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Lo primero que vamos a hacer es abrir Access y crear una nueva base de datos en blanco.
En el inicio de Windows
escribimos Access y en la
parte superior ya se muestra
el programa, le damos clic
para abrirlo
En la siguiente ventana se muestra el espacio de trabajo de Access y se crea por defecto una nueva
tabla que no vamos a utilizar y procedemos a cerrarla.
Vamos hacer clic en la ficha crear y luego en el botón diseño de Tabla (observe la imagen)
Se abrirá la siguiente ventana, donde vamos a colocar los nombres de los campos que vamos a
utilizar, le vamos a definir los tipos de datos y sus propiedades y le daremos una descripción si es
necesario.
Hagámoslo de la siguiente forma, haga clic en el tipo de dato del campo PROFESIÓN U OFICIO y
seleccione Asistente para búsqueda
En la siguiente ventana seleccione la opción Escribir los valores que yo desee y dele siguiente.
Al campo VINCULO CON LA EMPRESA debes hacerle una lista como la siguiente
Antes de guardar la tabla observa que todo este bien compara tu tabla con la que se muestra en la
siguiente ventana
Observa la llave
del campo clave,
los nombres y los
tipos de datos de
los demás campos
Guardemos la tabla con el nombre TABLA DATOS BÁSICOS
Ahora vamos a crear las consultas que vamos a utilizar para nuestra base de datos:
Crear una consulta sencilla utilizando el asistente para consultas sencillas o en modo diseño
1. Vamos hacer clic en la ficha crear, luego en el botón asistente para consultas del grupo
consultas
En la siguiente ventana podemos observar que podemos observar una opción que dice
Tabla/Consulta lo que quiere decir que puedo hacer una consulta con los datos de una tabla u otra
consulta. En nuestro caso solo tenemos una tabla y esa va ser nuestro origen de datos para crear
la consulta
Cuando tengamos todos los campos desde el ID hasta el campo NOTA, Damos clic en siguiente.
Te aparecerá vacía porque aún no tenemos datos, no te preocupes más tarde le agregaremos
registros.
Ya tenemos dos elementos
de bases de datos Una
Tabla y una consulta Por lo pronto vamos a
cerrar esta consulta
Ahora Vamos a crear un formulario que permita alimentar (Agregar registro) a nuestra base de
datos.
Un formulario lo podemos hacer de los datos de una tabla o una consulta, hay varias formas de
crear un formulario: Por auto formulario, por asistente o en modo diseño.
Vamos a utilizar el modo asistente para ver mas características del programa.
Vamos a la ficha Crear y en el grupo formulario vamos a hacer clic en el botón Asistente para
formularios:
En la siguiente ventana podemos seleccionar la Tabla o Consulta que vamos a utilizar para nuestro
formulario, Nosotros vamos a utilizar la CONSULTA GENERAL,
Quedaría Así:
Lo vamos a llamar
FORMULARIO DATOS
BÁSICOS y le damos
finalizar
Ahora podrás observar cómo queda nuestro formulario el cual vamos a utilizar para alimentar y
modificar los datos de nuestra Base de datos empresarial.
Agreguemos el siguiente registro
Esto porque el campo ID es auto numérico, y no tenemos Fotos tampoco NOTAS que colocar
Ahora agrega cinco registros más, inventa los nombres y los demás datos.
Para crear los informes también vamos a crear el asistente para informes
Oprime siguiente
En la siguiente ventana le damos un nivel de agrupamiento, esto es opcional, pero vamos a
agruparlo por el campo VINCULO CON LA EMPRESA, selecciona el campo VINCULO CON LA
EMPRESA y lo pasas a la siguiente ventana, Observa la imagen. Oprime siguiente.
En la siguiente ventana nos pide ordenar los datos seleccionamos NOMBRE COMPLETO y le damos
siguiente
Siguiente
En la siguiente ventana le damos el nombre al informe, lo llamamos INFORME GENERAL
Le damos Finalizar
Así quedaría nuestro informe, Agrupado por Vinculo con la empresa, claro a usted le deben
aparecer más registros
Recuerda que los elementos de bases de datos más apropiados para imprimir la información son
los Informes.
Ahora ya tenemos listo los cuatro elementos principales de una base de datos
Lo que vamos hacer ahora es a crear otros objetos que nos ayuden a automatizar la Base de Datos
por ejemplo: Formulario que permita solo la entrada de datos, consultas con criterios, formularios
de búsqueda, etc.
Vamos a crear una consulta con criterios utilizando los datos de la consulta que ya tenemos
UBIQUE LA CONSULTA GENERAL Y DELE DOBLE CLIC PARA ABRIRLA
Deben aparecer todos los registros que hemos incluido en nuestra base de datos, de seguro que
usted tiene más que yo
Vamos a ver la consulta en modo diseño para poder crearle los criterios, Ficha inicio, Botón Ver,
Opción Vista Diseño
A ver concentraditos
por Favor, al darle
aceptar acabas de
crear una nueva
consulta
y dale Aceptar
Nueva Consulta
Zona de
criterios Aquí en la zona de criterios del
campo VINCULO CON LA EMPRESA,
vamos a escribir lo siguiente:
[Digite la relación]
Entre corchete no llaves ni paréntesis
La frase “Digite la Relación” Es solo una ayuda todo el trabajo lo hacen los corchetes
A ver y te cuento, si no te
funcionó es porque hiciste algo
Listo ya sabes aplicar criterios de este tipo mal te recomiendo empezar
nuevamente este punto
Cierra la consulta y ahora vamos hacer un formulario que nos permita buscar registros y un
formulario de solo entrada de registros.
Abramos el FORMULARIO DATOS BÁSICOS
Dale finalizar
Observa el cuadro combinado, yo sé que usted puede dejarlo con una mejor apariencia
El cuadro combinado
cámbiele la apariencia
Ver vista
formulario
Por favor Por favor Guarda los cambios: Ojo Guarda los cambios, Boton Guardar o CTRL +G
FORMULARIO NUEVO
REGISTRO
Observa el nuevo formulario
Debes pasarla a SI
Lo que acabas de hacer es decirle a Access que ese formulario será solo de entrada de datos
Por ahora borra el control de búsqueda puesto que en este formulario no servirá de Nada
Como puedes darte cuenta que no aparecerá ningún registro ¿Por qué será? Pues simple este
formulario es solo para agregar registros no para mostrar.
Guarda el formulario
Si quieres probarlo ingresa un nuevo registro
Cierra el formulario
Ahora Abre el formulario FORMULARIO DATOS BÁSICOS y busca el registro que
creaste anteriormente
Ya casi terminamos
(yo llevo 6 horas haciendo u tutorial que tú haces en una hora)
Terminada esta parte espera la segunda parte…..solicítala a la
docente.