Diccionario de la EDT Proyecto Odiseo

Información General de la actividad

Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.1.1 Plan de gestión de proyecto

Descripción de los entregables:

son todos aquellos documentos necesarios para tener el alcance y control del proyecto a lo largo de todo el cronog
Creación del plan del proyecto
Plan de gestión de cambios
Plan de comunicación
Identificación Stakeholders

ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.1.1 Plan de gestión del Proyecto

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.2.1 Requerimientos
Descripción de los entregables:
Especificaciones de los requerimientos creadas por los Stakeholders claves previamente identificados por cada un

ID PAQUETE DE TRABAJO
ID:1.2.1.1 Especificación de
personalizaciones

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.2.1 Requerimientos
Descripción de los entregables:
Especificaciones de los reportes creados por los Stakeholders claves previamente identificados por cada una de la
que no contempla SAP

ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.2.1.2 Especificación de Reportes

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.2.1 Requerimientos
Descripción de los entregables:
Especificaciones de las interfases que se tendrán ya sea con clientes internos como externos.
 ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.2.1.3 Especificación de Interfases

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Información General de la actividad
Responsable: Sistemas
Paquete de Trabajo: 1.2.2 Extracción de datos
Descripción de los entregables:
La forma como se deberán extraer los datos

ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.2.2 Extracción de datos

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Información General de la Actividad
Responsable: Sistemas
Paquete de Trabajo: 1.3 CONSTRUCCION
Descripción de los entregables:
EL proveedor entregara licencias de acuerdo al contrato
ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.3.1 Licenciamiento
ID:1.3.1 Licenciamiento
ID:1.3.2 Desarrollo de
personalizaciones

ID:1.3.3 Parametrización de SAP

ID:1.3.4 Ambiente de Pruebas

ID:1.3.5 Ambiente de producción

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.4.1 Capacitación
Descripción de los entregables:
Certificación de las capacitaciones realizadas a todos los usuarios de la compañía acorde con susu funciones y ro

ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.4.1 Capacitación

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.5.1 Documentos
Descripción de los entregables:
El proveedor junto con las areas funcionales y de control interno crearan los documentos de flujo gramas, procedim
ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.5.1.1 Diagramas de flujo

actualizados

ID:1.5.1.1 Procedimientos Actualizados

ID:1.5.1.1 Manual de funciones

ID:1.5.1.1 Manual de Usuario

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Información General de la actividad
Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.5.2 Cierre de contrataciones
Descripción de los entregables:
Verificación y cierre de las contrataciones
ID PAQUETE DE TRABAJO

ID:1.5.2 Cierre de contrataciones

 Diccionario de la EDT Proyecto Odiseo

ID: 3 EDT: 1.1 PLANIFICACION

an de gestión de proyecto

es:

s necesarios para tener el alcance y control del proyecto a lo largo de todo el cronograma
cto
s

DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Se debe de crear toda la documentación requerida para la generación de los planes a trabar,
iniciando con los planes de gestión de cambios, plan de comunicaciones, identificación de
involucrados potenciales e involucrados claves, y requerimientos de stakeholders, esta
documentación se utilizara como guía para el seguimiento y control durante todo el proyecto

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ID: 5 EDT:
1.2 ANALISIS Y DISEÑO
querimientos
es:
imientos creadas por los Stakeholders claves previamente identificados por cada una de las áreas

DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Identificar las personalizaciones requeridas de acuerdo al modelo de negocio y fuera del estándar SAP,
cada una de las áreas debe de diligenciar el formato de solicitud de requerimiento que son propias del
negocio:

Ventas: Debe de crearse una interfaz donde se maneje los dispositivos móviles actuales, con el fin de
crear y generar las ordenes de pedido directamente desde los dispositivos.

BI: Tener la información en cubos de BI con el fin de tener la información de ventas diaria y en línea.

Finanzas: Los diferentes reportes exigidos por los entes gubernamentales locales (cerificados de IVA,
ICA y retenciones)
Formatos preimpresos de Facturas de contabilidad con consecutivos internos.
Es necesario que la Contabilización sea por centro de costos los gastos es aloquen por centro de
costos con el fin de poder determinar al final de mes como es el gasto vs el prosupuesto de cada unas
de las áreas.

El manejo de una conciliación automática con los banco a partir de un archivo plano que se baja
desde la pagina web de banco. Creación de ajustes contables de acuerdo a previa autorización
 Producción: Creación de ordenes de producción por estación de trabajo
Manejo de multiplanta
Manejo de MRP y MPS
Variaciones de costo de real vs. Estimado
Manejo de costos a estándar
Alertas de stock mínimos
Cuando se cree un nuevo producto el sistema explosionara todos los gastos de materia prima y
material de empaque determinando el costo por estos rubros.
Logística:
La logística que se inicia desde las ordenes de compra es necesario parametrizar el sistema para de
forma talque se generar un flujo de aprobaciones desde la persona que genera la orden de compra
hasta la persona que autoriza la requisición de compra la orden de compra debe ser automática con
funciones de envió vía Correo electrónico.

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ID: 5 EDT:
1.2 ANALISIS Y DISEÑO
querimientos
es:
es creados por los Stakeholders claves previamente identificados por cada una de las áreas estos reportes son los

DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Reportes:
Generación de reporte diario de ventas
Reporte de variación de consumos
Kardex con costos
Informe de PEPS
Informe de consumo por capas, el sistema debe de tomar cada una de las capas que genera el
inventario consumiendo siempre las primeras en entrar.
Reportes de entes gubernamentales
(DIAN, DANE, certificados de IVA, ICA)
PICKING de lista por almacén el sistema calculara de acuerdo a los parámetros previos, los picking de
lista los cuales son indispensables para le manejo de ruteo para los triciclos de venta.

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ID: 5 EDT:
1.2 ANALISIS Y DISEÑO
querimientos
es:
ses que se tendrán ya sea con clientes internos como externos.
 DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Ventas: Las handheld que se utilizan en este momento crean un archivo plano el cual es dejado en
una pagina WEB dirección (IP 1.51.213.7) el sistema se conectara y leerá esta información y generara
los pedidos que posteriormente se convertirán en facturas
Finanzas: Desde el sitio WEB de los bancos se baja el extracto bancario el cual contiene todos los
movimientos realizados con el banco el sistema leerá este extracto y realizara las conciliación es
bancarias, una vez el usuario tenga la aprobación podrá realizar el ajuste necesario, estos ajustes son
previamente relacionados en el sistema con el fin de controlar los ajustes.

Comprobantes de diario enviados desde Excel de acuerdo a un formato especifico se podrán enviar
directamente de sde le Excel comprobantes de diario.
El manejo de nomina por estar tercerizada se requiere el manejo de la interfas con archivo plano
enviado por el proveedor

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ID: 10 EDT:
1.2 ANALISIS Y DISEÑO
tracción de datos
es:
raer los datos

DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Inicialmente se realizara una limpieza a la base de datos.
Inactivar clientes
Inactivar productos
Inactivar Proveedores
Para esta inactivación se tendrá en cuenta dos años de transacciones en el sistema.
Se realizara una actualización a la base de datos de los archivos maestros del sistema, esto consiste
en actualizar información de clientes, proveedores y agregar información adicional que en este
momento no tiene se tiene, sistemas realizara la recopilación de los datos dado que hay varias
fuentes de información se realizara por medio de un Excel, de acuerdo a las plantillas enviadas por
los consultores de SAP

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ID: 11 EDT:
1.3 CONSTRUCCION
STRUCCION
es:
as de acuerdo al contrato
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Compra de licencias SAP para los módulos a Instalar
Logística
Ventas
Producción
 Reportes
Finanzas
El proveedor desarrolla los requerimientos que son propios de la compañía pero que no contempla
SAP, dado el nivel de complejidad de los procesos de venta.
El proveedor creara la configuración necesaria de los módulos solicitados con al información
extractada de las bases de datos que tiene la compañía.
El proveedor creara el ambiente de pruebas donde los usuarios podrán realizar las pruebas
correspondientes
El proveedor creara el ambiente de producción una vez el ambiente de pruebas este acorde con las
necesidades de la compañía.

Diccionario de la EDT Proyecto Odiseo

ID: 17 EDT: 1.4.1 ENTRENAMIOENTO

pacitación
es:
nes realizadas a todos los usuarios de la compañía acorde con susu funciones y rol dentro de la compañía.

DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Los grupos de capacitación recibirán las capacitaciones por parte del proveedor, de acuerdo al área
estas capacitaciones tendrán las certificaciones correspondientes a las asistencias de estas
capacitaciones,

Diccionario de la EDT Proyecto Odiseo

ID: 19 EDT: 1.5 CIERRE

cumentos
es:
as funcionales y de control interno crearan los documentos de flujo gramas, procedimientos
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Las áreas actualizan los flujos de procesos que se realizaran en Visio de Microsoft cada uno de los
flujos se actualizara en la base de datos de lotus Notes, estos flujos son avalados por control interno.
Cada flujo describe de forma detallada cada paso que realiza cada una de las áreas.

Los procedimientos se realizan una vez terminen los flujos de datos, estos procedimientos son
detallados por el contralor
Recursos humanos realiza reuniones semanales con cada área para definir los nuevos roles y
funciones de cada uno de los usuarios de SAP así como los usuario que no son muy concurrentes,
estas reuniones se dictan charlas de cómo crear el perfil de cada uno de los usuarios, se entregara un
documento con el perfil de cada usuario
El proveedor realizara los manuales de usuario de acuerdo a las personalizaciones y funcionalidades
de SAP

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ID: 19 EDT: 1.5 CIERRE

erre de contrataciones
es:
trataciones
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Se realiza una revisión de cada uno de los contratos realizados durante todo el proyecto, se realiza el
cierre de todas las contrataciones legales