo
especializado, la inversión y los rendimiento son considerables, la
información contable es mayor y su registro es sistematizado,
utiliza un gran número de empelados. Ej. Carvajal y CIA.

c) SEGÚN EL NUMERO DE PROPIETARIOS

1) Empresas Individuales, Unipersonales o de un solo

propietario: denominadas también empresas unitarias o de
propietario único, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas
pueden constituirse como personas Jurídicas, similares a las
sociedades Ltda. deben registrarse en la Cámara de Comercio, la
responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes
apostados, la razón Social debe estar seguida de la expresión
“Empresa Unipersonal o de la sigla EU”.

2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a

dos o más socios, de acuerdo con su constitución se clasifican
en:

SOCIEDADES DE PERSONAS

a. Sociedad Colectiva: formada por dos o más personas,

denominados socios colectivos quienes administran la
empresa y responden ante terceros en forma personal,
ilimitada y solidaria. La razón social se forma con los
apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos
de las expresiones y compañía, hermanos e hijos.

La sociedad colectiva se disolverá por:

31
 • Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado
su continuación en uno o más de los herederos.
• Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a
menos que se convenga que la sociedad continué con los
demás, o que acepten que los derechos del incapaz sea
ejercido por su representante.
• Por la declaración de quiebra de algunos de los socios, si los
demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a
un extraño una vez requerido por el sindico de la quiebra.
• Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios,
a favor de un extraño. Si los demás asociados no se avienen
dentro de los 30 días siguientes a continuar la sociedad con el
adquiriente.
• Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si
los demás no adquieren su interés en la sociedad o no
aceptan su sesión a un tercero.

b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no

menos de dos y no más de 25 socios, la razón social puede estar
determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y
apellido o el solo apellido de una o más personas naturales
seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los
socios responden solidariamente y proporcionalmente por los
impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto
de la actividad económica. Se disolverá Cuando ocurran perdidas
que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de
socios exceda de veinticinco (25).

c. Sociedad Comandita simple: Está formada por dos clases de

socios:

32
 - Socios gestores: que responden ilimitadamente.
- Socios comanditarios: que se limitan a responder sólo por el valor de
los aportes en caso de liquidación obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes
denominada quiebra),no están obligadas a constituir reserva legal, la
razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios
gestores, seguido de la sigla “S en C”, el representante legal solo puede
ser uno de los socios gestores.
Los socios gestores podrán ceder sus aportes bajo la autorización de los
demás socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo
pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios.

SOCIEDADES DE CAPITAL

a. Sociedad Anónima: son personas jurídicas, se crean con aportes de los

accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes,
requieren para su constitución un mínimo de cinco socios o accionistas la
razón social puede hacer referencia a las actividades de la empresa,
seguida de las palabras “sociedad anónima” o de la letra “S.A.” se disolverá:
• Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50%
del capital suscrito.
• Cuando el 95% o mas de las acciones suscritas lleguen a
pertenecer a un solo accionista.
La disolución no significa que el ente económico haya desaparecido, toda
vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro
mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de
liquidación aprobada por la súper sociedades y los demás documentos
de Ley.

b. sociedades en comandita por acción

33
 Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos últimos con
un mínimo de cinco accionistas, la razón social se forma con el nombre o
apellido completo de uno o más socios gestores, agregando la expresión
“y compañía”, seguida de las palabras sociedad comanditaria por
acciones o la abreviatura S.C.A.”.
Se disolverá por:
• Por los causales señalados en el articulo 218 del Código del
Comercio.
• Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando
ocurren respecto de los socios gestores.
• Por la desaparición de una de las 2 categorías de socios

d) SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL

1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del

sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad,
renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes
que deben producir; las técnicas y medios de distribución. Ej. Carulla.

2) Empresas Oficiales O Públicas: Son empresas del Estado, se dedican

en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como;
agua, alcantarillado, comunicaciones.
Igualmente hay empresas dedicadas a la producción o extracción de bienes
que por sus características especiales son de competencia del Estado. Ej. La
producción de Licores, “Licoreras” explotación del subsuelo, Empresa
Colombiana de Petróleo.

3) Empresas De Economía Mixta: Son empresas que están constituidas por

aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la producción de

34
bienes o servicios de interés público que el estado no puede atender. La
condición es que el estado posee el 50% o más de capital y desarrollen sus
actividades bajo vigilancia de la Contraloría General de la Republica. Ej. Una
Universidad Semioficial.

E. SEGUN SU PROPÓSITO LUCRATIVO:

De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes o

utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos:
sin ánimo de lucro o con ánimo de lucro

- Empresas sin Ánimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden

repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueños. Tal es el caso
de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras.

- Empresas con Ánimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas sí

pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan.

DOCUMENTOS DE COMERCIO

Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en

original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.
Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de
respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se
efectúa la operación y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

35
1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información
sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su
registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:

a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

• COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor

a solicitud del cliente, contiene información del bien o
servicio que se ofrece y las condiciones de la
negociación para la toma de decisiones acerca de la
mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre
del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago,
Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los
responsables.

• PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de

un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero,
Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del
cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma
de pago, Descripción del Pedido, Firma de los
responsables.

• REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de

la mercancía recibida con la solicitada en su pedido,
contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y
dirección del comprador, datos del transportador,
Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los
responsables.

• TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata

acerca de las existencias de un producto, con el objeto

36
 de mantener actualizado el saldo disponible para la
venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor
unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación,
unidad, máximas y mínimos, articulo.

b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven

de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al
comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los
documentos soportes más comunes tenemos:

• FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada,

sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios
prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor,
fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula
de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable,
firma de los responsables.

• RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de

ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de
constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número,
persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago,
imputación contable, firma y sello.
• RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por
diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún
servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido.

• COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros

entregados por la empresa
.
• COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando
se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito

37
 en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de
consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del
banco.

• NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario

informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de
incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución
del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses
comisiones.

• NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe

informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el
sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas
corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos.

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES

Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar
las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven
de soportes para el registro contable, los principales son:

• CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una

cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad
de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma
y entrega del cheque al mismo banco.
De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este
recibe diferentes nombres:

 Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas

en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo

38
 puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden
cobrar por ventanilla.

 Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en

medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado
únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre
del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra
persona para su cobro.

 Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos

contra sus propios fondos se hace efectivo al primer
beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece
total garantía al beneficiario.

 Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando

que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos
en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en
estos casos el encargado de las cuentas corriente en el
banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para
dar crédito al sello.

• COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:-

Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido
actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta
habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por
la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en
establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se
puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación.

• PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se

compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a
otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado

39
 por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en
su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de
seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de
crédito.

• LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una

persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad
de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.

• LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por

cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un
préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono
la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o
participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su
obligación crediticia.

CONTABILIDAD:

Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir,

interpretar, analizar y evaluar en términos monetarios las operaciones y
transacciones de una empresa.

USUARIOS DE LA CONTABILIDAD:

• Usuarios Externos: Quienes se distinguen por tener un interés

indirecto con la empresa, su influencia es en el entorno
socioeconómico, no tienen acceso a la información directamente, entre
ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores,
clientes, cámaras de comercio, asociaciones gremiales y públicos en
general.

40
 • Usuario Internos: Tienen un interés directo con la empresa como
propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de
departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y
control. Cuentan con otras fuentes adicionales de información y tienen
la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerárquica o poder
legal, la forma y contenido de la información financiera de modo que
satisfaga sus necesidades.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

Las características cualitativas de la información contable son: sus

atributos necesarios para satisfacer sus objetivos básicos; la información
contable debe ser:

a) Comprensible: Clara y fácil de entender

b) Útil, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de
retroalimentación de predicción y es oportuna.
Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los
hechos económicos.
c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes.

CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones

detalladas de los aspectos comerciales, su campo de acción es muy
amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique
puede ser:

41
a) Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios
son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la
organización se subdivide en:

1) Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compra-

venta de mercancías. Ej. los Almacenes.

2) Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de

prestación de servicios. Ej. Empresas de Transporte.

3) Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas

Manufacturas, Mineras, Agrícolas, pecuarias Ej. industrias Textil.

4) Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades

Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos,
Corporaciones de Ahorro y Crédito.

5) Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.

b) Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

42
 UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

OBJETIVO GENERAL
• Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados
en contabilidad para registrar los hechos económicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la

ecuación contable.
• Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración
de estados financieros.
• Comprender la importancia del balance de prueba como medio
de verificación del sistema contable.
• Utilizar el Plan Único de Cuentas en la codificación de las
cuentas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

43
Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un
negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable
financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de
la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones
sobre el manejo de los recursos y operaciones.
Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una
información básica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los
gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Entre los elementos del sistema de información contable que permiten

su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos:
1. Los documentos y transacciones de la empresa y de los
hechos económicos.
2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de
comercio, etc.
3. La tecnología de computación para la captación, el
procesamiento y almacenamiento de datos así como para
su interpretación, análisis y suministro de información.
4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual
contable y financiero.
5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y
dinámica del sistema.
6. los recursos financieros y materiales necesarios.
7. El sistema o subsistema de control interno contable.

44
ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de

obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede
expresar su ecuación patrimonial que se conservara a través de la vida del ente
aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el
Pasivo.
La ecuación contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio.

EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representación financiera de

un recurso obtenido por el ente económico Ej.: Caja, Bancos, Clientes,
Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios.

EL PASIVO: -Es la representación financiera de una obligación presente del

ente económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce
que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos
por pagar.

EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico,

después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes
sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del
ejercicio.

REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

45
1) Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la
ecuación contable se representa así:

ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

Ej.: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas,
cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000.

ACTIVO = Patrimonio o Capital

$ 16.000.000 = 16.000.000.

2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación

contable se presenta así:

Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio

10.000.000, en facturas de mercancías por pagar $ 3.000.000.
.
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO
16.000.000. = 3.000.000 + 13.000.000.

3. El patrimonio se conoce también como la diferencia entre el ACTIVO Y EL

PASIVO, y se representa así:

ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

16.000.000. - 3.000.000. = 13.000.000.

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

46
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de
transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales
son conocidos como el principio de la partida doble.

• Cuando una persona vende, hay otra que compra

• Cuando una persona entrega hay otra que recibe
• No puede existir deudor sin acreedor
• No puede haber acreedor sin deudor

LAS TRANSACCIONES.
Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que
da lugar a cambios en la ecuación contable, ya sea por aumento o disminución
en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos o costos. Ej.
 Compra de un vehiculo
 venta de mercancías
 prestación de un servicio.

La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de

transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.

LA CUENTA
Es cada uno de los elementos que intervienen en una transacción.
Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo.
Las cuentas que intervienen en la transacción son:
Terrenos
Caja

LA CUENTA T

47
 Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y
comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de
los estados financieros
Se esquematiza así:
 Nombre de la cuenta en la parte superior.
 Lado izquierdo-debitos
 Lado derecho-créditos
 Saldo: puede ser debito o crédito

ELEMENTOS DE LA CUENTA
Los elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se
representan en una cuenta T así:

Nombre de la Cuenta

Debe Haber

El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta acción

se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los
valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso.

El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los créditos o

abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en
las cuentas de Ingreso una captación de dinero por la prestación de servicios
de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminución.

Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente

Caja clientes

48
$ 200.000 $ 200.000

b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco

Bancos Caja

$ 200.000 $ 200.000

REGISTROS CONTABLES
Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico.
Los registros contables pueden ser: simples o compuestos

a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora y otra

Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono.

Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa según factura No. 2630 por
$ 5.000.000 de contado con cheques.

Debito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 5.000.000

b) Registros Compuestos: Intervienen más de dos (2) cuentas a un cargo o

diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una
cuenta deudora y dos o más acreedores o lo contrario.

Ej. Se compro muebles y enseres según factura No. 2630 por $ 5.000.000. Así:
con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 días $ 3.000.000.

49
Débito: Equipos de oficina 5.000.000
Crédito: Bancos 2.000.000
Crédito: Cuentas corrientes comerciales 3.000.000

Ej. Se vende muebles y enseres según factura No. 1111 por $ 6.000.000. Así:
con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crédito el resto .

Débito: Caja 3.500.000

Debito: Clientes 2.500.000
Crédito: muebles y enseres 6.000.000

CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA

 Reales o de balance :
Activos
Pasivos
Patrimonio
 Temporales ,nominales o de resultados
Ingresos
Gastos
Costo de ventas
Costos de producción
 De orden o memorando
Acreedoras
Deudoras

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa.
Tienen duración permanente
Son las que aparecen en el balance.

CUENTAS DEL ACTIVO:

50
 Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como
resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son
de naturaleza debito
Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios,
edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas,
crédito mercantil, etc.

CUENTAS DEL PASIVO

Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de
eventos pasados
Son de naturaleza crédito

Ejemplos: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores,

obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por
anticipados, etc.

CUENTAS DEL PATRIMONIO

Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueños; es el
dinero que tienen invertido los dueños.
Son de naturaleza crédito.
Ejemplos
Capital social, superávit de capital, revalorización del patrimonio, utilidad del
ejercicio, superávit por valorizaciones, reservas.

CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS.

Tienen origen en las operaciones del negocio.
Determinan el aumento o disminución del patrimonio por las utilidades o
pérdidas en el ejercicio.
Se llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo
contable y se cancelan.

CUENTAS DE INGRESOS

51
Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio,
Son de naturaleza crédito
Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por arrendamiento, ingresos por
intereses etc.

CUENTAS DE GASTOS

Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su
objeto social, generalmente causan una disminución en el patrimonio.
Son de naturaleza débito
Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios públicos etc

CUENTAS DE COSTOS DE VENTA

Son las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e

indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los
servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente
económico en un periodo determinado. Su naturaleza es débito.

CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos
asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes
o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus
ingresos. Son de naturaleza débito.

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Estas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden
generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico.
Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del
control interno de activos, información general o control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los activos y las declaraciones tributarias.

52
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles

obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del
ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas
par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o
control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las
diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las
declaraciones tributarias.

EJERCICIO DE APLICACIÓN
1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto
2. defina partida doble.
3. Demuestre contablemente la ecuación patrimonial.
4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y contrajo
deudas por $ 6.850.000. ¿Cuál es su patrimonio
5. Determine el patrimonio de la compañía Aprendiendo Ltda., con los
siguientes saldos:
Acreedores varios 1.300.000
Caja 100.000
Inversiones en acciones 900.000
Muebles y enseres 2.400.000
Vehículos 6.500.000
Bancos nacionales 1.500.000

PLAN ÚNICO DE CUENTAS

Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los
principales sectores de la economía colombiana donde su fundamento legal se
encuentra en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos. El
plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información
contable generando beneficios para sus usuarios. El plan único de cuentas

53
(PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por
el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias
modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894
de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.
El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas
naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo
previsto en el Código de Comercio. La estructura del plan único de cuentas
esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripción y dinámica para su
correcta aplicación.

Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las

clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de
resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código numérico y su
correspondiente denominación con base en los siguientes niveles:

Clase: Representada por el primer digito.

Grupo: Representado por los primeros dos dígitos.
Cuenta: Representada por los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta: Representada por los seis primeros dígitos.
Auxiliares: Representados por los ocho primeros dígitos.
La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada así:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio

La clase en las cuentas transitorias o de resultado están identificadas así:

Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de ventas
Clase 7: Costos de producción o de operación

La clase en las cuentas de orden de identifica así:

54
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedora

DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS

Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases,

grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar
en cada una de las cuentas.

Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los
diferentes movimientos que las afectan.

Nota: en el capitulo III del plan único de cuentas se encuentran las

descripciones y dinámicas para casa una de las cuentas con el fin de dar
mayor claridad y entendimiento sobre el tema.

PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES

Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las

cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas
transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Leer la transacción
2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación
3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen ósea, si son del
activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden.
4. Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de
acuerdo a la transacción
5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos
aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber,
las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber
y disminuyen en la columna del debe.

55
 6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los
debitos o cargos es igual al total de los créditos o abonos.

REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES:

A) DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones

se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o
los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo,
especie, o en efectivo y especie.

1. APORTES EN EFECTIVO:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como

efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al
activo y patrimonio, son cuentas del balance.
Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en
efectivo $ 800.000.

1105 Caja $ 800.000.

3130 Capital de personas naturales 800.000.

2. APORTES EN ESPECIE:
Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como:
Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehículos, Mercancías, Créditos, y
Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y
patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado

así: $ 300.000 en mercancías, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en
computadores, $ 100.000 en muebles.
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000
1504 Terrenos 400.000

56
1524 Equipos de oficina 100.000
1528 Equipos de comunicación y computación 200.000
3130 Capital de personas naturales 1.000.000

3. APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en

especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehículos, mercancía,
créditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al
activo y patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado

así: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancías,
$ 1.000.000 en muebles.
1105 Caja 300.000.
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 200.000.
1504 Terrenos 400.000.
1524 Equipos de oficina 100.000.
3130 Capital de personas naturales 1.000.000.

B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO

1. CONSIGNACIONES BANCARIAS

Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no

es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o
mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen
al activo y son de Balance.
Se consignan en el banco de Bogota $ 500.000.

1110 Bancos 500.000

1105 Caja 500.000.

57
2. COMPRA DE MERCANCIAS

Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de

mercancías pueden ser al contado o crédito y se debe tener en cuenta el
sistema de inventario utilizados por la entidad.

• Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los

movimientos de compra de mercancías en la cuenta 1435. Mercancías
no fabricadas por la empresa

• Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los

movimientos de compras de mercancías en la cuenta : 6205 De
mercancías

 COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO

Compra de mercancías por $ 350.000 al contado con cheque del Banco

Popular, se utiliza el inventario permanente.

Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de

naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra pérdidas y ganancias.
Un crédito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 350.000

1110 Bancos 350.000

 COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO

Compra de mercancías por $ 350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico.
Se registra en la cuenta 6205 de Mercancías. De naturaleza debito pertenece
a las cuentas de costos y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la
cuenta de balance 2205 Nacionales.

58
6205 De mercancías 350.000
2205 Nacionales 350.000

3) VENTAS DE MERCANCIAS.

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas

distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. Así como los
dividendos participaciones y de más ingresos siempre y cuando se identifiquen
con el objeto social del ente económico. Las ventas de mercancías pueden ser
de contado y a crédito.

 VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO.

Ventas de mercancías al contado por $ 600.000

Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es

cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por
mayor y al por menor.

1105 Caja 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

 VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO

Ventas de mercancías a crédito por $ 600.000.

Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es

cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por
mayor y al por menor

1305 Clientes 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

59
4. INGRESOS OPERACIONALES
Estos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas,
descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y
por otros conceptos.
Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $ 800.000
En esta operación un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de
balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios
sociales y de salud. De naturaleza crédito.
1105 Caja 800.000.
4165 Servicios sociales y de salud 800.000

5. GASTOS OPERACIONALES

Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales

como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc.
La empresa paga servicios públicos con cheque por $ 150.000

En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operación

5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la cuenta 1110 Bancos,
pertenece al activo y es de balance.
5135 Servicios 150.000.
1110 Bancos 150.000

6. COBROS O ABONO DE CLIENTES

Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o
abonos de clientes.
Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $ 600.000

En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja,

pertenece al activo y es de balance y un crédito a la cuenta 1305 Clientes
también de activo y rebalance.

60
1105 Caja 600.000
1305 Clientes 600.000

7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen

las empresas, deben cancelarse en el plazo señalado.

La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su
obligación bancaria.

En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales,

pertenece al pasivo y es de balance y un crédito a la cuenta 1110 Bancos del
activo y de balance.

2105 Bancos Nacionales 450.000.

1110 Bancos 450.000

8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES

Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito.

La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor
por concepto de abono a deuda por mercancía.
En esta transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales,
pertenece al pasivo y es de balance, un crédito a la cuenta 1110 Bancos del
activo y de balance.

2205 Nacionales 350.000.

1110 Bancos 350.000.

9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.

61
Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto
social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres,
equipos de oficina etc.

Compra un vehiculo para el reparto de mercancías por $ 1.500.00 pagamos

$ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 días.

Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110

Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta
2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crédito. Las cuentas que
intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance
.
1540 Flota y equipos de transporte 1.500.000
1110 Banco 1.000.000.
2305 Cuentas corriente comerciales 500.000.

10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS

Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por
otros más modernos o de mayor capacidad.
Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa así:
$ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crédito de
60 días.

Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380
Deudores Varios y un crédito al activo correspondiente. Cuentas de activo,
pertenecen al balance.

1105 caja 100.000.

1380 Deudores Varios 300.000.
1524 Equipos de oficina 400.000.

62
11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES

Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al
personal con vínculo laboral, faltante en caja o inventarios.

Se gira un cheque por $ 250.000, préstamo concedido a un empleado

Un débito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crédito a la

cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance.

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 250.000.

1110 Bancos 250.000.

12. GASTOS NO OPERACIONALES

Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación
del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Pérdidas en ventas y
retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos.

El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la

cuenta corriente.
En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales
5305 Financieros de naturaleza debito, y un crédito a la cuenta 1110 Bancos,
pertenece al activo y es de balance.

5305 Financieros 150.000.

1110 Bancos 150.000.

13. INGRESOS NO OPERACIONALES.-

63
Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del
objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros,
dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc.

El banco nos canceló intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de

ahorros

En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros,

pertenece al activo, es de balance y un crédito a la cuenta de resultados
Ingresos no operacionales 4210 financieros.

1120 Cuenta de ahorros 150.000.

4210 Financieros 150.000

14. ACTIVOS DIFERIDOS

comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente
económico en el desarrollo de sus actividades, así como en aquellos otros
gastos denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios
recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos
futuros. Comprenden:
 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez
pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan durante el
periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe,
pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza débito. Y un
crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance.

La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses

de arrendamiento anticipados.

64
1705 Gastos pagados por anticipado 800.000
1105 Bancos 800.000

 CARGOS DIFERIDOS

Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones
comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los
resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortización
de los cargos diferidos se permite hasta en 5 años, o en plazo inferior siempre
que se demuestre.

El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse
por el PAAG del respectivo ejercicio contable.
Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del
activo y un crédito a la cuenta 1110 Bancos.

La compañía progresando abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos

preliminares de instalación por un valor de $ 1.000.000, los cuales canceló a
una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflación
según el PAAG mensual de 0.8%

1710 Cargos diferidos 1.000.000

1110 Bancos 1.000.000

Registro del PAAG por inicio del periodo

1710 Cargos diferidos 8.000

4705 Corrección monetaria 8.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

65
Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera
anticipada de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, y por su origen y
naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios en los que deben
ser aplicados o distribuidos. Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la
cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de
naturaleza crédito.

La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.

1105 Caja 300.000.

2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000

BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación

de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de
los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos débitos deben
ser igual a los saldos créditos. Se presenta así:

a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.

b. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito.
c. Firma: Responsable de la elaboración.

EJERCICIO DE APLICACIÓN RESUELTO

1. 1.) La compañía la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de

2006 con el aporte de dos socios, representados así: Socio A $
1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camión, hipoteca
corporación de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000,
en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres.
2) Venta de mercancía al contado por $ 1.600.000.

66
 3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones
4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la
empresa así: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el
saldo a crédito por 60 días.
5) Compra un edificio por $ 10.000.000. Así: 40% de cuota inicial y el
resto a 90 días.
6.) Préstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque
7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagándose en efectivo $ 800.000,
y el resto a crédito.
8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un préstamo bancario
respaldado con un pagare, cancelándose en cuatro cuotas semestrales
iguales.
9) Se compra papelera pagándose $ 500.000. en efectivo.
10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000.

SE PIDE:
• Registros en cuenta T

• Determinar saldo

• Balance de comprobación de saldos.

Solución del ejercicio

67
 110 11
5 CAJA 10 BANCOS
DEBE HABER DEBE HABER
50,000
(2) 1,600,000 800,000 (7) (1) 1,000,000 (3)
(4) 2,000,000 500.000 (9) (8) 5,000,000 4,000,000 (5)
3,600,000 1.300,000 300,000 (6)
600,000
2,300,000 (10)
6,000,000 4,950,000
1.050,000

1365 CUENTAS POR

130
5 CLIENTES COBRAR TRABAJADORES
DEBE HABER DEBE HABER
(4) 2,000,000 (6) 300,000

1516 CONTRUCCIONES Y
1504 TERRENO EDIFICACIONES
DEBE HABER DEBE HABER
(7) 4,800,000 (1) 1,000,000
5) 10,000,000
11,000,000

4245 UTILIDAD EN
1524 EQUIPOS DE VENTA DE
OFICINA PROP. PLANTA Y EQUIPOS
DEBE HABER DEBE HABER
(1) 4,000,000
1,000,000 (4)

68
 1540 FLOTA Y EQUIPO DE 2105 BANCOS
TRANSPORTE NACIONALES
DEBE HABER DEBE HABER
5,000,000
(1) 2,000,000 (8)

2125 CORPORACIONES 2305 CUENTAS

DE AHORRO Y VIVIENDA CORRIENTES COMERCIALES
DEBE HABER DEBE HABER
1,000,000 (1) 6,000,000 (5)
4,000,000
(7)
10,000,000

4135 COMERCIO AL POR

3115 APORTES SOCIALES MAYOR Y AL POR MENOR
DEBE HABER DEBE HABER
1,600,000
4,000,000 (1) (2)

5120 ARRENDAMIENTOS 5195 DIVERSOS

DEBE HABER DEBE HABER
(9)
(10) 600,000 500,000

5305 GASTOS
FINANCIEROS
DEBE HABER
(3)
50,000

COMPAÑÍA LA TROMPONA LTDA.

BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS

69
 ABRIL 30 DE 2006

CODIGOS CUENTAS DEBE HABER

1105 Caja 2.300.000
1110 Bancos 1.050.000
1305 Clientes 2.000.000
1365 Cuentas Por Cobrar Trabajadores 300.000
1504 Terreno 4.800.000
1516 Construcciones Y Edificaciones 11.000.000
1524 Equipos de oficina 1.000.000
1540 Flota y equipo de transporte 2.000.000
2105 Bancos nacionales 5.000.000
2125 Corporaciones de ahorro y vivienda 1.000.000
2305 Cuentas corrientes comerciales 10.000.000
3115 Aportes Sociales 4.000.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 1.600.000
4245 Utilidad en venta de Propiedades 4.000.000
Planta y Equipos
5120 Arrendamientos 600.000
5195 Diversos 500.000
5305 Financieros 50.000
SUMAS IGUALES 25.600.000 25.600.000

______________________
Responsable.

EJERCICIO DE APLICACIÓN
2. La compañía Asesorías Científicas Ltda. Inicio operaciones en mayo 1
de 2006, durante este mes realizo las siguientes transacciones que el
estudiante debe clasificar y registrar en diario y luego con los saldos
debe elaborar un balance de prueba a mayo 31 de 2006.

70
• Mayo 1: la empresa recibe $8.000.000.de contado, por aportes
de cuatro (4) socios.
• Mayo 2: Consigna en el banco de Bogota, el saldo en caja.
• Mayo 3: Compra de contado a Proview con cheque Nº 0001 del
banco de Bogotá, computador por $2.500.000.
• Mayo 4: Recibe un préstamo bancario del mismo banco por
$1.000.000.
• Mayo 10: El dinero recibido por servicios prestados a la
compañía Frotex de consultaría, a la fecha es de $800.000
• .Mayo 15: Se cancelan gastos operacionales de administración
sueldos $300.000. y de ventas sueldos $150.000. en efectivo,
recibos de caja número 002 y 003 respectivamente.
• Mayo 19: Pagó el arriendo de mayo por $800.000. con cheque,
del banco de Bogotá Nº 0002, a inmobiliaria Colmena.
• Mayo 24: Canceló $200.000. con cheque del banco de Bogotá
Nº 0003 como abono al préstamo bancario.
• Mayo 28: Ingresa un nuevo socio quien aporta un vehículo por
$6.000.000. según factura Nº 3050
• Mayo 30: Los servicios prestados por consultarías a Frotex
suman $500.000. a crédito, los gastos por servicios públicos
$150.000. aún no se han pagado.

UNIDAD 5

71
 LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL

• Conocer los requisitos de carácter legal en el registro y manejo

de los libros principales de contabilidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar los libros principales y auxiliares.

• Elaborar comprobantes de contabilidad.
• Registrar movimientos contables en los libros.
• Adquirir habilidades para corregir errores en los libros de
contabilidad.
• Analizar las diferentes clases de comprobantes de contabilidad.
• Reconocer la importancia que tiene para la empresa el correcto
manejo de los libros de contabilidad.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Conocido también con el nombre de comprobante de diario, es un documento

que permite el registro en forma ordenada y resumida de las operaciones o
transacciones realizadas por el ente económico con base en los documentos
soportes, no es necesario efectuar boletines diarios si el volumen de

72
operaciones no lo amerita, se puede hacer por periodos mayores: semanal,
décadas, quincena, o máximo cada mes.

Los comprobantes se deben conservar debidamente archivados y ordenados

de manera que en cualquier momento faciliten verificar su exactitud de los
asientos en los libros de contabilidad.

El comprobante de contabilidad consta de:

A. ENCABEZADO
1. Nombre o razón social de la empresa
2. Nombre del documento
3. Fecha de elaboración del comprobante
4. Número consecutivo del comprobante

B. CUERPO
5. Código: Se determina de acuerdo al PUC para cada cuenta y
Subcuenta.
6. Cuenta y Detalle: Se relacionan los nombres de las cuentas y
Subcuentas seguidas de la descripción del asiento, registrando
primero los débitos y luego los créditos.
7. Parciales: Se registran los valores débitos y créditos de las
Subcuentas, trazando una línea en el último valor registrado
Esto, indica que se pasa a otra cuenta o para evitar alteración de
las partidas.

8. Debe: Registro de las partidas débito de las cuentas

9. Haber: registro de las partidas crédito de las cuentas

C. FINAL
10. Firmas: nombre o firmas de las personas que intervienen en su
elaboración, revisión, aprobación y contabilización.

73
 Modelo del comprobante de contabilidad.

COMPAÑÍA: XXXX
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
Fecha:
N°_______
CODIGO CUENTA Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Elaborado:_____ Revisado:______ Revisado:_____Contabilizado____

LOS LIBROS CONTABLES: DESCRIPCIÓN, ASPECTOS LEGALES

Y CARACTERÍSTICAS

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones
mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Los libros de
contabilidad deben llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida
doble, deben registrarse en la Cámara de Comercio, y los registros se harán
con una secuencia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

a. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que

ellos se refieren.
b. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos.

74
 c. Hacer interlineaciones, raspaduras, o correcciones en los asientos.
d. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
e. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los

comerciantes deben llevar los siguientes libros:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un

balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la
situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse de manera
detallada, los derechos, bienes y obligaciones que posee la empresa, de
acuerdo con las normas legales.

LEGALIDAD CONTABLE

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años,

contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante.

La información que debe contener este libro es:

• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo

contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que
conforman los rubros anteriormente descritos.
• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
• El valor parcial de las operaciones.
• El valor total correspondiente a cada cuenta.

Formato del libro Inventarios y Balances

CANTIDAD UNIDAD DETALLE V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTA

75
 DE
MEDIDA

76
En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el
Balance General correspondiente.

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se

registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual
de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos,
trasladándolos al libro mayor

En este libro se encuentra información como:

• la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de

diario.
• La descripción del comprobante.
• La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
• Los saldos finales de cada cuenta para su traslado a las cuentas
del mayor.

FORMATO DEL LIBRO DIARIO COLUMNARIO

FECH DETALLE CAJ BANCO CUENTA VALORE

A A S S S

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el

movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que
en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los
libros auxiliares.

En el se encuentra la siguiente información:

• La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan

de cuentas de la empresa).
• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
• El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

77
• Las operaciones mensuales.
• Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

78
FORMATO LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO MAYOR Y
BALANCE
MES DE: MOVIMI
DICIEMBRE ENTO ANC
SALDOS MOVIMIE SA
CODIGO CUENTAS ANTERIORES NTO LDOS CIERRE ERA
DEBITOS CREDITOS DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABER DEB

79
80
LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y

detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada
empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su
tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

81
 En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus
aspectos más importantes son:

• Registro de las operaciones cronológicamente.

• Detalle de las actividades realizadas.
• Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

TIPOS DE LIBROS AUXILIARES

• Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la

información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los
inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
• Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada
en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes
a las subcuentas y sus auxiliares.
• Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan
auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada
la información solicitada por la administración de impuestos.
• Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las
cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera

de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el
registro de facturación etc.

DISEÑO DEL LIBRO AUXILIAR

Auxiliar: Caja General 110505

FECH DETALLE Nº DEBE HABER SALDO

A COMPRO
B.

82
 EJERCICIO DE APLICACIÓN PARA EL MANEJO DE LOS LIBROS
PRINCIPALES Y AUXILIARES

La empresa La Peliona Ltda., propiedad del señor Ruperto MENA, inicia

operaciones el 30 de noviembre de 2005 con los siguientes apostes:

- Dinero en efectivo 200.000.

- Banco de Bogota, cuenta corriente 06448-8 1.000.000.
- Banco Popular cuenta corriente 06557-6 1.500.000.
- 20 Pantalones Marca Arturo Calle Talla 36 a $ 100.000 cada uno.
- 30 Camisas Arturo Calle Tallas 34 y 36 a $ 60.000 cada una.
- 1 Vitrina metálica marca Apolo referencia P-2000 por valor de $440.000
- 1 Escritorio metálico referencia E-2005 avaluado en $ 540.000
- 3 Sillas metálicas referencia 105 a $ 20.000 cada una.

Movimiento mes de diciembre de 2005

1. Se consigno en el Banco de Bogotá la suma de $ 100.000

2. Se giro cheque No. 3041 del Banco de Popular para compra de papelería
$ 350.000 a la papelería los Colores.
3. Se giro cheque del Banco Popular No. 3042 a la Cámara de Comercio para
cancelar inscripción de los libros principales y la matricula registro mercantil del
negocio por la suma de $ 250.000.

4. Vende de contado a Benito Camelas, según factura 101, 3 pantalones a $

120.00 C/U y 2 camisas Arturo Calle a $ 70.000. C/U.

5. Compra a crédito según factura No. 2330 del almacén Arturo Calle 10
pantalones talla 32 y 34 a $ 100.000 cada uno.

6. Giro cheque No. 2030 del Banco de Bogota para cancelar arriendo del mes
por valor de $ 300.000, a Inmobiliaria Resurgir.

83
7. Cancelo a la emisora Ecos del Atrato, publicidad del mes por $ 200.000. Con
cheque No. 2031 del Banco de Bogota.

8. Se pago $ 250.000 con cheque 3043 del banco Popular servicios de energía
del mes, factura 1015 de Dispac.

9. Vende a crédito según factura 102 al Almacén Acomodas 5 pantalones

marca Arturo Calle tala 32 cada uno a $ 115.000.

10. El Banco de Bogota nos envía nota debito por chequera $ 135.000 y el
banco Popular por $ 140.000.

Con los datos anteriores elaborar:

a) Comprobante de apertura
b) Comprobante movimiento mes de diciembre
c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros
Principales.
d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares.
e) Sistema de inventario permanente.
f) Elaborar los estados financieros.

MODELO DEL REGISTRO DE LOS LIBROS PRINCIPALES EN LA CAMARA

DE COMERCIO

MATRICULA No: 23534

84
EMPRESA: LA PELIONA LTDA

INSCRITO BAJO EL No: 4075 DEL LIBRO VII

LIBRO CON DESTINO: MAYOR Y BALANCES

No. FOLIOS: 100

Fecha: QUIBDO, NOVIEMBRE DE 2005

EL SECRETARIO: FIRMA:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

UNIDAD
DE
CANTIDAD MEDIDA DETALLE V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTA
ACTIVO 7.540.00
CAJA
caja general 200.00
BANCO 2.500.00
Banco de Bogotá
cuenta corriente N° 06448-8 1.000.000
Banco Popular

85
 cuenta corriente N° 06557-6 1.500.000
INVENTARIOS 3.800.00
20 unidades Pantalones Arturo Calle talla 36 100.000 2.000.000
30 unidades Camisas Arturo Calle tallas 34 y 36 60.000 1.800.000
EQUIPOS DE OFICINA 1.040.00
Vitrina metálica marca Apolo ref.
1 unidades P2000 440.000 440.000
1 unidades Escritorio metálico ref. E-2005 540.000 540.000
3 unidades Sillas metálicas ref. 105 20.000 60.000

PASIVO
PATRIMONIO 7.540.00
CAPITAL DE PERSONAS
NATURALES 7.540.00
Aporte del señor Ruperto Mena 7.540.000

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 7.540.00

Para registrar Inventario General

Inicial
de la empresa la Peliona Ltda. a
nov 30
de 2005

86
 EMPRESA LA PELIONA LTDA
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Nº 0001
FECHA: NOVIEMBRE 30 DE 2005
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1105 CAJA 200.000.
110505 CAJA GENERAL
SALDO EN EFECTIVO 200.000
1110 BANCOS 2.500.000.
111005 MONEDA NACIONAL
11100501 BANCO DE BOGOTA CTA No. 6448-8 1.000.000.
11100502 BANCO POPULAR CTA No. 6557-6 1.500.000.
1435 MECANCIAS NO FABRICADA POR LA 3.800.000.
EMPRESA
SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA 3.800.000
1524 EQUIPOS DE OFICINA 1.040.000.
152405 MUEBLES Y ENSERES
SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA 1.040.000
3130 CAPITAL DE PERSONAS NATURALES 7.540.000.
313001 APORTE DEL SEÑOR RUPERTO MENA 7.540.000.
SUMAS IGUALES 7.40.000. 7.540.000.

Para registrar el inventario inicial de la

empresa la Peliona Ltda.

Elaborado por:_______ Revisado por: _______ Contabilizado por:________

EMPRESA LA PELIONA LTDA

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD N. 0002-
FECHA: DICIEMBRE 1 AL 31 DE 2005
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER

87
1105 CAJA 500.000.
110505 CAJA GENERAL – INGRESOS POR 500.000.
VENTAS
1110 BANCOS 100.000.
11100501 BANCO DE BOGOTA 100.000.
CONSIGNACION
1305 CLIENTES 575.000.
130505 NACIONALES
13050501 ALMACEN ECOMODAS FACTURA 575.000.
102
1435 MERCANCIA NO FACT POR LA 1.000.000.
EMPRESA
143501 FACTURA No. 2330 1.000.000.
5120 ARRENDAMIENTOS 300.000.
512010 CONSTRUCIONES Y EDIFICACIONES 300.000.
5135 SERVICIOS 250.000.
513530 ENERGIA ELECTRICA 250.000.
5140 GASTOS LEGALES 250.000.
514010 REGISTRO MERCANTIL 250.000.
5195 DIVERSOS 350.000.
519530 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 350.000.
5235 SERVICIOS 200.000.
523560 PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y 200.000.
PROMOCIÓN
5305 FINANCIEROS 275.000.
530505 GASTOS BANCARIOS - CHEQUERAS 275.000.
1105 CAJA 100.000.
110505 CAJA GENERAL CONSIGNACIÒN 100.000.
No. 001

CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER

1110 BANCOS 1.625.000.
11100501 BANCO DE BOGOTA
CHEQUES NÚMEROS 2030, 2031 500.000.
NOTA DEBITO, CHEQUERA 135.000.
11100502 BANCO POPULAR
CHEQUES NÚMEROS 3041, 3042 Y 850.000.
3043 140.000.
NOTA DÉBITO CHEQUERA
2205 NACIONALES 1.000.000.

88
220501 ALMACEN ATURO CALLE 1.000.000.
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL 1.075.000.
POR MENOR
413524 VENTA DE PRODUCTOS TEXTILES,
DE VESTIR, DE CUERO Y CALZADO
FACTURAS 101 Y 102 1.075.000.
SUMAS IGUALES 3.800.000. 3.800.000.
PARA CONTABILIZAR MOVIMIENTO
DEL MES DE DICIEMBRE DE 2005.

ELABORADO POR:______ REVISADO POR:_____ Contabilizado por:_______

EMPRESA LA PELIONA LTDA

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD – CIERE Nº 0003
FECHA: DICIEMBRE 31 -2005

89
CODIG DETALLE PARCIALE DEBITO CREDITO
O S S
4135 COMERCIO POR MAYOR Y MENOR 1.075.000
CANCELACION SALDO 10.75.000
5120 ARRENDAMIENTNOS 300.000
CANCELACION DALDO 300.000
5135 SERVICIOS 250.000
CANCELACION SALDO 250.000
5140 GASTOS LEGALES 250.000
CANCELACION SALDO 250.000
5195 DIVERSOS 350.000
CANCELACION SALDO 350.000
5235 SERVICIOS 200.000
CANCELACION SALDO 200.000
5305 FINANCIEROS 275.000
CANCELACION SALDOS 275.000
3610 PERDIDA DEL EJERCICIO 550.000
DIFERENCIA INGRESOS GASTOS 550.000
COSTOS
5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.625.000
CANCELACION SALDO COMERCIO
AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1.075.000
POR TRASLADOS PERDIDAS DEL 550.000
EJERCICO
5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.625.000
CANCELACION ARRENDAMIENTOS 300.000
CANCELACION SERVICIOS 250.000
CANCELACION GASTOS LEGALES 250.000
CANCELACION DIVERSOS 200.000
CANCELACION SERVICIOS 200.000
CANCELACION FINANCIEROS 275.000

SUMAS IGUALES 3.250.000 3.250.000

Contabilización cierre anual del ejercicio contable
del 30 Nov al 31 de Dic.2005

90
Elaborado por: _______ Revisado por: ________ Contabilizado por:______

91
LIBRO DIARIO COLUMNARIO
FECHA CAJA BANCO CLIENTES CUENTAS VARIAS VALORES
DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABER
DETALLE
R R R
Nov30/2 Comprobante No, 200.00 2.500.0 Mercanc .no Fac.. 3.800.0
por la empresa
05 001 0 00 00
Comprobante de Equipo de Oficina 1.040.0
No. 001 00
Comprobante No. Capital de 7.540.0
001 personas Nat. 00
TOTALES 200.00 2.500.0 4.840.0 7.540.0
0 00 00 00

FECHA CAJA BANCO CLIENTES CUENTAS VARIAS VALORES

DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABER
DETALLE
R R R
Dic.30/0 Comprobante. 500.00 100.000 575.0 Mercancías no f. 1.000.0
por la empresa
5 No. 0o02 0 00 00
Comprobante No. Arrendamientos 300.000
0002
Comprobante No. Servicios 250.000
0002
Comprobante No. Gastos legales 250.000
0002
Comprobante No. Diversos 350.000

92
 0002
Comprobante No. Servicios 200.000
0002
Comprobante No. Financieros 275.000
0002
Comprobante No. 100.00 1.625.0 Nacionales 1.000.00
0002 0 00 0
Comprobante No. Comercio al por 1.075.00
0002 mayor y al por 0
menos
TOTALES 500.00 100.00 100.000 1.625.0 575.0 2.625.0 2.075.00
0 0 00 00 00 0

FECHA SERVICIOS GASTOS DIVERSOS CUENTAS VARIAS VALORES

DETALLE LEGALES
DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABE DEBE HABER
R R R
Dic.30/0 Comprobante. 250.00 250.00 350.00 Servicios 200.000
5 No. 0o03 0 0 0
Comprobante No. financieros 275.000
0003
Comprobante No. Arrendamientos 300.000
0003
Comprobante No. Comercio al por 1.075.0
0003 mayor y por menor 00

93
 Comprobante No. Perdida del 550.000
0003 Ejercicio
Comprobante No. Ganancias y 1.625.00
0003 Perdidas 0
Comprobante No. Ganancias y 1.625.0
0003 Perdidas 00
TOTALES 250.00 250.00 350.00 3.250.0 2.400.00
0 0 0 00 0

COMPAÑÍA LA PELIONA LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO MAYOR Y
BALANCE

94
 MES DE: MOVIMI
DICIEMBRE ENTO
SALDOS MOVIMIEN SA
CODIGO CUENTAS ANTERIORES TO LDOS CIERRE
DEBITOS CREDITOS DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABE
1105 CAJA 200000 500000 100000 600000
1110 BANCOS 2500000 100000 1625000 975000
1305 CLIENTES 575000 575000
MERCANCIA
FABRIC.POR LA
1435 EMPRESA 3800000 1000000 4800000
1524 EQUIPOS DE OFICINA 1040000 1040000
PROVEEDORES
2205 NACIONALES 1000000 1000000
CAPITAL DE PERSONAS
3130 NATURALES 7540000 7540000
COMERCIO AL POR
4135 MAYOR Y MENOR 1075000 1075000 1075000
5120 ARRENDAMIENTOS 300000 300000 300
5135 SERVICIOS 250000 250000 250
5140 CASTOS LEGALES 250000 250000 250
5195 DIVERSOS 350000 350000 350
5235 SERVICIOS 200000 200000 200
5305 FINANCIEROS 275000 275000 275
PERDIDAS DEL
3610 EJERCICIO 550000
GANANCIAS Y
5905 PERDIDAS 1625000 1625
SUMAS IGUALES 7540000 7540000 3800000 3800000 9615000 9615000 3250000 3250

95
Contabilización del ejercicio en libros Mayor y Auxiliares

LIBRO DE CAJA
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Nov.05 Saldo según Inventario Inicial 200.000 200.000
30-Dic-05 Banco de Bogotá consignación 100.000 100.000
Ingreso por venta 500.000 600.000

LIBRO BANCO DE BOGOTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Nov.-05 Saldo según Inventario Inicial 1.000.000 1.000.000
30-Dic-05 Consignación No. 01 100.000 1.100.000
Inmobiliaria Resurgir Cheque No.
2030 300.000
Emisora Ecos del Atrato Cheque.
No. 2031 200.000

96
 Nota débito - çhequera 135.000 465.000

LIBRO AUXILIAR BANCO POPULAR

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Nov.-05 Saldo Según Inventario Inicial 1.500.000 1.500.000
30 Dic-05 Papelería los Colores
Cheque..No. 3041 350.000
Cámara de Comercio-cheque
No., 3042 250.000
DISPAC-. Cheque No. 3043 250.000
Nota debito - chequera 140.000 510.000

LIBRO DE BANCOS
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Nov-05 Saldo según inventario inicial 2.500.000 2.500.000

97
30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 100.000 2.600.000
Comprobante de diario No. 002 1.625.00 975.000
0

MERCANCIA NO FABRIACADA POR LA EMPRESA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Nov. 05 Saldo según inventario inicial 3.800.000 3.800.000
30-Dic-05 Comprobante de diario No, 002 1.000.000 4.800.000

CLIENTES
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-No.-05 Comprobante de diario No. 002 575.000 575.000

LIBRO AUXILIAR: ALMACEN ECOMODAS

98
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-No.-05 Factura No. 102 575.000 575.000

LIBRO AUXILIAR: BENITO CAMELAS

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Factura No. 101 de Contado 500.000 500.000

ARRENDAMIENTOS - CUENTA
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 300.000 300.000

LIBRO AUXILIAR - INMOBILIARIA RESURGIR

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Arrendamiento mes diciembre 300.000 300.000

SERVICIOS -- CUENTA
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 250.000 250.000

99
LIBRO AUXILIAR - DISPAC
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Servicio energía mes Nov Factura 250.000 250.000
1015

GASTOS LEGALES - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 250.000 250.000

LIBRO AUXILIAR – CAMARA DE COMERCIO

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Inscripción libros principales y
registro mercantil según
Factura. 001 250.000 250.000

100
DIVERSOS – CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 350.000 350.000

LIBRO AUXILIAR - PAPELERIA LOS COLORES

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Compra de papelería Factura. 350.000 350.000
001

FINANCIEROS - CUENTA

101
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic.-05 Nota débito - chequera Banco
de Bogotá 135.000 135.000
Nota debito, chequera Banco
Popular 140.000 275.000

NACIONALES - CUENTA
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 1.000.00 1.000.000
0

LIBRO AUXILIAR - ALMACEN ARTURO CALLE

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
30-Dic-05 Compra a crédito Factura Nº 1.000.00 1.000.000
2330 0

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Dic-05 Factura No. 101 de Contado 500.000 500.000

102
 Factura No. 102 a Crédito 575.000 1.075.000

EQUIPOS DE OFICINA - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Nov-05 Saldo según inventario inicial
comprobante Nº 001 1.040.000 1.040.000

CAPITAL DE PERSONAS NATURALES

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

30-Nov -05 Aporte del señor Ruperto Mena 7.540.000 7.540.00
0

EMPRESA LA PELIONA LTDA

ESTADO DE RESULTADOS
DICIEMBRE 31 DE 2005

103
INGRESOS 1.075.000
INGRESOS POR VENTAS 1.075.000
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 1.150.000
ADMINISTRACIÓN
ARRENDAMIENTOS 300.000
SERVICIOS 250.000
GASTOS LEALES 350.000
DIVERSOS 350.000
GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS 200.000
SERVICIOS 200.000
GASTOS NO OPERACIONALES 275.000
FINANCIEROS 275.000 1.625.000
PERDIDA DEL EJERCICIO (550.000)

Representante Legal Contador Revisor Fiscal

C. C. Nº. T.P Nº T.P. Nº

104
105
 EMPRESA LA PELIONA LTDA
BALANCE GENERAL
DICIEMBRE 31 DE 2005

ACTIVO 7.990.00 PASIVO 1.000.000

0
ACTIVO CORRIENTE 6.950.000 PASIVO CORRIENTE 1.000.000
DISPONIBLE 1.575.000 PROVEEDORES 1.000.000
CAJA 600.000 NACIONALES 1.000.000
BANCOS 975.000 PARIMONIO 6.990.000
DEUDORES 575.000 CAPITAL SOCIAL 7.540.000

106
CLIENTES 575.000 CAPITAL DE
PERSONAS 7.540.000
NATURALES
INVENTARIOS 4.800.000 RESULTADO DEL (550.000)
EJERCICIO
MERCANCIA NO PERDIDA DEL (550.000)
FABRICADA POR LA 4.800.00 EJERCICIO
EMPRESA. 0
PROPIEDADES, PLANTA TOTAL PASIVO +
Y EQUIPO 1.040.000 PATRIMONIO 7.990.000
EQUIPOS DE OFICINA. 1.040.000

Representante Legal Contador Revisor Fiscal

C.C. Nº T.P. Nº T.P. Nº

107
EJERCICIO DE APLICACIÓN

Dos socios constituyen, la lavandería los Poderosos con un capital de $12.000.000 representados en un local $
6.000.000, equipos $ 4.000.000, y el resto en efectivo, inician operaciones el 31 de enero de 2006.

Movimiento mes de febrero de 2006

Feb.1 Se consigna en el banco de Bogotá el saldo de caja.

Feb. 5 Compran detergentes a Palmolive por $ 850.000, cancela la mitad con
Cheque Nº 4521 del banco de Bogotá y el resto a crédito .según factura
Nº 2081.
Feb. 8 Recibe de Ana Torres $ 500.000, por servicio de lavado.
Feb. 10 Compró un computador a Carvajal y cia por $ 3.500.000 factura Nº 322 a
Crédito.
Feb. 14 Se canceló con cheque Nº 4522 del banco de Bogotá $100.000, por
Mantenimiento de las maquinas, a Pedro Ortiz.
Feb. 16 Se pagó con cheque Nº 4523 del banco de Bogotá $ 120.000, por
Recolección y reparto de ropa a Julián Ortiz.
Feb. 18 Los ingresos por lavado durante los primeros 15 días en efectivo
son de $800.000.

108
Feb. 19 Se cancelan los sueldos de la primera quincena con cheque Nº 4524
del banco de Bogotá $ 350.000.
Feb. 20 Envía una cuenta de cobro Nº 001 por $600.000 a Gómez Ltda..
Feb. 20 Canceló a Dispac servicio de energía con cheque Nº 4525 del banco
De Bogotá $ 200.000.
Feb. 21 Se consigna lo Recaudado en caja al banco de Bogotá.
Feb.22 Abono con cheque Nº 4526 $ 1.500.000 a la factura Nº 322.
Feb.24 Gómez Ltda. Canceló la cuenta de cobro Nº 001.
Feb. 26 Se abono e efectivo a Palmolive $ 200.000.
Feb. 28 Los ingresos por lavado en efectivo, última quincena son de $ 900.000.
Feb. 29 Cancelo a la emisora Voz del Chocó, $200.000 en efectivo de publicidad.
Feb. 30 La nomina de sueldos última quincena por $ 350.000 no se ha pagado.

Con los datos anteriores elaborar:

a) Registros en diario
b) Comprobante movimientos mes enero, y febrero
c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros
Principales.
d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares.
e) Sistema de inventario permanente.

109
f) Elaborar los estados financieros.

Registre las siguientes transacciones en forma de diario:

• Servicios prestados durante el mes así: contado $ 6.800.000

Crédito $ 26.000.000
• Abono de clientes $2.400.000.
• Pago a proveedores $ 12.800.000.
• Nota débito por interés deducidos por anticipado $ 650.000.
• Contratación de un gerente de ventas por $ 1.000.000.
• Anticipo efectuado a un trabajador por $ 300.000
• Pago del arriendo del mes por $ 450.000. con cheque.
• Cancelación de una deuda respaldada con un pagaré $ 320.000.
• Venta de mercancías por $ 2000.000, a crédito.
• Obtención de un préstamo bancario $ 1.500.000.
• Recaudo de $ 850.000. por cobro a clientes.
• Compra de contado equipo de oficina por $ 4.600.000.

UNIDAD 6

110
AJUSTES

OBJETIVO GENERAL
• Registrar los asientos de ajuste al finalizar el periodo contable, que permiten conocer los resultados del
ejercicio y la situación financiera de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• comprender la importancia que tienen los asientos de ajuste.
• Aplicar el principio de contabilidad de causación.
• Adquirir habilidad para elaborar asientos de ajuste.
• Dar a conocer los diferentes registros de ajustes que deben efectuarse al finalizar el periodo contable.

AJUSTES

111
Son asientos que se realizan al finalizar el periodo contable para darle a todas las cuentas su saldo exacto, registrando
las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido y corrigiendo los errores presentados en los
registros contables.

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES

Los asientos de ajuste se clasifican con el fin de conocer su tratamiento contable y los efectos que producen al elaborar
los estados financieros en:

1. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS ACUMULADOS O CAUSADOS.

a) Ingresos Acumulados O Pendientes De Cobro: Se presentan cuando se ha realizado o prestado un servicio y aun
no se ha cobrado o facturado. Se contabiliza así:
Debito: cliente
Crédito: Ingresos operacionales

Ej. 1: La compañía Sonriendo presto servicios de asesoráis durante el mes de noviembre /05 a Industrias Llorando, por
valor de $ 2.500.000, a noviembre 30 no se ha facturado ni enviado la cuenta de cobro.

Debito: Clientes 2.500.000

Crédito: Ingresos operacionales 2.500.000.

112
Ej.2: Tenemos arrendado un local y al finalizar el periodo no han cancelado el valor del arrendamiento por la suma de $
500.000.

Debito: Clientes 500.000.

Crédito: Ingresos no Operacionales 500.000.
Arrendamiento.

b) GASTOS ACUMULADOS CAUSADOS POR PAGAR: Son aquellos gatos causados durante el periodo y que a la
fecha de corte no se han reconocido, por lo tanto no han sido pagados, estos gastos causados deben reconocerse como
gastos del periodo independientemente de su fecha de pago. Se contabilizan así:

Debito: Gastos operacionales

Crédito: Costos y gastos por pagar

Ej.1: La compañía Cantando paga por la oficina donde opera $ 250.000. Mensuales, por arrendamiento, al 30 de
noviembre /05 la CIA. No ha cancelado ese mes.

113
Débito: Gastos operacionales 250.000.
Arrendamiento
Crédito: Costos y gastos por pagar 250.000
Arrendamiento

Ej.2: La Compañía Aprendiendo no ha cancelado a octubre 31 los servicios de teléfono por $ 700.000.

Débito: Servicios 700.000.

Teléfono
Crédito: Costos y gastos por pagar 700.000.
Servicios públicos

EFECTOS QUE PRODUCEN LOS AJUSTES:

Ingresos acumulados: producen los siguientes efectos en los Estados Financieros:

• Aumento de los ingresos en el estado de resultados, incrementa la utilidad del ejercicio.
• Incremento en las cuentas clientes, o en la de ingresos por cobrar en el balance general.

Gastos acumulados: En los estados financieros produce los siguientes efectos:

114
 • El incremento en las cuentas de gasto disminuye la utilidad operacional.
• Si es un gasto no operacional disminuye la utilidad antes de impuesto.
• Se incrementa el pasivo en el balance general, por la causación de los gastos por pagar.

2. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS DIFERIDOS

A). Ajustes por Ingresos Diferidos: Son aquellos que se reciben con anterioridad al vencimiento del servicio
prestado. Se contabilizan así:

Debito: Caja
Crédito: Ingresos recibidos por anticipados

Ej1: El 15 de diciembre de 2002, recibe un pago anticipado por servicios de publicidad correspondiente al periodo que
finaliza el 14 de Febrero de 2003 por valor de $ 50.000.

Dic. 15/02 Débito: Caja 50.000.

Crédito: Ingresos recibidos por anticipado 50.000

115
Dic: 31/02 Débito: Ingresos recibidos por anticipado 12.500
Crédito: Ingreso operacional 12.500.

Nota: Este mismo ajuste se realiza para enero 30 y febrero 14, fecha en la cual termina el servicios de publicidad.

B.) Ajuste por gastos Diferidos: Son todos aquellos gatos que se cancelan anticipadamente, por los cuales se espera
recibir un servicio en el mismo periodo y en los posteriores. Deben ajustarse al final de cada periodo; se contabilizan así:

Débito: Gastos pagados por anticipados

Crédito: Banco

Ej.2: Novedades Japón toma una póliza el 1 de agosto/02 por un año y pago
$ 12.000.

Agosto 1: Débito: Gastos pagados por anticipado $ 12.000.

Crédito: Banco 12.000.

116
Agosto 31: Amortización mensual del gasto

Débito: Gasto operacional 1.000

Crédito: Gastos pagados por anticipado 1.000.

Nota: Este mismo registro debe efectuarse cada mes hasta la terminación de la póliza.

C.) AJUSTE POR CARGOS DIFERIDOS

En este se clasifican aquellos gastos o costos en que incurre el ente económico en su etapa de organización, explotación,
construcción, instalación etc., los cuales no son reembolsables, sino que pertenecen a desembolsos o egresos por gastos
de periodos futuros como: papelería, útiles, mejoras a propiedades tomadas en arriendo entre otros.

Los cargos diferidos deben amortizarse o reconocerse en el periodo al cual correspondan, por lo tanto afectan los
resultados del ejercicio.

Se contabilizan así:

DÉBITO: CARGOS DIFERIDOS

117
CRÉDITO: BANCOS

AMORTIZACION:
DÉBITO: 5165 AMORTIZACIONES
516515 CAROS DIFRIDOS
CRÉDITO 1710 CARGOS DIFERIDOS
171020 UTILES Y PAPELERIA

Ej.1: La compañía pensando pagó en febrero 28 /03 la suma de $ 1.000.000. , por la compra de útiles para el resto del
año.

Febrero 28: 1710 Cargos diferidos 1.000.000.

171020 Útiles y papelería
1110 Banco 1.000.000.
111005 Bancos Nacionales

AMORTIZACION:

Marzo 31/03 5165 Amortizaciones 100.000.

516515 Cargos diferidos

118
 1710 Cargos Diferidos 100.000.
171020 Útiles y papelería.

3. AJUSTES POR DEPRECIACIÓN

se realizan a los activos que pertenecen al grupo de propiedades planta y equipo, debe efectuarse en cada en cada
ejercicio, se determina por cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico, tales como el de línea recta, suma
de los dígitos, unidades de producción etc, la depreciación se trata como un gasto. Se registra un débito a la cuenta
5160 Depreciaciones y un crédito a la cuenta 1592 Depreciación acumulada.

Ej. La compañía cantando Ltda., adquirió al contado en marzo 1 de 2006 muebles y enseres por $10.000.000, los cuales
tienen una vida útil de 10 años. Calcular el ajuste de depreciación a marzo.

Depreciación = costo del activo / vida útil (años)

Depreciación anual = 10.000.000./ 10 = 1.000.000
Depreciación mensual = 1.000.000/ 12meses = 8.333. por mes

Registro contable: debe hacerse este asiento durante la vida útil del activo.

119
Débito: 5160 Depreciaciones 8.333.
516015 Equipo de oficina
1592 Depreciación Acumulada 8.333.
159215 Equipo de oficina

EJERCICIO DE APLICACIÓN

1. La compañía Sonriendo Ltda., presenta el Balance de prueba antes de

Ajustes a octubre 31 de 2006, cierra libros y prepara estados financieros
una vez al año, en diciembre 31. Registrar asientos de ajuste y elaborar
los estados financieros.

Caja 340.000
Deudores 1.600.000
Inversiones en bonos 300.000
Seguro pagado por anticipado 350.000
Terreno 2.000.000
Edificio 12.500.000
Depreciación acumulada 1.950.000
Cuentas por pagar 3.450.000

120
 Obligaciones financieras 2. 890.000
Utilidades acumuladas 3.000.000
Ingresos por servicios 3.800.000
Gastos de personal 1.200.000
Gastos servicios públicos 600.000

Gastos diversos 200.000

Aportes sociales 5.100.000
Bancos 1.100.000
Datos para ajustes:

a. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un año y fue tomado el 1 de septiembre de
2006.
b. El edificio tiene una vida útil de 20 años, se deprecia por el método de línea recta.
c. Las obligaciones financieras devengan un interés del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de
noviembre de 2006.

121
UNIDAD 7

IMPUESTO ALVALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN EN LA FUENTE

OBJETIVO GENERAL
• Aplicar la legislación tributaría vigente sobre el tratamiento del Impuesto al valor agregado IVA, y la
retención en la fuente.

122
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Seleccionar el régimen para un negocio comercial.
• Contabilizar transacciones comerciales con impuesto al valor agregado.
• Adquirir habilidad para registros asientos con IVA y retención en la fuente.
• Contabilizar recaudos y pagos de impuestos.

IVA (IMPUESTO AL VALOR AGREGADO)

El gobierno para financiar su presupuesto ha constituido cargas tributarias o jurídicas, uno de esos impuestos es el IVA,
que debe ser cobrado por los productores importadores y comerciantes en el momento de vender los artículos
producidos, importados o comercializados por ellos.

123
RESPONSABLES: este impuesto deben cobrarlo las personas que presten algunos servicios gravados como:
parqueaderos, clubes sociales y deportivos Restaurantes, Hoteles, Servicio Telefónico, Computación, Servicio de aseo,
Transporte aéreo y aquellos que expresamente adicione la ley.

REGIMEN NACIONAL DE VENDEDORES

Existen 2 regimenes para inscripción de vendedores, se diferencian de acuerdo con la forma de registro nacional exigida
para cumplir con el recaudo y pago del IVA.

MODELO LIBRO DE VENTAS REGIMEN SIMPLIFICADO

Contribuyente____________________NIT o CC___________________

No. Fecha Ventas Diarias Acumulado

124
a) REGIMEN SIMPLIFICADO: Consiste en calcular sobre el valor total de las ventas en el periodo del año fiscal un
porcentaje que debe cancelar por Impuesto a las Ventas realizadas en dicho periodo, se deben acoger a este régimen
quienes cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que sean personas naturales.

2. Que los ingresos netos por concepto de venta de bienes gravados y no gravados y prestaciones de servicios
gravados del año fiscal anterior no sean superiores al valor mínimo reglamentado por el gobierno.
3. Que los ingresos netos por concepto de venta bienes gravados y no gravados y prestación de servicios gravados del
año fiscal anterior no sean superiores al valor mínimo reglamentado por el gobierno.
4. Que el comerciante no tenga más de 2 establecimiento de comercio.
5. Que el patrimonio bruto a diciembre 31 del año inmediatamente anterior no sea superior al valor mínimo reglamentado
por el gobierno.
6. Cuando se trate de personas que presten servicios que estén sujeto a impuestos los servicios deberán ser cualquiera
de los siguientes: Revelado y copias. Fotografías (incluyendo fotocopias, reparación y mantenimiento que implique la
incorporación de repuestos) construcción y elaboración de bienes que estén sometidos a la tarifa del impuesto.
7. Que el comerciante no sea importador
8. Que las ventas gravadas efectuadas por el comerciante estén sometidas a la tarifa del 16%.

Los comerciantes que se acojan al régimen simplificado deben presentar su respectiva declaración de ventas y pagar el
impuesto que les corresponda anualmente.

125
El impuesto que se cobre al efectuar la venta solamente se debe detallar en la factura de venta cuando el comprador sea
un comerciante o un fabricante y solicite al vendedor que lo relacione en la factura.

En los demás casos es decir cuando el vendedor no este obligado o que quien compre sea un consumidor final no se
debe relacionar el impuesto y este hará parte integral del valor de la venta.

b) REGIMEN COMUN: Los comerciantes productores e importadores que no cumplan con los requisitos anteriores debe
acogerse al régimen común y están obligados a:

1. Entregar facturas la cual debe contener:

• Nombre del Vendedor
• Número de identificación Tributaria- Vendedor
• Numero de Factura
• Fecha de la operación
• Nombre del comprador
• Numero de identificación Tributaria del Cliente
• Régimen en el cual esta inscrito
• Descripción y valor de los artículos
• Porcentaje y valor de IVA cuando este obligado a relacionarlo.

126
2. Diligenciar el formulario de declaración y presentarlo para su pago en los periodos fijados por el gobierno de
manera bimestral.

Ej. Al vender electrodoméstico de contado por valor de $ 10.000. Y una tasa del 16% de IVA cual será el ingreso
total.

Caja 11.600
Comercio al por mayor y al por menor 10.000
IVA por pagar 1.600

3. Cuando se hacen descuentos en una transacción estos no deben afectar el IVA

Ej. Se realiza una venta por valor de $ 800.000 según factura No. 1520 y se otorga un descuento por pago
oportuno del 2%.
El cobro y pago del impuesto debe hacerse sobre los $ 800.000 así:

Caja 912.000
Descuento Comercial 16.000
Comercio al por mayor y al por menor 800.000
IVA Por pagar. 128.000

127
4. Hay facturas donde el impuesto no es discriminado, en este caso para su contabilización debe proceder así: se
divide el valor de la venta en 1.16 y el resultado se resta al valor de la venta y la diferencia será el valor del
impuesto a las ventas.

Ej. Ventas de mercancías por $200.000 IVA incluido.

Valor $ 200.000 = 172.414

1.16

Valor de la mercancía $ 172.414

IVA 27.586

Registro contable:

Caja 200.000
Comercio por mayor y al por menor 172.414
IVA por Pagar 27.586

IVA EN COMPRAS.
Los empresarios responsables del impuesto a las ventas pueden descontar del valor del impuesto causado y
pagado en las compras el cual es del 16% cuando se paga una tarifa superior al 16% el excedente se constituye
en costo.

128
Ej. Se compra mercancía de contado según factura No.3080 por $500.0000 más IVA.

Compra de mercancía 500.000

IVA por pagar 80.000
Bancos 580.000

NOTA: Cuando la mercancía es importada se acepta hasta el 16% por concepto de deducción el valor que excede
debe cargarse como costo.

Ej. Se importa por valor de $ 1.000.000 y se cancela el 35% de IVA como solo se acepta el 16% se contabiliza la
diferencia 35-16=19% y se multiplica por $1.000.000 = $ 190.000, este valor se considera no descontable y debe
cargarse como un mayor valor al costo así:

Compra de mercancía 1.190.000

IVA por Pagar 160.000
Bancos 1.350.000.

Cuando la compra se hace por bienes para uso de la empresa como activos fijos el IVA que se liquida en la factura
pueden descontarse hasta por el valor de la tarifa general 16% el cual constituye un aumento al costo.

129
 Ej. Se compraron muebles y enseres por valor de $ 800.000 según factura No. 1320 con IVA del 16%.

Muebles y Enseres 928.000

Banco 928.000

Donde 928.000 = 800.000 costo + 128.000 IVA

DEVOLUCIONES EN COMPRA Y VENTAS.

Cuando se hacen devoluciones en compra o venta al contado o a crédito se afecta el IVA en la misma proporción
del registro efectuado en la compra o en la venta.

EJ.1: Se devuelven mercancías compradas por valor de $ 200.000 con impuesto del 16%.

Caja 232.000
Devoluciones Rebajas y descuentos en compra 200.000
IVA por pagar 32.000

130
EJ.2: Nos devuelven mercancías vendidas al contado por $ 300.000 con un 16% de impuesto a las ventas.

Devoluciones Rebajas y Descuentos en ventas 300.000

IVA por Pagar 48.000
Bancos 348.000

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y EN VENTAS

Los descuentos y rebajas que se reciben en las compras o que se conceden en las ventas no afecta el IVA por
pagar, es decir que el impuesto no se aumenta o disminuye por estos conceptos.

Ej.1: Compra de mercancía a 90 días por $ 500.000 con impuesto del 16%

Compra 500.000
Impuesto sobre las ventas por pagar 80.000
Proveedores Nacionales 580.000

131
EJ.1.1: Cancela la deuda a los 45 días y recibe un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la
mercancía.

Descuento: 500.000 x 3% = 15.000

Valor por pagar 580.000 - 15.000 = 565.000

Proveedores Nacionales 580.000

Ingresos Financieros 15.000
Bancos 565.000

Ej.2: Vente mercancía a crédito, plazo de 60 días por valor de $ 500.000 mas IVA.

Clientes 580.000
Comercio al por mayor y al por menor 500.000
Impuesto sobre la ventas por pagar 80.000

EJ.2.2: Cancelan la deuda a los 30 días y otorgan un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la venta

Descuento 500.000 x 3% = 15.000

Valor por cobrar 580.000 - 15.000 = 565.000

132
Caja 565.000
Gastos financieros 15.000
Cliente 580.000

EJERCICIO:

1. Vende mercancía al contado a Bodega Palita por $ 90.000, IVA 16%

2. Vende mercancía importadas por $ 500.00 a crédito más IVA
3. El Bodegón compra licores importados por $ 1.000.000, IVA 35%
4. Compra mercancía a crédito por $ 800.000, IVA 16%
5. Compra mercancía de contado $ 400.000 mas IVA
6. Pago de fotocopias por $ 60.000, IVA 16%
7. Canceló servicios públicos por $ 250.000, IVA 16%
8. Compra mercancías a crédito $ 450.000, mas IVA
9. De la compra anterior devuelven el 50%
10. Vende mercancía a crédito por $ 750.00 mas IVA
11. De la venta anterior devuelven $ 250.000
12. Compra mercancía a 60 días de plazo por $ 350.000, IVA 16%
13. Cancelan la compra anterior en 40 días y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la
mercancía.

133
14. Vende mercancía a crédito a 60 días de plazo por valor de $ 630.000 IVA 16%
15. A los 20 días recibe la cancelación de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el
valor de la mercancía.

Solución del ejercicio:

1. Caja 104.400
Comercio al por mayor y al por menor 90.000
IVA por pagar 14.400

2. Clientes 580.000
Comercio al por mayor y al por menor 500.000
IVA por pagar 80.000

3. Compras 1.190.000
IVA por pagar 160.000
Banco 1.350.000

4. Compras 800.000
IVA por pagar 128.000

134
 Proveedores Nacionales 928.000

5. Compras 400.000
IVA por pagar 64.000
Banco 464.000

6. Gastos 60.000
IVA por pagar 9.600
Banco 69.600

7. Gastos 250.000
IVA por pagar 40.000
Banco 290.000

8. Compras 450.000
IVA por pagar 72.000
Proveedores 522.000

9. Proveedores 261.000
Devoluciones en compra 225.000
IVA por pagar 36.000

135
10. Clientes 870.000
Comercial por mayor y al por menor 750.000
IVA por pagar 120.000
11. Devoluciones en venta 250.000
IVA por pagar 40.000
Clientes 290.000

12. Compras 350.000

IVA por pagar 56.000
Proveedores 406.000

13. Proveedores 406.000

Ingreso Financiero 17.500
Bancos 388.500

14. Clientes 730.800

Comercio al por mayor y al por menor 630.000
IVA por pagar 100.800

15. Caja 699.300

136
 Gastos financieros 31.500
Clientes 730.800

AGENTES RETENEDORES: son agentes RETENEDORES los responsables del régimen común, quienes tienen las
siguientes obligaciones:
• Discriminación en todas las facturas del Impuesto sobre las ventas
• Efectuar la retención
• Consignar mensualmente los dineros recaudados
• Expedir certificados bimestrales a los retenidos

Ej.1: La compañía Cantando LTDA. Responsable del redimen común y gran contribuyente, compra mercancías por valor
$ 1.000.000, mas IVA a un responsable del régimen común.

R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR:

1435 INVENTARIOS 1.000.000

2408 IVA POR PAGAR 160.000

1110 BANCOS 1.005.000

137
2365 RETENCION EN LA FUENTE 35.000
2367 IVA RETENIDO 120.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO:

1105 CAJA 1.005.000

1355 ANTICIPOS FISCALES 35.000
1355 ANTICIPOS FISCALES IVA 120.000

4135 VENTAS 1.000.000

2408 IVA POR PAGAR 160.000

Ej.2: La compañía Cantando LTDA responsable del régimen común compra mercancía por valor de $ 4.000.000 a un
responsable del régimen SIMPLIFICADO a crédito.

R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR:

1435 INVETARIOS 4.000.000

2408 IVA POR PAGAR 320.000
2205 PROVEEDORES 3.860.000

138
2365 RETENCION EN LA FEUNTE POR PAGAR 140.000
2367 IVA RETENIDO 320.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO

1305 CLIENTES 3.860.000

1355 ANTICIPOS FISCALES 140.000
4135 VENTAS 4.000.000

RETENCION EN LA FUENTE

Es la obligación de deducir una suma de dinero el momento de realizar determinados pagos a los beneficiarios, para
quienes es susceptible ce constituir un ingreso gravable, a titulo de recaudo anticipado del impuesto de renta.

El propósito de la retención en la fuente es obtener en forma gradual que el impuesto, se recaude en lo posible dentro del
mismo periodo gravable en que se cause.

La norma fiscal establece los conceptos sobre los cuales debe aplicarse la retención en la fuente, el porcentaje de
retención, la base para el cálculo, quien debe efectuarla y a quien se debe retener en la fuente.

139
Agentes retenedores: Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de
inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades
organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones iliquidas y sociedades de hecho, que por sus
funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o
percepción del tributo correspondiente.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES:

• Efectuar la retención.
• Consignar oportunamente lo retenido.
• Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas.
• Presentar declaraciones.

Contabilización: Se utilizan dos tipos de cuentas.

1. Cuando la empresa retiene: afecta una cuenta de pasivo, denominada Retención en la Fuente.
EJ.1: Compra mercancías de contado por $ 800.000 mas IVA y retención en la fuente del 3.5%

Compra de mercancías 800.000

Impuestos sobre las ventas por pagar 128.000
Bancos 900.000

140
Retención en la fuente por pagar 28.000

2. Cuando a la empresa le retienen: se afecta una cuenta llamada Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Retención
en la Fuente saldos a favor.

Ej2: Venta de mercancía al contado a almacenes Ley por $ 800.000, IVA 16% Retención en la fuente 3.5%

Caja 900.000
Anticipo de Impuestos Retención en la fuente 28.000
Comercio al por mayor y al por menor 800.000
Impuestos sobre las ventas por pagar 128.000

DESCUENTOS RETENCION EN LA FUENTE

En las devoluciones, anulaciones de operaciones que se les haya practicado Retención en la Fuente por Impuestos
sobre la renta o Complementarios, se puede descontar las suma retenidas de tales transacciones por los agentes
retenedores del monto de las retenciones por declarar y consignar en los periodos que se hayan efectuado. Si los
montos no son suficientes se puede afectar periodos siguientes.

141
Ej.1: La Compañía XYX, nos devuelve mercancías compradas a crédito por valor de $ 150.000, IVA 16% y retención en
la Fuente 3.5%.
Registro Contable:

PROVEEDORES NACIONALES 168.750

RETENCION EN LA FUENTE 5.250
DEVOLUCIONES EN COMPRAS 150.000
IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 24.000

Ej.2: La compañía ROSAS, compra mercancía a crédito, plazo 30 días, valor

$ 800.000, cancela el valor de la deuda a los 15 días y aprovecha el descuento del 5% por pronto pago, IVA 16%
Retención en la fuente 3.5%

Registro Contable:

COMPRAS DE MERCANCIAS 800.000

IMPUESTOS A LAS VENTAS POR PAGAR 128.000
PROVEEDORES NACIONALES 900.000
RETENCION EN LA FUENTE 28.000

REGISTRO DEL DESCUENTO

142
DESCUENTO: 800.000 x 5% = 40.000
VALOR A PAGAR 900.000 - 40.000 = 860.000

PROVEEDORES NACIONALES 900.000

DEVOLUCIONES EN COMPRAS 40.000
BANCO 860.000

AUTORRETENCIÓN:

Las empresas que tienen un gran volumen de operaciones solicitan a la DIAN autorización para autorretener por
concepto de ventas, contratos de urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos
devengados. Las empresa que autorretienen deben indicarlo en la facturas de venta y cuentas de cobro por servicios, la
autorización para que sus clientes no les practiquen la Retención en la Fuente.

Ej.1: La compañía DORADA, vende mercancía al contado por $ 1.000.000 a Ecomodas Ltda., IVA 16% el vendedor es
autorretenedor.

REGISTRO CONTABLE:

CAJA 1.160.000

143
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1.000.000
IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 160.000

PAGO DE LA AUTORRETENCION:

En el momento en que la empresa efectúa la declaración se hace la autorretención mensual y paga la Retención en la
Fuente.

EJ.2: La compañía Dorada autorretenedor, por las ventas realizadas efectúa la declaración y pago de la retención en la
fuente.
$1.000.000. x 3.5% = 35.000.

ANTICIPO DE IMPUESTOS (Retefuente) 35.000

BANCOS 35.000.

EJERCICIO DE APLICACIÓN:

1. Vende mercancía a crédito a almacenes Bocito por $ 100.000, más IVA 16%

144
2. Vende mercancía importadas por $ 900.000 de contado más IVA
3. Ligia Gómez compra licores importados por $ 10.000.000, IVA 35%
4. Compra mercancía a crédito por $1.800.000, IVA 16%
5. Compra mercancía de contado $ 350.000 mas IVA
6. Pago de publicidad por $ 100.000, IVA 16%
7. Canceló servicios de teléfono por $ 850.000, IVA 16%
8. Compra mercancías a crédito $ 850.000, mas IVA
9. De la compra anterior devuelven el 50%
10. Vende mercancía a crédito por $ 1.750.00 mas IVA
11. De la venta anterior devuelven $ 350.000
12. Compra mercancía a 30 días de plazo por $980.000, IVA 16%
13. Cancelan la compra anterior en 15 días y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la
mercancía.
14. Vende mercancía a crédito a 30 días de plazo por valor de $3.430.000 IVA 16%
15. A los 20 días recibe la cancelación de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el
valor de la mercancía.

145
UNIDAD 8

DESCUENTOS

OBJETIVO GENERAL

146
 • Conocer los tratamientos contables relacionados con los descuentos generados en las operaciones de
compra y venta de mercancías.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Comprender la importancia que tienen los descuentos comerciales.
• Aplicar correctamente los descuentos concedidos.
• Adquirir habilidad para elaborar los registros por descuentos.

DESCUENTOS

Rebajas sobre el precio habitual de venta de un producto que la empresa concede a sus clientes o deudores. Se
clasifican en descuentos comerciales y financieros.

147
a. Descuentos Comerciales:

Deducción que se efectúa sobre el precio de lista de las mercancías que los proveedores ofrecen con el objeto de atraer
clientes.

Ej.1: La empresa Sonriendo compra a crédito el 1 de abril de 2006, 500 prótesis dentales a $40.000 cada una; el
proveedor le concede un descuento comercial del 10% por el volumen de compra. IVA 16% y Retención en la fuente del
3.5%.

Descuento: 40.000 x $500 = 20.000.000 x 10% = 2.000.000.

IVA: 18.000.000. x 16% = 2.880.000.

Retención en la fuente: 18.000.000 x 3.5% = 630.000

Registro:

Débitos: 6205 Compras 18.000.000

2408 IVA por Pagar 2.880.000

Créditos: 2365 Retención en la fuente 630.000

2205 Proveedores 20.250.000

B. Descuentos Financieros:

148
 Conocidos también como descuentos por pronto pago, ofrecidos a los clientes con el fin de que cancelen sus facturas
antes de la fecha de vencimiento, se emplea la siguiente anotación 5/20, n/30; significa que el plazo del cliente es de
30 días, donde el cliente puede deducir el 5% del precio de la factura, si realiza el pago dentro de los 20 días
siguientes.

Ej.2: La empresa Sonriendo recibe un descuento por pronto pago si cancela antes del 15 de abril de 2006, se le concede
un descuento del 5%. La empresa paga la factura el 12 de abril.

Descuento financiero: 18.000.000 x 5% = 900.000

Registró en abril 12/06:

Débito: 2205 Proveedores 20.250.000

Crédito: 4210 Descuento Comercial 900.000

1110 Banco 19.350.000

EJERCICIO DE APLICACIÓN

1. el Juan Torres recibe un descuento del 5% por pronto pago si cancela antes del 30 de junio de 2005, mercancías
compradas el 1 de junio, las canceló el día 22 de junio.

149
2. Maria Grueso compra de contado el 1 de febrero de 2005, 5000 resmas de papel carta a $8.000 cada una; el
proveedor le concede un descuento comercial del 15% por el volumen de compra. IVA 16% y Retención en la fuente del
3.5%.

3. Son importantes los descuentos, explique porque.

4. cuando se pierden los descuentos financieros.

UNIDAD 9

INGRESOS

OBJETIVO GENERAL
• Identificar las clases de ingresos que permiten la elaboración del estado de ingresos.

150
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Clasificar correctamente los ingresos de acuerdo al Plan único de cuentas.
• Establecer modelos de presentación de estados de ingresos.
• Adquirir habilidad para elaborar estados de ingresos

INGRESOS

Agrupan las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el
desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se
registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no
recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el

151
cobro. Al final de ejercicio contable las cuentas de ingresos se cancelarán contra la cuenta ganancias y pérdidas del
grupo 59.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

INGRESOS OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su
objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, y demás ingresos siempre y cuando se identifique con el objeto
social principal del ente económico.

Contabilización:

Se tendrá en cuenta los documentos fuentes: facturas, remisión o recibo expedido a favor del cliente. Donde se consigne
que el cliente recibió a satisfacción las mercancías o los servicios objeto de la transacción.

Asiento contable

152
Débito: Caja o Bancos (si la venta es de contado), Clientes (si la venta es a crédito).

Crédito: A la respectiva cuenta de ingreso operacional.

Control interno

Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles en virtud de que la conjugación de determinadas
actividades puede dar origen a fraudes o malos manejos, se debe evitar que aquellas personas que manejan ingresos,
cheques ya firmados o facsímil a su cargo para firmas de cheques no intervengan en las siguientes labores:

• manipulen documentos base para facturar.

• Manejen los registros iniciales de ventas.
• Traten y autoricen notas de crédito y documentación soporte.
• Aprueben las devoluciones y rebajas sobre ventas.
• Accedan a los registros iniciales de rebajas y devoluciones sobre ventas.
• Preparen, sumen, comprueben y autoricen los registros en diarios generales y auxiliares.
• Intervengan en el registro final, o sea en el libro mayor.

INGRESOS NO OPERACIONALES

153
Son aquellos ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del
ente económico. E incluye entre otros los relacionados con operaciones de carácter financiero o en moneda nacional o
extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidades en venta de propiedades planta y equipos e inversiones,
dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Contabilización

Se tendrá como documento fuente todo tipo de facturas o recibos expedidos por la entidad, así como aplicaciones de créditos
diferidos, ocasionados por actividades ajenas al giro de la entidad.

Asiento contable

Débito: Caja, bancos o Cuentas de ahorro (en función al origen o

naturaleza del ingreso).

Crédito: A la respectiva cuenta de ingreso no operacional

Control interno:

• Esta cuenta únicamente recibirá créditos por ingresos operativos ajenos al giro normal de actividades de la entidad.
• Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilización de otros ingresos.

154
• Aquellos ingresos que estén gravados por la ley, por ejemplo rentas y dividendos, asegurarse de que se cumpla con los
ordenamientos que les sean aplicables.

UNIDAD 10

GASTOS

OBJETIVO GENERAL
• Identificar las clases de gastos que permiten la elaboración del estado de egresos.

155
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Clasificar correctamente los gastos de acuerdo al Plan único de cuentas.
• Establecer modelos de presentación de estados de gastos o egresos.
• Adquirir habilidad para elaborar estados de egresos.

GASTOS

Representan los flujos de salida de recursos efectuados durante un periodo, que generan disminuciones patrimoniales distintas de
retiro de capital o utilidades, es decir son los desembolsos de dinero ocurridos en actividades de administración, comercialización,
investigación y financiación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los
gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace de la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho
efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán contra ganancias y pérdidas, grupo 59.

Los gastos se clasifican en operacionales: divididos en operacionales de administración y operacionales de ventas, y los gastos no
operacionales.

OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

Representan los gastos ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de
causación, las sumas y valores en que se incurre durante el ejercicio directamente relacionado con la gestión administrativa

156
encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente
económico. Entre estos tenemos: honorarios, impuestos, arrendamientos, seguros, servicios etc.

CONTABILIZACION

Se hará con base en las factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de gastos ocasionados por la
entidad. Al cierre del ejercicio esta cuenta deberá quedar saldada.

Asiento contable

DÉBITO: Gastos operacionales de administración

CRÉDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en función de la

naturaleza del gasto o egreso)

Control interno:

• Deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades
eminentemente administrativas.
• Los comprobantes de gastos (nóminas, facturas, notas, etc.) deberán reunir requisitos fiscales y administrativos.
• Cualquier tipo de gastos deberá estar previamente autorizado, acorde con las políticas administrativas.
• Vigilar que los gastos correspondan al período que sucedieron.
• Cualquier gasto susceptible de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
• Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a
esta cuenta coincidan contra los créditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo.

157
• Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las
causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS OPERACIONALES DE VENTA

Ocasionados directamente en la gestión y apoyo del departamento de ventas y se registran sobre la base de causación, las sumas o
valores en que se incurre durante el ejercicio, y de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente
económico, tales: área ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad, ventas y demás gastos que se
ocasionen.

CONTABILIZACIÓN

se tendrá como documento fuente todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de
gastos, encaminados al mantenimiento o incremento de las ventas.

Asiento contable

DÉBITO: A los gastos operacionales de ventas

CRÉDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en función de la

naturaleza del egreso o gasto).

Control interno:

158
• Deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades
eminentemente de ventas.
• Los comprobantes de gastos (nóminas, facturas, notas, etc.) deberán reunir requisitos fiscales y administrativos.
• Cualquier tipo de gastos deberá estar previamente autorizado, acorde con las políticas prescriptas por la administración.
• Vigilar que los gastos correspondan al período que sucedieron.
• Cualquier gasto susceptible de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
• Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a
esta cuenta coincidan contra los créditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo.
• Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las
causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS NO OPERACIONALES

Representan las sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente
económico, tales como: financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

CONTABILIZACION

Se registrará todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de gastos,
ocasionados por actividades diferentes al objeto social.

Asiento contable:

159
DÉBITO: A los gastos no operacionales

CRÉDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en función de la

naturaleza del egreso o gasto).

Control interno

• Esta cuenta únicamente recibirá cargos por gastos operativos ajenos al giro de actividades de la entidad.
• Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilización de estos gastos.
• Aquellos gastos que por su naturaleza o importe sean relevantes, deberán ser autorizados por la entidad.

160
UNIDAD 11

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

OBJETIVO GENERAL
• Conocer las ganancias o pérdidas resultantes de la gestión llevada a cabo en la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Capacitar al estudiante en la preparación de estados financieros.
• diseñar modelos de presentación de estados financieros.
• Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a cargo del ente económico.

161
CONCEPTO GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Agrupa las cuentas de resultado al cierre del ejercicio económico con el fin de establecer la utilidad o la pérdida del ente
económico. Su saldo podrá ser débito o crédito según el resultado obtenido. Se registra en la cuenta 5905 – Ganancias y
pérdidas.

PROVISIÓN IMPUESTOS: Registra las estimaciones del ente económico por concepto del impuesto sobre la renta para
atender el pago de las obligaciones fiscales. Se registra así: débito a la cuenta 5405 Impuesto de renta y
complementario y un crédito a la cuenta de 2404 Impuesto renta por pagar.

RESERVAS: comprende los valores que por mandato expreso del máximo órgano social, se han apropiado de las
utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones
legales, estatutarias o para fines específicos.
Las pérdidas se sufragan con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese propósito y en su defecto,
con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuese la de absorber determinadas pérdidas no se podrán emplear para
cubrir otras distinta, salvo que así lo decida el máximo organismo.

Si la reserva es insuficiente para cubrir el déficit de capital, se aplicaran a este fin los beneficios sociales de los ejercicios
siguientes, tal como lo establecen las normas legales,

CORRECCIÓN MONETARIA: Registra las partidas crédito y débito correspondientes a los ajustes por inflación,
efectuados a los valores contabilizados en los rubros del balance ( y del estado de ganancias y pérdidas), de conformidad
con las disposiciones legales vigentes.

162
 PRESENTACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS

Compañía xxx
Estado de Resultados
Año 2005

Ingresos XXXX
Operacionales XXXX
No operacionales XXXX

GASTOS xxxx
Operacionales de administración xxxx
Operacionales de ventas xxxx
No operacionales xxxx
Utilidad antes de impuesto xxxx
Menos impuesto de renta (xxx)
Utilidad o pérdida del jercicio xxxx

163
EJERCICIO DE APLICACIÓN
1. Presentar el estado de resultados de la empresa el Palacio de
Las Uñas a mayo 31 de 2006.
Ingresos por servicios 9.450.000
Servicios públicos 550.000
Arrendamiento 1.000.000
Gastos financieros 150.000
Gastos de personal 2.500.000
Suministros utilizados 1.800.000

2. Prepare el estado de resultados de Carvajal y Cia con los

siguientes datos a junio 30 de 2006.

164
 Gastos de personal de ventas 1.200.000
Gastos financieros 950.000
Ingresos por ventas 12.000.000
Ingresos por arrendamientos 5.000.000
Gastos personal administrativo 3.500.000
Gastos seguros 500.000
Ingresos financieros 100.000
Arrendamientos - ventas 2.300.000
Gasto publicidad 1.150.000

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO

OBJETIVO GENERAL

165
 • Presentar razonablemente al finalizar el periodo contable, en la hoja de trabajo los asientos de ajuste, de
cierre y la utilidad del ejercicio del ente económico.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Elaborar el proceso contable de manera integrada.
• Definir y clasificar los registros de ajustes que se deban efectuar al finalizar el periodo contable.
• Comprender el proceso de preparación y análisis de la hoja de trabajo.

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO

ASIENTOS DE CIERRE: Al terminar el periodo contable las empresas una vez realizados los asientos de ajuste cierran
las cuentas de resultado o transitorias contra ganancias y perdidas, acreditando las cuentas de gastos, y debitando las
cuentas de ingresos. para conocer los resultados de sus operaciones y los libros de contabilidad, preparar los estados
financieros. El objetivo fundamental del ciclo contable es determinar la utilidad o la pérdida del ejercicio.

166
LA HOJA DE TRABAJO: Es un borrador que prepara el contador con el fin de elaborar en ella los principales estados
financieros, el Estado de Resultados y el Balance General. Generalmente consta de seis columnas con su
correspondiente debe y haber.
Se representa así:

1º El código: Codificación de cada una de las cuentas.

2º Nombre de las cuentas: denominación de las cuentas que

intervienen en los estados financieros.

3º Balance de prueba: Comprobación de las operaciones

realizadas antes de ajuste, donde los débitos deben ser
igual a los créditos.

4ª Ajustes: se elaboran los asientos de ajuste necesarios para

darle a las cuentas sus saldos verdaderos o reales, registrando las
cuentas nuevas que resulten.

5º Balance Ajustado: Se anotan los saldos débitos y créditos de

cada una de las cuentas debidamente ajustadas, sumando los
partidas debitos y restándole las partidas créditos y viceversa,
la suma de estas columnas deben ser iguales.

6º Estado de Resultados: Se pasan las cuentas de resultado o

transitorias, cancelándolas contra Ganancias y pérdidas.

7º Balance General: Se trasladan las cuentas reales o de balance,

las utilidades o pérdidas del ejercicio y el inventario final de mercancías con el fin de conocer la situación financiera
del ente económico.

167
EJERCICIO DE APLICACIÓN

Con los hechos económicos de la compañía Pensando Ltda., a diciembre 31 de 2006. Se pide:

• Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

• Preparación del balance de prueba ordinario.
• Presentación del balance de prueba ajustado
• Diligenciamiento de la hoja de trabajo.
• Elaboración del Estados de Resultados y el Balance General.

Caja 340.000
Clientes 2.600.000
Cuenta por cobrar trabajadores 600.000
Seguro pagado por anticipado 800.000
Muebles y enseres 3.000.000
Computador 4.500.000
Depreciación acumulada muebles 300.000
Proveedores 2.450.000
Obligaciones financieras 1. 890.000
Utilidades acumuladas 600.000
Ingresos por servicios 3.800.000

168
 Gastos de personal 1.000.000
Gastos arrendamiento 800.000
Gastos diversos 300.000
Aportes sociales 5.500.000
Bancos 2.500.000
Depreciación acumulada computador 900.000
Arriendos recibidos por anticipado 1.000.000

Datos para ajustes:

1. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un año y fue tomado el 1 de octubre de
2006.
2. Los muebles y enseres tienen una vida útil de 10 años, y el computador una vida útil de 5
años, se deprecian por el método de línea recta.
3. Las obligaciones financieras devengan un interés del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de
septiembre de 2006.
4. El saldo de la cuenta arriendos recibidos por anticipado cubre 6 meses.
5. la provisión cartera es del 2% del total de los clientes.

169
 BIBLIOGRAFIA

GERTZ MANERO, Federico, Origen y Evolución de la Contabilidad, Editorial Trillas, México, 1999.

CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera, Artes Gráficas Universidad del Valle, Cali, 1998.

SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey,

Contabilidad Sistema de Información para las organizaciones, Editorial Kimpres Ltda., Bogotá, 1998.

ALVAREZ R, Néstor, Curso Básico de Contabilidad, Mc graw – Hill, Bogotá, 1994.

170
POLANCO, Luis Enrique y SINISTERRA, Gonzalo, Contabilidad Gerencial, Universidad del Valle, Cali, 1994.

DÍAZ MORENO, Hernando, Contabilidad General, prensa Moderna Impresores S.A., Bogotá.

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