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Conceptos de productividad y etapas

Productividad: definición y conceptos asociados


El concepto de «productividad» proviene de Revolución Industrial, cuando se
medía la cantidad de piezas elaboradas por una empresa en cierta unidad de
tiempo. Estos dos elementos, el tiempo y el número de bienes producidos,
eran esencialmente los que determinaban si una compañía era productiva o
no.
Más tarde, con las transformaciones del siglo XX, supimos que estos dos factores,
si bien eran decisivos, no eran los únicos a tener en cuenta en el momento de
medir la productividad de una empresa o, incluso, de sus integrantes.
El cambio significativo se produjo cuando el personal de las empresas pasó de
tener un papel meramente funcional a ser protagonista de los procesos, lo cual se
tradujo en la ampliación del concepto de bienestar laboral.

Las nuevas concepciones de la productividad


Cada vez son menos las empresas que insisten en los modelos de liderazgo
autocrático. Ni siquiera en los proyectos a corto plazo, que en teoría requieren una
dirección de tipo vertical y centralizada, se ignora la necesidad de proveer a los
colaboradores de las empresas de un bienestar más amplio.
Estamos lejos de aquella primera definición en la que cantidad era sinónimo
directo de productividad. Ahora es preciso incorporar nuevos términos:

 Calidad. Es uno de los conceptos que más ha ayudado a ampliar el término de


productividad. Surgió en la segunda mitad del siglo XX y desde ese momento ha
tenido una evolución progresiva hasta ocupar, actualmente, el centro de muchos
procesos empresariales. La gestión de calidad es un elemento fundamental para
cualquier organización. Aplicarlo supone enfatizar en la calidad de los servicios o
productos elaborados y apuntar directamente a los niveles de satisfacción de los
clientes o consumidores.

 Motivación. Otro de los grandes cambios en la cultura empresarial se produjo


cuando los modelos directivos introdujeron la motivación, un aspecto que ha
demostrado importantes logros en los niveles de productividad. Está claro que las
empresas más motivadas son las que mejores resultados obtienen, más allá del
campo o sector en el que se desenvuelvan.

 Recursos. Son aquellos elementos físicos, humanos o monetarios con los que
cuenta una empresa para cumplir sus objetivos de producción. Pero no sólo se
trata de eso. Los recursos deben ser los más oportunos para cada caso, pues de
lo contrario perderán su utilidad. Las empresas actuales, por ejemplo, realizan
grandes inversiones en nuevas tecnologías, pues ello garantiza mejores niveles de
productividad y de satisfacción de sus clientes.
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 Logística. La logística tiene que ver con la manera en que estén dispuestos los
elementos de una empresa. El orden, la dinámica de los procesos internos, el
espacio físico y hasta los protocolos de actuación también influyen en el nivel de
productividad. No es una cuestión menor. Hay empresas con pocos recursos que,
sin embargo, funcionan eficientemente; otras, por el contrario, cuentan con una
excelente infraestructura pero ignoran cómo aplicarla.

 Filosofía. Hemos dejado para el final el factor de mayor influencia a la hora de


hablar de productividad. Cuando ésta se asume como un principio empresarial,
existen mayores posibilidades de cumplir con sus objetivos de producción y, a la
vez, generar productos de calidad. Para ello, los mensajes que desde la dirección
se transmitan deben ser claros, directos y precisos. De hecho, en el momento de
liderar cambios en este sentido, la gerencia debe ser el nivel más comprometido.
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CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CALIDAD Y LA PRODUCTIVIDAD

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Transcripción de CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CALIDAD Y LA


PRODUCTIVIDAD

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CALIDAD Y LA PRODUCTIVIDAD


Competitividad y Calidad
PROCESO
Productividad
Es la capacidad de generar resultados utilizando ciertos recursos. Se incrementa
maximizando resultados y/u optimizando recursos.
EVALUACIÓN DE LOS CRITERIOS PARA DETERMINAR EL DESEMPEÑO DE
UNA EMPRESA
VARIABILIDAD Y PENSAMIENTO ESTADISTICO
CICLO DE CALIDAD
8 PASOS EN LA SOLUCÓN DE UN PROBLEMA
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
• Proceso
Etapas o subprocesos
conformado por:
• Entradas o insumos
Sustancias, materiales, productos o equipos
incluyen:
• Resultados o salidas
Producto en sí o modificación de los insumos
son:
VARIABLES DE ENTRADA DEL PROCESO
Definen las características de los insumos, las variables de operación y control de
un proceso.
VARIABLES DE SALIDA
Son las características de calidad en las que se reflejan los resultados obtenidos
por un proceso.
Ejemplos: dimensiones, propiedades físicas, químicas o biológicas, características
superficiales, propiedades eléctricas, sabor, olor, color, textura, resistencia,
durabilidad, etc.
CALIDAD
Son las características de un producto o servicio que le confieren su aptitud para
satisfacer necesidades explicitas o implícitas; es decir que consiste en la ausencia
de deficiencias en aquellos atributos que satisfacen al cliente.
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La calidad se relaciona ante todo con la satisfacción del cliente


SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Es la percepción de este acerca del grado con el cual sus necesidades o
expectativas han sido cumplidas.
Incluye tres aspectos
Calidad del producto
Atributos, tecnología, funcionalidad, durabilidad, prestigio, confiabilidad.
Calidad en el servicio
Tiempo de entrega, flexibilidad en capacidad, disponibilidad, actitudes y
conductas, respuesta a la falla, asistencia técnica.
Precio
Precio directo, descuento/ventas, términos de pago, valor promedio, costo servicio
postventa, margen de operación, costos totales.
TIEMPO DE CICLO
Es el tiempo que transcurre desde que el cliente inicia un pedido que se
transforma en requerimientos de materiales, órdenes de producción y de otras
tareas, hasta que todo se convierta en un producto en las manos de este.
Cuando se tiene mala calidad en las diferentes actividades hay equivocaciones y
fallas de todo tipo, como por ejemplo:
- Reprocesos, desperdicios, retrasos, equivocaciones, paros, inspección excesiva,
desorganización, problemas con proveedores y clientes, conflictos humanos
dentro de la empresa.
Esto repercute en más gastos y menos competitividad para la empresa.
CONTROL DE CALIDAD
Conjunto de actividades orientadas al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
COMPETITIVIDAD
Es la capacidad de una empresa para generar valor para el cliente y sus
proveedores de mejor manera que sus competidores.
EFICIENCIA
Relación entre los resultados logrados y los recursos empleados. Se mejora
optimizando recursos y reduciendo tiempos desperdiciados por paros de equipos,
falta de material, retrasos, etc.
EFICACIA
Grado con el cual las actividades planeadas son realizadas y los resultados
previstos son logrados. Se atiende maximizando resultados.
ACCIONES PREVENTIVAS
Son aquellas que se implementan para eliminar la causa de una no conformidad
potencial o de alguna otra situación potencial no deseable.
ACCIONES CORRECTIVAS
Se emplean para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Es decir,
están orientadas a prevenir recurrencias.
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EFECTIVIDAD
Se refiere a que los objetivos planteados sean trascendentales y se alcancen.
Medición del desempeño de una empresa
Es necesario medir lo que es importante y clave en los procesos, así como los
resultados que se quieren mejorar, para lo cual la organización debe establecer un
sistema de medición del desempeño:
SISTEMA DE MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
Se refiere a cuantificar los signos vitales de la organización y con base en ellos
encauzar el pensamiento de los empleados y fijar prioridades.
1. Reporte Financiero
Análisis de ganancias. Enfoque a dividendos.
2. Conformancia
Cumplir con especificaciones. Enfoque a reducción de retrabajo y de
desperdicios.
3. Clientes
Toma más importancia, la empresa se acerca a él, las decisiones están basadas
en sus necesidades y expectativas. Enfoque al cliente.
4. Mercado, papel critico de calidad
La empresa amplía sus perspectivas y no solo analiza la satisfacción de sus
clientes, sino también se pone en contacto con el mercado u se compara con sus
competidores. Enfoque al cliente y al mercado.
Asociación con proveedores

Satisfacción de los empleados

Desempñeo operacional

Satisfacción del cliente

Valor del accionista

Existen indicadores específicos que conforman cada una de las guías claves para
la medición del desempeño de las empresas. Los datos de cualquier indicador
clave deben ser realistas, mensurables, procesables, fiables, de rápida
actualización y de fácil acceso a quienes lo requieren.
Guías fundamentales
• Proveedores
Resultados de auditorías, sus índices de calidad, selección, calificación,
capacidades.
• Accionistas
Retorno sobre activos. Utilidades, costos de operativos, inversiones comerciales,
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costos de servicio postventa.


• Empleados
Tendencias de la producción, actividad en los equipos, crecimiento y desarrollo.
• Calidad operacional
Tiempo de ciclo, rotación de inventarios, eficiencia, proyectos de mejora.
• Clientes
Evaluaciones de calidad, quejas del cliente, calidad de la entrega, análisis del
mercado.
Variabilidad
Se refiere a la diversidad de resultados de una variable o de un proceso. Ejemplo:
la temperatura es diferente de un día al otro.
PENSAMIENTO ESTADISTICO
Filosofía de aprendizaje y acción que establece la necesidad de un análisis
adecuado de los datos de un proceso, como una acción indispensable para reducir
su variabilidad.
• ESTRATEGICO
Crea estrategias las comunica, emplea datos de varias fuentes para dirigir.
Desarrolla e implementa sistemas de medición para dirigir el proceso. A dónde
quiere llegar la organización?
• DIRECTIVO
Desarrolla proyectos estructurados, fija metas, se enfoca en los procesos y no
reclama a los empleados por su variación.
• OPERACIONAL
Conoce la variación, grafica datos de los procesos, identifica medidas clave y
oportunidades de mejora.
Pensamiento estadístico en los tres niveles de la organización
Para mejorar la calidad y en general para resolver problemas recurrentes y
crónicos es imprescindible seguir una metodología bien estructurada, para así
llegar a las causas de fondo de los problemas realmente importantes. Así la
mayoría de metodologías de solución de problemas están inspiradas en el ciclo de
calidad o ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).
1. Seleccionar y caracterizar el problema: se selecciona un problema importante,
se delimita y se define en términos de su magnitud e importancia.
2. Buscar todas las posibles causas: buscar todas las posibles causas sin
discutirlas, aplicando una sesión de lluvia de ideas, con atención en los hechos
generales y no particulares.
3. Investigar las causas más importantes: elegir de la lista de posibles causas
detectadas en el punto anterior, las más importantes. Siempre que sea posible
recurrir a análisis estadísticos.
4. Considerar las medidas remedio: se deciden las medidas remedio para cada
una de las causas sobre las que se ha decidido actuar.
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5. Implementar las medidas remedio. Se deben ejecutar las medidas remedio


acordadas antes, siguiendo al pie de la letra el plan elaborado en el paso anterior,
involucrando a los afectados al explicarles los objetivos que se persiguen.
Una forma de llevar a práctica el ciclo PHVA, es dividir en ocho pasos
6. Revisar los resultados obtenidos: Verificar con datos estadísticos si las medidas
remedio dieron resultado, comparando estadísticamente la magnitud del problema
antes con su magnitud después de las medidas.
7. Prevenir recurrencia del mismo problema: Si las soluciones no dieron resultados
se debe repasar todo lo hecho, aprender de ello, reflexionar, obtener conclusiones
y con base en esto empezar de nuevo. En cambio, si las soluciones dieron
resultado, entonces se debe generalizar y estandarizar la aplicación de las
medidas remedio, y acordar acciones para prevenir la recurrencia del problema.
8. Conclusión: Se revisa y documenta todo lo hecho, cuantificando los logros del
proyecto (medibles y no medibles).
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Conceptos básicos de producción

Toda organización tiene función de producción, trátese de productos y/o servicios, por ello es de
suma importancia que esta función se administre de la mejor manera con el fin de alcanzar la
ventaja competitiva

Aunque generalmente se asocia a la producción con el hecho de producir bienes


materiales como alimentos, vestidos o automóviles, la función de producción está
presente en cualquier ente socio-económico sea que este ofrezca bienes
materiales o servicios intangibles.

La función de producción u operativa tiene como objeto las operaciones físicas


que hay que realizar para transformar las materias primas en productos o para la
realización de un servicio, por lo tanto la administración de la producción propende
por la utilización más económica de unos medios (locaciones, maquinaria o
recursos de cualquier tipo) por personas (operarios, empleados) con el fin de
transformar unos materiales en productos o realizar unos servicios.

Producción. La producción es el estudio de las técnicas de gestión empleadas para conseguir la


mayor diferencia entre el valor agregado y el costo incorporado consecuencia de la
transformación de recursos en productos finales

Para familiarizarnos con la producción que mejor que conocer algunos de sus
términos básicos:

 Servicio: bien intangible que tiene dos características básicas, la individualización


y el ser muy perecederos.
 Producto: bien tangible que resulta de un proceso de fabricación.1
 Capacidad: valor teórico al que nos referimos como la cantidad por unidad de
tiempo que se obtendría al utilizar al máximo todos los recursos disponibles
(Ejemplo: 10 relojes/ hora).
 Capacidad demostrada: valor medio de las capacidades desarrolladas por el
proceso productivo durante un determinado período de tiempo, a ella se recurre
como un término más práctico y menos teórico de lo que es la capacidad. Por
ejemplo, si un proceso ha arrojado las siguientes producciones en una semana: 10
relojes/día, 8 relojes/día, 7 relojes/día, 12 relojes/día, 11 relojes/día, 14 relojes/día
y 9 relojes/día; entonces la capacidad demostrada es:

Capacidad demostrada = 10 + 8 + 7 + 12 + 11+ 14 +9 / 7 días = 10,14 relojes / día

 Carga: cantidad de producto por unidad de tiempo que se exige a un proceso en


un momento determinado.
 Sobrecarga: cuando la carga es superior a la capacidad y el proceso no puede
operar todo lo deseado y aparecen inventarios de productos.
 Cuello de botella: recursos que limitan la capacidad y originan sobrecarga.
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 Tiempo de producción: tiempo necesario para realizar una o varias operaciones.


Se descompone en tiempo de espera, de preparación, de operación y de
transferencia.

1. Tiempo de espera: tiempo que está el producto hasta que comienza la operación
2. Tiempo de preparación: tiempo que se necesita para disponer adecuadamente los
recursos que van a efectuar la operación
3. Tiempo de operación: tiempo consumido por los recursos en efectuar la operación
4. Tiempo de transferencia: tiempo necesario para transportar una cantidad de
producto que ya ha sido sometido a una operación a otra nueva

El único de estos tiempos que agrega valor es el tiempo de operación, la


administración debe buscar la forma de hacer que los demás sean mínimos.

 * Capacidad productiva: es la cantidad de recursos, principalmente fuerza laboral y


maquinaria, que están disponibles en el proceso productivo.
 * Proceso de flujo continuo: proceso donde el flujo de producto sigue siempre una
secuencia de operaciones que viene establecida por las características del
producto. Dentro de ellos se tienen:

1. Procesos continuos: aquellos que producen sin pausa alguna y sin transición entre
operación y operación, generalmente se usan en productos totalmente
estandarizados.
2. Procesos en serie: procesos en los que hay una transición entre las operaciones y
están diferenciadas por requerir la aplicación de maquinaria o mano de obra
distinta en cada operación.

 Procesos de flujo en lotes: en estos procesos cualquier cambio entre productos de


la misma familia requiere una preparación previa de la maquinaria. La preparación
supone un tiempo en que la línea de producción estará parada, lo que implica a su
vez un coste valorable en términos de producción no hecha que hay que recuperar
con la producción de lotes de muchas unidades y así distribuir ese costo entre más
unidades.
 Procesos de flujo alternado: producen en lotes pero de cantidades mínimas,
incluso unidades. Se requiere que los tiempos de preparación estén minimizados
para que sea rentable.
 Procesos de flujo intermitente: procesos de producción que no tienen una
secuencia fija de operaciones, el flujo de operaciones está determinado por el
producto procesado y para ello no hay una máquina específica sino diferentes
máquinas capaces de hacer diferentes tareas.
 Procesos sin flujo: procesos donde se disponen las operaciones alrededor del
producto. No existe ningún flujo diseñado a priori, por ello son especialmente útiles
para los productos por diseño.

Objeto de la función producción. La función de producción u operativa tiene como objeto las
operaciones físicas que se deben adelantar para transformar las materias primas en productos
o para la realización de un servicio.
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Productividad. Conceptos básicos para mejorarla

Mejorar nuestra productividad debería ser una prioridad para cualquier freelance.
Todos los que somos emprendedores y gestionamos nuestro negocio basándonos
en internet sabemos las grandes posiblidades que se nos han abierto desde su
creación y más concretamente desde que el acceso a internet es posible para la
inmensa mayoría de nosotros.

Pero también debemos ser conscientes de que el acceso a tanta información muy
a menudo nos puede hacer perder mucho tiempo debido a los ladrones del
tiempo. Por eso es tan importante que los identifiquemos y los combatamos,
porque si no, nuestra productividad caerá por los suelos, y para los que somos
freelance o pertenecemos a una pequeña empresa esto es desastroso, ya que si
un trabajo no lo hacemos nosotros no lo hará nadie, y esto, al final, repercutirá
negativamente en el devenir de nuestra empresa.

Cuando hablamos del tiempo debemos distinguir entre dos dimensiones, la interna
y la externa. La dimensión interna del tiempo, que es en la que nos centraremos
en este post, está marcada por nuestra percepción del tiempo y por nuestra
gestión del tiempo. Mientras que al mencionar la dimensión externa del tiempo nos
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referimos a imposiciones que recibimos desde fuera de nosotros mismos, plazos,


calendarios, etc…

Como hemos dicho, vamos a analizar más detenidamente la dimensión interna del
tiempo.

¿Cómo gestionar adecuadamente nuestro tiempo?


En primer lugar debemos decir una obviedad, y es que gestionar adecuadamente
el tiempo es fundamental para nuestra productividad, para ello los primero que
tendremos que hacer es identificar qué hacemos; en segundo lugar
deberemos analizar cómo lo hacemos, bien o mal y cuáles deben ser corregidas;
lo tercero que deberemos identificar será para qué queremos actuar en cuanto a
la gestión de nuestro tiempo; en cuarto lugar debemos determinar cómo
actuaremos, aplicaciones o recursos que utilizaremos; y por último debemos
determinar cuándo actuaremos, un plazo en el que aplicaremos todo lo analizado
anteriormente para mejorar nuestra gestión del tiempo.

¿Cómo planificar nuestras tareas?


Hay muchas posibles clasificaciones para las tareas de nuestro día a día, pero la
que más nos gusta a nosotros es aquella que distingue entre tareas importantes y
tareas urgentes.
Conceptos de productividad y etapas

Tareas importantes son aquellas que nos hacen cumplir nuestros objetivos
y las tareas urgentesson aquellas que requieren que las realicemos lo antes
posible.

Obviamente, dentro de esta clasificación podemos definir valores para las dos
clasificaciones, importancia alta o baja y urgencia alta o baja. Combinando estas
posibilidades podríamos obtener una matriz como la siguiente, en la cual
reflejamos también cómo debemos actuar respecto a cada una de ellas:

IMPORTANCIA ALTA IMPORTANCIA BAJA

URGENCIA ALTA Requiere acción inmediata Se puede/debe delegar

URGENCIA BAJA Requiere planificación Desechar

Si quieres saber más sobre este y otros puntos relacionados con la productividad,
no te pierdas nuestro ebook “Mejora tu Productividad” que podrás obtener gratis si
te suscribes a nuestra newsletter.

Pautas para disminuir las interrupciones


No hace falta que definamos lo que son las interrupciones. Como bien sabes las
interrupciones son muy perjudiciales para nuestra productividad ya que:

 Afectan a nuestro ritmo de trabajo


 Disminuyen nuestra concentración, la cual se estima que tardamos 10 minutos en
recuperar.
 Debido a lo anterior, nos hacen más torpes y lentos.
 Nos alejan de la consecución de nuestros objetivos.
 Y hacen disminuir nuestra motivación, nuestra creatividad y nuestro buen humor, y
por lo tanto son fuentes de estrés y ansiedad.

Es importante que seamos conscientes de que es prácticamente imposible


eliminar al 100% las interrupciones, pero nuestro objetivo debe ser minimizarlas lo
máximo posible.
Conceptos de productividad y etapas

Para ellos deberemos identificar nuestros ladrones del tiempo, como por ejemplo
el email, el movil o las redes sociales. Los ladrones del tiempo son un concepto
muy interesante que abordaremos ampliamente en futuros posts.

Una vez más, para ayudarnos a minimizar las interrupciones lo primero que
debemos hacer será identificarlas y calcular la frecuencia con la que se producen
y el impacto que generan, para ello podemos usar otra matriz como la siguiente y
actuar como se indica:

MUY A MENUDO A MENUDO POCAS VECES

IMPACTO ALTO actuar actuar planificar

IMPACTO MEDIO actuar planificar planificar

IMPACTO BAJO planificar analizar analizar

5 tips para combatir las interrupciones y mejorar la


productividad
1. Prescindir de las notificaciones. Desactivar los avisos cuando nos entra un nuevo
email por ejemplo. Es mucho más efectivo planificar una estrategia de revisión y
comprobar nuestra bandeja de entrada una, dos o tres veces al día según
necesitemos y no siempre que nos llegue un correo.
2. Evitar la navegación inconsciente. Para ellos debemos tener claro cual es
nuestro objetivo al navegar por una web. A todos nos ha pasado que estamos
buscando alguna información que nos interesa, vemos algún enlace que nos llama
la atención, pinchamos en una foto, esta nos lleva a otro sitio, de aquí pasamos a
otro y cuando ha pasado un tiempo estamos muy lejos de lo que inicialmente
buscábamos.
3. En los navegadores debemos tener abiertas solo las pestañas
imprescindibles para la tarea que estamos haciendo, así evitaremos distracciones
y tentaciones.
Conceptos de productividad y etapas

4. Si es posible (somos conscientes de que no siempre se puede) desconectar el


movil, o al menos parte de él (whatsapp, redes sociales, o la conectividad) para
evitar interrupciones y poder centrarnos en la tarea que estamos realizando.
5. En cuanto a las redes sociales, debemos identificar cuáles son realmente
importantes para nuestro proyecto y centrarnos en ellas, evitando perder el
tiempo en otras o en perfiles personales.

Si quieres ampliar estos y otros conceptos que te ayudarán a mejorar tu


productividad suscríbete a nuestra newsletter y además de mantenerte informado
de nuestros post podrás acceder a nuestro ebook “Mejora tu productividad” donde
abordamos también conceptos muy interesantes como el coste de oportunidad,
cómo evitar la procrastinación o cómo hacer más productivas tus reuniones, así
como algunas herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad y harán
que tu proyecto salga adelante.

Crees que hay algún concepto importante para la productividad que no hemos
nombrado, déjanos tu comentario al final del post y estaremos encantados de
hablar contigo. Y por supuesto, nos ayudas mucho si compartes este post en
redes sociales y también ayudas a tus contactos a ser más productivos.