The Senior Manager

The senior manager will be the team member who oversees all aspects of the
transition and ensures that the process is moving along on schedule. Most often, this
rolewill fall to the office manager, but may be delegated to another individual if deemed
more appropriate. It is critical that the senior manager have a strong grasp on every aspect
of office workflow. Also, he or she should have the ability to synthesize many opinions
shared by the team into clear and realizable goals. Working hand-in-hand with the
physician champion, the manager will cast the vision for the EHR roll-out and be ready to
address dissenting concerns.
Throughout the transition process, the senior manager will be responsible for all
administrative aspects of the team. This typically entails regular communication with the
EHR vendor, serving as go-between for any issues or questions that may arise. He or she
may also need to collate and disseminate any documents generated by the team, such as
surveys, questionnaires, and requests for information. It will also be the responsibility of
the team manager to make sure that realistic goals are established and are consistently re-
evaluated, so that at the end all members of the team will feel their needs were addressed.
Moving forward, the senior manager will be a “superuser” of the the EHR, and may
share this role with the physician champion. This means both will have advanced training
in the operation of all of the available features of the product and may have access to
additional functionality. They should be familiar with how every user will employ the new
technology so that they can assist them in training and daily operations. Also, they need to
ensure that the EHR is operating prop-erly and that users are following the established
procedures. For example, they may need to generate queries and/or reports to make sure
patient interactions are properly documented and notes are electronically signed.

Manajer senior akan menjadi anggota tim yang mengawasi semua aspek transisi dan
memastikan bahwa proses bergerak sepanjang sesuai jadwal. Paling sering, peran ini akan jatuh
ke fi manajer ce, tapi dapat didelegasikan kepada individu lain jika dianggap lebih tepat. Sangat
penting bahwa manajer senior yang memiliki pemahaman yang kuat pada setiap aspek dari
kantor alur kerja. Juga, ia harus memiliki kemampuan untuk mensintesis banyak pendapat
bersama oleh tim ke tujuan yang jelas dan realisasi. Bekerja tangan-di-tangan dengan juara
dokter, manajer akan dilemparkan visi untuk peluncuran HER dan siap untuk mengatasi masalah
dissenting.
Selama proses transisi, manajer senior yang akan bertanggung jawab untuk semua aspek
administrasi tim. Ini biasanya memerlukan komunikasi rutin dengan vendor EHR, melayani
sebagai perantara untuk setiap masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul. Dia juga mungkin
perlu untuk menyusun dan menyebarkan dokumen yang dihasilkan oleh tim, seperti survei,
kuesioner, dan permintaan informasi. Ini juga akan menjadi tanggung jawab dari manajer tim
untuk memastikan bahwa tujuan yang realistis adalah didirikan dan secara konsisten dievaluasi
kembali, sehingga pada akhirnya semua anggota tim akan merasa kebutuhan mereka itu
ditujukan.
Ke depan, manajer senior akan menjadi "superuser" dari EHR, dan dapat berbagi peran ini
dengan juara dokter. Ini berarti keduanya akan memiliki pelatihan lanjutan dalam operasi semua
fitur yang tersedia dari produk dan mungkin memiliki akses ke fungsi tambahan. Mereka harus
terbiasa dengan bagaimana setiap pengguna akan menggunakan teknologi baru sehingga mereka
dapat membantu mereka dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Juga, mereka perlu memastikan
bahwa EHR beroperasi dengan benar dan bahwa pengguna mengikuti prosedur yang ditetapkan.
Misalnya, mereka mungkin perlu untuk menghasilkan permintaan dan / atau laporan untuk
memastikan interaksi pasien yang didokumentasikan dan catatan ditandatangani secara
elektronik.

Workflow Analyse
Few physicians spend time thinking about the “workflow” in their practices, but most
would be quick to notice if it were disrupted. Let’s face it, we are all creatures of habit, and
become comfortable operating within a normal routine. Inevitably, the introduction of
health information technology into an office will create a new routine, and there is no
question that workflow – and therefore efficiency – will be greatly affected. One way to
minimize the disruption is to start with a solid understanding of the current office
workflow and identify the key steps essential to maintaining productivity. This begins with
asking the right questions and ends with no stone left unturned.
 Beberapa dokter menghabiskan waktu untuk berpikir tentang "alur kerja" dalam praktek
mereka, tetapi kebanyakan akan cepat untuk melihat apakah itu terganggu. Mari kita hadapi itu,
kita semua makhluk kebiasaan, dan menjadi nyaman beroperasi dalam rutinitas normal. Tak
pelak, pengenalan teknologi informasi kesehatan menjadi kantor akan membuat rutinitas baru,
dan tidak ada pertanyaan yang bekerja fl ow - dan karena itu efisiensi - akan sangat terpengaruh.
Salah satu cara untuk meminimalkan gangguan tersebut adalah untuk memulai dengan
pemahaman yang kuat dari arus kantor alur kerja dan mengidentifikasi langkah-langkah kunci
penting untuk menjaga produktivitas. Ini dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat dan
berakhir dengan tidak ada batu terlewat.

Let’s Start at the Very Beginning...

The logical place to begin analyzing workflow is the front desk. This is typically the
initial interface between patients and a practice, either in person or through the telephone.
Most offices already use computerized practice management tools, so it62 C. Notte may be
very easy for transition to a full EHR for scheduling patient encounters. Beyond that,
however, many physician groups are still relying heavily on paper for intra-office
communications. This an be the biggest hurdle to overcome when making the switch.
In all toomany practices, staffmembers jot down sensitive information on “sticky
notes” and post them in a place they hope a physician will notice. This is a very dangerous
practice on many levels: it provides the opportunity for important messages to be over-
looked, does not allow for permanent documentation of critical information, and raises
several security and legal issues. With the looming fears of the Health Information
Portability and Accountability Act (HIPAA), it is difficult to overstate the concern.
Fortunately, the transition to an electronic health record is the ideal time to address this
unhealthy practice in the concerted attempt to go “paperless.”
One might start by considering simple ergonomics. In order to ditch the sticky notes,
the information collected from a phone call needs to be simultaneously and efficiently
entered into a computer. This means the staff member will need to type while speaking on
the phone, so hands-free headsets may need to be ordered. Also, every employee will need
access to a workstation both to send and receive messages.
While at first the simple process of communicating a phone message may seem
terribly inefficient with the computer, the eventual time savings can be significant. No
longer must an employee engage in furtive searches for patient charts, nor must they track
down the doctor to convey the information from the call. A well implemented EHR should
make all the necessary data accessible to the message recipient as soon as he or she logs into
the system. If the message is intended for a care provider, that provider can open and
review the message even when in the
room with another patient, and instantly respond more efficiently than ever before. But
this requires a time investment at the outset to develop procedures that the entire staff will
follow. If the proper information is not collected consistently, phone calls and other patient
interactions can become a logistical nightmare. It therefore makes sense to spend time
thinking about how patient information will initially be entered into the electronic record.
In many practices, patients fill out paperwork prior to their initial visit, eliciting past
medical history, medications, allergies, and other clinically relevant data. In an attempt to
eliminate paper, those same data will now need to be collected electronically. Some offices
choose to simply ranscribe the information from paper into the EHR. While this may
initially be a stopgap solution, it is not an acceptable longterm strategy. For any EHR
implementation to be successful, processes should be reduced to as few steps as possible
and should not be dependent on paper at all. One way to achieve this is to allow patients to
enter data directly into the EHR on their own.
Upon check-in, patients can be handed a notebook or tablet computer, or directed to
sit down at a terminal in the waiting room. The computer can prompt them to enter past
history and answer questions related to their current visit. This not only collects relevant
data, but also can simplify the documentation process for the care provider. It presents
some interesting challenges, as well. Once this process is in place, it may4 Pre-
implementation Planning and Workflow Analysis 63 preclude certain patients from
entering useful information. Patients who are illiterate, physically or mentally challenged,
or elderly may find interacting with their physician in this way to be overwhelming or even
impossible. Others may be unwilling to use the computer due to perceived security
concerns. If the waiting room is not designed to offer privacy, this may mean considering
an architectural change, such as installing individual kiosks for patients to sit at for data
entry. Regardless of how the technology is employed, the burden will be on the front-office
staff to ensure everyone is comfortable using it. This may be time-consuming and
ultimately frustrating, so keeping things simple for patients is the key to making it work
well

Tempat yang logis untuk memulai menganalisis alur kerja adalah resepsionis. Ini biasanya
antarmuka awal antara pasien dan praktek, baik secara langsung atau melalui telepon. Sebagian
besar kantor-kantor sudah menggunakan alat praktek manajemen terkomputerisasi, sehingga it62
C. Notte mungkin sangat mudah untuk transisi ke EHR penuh untuk penjadwalan pertemuan
pasien. Di luar itu, bagaimanapun, banyak kelompok dokter masih sangat bergantung pada kertas
untuk komunikasi intra-kantor. sebuah ini menjadi rintangan terbesar untuk mengatasi ketika
membuat saklar.
Dalam semua praktik toomany, staffmembers menuliskan informasi sensitif pada "catatan
tempel" dan posting mereka di tempat mereka berharap dokter akan melihat. Ini adalah praktek
yang sangat berbahaya pada berbagai tingkatan: memberikan kesempatan untuk pesan penting
untuk di-tampak, tidak memungkinkan untuk dokumentasi permanen informasi penting, dan
menimbulkan beberapa keamanan dan masalah hukum. Dengan ketakutan menjulang Informasi
Portabilitas Kesehatan dan Akuntabilitas Act (HIPAA), itu adalah sulit untuk melebih-lebihkan
perhatian. Untungnya, transisi ke catatan kesehatan elektronik adalah waktu yang ideal untuk
mengatasi praktik yang tidak sehat ini dalam upaya bersama untuk pergi "paperless."
Orang mungkin mulai dengan mempertimbangkan ergonomi sederhana. Untuk parit
catatan tempel, informasi yang dikumpulkan dari panggilan telepon harus secara simultan dan
secara efisien dimasukkan ke dalam komputer. Ini berarti anggota staf akan perlu mengetik
ketika berbicara di telepon, sehingga hands-free headset mungkin perlu dipesan. Juga, setiap
karyawan akan memerlukan akses ke workstation baik untuk mengirim dan menerima pesan.
Sementara pada pertama proses sederhana mengkomunikasikan pesan telepon mungkin
tampak sangat tidak efisien dengan komputer, penghematan waktu akhirnya bisa signifikan.
Tidak lagi harus seorang karyawan terlibat dalam pencarian sembunyi-sembunyi untuk grafik
pasien, juga harus mereka melacak dokter untuk menyampaikan informasi dari panggilan.
Sebuah EHR diterapkan dengan baik harus membuat semua data yang diperlukan dapat diakses
oleh penerima pesan secepat dia log ke dalam sistem. Jika pesan ini ditujukan untuk penyedia
layanan, penyedia yang dapat membuka dan meninjau pesan bahkan ketika di ruangan dengan
pasien lain, dan langsung merespon lebih efisien daripada sebelumnya. Tapi ini memerlukan
investasi waktu di awal untuk mengembangkan prosedur bahwa seluruh staf akan mengikuti.
Jika informasi yang tepat tidak dikumpulkan secara konsisten, panggilan telepon dan interaksi
pasien lainnya dapat menjadi mimpi buruk logistik. Karena itu masuk akal untuk menghabiskan
waktu berpikir tentang bagaimana informasi pasien awalnya akan dimasukkan ke dalam catatan
elektronik.
Dalam banyak praktek, pasien fi akan keluar dokumen sebelum kunjungan awal mereka,
memunculkan sejarah masa lalu medis, obat-obatan, alergi, dan data lainnya yang relevan secara
klinis. Dalam upaya untuk menghilangkan kertas, mereka data yang sama sekarang akan perlu
dikumpulkan secara elektronik. Beberapa ces fi memilih untuk hanya ranscribe informasi dari
kertas ke EHR. Sementara ini mungkin awalnya menjadi solusi sementara, itu bukan merupakan
strategi jangka panjang yang dapat diterima. Untuk setiap implementasi EHR untuk menjadi
sukses, proses harus dikurangi sebagai langkah sesedikit mungkin dan tidak boleh tergantung
pada kertas sama sekali. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah untuk memungkinkan pasien
untuk memasukkan data secara langsung ke dalam EHR sendiri.
Setelah check-in, pasien dapat diserahkan notebook atau komputer tablet, atau diarahkan
untuk duduk di sebuah terminal di ruang tunggu. komputer dapat meminta mereka untuk
memasuki sejarah masa lalu dan menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan kunjungan
mereka saat ini. Hal ini tidak hanya mengumpulkan data yang relevan, tetapi juga dapat
menyederhanakan proses dokumentasi untuk penyedia layanan. Hal ini menyajikan beberapa
tantangan yang menarik, juga. Setelah proses ini di tempat, may4 Perencanaan Pra-pelaksanaan
dan Kerja fl ow Analisis 63 menghalangi mutasi pasien tertentu dari memasukkan informasi
yang berguna. Pasien yang buta huruf, secara fisik atau mental, atau orang tua mungkin akan
menemukan berinteraksi dengan mereka dokter dengan cara ini menjadi luar biasa atau bahkan
tidak mungkin. Lainnya mungkin tidak mau menggunakan komputer karena masalah keamanan
yang dirasakan. Jika ruang tunggu tidak dirancang untuk menawarkan privasi, ini mungkin
berarti mempertimbangkan perubahan arsitektur, seperti menginstal kios individu bagi pasien
untuk duduk di untuk entri data. Terlepas dari bagaimana teknologi ini bekerja, beban akan
berada di depan staf ce fi untuk memastikan semua orang nyaman menggunakannya. Ini
mungkin memakan waktu dan akhirnya frustasi, sehingga menjaga hal-hal sederhana untuk
pasien adalah kunci untuk membuatnya bekerja baik

Rangkuman :
1. The Senior Manajer
The senior managers who will be a member of a team of Yang oversee all aspects of
the transition and ensure that the process is Moving On Schedule. Most, Singer Role will fall
into a manager, but can be delegated to another individual if deemed more appropriate. Very
important that senior managers who have a grasp on every aspect.
During the transition process, a senior manager who will be responsible for all aspects
of the administration team. Usually requires regular communication with EHR vendors. It
will also be the responsibility of the team manager to ensure that realistic goals are
established and consistently reevaluated, so that eventually all the team members will feel
their needs were addressed.
2. Workflow Analyse
Some doctors spend time thinking about "workflow" in their practice, but most will be
quick to see if it is disrupted and there is no question workflow and therefore the efficiency
will be greatly affected. One way to minimize the disturbance is to start with a solid
understanding of current office workflow and identify the key steps essential to maintain
productivity.
3. Lest Start
The logical place to begin analyzing workflow is the front desk. This is typically the
initial interface between patients and a practice, either in person or through the telephone.
While at first the simple process of communicating the message the phone may seem very
inefficient with computers, saving time could eventually be significant. An EHR is applied
properly should make all the necessary data can be accessed by the recipient of the message
as soon as the dialogue into the system. If this message is intended for service providers, the
provider can open and review the messages even when in a room with other patients, and
instantly respond more efficiently than ever before. But this requires an investment of time
in the beginning to develop a procedure that all staff will follow. If the right information is
not collected consistently, phone calls and other patient interaction can be a logistical
nightmare. It therefore makes sense to spend time thinking about how patient information
will initially be put into electronic records.
In many practices, patients fill out paperwork prior to their initial visit, eliciting past
medical history, medications, allergies, and other clinically relevant data. In an attempt to
eliminate paper, those same data will now need to be collected electronically. Regardless of
how the technology is employed, the burden will be on the front-office staff to ensure
everyone is comfortable using it. This may be time-consuming and ultimately frustrating, so
keeping things simple for patients is the key to making it work well