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Do You Fit the Bill? 8 Crucial Skills

Maintenance Managers Must Have
Je O’Brien

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As a maintenance reliability professional, you have technical training of some kind, basic
knowledge of asset management principles, technical knowledge of the equipment you
manage and practical experience from years working in the field. These are the hard skills
needed to perform your job. However, technical education, training and knowledge will not
give you the skills you need to effectively manage a team of maintenance professionals.
Along with hard skills, you need a very particular set of soft skills to excel in your role. These
skills will lead to greater productivity and efficiency across the maintenance team. More
importantly, they will lead to less stress, greater job satisfaction and ongoing career
achievement for you.

These soft skills are:

1. Excellent Interpersonal Skills
One of the most important life skills is the ability to communicate clearly and concisely with
those around you. Employers tend to promote employees with good interpersonal skills as
they can communicate effectively and maintain good relations with internal and external
customers. Having excellent interpersonal skills will help you maximize the value of each
interaction you have to everyone’s benefit. Maintenance managers negotiate daily with
subordinates, management, suppliers, contractors, machine operators and project
managers, so effective and excellent interpersonal skills are crucial to their day-to-day jobs.
Others perceive people with good interpersonal skills as calm and assertive. Moreover,
listening is not the same as hearing. When you communicate, 45 percent of the time is spent
listening, so take time to hear other people’s point of view. Good interpersonal skills can be
the foundation on which other life skills are built so they must be continually improved and
refined.

2. Leadership Skills
To be a successful maintenance manager, you need to demonstrate leadership ability. You
must be self-motivated, organized, trustworthy, empathetic and optimistic. It is necessary to
have a clear vision of where you want the maintenance team to get to and set a positive
example that encourages others to follow. Your motivation and confidence will rub off on the
team and create a healthy and productive work environment.

In addition, leadership is about getting the job done properly through others. Delegating work
to subordinates is an important function of management, otherwise nothing gets done. It
frees up precious time so the manager can focus on high-level, high value activities. Great
leaders get things done by inspiring and empowering others to do great work for them. They
foster motivation by giving subordinates autonomy to do the job by creating a supportive
environment around them and giving recognition when the job is done well. Follow this
simple process to ensure the job gets done correctly:

Set the policies and ground rules, such as the level of quality expected.

Select the best person for the task, not necessarily the superstar on the team, but the
person with the right skills for the job.

Agree on what needs to get done.

Agree on timelines to get the job done.

Provide the resources needed to ensure the team is successful and remove any
roadblocks along the way.

Follow up at regular intervals to ensure every-one is on schedule.

Recognize employees when the work is done well.

3. Problem-Solving Skills / Critical Thinking

In his 1995 book, Critical Thinking, author Barry K. Beyer defines critical thinking as making
clear, reasoned judgments. Good critical thinkers can think clearly and rationally, solve
problems systematically and make the right decisions quickly. Today’s asset managers need
to be adept critical thinkers and problem solvers. They have to deal with a multitude of
responsibilities, including managing the maintenance budget, supervising a team of
technicians, prioritizing work based on need, managing maintenance metrics and staying
abreast of the latest technologies. Accordingly, they need to be able to process information
quickly and make fast and effective decisions. The most skilled critical thinkers will look at all
the evidence, interpret the data, evaluate all the alternatives, prioritize and form a judgment
that delivers the most effective solution in the quickest time possible.
4. Ability to Develop People
En cualquier empresa, uno de los mayores desafíos es encontrar, desarrollar y desplegar el
talento adecuado para lograr los objetivos comerciales. Muchas organizaciones son
excelentes en la contratación y el despliegue de personas, pero se olvidan de la parte en
desarrollo. El cambio es inevitable, por lo que los miembros de su equipo necesitan
formación continua y desarrollo para que puedan aprender nuevas habilidades y asumir
desafíos más grandes y complejos. Trabajar con los subordinados para identificar sus áreas
de mejora y proporcionar la capacitación y el desarrollo que necesitan. Algunas personas
pueden querer mejorar sus habilidades a través de la capacitación y la educación, mientras
que otras simplemente quieren más responsabilidad. Mantenga transferencias regulares de
conocimiento para que el equipo pueda compartir conocimientos, ideas y experiencias.
Planifique sus órdenes de trabajo para que los miembros del equipo con experiencia
puedan guiar a los menos experimentados. Además, si tiene personas capacitadas,
capaces, podrá promocionar rápidamente desde adentro cuando se abran puestos
superiores. Identifique líderes potenciales en el grupo y recompénselos con oportunidades
de promoción cuando pueda.

Tener la capacidad de desarrollar personas es una habilidad importante que un gerente de

mantenimiento debe dominar porque crea una cultura de aprendizaje continuo y
mejoramiento incesante. Haga del desarrollo profesional a largo plazo de su personal una
de sus principales prioridades, ya que conduce a un equipo de mantenimiento productivo y
motivado de alto rendimiento.

5. Habilidades de gestión del tiempo

La gestión del tiempo es el proceso de organizar y planificar cuánto tiempo dedica a cada
actividad para proporcionar el mayor valor para la organización. Como gerentes de
mantenimiento, las demandas en conflicto te interrumpen constantemente y te empujan en
diferentes direcciones, por lo que puede ser difícil planificar tu tiempo. Sin embargo, debe
evitar andar corriendo tratando de hacer todo en el orden en que ingresa. Esto es ineficiente
y genera más estrés, plazos incumplidos y mala calidad de trabajo. No confundas la
actividad con el logro. La buena administración del tiempo requiere un cambio en el modo
de pensar, desde lograr que se hagan cosas hasta lograr resultados. Se trata de trabajar de
manera más inteligente, no más difícil. Pase 15 minutos cada mañana planificando su día,
cumpla con los horarios de reuniones y asegúrese de que todas las reuniones finalicen a
tiempo. Puede usar su sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS)
para ayudar a planificar su día y el de sus equipos de mantenimiento priorizando y
programando el trabajo. Insista en que todas las solicitudes de trabajo se envíen a través
del portal de solicitud de invitado para que su teléfono no suene constantemente y pueda
hacer las cosas. Puede programar la hora en su día para revisar la cola de solicitud de
trabajo. Reserve el teléfono para los problemas que podrían ser críticos para el negocio. Los
gerentes de mantenimiento más efectivos tienen excelentes habilidades de administración
del tiempo y hacen más cosas al mismo tiempo. Es una habilidad valiosa que se puede
aprender fácilmente y perfeccionar con el tiempo. Insista en que todas las solicitudes de
trabajo se envíen a través del portal de solicitud de invitado para que su teléfono no suene
constantemente y pueda hacer las cosas. Puede programar la hora en su día para revisar la
cola de solicitud de trabajo. Reserve el teléfono para los problemas que podrían ser críticos
para el negocio. Los gerentes de mantenimiento más efectivos tienen excelentes
habilidades de administración del tiempo y hacen más cosas al mismo tiempo. Es una
habilidad valiosa que se puede aprender fácilmente y perfeccionar con el tiempo. Insista en
que todas las solicitudes de trabajo se envíen a través del portal de solicitud de invitado
para que su teléfono no suene constantemente y pueda hacer las cosas. Puede programar
la hora en su día para revisar la cola de solicitud de trabajo. Reserve el teléfono para los
problemas que podrían ser críticos para el negocio. Los gerentes de mantenimiento más
efectivos tienen excelentes habilidades de administración del tiempo y hacen más cosas al
mismo tiempo. Es una habilidad valiosa que se puede aprender fácilmente y perfeccionar
con el tiempo.

6. Promover el trabajo en equipo y la colaboración

El trabajo en equipo se ve como la forma más eficiente de hacer las cosas en una
organización. Los resultados logrados por todo el equipo son mayores que la suma de los
resultados logrados por los individuos. Cuando las personas trabajan juntas como equipos,
pueden intercambiar ideas entre sí y llegar a la mejor solución de manera más rápida. El
trabajo en equipo puede conducir a mejores decisiones, productos o servicios.1 En su
función de supervisor de mantenimiento, debe promover conductas que conduzcan al
trabajo en equipo efectivo. Debe reconocer las diferentes fortalezas del equipo y
combinarlas de forma que gane la máxima cantidad de valor y alcance o supere los
objetivos del departamento. Tener la capacidad de sacar el máximo provecho del equipo a
través del trabajo en equipo y la colaboración es una habilidad crucial para tener y le llevará
un largo camino en su carrera.

7. Adaptabilidad
En el mundo acelerado de hoy en día, no se puede establecer en sus caminos o se quedará
atrás. Como se mencionó anteriormente, el cambio es inevitable. Los equipos y sistemas se
vuelven más complejos, la salud y la seguridad son ahora las principales prioridades, las
emisiones de dióxido de carbono (CO2) están influyendo en cómo se fabrican los productos
y las aplicaciones móviles se usan para todo. El gerente de mantenimiento moderno debe
tener la capacidad de adaptarse rápidamente en respuesta a circunstancias y entornos
cambiantes. Las personas más adaptables responden positivamente cuando cambia su
rutina. Debe estar dispuesto a adoptar nuevas ideas, nuevas formas de trabajar y nuevas
tecnologías. Debes prosperar en el cambio y la incertidumbre.

8. Capacidad de manejar el estrés

El estrés puede afectar su productividad, emociones, calidad del trabajo y salud mental. Si
se permite que el estrés se acumule con el tiempo, puede consumirte. Como gerente de
mantenimiento, tener la capacidad de manejar el estrés puede no ser una habilidad en el
sentido más estricto, pero puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Controlar
el estrés no significa respirar profundamente y seguir con él. Por el contrario, significa
controlar las cosas a su alrededor que pueden conducir al estrés. Cuando controlas lo
controlable, reduces las posibilidades de sufrir estrés. Si posee las habilidades blandas
antes mencionadas, es probable que maneje muy poco estrés en el día a día. Tener la
habilidad para controlar el estrés te mantendrá de buen ánimo y afectará positivamente a
quienes te rodean.

Si su objetivo es dirigir un equipo de ingenieros de mantenimiento, domine estas habilidades

y seguramente tendrá éxito. Si ya se encuentra en una posición de administración,
desarrollar y perfeccionar estas habilidades lo ayudará a aprovechar al máximo su equipo,
lo ayudará a obtener un mayor respeto de parte de los ejecutivos de la compañía y le dará
más oportunidades para avanzar en su carrera.

Muchas de estas habilidades se cruzan, por lo que mejorar una tendrá un gran impacto en
los demás. Algunas de estas habilidades serán naturales para usted, pero todas requieren
un esfuerzo adicional para perfeccionarlas. Lo ayudarán a crear un ambiente de trabajo
saludable en el que los empleados deseen incorporarse al trabajo y asuman más
responsabilidades y nuevos y emocionantes desafíos.

Referencia
1. http://en.wikipedia.org/wiki/Teamwork

Jeff O'Brien
Jeff O'Brien es especialista en productos, evangelizador de CMMS y
blogger de la industria en Fiix, que desarrolla y ofrece soluciones de
software de mantenimiento que son utilizadas por miles de empresas
que hacen un uso intensivo de activos en todo el mundo para
transformar sus operaciones de mantenimiento, eliminar
desperdicios y costosos tiempos de inactividad, y gestionar el riesgo

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