Manual Simplificacion Herramientas SIGC PDF

Manual de Procedimientos
Herramientas para la
Certificación Múltiple
en Grupos de Productores
Cafetaleros
Febrero del 2011

Elaboración: Frank Schreiber, Carlo Costilla Mora
El presente documento fue elaborado en el marco del proyecto “Simplificación de los Sistemas Internos de
Gestión para la Certificación Múltiple y Elaboración de una Guía para la Rehabilitación de Cafetales”, con
financiamiento del Departamento Federal para Asuntos Económicos - Secretariado de Estado para la Economía
de la Confederación Suiza, y del proyecto “Desarrollo, validación y comprobación de herramientas de gestión
simplificadas”, con financiamiento del Instituto Humanista para la Cooperación con los Países en Desarrollo -
HIVOS. Ambos proyectos fueron ejecutados por la JNC.
Ambos proyectos fueron gestionados por el Instituto Internacional de Desarrollo Sostenible (IISD) para apoyar la
realización de actividades de la plataforma peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles
(SCAN – Perú).
ÍNDICE
Presentación
Capítulo I: Introducción
1. La certificación múltiple
2. Introducción
3. Presentación del trabajo
4. Objetivo del Manual
5. Alcance del Manual
Capítulo II: Estructura

1. Responsable del SIG
2. Inspector Interno
3. Comité de aprobación
4. Área de asistencia técnica
Capítulo III: Procedimientos de actuación

1. Procedimiento de estructura y control de documentos
2. Procedimiento de aprobación
3. Procedimiento de inspección interna
4. Procedimiento para apelaciones
ANEXOS
Anexo 1: Abreviaturas y glosario
Anexo 2: Reglamento Interno para la certificación grupal sostenible
Anexo 3: Norma Interna de Producción Sostenible
PRESENTACION
En Perú existen 160 mil familias que se dedican a cultivar café en una superficie de 380 mil
hectáreas. En el 2010 se exportaron 4’987.130 qq de café verde, con un valor FOB de US $
886.575.683 millones. El 94% del café producido se destina a la exportación.
Desde que en el año 1989 se exportó el primer contenedor con certificación orgánica de
Perú, las ventas de café con algún tipo de certificación se han incrementado año tras año.
Hoy, el 35% del área cultivada de café (135.000 has) cuenta con al menos una certificación
(1 millón 250 mil quintales).
La mayoría de las empresas y organizaciones cafetaleras en Perú comercializan cafés con
dos, tres o más certificaciones, de manera que la producción en campo, el beneficio,
procesamiento y comercialización deben cumplir con diferentes estándares y normas, cuya
conformidad es inspeccionada por agencias distintas, cada una con sus propios formatos y
criterios de interpretación de los estándares.
La certificación múltiple requiere de un gran esfuerzo por parte de las organizaciones. En
este sentido uno de los desafíos de la plataforma nacional de SCAN en Perú es la
elaboración de herramientas para facilitar el acceso y el manejo de una certificación múltiple.
Las organizaciones cafetaleras, a lo largo de las últimas dos décadas, han empleado,
elaborado y mejorado varias herramientas para la certificación múltiple. La plataforma
nacional de SCAN Perú consideró conveniente trabajar sobre la base de estas experiencias
y avances. Se decidió trabajar con empresas y organizaciones que contaban con
experiencia con certificación múltiple, distribuidas por las principales regiones cafetaleras.
Las organizaciones y empresas colaboradoras en este proceso fueron la Central Fronteriza
del Norte de Cafetaleros – CENFROCAFE y Comercio & Cia. en la zona norte, la
Cooperativa Agraria Cafetalera Sostenible Valle Ubiriki y la Corporación Café Perú SAC en
la zona central, la Central de Cooperativas Agrarias Cafetaleras de La Convención y Lares –
COCLA Ltda. y Bioazul del Grupo ECOM en la zona sur.
Con los responsables de los Sistemas de Control, o Sistemas Internos de Gestión de las
organizaciones y empresas mencionadas se realizaron una serie de reuniones de trabajo en
el transcurso del año 2010 y en febrero del 2011, para revisar y simplificar los siguientes
instrumentos: un modelo de norma interna, de reglamento interno, de ficha de inspección
interna y de contrato de compromiso entre organización y productor. Sobre la base de los
documentos trabajados y revisados con las organizaciones colaboradoras, se trabajó el
presente manual de procedimientos.
Los miembros de la plataforma SCAN expresan su agradecimiento a todos los
representantes de las organizaciones y empresas que colaboraron en la elaboración del
presente manual.
Al Departamento Federal para Asuntos Económicos - Secretariado de Estado para la
Economía de la Confederación Suiza, y al Instituto Humanista para la Cooperación con los
Países en Desarrollo – HIVOS, nuestro agradecimiento por el apoyo financiero, sin el cual
este trabajo no hubiera sido posible.
Los miembros de la Plataforma Peruana de la

Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles
Capítulo I: Introducción
1. La certificación múltiple
El acceso a una certificación y el uso de sellos de garantía son importantes para acceder a
mercados que valoran prácticas de producción sostenibles. Lamentablemente, los diferentes
estándares requieren diferentes instrumentos para demostrar la conformidad con sus
respectivos requisitos. En algunos casos, una organización debe implementar una serie de
instrumentos, muchos de ellos en forma paralela, para demostrar cumplimiento con el
mismo principios (ambiental o social) de diferentes estándares. Además, en algunos casos,
los organismos de certificación requieren de la implementación de diferentes instrumentos
para el mismo estándar. Todo aquello dificulta el trabajo de organizaciones de pequeños
productores para acceder a certificaciones que permitan acceder a mercados exigentes.
La Red para Productos Primarios Sostenibles (SCAN por sus siglas en inglés) es una
iniciativa internacional para la formación de capacidades con la finalidad de proveer
servicios de asistencia técnica para productores que implementan prácticas sostenibles y
desean acceder al mercado.
El trabajo de la plataforma en el Perú tiene como objetivo la simplificación de las

herramientas para la certificación múltiple de organizaciones de (pequeños) productores y
garantizar el acceso a los principales sellos del cultivo de café. Producto de ello es el
presente manual.
2. Introducción
La certificación colectiva evolucionó como respuesta a las limitaciones de los pequeños
productores para acceder a la certificación en forma individual. La certificación de los grupos
consiste en una inspección y habilitación de productores por su misma organización bajo
supervisión y responsabilidad de un organismo de certificación.
En los requisitos generales para los organismos de certificación de productos,
internacionalmente reconocidos que se resumen en la Guía Peruana GP-ISO/IEC 65, es
permitida la subcontratación de “organismos externos para realizar trabajos relacionados
con la certificación (como por ejemplo la inspección) mientras el organismo de certificación
1. asuma la responsabilidad total del trabajo subcontratado y mantenga su
responsabilidad de otorgar, mantener, ampliar, suspender o retirar la certificación
2. asegure que el “organismo externo” sea competente y cumpla con los requisitos
aplicables de la guía y otras normas y no esté involucrado directamente con la
producción del producto, de tal manera que pueda verse comprometida la
imparcialidad.” (Art. 4.4)
Para que el organismo de certificación pueda basar su certificación en un trabajo de la
misma organización a certificarse, ésta debe infundir confianza. Su trabajo debe ser eficaz,
continuado y transparente, y demostrar en qué medida los integrantes del Programa de
Producción Sostenible cumplen con los requisitos de la Norma Interna de Producción
Sostenible1.
Para lograr un trabajo confiable, la organización debe contar con un sistema interno de
gestión (SIGC) que consiste en una estructura mínima y procedimientos de habilitación,
inspección y apelación. Además debe garantizar la rastreabilidad del producto, capacitar a
los productores en la correcta implementación de la norma interna de producción sostenible,
evitar los conflictos de interés, y garantizar la confidencialidad de la data obtenida.
Este manual fue elaborado en conformidad con los siguientes estándares internacionales:
1
Esta norma resume los requisitos o criterios mínimos de los estándares de las organizaciones integrantes de la
Plataforma SCAN y los Lineamientos Generales de Evaluación de C.A.F.E. Practices y los requisitos o criterios
que son comunes en más de un estándar.
• Requisitos Comunes para la Certificación de Grupos de productores (ISEAL ALLIANCE
PO35, 2008),
• Manual Guía para Certificación de Grupos de pequeños Productores (IFOAM, 2004),
• Generalidades de los Sistemas Internos de Control (UTZ certified, 2008),
• Norma para Certificación de Grupos Rainforest Alliance (Red de Agricultura Sostenible,
2011),
Además, considera las siguientes guías:
• Documento Guía para la evaluación de la equivalencia de esquemas de certificación de
grupos de productores aplicados en países en desarrollo (Comisión Europea de
Agricultura, 2003), l
• Recomendaciones de la Junta Nacional EEUU de Estándares Orgánicos (NOSB, 2002),
• Documento explicativo respecto al Estándar Genérico Fairtrade para Organizaciones de
Pequeños Agricultores (FLO, 2006),
• Suplemento para los pequeños productores de C.A.F.E. Practices (Starbucks, 2005).
3. Presentación del trabajo

Los documentos controlados se presentan como hojas sueltas para facilitar su reemplazo
cuando se elabore, revise y apruebe una nueva versión.
4. Objetivo del Manual

El objetivo general es definir los procedimientos para cumplir con los requisitos para la
certificación de grupos, de manera que sean puestos en práctica por los grupos de
pequeños productores y aceptados por los organismos de certificación.
5. Alcance del Manual

La implementación de la estructura y la aplicación de los procedimientos deben efectuarse
en todas las organizaciones de productores de agricultura familiar de café, que esperan
poder utilizar uno o varios sellos sostenibles en la comercialización conjunta de sus
productos.
Capítulo II: Estructura
La estructura mínima para un Sistema Interno de Gestión de la Calidad (SIGC) consiste en
un responsable del SIGC, inspectores internos, un comité de aprobación y un área de
asistencia técnica.
1. Responsable del SIGC

Funciones:
• Gestión del SIGC, sobre todo:
o Planificar, organizar y coordinar el funcionamiento del SIGC.
o Supervisar la correcta ejecución de los procedimientos del SIGC.
o Elaborar el plan operativo del SIGC (incluye programar las inspecciones
internas y llevar el control de dicha programación).
o Apoyar al comité de aprobación en su tarea.
o Entrenamiento y acompañamiento de inspectores internos.
o Elaboración de lista de productores aprobados y sancionados.
o Manejar la documentación completa del SIGC
• Comunicación con organismo de certificación.
• Elaborar el plan de levantamiento de no conformidades y observaciones.
• Comunicación con productores del Programa de Producción Sostenible (decisiones
del comité de aprobación, recepción de apelaciones).
• Orientar el trabajo del área de asistencia técnica del Programa de Producción
Sostenible.
• Capacitación, entrenamiento y seguimiento a los inspectores internos
Responsabilidades:
• Garantizar la eficacia del SIGC
Requisitos:
• Egresado de universidad o instituto de carrera afín
• Conocimiento de las normas sostenibles relevantes y de la Norma Interna de
Producción Sostenible.
• Conocimiento del Reglamento Interno
• Conocimiento de los procedimientos del SIGC
• Conocimiento agronómico del cultivo y de los posibles riesgos en producción y
gestión.
• Experiencia mínima de 3 años en un programa SIGC
• Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local
• Preferentemente experiencia laboral en organismo de certificación o como inspector/
auditor
2. Inspector interno
Funciones:
• Realizar la inspección interna anual a todas las unidades productivas asignadas.
Responsabilidades:
• Suscribir el formato “Declaración de confidencialidad y conflictos de interés”, antes
de realizar una visita de inspección.
• Realizar las inspecciones internas en conformidad con el procedimiento PRO-02.
Requisitos:
• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible y su implementación.
• Conocimiento del procedimiento PRO-02
• Conocimiento profundo de la Ficha de Inspección Interna (REG-04)
gestión.
• Facilidad de resumen y redacción.
• Saber leer y escribir
3. Comité de aprobación
Funciones:
• Tomar la decisión sobre la aprobación o desaprobación de productores en base a las
Fichas de Inspección Internas.
• Tomar una decisión sobre la aplicación de sanciones en caso de infractores.
• Tomar parte en el Comité de Apelación
Responsabilidades:
• Decisión sobre habilitación y sanción de productores del Programa de Producción
Sostenible.
Requisitos:
• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible.
• Conocimiento del procedimiento PRO-01
• Gozar del respeto de los productores
4. Área de asistencia técnica

Funciones:
• Capacitar a pequeños productores, integrantes del programa de producción
sostenible.
Responsabilidades:
• Garantizar el conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible por parte
de los productores.
• Garantizar la comprensión de los registros para la inspección interna.
• Dar asistencia técnica para mejorar la gestión de las unidades productivas.
• Elaborar, conjuntamente con los productores, el Plan de Manejo.
Requisitos:
• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible
• Conocimiento de los procedimientos del SIGC
gestión
• Habilidades para dar capacitación a pequeños productores.
Capítulo III: Procedimientos de actuación
Para que los procedimientos que posibilitan la certificación múltiple puedan ser reconocidos
por los diferentes propietarios de sellos sostenibles, es recomendable realizar las
modificaciones de los mismos solamente en el seno de la iniciativa SCAN, por lo que el
procedimiento para la elaboración y control de documentos (PRO-00) no debería ser
distribuido a las organizaciones de productores.
Los siguientes procedimientos deben garantizar un trabajo eficaz de las organizaciones de

productores y sus Programas de Producción Sostenible.
SCAN - Perú
PRO - 00
Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 1 de 10

documentos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
TABLA DE CONTENIDO:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES.
5. RESPONSABILIDADES.
6. DESCRIPCIÓN
7. REGISTROS
8. ANEXOS
9. CONTROL DE CAMBIOS.
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
1. OBJETIVO
Facilitar la confección de documentos de la Plataforma SCAN estableciendo el
procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, distribución y
control de la vigencia de los mismos.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los documentos internos de la Plataforma SCAN. Todos los
procedimientos, registros y instructivos aprobados en el marco de la plataforma SCAN
deben adecuarse al presente procedimiento.
3. REFERENCIAS.
3.1 ISO 9000:2007 Sistema de Gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario
3.2 ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la calidad – Requisitos
4. DEFINICIONES
4.1 Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Establece qué, dónde, cuándo, cómo y por quién.
4.3 Instructivo de Trabajo: Describe en forma puntualizada las actividades
colaterales que surgen de la ejecución de procedimientos y que por su grado de
complejidad requieren aclararse. Ejemplo: Guías o directivas.
4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de inspecciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
4.5 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.
4.6 Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con el
procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso o
electrónico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretación,
aplicación o modificación del documento al cual hace referencia el presente
procedimiento.
5.1 Todos los representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma
SCAN en su conjunto son los responsables de la aprobación del presente
procedimiento.
5.2 La coordinación de la Plataforma SCAN es responsable de supervisar la
elaboración o modificación del presente procedimiento, presentarlo a los responsables
de aprobación, de supervisar la correcta aplicación y de la distribución a todas las
partes involucradas.
5.3 La modificación del presente procedimiento puede ser encargada a una persona
natural o jurídica por la coordinación de la Plataforma SCAN.
5.4 La persona natural o jurídica que elabora y/o modifica el presente procedimiento,
es responsables de que sea emitido de acuerdo a lo establecido en el presente
procedimiento.
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
6. DESCRIPCIÓN
6.1. Elaboración de Documentos.
6.1.1. Criterios.
a. Los documentos de la Plataforma SCAN se elaboran utilizando el procesador de
texto de Microsoft Word.
b. Todos los textos se desarrollan en fuente Arial 11, a excepción de las tablas y
gráficos utilizados los cuales se elaboran acorde con las necesidades del usuario.
c. Los textos son justificados.
d. El contenido de los documentos debe ser simple, claro y objetivo, tomando en
cuenta que son utilizados para su ejecución por usuarios, integrantes de
organizaciones que aplican a estándares sostenibles.
e. Los documentos después de elaborados deben verificarse en su aplicación, de tal
manera que:
⊗ El proceso pueda ejecutarse según lo planificado y es responsabilidad de los
representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN,
hacer la verificación respectiva.
⊗ Los usuarios tengan la capacidad para seguir las instrucciones indicadas en el
documento.
6.1.2 Redacción
El contenido de los documentos se redacta en español con los verbos conjugados en
presente, en lo posible se recomienda no usar los verbos en infinitivo.
Todos aquellos términos o siglas cuya aclaración se considere necesaria para una
mejor comprensión del procedimiento, se listan y definen en orden alfabético en un
glosario de términos en anexo.
6.1.3 Estructura de Documentos Gráficos.

Los documentos pueden o no incluir diagramas de flujo, en el caso de incluirlos utilice
los símbolos indicados en el ejemplo:
Simbología usada para diagramas de flujo
Inicio
Inicio:
Proceso/actividad:
Decisión (si/no):
Registro:
Almacenamiento:
Conector:
Fin:
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
6.1.4 Diseño de la Página

El diseño de los documentos consta de un encabezado con 6 campos de la siguiente
manera:
Campo 1 Campo 3
Campo 4
Campo 2 Campo 5 Campo 6
Campo 1: Debe contener el nombre/logotipo de de la Plataforma SCAN.

Campo 2: Contiene el título del documento que se redacta en negritas y en
mayúsculas y minúsculas.
Campo 3: Debe contener el nombre del emisor
Campo 4: Los documentos se identifican por un código, según la estructura
siguiente: XXX-YY
donde:
XXX: Letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla:
Tipo de documento Sigla

Procedimiento PRO
Instructivo de Trabajo ITR
Registro REG
YY: Es el número secuencial (se inicia en 01) correspondiente a cada emisor
Campo 6: Número de revisión. Se inicia con la revisión “00”

Campo 7: Número de páginas. Ejemplo: 1 de 20.
6.1.5 Contenido del documento:

Los procedimientos e instructivos se elaboran siguiendo la plantilla incluida en el
anexo 2
La estructura y contenido de los Registros se define en base a las necesidades
específicas.
6.2 Control de Documentos

6.2.1 Documentos Nuevos
La Plataforma SCAN, a través de su coordinación, puede encargar la elaboración de
los documentos a un consultor, en cuanto considere que la ausencia de dicha
documentación afecta directamente la calidad del proceso. La asignación de un código
para los documentos está a cargo de la coordinación.
6.2.2 Revisión y aprobación de Documentos

El documento debe ser revisado y validado por las personas integrantes de las
organizaciones que aplican a estándares sociales y trabajan con el documento. La
coordinación firmará en representación de ellos en la revisión.
La coordinación remite el documento para su análisis y aprobación a las
organizaciones que integran la Plataforma SCAN.
En la primera página se coloca el cargo y nombre, fecha y firma de los encargados de
elaborar, revisar y aprobar, como se demuestra a continuación:
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos

Persona natural o Coordinación Organización integrantes de
jurídica, SCAN – Perú, la Plataforma SCAN 1,
encargado de la Nombre y Nombre y apellido
elaboración del apellido
documento
Firma
Fecha
Organización integrantes de
la Plataforma SCAN 2,
Nombre y apellido
Firma
Fecha
Organización integrantes de
la Plataforma SCAN 3,
Nombre y apellido
Firma
Fecha
La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se indica en el

cuadro de aprobación.
6.2.3 Control y Registro de Documentos

Es responsabilidad de las personas encargadas de la revisión del documento verificar
si éste cumple con la estructura establecida en el presente procedimiento.
Si el documento es una revisión de un documento aprobado anteriormente, la

Coordinación de la Plataforma SCAN coloca el nuevo número consecutivo de revisión.
La Coordinación de la Plataforma SCAN se asegura de que se identifiquen los

cambios de acuerdo a lo establecido en el párrafo 6.2.6. Una vez codificado o
actualizada la revisión del documento, la Coordinación de la Plataforma SCAN
distribuye el documento a todos los integrantes de la Plataforma SCAN en forma
electrónica como archivos “*.pdf”. El nombre del archivo se compone del código del
documento, seguido, con un espacio en blanco, por una abreviación de su título.
Ejemplo: “PRO-00 Documentos”
6.2.4 Distribución y Retiro de Documentos

Los documentos controlados de la Plataforma SCAN, se distribuyen a través de sus
organizaciones integrantes a las organizaciones que aplican a estándares sostenibles.
Las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN se aseguran que los
documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso.
Solamente los documentos que cuenten con todas las firmas de elaboración/ revisión/
aprobación, remitidos por la Coordinación de la Plataforma SCAN, en su última
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
revisión, son los documentos válidos para el trabajo de las organizaciones que aplican
a estándares sostenibles y de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN.
Los documentos válidos son estipulados, con su respectiva fecha de aprobación y su

número de revisión en el registro “REG-00, Listado de documentos de SCAN – Perú”.
Es responsabilidad de la Coordinación de la Plataforma SCAN informar a los
integrantes de la plataforma sobre documentos obsoletos para que éstas informen de
ello a las organizaciones que aplican a estándares sostenibles.
Cuando una organización requiera un documento de la Plataforma SCAN, lo solicita a

la Coordinación de la Plataforma SCAN.
6.2.5 Archivo de Documentos

La Coordinación de la Plataforma SCAN mantiene los archivos de los documentos
controlados en forma electrónica y una copia impresa del original correspondiente a
cada documento del sistema (procedimientos, instructivos y registros).
La Coordinación de la Plataforma SCAN mantiene una copia de las revisiones

anteriores de cada documento para poder documentar el desarrollo del sistema
implementado.
6.2.6 Modificación de Documentos

Los responsables de las organizaciones que aplican a estándares sostenibles, así
como los integrantes de la Plataforma SCAN pueden modificar un documento como
resultado de algún cambio en el proceso o de una acción preventiva o correctiva.
A criterio de ellos, concertado con la Coordinación de la Plataforma SCAN, uno o

varios cambios significativos dan lugar a una nueva revisión. La modificación puede
ser encargada, a través de la Coordinación de la Plataforma SCAN, a un consultor.
Cuando se modifique un documento y/o su anexo se debe actualizar la revisión y

fecha de aprobación, así como la firma de los responsables de la elaboración, revisión
y aprobación.
La modificación de cualquier párrafo en el texto de un documento se señala en el

“Capitulo 9 CONTROL DE CAMBIOS”. Los datos incluidos sobre los cambios serán
eliminados en la siguiente revisión, colocándose los nuevos cambios.
Cuando los cambios realizados en uno o varios párrafos son extensos, se coloca en
celdas combinadas de la tabla del control de cambios: “Por lo extenso de los cambios
el usuario debe leer con atención los párrafos modificados”, indicando el número de
párrafo después de su modificación.
7 REGISTROS
REG – 00: Listado de Documentos de SCAN - Perú
8 ANEXOS
ANEXO 1: Contenido de Procedimientos e Instructivos
ANEXO 2: Flujo de Elaboración de Documentos
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
9 CONTROL DE CAMBIOS
Párrafo dice Debe decir

SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
REG-00: Listado de documentos de SCAN - Perú

Código Título Número Revisión Fecha Aprobación
________________________ Fecha: ………………….

Firma Coordinación Plataforma SCAN
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
ANEXO 1: CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

Los procedimientos e instructivos incluirán los siguientes capítulos:
Capitulo Contenido
TABLA DE CONTENIDO Incluirá los numeración y títulos de cada
capitulo
1. OBJETIVO Indica la finalidad o propósito del
documento
2. ALCANCE Delimita el campo de acción del
documento
3. REFERENCIAS Hace mención a uno o más documentos
o estándares, directamente relacionadas
con el procedimiento. Los instructivos
puede o no incluir éste capitulo.
4. DEFINICIONES Explica el significado de términos y
abreviaturas que ayudan a entender el
procedimiento. Los instructivos puede o
no incluir éste capítulo.
5. RESPONSABILIDAD Define a los responsables de ejecutar las
actividades
6. DESCRIPCIÓN Describe la secuencia de las actividades.
Puede incluir diagramas de flujos.
7. REGISTROS Relación de datos generados durante la
ejecución del procedimiento y que brinda
evidencia de su realización
8. ANEXOS Documento adicional que se integra en
un procedimiento o instructivo para
sustentar o probar un argumento. Es
información adicional como pueden ser
definiciones o explicaciones más
específicas sobre temas mencionados en
el documento.
9. CONTROL DE CAMBIOS Indica los cambios que se están haciendo
en una revisión a cualquier párrafo en el
texto de un documento.
Nota: Cuando no es pertinente una sección, debe anotarse “No Aplica”.
SCAN - Perú
PRO - 00

documentos
ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIÓN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS
Coordinación Organizaciones integrantes de Organizaciones que aplican

Consultor
Plataforma SCAN la Plataforma SCAN a estándares sostenibles
Inicio
Elaboración del
documento en base
al PRO-00, firma de
elaboración y
remisión a la
Coordinación de la
Plataforma SCAN -
Perú
Revisión del
documento para el
levantamiento de
observaciones
respecto al
cumplimiento del
PRO-00 y remisión
para su análisis
Cumplimiento
con PRO-00 SI
NO
Validación en campo
Viabilidad técnica
NO
SI
Firma de revisión y
remisión para su
aprobación
Firma de aprobación
Fin
SCAN - Perú
Insertar Logotipo del Grupo de Productores PRO - 01
Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 1 de 19
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
TABLA DE CONTENIDO:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES.
6. DESCRIPCIÓN
7. REGISTROS
8. ANEXOS
SCAN - Perú
1. OBJETIVO
Estandarizar la habilitación de productores para el programa de producción sostenible,
y la elaboración de la lista de unidades productivas para la certificación externa y
autorizar la comercialización de productos con sellos sostenibles, previa autorización
por un organismo de certificación externo.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los productores de una organización que buscan comercializar
productos con sellos sostenibles.
3. REFERENCIAS.
3.1 Reglamento Interno
3.2 Norma Interna de Producción Sostenible
4. DEFINICIONES
4.1. Período de transición: Tiempo transcurrido desde la última aplicación de
productos prohibidos y aplicación de los principios de la Producción Orgánica hasta
obtener la certificación orgánica
4.2 T1, T2, T3: Niveles de estatus de transición orgánica de unidades productivas de
productores en el programa de producción sostenible, siendo T1 el primer, T2 el
segundo y T3 el tercer año de transición. Después del tercer año de transición, el
producto puede comercializarse como orgánico cuando se haya cumplido con la
norma orgánica.
4.4 Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un
hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una
observación.
4.5 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de
Producción Sostenible que puede afectar la condición de sostenible del producto (no
conformidad mayor) o no (no conformidad menor).
4.6 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la
producción sostenible (Norma Interna de Producción Sostenible) que puede afectar o
no la integridad del producto sostenible.
4.7 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible.
4.8 Auditoría externa: Visita de evaluación de un sistema de gestión de la calidad por
un organismo de certificación con autorización del propietario del sello sostenible.
5.1 El organismo de certificación es el responsable de autorizar el uso de sellos
sostenibles a los integrantes de un programa de producción sostenible.
5.2 El programa de producción sostenible, a través de su comité de aprobación, es el
responsable de habilitar productores para el uso de sellos sostenibles, previa
autorización de programa por un organismo de certificación externo.
5.3 El responsable del SIGC elabora la lista de productores para la certificación
externa y la lista de productores sancionados. Notifica al productor sobre la decisión
del comité de aprobación. Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de
presente procedimiento.
5.4 Los inspectores internos son responsables de la realización de las inspecciones
internas según PRO – 002 y de la presentación de la ficha de inspección interna al
comité de aprobación.
SCAN - Perú
6. DESCRIPCIÓN
6.1. Aplicación al programa de producción sostenible.
Un productor interesado en comercializar sus productos con un sello sostenible recibe
del responsable del SIGC la Ficha de información básica (REG – 01) y el contrato
(REG – 02). El productor debe llenar los dos formatos y devolverlos firmados al
responsable del SIGC. El productor puede solicitar apoyo al área de asistencia técnica
para el llenado de los documentos.
6.2 Control de cumplimiento

6.2.1 Evaluación documental
El responsable del SIGC evalúa si los documentos presentados están completos. En
caso afirmativo, incluye al productor en la lista de productores para la inspección
interna, en caso los documentos no estén debidamente llenados, los devuelve para su
corrección al productor.
6.2.2 Inspección Interna

Antes de la campaña de cosecha se realiza la inspección interna. Para la inspección
interna se debe ejecutar el PRO – 002. Como resultado de la inspección interna, el
inspector presenta la ficha de inspección interna (REG – 04) debidamente llenada y
firmada.
6.3 Proceso de aprobación y divulgación de resultados

6.3.1 Confidencialidad y conflictos de interés
Los integrantes del instancia de aprobación deben llenar anualmente el formato
“Declaración de confidencialidad y conflictos de interés” (REG – 03) antes de evaluar
fichas de inspección internas para su aprobación. En caso la declaración fuese falsa,
el integrante se somete a las sanciones que la organización estime pertinente. En caso
un integrante haya declarado un posible conflicto de interés con alguno de los
productores, no debe participar, ni con voz, ni con voto en la evaluación del mismo.
6.3.2 Aprobación
El comité de aprobación evalúa a los solicitantes de certificación por lo menos tres
semanas antes de la fecha programada para la auditoría externa. Compara los
hallazgos documentados en la ficha de inspección interna con las disposiciones de la
Norma Interna de Producción Sostenible.
Si la ficha de inspección interna no evidencia no conformidades u observaciones, se

aprueba al productor para formar parte del grupo para lograr el aval del organismo de
certificación externa (auditoría externa). En caso de la producción orgánica, la unidad
productiva puede ser categorizada como “en transición” (T1, T2 o T3).
Si se detectan no conformidades u observaciones menores, el productor puede seguir

vendiendo sus productos como sostenibles o, en la transición orgánica, pasa al
próximo nivel de transición mientras el levantamiento de las no conformidades u
observaciones se controla en la siguiente inspección interna.
6.3.3 Infracciones
Si el comité de aprobación detecta una no conformidad crítica o mayor, puede excluir
al productor del programa de producción sostenible, impedir que sus productos se
vendan como sostenibles por un plazo (para el sello orgánico, puede bajar el nivel de
transición – hasta T1) o condicionar la venta de productos sostenibles al levantamiento
de las no conformidades u observaciones.
SCAN - Perú
La tipificación de las infracciones a la Norma Interna de Producción Sostenible y las

sanciones correspondientes se encuentran en el anexo 1.
6.3.4 Divulgación de resultados

El comité de aprobación entrega la relación de productores aprobados y la relación de
productores excluidos, temporalmente suspendidos o, en caso de la producción
orgánica, retrocedidos en la transición, al responsable del SIGC.
El responsable del SIGC elabora dos listas:
1. Lista de productores aprobados

Nombre y apellido del productor / a, DNI del productor, Código del productor / a,
Localización (comunidad, colonia, campo), Fecha de ingreso al programa sostenible,
Estatus de certificación, Superficie total de cada finca, separado por áreas (cultivos,
pastos, bosques, etc.), Área cultivada en forma sostenible, Cantidades cosechada el
pasado año, Estimación de la cosecha para el próximo año, Nombre del inspector
interno y fecha última inspección interna.
2. Lista de productores sancionados

Nombre y apellido del productor / a, Código del productor / a, Localización (comunidad,
colonia, campo), Sanción impuesta por el comité de aprobación, descripción de no
conformidad u observación.
El responsable del SIGC elabora las notificaciones de las no conformidades u

observaciones y los remite a los productores correspondientes. Paralelamente remite
las dos listas al organismo de certificación para que éste esté al tanto de las
decisiones del SIGC y pueda planificar su auditoría externa.
Adicionalmente, el responsable del SIGC elabora un informe final de la operación del

SIGC para el organismo de certificación.
Además remite la lista de productores aprobados con sus volúmenes y estatus de

certificación (T1, T2, T3 en caso orgánico) al almacén de acopio correspondiente, lo
que permite la compra de productos a los productores respectivos.
6.3.5 Mejora continua

El responsable del SIGC elabora e implementa un plan para mejorar el desempeño del
SIGC y de los integrantes del Programa de Producción Sostenible. Este plan se basa
en las evaluaciones de riesgo, el resultado de las inspecciones internas, los resultados
de las auditorías externas, reclamos y apelaciones y la revisión de los requisitos del
mercado.
El responsable del SIGC, conjuntamente con los productores realiza periódicamente

una evaluación de riesgo, tomando en cuenta la producción de los integrantes,
potenciales peligros para la integridad de los productos y la operación del SIGC.
SCAN - Perú
7 REGISTROS
REG – 01: Ficha de Información Básica
REG – 02: Contrato
REG – 03: Declaración de confidencialidad y conflictos de interés
REG – 04: Ficha de Inspección Interna
8 ANEXOS
Anexo 1: Tipificación de infracciones y sanciones
Anexo 2: Flujograma de Aprobación de productores

SCAN - Perú
REG – 01: Ficha de Información Básica
1. DATOS DEL PRODUCTOR

Asociación:
Nombres y apellidos del productor:
Comunidad: Región:
Distrito: Código:
Provincia: Promotor:
2. DATOS GENERALES DE LA FINCA

Altitud (m.s.n.m.): Hectáreas totales:
Precipitación (mm.): Número de parcelas:
Temperatura Promedio (oC):
Posicionamiento Global (UTM) del predio DATUM: WGS 84
Norte: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Este: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _
Distribución de la finca:
Pastos Última
Nombre Total Café Caña Pan Plátano Cultivados Natural Bosque aplicación de
de (hás) (hás) de llevar (hás) (hás) (hás) (hás) agroquímicos
parcela azucar (hás) Fecha y
(hás) Nombre Del
Producto
Plantas de:
Espécies de animales silvestres:
3. DATOS DE PRODUCCIÓN POR COSECHAS

Producción Total 2008 (QQ): Producción Total 2010 (QQ):
Producción Total 2009 (QQ): Estimación Total 2011 (QQ):
4. CERTIFICACIONES
Sostenible ( ) Orgánico ( ) Comercio Justo ( )
5. INSPECCIONES INTERNAS
Inspector interno Fecha Resultado
6. INSPECCIONES EXTERNAS
Inspector externo Fecha Resultado
SCAN - Perú
7. CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA FINCA
8. CROQUIS DE LA FINCA
SCAN - Perú
9. CONSERVACIÓN DE SUELOS
Medidas tomadas en los cultivos:
Problemas de erosión: Baja ( ) Media ( ) Alta ( )
Como controla las malezas:
Evaluación de la conservación: Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( ) Mala ( )
10. DESCRIPCIÓN DE CULTIVO DE CAFÉ

Uso anterior del terreno:
Área (hás)
Variedad de café:
Procedencia de la semilla:
# Plantas x há
Distanciamiento
Edad del cafetal:
Preparación del terreno para la siembra:
Preparación del germinadero:
Selección de semilla para el vivero:
Tratamiento de semilla:
Tipo de siembra:
Tipo de vivero:
Realizó prácticas de conservación de suelo durante la siembra:
Cultivos asociados:
Sombra, tipo y número de árboles:
11. RESEÑA DE LAS LABORES EN LA FINCA

AÑOS
LABORES 2009 2010 2011
Hizo abonamiento, época, costo de mano de obra
Tipo de abono y cantidad por planta
Procedencia y costo de abono por saco
Manejo de sombra y costo por mano de obra
Prácticas de conservación de suelo, tipo de
prácticas, costo por mano de obra, época y áreas
con prácticas de conservación de suelos
Plagas, enfermedades y su control. Broca, roya, ojo
de pollo, arañero, pie negro? Tipo de control?
Cultural, Químico, Costo de mano de obra
Podas del cafetal? Época y costo de mano de obra,
cantidad por hectárea
Principales malezas y su control, época y costo por
mano de obra
Cosecha – periodo y costo de mano de obra
Cuantas pasadas por campaña
Producción de café pergamino en QQ
Cuantos kg pesa una lata de café
SCAN - Perú
12. BENEFICIO E INFRAESTRUCTURA DE SECADO Y ALMACEN

División de labores de la finca (%)
Cosecha y beneficio del Si No Varón Mujer Niños Mano de Contrato Meses
obra per-
café manente
COSECHA
Práctica de cosecha selectiva
DESPULPADO
Mantenimiento anual de
despulpadora
Despulpadora limpia
FERMENTADO
Cuantas horas?
Tiene cajón fermentador?
LAVADO
Tiene cajón lavador?
Maneja las aguas mieles?
SECADO
Problemas en el secado?
Almacena café húmedo?
Mezcla café de diferente
humedades?
En que seca su café?
ENVASADO
Utiliza costal de yute?
ALMACENADO
Tiene almacén adecuado
para café?
Hay animales con acceso al
almacén?
CONTROL DE CALIDAD
Conoce sobre control de
calidad?
Produce café de buena
calidad?
TRANSPORTE
Cómo transporta?
REGISTROS
Registro diario de cosecha?
Registro de venta de café
pergamino?
Registro de gastos de la
finca?
Registro de jornales?
Registro de productos en
almacén?
SCAN - Perú
13. ASPECTOS AMBIENTALES

- Cual es la amenaza más grave al ambiente y cual es la causa?
- Tiene letrina?
- Maneja desechos orgánicos e inorgánicos?
- Que hace con los recipientes vacíos de los productos químicos?
- Que hace con las aguas negras de su casa?
- En que formas ha recibido información de prácticas de conservación
ambiental en su finca?
14. ASPECTOS SOCIALES

- Hace cuantos años su familia vive en la zona?
- De q está hecha su casa?
- La familia consume agua limpia?
- Hay un puesto de salud cercano?
- Cuantas personas viven en el domicilio familiar?
-
15. ASPECTOS ECONÓMICOS
- Ingreso anual?
- Cadena de comercialización del café?
16. CAPACITACIONES
- Recibió capacitación en café de alguna organización?
- Que tipo de asistencia técnica le gustaría recibir en los próximos años?
- Quiere recibir folletos agronómicos del manejo de cultivo de café?
- Que tipo de capacitación le gustaría recibir, sobre que temas y cuando?
17. FIRMAS DEL PRODUCTOR Y DEL TÉCNICO
Nombres y apellidos del productor Nombres y apellidos del técnico

SCAN - Perú
REG – 02: Contrato
Conste por el presente documento el compromiso de producción sostenible, que celebran de

una parte la organización __________________(en adelante la “organización”), representada
por ___________________ (representante legal), y de la otra parte el (la) Sr. (a.)
__________________________________________, identificado con DNI # ________,
propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito
__________, provincia __________, región __________ (en adelante el “productor”); en los
términos siguientes:
a. El productor se compromete a cumplir El Reglamento Interno del Programa Sostenible, la

Norma Interna de Producción Sostenible; y la siguiente base normativa marcada con “X”:
Reglamento NOP CEE JAS Notific. Criterios Norma para Código de Lineamient
para USDA 834/2007 y 1605 Genéricos Agricultura conducta os de
productos (Ene. 2009 889/2008 (Oct. 2005) Fairtrade Sostenible UTZ STAR-
Orgánicos Org. de la RAS certified BUCKS
del Perú Pequeños (Julio 2010) (Enero - C.A.F.E.
(DS 044- productores 2010) Practices
2006-AG) (Ene 2009) V2.0 (Oct.
2007)
b. El productor se compromete a facilitar el acceso a las áreas que incluyen las de producción,
de conservación, de crianza animal; almacenes de café, almacenes de insumos, materiales
y equipos utilizados en el cultivo y el beneficio húmedo; fuentes de agua; viviendas,
comedores y servicios higiénicos; así como también permite la revisión de los documentos
de sus programas y planes de gestión, bitácoras y/o cuadernos de registros, y recibos de
compra y venta; las veces que la organización, las inspecciones internas o las auditorías
externas consideren pertinente
c. El productor se compromete a aceptar las sanciones impuestas por la instancia de
aprobación, de acuerdo a lo contemplado en el respectivo procedimiento.
d. El productor tiene derecho a apelar las decisiones de la instancia de aprobación.
e. El productor suministra a la organización toda información requerida por ésta.
f. El productor suministra a la organización información acerca de no conformidades
deliberadas o involuntarias bajo su responsabilidad.
g. El productor comercializará su producción certificada a través de la organización, y
reconocerá asumir los costos asociados con los procesos de inspección y certificación de su
producción.
h. El productor tiene el derecho a poner término este contrato mediante una carta de renuncia
cuando lo considere pertinente.
i. La organización se compromete a gestionar y brindar capacitación de los inspectores
internos, comité de aprobación, promotores y productores en los requisitos del reglamento
interno y en la implementación de la Norma interna de producción orgánica y sostenible.
j. La organización se compromete a incorporar al productor en la lista de productores para la
certificación externa, siempre y cuando haya sido aprobado por la instancia de aprobación.
En conformidad con lo estipulado firman en …………… en fecha ………….:

Vigencia hasta: ____ / ____ / ____
Firman:
Productor Sostenible Representante legal de la Organización

SCAN - Perú
Yo, ......................................................................... con DNI N° .................................
A cargo de las inspecciones internas
Integrante del comité de aprobación
declaro:
que durante y después de participar en el proceso de habilitación de productores

guardaré confidencialidad sobre la información recabada en la inspección o
aprobación de productores sobre cualquier información calificada como propiedad
intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobación u obtenida de
otras fuentes.
Además declaro:
1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una

correcta conducta ética en el ejercicio de mis funciones asignados.
2. Que seré imparcial y no dejaré que presiones de cualquier índole puedan influir en
mi juicio técnico.
3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situación que

pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el
programa de producción sostenible.
4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobación a unidades

productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido
asistencia técnica de mi persona previamente.
…………………………… …………………………………….
Lugar y Fecha Firma
SCAN - Perú
I. Datos Generales.-
Productor: Código o Estatus:
# DNI:
Organización: Sector: Caserío:
Distrito: Provincia: Región:
Inspector Fecha de Coordenadas UTM
Interno Inspección (vivienda / oficina):
II. Estándares a cumplir.-

NOP CEE # 834/07 JAS Perú DS # Reglamento
889/08 Notific. 044/2006 Interno
#1605 AG
FLO UTZ RAS C.A.F.E Norma Interna
Practices
III. Datos de la(s) parcela(s).-

Superficie (Há) Producción (qq)
Nombre Café Cacao Pasto Purma Bosque Otros Total Café Cacao
de la(s) Coorde-
Prod. Crec. Prod. Crec. Promed. Est. Promed. Est.
Parcela(s) nadas 08, 09 y 2011 08, 09 y 2011
UTM 2010 2010
Todas
IV. Verificación de conformidad con las normas.-

Acción a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones
Indispensable No SI NO
para Aplica
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTADO

1. ¿Conoce su reglamento interno? FLO
2. ¿Tiene copia de su compromiso de FLO
cumplimiento con reglamento interno y norma
interna, de los que pone en práctica los
objetivos y política socio ambiental?
3. ¿Recibe las capacitaciones del Sistema FLO
Interno de Gestión? ¿a cuáles asistió?
4. ¿Ha elaborado un croquis identificando UTZ
parcelas de cultivo, viveros, colindantes, áreas RAS
de amortiguamiento, de protección y de FLO
riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas
de uso humano y áreas riesgosas para la
integridad a la salud de las personas?
5. ¿Tiene su plan de producción anual y está TODOS
actualizado su cuaderno o bitácora de
registros de los programas implementados?
6. ¿Registra la aplicación de fertilizantes y ORG
fitosanitarios? UTZ
7. ¿Se registran los salarios y se reconocen las CP
horas extras trabajadas? UTZ
FLO
SCAN - Perú

para Aplica
8. ¿Se registra y reduce lo que gasta en energía UTZ
para la producción y procesamiento?
9. ¿Se registra el volumen de agua de regadío y
su eficiencia de uso?
10. ¿Se registra y reduce el volumen de agua
utilizada en beneficio húmedo?
11. ¿Separa e identifica el café cosechado TODOS
certificado según procedencia, y tiene
documentación que sustente entrega o venta?
12. ¿Si ha implementado nuevas áreas de cultivo, UTZ
su SIG evaluó los riesgos y consecuencias a la RAS
seguridad de las personas y el ambiente?
13. ¿Conoce si su SIG evalúa que los UTZ
proveedores del servicio de transporte y/o FLO
contratistas cumplan requisitos socio
ambientales, de higiene y de salud?
14. ¿Tiene una lista de las plantas y animales
silvestres existentes en su finca?
BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL

15. ¿Se aprecia Orden e higiene en las fincas, UTZ
almacenes, dormitorios y vivienda en general? FLO
16. ¿Tiene baños o letrinas en condiciones limpias UTZ
y dignas; y lavamanos cercanos? FLO
17. ¿Tienen agua apta para el consumo humano? UTZ
¿La hierve o purifica? FLO
18. ¿Se preparan para realizar sus labores de UTZ
manera segura, señalizando zonas de riesgo y RAS
usando equipo de protección personal?
19. ¿Tienen acceso a servicios de salud y UTZ
educación? FLO
20. ¿Cumple con que el trabajar no ponga en CP
riesgo el desarrollo, salud y educación de UTZ
menores de 18 años; y no contrata a menores RAS
de 15 años? FLO
21. ¿Todos los trabajadores reciben un pago CP
igual o mayor al mínimo establecido en la UTZ
región? ¿No se diferencia en los pagos entre RAS
varón y mujer por la misma tarea efectuada? FLO
22. ¿El productor cumple con no discriminar, y no CP
apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con UTZ
castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y RAS
el abuso verbal? FLO
23. Tiene equipo de protección en buen estado, CP
para la aplicación de abonos e insumos UTZ
fitosanitarios ¿Cuáles? RAS
FLO
24. ¿Se implementan botiquines adecuados que UTZ
responden a los riesgos identificados? FLO
SCAN - Perú

para Aplica
CONSERVACIÓN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE

25. ¿Se instalan diversas especies de árboles de UTZ
sombra naturales de la zona?
26. ¿Prohíbe la caza y recolección de animales y RAS
plantas silvestres y conoce las especies en
peligro de extinción de su zona?
27. ¿Cumple con no atrapar ni mantener animales
silvestres en cautiverio?
28. ¿Las nuevas áreas de cultivo se ubican fuera UTZ
de Áreas Naturales Protegidas (ANP)? RAS
FLO
29. ¿Mantiene la integridad de los cauces y/o RAS
cuerpos de agua naturales, de los bosques y
otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar
humedales? ¿Su cultivo está a más de 10
metros de cauces naturales permanentes?
30. ¿Cumple con no haber convertido bosque TODOS
natural a producción agrícola; y no haber
talado y/o quemado bosques o cabeceras de
micro cuenca a partir de marzo de 2004?
31. ¿Las nuevas áreas de producción se ubican UTZ
donde se presentan condiciones de clima, RAS
suelos y pendientes adecuadas? FLO
32. ¿Se implementan prácticas de conservación y ORG
estructura de suelos? (coberturas y abonos UTZ
verdes, mulches, materia orgánica, etc.) FLO
33. ¿Tiene un programa de fertilización de suelos FLO
basado en análisis de suelos cada tres años?
34. ¿Se protege de riesgo de contaminación los ORG
cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo UTZ
estableciendo áreas de amortiguamiento, con
reforestación y/o regeneración natural?
35. ¿Señalizan lotes, las zonas de
amortiguamiento y áreas de conservación con
rótulos?
36. ¿Todas las aguas residuales de la vivienda y ORG
la planta de beneficio húmedo son tratadas de UTZ
acuerdo a su procedencia y contenido de
carga contaminante; y no se riega con agua
residual?
37. ¿Cumple con que los cuerpos de agua natural ORG
no sean contaminados con residuos sólidos o UTZ
líquidos? RAS
38. ¿Cumple con que no existan fugas en las
cañerías y/o redes de distribución?
SCAN - Perú

para Aplica
MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS

39. ¿La semilla de sus cultivos es sana sin TODOS
insumos químicos prohibidos y procede de
producción orgánica de variedades adaptadas
a la zona?
40. ¿Está utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios TODOS
orgánicos permitidos en su finca? ¿Cuáles?
¿Qué dosis? ¿Quién lo asesoró? ¿tiene las
especificaciones técnicas del producto
aplicado?
41. ¿Realiza buenas prácticas de para prevenir UTZ
problemas de plagas, enfermedades y
malezas? ¿Cuáles? ¿Evita las quemas?
42. ¿Para el Abonamiento se utiliza al máximo los ORG
materiales orgánicos de la finca?
43. ¿El estiércol es compost en 15 días con NOP
mínimo 5 volteos o se aplica 90 días antes de
cosecha?
44. ¿Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus ORG
residuos se encuentran almacenados UTZ
separados en lugares aislados, secos,
ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos
sin contaminar cuerpos de agua?
45. ¿Mantiene limpias y en buenas condiciones ORG
las instalaciones de beneficio? CP
UTZ
46. ¿Están calibrados los equipos de medición del UTZ
peso y/o volumen de la cosecha?
47. ¿El fermentado de café se realiza en ORG
depósitos adecuados y limpios? CP
48. ¿Las instalaciones de secado del café y el ORG

material de empaque se encuentran libres de CP
cualquier fuente de contaminación. UTZ
49. ¿Se dispone de un sitio techado apropiado ORG
para almacenar el café sobre tarimas, en UTZ
lugares ventilados y existe una separación
mínima con las paredes?
50. ¿Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y ORG
adecuado de los desechos del beneficio? UTZ
SCAN - Perú
Resumen de Hallazgos:
#
Requisito Hallazgos
Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspección
corresponden a la verdad.
Firma del productor Firma del Inspector Interno
----------------------------- a ser llenado por el Comité de Aprobación ------------------------------------
Exclusión del programa
Suspensión de la venta de productos sostenibles, orgánico: baja el estatus a …..
Suspensión de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es):
…………………………………………………………………………………………………………..
No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta próxima inspección interna
Aprobado sin condiciones
Resumen de acciones correctivas

#
Requisito Acción correctiva necesaria Plazo hasta
En representación del Comité de Aprobación:
…………………………. ……………………………………………………..
Lugar y fecha Firma del representante del Comité de Aprobación
SCAN - Perú
Anexo 1: Tipificación de infracciones y sanciones
Infracción Motivo Tipo de Sanción

Muy grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los Exclusión
productos1 sin la debida notificación al inspector interno o permanente
responsable SIG
• Falsificación de documentos y registros
• Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita
un control eficaz de las unidades productivas en
reincidencia.
Grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los Suspensión de la
productos con la debida notificación al inspector interno o venta como
responsable SIG producto
sostenible; retorno
• Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a en proceso de
poder garantizar un control eficaz de las unidades transición
productivas. (orgánico),
• Incumplimiento en la implementación de medidas
correctivas en reincidencia
Menor • Incumplimiento en la implementación de medidas Suspensión
correctivas temporal de la
venta (hasta la
• Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales implementación de
(criterios importantes). medidas
correctivas)
• Infracciones leves Notificación de
levantamiento de
infracción hasta
próxima inspección
1
Una infracción contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la
calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilización de insumos prohibidos en la
producción orgánica, la mezcla de productos conformes con estándares sostenibles con productos
convencionales, la obtención de productos con mano de obra contratada de niños, etc.
SCAN - Perú
Anexo 2: Flujograma de aprobación de productores

Productor Inspector interno Comité de aprobación Responsable del SIG
Inicio
Manifestación
de interés de
participar en
programa de
producción Entrega de documentos
sostenible
Ficha de
información Contrato
básica
Llenado de
información,
firma contrato
Evaluación de documentos
No Cumple con
requisitos
Sí
Inspección Ficha de
interna inspección
(PRO-02) interna
Cumple con
disposiciones de
Sí
norma intera
No
Notificación
de no conf. y
obs.
Levantamiento
de no
conformidades y Inspección Ficha de
observaciones interna inspección
(PRO-02) interna
Cumple con
disposiciones de
Si
norma intera
No
Productor no Negación de Inclusión del Inclusión del

autorizado a participación en productor en productor en
usar sello programa sostenible lista de lista para
sostenible productores certificación
sancionados externa
Fin Fin
SCAN - Perú
Procedimiento: Inspección Interna Revisión: 0 Página 1 de 13
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
TABLA DE CONTENIDO:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES.
6. DESCRIPCIÓN
7. REGISTROS
8. ANEXOS
SCAN - Perú
1. OBJETIVO
Estandarizar el levantamiento de información durante las visitas de inspección interna
a unidades productivas de productores interesados en comercializar sus productos con
sellos sostenibles.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los productores de una organización que buscan comercializar
productos con sellos sostenibles.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES
observación.
5.1 El responsable del SIGC decide sobre la asignación de inspectores, elabora la lista
de productores por inspeccionar y encarga la inspección interna a los inspectores
internos. Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de presente
procedimiento.
5.2 Los inspectores internos son responsables de la ejecución del presente
procedimiento y de la presentación de la ficha de inspección interna al comité de
aprobación.
6. DESCRIPCIÓN
6.1 Encargo de la inspección interna
El responsable del SIGC encarga la inspección a los inspectores internos para que por
lo menos tres semanas antes de la auditoría externa, el comité de aprobación pueda
tomar su decisión sobre las unidades productivas a presentarse al organismo de
certificación para la certificación.
Además, el responsable del SIGC debe encargar la inspección en caso existan

sospechas sobre infracciones de productores a la Norma Interna de Producción
Sostenible y en caso la aprobación del productor se haya condicionado al
levantamiento de no conformidades u observaciones.
SCAN - Perú
Para ello, elabora una lista de productores a inspeccionarse y la entrega,

conjuntamente con las respectivas Fichas de Inspección Interna, Planes de Manejo y
Fichas de Información Básica al inspector designado.
Los inspectores internos suscriben la “Declaración de confidencialidad y conflictos de

interés” (REG – 03) antes de realizar visitas de inspección interna. En caso la
declaración fuese falsa, el inspector se somete a las sanciones que la organización
estime pertinente. En caso un inspector haya declarado un posible conflicto de interés
con alguno de los productores, no debe realizar la inspección del mismo.
El responsable del SIGC puede asignar los trabajos de inspección interna solamente a
inspectores que no cuenten con conflictos de interés respecto al productor a
inspeccionarse y que hayan firmado la Declaración de confidencialidad.
6.2 Preparación de la inspección interna

El inspector debe revisar la Ficha de Inspección Interna del año anterior, el Plan de
Manejo y la Ficha de Información Básica previo a realizar la visita de inspección. Debe
analizar, sobre todo, los hallazgos de la última inspección que pueden sustentar no
conformidades y la Ficha de Información Básica con riesgos resultantes de la
ubicación geográfica, vecindad, del sistema productivo o de la gestión de la producción
(conforme Anexo 1).
El inspector interno coordina a través de los medios existentes en la zona, la ejecución

de la inspección interna con el productor y las personas designadas por la
organización para su acompañamiento.
6.3 Ejecución de la inspección interna

6.3.1 Inicio de la inspección
Al llegar a la unidad productiva, el inspector interno explica al responsable de la unidad
productiva el objetivo y alcance la inspección interna. Explica que solamente
documenta los hallazgos de la visita y no es el responsable de decidir sobre una
aprobación o desaprobación.
El inspector interno decide en qué orden quiere realizar la visita (documentos,

instalaciones físicas). La inspección interna debe realizarse a la totalidad de la unidad
productiva.
6.3.2 Puntos críticos en la producción sostenible

Además de una visita completa a la unidad productiva, el inspector pone especial
énfasis en el riesgo de la explotación agraria y el procesamiento primario en
conformidad con el Anexo 1.
Al finalizar la visita de inspección interna, el inspector interno documenta los hallazgos.

Para tal fin, debe valorar las evidencias que los sustentan. El inspector interno debe
recoger estas evidencias en foto, en documento físico (pedir prestado el respectivo
documento o sacar foto al documento) o a través de apuntes en la Ficha de Inspección
Interna (REG-04). Mayor detalle para el llenado de la Ficha de Inspección Interna se
encuentra en el Anexo 2. El inspector interno debe llenar la ficha completamente.
6.3.3 Acuerdo sobre hallazgos

Antes de la firma, es responsabilidad del inspector interno explicar al productor los
hallazgos a documentarse en la Ficha de Inspección Interna. El productor tiene la
SCAN - Perú
posibilidad de realizar descargos. Al final, es el inspector quien redacta los hallazgos

finales.
Con la firma del productor en la Ficha de Inspección Interna, el inspector obtiene un

documento cuyo contenido está validado por el productor. El productor recibe una
copia del resumen de hallazgos de la Ficha de Inspección Interna.
Si el productor no estuviese de acuerdo con los hallazgos redactados, puede elaborar

un documento y exigir que forme parte de la Ficha de Inspección Interna. Se hace
referencia en la ficha de la existencia de este documento adicional.
Si al final el productor no quiere firmar la Ficha de Inspección Interna, el inspector

documenta este hecho y se retira.
6.3.4 Resultados de la inspección

La Ficha de Inspección Interna y las evidencias (fotos, registros), junto con los
documentos de preparación (Ficha de Información Básica, Plan de Manejo y Ficha de
Inspección Interna anterior) se remiten a través del responsable del SIGC al comité de
aprobación. Después de su análisis, se quedan en posesión del responsable del SIGC.
7 REGISTROS
8 ANEXOS
Anexo 1: Evaluación de riesgo
Anexo 2: Instructivo para el llenado de la Ficha de Inspección Interna
Anexo 3: Flujograma de Inspección interna

SCAN - Perú
Yo, ......................................................................... con DNI N° .................................
A cargo de las inspecciones internas
Integrante del comité de aprobación
declaro:
que durante y después de participar en el proceso de habilitación de productores

guardaré confidencialidad sobre la información recabada en la inspección o
aprobación de productores sobre cualquier información calificada como propiedad
intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobación u obtenida de
otras fuentes.
Además declaro:
1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una

correcta conducta ética en el ejercicio de mis funciones asignados.
2. Que seré imparcial y no dejaré que presiones de cualquier índole puedan influir en
mi juicio técnico.
3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situación que

pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el
programa de producción sostenible.
4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobación a unidades

productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido
asistencia técnica de mi persona previamente.
…………………………… …………………………………….
Lugar y Fecha Firma
SCAN - Perú
I. Datos Generales.-
Productor: Código o Estatus:
# DNI:
Organización: Sector: Caserío:
Distrito: Provincia: Región:
Inspector Fecha de Coordenadas UTM
Interno Inspección (vivienda / oficina):
II. Estándares a cumplir.-

NOP CEE # 834/07 JAS Perú DS # Reglamento
889/08 Notific. 044/2006 Interno
#1605 AG
FLO UTZ RAS C.A.F.E Norma Interna
Practices
III. Datos de la(s) parcela(s).-

Superficie (Há) Producción (qq)
Nombre Café Cacao Pasto Purma Bosque Otros Total Café Cacao
de la(s) Coorde-
Prod. Crec. Prod. Crec. Promed. Est. Promed. Est.
Parcela(s) nadas 08, 09 y 2011 08, 09 y 2011
UTM 2010 2010
Todas
IV. Verificación de conformidad con las normas.-

para Aplica

1. ¿Conoce su reglamento interno? FLO
2. ¿Tiene copia de su compromiso de FLO
cumplimiento con reglamento interno y norma
interna, de los que pone en práctica los
objetivos y política socio ambiental?
3. ¿Recibe las capacitaciones del Sistema FLO
Interno de Gestión? ¿a cuáles asistió?
4. ¿Ha elaborado un croquis identificando UTZ
parcelas de cultivo, viveros, colindantes, áreas RAS
de amortiguamiento, de protección y de FLO
riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas
de uso humano y áreas riesgosas para la
integridad a la salud de las personas?
5. ¿Tiene su plan de producción anual y está TODOS
actualizado su cuaderno o bitácora de
registros de los programas implementados?
6. ¿Registra la aplicación de fertilizantes y ORG
fitosanitarios? UTZ
7. ¿Se registran los salarios y se reconocen las CP
horas extras trabajadas? UTZ, FLO
SCAN - Perú

para Aplica
8. ¿Se registra y reduce lo que gasta en energía UTZ
para la producción y procesamiento?
9. ¿Se registra el volumen de agua de regadío y
su eficiencia de uso?
10. ¿Se registra y reduce el volumen de agua
utilizada en beneficio húmedo?
11. ¿Separa e identifica el café cosechado TODOS
certificado según procedencia, y tiene
documentación que sustente entrega o venta?
12. ¿Si ha implementado nuevas áreas de cultivo, UTZ
su SIG evaluó los riesgos y consecuencias a la RAS
seguridad de las personas y el ambiente?
13. ¿Conoce si su SIG evalúa que los UTZ
proveedores del servicio de transporte y/o FLO
contratistas cumplan requisitos socio
ambientales, de higiene y de salud?
14. ¿Tiene una lista de las plantas y animales
silvestres existentes en su finca?

15. ¿Se aprecia Orden e higiene en las fincas, UTZ
almacenes, dormitorios y vivienda en general? FLO
16. ¿Tiene baños o letrinas en condiciones limpias UTZ
y dignas; y lavamanos cercanos? FLO
17. ¿Tienen agua apta para el consumo humano? UTZ
¿La hierve o purifica? FLO
18. ¿Se preparan para realizar sus labores de UTZ
manera segura, señalizando zonas de riesgo y RAS
usando equipo de protección personal?
19. ¿Tienen acceso a servicios de salud y UTZ
educación? FLO
20. ¿Cumple con que el trabajar no ponga en CP
riesgo el desarrollo, salud y educación de UTZ
menores de 18 años; y no contrata a menores RAS
de 15 años? FLO
21. ¿Todos los trabajadores reciben un pago CP
igual o mayor al mínimo establecido en la UTZ
región? ¿No se diferencia en los pagos entre RAS
varón y mujer por la misma tarea efectuada? FLO
22. ¿El productor cumple con no discriminar, y no CP
apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con UTZ
castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y RAS
el abuso verbal? FLO
23. Tiene equipo de protección en buen estado, CP
para la aplicación de abonos e insumos UTZ
fitosanitarios ¿Cuáles? RAS
FLO
24. ¿Se implementan botiquines adecuados que UTZ
responden a los riesgos identificados? FLO
SCAN - Perú

para Aplica

25. ¿Se instalan diversas especies de árboles de UTZ
sombra naturales de la zona?
26. ¿Prohíbe la caza y recolección de animales y RAS
plantas silvestres y conoce las especies en
peligro de extinción de su zona?
27. ¿Cumple con no atrapar ni mantener animales
silvestres en cautiverio?
28. ¿Las nuevas áreas de cultivo se ubican fuera UTZ
de Áreas Naturales Protegidas (ANP)? RAS
FLO
29. ¿Mantiene la integridad de los cauces y/o RAS
cuerpos de agua naturales, de los bosques y
otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar
humedales? ¿Su cultivo está a más de 10
metros de cauces naturales permanentes?
30. ¿Cumple con no haber convertido bosque TODOS
natural a producción agrícola; y no haber
talado y/o quemado bosques o cabeceras de
micro cuenca a partir de marzo de 2004?
31. ¿Las nuevas áreas de producción se ubican UTZ
donde se presentan condiciones de clima, RAS
suelos y pendientes adecuadas? FLO
32. ¿Se implementan prácticas de conservación y ORG
estructura de suelos? (coberturas y abonos UTZ
verdes, mulches, materia orgánica, etc.) FLO
33. ¿Tiene un programa de fertilización de suelos FLO
basado en análisis de suelos cada tres años?
34. ¿Se protege de riesgo de contaminación los ORG
cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo UTZ
estableciendo áreas de amortiguamiento, con
reforestación y/o regeneración natural?
35. ¿Señalizan lotes, las zonas de
amortiguamiento y áreas de conservación con
rótulos?
36. ¿Todas las aguas residuales de la vivienda y ORG
la planta de beneficio húmedo son tratadas de UTZ
acuerdo a su procedencia y contenido de
carga contaminante; y no se riega con agua
residual?
37. ¿Cumple con que los cuerpos de agua natural ORG
no sean contaminados con residuos sólidos o UTZ
líquidos? RAS
38. ¿Cumple con que no existan fugas en las
cañerías y/o redes de distribución?
SCAN - Perú

para Aplica

39. ¿La semilla de sus cultivos es sana sin TODOS
insumos químicos prohibidos y procede de
producción orgánica de variedades adaptadas
a la zona?
40. ¿Está utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios TODOS
orgánicos permitidos en su finca? ¿Cuáles?
¿Qué dosis? ¿Quién lo asesoró? ¿tiene las
especificaciones técnicas del producto
aplicado?
41. ¿Realiza buenas prácticas de para prevenir UTZ
problemas de plagas, enfermedades y
malezas? ¿Cuáles? ¿Evita las quemas?
42. ¿Para el Abonamiento se utiliza al máximo los ORG
materiales orgánicos de la finca?
43. ¿El estiércol es compost en 15 días con NOP
mínimo 5 volteos o se aplica 90 días antes de
cosecha?
44. ¿Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus ORG
residuos se encuentran almacenados UTZ
separados en lugares aislados, secos,
ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos
sin contaminar cuerpos de agua?
45. ¿Mantiene limpias y en buenas condiciones ORG
las instalaciones de beneficio? CP
UTZ
46. ¿Están calibrados los equipos de medición del UTZ
peso y/o volumen de la cosecha?
47. ¿El fermentado de café se realiza en ORG
depósitos adecuados y limpios? CP
48. ¿Las instalaciones de secado del café y el ORG

material de empaque se encuentran libres de CP
cualquier fuente de contaminación. UTZ
49. ¿Se dispone de un sitio techado apropiado ORG
para almacenar el café sobre tarimas, en UTZ
lugares ventilados y existe una separación
mínima con las paredes?
50. ¿Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y ORG
adecuado de los desechos del beneficio? UTZ
SCAN - Perú
Resumen de Hallazgos:
#
Requisito Hallazgos
Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspección
corresponden a la verdad.
Firma del productor Firma del Inspector Interno
----------------------------- a ser llenado por el Comité de Aprobación ------------------------------------
Exclusión del programa
Suspensión de la venta de productos sostenibles, orgánico: baja el estatus a …..
Suspensión de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es):
…………………………………………………………………………………………………………..
No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta próxima inspección interna
Aprobado sin condiciones
Resumen de acciones correctivas

#
Requisito Acción correctiva necesaria Plazo hasta
En representación del Comité de Aprobación:
…………………………. ……………………………………………………..
Lugar y fecha Firma del representante del Comité de Aprobación
SCAN - Perú
Anexo 1: Evaluación de riesgo

Los inspectores internos deben realizar una evaluación de riesgo de cada unidad
productiva a inspeccionarse para garantizar la eficacia del control.
En la preparación
En la preparación de la inspección interna, el análisis de riesgo se efectúa a través de
los antecedentes, recopilados en la Ficha de Inspección Interna del año pasado y a
través de la información de la Ficha de Información Básica. En base a puntos
resaltantes (no conformidades, observaciones, contradicciones en los documentos), el
inspector interno genera una serie de preguntas que deben ser respondidas durante la
visita.
Los siguientes puntos deben ser analizados durante la preparación:
El agua que llega a la unidad productiva puede estar contaminada?

Ubicación Puede existir erosión del suelo (por agua o viento)?
geográfica Hay disponibilidad de agroquímicos en la zona?
Hay disponibilidad de mano de obra adulta durante la campaña en la zona?
Puede haber un efecto contaminante de minas?
Vecindad Puede haber un efecto contaminante de industria?
Puede haber un efecto contaminante de cultivos convencionales?
Se había encontrado anteriormente productos prohibidos almacenados?
Anteriormente había usado productos sin autorización?
Antecedentes Ha habido mezclas de productos de diferentes calidades?
Anteriormente habían faltado documentos importantes?
Se ha documentado escasa higiene en la finca?
Sistema El productor maneja también cultivos convencionales?
productivo La productividad documentada es demasiado alta?
Durante la visita
Durante la visita, el inspector interno debe poner énfasis en los siguientes puntos y
evaluar si la información respecto a las siguientes preguntas presenta un riesgo para
el cumplimiento de las disposiciones de la Norma Interna de Producción Sostenible.
Familiares del productor cuentan con el mismo cultivo en calidad convencional

en la misma zona?
El productor cuenta con parcelas en otras zonas que no se visitan en esta
visita de inspección?
Hay indicios de trabajo infantil?
Hay indicios de discriminación de trabajadores (por sexo, raza, …)?
Gestión
Hay ausencia de flora y fauna típica en unidad productiva?
La maquinaria a usarse en la unidad productiva es segura? Existe equipo de
protección?
Hay unidades productivas inscritas en otros operadores (otras
organizaciones)?
El manejo de la unidad productiva es muy complejo?
SCAN - Perú
Anexo 2: Instructivo para llenado de Ficha de Inspección Interna

Detallar cada parcela del productor y agruparlas todas como una sola finca, si se
encuentran en un mismo sector.
Se detalla la cantidad de producción promedia de los años anteriores, y se realiza un

estimado del presente año.
Para la Verificación de conformidad con las normas:

9 El recuadro de cumplimiento “Indispensable para” indica que sin el cumplimiento
de este criterio, esa finca no podrá certificarse bajo el estándar señalado.
9 El recuadro “No aplica”, indica que en esa finca no se evalúa el criterio por la
inexistencia del acto o condición a evaluar.
9 El primer recuadro tiene una interrogación que debe ser contestada en forma
afirmativa si se cumple con el requisito (marcando con una X en el recuadro
“SI”).
9 Si la interrogación del primer recuadro se significa que no se cumple con el
requisito de la norma, entonces se marca con una X en “NO”.
9 El recuadro de observaciones se llena con el detalle del incumplimiento de la
norma interna, siempre que se marca “NO”.
Por ejemplo: Si la acción a verificar #5: “¿Tiene al día su plan de producción anual
y la bitácora de registros de los programas de su sistema de gestión de calidad?”
tiene un “NO” por respuesta, se deberá especificar cual de los programas
especificados en la norma interna no están siendo registrados y la evidencia que lo
sustenta.
Tanto el productor como el inspector interno deben firmar su conformidad con los
hallazgos documentados en la Ficha de Inspección Interna.
SCAN - Perú
Anexo 3: Flujo de Inspección Interna

SCAN - Perú
Procedimiento: Apelación Revisión: 0 Página 1 de 5
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
Firma
Fecha
TABLA DE CONTENIDO:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES.
6. DESCRIPCIÓN
7. REGISTROS
8. ANEXOS
SCAN - Perú
1. OBJETIVO
Estandarizar la presentación, análisis, resolución y comunicación de las apelaciones
contra las decisiones del comité de aprobación.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los productores de una organización que estén en desacuerdo con
las decisiones del comité de aprobación.
3. REFERENCIAS.
4. DEFINICIONES
observación.
5.1 El comité de aprobación, conformado por sus integrantes normales y el
responsable del SIGC, decide en última instancia sobre la apelación presentada por un
productor.
5.2 El responsable del SIGC recibe las apelaciones, convoca al comité, encarga, en
caso necesario, una visita puntual para levantar evidencias, redacta el acta de la
reunión y la respuesta final al productor. Es el responsable de supervisar la correcta
aplicación de presente procedimiento.
6. DESCRIPCIÓN
6.1 Iniciativa del productor
Si un productor está en desacuerdo con la decisión del comité de aprobación sobre su
unidad productiva, tiene el derecho de apelar la decisión, dentro de 5 días de haber
recibido la notificación del responsable del SIGC. Para ello, llena el formato de
apelación (REG-05) y adjunta declaraciones y evidencias (registros) que puedan
revocar la decisión tomada y remite los documentos al responsable del SIGC.
6.2 Información necesaria

El responsable del SIGC recibe los documentos de apelación y verifica si la
información existente permite a los integrantes del comité de aprobación tomar una
decisión. En casos excepcionales y cuando lo considere pertinente, encarga una visita
SCAN - Perú
a un inspector interno de la organización (se recomienda que sea otro inspector que
aquél quien realizó la inspección interna) para levantar información específica. El
responsable especifica la información necesaria en forma escrita. Posterior a la visita,
el inspector elabora y presenta un informe puntual en respuesta a las dudas
planteadas por el responsable del SIGC.
6.3 Decisión definitiva

El responsable del SIGC introduce la apelación completa (documentos del productor e
informe puntual, si fuese el caso) al comité de aprobación quien debe juntarse antes
de la auditoría externa. En la reunión se evalúan todas las apelaciones y se toma las
decisiones finales sobre cada caso que ya no son apelables.
6.4 Documentación
El responsable del SIGC redacta un acta de la reunión en la cual se refleja la discusión
de cada caso y la decisión final. El acta es firmada por cada integrante del comité de
aprobación y será presentada al organismo de certificación, fundamentando las
decisiones para la posible incorporación de productores en la lista de productores
aprobados.
El encargado del SIGC notifica al productor sobre la decisión tomada y, en caso fuese
necesario, modifica la lista de productores aprobados y sancionados.
7 REGISTROS
REG – 05: Formato para apelar la decisión del comité de aprobación
8 ANEXOS
Anexo 1: Flujograma de Apelación

SCAN - Perú
REG-05: Formato para apelar la decisión del comité de aprobación
Apelación
Yo, __________________________________________, identificado con DNI #

____________, propietario de la finca ____________, ubicada en el sector
__________, del distrito __________, provincia __________, región __________,
apelo la decisión del Comité de Aprobación.
Fecha de inspección interna: ...............................................................................

Inspector interno: ...............................................................................
# No conformidad u Hallazgo Evidencia Sanción

observación
1
2
3
Descargos
# Interpretación de la evidencia mencionada en Evidencias adicionales
la Ficha de Inspección Interna (adjuntar a formato)
1
2
3
Solicito al Comité de Aprobación:
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
…………………………………….
Firma productor
SCAN - Perú
Anexo 1: Flujograma de la Apelación
Comité de Aprobación/ responsable

Productor Inspector interno
del SIG
Inicio
Apelación de decisión de
instancia de aprobación
Evidencias
REG-06
adicionales
Análisis de documentos y
carta
No Evidencia
suficiente
Sí
Levantamiento Informe
de evidencia puntual
específica
Apelación
fundada?
Sí No
Denegación
Modificación
de la
de la sanción
apelación
Carta de Carta de
respuesta respuesta
Información sobre decisión

tomada
Fin
Anexo 1: Abreviaturas y glosario
1. Abreviaturas
IFOAM International Federation of Organic Agriculture Movements (Federación
Internacional de Movimientos de Agricultura Orgánica)
ISEAL ALLIANCE Alianza Internacional de etiquetado Social y Ambiental
RA Rainforest Alliance – Alianza para Bosques
RAS Red de Agricultura Sostenible
FLO Fair Labelling Organization (Organización de etiquetado del Comercio
Justo)
C.A.F.E PRACTICES Prácticas de Equidad entre productores e industria del café
SCAN Sustainable Commodity Assistance Network (Red de Asistencia para
Productos Primarios Sostenibles)
SIGC Sistema Interno de Gestión
T1, T2, T3 Primer, segundo y tercer año de transición en la conversión de una
unidad productiva convencional a una unidad productiva orgánica.
2. Glosario
Agroquímicos: Sustancia de síntesis química utilizada en sistemas de producción agrícola
como fertilizantes, herbicidas, insecticidas, fungicidas, nematicidas, rodenticidas, o como
estimuladores del crecimiento.
Aprobación interna: Proceso mediante el cual se habilita a productores de la organización,
cuyas unidades productivas se contemplan para la certificación externa.
Auditor externo: Una persona nombrada por un ente de certificación para llevar a cabo una
auditoría externa.
Auditoría: Un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener pruebas y
evaluarlas objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los requisitos
establecidos.
Nota: El término "auditoría" se refiere en este documento a la auditoría externa realizada
por un auditor en nombre de un ente de certificación. "Inspección" se refiere a la
inspección interna de los miembros del grupo de productores llevada a cabo por un
inspector interno.
Auditoría externa
Procedimiento de verificación al cumplimiento de normas de certificación (producción,
procesamiento, comercialización).
Cadena de custodia
Todas las etapas de la cadena productiva entre la producción primaria y el consumo final
(incluyendo cultivo, manejo, proceso y comercialización).
Certificación colectiva: La certificación de un grupo organizado de productores con sistemas
productivos similares, en los que la certificación se aplica a todo el grupo.
Conflicto de interés: Situaciones que permiten favorecer o desfavorecer una determinada
decisión.
La situación en la que se pone en riesgo la capacidad objetiva de un individuo o grupo por
intereses financieros o personales incompatibles con su interés en la realización de una
inspección o certificación justa e imparcial.
Competencia: Capacidad demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.
Contrato: Un acuerdo vinculante.
Organismo de certificación: El ente que decide sobre la certificación con base en los
resultados de la auditoría.
Evaluación de riesgos: La cuantificación de los riesgos asociados con los aspectos críticos de
las operaciones agrarios, incluyendo los riesgos externos. La evaluación de riesgo incluye la
identificación, análisis y evaluación de los riesgos en las diferentes etapas a cargo de un grupo,
desde la producción de los miembros del grupo hasta el proceso y el transporte.
Hallazgo: Situación encontrada (positivo o negativo) respecto al cumplimiento de una norma de
certificación, basada en evidencia.
Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un hallazgo puede estar
conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observación
Inspector interno: Una persona asignada (f/m) para llevar a cabo la inspección interna de los
miembros del grupo.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la norma de certificación
Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Producción Sostenible que puede afectar
la condición de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor).
Operador: Persona natural o jurídica que aplica a la certificación en conformidad con
estándares sostenibles.
Orgánico: Sistema agrícola integrado y basado en principios ecológicos, cuyo objetivo es
reponer y mantener la fertilidad del suelo a largo plazo, mediante la optimización de las
condiciones para actividades biológicas en el suelo, más que con la aplicación de
agroquímicos.
Pequeño productor: Productor que no depende de mano de obra contratada a tiempo
completo, y que se hace cargo de su explotación agrícola principalmente mediante el esfuerzo
propio y con la ayuda de sus familiares.
Programa de producción sostenible: Es el rubro de la organización que se dedica a facilitar
el acceso de pequeños productores a mercados exigentes mediante una certificación en
conformidad con estándares sostenibles
Procedimiento: Pasos de ejecución de determinadas acciones para lograr el cumplimiento de
las normas.
Forma especificada para llevar a cabo una acción o proceso.
Registro: Son documentos y/o evidencias que contengan información que garantizan el
cumplimiento de la normatividad desde la ficha hasta la comercialización.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
Sanción: Medida adoptadas contra los operadores que no han cumplido con un estándar o con
otros requisitos establecidos. Un grupo puede adoptar sanciones internas en contra de los
miembros del grupo, mientras que las sanciones externas pueden ser adoptadas por un ente
de certificación contra la totalidad del grupo.
Sistema interno de gestión (SIGC): Una serie de procedimientos y procesos documentados
que un programa de producción sostenible pone en práctica para garantizar el cumplimiento
con los requisitos establecidos. La existencia de un sistema interno de gestión permite al ente
de certificación delegar la habilitación de cada uno de los miembros del programa de
producción sostenible en una estructura dentro de la organización de productores.
Nota: Un sistema de gestión con frecuencia sirve a manera de sistema de control
interno de un grupo. El término “sistema interno de gestión" se utiliza a lo largo del
documento y debe considerarse como sinónimo de "sistema de control interno".
Transición: Es un período de conversión para pasar de un manejo tradicional o convencional a
un manejo de producción orgánica.
Tiempo transcurrido desde la última aplicación de productos prohibidos y aplicación de los
principios de la Producción Orgánica hasta obtener la certificación orgánica
Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible.
Anexo 2: Reglamento Interno para la certificación grupal sostenible
Finalidad del Reglamento Interno

La presente propuesta de Reglamento Interno debe apoyar a las organizaciones de
productores a manifestar su voluntad política de trabajar con estándares sostenibles. Este es
el documento de mayor jerarquía que regula a nivel institucional cómo un asociado de la
organización puede hacerse parte del programa sostenible, cómo pierde el estatus de
integrante del programa, cuáles son las infracciones y cuáles las sanciones que se aplican
sobre ellas y define una estructura institucional mínima para poder garantizar la eficacia del
programa.
Este reglamento puede incorporarse como un reglamento propio de la organización o sus
elementos pueden formar parte del estatuto o de la constitución. Su aprobación debería darse
en una asamblea de asociados. Sin los elementos estipulados, es posible que falte una
relación vinculante entre el objetivo social de la organización y la obligación de cumplir con
estándares sostenibles.
Capítulo preliminar
Considerando:
9 Que para acceder a mercados diferenciados sostenibles, las fincas deben contar con la
certificación externa.
9 Que la certificación individual tiene un costo inaccesible para los pequeños productores
de café y/o cacao,
9 Que los sistemas internos de gestión de calidad facilitan el acceso de grupos de
pequeños productores a certificaciones sostenibles
9 Que el grupo de pequeños productores requiere establecer mecanismos y estructuras
transparentes y confiables para implementar la certificación grupal bajo estándares
sostenibles;
Es necesario establecer el presente reglamento interno, de cumplimiento obligatorio.
ALCANCE:
El presente reglamento rige para los productores interesados que aplican a una certificación
colectiva en conformidad con estándares sostenibles.
OBJETIVOS:
9 Establecer los derechos y las obligaciones de los miembros de la organización de
pequeños productores:”______________________________________________” para
su participación en el programa de producción sostenible;
9 Describir la estructura y el funcionamiento de su sistema interno de gestión de calidad
para la certificación grupal orgánica y sostenible.
Capítulo 1: De los miembros
Art. 1.- Membresía en programa de producción sostenible

Productores de café y/o cacao con el mismo plan de manejo y ubicados en __________ (zona
específica) pueden inscribirse en el programa de producción sostenible para obtener una
certificación colectiva. Los productores con un sistema de producción considerablemente
diferente (en tamaño, naturaleza o ubicación) pueden ser parte del programa y del sistema
interno de gestión (SIG), pero el auditor externo los audita por separado.
Sólo la membresía en el programa de producción sostenible, la aprobación del productor por la
instancia de aprobación y la certificación externa del SIG autorizan al productor de denominar
su producto como conforme con estándares sostenibles y usar el respectivo sello.
Art. 2.- Ingreso al programa de producción sostenible

El productor asociado puede solicitar su ingreso al programa sostenible, remitiendo la Ficha de
información básica al responsable del SIGC. Además, el productor deberá firmar un contrato
con el programa de producción sostenible, comprometiéndose al cumplimiento del reglamento
interno y la Norma Interna de Producción Sostenible.
Los productores nuevos que quieran unirse al programa de producción sostenible deben tener,
por lo menos, dos inspecciones internas anuales antes de que puedan hacerse parte de la lista
de productores aprobados para certificación externa.
Art. 3.- Derechos de los miembros

El miembro del programa de producción sostenible tiene los siguientes derechos:
‐ Solicitar información sobre su estatus de aprobación al responsable del SIG.
‐ Recibir como mínimo una visita de asesoramiento organizada por el servicio de extensión y
participar de un programa de capacitación organizada al inicio de la campaña.
‐ Recibir por escrito el resultado de la inspección anual interna a su unidad productiva, la
constancia de decisión del comité de aprobación y las acciones correctivas propuestas.
‐ Que sea incluido en la lista de productores aprobados para la certificación externa, cuando
cumpla con las disposiciones técnicas
‐ Que sus productos formen parte del volumen de la organización para su comercialización
cuando figure en la lista de productores aprobados.
‐ Poner término a su membresía mediante una carta de renuncia cuando lo consideren
pertinente.
‐ Dirigir su apelación por escrito a el comité de aprobación cuando no esté de acuerdo con la
decisión de la misma.
‐ Solicitar su re-inscripción en el programa cuando haya perdido su estatus de miembro.
Art. 4.- Obligaciones de los miembros

El miembro del programa de producción sostenible tiene las siguientes obligaciones:
‐ Ser evaluado por lo menos una vez al año por el inspector o inspectora interno en
conformidad con el reglamento interno.
‐ Cumplir con el conjunto de requisitos de la Norma Interna de Producción Sostenible
‐ Participar de las jornadas de capacitación programadas por el SIG.
‐ Permitir que tanto los inspectores internos como auditores externos del organismo de
certificación y el personal de la Autoridad Competente tengan acceso ilimitado a todas las
áreas de la unidad productiva, incluyendo plantaciones, instalaciones de proceso, secado,
almacenamiento, vivienda y documentación requerida.
‐ Implementar planes de acciones correctivas en respuesta a la notificación del comité de
aprobación.
‐ Aceptar las sanciones, en caso de que hubiese incumplimiento a disposiciones normativas o
administrativas.
Art. 5.- Infracciones y sanciones

Las infracciones de los miembros del programa de producción sostenible contra las
disposiciones técnicas de la Norma Interna de Producción Sostenible o las disposiciones
administrativas del Reglamento Interno pueden ser muy graves, graves o menores.
El comité de aprobación evalúa la gravedad de la infracción, tomando en cuenta su
intencionalidad o la reincidencia y decide sobre la sanción a aplicar.
Infracción Motivo Tipo de Sanción

Muy grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los Exclusión
productos* sin la debida notificación al inspector interno o permanente
responsable SIG
• Falsificación de documentos y registros
• Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita
un control eficaz de las unidades productivas en
reincidencia.
Grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los Suspensión de la
productos con la debida notificación al inspector interno o venta como
responsable SIG producto
sostenible; retorno
• Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a en proceso de
poder garantizar un control eficaz de las unidades transición
productivas. (orgánico),
• Incumplimiento en la implementación de medidas
correctivas en reincidencia
Menor • Incumplimiento en la implementación de medidas Suspensión
correctivas temporal de la
venta (hasta la
• Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales implementación de
(criterios importantes). medidas
correctivas)
• Infracciones leves Notificación de
levantamiento de
infracción hasta
próxima inspección
El comité de aprobación decide según lo contemplado en el cuadro de sanciones. También

resuelve los casos no previstos en el presente reglamento.
*
Una infracción contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la calidad a la
cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilización de insumos prohibidos en la producción orgánica, la
mezcla de productos conformes con estándares sostenibles con productos convencionales, la obtención de
productos con mano de obra contratada de niños, etc.
Los productores sancionados podrán apelar en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles,
contados a partir de la fecha de recepción de la notificación, ante el comité de aprobación
mediante una apelación escrita, anexando todo documento probatorio para su descargo. Los
productores deben conservar una copia con cargo de recibido con fecha y firma del
responsable SIG, para efectos de su seguimiento. Las apelaciones se resuelven, sin derecho a
otros recursos, en el comité de aprobación.
Art. 6.- Retiro de los miembros

Las causas por las que un productor puede ser retirado del programa de producción sostenible
son:
• Voluntarias, cuando el productor solicite el retiro mediante carta de renuncia.
• Involuntarias, cuando la falta lo amerite, según el cuadro de sanciones o cuando lo estipule
el comité de aprobación en casos no contemplados.
En caso de una certificación según los estándares de Fair Labelling Organization (FLO), sólo
los miembros que cumplan con las disposiciones técnicas de la Norma Interna de Producción
Sostenible podrán acceder a los beneficios respectivos.
Capítulo 2: Del SIG

Art. 7.- Estructura
Un SIG que pueda demostrar confiabilidad, se compone de tres áreas independientes bajo la
dirección del responsable SIG, tal como demuestra el gráfico a continuación:
Comité de
Responsable SIG
aprobación
Inspectores Área de
internos asistencia técnica
Gráfico: Organigrama del SIG en una organización con programa de producción sostenible
Art. 8.- Responsable SIGC

El responsable SIGC es el nexo entre inspectores, instancia de habilitación, área de asistencia
técnica y el/los organismo(s) de certificación. Como tal es el responsable del programa de
producción sostenible en la organización. Sus funciones más importantes son:
- Garantizar la competencia y objetividad del personal a cargo de las inspecciones internas y
del comité de aprobación y garantizar el conocimiento básico de la norma interna por parte
de los productores.
- Supervisar la adecuada ejecución de los procedimientos correspondientes al programa de
producción sostenible.
- Coordinar con el/los organismo(s) de certificación las visitas de auditoría y el levantamiento
de las no conformidades y observaciones (plan de mejora).
- Mantener bajo su custodia los documentos vigentes y los registros del SIGC.
- Elaborar la lista de los productores para su certificación por el/ los organismo(s) de
certificación y la lista de productores sancionados.
- Elaborar un informe anual a el/ los organismo(s) de certificación, sobre deficiencias en el
SIGC de la organización, sobre cambios en la estructura, los procedimientos y el personal
del SIGC.
Art. 9.- Inspector interno

El inspector interno conoce la norma interna y documenta las evidencias que pueden respaldar
una no conformidad u observación durante una visita física de la unidad productiva del
productor. Sus funciones son:
- Ejecutar el procedimiento de inspección interna.
- Declarar posibles conflictos de interés para que el trabajo del inspector sea lo más objetivo
posible.
Art. 10.- Comité de aprobación

El comité de aprobación puede ser una persona o un grupo de personas (comité) que aprueba
a los productores en conformidad con la norma interna, basándose en el informe de la
inspección interna. Sus funciones son:
‐ Ejecutar el procedimiento de aprobación.
‐ Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas y a las sanciones impuestas.
‐ Decidir sobre apelaciones.
Art. 11.- Área de asistencia técnica

El área de asistencia técnica, que se compone de los promotores, capacitadores y asesores,
debe garantizar que las disposiciones de la norma interna sean de conocimiento de los
productores integrantes del programa de producción sostenible. Su función es:
- Realizar capacitaciones periódicas a los productores, en cuanto a normas, principios,
estándares, lineamientos, manejo técnico y de los requisitos del SIG.
- Elaborar, conjuntamente con los productores, los planes de manejo del/ de los cultivo(s)
- Garantizar que los productores llenen adecuadamente los registros.
Anexo 3: Norma Interna de Producción Sostenible
1.1. Introducción
Para desarrollar una Normativa común para la certificación múltiple de grupos de pequeños
productores de café y/o cacao, se efectuó un estudio comparativo de las normas de
certificación más aplicadas por los productores peruanos organizados; que son las siguientes:
NOP – Programa orgánico Nacional (02/01/2009); UE – Reglamentos Europeos 834/2007 y
889/2008; JAS – Japan Agricultural Standard – Notificación 1605 (27/10/2005); Reglamento
Técnico para los Productos Orgánicos del Perú (DS 044-2006-AG); Criterios Genéricos de
Comercio Justo Fairtrade para Organizaciones de Pequeños productores (01/01/2009); Norma
para Agricultura Sostenible Rainforest Alliance (Julio, 2010); Código de conducta UTZ Certified
(Enero, 2010); Lineamientos de Evaluación de STARBUCKS C.A.F.E. Practices V2.0
(01/10/2007).
La presente Norma Interna se compone de las disposiciones comunes de las normas
mencionadas, en cuanto sean aplicables a la realidad socio-ambiental de Perú; así como de los
requisitos indispensables de cada una de ellas, de manera que garanticen la integridad del
producto orgánico y sostenible.
1.2. Objetivo General y Política

Cumplimiento de los requisitos de llevar un sistema de gestión documentado; con bienestar
social y seguridad laboral; conservación de suelo, ecosistemas y recursos naturales; manejo
integrado de cultivo y residuos; utilizando materiales orgánicos y/o insumos permitidos que no
contribuyan a la contaminación del hombre, los cultivos y el ambiente.
1.3. Objetivos específicos

9 ahorrar valiosos recursos en la capacitación e implementación de los estándares, y
9 hacer posible el acceso de un mayor número de pequeños productores a mercados
diferenciados orgánicos, sostenibles y de comercio justo.
1.4. Estructura de la Norma interna

Las secciones son las siguientes:
9 Sistema de Gestión Documentado
9 Bienestar Social y Seguridad Ambiental
9 Conservación del Suelo, Ecosistemas, y Recursos Naturales
9 Manejo Integrado del Cultivo y Residuos
Y su respectivo anexo con dos listas de consulta obligada:
9 Productos Permitidos para la Fertilización de Cultivos Orgánicos
9 Fitosanitarios Permitidos en Cultivos Orgánicos y/o Sostenibles
1.5. Alcance de la Norma interna

Esta Norma Interna se enfoca en la mejora continua de la calidad de vida y economía de las
personas que practican la agricultura familiar de Café y/o Cacao en el territorio peruano; y en la
conservación ambiental de todas sus parcelas. La implementación de los requerimientos de la
Norma Interna se debe hacer en toda la propiedad y parcelas del agricultor, no permitiéndose
la posibilidad de una producción paralela certificada y convencional.
1.6. Requisitos de la Norma interna

1. Conocer su reglamento y Norma interna.
2. Tener copia de su compromiso de cumplimiento con norma y reglamento interno, y poner
en práctica su política socio ambiental.
3. Recibir las capacitaciones del Sistema Interno de Gestión.
4. Elaborar un croquis identificando parcelas de cultivos, viveros, colindantes, áreas de
amortiguamiento, de protección y de riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas de uso
humano y áreas de riesgo para la integridad a la salud de las personas.
5. Tener implementado su plan de producción anual y actualizar su cuaderno de productor con
los registros de los programas de su Sistema Interno de Gestión, es decir:
‐ Programa de Conservación de Recursos Naturales. Incluir la Reforestación de áreas no
apropiadas para la agricultura,
‐ Programa de uso eficiente de agua en el beneficio húmedo,
‐ Programa de Salud y Seguridad Laboral, con política y plan de acción basado en el análisis de
riesgos a la salud y seguridad laboral.
‐ Programa de Manejo Integrado de Cultivo,
‐ Programa de fertilización de suelos o cultivos fundamentado en las características y propiedades
de los suelos (muestreo y análisis periódico),
‐ Programa de Manejo Integrado de Desechos, fundamentado en los principios de reducir, reusar
y reciclar.
‐ Programa de seguimiento y mejora continua del sistema de gestión integral de la finca, con
acciones correctivas basadas en los hallazgos de las auditorías internas y externas.
‐ Programa de capacitación al personal que labora en las parcelas, para la correcta aplicación de
los programas del plan de producción anual.
6. Registrar la aplicación de fertilizantes y fitosanitarios.
7. Registrar los salarios y horas extra de los trabajadores.
8. Medir y registrar lo que gasta en energía para la producción y procesamiento, verificando la
tendencia de reducción de consumo.
9. Medir y Registrar el volumen de agua de regadío y su eficiencia de uso.
10. Medir y registrar el volumen de agua utilizada en beneficio húmedo verificando la tendencia
a usar volúmenes menores.
11. Separar e identificar el café cosechado según su procedencia, y conservar la
documentación que sustente la entrega o venta.
12. En caso se implementen nuevas áreas de cultivo, solicitar al SIG una evaluación previa de
las consecuencias que ocasionará a la seguridad de las personas y el ambiente; para
implementar su plan de mitigación de dichas consecuencias.
13. Conocer si sus proveedores de servicios, como de transporte, o contratistas jornaleros, han
sido aprobados por su SIG en el cumplimiento de requisitos socio ambientales, de higiene y
de salud.
14. Registrar en su cuaderno la lista de plantas y animales silvestres existentes en su finca.

15. Mantener el Orden y la higiene en la finca, almacenes, dormitorios y vivienda en general.
Tanto el productor como los trabajadores permanentes y temporales que se queden en la
finca deben tener dormitorios saludables, ventilados y que aseguren la privacidad de sus
habitantes.
16. Mantener los baños o letrinas en condiciones limpias y dignas; y los lavamanos cerca de
comedores y baños.
17. Tener agua apta para el consumo humano. En caso sea de manantial del que no se tiene
análisis que confirme su inocuidad, es necesario hervir o purificar.
18. Realizar las labores de manera segura, señalizando zonas de riesgo, publicando
procedimiento de accidentes y emergencias en la zona de beneficio de cada finca, y
utilizando equipo de protección personal en caso de riesgo a la integridad física.
19. Tener acceso a los servicios de salud y educación
20. Trabajar no debe poner en riesgo el desarrollo, salud y educación de menores de 18 años.
No se debe contratar a menores de 15 años.
21. El pago del jornal es igual o mayor al mínimo establecido en la región. No se debe hacer
diferencia en los pagos entre varón y mujer por la misma tarea efectuada. Los trabajadores
permanentes tienen contratos de trabajo con información de sus condiciones de trabajo.
22. El productor no debe discriminar, ni apoyar cualquier tipo de trabajo forzado y no tolerar el
castigo corporal, así como tampoco el acoso sexual y el abuso verbal. El horario de trabajo
es de 8 horas con descanso de al menos media hora luego de máximo 5 horas de trabajo
continuo. Las horas extras trabajadas son voluntarias y mediante previo acuerdo con los
trabajadores.
23. Para la aplicación de abonos e insumos fitosanitarios tener y utilizar equipo de protección
personal.
24. Implementar botiquines adecuados que respondan a los riesgos identificados.

25. Instalar diversas especies de árboles de sombra naturales de la zona; siempre que sean
compatibles con el cultivo de café.
26. Prohibir la caza y recolección de animales y plantas silvestres; y conocer las especies en
peligro de extinción de su zona de producción.
27. No atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio.
28. Ubicar los nuevos campos de cultivo a una distancia mayor de 2 Km fuera de Áreas
Naturales Protegidas.
29. Mantener la integridad de los cauces y/o cuerpos de agua naturales, de los bosques y
otros ecosistemas terrestres. No rellenar ni drenar humedales. No extender el cultivo de
café o cacao a distancias menores a 10 metros de cauces naturales permanentes.
30. No convertir el bosque natural a producción agrícola. No talar ni quemar bosque primario ni
secundario, ni tampoco cabeceras de microcuenca a partir de marzo de 2004.
31. Ubicar las nuevas áreas de producción donde se presentan condiciones de clima, suelos y
pendientes adecuadas para el cultivo a largo plazo.
32. Implementar prácticas de manejo y conservación de estructura de suelos (coberturas y
abonos verdes, mulch, incorporación de materia orgánica, etc.)
33. Implementar un programa de fertilización de suelos basado en análisis de suelos cada tres
años.
34. Proteger de riesgos de contaminación los cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo
estableciendo áreas de amortiguamiento, con reforestación y/o regeneración natural.
35. Señalizar todos los lotes de cultivo, las zonas de amortiguamiento y conservación con
rótulos.
36. Tratar todas las aguas residuales de la vivienda y la planta de beneficio húmedo por
separado de acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no regar el
cultivo con agua residual.
37. No contaminar los cuerpos de agua natural con residuos sólidos o líquidos.
38. No deben existir fugas en las cañerías y/o redes de distribución de agua.

39. La semilla de sus cultivos es sana sin insumos químicos prohibidos y procede de
producción orgánica de variedades adaptadas a la zona.
40. Utilizar solo los fertilizantes y fitosanitarios permitidos en el anexo de esta norma interna.
Solicitar asistencia técnica a su SIG al respecto, y mantener en sus archivos las
especificaciones técnicas del producto utilizado.
41. Realizar buenas prácticas culturales para prevenir problemas de plagas, enfermedades y
malezas, mediante: evitar las quemas, usar variedades resistentes, utilizar fitosanitarios
permitidos (Ver Anexo 2), realizar deshierbos oportunos, podas selectivas y/o sanitarias,
etc.
42. Para el Abonamiento utilizar al máximo los materiales orgánicos de la finca y los abonos
externos permitidos solo cuando sea necesario.
43. El estiércol se deberá aplicar compostado en 15 días con un mínimo de 5 volteos, o en
caso contrario aplicarse 90 días antes de la cosecha.
44. Almacenar los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos separados en lugares
aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y disponer de estos sin contaminar
cuerpos de agua.
45. Mantener limpias y en buenas condiciones las instalaciones y equipos de beneficio.
46. Mantener calibrados las herramientas o equipos de medición del peso o volumen de
cosecha.
47. Realizar el fermentado de café en depósitos adecuados y limpios.
48. Los patios y las instalaciones de secado del café y el material de empaque deben estar
libres de cualquier fuente de contaminación.
49. Disponer de un sitio techado apropiado para almacenar el café sobre tarimas, en lugares
ventilados. Dejar una separación mínima hacia las paredes.
50. Realizar un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio.
Glosario
Bosque natural: Bosques primarios y secundarios sin perturbación humana significativa por un
mínimo de 10 años.
Bosque primario: Un bosque que originalmente cubrió una región antes de que ocurrieran
cambios causados por el ser humano
(Fuente: UNUN http://www.eionet.europa.eu).
Bosque secundario: Crecimiento natural de un bosque después de alguna perturbación
mayor; por ejemplo, tala de árboles, fuegos severos, o ataque de insectos (Fuente: European
Community Biodiversity Clearing-House Mechanism. http://glossary.eea.europa.eu).
Cadena de custodia: Todas las etapas de la cadena productiva entre la producción primaria y
el consumo final (incluyendo el cultivo, manejo, proceso y comercialización).
Organismos Modificados Genéticamente (OMG): Organismos producto de tecnología de
ADN recombinante.
Purma: Suelo degradado por actividad agrícola previa, el cual está siendo dejado descansar
en regeneración natural por un tiempo determinado.
Producción Paralela: Cuando en una unidad productiva, la producción de animales y/o
vegetales se realiza bajo los sistemas de producción orgánico y convencional. (Reglamento
Peruano 044-2006 AG)
SIG: Sistema Integrado de Gestión del Grupo de productores.
Sistema de Gestión Integral de la finca: Es un sistema de programas que interactúan entre
sí, para establecer la política y los objetivos sociales, ambientales y productivos, y las
actividades para lograr dichos objetivos. Equivale y se contempla en el Sistema de Gestión
Social y Ambiental de Rainforest Alliance, el Perfil del Operador y/o el Plan del Sistema de
Producción y Procesado Orgánico de NOP, o al Plan de Manejo Orgánico del reglamento
orgánico de la Unión Europea.
Anexos de la Norma Interna
PRODUCTOS PERMITIDOS PARA LA FERTILIZACIÓN DE CULTIVOS ORGÁNICOS

Productos permitidos para la fertilización del suelo, según Reglamento Técnico para los
productos orgánicos del Perú (DS 044-2006-AG):
(Restringido (“R”) significa que el programa de certificación debe establecer condiciones y
procedimientos para su uso).
# Nombre Categoría según Prohibido (“P”) por:

el DS No NOP CEE JAS
044/06 Ag 889-
08
1 Compost, estiércol líquido (purín) y orinas (sin uso de sales), Libre R
solo de crianza extensiva
2 Estiércoles líquidos con uso de sales, solo de crianza Restringido
extensiva
3 Restos de cultivos orgánicos y abonos verdes Libre
4 Paja y otras coberturas del suelo (mulch) Libre
5 Algas y productos a partir de algas, obtenidos por procesos Restringido
físicos o extraídos con agua o ácido acuoso y/o soluciones
alcalinas
6 Turba, aserrín, virutas y cortezas, siempre que provengan de Libre R
madera no tratada y sea de fuentes renovables.
7 Vinaza y extractos de vinaza Restringido R
8 Guano de islas Restringido
9 "Humus" de lombrices Restringido
10 Harina de pescado, sangre, de carne, de huesos , cuernos Restringido
pesuñas y de plumas, lana, pelos, productos lácteos
11 Productos y subproductos orgánicos de origen vegetal para Restringido
abono (por ejemplo: harina de tortas oleaginosas, cáscara de
cacao, etc.)
12 Lodos de aguas servidas y compost urbano, de fuentes Restringido y P P
separadas y evaluados para la contaminación solamente para
reforestación
13 Pescado y productos a partir de pescado, sin preservantes Restringido
14 Subproductos de industrias alimentarias y textiles, de material Restringido
biodegradable de origen microbiano, vegetal o animal, sin
aditivos sintéticos
Minerales
1 Algas marinas calcificadas Libre
2 Cenizas de madera no tratada Restringido
3 Sulfato de Calcio (yeso) y solución de cloruro de calcio Restringido R
4 Carbonato de calcio de origen natural (por ejemplo: Creta, Libre
marga, roca calcárea molida, arena calcárea, Creta fosfatada,
etc.)
5 Cal magnesiano / dolomítico Restringido
6 Cloruro de sodio Restringido
7 Oligoelementos Restringido R
8 Escoria básica Restringido
9 Fosfatos naturales Restringido
10 Sulfato de magnesio (por ejemplo: Kieserita) Restringido R
11 Potasio mineral con bajo contenido de cloro (ejm: Sulfato de Restringido R
potasio, Silvanita, patenkali, etc.)
12 Azufre elemental Restringido
13 Roca Fosfórica Natural Restringido R
14 Rocas pulverizadas Restringido
FITOSANITARIOS PERMITIDOS EN CULTIVOS ORGÁNICOS
Productos permitidos para el manejo fitosanitario, según DS 044-2006-AG:
# Nombre Categoría Prohibido (“P”)por:

según el DS NOP CEE JAS
No 889-
044/06 Ag 08
1 Azadirachta indica (neem) Restringido
2 Aceites vegetales (por ejemplo, aceite de menta, aceite de Libre
pino, aceite de alcaravea)
3 Aceites minerales ligeros Restringido
4 Arcillas (ej. bentonita, perlita, vermiculita, zeolita) Libre
5 Azufre Restringido
6 Bicarbonato de sodio Restringido
7 Cal viva y Sulfuro de cal (polisulfuro de calcio) Restringido
8 Cloruro de calcio / soda Restringido P
9 CO2 (solo para uso en almacenes) Libre
10 Feromonas (solo en trampas y dispensadores) Libre
11 Gelatina Libre
12 Infusión de tabaco Nicotiana tabacum (solución acuosa) Restringido R
13 Lecitina Libre
14 Sal de potasio rica en ácidos grasos (jabón suave) Libre P
15 Liberación de parásitos y depredadores de insectos plagas, con Restringido
declaración de libres de OGM.
16 Permanganato de potasio, Alumbre potasio (Kalinita) Restringido
17 Microorganismos (bacterias, virus y hongos), por ejemplo, Restringido
Bacillus thuringensis, Baculo virus, etc; on declaración de
libres de OGM.
18 Preparados animales y vegetales Restringido
19 Propóleos Libre
20 Piretrinas extraídas de Chrysanthemum sp y Pyrethrum sp Restringido
21 Quassia amara Restringido
22 Rotenona extraída de Derris spp, Lonchocarpus spp y Restringido
Terphrosia spp
23 Repelentes a partir de plantas Libre
24 Ryania Restringido
25 Sales de cobre en forma de hidróxido de cobre, oxicloruro de Restringido
cobre, sulfato de cobre tribásico u óxido cuproso (solo para la
preparación de caldo bordalés y menos de 5 kg/ha/año de
cobre).
26 Arena de cuarzo y Silicatos Libre
27 Tierra de diatomeas Restringido
28 Trampas cromáticas Libre
29 Trampas mecánicas Libre
30 Cera de abejas Libre
31 Fosfato diamónica como atrayente (sólo en trampas) Restringido
32 Metalldehído (sólo en trampas) Restringido
33 Etileno Libre
34 Aceite de parafina Libre

Manual Simplificacion Herramientas SIGC PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Simplificacion Herramientas SIGC PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimientos

Febrero del 2011

Capítulo II: Estructura

Capítulo III: Procedimientos de actuación

Los miembros de la Plataforma Peruana de la

El trabajo de la plataforma en el Perú tiene como objetivo la simplificación de las

3. Presentación del trabajo

4. Objetivo del Manual

5. Alcance del Manual

1. Responsable del SIGC

4. Área de asistencia técnica

Los siguientes procedimientos deben garantizar un trabajo eficaz de las organizaciones de

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 1 de 10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 2 de 10

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 3 de 10

6.1.3 Estructura de Documentos Gráficos.

Simbología usada para diagramas de flujo

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 4 de 10

6.1.4 Diseño de la Página

Campo 1: Debe contener el nombre/logotipo de de la Plataforma SCAN.

Tipo de documento Sigla

YY: Es el número secuencial (se inicia en 01) correspondiente a cada emisor

Campo 6: Número de revisión. Se inicia con la revisión “00”

6.1.5 Contenido del documento:

6.2 Control de Documentos

6.2.2 Revisión y aprobación de Documentos

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 5 de 10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se indica en el

6.2.3 Control y Registro de Documentos

Si el documento es una revisión de un documento aprobado anteriormente, la

La Coordinación de la Plataforma SCAN se asegura de que se identifiquen los

6.2.4 Distribución y Retiro de Documentos

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 6 de 10

Los documentos válidos son estipulados, con su respectiva fecha de aprobación y su

Cuando una organización requiera un documento de la Plataforma SCAN, lo solicita a

6.2.5 Archivo de Documentos

La Coordinación de la Plataforma SCAN mantiene una copia de las revisiones

6.2.6 Modificación de Documentos

A criterio de ellos, concertado con la Coordinación de la Plataforma SCAN, uno o

Cuando se modifique un documento y/o su anexo se debe actualizar la revisión y

La modificación de cualquier párrafo en el texto de un documento se señala en el

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 7 de 10

Párrafo dice Debe decir

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 8 de 10

REG-00: Listado de documentos de SCAN - Perú

________________________ Fecha: ………………….

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 9 de 10

ANEXO 1: CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

Procedimiento: Estructura y control de Revisión: 0 Página 10 de 10

ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIÓN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Coordinación Organizaciones integrantes de Organizaciones que aplican

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

6.2 Control de cumplimiento

6.2.2 Inspección Interna

6.3 Proceso de aprobación y divulgación de resultados

Si la ficha de inspección interna no evidencia no conformidades u observaciones, se

Si se detectan no conformidades u observaciones menores, el productor puede seguir

La tipificación de las infracciones a la Norma Interna de Producción Sostenible y las

6.3.4 Divulgación de resultados

El responsable del SIGC elabora dos listas:

1. Lista de productores aprobados