11 Sistemas para clasificar y ordenar la

documentación

vamos a conocer...
1. Clasificar y ordenar… ¿Para qué?
2. El sistema alfabético
3. El sistema numérico
4. El método alfanumérico
5. El criterio cronológico
6. El sistema geográfico
7. Clasificación por materias o asuntos
8. Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

PRÁCTICA PROFESIONAL
Guardando documentos…
11 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?

CLASIFICAR ORDENAR POR CLASES

11 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?

¿CUÁL ES EL CRITERIO DE CLASIFICACIÓN MÁS ADECUADO?

NO EXISTE UN CRITERIO MEJOR QUE OTRO,
DEPENDE DE LAS NECESIDADES CONCRETAS

• EL QUE MEJOR SE ADAPTA A LOS DOCUMENTOS

QUE SE MANEJAN.
• EL QUE MEJOR RESPONDE A LAS NECESIDADES
QUE SE PLANTEAN.
• EL QUE RESULTE MÁS SENCILLO Y EFICAZ.
• EL QUE PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA DE
LOS DOCUMENTOS.
• EL QUE PERMITA LA INCORPORACIÓN DE NUEVA
DOCUMENTACIÓN (QUE SEA ABIERTO Y FLEXIBLE).
11 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

SE BASA EN EL ALFABETO

REQUIERE PALABRA ORDENATRIZ (CLAVE

PARA COMENZAR A ORDENAR)

EL PRIMER APELLIDO EN EL NOMBRE DE

LAS PERSONAS FÍSICAS

DENOMINACIÓN SOCIAL EN EL CASO DE

LAS PERSONAS JURÍDICAS
11 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

VENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO

SENCILLO, EL ALFABETO ES
CONOCIDO DE TODOS

NO REQUIERE APRENDIZAJE
ESPECIAL

ABIERTO

PERMITE AMPLIACIONES

SE ADAPTA A LA MAYORÍA DE LOS

DOCUMENTOS
11 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

DESVENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO

HAY ESTABLECER,
PRIMERO, LA PALABRA
CLAVE O PALABRA
ORDENATRIZ

REQUIERE EL USO DE
TESTIGOS PARA LA
EXTRACCIÓN DE
DOCUMENTOS O
CARPETAS
11 El sistema numérico

CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

SE BASA EN LOS NÚMEROS,

EN LA SUCESIÓN NATURAL
DE LOS MISMOS
11 El sistema numérico

CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

VENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO

SENCILLO

NO REQUIERE CONOCIMIENTOS
ESPECIALES

ILIMITADO

CLAVES (NÚMEROS) ÚNICAS POR

DOCUMENTO

NO REQUIERE EL USO DE TESTIGOS

11 El sistema numérico

CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

DESVENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO

CERRADO, NO PERMITE
INTERCALACIÓN DE
DOCUMENTOS

NECESIDAD DE CONOCER
LA CLAVE (NÚMERO) PARA
LOCALIZAR EL DOCUMENTO

REQUIERE EL USO DE
ÍNDICES O FICHAS

NO SE ADAPTA A CIERTOS
DOCUMENTOS
11 El método alfanumérico

SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO

COMBINA LAS VENTAJAS DE AMBOS

MINIMA LOS INCONVENIENTES DE AMBOS

SE BASA EN EL ALFA-NÚMERO: CLAVE COMPUESTA

DE PARTE LITERAL Y PARTE NUMÉRICA

PERMITE MUCHAS VARIANTES EN FUNCIÓN DE LA

ESTRUCTURA DEL ALFANÚMERO

letras + números

números + letras

letras y números combinados, etc.

11 El método alfanumérico

SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO

VENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO

SENCILLEZ Y RAPIDEZ

ES ABIERTO E INDEFINIDO.
PERMITE AMPLIACIONES E
INTERCALACIONES
11 El método alfanumérico

SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO

DESVENTAJAS DEL SISTEMA

ALFANUMÉRICO

PRESENTA ALGO MÁS DIFICULTAD

QUE CADA UNO DE LOS SISTEMAS
SIMPLES QUE LO COMPONEN

REQUIERE CONOCER EL CLAVE

PRECISA EL USO DE TESTIGOS

11 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

EL TIEMPO, LA FECHA ES EL CRITERIO QUE

SIRVE PARA ORDENAR

1.AÑO
2.MES
3.DÍA
4.HORA...
11 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

VENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO

SENCILLEZ

RAPIDEZ

ABIERTO, PERMITE AMPLIACIÓN E

INTERCALACIÓN

NO REQUIERE LA UTILIZACIÓN DE
ÍNDICES NI FICHEROS AUXILIARES
11 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

DESVENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO

REQUIERE CONOCER LA
FECHA DEL DOCUMENTO
QUE SE BUSCA

ES NECESARIO USAR
TESTIGOS
11 El sistema geográfico

SISTEMA GEOGRÁFICO

SE BASA EN EL NOMBRE DEL LUGAR

GEOGRÁFICO

SE APOYA EN EL CRITERIO ALFABÉTICO

11 El sistema geográfico

SISTEMA GEOGRÁFICO

VENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

SENCILLEZ

ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES

NO NECESITA ÍNDICES NI FICHEROS

AUXILIARES

SE FORMAN GRUPOS DE
DOCUMENTOS FACILMENTE
INDENTIFICABLES

INDICADO EN LA GESTIÓN
GEOGRÁFICA
11 El sistema geográfico

SISTEMA GEOGRÁFICO

DESVENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

HAY QUE DESIGNAR PALABRA

ORDENATRIZ

REQUIERE EL USO DE
TESTIGOS

NO ES ADECUADO EN
ARCHIVOS MUY VOLUMINOSOS
11 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS

SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN POR LOS

ASUNTOS O MATERIAS

SE BASA EN EL SISTEMA ALFABÉTICO

11 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS

VENTAJAS DEL SISTEMA

SENCILLEZ MEDIA

ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES

LOCALIZACIÓN RÁPIDA
11 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS

DESVENTAJAS DEL SISTEMA

DUPLICIDAD CUANDO UNA

DOCUMENTACIÓN AFECTA A MÁS
DE UN ASUNTO O MATERIA

ELECCIÓN PREVIA DE LOS

ASUNTOS O MATERIA QUE
TENDRÁN UNA CATEGORÍA

REQUIERE (EN LA MAYORÍA DE

CASOS) EL USO DE ÍNDICES O
FICHEROS AUXILIARES
11 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA:

Clasificar

Archivar
1º) NO ACUMULAR
PAPEL Conservar sólo lo necesario
INNECESARIO
No hacer copias si no se necesitan

Expurgo: seleccionar y eliminar la

documentación innecesaria y obsoleta

Carpetas
2º) LA IMPORTANCIA
Expedientes
DEL ORDEN
Nunca los papeles sueltos e incontrolados
11 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA:

3º) EMPLEAR Pinzas de escritorio

ELEMENTOS DE
SUJECIÓN (PARA NO Grapas
PERDER LOS
PAPELES) Clip, etc.

Antes de abrir carpeta o expediente nuevo,

4º) NO DUPLICAR comprobar que no existe otro anterior
11 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA:

Colores diferentes para carpetas

5º) USAR CÓDIGOS Carátulas de identificación en cajas y carpetas
VISUALES PARA
LOCALIZACIÓN Pestañas

Separadores, etc.

6º) CONTROLAR LA
Testigo: Marca que se deja en el lugar de donde
RETIRADA DE
se extrae un documento, expediente o carpeta
DOCUMENTOS
11 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA:

PORQUE

ARCHIVAR
ARCHIVAR ARCHIVAR
ARCHIVAR
NO
NOES
ESACUMULAR
ACUMULAR NO
NOES
ESALMACENAR
ALMACENAR

EL ARCHIVO ES:

UN LUGAR DONDE SE GUARDA

DOCUMENTACIÓN SIGUIENDO UN ORDEN
Y UN MÉTODO