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MANUAL EXCEL
AVANZADO
2010
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DOCENTES: MARIO ERASO MOSCOSO – ANGELICA ESCOBAR
TABLA DE CONTENIDO
1. SOLVER ................................................................................................... 4
1.1. Definir y resolver un problema con Solver .................................................. 4
1.2. Parámetro de Solver ................................................................................ 5
1.2.1. Establecer objetivo ............................................................................... 6
1.2.2. Valor de la celda objetivo ...................................................................... 6
1.2.3. Cambiando las celdas de Variables ......................................................... 7
1.2.4. Sujetas a las siguientes restricciones ...................................................... 7
1.2.5. Resolver.............................................................................................. 8
1.2.6. Métodos de resolución usados por Solver ................................................ 9
1.3. Demostración de Ejercicio Aplicando Solver ................................................ 9
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1. SOLVER
Es una de las herramientas más potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor
solución a un problema, modificando valores e incluyendo condiciones o
restricciones.
¿Cómo?
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Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en
Mín.
Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a
continuación, introduzca el valor en el cuadro.
Introduzca un nombre o referencia para cada celda ajustable, separando con comas
las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o
indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200
celdas ajustables como máximo.
Haga clic en la relación (<=, =, >=, int, bin o dif) que desea establecer
entre la celda a la cual se hace referencia y la restricción.
Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro Restricción. Si hace clic en
bin, aparece binary en el cuadro Restricción. Si hace clic en dif, aparece
alldifferent en el cuadro de diálogo Restricción.
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Nota:
1.2.5. Resolver
Sugerencia
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Digite la siguiente tabla, donde se reflejan las ventas de tres productos. En las
columnas D, E y F introduzca las fórmulas necesarias para hallar los valores
correspondientes:
El ejercicio consiste en ajustar los precios de los productos de forma que el precio
de venta al público (P.V.P.) (F9) se rebaje a 20.000. Se debe tener en cuenta que
el precio de cada producto no puede ser superior o inferior a un precio
determinado.
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2. En este cuadro de diálogo, como Celda objetivo pulsa en F9, que es el precio
de venta al público (P.V.P.) que se desea rebajar a 20.000.
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Lo cual significa que se quiere que Solver cambie los valores de B4 pero que el
resultado no sea inferior a 1500 ni superior a 2500.
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Observe que Solver indica que ha hallado una solución al problema. Mire la hoja de
cálculo y observe los resultados.
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Solver ha ajustado los precios de los productos, hallando un valor para cada uno
de ellos, y el valor final coincide con el buscado: 20.000.
Si pulsa Aceptar, Solver modificará la tabla, escribiendo los nuevos valores, pero
no es lo deseado en este momento.
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2. TABLAS DE DATOS
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de análisis Y sí. Una tabla de datos es un rango de celdas que
muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a los resultados
de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular
varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los
resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.
El análisis Y si es el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo
los cambios afectarán l resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,
puede utilizar una tabla de datos para variar el tipo de interés y el plazo que se
utilizan en un préstamo para determinar posibles importes de pago mensual.
Una tabla de datos no puede dar cabida a más de dos variables. Si desea analizar
más de dos variables, debe utilizar en su lugar escenarios. Aunque está limitado a
sólo uno o dos variables (una para la celda de entrada de fila y otra para la celda
de entrada de columna), una tabla de datos puede incluir tantos valores de
variables diferentes como se desee. Un escenario puede tener un máximo de 32
valores diferentes, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee.
Use una tabla de datos de una variable si desea ver cómo diferentes valores de una
variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados de esas fórmulas.
Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de una variable para ver cómo
diferentes tipos de interés afectan al pago mensual de un crédito mediante la
función PAGO.
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En el ejemplo anterior vamos averiguar para diferentes tasas de interés cual sería
el valor de la cuota del crédito a tomar; para ello utilizamos una sola variable (tasa
de interés)
Pasos:
1. Creamos la tabla de datos de una sola variable utilizando como celda objetivo el
pago mensual:
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Use una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes valores de dos
variables en una fórmula cambiarán los resultados de la misma. Por ejemplo, puede
usar una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes combinaciones
de tipos de interés y plazo (Meses) afectarán al pago mensual de un crédito.
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Una tabla de datos de dos variables usa una fórmula que contiene dos listas de
valores de entrada. La fórmula debe hacer referencia a dos celdas de entrada
diferentes.
Pasos:
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Sintaxis
En Excel 2007
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
En Excel 2010
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CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado
Matriz_buscar_en
Indicador_columnas
Ordenado
Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta
o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia
aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá
el valor de error # N/A.
Observaciones
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Ejemplo
Se desea crear una hoja de cálculo que permita encontrar el modelo, los cilindros y
el precio basados en el orden de la lista (aunque esta opción es muy limitada).
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Estas se pueden crear en la misma hoja o en otra. En este caso la vamos a crear en
otra hoja que llamaremos presentación, a la cual le podemos aplicar formatos. A la
hoja de la tabla la llamaremos Datos.
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1 2 3 4
Para llenar las celdas restantes (Cilindros y Precio) repita los tres pasos anteriores
con la diferencia que en el tercero (Indicador_Columnas) debe cambiar el número
de columna. Para los cilindros 3 y para el precio 4.
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Pero esta opción tiene sus limitaciones, ya que solo funciona si los datos están en
orden, para solucionarlo utilizaremos el campo en la función BUSCARV Ordenado al
cual cuando se le asigna falso permite encontrar datos en desorden.
Para el siguiente ejemplo no tendremos en cuanta el orden, sino la placa del auto.
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Sintaxis
EN EXCEL 2007
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
EN EXCEL 2010
CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado
Matriz_buscar_en
Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a
un rango o el nombre de un rango.
Indicador_filas
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Observaciones
Ejemplo:
Se desea crear una hoja de cálculo que muestre el pedido semana a semana de
cada departamento. La hoja debe verse así:
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2
3
4
5
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5. FUNCION BUSCAR
DEMOSTRACION:
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Una vez insertada la función buscar; esta vez elegimos la forma matricial
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Es una función de hoja de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor
o referencia; comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o
FALSO dependiendo del resultado.
ESERROR
Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un
error y Falso en caso que no lo sea.
SINTAXIS: ESERROR(Celda)
Suponga que tenemos una base de datos con los saldos por cobrar a nuestros
clientes al fin de año, la primer columna corresponde al número de identificación
del cliente; y la segunda columna contiene el saldo que nos adeuda al fin de año.
Ahora bien, por otro lado tenemos nuestro master de clientes desde el cliente 1 al
cliente número 30.
Y lo que queremos es que con ayuda de una formula se busque que clientes de
nuestra base de datos tienen saldo por pagar al fin de año.
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5. Ahora bien, una vez que logramos que la combinación de las funciones
ESERROR y BUSCARV ya no arrojen un error sino un valor, simplemente le
agregamos una tercera función que es de tipo LOGICA la función SI, de esta
forma la condicionamos a que evalué la formula, si es un error, me ponga 0 (cero),
en caso contrario que aplique la función BUSCARV.
EN EXCEL 2007
SI(ESERROR(BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0));0;BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
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EN EXCEL 2010
SI(ESERROR(CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0));0;CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
6. Por ultimo; así como le indicamos que ponga 0 (cero), le podemos indicar que
ponga otro valor o inclusive un texto, véase como queda la formula siguiente:
EN EXCEL 2007
SI(ESERROR(BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0));"Valor No
Encontrado";BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
EN EXCEL 2010
SI(ESERROR(CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0));"Valor No
Encontrado";CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
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Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
7.1. Concatenar
Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas
o directamente texto utilizando comillas "".
Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
Observa que el segundo argumento es " " (Comillas espacio Comillas);de esta
forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio.
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7.2. Derecha
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde
la parte derecha de la cadena de texto.
7.3. Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los
que son de separación de palabras.
En Excel 2007
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En Excel 2010
7.4. Extrae
Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial
de una cadena de texto.
En Excel 2007
=EXTRAE(A4;11;2)
En Excel 2010
=MED(A4;11;2)
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7.5. Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde
la parte izquierda de la cadena de texto.
7.6. Largo
Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
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7.7. Mayusc
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en
mayúsculas.
Estructura: MAYUSC(Texto)
7.8. Minusc
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en
minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una
copia de la primera celda pero toda en minúsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
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7.9. Nompropio
Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la
primera letra de cada palabra que forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
OTRAS FUNCIONES:
7.11. Encontrar
Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
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7.12. Hallar
Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.
7.13. Igual
Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo
nos devolverá Verdadero o Falso.
Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)
7.14. Reemplazar
Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que
posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner.
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7.15. Repetir
Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un
texto determinado.
7.16. Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
8. IMPORTAR DATOS
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos
formas distintas:
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Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto
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Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla
(aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de
los datos en columnas. Esta sección también nos sirve si no queremos
importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)).
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En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una
ventana similar a la siguiente para elegir cuál queremos importar.
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En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde
se situarán, en una hoja existente o en una nueva.
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9. CONTROLES DE FORMULARIO
2. Lo que pueden hacer los controles. Estos controles están diseñados para
utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios complementarán
desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o
escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el
control, éste ejecuta la macro.
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9.1. Etiqueta
Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de
verificación.
9.4. Botón
Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación
a la vez en una hoja o en un grupo.
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Ejemplo:
PASOS:
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Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre uno de los botones; presionar clic derecho del mouse;
aparece una serie de opciones de ellas elegimos FORMATO DE
CONTROL para activar el botón.
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- Seleccionamos activar y vamos a vincular con una celda para que el botón
funcione; si no se vincula con una celda el botón no funciona.
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- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; presionamos cada
botón; aparece un número que lo relaciona; si presiono Bogotá aparece el
numero1; si presiono Medellín aparece el numero2; si presiono Cali aparece
el numero3.
Botón Bogotá
Botón Medellín
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Botón Cali
- Continuando con nuestro ejemplo para que en la celda B16 aparezca cada
ciudad creamos una base de datos con las ciudades y aplicamos la función
BUSCARV para que encuentre la celda vinculada (el numero) dentro de la
base de datos creada:
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Ciudad Bogotá
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Ciudad Medellín
Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en el cuadro de lista.
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Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre uno el cuadro de lista; presionar clic derecho del mouse;
aparece una serie de opciones de ellas elegimos FORMATO DE
CONTROL para activar el cuadro de lista.
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Aceptar.
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- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; seleccionamos algún
gasto de los que están dentro del cuadro de lista; aparece un número que
relaciona cada gasto; si selecciono nomina aparece el numero1; si selecciono
Arriendo aparece el numero2; si selecciono Leasing aparece el numero 3; así
sucesivamente con todos los gastos.
Gasto nomina
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Gasto Arriendo
- Continuando con nuestro ejemplo para que en la celda B13 aparezca cada
gasto creamos una base de datos con los gastos y aplicamos la función
BUSCARV para que encuentre la celda vinculada (el numero) dentro de la
base de datos creada:
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Gasto Nomina
Gasto Arriendo
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Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en la lista desplegable.
Ejemplo:
PASOS:
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Aceptar.
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- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; volvemos a dar clic
en el botón del cuadro combinado para que se despliegue el listado de empresas y
podamos seleccionar alguna de ellas; aparece un número que relaciona cada
empresa; si selecciono Colpatria aparece el numero1; si selecciono Ganadero
aparece el numero2; si selecciono Colombia aparece el numero 3; así
sucesivamente con todas las empresas.
Empresa Colpatria
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Empresa Ganadero
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- Aceptar; cada vez que seleccionemos una empresa del cuadro combinado
o lista desplegable aparece la empresa correspondiente en la celda E5:
Empresa Colpatria
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Empresa Ganadero
No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que
pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que
pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las
flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento.
Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de
desplazamiento y una flecha de desplazamiento.
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Ejemplo:
PASOS:
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Aceptar.
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- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcada; volvemos a dar clic
en el extremo derecho de la barra para que vaya mostrando los números con
incremento de 10; iniciando en 10 y terminando en 100. Si queremos regresar
damos clic en el extremo izquierdo de la barra y empieza a decrecer los números
de 10 en 10; iniciando en 100 y terminando en 10.
Valor actual La posición relativa del control de giro dentro del rango de
valores permitidos.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del control de giro. Este
número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real
que el control de giro debe seleccionar.
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Ejemplo:
PASOS:
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Aceptar.
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- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; desde este momento
el control se encuentra activo y al sobrevolarlo con el ratón, el puntero adquiere
forma de mano que incrementa o disminuye los valores de la celda vinculada al
control. Hacia arriba empieza a incrementar de uno en uno los números de 0 a 50;
hacia abajo empieza a decrecer los números de uno en uno de 50 a 0.
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10. MACROS
Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo
una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas más
fácilmente.
Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuación se explica el
término:
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con
alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo
frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la
letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra); para no
estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la
macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee.
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Configuración de Macros:
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Haga clic en esta
opción si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los
documentos y todas las alertas de seguridad que informan de que las
macros están deshabilitadas. Si hay documentos que contienen macros sin
firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una
ubicación de confianza. Se permite la ejecución de los documentos en
ubicaciones de confianza sin que los compruebe el sistema de seguridad del
Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Ésta es la
configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea
deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si existen
macros. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros caso por
caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas
digitalmente. Esta configuración es la misma que la de la opción
Deshabilitar todas las macros con notificación, con la excepción de
que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza,
podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se
le notifica este hecho para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente
se deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse
código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para permitir
la ejecución de todas las macros. No se recomienda usar esta opción, ya
que con esta configuración el equipo es vulnerable a código posiblemente
malintencionado.
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Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla
Control + a
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5. Aplicamos bordes (Todos los bordes) y centramos los datos; nos ubicamos en la
celda G4; y detener grabación.
6. Quedo grabada la macro; ahora creamos otra tabla; nos ubicamos en la primer
celda donde inicia la tabla y presionamos CTRL + w para aplicar la macro.
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Esta vez no usaremos método abreviado; sino vamos a utilizar un Botón de control
de formulario para grabar una macro.
Pasos:
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2. Ubicarse sobre el botón; aplicar clic derecho; aparece una serie de opciones;
elegimos Asignar macro.
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6. Cuando esta sombreado el rango anterior; el tipo de pegado tiene que ser
especial; por lo tanto vamos al menú edición; pegado especial; valores y en
operación multiplicar.
7. Se amplían las celdas para observar todos los numero; presionamos la tecla
escape para que quite el copiado de la celda C4; se ubican en una celda cualquiera
y detener grabación.
La macro consiste en llevar un presupuesto acumulado del mes por cada día de
registro en cada zona.
Para este ejercicio emplearemos una forma de la Ficha Insertar del grupo
Ilustraciones y de ella seleccionamos formas Básicas (cara sonriente).
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Pasos:
1. Inserta forma.
2. Ubicarse sobre la figura; aplicar clic derecho; del listado de opciones elegimos
asignar macro.
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3. Aparece el cuadro de asignar macro; escogemos grabar; esta vez nos pregunta
si queremos método abreviado; lo dejamos en blanco y aceptar para grabar macro.
6. Una vez hecho el pegado especial; señalamos todos los datos del presupuesto
del día (rango D6 a D9); y nos ubicamos en la celda D2.
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9. Borramos el día en la celda C2 y los datos del presupuesto acumulado del mes.
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13. Al dar clic registra el segundo día y también el acumulado de los presupuestos
del primer y segundo día.
Para esta macro tenemos dos hojas; la primera Macro Datos; y la segunda Datos.
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HOJA DATOS
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Pasos:
1. Insertar una forma en Macro datos; ubicarse sobre la forma; clic derecho del
Mouse; aparecen un listado de opciones; elegimos asignar macro; grabar; dejamos
en blanco el método abreviado; aceptar y empezar a grabar.
2. Cuando estamos grabando nos vamos a hoja datos; señalar toda la fila 2; con
clic derecho del Mouse seleccionamos insertar; e insertamos una fila. Se debe hacer
este proceso para que realice el registro de cada dato.
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3. Una vez insertada la fila volvemos a la hoja Macro datos; nos ubicamos en la
celda de cedula; presionamos CRTL sostenido; marcamos las otras celda (nombre;
dirección y teléfono); y copiar.
Observe que quedan señaladas todas las celdas antes mencionadas de color azul a
excepción de teléfono porque hay finaliza la selección.
4. Vamos a la hoja Datos; nos ubicamos en la celda A2 debajo del titulo de cedula;
realizamos el pegado especial; valores; aceptar y volver a la hoja Macro datos.
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Para esta macro tenemos dos hojas; la primera BD; y la segunda Macro
Subtotales.
HOJA BD
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Pasos:
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4. Como estamos en la hoja Macro subtotales observamos que tenemos una copia
de la Base de datos de la hoja BD.
Por lo tanto la base de datos queda con las siguientes columnas: Cedula, Nombre,
Apellidos, Profesión, Departamentos, Ciudad y Sueldo Actual.
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7. Se ha aplicado el subtotal
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10. Aplicamos la macro (CTRL + r); observamos que realiza la macro subtotales; es
decir de toda la base de datos que teníamos; realiza todo el procedimiento y me
muestra el subtotal por departamento.
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La consulta debe cumplir con una condición, dada por el criterio que se establece.
Para definir un solo criterio, es decir una consulta por un solo campo, se debe:
- Operador de relación (>, <, >=, <=, <>), para el operador de igualdad se
coloca el valor exacto que se desea consultar.
- Expresión, Valor
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En la ventada de Filtro Avanzado tiene 2 opciones, Filtrar la lista sin moverla a otro
lugar o Copiar a otro lugar, Si selecciona Filtrar la lista sin moverla a otro lugar el
filtrado se realizara en la misma base de datos, en caso contrario debe especificar
la nueva ubicación en la celda copiar a: la cual debe estar en la misma hoja de la
base de datos.
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En este caso los criterios deben ir al mismo nivel, ósea el nombre de los campos en
la misma fila y los criterios de igual manera.
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Después de haber introducido el rango y los criterios de clic en aceptar. Debe tener
en cuenta que este tipo de criterios es Y, ósea que se cumplan las dos.
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En este caso solo aparecen los ítems con un costo mayor a $44.000 que hallan sido
vendidos.
En este caso el Filtrado avanzado permite que se muestren los ítem que cumplan
cualquiera de las dos condiciones, la diferencia radica en la forma como se colocan
los criterios, los campos continúan en la misma fila, pero los criterios no. Uno en
una fila y el otro en otra una fila más abajo.
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Los comodines son caracteres utilizados como parte de una condición. Reemplazan
uno o más caracteres en el área de datos de un criterio.
COMODINES
* Remplaza una cadena de caracteres
? Remplaza un solo caracteres
Por ejemplo si quiero filtrar todos los nombres que inicien por A. El criterio debe
escribirse de la siguiente forma.
NOMBRE
A*
NOMBRE
*A
Por ejemplo
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NOMBRE
MAR?O
Filtra todos los nombres que la primera, segunda, tercera y quinta letra sean
M,A,R,O correspondiente, pero en la cuarta pueda ser cualquiera, como MARIO,
MARZO.
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8. De clic en aceptar
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Aparecerá la base de datos con los campos seleccionados: Cod., Descripción, Costo,
Vendidos y Fecha. Filtrado con el criterio Y, por tal los mayores de $44.000 y que
han sido vendidos.
Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de
Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de
la tabla dinámica se justifique.
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Paso 1:
Paso 2:
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Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.
Paso 3:
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinámica. Pero si queremos el modelo tradicional de Tabla Dinámica; en
Herramientas de tabla Dinámica; elegimos Opciones de Tabla Dinámica;
seleccionamos opciones (ver imagen)
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Paso 4:
Para el siguiente ejemplo el campo de página será la ciudad y para los otros dos
restantes Mes y Empleado.
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Paso 5:
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Paso 6:
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Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en
el tema de gráficos.
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Observe que el grafico presenta los botones mes; empleado y ciudad; para que
empiece a realizar la consulta según su necesidad. Por ejemplo si necesita que
aparezca como empleado a José; solo active a José; ó si quiere que le muestre solo
los meses enero y marzo también lo puede hacer activando la pestaña del filtro.
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En caso de querer cambiar el tipo de gráfico, los datos de origen de clic derecho en
el área del gráfico y modifique cualquiera de las opciones según sea la necesidad.
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Por ejemplo si necesito obtener un gráfico por los empleados; debo mover
Empleado del campo de eje (categoría); al campo de leyenda (series); observe
como queda el nuevo gráfico:
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Para el segundo campo, suma de SUELDO ACTUAL2, vamos a configurarlo para que
muestre los porcentajes de los sueldos actuales con respecto al total.
1. Seleccionamos el campo.
2. Activamos la ventana Campo de la tabla dinámica, dando clic derecho en
el campo, y seleccionando en el menú, la opción configuración de Campo.
3. Elegimos mostrar valores como.
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4. Asignamos el Nombre.
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Aparece:
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Aparece:
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5. Clic en Sumar
12.3.1.4. Actualizar
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12.3.1.5. Detalle
Por ejemplo si necesito realizar un informe que me muestre cuales son los registros
que corresponden a ingeniería de la ciudad de Bogotá; se coloca sobre la celda del
departamento de ingeniería que corresponda a Bogotá y se hace doble click:
El resultado será una nueva hoja y se mostrara todos los campos de la base de
datos únicamente con la información del departamento de ingeniería de la ciudad
de Bogotá; se verá así:
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1.2. Se debe ubicar en la primer celda donde inicia la tabla (celda A1); presionas
las teclas control + *; por defecto señala toda la base de datos:
1.3. Una vez señalada; se ubican en el cuadro de nombres (donde nos muestra la
ubicación de la celda); le damos el nombre de CLIENTES y enter.
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1.5. Cierre la base de datos que acaba de guardar para que pueda realizar la
consulta con Ms Query; si la base de datos permanece abierta no le permite
generar conexión con Ms Query.
3. Como deseamos realizar la base de datos a partir de un libro que está en Excel;
entonces seleccionamos el driver “Excel Files” y aceptar.
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Ahora podemos elegir de entre los campos alguna condición para la importación de
los datos. Es posible que sólo nos interesen los clientes cuya ciudad sea Bogotá. Si
no modificamos ninguna opción, Excel importará todos los datos.
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8. Pulsa en Siguiente.
10. A continuación, podríamos importar los datos directamente a Excel, o ver los
datos en Microsoft Query. También podríamos guardar la consulta.
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Supongamos que tenemos una hoja en un cuaderno de Excel con los siguientes
datos
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Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de las dos hojas en una sola hoja,
como esta
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4. En el diálogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro
cuaderno
Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos
que la opción Tablas del sistema esté seleccionada. Para hacer esto apretamos el
botón Opciones
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Ahora señalamos la tabla Facturas y pasamos todos los campos apretando la flecha
correspondiente
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6. MsQuery nos pide que creemos un vínculo entre las dos tablas (unión). Haremos
esto más adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos
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Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las
tablas de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos
todos los datos de ambas tablas. Como podrán comprobar, en esta tabla hay 9072
registros. Esto se debe a que no hemos creado ningún vínculo específico entre las
dos tablas y por lo tanto se crean registros redundantes.
7. Para unir las tablas debemos encontrar algo en común; para nuestro ejercicio
entre Clientes y Facturas el dato en común es “Código Cliente”. Por lo tanto
señalamos con el Mouse Código Cliente en Clientes y lo arrastramos con clic
sostenido hasta Código Cliente en Facturas y así nos crea un conector para
trabajar los dos archivos u hojas.
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8. Todo lo que nos queda por hacer es transferir los datos al cuaderno de Excel que
hemos abierto para el caso. Esto lo hacemos con el menú Archivo-Devolver datos a
Excel
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9. Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un diálogo donde podemos
elegir desde que celda importar los datos.
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2. Aparece la ventana de los comando que más se están utilizando (Ventana lado
izquierdo)
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5. Una vez encontrado lo señalamos y damos clic en el botón agregar para que lo
anexe al barra de acceso rápido (ventana lado derecho) y aceptar.
Una vez realizada una consulta y se quiera modifica algo de la consulta hecha; se
deben ubicar en cualquier celda de la consulta realizada e inmediatamente se activa
el boto de modificar consulta; clic en el botón; proceda a modificar los campos de
la nueva consulta.
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