Lista de chequeo

para gestionar riesgos operativos

Guía de lista de chequeo para gestionar riesgos operativos

Introducción

¿Qué es una lista de chequeo?

Una lista de chequeo es un conjunto de criterios que deben cumplirse para
asegurarse de que un proyecto se desarrolle con normalidad. Esta guía
puede ser adaptada a diferentes tipos de proyectos.

¿Por qué es importante?

Elaborar una lista de chequeo puede ser una tarea angustiante porque
normalmente se tiende a abarcar muchos asuntos, ¿pero cómo cerciorarse
de que no se pasan por alto los más importantes? Esta lista de chequeo
puede servir como una herramienta de discusión rápida para confirmar que
el equipo está enfocado en los objetivos del proyecto. Una revisión
exhaustiva puede evitar ser sorprendido por riesgos probables, como
cambios inesperados en los requisitos de los entes reguladores o en las
dinámicas organizacionales.

¿Cómo usarla?
Cuando cree su primera lista de chequeo, revísela con el equipo para
realizar ajustes o incluir nuevos ítems. Incluso si usted está convencido de
que una categoría no aplica para el proyecto, discútala con las personas
implicadas.

Después de que el equipo se encuentre seguro de que ha identificado

todos los riesgos posibles, clasifique la lista de acuerdo con los
procedimientos y los estándares de su organización. A cada riesgo
asígnele un responsable, que se encargará de monitorearlos y de tomar
medidas en caso de que ocurran.

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Si un elemento fundamental del proyecto cambia, actualice la información
de la lista. Especifique en la primera parte si ha surgido un nuevo riesgo o
si algún riesgo que había sido identificado previamente se ha concretado.

Revise la lista de chequeo periódicamente antes de tomar una decisión

que afecte el proyecto. Una lista que no sea actualizada con frecuencia no
contribuirá mucho para mitigar los daños que ocurran.

Cuando se finalice el proyecto, revise con el equipo la lista de riesgos y

esta lista de chequeo con el fin de determinar si se pasó por alto algún
riesgo significativo durante la primera estimación de los riesgos. En caso
de que se identifique alguno, adicione nuevas categorías a esta lista de
chequeo. Con el tiempo, basándose en esta guía, usted podrá desarrollar
una lista de chequeo personalizada que refleje las condiciones específicas
de su proyecto. (No elimine ningún elemento de esta lista. El hecho de
que no sea aplicable para un proyecto no significa que no pueda serlo en
otros).

La lista de chequeo comienza en la próxima página.

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Lista de chequeo
Actividades por realizar
¿Están alineadas las actividades del proyecto con la estrategia y los
objetivos del negocio?

¿Existe alguna complejidad técnica para desarrollar las actividades?

¿Las actividades se han hecho anteriormente con éxito?

¿Hay alguna actividad que sea completamente nueva?

¿Hay alguna actividad de rutina?

¿Hay alguna actividad que se haya hecho antes pero que haya fallado?

¿La organización depende de las actividades del proyecto?

¿Hay alguna diferencia entre las actividades del proyecto y la

normatividad interna y externa?

Personas que realizan las actividades

¿Están disponibles tiempo completo las personas que trabajan en el
proyecto?

¿Están capacitadas para realizar el trabajo?

¿Cuentan con el tiempo suficiente?

¿Tienen el entrenamiento suficiente?

¿Tienen experiencia previa en proyectos del mismo tipo, tamaño y

complejidad?

¿Las personas que trabajan en el proyecto entienden los objetivos?

¿Las personas que trabajan en el proyecto conocen y aplican la

metodología establecida?

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Tiempo de entrega
¿El tiempo de entrega es flexible?

¿El tiempo de entrega está impuesto fuera de la organización?

¿Cuántas actividades del proyecto están cerca de finalizar?

¿El cálculo del tiempo de entrega está basado en el número de tareas y en

la duración de cada una?

¿Se están teniendo en cuenta factores externos e imprevisibles que

puedan afectar el calendario del proyecto?

¿Los tiempos de entrega se calcularon con base en la duración de otros

proyectos y en otras prioridades de la organización?

¿Las personas que trabajan en el proyecto conocen el cronograma?

¿Hay algún otro proyecto más prioritario dentro de la empresa?

Costos
¿Todo el presupuesto está aprobado y disponible?

¿Existe un límite de tiempo para disponer del presupuesto?

¿El presupuesto disponible concuerda con los resultados esperados?

¿Se han generado los archivos de recaudación?

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Procesos
¿Son adecuadas las capacidades técnicas y de desarrollo de la
organización?

¿Se han encontrado fallas en alguno de los procesos en curso?

¿Se han realizado pruebas y controles periódicos?

¿Ha habido interrupción de aplicativos críticos?

¿Se han enviado a tiempo los reportes al ente regulador?

¿Existe un proceso de escalamiento interno de riesgos?

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