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192 | Cerrando el círculo

Cerra n d o e l c í rc u l o
P
Cross-Cultural Solutions, es una organización sin fines de lucro, experta en el campo del
voluntariado internacional. Los participantes pueden escoger entre tres programas en diez paí-
ses, con fechas de inicio durante todo el año y cuya duración va de 1 a 12 semanas.
Como voluntarios internacionales de Cross-Cultural Solutions, las personas trabajan lado a
lado con los habitantes del lugar en proyectos diseñados y manejados localmente, lo que les
permite ver y aprender sobre el país a través de los ojos de su gente. Cada año, la organización
envía a más de 1,000 voluntarios al extranjero. Excel es una valiosa herramienta para organi-
zar los datos relacionados con los voluntarios, los programas que eligen, la fecha de inicio y la
duración de su actividad como voluntarios.
Proyecto 1: Ordenar y filtrar datos
Ordene y filtre la lista de voluntarios que están programados para comenzar su experiencia en
julio y agosto.
PREPÁRESE. Inicie Excel si aún no está ejecutándose.
1. ABRA el libro Voluntarios localizado en los archivos de datos de esta lección.
CD 2. Con la ficha Datos activa, seleccione cualquier celda en la columna D. Haga clic
en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar.
El libro Voluntarios 3. Se abre el cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro Ordenar por, seleccione
está disponible en el Programa.
CD-ROM complemen-
4. Haga clic en Agregar nivel. En el cuadro Luego por, seleccione Ubicación.
tario.
5. Haga clic en Agregar nivel. En el cuadro Luego por, seleccione Fecha de inicio.
Haga clic Aceptar.
6. Guarde el documento con el nombre Voluntarios_Proyecto_1.
7. Haga clic en Filtro en el grupo Ordenar y filtrar.
8. Haga clic en la flecha de la columna Duración. De la lista, haga clic en la casilla
de verificación (Seleccionar todo) para quitar la selección a todos los filtros.
Haga clic en la casilla de verificación 6 semanas y haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en la flecha en la columna Fecha de inicio y quite la selección a
Agosto. Haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Impresión rápida para imprimir la lista de los voluntarios que
saldrán en julio y permanecerán en el lugar por seis semanas.
11. Seleccione cualquier celda en el rango de datos. Haga clic en Quitar duplicados en
el grupo Herramientas de datos.
12. En el cuadro de diálogo Quitar duplicados, haga clic en Seleccionar todo y haga
clic en Aceptar. Un cuadro de diálogo indica que se quitó un valor duplicado.
13. Haga clic en Filtro para mostrar todos los datos.
14. GUARDE el libro.
PAUSA. DEJE abierto el libro para utilizarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 2: Administrar las hojas de cálculo en un libro


Se puede acceder fácilmente a los datos si usted los organiza y crea una hoja de cálculo para
cada programa.
UTILICE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione el rango A1:F19 y haga clic en Copiar en el grupo Portapapeles de la
ficha Inicio.
2. Seleccione la Hoja2, haga clic en la celda A1 y haga clic en Pegar en el grupo
Portapapeles.
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3. Haga clic en el botón Opciones de pegado y haga clic en Mantener ancho de


columnas de origen.
4. Con la Hoja2 activa, haga clic en Formato en la ficha Inicio y haga clic en Mover
o copiar hoja... En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la
hoja, seleccione Hoja3. Haga clic en Crear una copia y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en el icono Insertar hoja de cálculo. Esto crea la Hoja5.
6. Con la Hoja1 activa, haga clic en Formato y haga clic en Cambiar el nombre de
la hoja. Teclee Resumen y presione la tecla Entrar . Haga clic en la etiqueta
Hoja2 y cambie el nombre a En el extranjero.
7. Haga clic en la etiqueta Hoja2(2) y cambie el nombre de la hoja de cálculo a
Extranjeros Internos. Haga clic en la etiqueta Hoja3 y cambie el nombre de la
hoja de cálculo a Voluntarios Extranjeros.
8. En la hoja de cálculo Resumen, seleccione A20:F45 (Voluntarios de Extranjeros
Internos) y haga clic en Copiar. Haga clic en la etiqueta Extranjeros Internos y
seleccione A5. Haga clic en Pegar. Esto reemplaza los datos en la hoja de cálculo.
9. En la hoja de cálculo Resumen, seleccione el rango A1:F4 y haga clic en Copiar.
Haga clic en la ficha Voluntarios Extranjeros, seleccione A1 y haga clic en Pegar.
10. Haga clic en el botón Opciones de pegado y haga clic en Mantener ancho de
columnas de origen.
11. Seleccione el rango A46:F87 en la hoja de cálculo Resumen y haga clic en
Copiar. Seleccione la celda A5 en la hoja de cálculo Voluntarios Extranjeros y
haga clic en Pegar.
12. Con la hoja de cálculo Resumen activa, presione la tecla Ctrl y haga clic en la
etiqueta Hoja5 para agrupar las dos hojas de cálculo.
13. Haga clic en Formato, señale Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar hoja. Tres
hojas de cálculo permanecen visibles.
14. Haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic en Imprimir. En el cuadro
de diálogo Imprimir, haga clic en Todo el libro.
15. Haga clic en Formato. Señale Ocultar y mostrar y haga clic en Mostrar hoja...
Seleccione Resumen y haga clic en Aceptar. Seleccione Formato y muestre la
Hoja5.
16. Con la Hoja5 activa, haga clic en la flecha Eliminar y haga clic en Eliminar hoja.
17. Haga clic en la etiqueta Resumen y haga clic en Formato. Haga clic en Mover o
copiar hoja... En el cuadro de diálogo Mover o copiar, haga clic en (mover al
final). Haga clic en Aceptar.
18. GUARDE el libro con el nombre Voluntarios_Proyecto_2 y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE abierto Excel para utilizarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 3: Ordenar y calcular el subtotal de los datos


Una parte del apoyo económico que recibe Cross-Cultural Solutions proviene de contribucio-
nes deducibles de impuestos de individuos y corporaciones. A los contribuidores se les pide
que seleccionen el fondo al que deberá aplicarse su aportación.
CD
1. ABRA el libro Contribuciones localizado en los archivos de datos de esta lección.
El libro Contribuciones
está disponible en el 2. Haga clic en la ficha Datos.
CD-ROM complemen- 3. Seleccione cualquier celda. Haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la
tario. ficha Datos.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Fondo y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Subtotal en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se despliega el cua-
dro de diálogo Subtotal.
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6. En el cuadro Para cada cambio en:, seleccione Fondo. Seleccione o acepte Suma en
el cuadro Usar función, y seleccione Importe en el cuadro Agregar subtotal a. Haga
clic en Aceptar.
7. De ser necesario, ajuste los anchos de columnas para mostrar todos los datos
8. GUARDE el libro con el nombre Contribuciones_Proyecto_3 y CIERRE el archivo.
CD
PAUSA. DEJE abierto Excel para el siguiente proyecto.
El libro Contribuciones
está disponible en el Proyecto 4: Usar fórmulas y funciones
CD-ROM complemen- En el Proyecto 3, usted determinó el importe que se asignó a cada fondo. Utilice las fórmulas
tario. y funciones para realizar un análisis adicional en preparación para la colecta anual de Cross-
Cultural Solutions.
1. ABRA el libro Contribuciones localizado en los archivos de datos de esta lección.
2. Haga clic en la ficha Fórmulas. Seleccione la celda A36. Teclee Total de
contribuciones.
3. Seleccione la celda C36 y haga clic en Autosuma en el grupo Biblioteca de
funciones. El rango C5:C35 debe estar seleccionado de manera predeterminada.
Presione la tecla Entrar .

RESOLUCIÓN DE Si la función que desea emplear no está visible en el cuadro Seleccionar una función del
PROBLEMAS
cuadro de diálogo Insertar función, teclee el nombre de la función en el cuadro Buscar
una función y haga clic en Ir.

4. Seleccione el rango A36:C36. Haga clic en Estilos de celdas en la ficha Inicio.


Haga clic en Total debajo de Títulos y encabezados.
5. Seleccione la celda A38 y teclee Conteo. Presione la tecla Tab .
6. En las ficha Fórmulas, haga clic en Insertar función. Seleccione Contar y haga
clic en Aceptar
7. Seleccione el rango C5:C35 en el cuadro Valor1. Haga clic en Aceptar.
8. En la celda A39, teclee Contribuciones <$1,000 y presione la tecla Tab .
9. Haga clic en Insertar función y seleccione SUMAR.SI. Haga clic en Aceptar.
Seleccione el rango C5:C35 en el cuadro Rango.
10. En el cuadro Criterio, teclee <1000. Haga clic en Aceptar.
11. Seleccione la celda A40 y teclee Promedio por persona. Presione la tecla Tab .
12. Haga clic en Insertar función y haga clic en PROMEDIO. Haga clic en Aceptar.
Seleccione el rango C25:C35 en el cuadro Número 1. Haga clic en Aceptar.
Aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda B40 y se muestra
un botón de mensaje de error. Haga clic en la flecha y haga clic en Omitir error.
13. Seleccione la celda A41, teclee Contribuciones >=5000 y presione la tecla
Tab .
14. Haga clic en Usadas recientemente en el grupo Biblioteca de funciones y haga
clic en SUMAR.SI.
15. En el cuadro Rango, seleccione C5:C35 y presione la tecla Tab .
16. En el cuadro Criterio, teclee >=5000. Haga clic en Aceptar.
17. Seleccione el rango B39:B41 y haga clic en Formato de número de contabilidad
en el grupo Número de la ficha Inicio.
18. Haga clic en Disminuir decimales dos veces.
19. GUARDE el libro con el nombre Contribuciones_Proyecto_4 y CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

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