Gerencia de Proyectos bajo el

enfoque PMI Quinta Edición

Ing. Valle Pelaez Miguel, Mg

CEO BITEC
miguelvalle@cipchimbote.org

MAVP
About: Miguel Valle

• Consulting, Training, Mentoring, Auditing

• ERP Black Box

• Big Data
• Machine Learning
• Cloud
• Databases
• Business Intelligence
• Mobile
• Project Management PMI
Introducción a la Dirección de Proyectos
Audiencia
o Gestores de Programas.
o Gestores de Gestores de Proyectos.
o Gestores de Proyectos y otros miembros del equipo de proyecto.
o Miembros de una Oficina de Proyectos (PMO).
o Clientes y otros interesados.
o Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos de proyecto.
o Educadores de gestión de proyectos y materias relacionadas.
o Consultores y especialistas en gestión de proyectos y materias relacionadas.
o Entrenadores que desarrollan programas educacionales de gestión de proyectos.
o Investigadores que analizan la gestión de proyectos.
PMI
o Estándares profesionales en administración de proyectos.
o Sistema de certificación en administración de proyectos más
reconocido en el mundo.
o Project Management Professionals (PMPs): Más de1,000 PMPs en el
Perú.
o PM Network, Project Management Journal, e-Readings.
o Descuento en compra de libros (PMI Marketplace).
o Áreas de investigación.
o Congresos globales y regionales
o Profesional en Dirección de Proyectos (PMP)®
o Técnico Certificado en Dirección de Proyectos (CAPM)®
o Profesional en Dirección de Programas (PgMP)®
o Profesional en Dirección de Tiempos del PMI (PMI-SP)®
o Profesional en Dirección de Riesgos del PMI (PMI-RMP)®
o Practicante certificado por PMI en enfoques ágiles (PMI-
ACP)SM
o Profesional en Dirección de Portafolios (PfMP) ®
o Profesional en Análisis de Negocios de PMI (PMI-PBA) ®
El PMI ofrece a sus afiliados una serie de
recursos para el avance del conocimiento
del profesional de la gerencia de
proyectos tales como el desarrollo de
estándares, un programa amplio
investigación, programas educativos para
entrenamiento y adquisición de nuevos
conocimientos, oportunidades para
establecer redes de pares profesionales
locales para la discusión de asuntos de
interés, conferencias y la emisión de
certificaciones para el ejercicio
profesional reconocidas
internacionalmente.
Como compiten las empresas?
OPERACIONES PROYECTOS

Completamente Iniciativa única

repetitivo

Procesos NO Estandarizado
estandarizados

“Hoy” “Mañana”
Como compiten las empresas?
OPERACIONES PROYECTOS

Administración
de proyectos
Completamente Iniciativa única
repetitivo Metodología PMBOK

Procesos NO PMO Estandarizado

estandarizados

“Hoy” “Mañana”
PMBOK
o “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”.
o Ediciones: 1996, 2000, 2004, 2008,2012
o Describe el Contexto y los Procesos de la Administración de
Proyectos

Bobby Knight – «Mucha gente tiene la voluntad de

ganar, pocos tienen la voluntad de prepararse para
ganar»
PMBOK

La Guía del PMBOK ®

La Guía del PMBOK ®
es la suma
reside en
de conocimientos
los practicantes y
de la gestión de
académicos
proyectos

La Guía del PMBOK ®

incluye La Guía del PMBOK ®
practicas está
tradicionales y evolucionando
prácticas constantemente
innovadoras
Metodología de procesos

Recursos

Insumos Producto

Proveedor

Recursos
Diseño de Procesos
 Aplicación

Diseño de Procesos
 Practica

Aplicación

Diseño de Procesos
Mejores Practicas

Practica Benchmarking

Aplicación

Diseño de Procesos
 Estándar
¿Qué es un estándar?

Es un documento establecido por un

Mejores Practicas proceso basado en un consenso que
proporciona guía reglas y
características para el tópico que
Practica Benchmarking cubre. La biblioteca de estándares de
PMI esta agrupada en 5 categorías.

1. Proyectos
Aplicación
2. Programas
3. Gente
4. Organización
Diseño de Procesos 5. Profesiones
PMBOK

Integración

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

RRHH

Comunicación

Riesgo

Contrataciones

Stakeholders
Iniciación P-01
P-02

Planificación P-03
P-04
...

Ejecución ... ... ... ...

Control

Cierre ...
 Temporal

Un proyecto es un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio, o resultado único.
Proyecto

Elaboración Producto, servicio,

progresiva o resultado único
Difieren en que las operaciones son continuas
y repetitivas, y los proyectos son temporales y
únicos.
Sus objetivos son fundamentalmente
diferentes:
 El propósito de un proyecto es lograr su
objetivo y terminar.
 El objetivo de la operaciones es sostener el
negocio
Algunos ejemplos de proyectos pueden ser:
• Desarrollar un nuevo producto o servicio.
• Efectuar un cambio en estructura,
personal, o estilo de una organización.
• Diseñar un nuevo vehículo de transporte.
• Desarrollar o adquirir un sistema de
información.
• Construir un edificio o una planta.
• Construir un sistema de agua para una
comunidad.
• Realizar una campaña para un partido
político.
• Implementar un nuevo proceso o
procedimiento.
El Mapa Alcanzar la meta
de participación de
Estrategico Finanzas Reducir los
mercado
Incrementar
Incrementar la
participación
servicios de de mercado
costos renta de
traslado vehículos

Clientes Incremento de
Atender
demanda unidades
desatendida vehiculares

Proceso Optimizar Reducir los

Procesos claves costos Diseño de
administrativos Sistema
Integrado de
Calidad e
Informatizado

Seleccionar y
Desarrollar Lideres Establecer
Crecimiento «empoderamiento» Cambio
Cultural
El Mapa
Estrategico Perspec-tiva Objetivos
Indicadores

Titulo Unid. Meta*

Utilidad / total de servicios atendidos %

F1. Reducir los costos traslado

F2. Alcanzar la meta de participación de mercado Costos operativos/ total servicios % 5

Finanzas

F3. Incrementar servicios de renta de vehículos Tope minimo de servicio / por tipo de vehiculo unid 40

F4. Incrementar la participación de mercado Margen de demanda /total demanda % 13

C1. Atender demanda desatendida Índice de Percepción del concepto % 7

Clientes
C2. Incremento de unidades vehiculares Total servicios nuevos /total servicios %

I1. Optimizar Procesos claves Costo Unitario de unidades vehiculares Promedio % 25

I2. Reducir los costos administrativos Avance Promedio de las Iniciativas de Rediseño % 12
Interna

I3. Diseño de Sistema Integrado de Calidad e Numero procesos/ numero de actividades unidad
Informatizado

P1. Seleccionar y Desarrollar Lideres índice de Valoración de conceptos

«empoderamiento» representativos de la nueva cultura (estudio de %
clima laboral)
Personal

P2. Establecer Cambio Cultural Índice de valoración de vendedores (por liderazgo %

BSC - Miguel Arturo Valle Pelaez de venta)
y capacidad
Que es la Gestión de proyectos ?
Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas, y técnicas a
las actividades de un proyecto para
satisfacer los requerimientos del
proyecto.
Se realiza a través de la aplicación e
integración de los procesos de gestión de
proyectos de iniciación, planificación,
ejecución, seguimiento y control, y
cierre.
El gestor de proyecto es el responsable por
alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestionar un proyecto incluye:
• Identificar requerimientos.
• Establecer objetivos claros y alcanzables.
• Equilibrar las demandas concurrentes de
calidad, alcance, tiempo, y costo .
• Adaptar las especificaciones, planes, y
enfoques a las diversas preocupaciones y
expectativas de los diferentes interesados.
  Los gestores de proyecto también gestionan el
proyecto en respuesta a la incertidumbre.
 Un riesgo del proyecto es un evento o condición
Los gestores de proyecto se refieren a la
triple restricción cuando gestionan incierta que si ocurre, tendrá un efecto positivo o
requerimientos concurrentes de un negativo en al menos uno de los objetivos del
proyecto. proyecto
 Los miembros del PMI se adhieren a un “Código
La triple restricción: de Etica” y aquellos que tienen la certificación
Alcance Project Management Professional (PMP)® se
Tiempo Satisfacción del cliente adhieren a un “Código Profesional de Conducta”.
Costo
 Tanto los miembros del PMI como los PMP®
Calidad
están obligados a acatar las versiones actualizadas
de los códigos.
PMBOK

Sección I Sección II Sección III

Cap 1. Introducción Cap 3. Procesos de gestión Cap 4. Gestión Integración
Cap 2. Ciclo de vida del de proyectos para un Cap 5. Gestión Alcance
proyecto y organización proyecto Cap 6. Gestión Tiempo
Cap 7. Gestión Costos
Cap 8. Gestión Calidad
Cap 9. Gestión RRH
Cap 10. Gestión Comunicaciones
Cap 11. Gestión Riesgos
Cap 12. Gestión Adquisiciones
Cap 13. Gestión interesados
 Un programa es un grupo de proyectos
relacionados que se manejan
coordinadamente para obtener
beneficios y control, que no se podrían
obtener si se manejaran
o Los programas también implican una serie de tareas individualmente.
repetitivas o cíclicas : programa de construcción,
programa de recaudación de fondos, etc. Los programas pueden incluir elementos
de trabajo que están fuera del alcance
o En contraste con la gestión de proyectos, la gestión de
de los proyectos discretos del programa.
programas es la gestión centralizada y coordinada de
un grupo de proyectos para lograr los objetivos y
beneficios estratégicos del programa. ®
Las organizaciones manejan sus portafolios basados en
metas específicas:
o Maximizar el valor del portafolio mediante la
selección cuidadosa de proyectos y programas.
o Balancear el portafolio entre inversiones incrementa
les y radicales.
o Maximizar el uso de recursos.
Típicamente la alta gerencia o los equipos de alta
gerencia asumen la gestión de portafolios en una
organización.
Un portafolio es un conjunto de
programas, proyectos, u otros trabajos,
que se agrupan para facilitar la gestión
efectiva, a fin de cumplir con los
objetivos estratégicos del negocio.
Los programas o proyectos de un
portafolio no necesariamente son
interdependientes o están directamente
relacionados.
El financiamiento y soporte se puede
hacer en base a categorías
riesgo/recompensa, líneas de negocios,
o tipos de proyectos
PMO
PMO
Una PMO es una unidad organizacional para centralizar y
coordinar la gestión de proyectos a su cargo.
También se le conoce como “oficina de gestión de programas”,
“oficina de proyectos”, u “oficina de programas”.
Una PMO supervisa la gestión de proyectos, programas, o una
combinación de ambos.
La PMO puede operar en un continuo, desde proveer funciones
de soporte como entrenamiento, software, políticas
estandarizadas, y procedimientos, hasta la gestión y
responsabilidad directas sobre el logro de los objetivos de
proyecto
El director del proyecto es la persona • Liderazgo,
asignada por la organización ejecutora • Trabajo en equipo,
para liderar al equipo
• Motivación,
responsable de alcanzar los objetivos del
proyecto. • Comunicación,
• Influencia,
El rol del director del proyecto es
diferente del de un gerente funcional o • Toma de decisiones,
del de un gerente de operaciones. • Conocimientos de política y cultura,
.
• Negociación,
• Generar confianza,
• Gestión de Conflictos, y
• Proporcionar orientación..
Ciclo de vida de proyectos ?
Pregunta discusión grupal

Todos los siguientes son características de

un proyecto excepto :
A. Temporal.
B. Inicio y fin definidos.
C. Actividades interrelacionadas.
D. Se repite cada mes.
Estructura de la Organización

Organización Funcional Organización Matricial Debil

Estructura de la Organización

Organización Matricial Equilibrada Organización Matricial Fuerte

Estructura de la Organización

Organización Orientada a Proyectos Organización Compuesta

Pregunta discusión grupal

Una de las principales ventajas de la organización

matricial es :

A. Mejora el control del project manager sobre los

recursos.
B. Mas de un jefe para el equipo de proyecto.
C. Comunicaciones mas fáciles.
D. Reporte (hacia arriba) mas fácil.
Pregunta discusión grupal

Respuesta : A

Explicación : Recuerde que si la pregunta no fija

contra que se esta comparando, entonces se debe
asumir que se esta comparando contra una
organización funcional.
Influencia de la Estructura de la Organización
en los Proyectos
Estructura
Organizcion
Matricial Matricial Matricial Orientada a
Funcional
Debil equilibrada Fuerte Proyectos

Caracteristicas

Autoridad del Autoridad del

Poca o niguna Baja Baja a moderada Alta a casi
Director Proyecto
Total
Proyecto
Pregunta discusión grupal
Disponibilidad Autoridad del
Poca o niguna Baja Alta a casi
Recursos Proyecto
Baja a moderada Total

Quien gestiona el
Gerente funcional Gerente Funcional Mixta Director del Director del
Presupuesto del
Proyecto Proyecto
proyecto

Rol del Director Tiempo Parcial Tiempo Parcial Tiempo Completo Tiempo Completo Tiempo Completo
del
Proyecto

Personal
Administrativo Tiempo Parcial Tiempo Parcial Tiempo Parcial Tiempo Completo Tiempo Completo
De la dirección
De proyecto
Pregunta discusión grupal
Un project manager tiene muy poca experiencia, sin
embargo ha sido asignado para dirigir un nuevo gran
proyecto. Debido a que trabajará en una organización
matricial para completar el proyecto, puede esperar que las
comunicaciones sean:

A. Simples.
B. Abiertas y exactas.
C. Complejas.
D. Difíciles de automatizar.
Pregunta discusión grupal

Respuesta: C

Explicación: Debido a que un proyecto hecho en

una organización matricial involucra personas de
toda la organización, las comunicaciones son mas
complejas.
Los activos de los procesos de la Los activos de los procesos de la organización
organización son los planes, los pueden agruparse en dos categorías:
procesos, las políticas, los
• procesos y procedimientos
procedimientos y las bases de
conocimiento ( lecciones aprendidas e • base de conocimiento corporativa.
información histórica), cronogramas
completados, datos sobre riesgos y datos
sobre rol valor ganado.

Los activos de los procesos de la

organización constituyen entradas para
la mayoría de los
procesos de planificación.

Los factores ambientales de la empresa
hacen referencia a condiciones que no
están bajo el control del
equipo del proyecto y que influyen,
restringen o dirigen el proyecto.
Los factores ambientales de la empresa
se consideran entradas para la mayor
parte de los procesos de planificación,
pueden mejorar o restringir las
opciones de la dirección de proyectos, y
pueden influir de manera positiva o
negativa sobre el resultado.
.
La cultura, estructura y gobierno de la organización;
La distribución geográfica de instalaciones.
Los estándares de la industria o gubernamentales
(p.ej., reglamentos del organismo de control,
códigos de conducta, estándares de producto,
estándares de calidad y estándares de fabricación);
Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y
bienes de capital)
Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades,
disciplinas y conocimientos como los
relacionados con el diseño, el desarrollo, las leyes,
las contrataciones y las compras
Interesados y Gobierno del proyecto
Organización ejecutora
Clientes

Gerente
Funciona
Vendedo
Gerente -les
Usuarios -res
de
Program
a

Proyecto
Proyecto Socios de
Gerente negocios
Consumi-
de
dores Familiare
Portafolio
Gerente
Gerente s
Equipo
Equipo de
de Organiza
Equipo
Equipo
de
de Proyecto
Proyecto -ciones
técnico
técnico
Dirección
Dirección regulado
del
del Proveedo
PMO del
del -ras
proyecto
proyecto -res
Proyecto
Proyecto

Organiza
Patrocina -ciones
Patrocina sociales
-dores
Otros -dores
(sponsor Público
interesa- (sponsor)
) involucra
dos
-do
Equipo Proyecto
Organización y Madurez

Organización y Madurez
Cadena
Valor

Negocios

Clientes

Productos/
Servicios

Tecnología

Influencia del Negocio

Pregunta discusión grupal

En una organización proyectizada el equipo de

proyecto:

A. Reporta a muchos jefes.

B. No tiene lealtad hacia el proyecto.
C. Reporta al gerente funcional.
D. No tendrá siempre una posición fija.
Pregunta discusión grupal

Respuesta: D

Explicación: La principal debilidad de una

organización proyectizada es que al final del
proyecto, el equipo se dispersa pero no tiene un
departamento funcional al cual regresar.
Pregunta discusión grupal
Un project manager esta tratando de completar un proyecto de
desarrollo de software pero no puede lograr suficiente atención
para su proyecto. Los recursos están enfocados en completar
trabajos relacionados con las operaciones de la empresa y el
project manager tiene poca autoridad para asignar los recursos
apropiados. En que forma de organización debe estar
trabajando el project manager en este momento?:
A. Funcional.
B. Matricial.
C. Expeditor.
D. Coordinator.
Pregunta discusión grupal

Respuesta : A

Explicación : En una organización funcional el

project manager tiene el menor soporte para el
proyecto y tiene poca autoridad para asignar
recursos.
Ciclo de Vida del proyecto
Variables en función del tiempo de proyectos
Fases del proyecto
Grupo de Procesos de seguimiento y
control

Grupo de Procesos de
Planificación
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Inicio de Cierre

Grupo de Procesos de
Ejecución
 Proyecto de tres fases
Enfoque para la construcción de una zona Urbana

Grupo de Procesos de seguimiento y Grupo de Procesos de seguimiento y Grupo de Procesos de seguimiento y

control control control

Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de

Planificación Planificación Planificación
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Inicio de Cierre Inicio de Cierre Inicio de Cierre

Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de

Ejecución Ejecución Ejecución

Nivelación de Terreno Edificación Acabados

 Proyecto de tres fases Paralelo
Enfoque para la construcción de una zona Urbana

Grupo de Procesos de seguimiento y

control

Grupo de Procesos de

Grupo de Procesos de
Planificación
Grupo de Procesos
Nivelación de Terreno
Inicio de Cierre

Grupo de Procesos de
Ejecución Grupo de Procesos de seguimiento y
control

Grupo de Procesos de Edificación

Planificación
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Inicio de Cierre

Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de seguimiento y

Ejecución control

Grupo de Procesos de

Grupo de Procesos de
Planificación
Grupo de Procesos Acabados
Inicio de Cierre

Grupo de Procesos de
Ejecución
Ciclo de vida Predictivo
Requisitos Los ciclos de vida predictivos (también
conocidos como totalmente orientados al plan)
Factibilidad son aquellos en los cuales el alcance del
proyecto, el tiempo y costo requeridos para
Planificación
lograr dicho alcance, se determinan lo antes
posible en el ciclo de vida del proyecto.
Diseño

Construcción

Prueba

Entrega
Procesos de la Direccion de Proyectos
Proceso de la Dirección de Proyectos

Grupo de procesos
Grupo de procesos de ejecución
de planificación Grupo de procesos
de seguimiento y
Nivel control
de interacción
Grupo de procesos
entre de iniciación Grupo de procesos
los de cierre
grupos
de
procesos

Tiempo
Áreas de Conocimiento
y de los Procesos
de la Gestión de
Proyectos
Áreas de Conocimiento y de los Procesos de la Gestión de Proyectos