Modulo INF-1 Guia 1.1.b Hoja de Calculo - OpenOffice (1ro)

Mintel - Universidad de Guayaquil
2.2 Hoja de Cálculo (open office Calc)

Calc es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel, con un rango de características más o menos
equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en
Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente (basado
en la disposición de los datos del usuario). Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como
archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas
2.2.1 - Entorno de Trabajo de Office Calc

Se puede acceder a Office Calc acudiendo a:
Aplicaciones/Oficina/OpenOffice.org Hojas
de Cálculo
2.2.1.1 Identificación de los Elementos del Menú Principal

Barra de Título
Barra de Menús
Barra de Herramientas Estándar
Barra de
Herramientas
Formato
Barra de
Identificador de columnas Fórmulas
Barra de
Desplazamiento
Identificador de filas
Hojas de Trabajo Barra de Estado

Barra de Título: de color azul, muestra el nombre del programa y del archivo Calc.
Barra de Menú: contiene todos los comandos fundamentales.
Barra Estándar: permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes, como abrir y
guardar archivos.
Barra de Formato: contiene los botones necesarios para darles formato a los datos.
Barra Línea de entrada: muestra el contenido de la celda activa, y también la zona para escribir o insertar
fórmulas en esta celda .
Cuadro de nombre: muestra la dirección de la celda activa o del rango seleccionado.
Barras de desplazamiento: permiten visualizar distintas áreas de la hoja de cálculo.
Hoja: es una cuadrícula de columnas verticales (identificadas por letras) y filas horizontales
(identificadas por números). La intersección de una columna y una fila constituye una celda. Cada celda
se identifica por las coordenadas de la columna (letra) y de la fila (número).
Celda activa: es la celda que se visualiza con un borde grueso, en la que se puede escribir o modificar su
contenido.
2.2.1.2 Interacción con la interfaz Grafica

Normalmente al abrir Calc lo hace creando un libro de trabajo nuevo.
Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila.
Movimiento en las hojas

Para cambiar de hoja de trabajo activa,
haremos clic con el botón izquierdo del ratón
sobre las pestañas de la parte inferior
izquierda.
Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de

desplazamiento podremos emplear también combinaciones de teclas.
2.2.1.3 Mostrar y Ocultar Barra de Herramienta

Las barras de herramientas de Calc
Para mostrar y ocultar las barras de herramientas acudiremos al menú Ver, Barra de herramientas.
2.2.2 Gestión de Documento

Abrir y guardar libros de trabajo
Para abrir un libro de trabajo nuevo iremos al
menú Archivo/Abrir, o bien desde el icono
de la barra de herramientas.
Veremos la ventana de la derecha en la que navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el

archivo.
Para guardar un libro de trabajo iremos al

menú Archivo/Guardar, o bien desde el
icono de la barra de herramientas.
Si queremos guardar el libro de trabajo con

otro nombre, iremos al menú Archivo/
Guardar como, para posteriormente indicar
en qué carpeta deseamos almacenarla.
Si tenemos varios libros abiertos, podremos

cambiar de uno a otro desde el menú
Ventana, seleccionando el que deseemos
activar.
2.2.3 Trabajo de Celdas
2.2.3.1 Identificación filas, columnas y celdas
Columnas
Las columnas se nombran por letras (A, B, C...)
Filas
Las filas son las que estan de manera horizontal y las columnas son las q estan de manera vertical, se
numeran desde el 1 hasta 65536.
Celdas
Es la intersección de filas y columnas
2.2.3.2 Selección de rango de celdas adyacentes y / o no adyacentes

Cuando una misma operación ha de realizarse sobre un grupo de celdas, Calc permite designar
todas aquellas celdas de la hoja de cálculo con las que se precise trabajar, seleccionándolas.
Así, si en vez de tener elegida una celda tenemos varias, la operación a realizar la efectuaremos
"de un solo golpe" sobre todas ellas.
Concepto de rango
Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se escogen para realizar una misma
operación. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Por tanto el
rango más pequeño que se puede seleccionar es una única celda (celda activa) y el mayor una hoja
completa, si bien como se verá en lecciones posteriores es posible señalar varias hojas.
Por tanto, un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designarlo es utilizando el

nombre de la primera celda (en caso de un rango rectangular, la celda de la esquina superior
izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior derecha). El
nombre o la dirección o la referencia del rango seleccionado se mostrarán en el cuadro de
nombres de la barra de fórmulas.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango:
B6:E14
Selección de un único rango

La selección de un rango puede realizarse mediante el
teclado o el ratón.
MEDIANTE EL TECLADO:
1. Activar una de las celdas situadas en la esquina del
rango que se quiereemplear.
Pulsar la tecla Mayúscula. Y, sin soltarla, señalar mediante el teclado la celda de la esquina contraria del
rango deseado, el cual queda resaltado.
MEDIANTE EL RATÓN:
1.Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar
2.Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el ratón hasta la celda situada en la
esquina opuesta del rango
3.Soltar el botón y la designación estará realizada, queda resaltado el rango elegido
Observar que el rango escogido queda oscurecido.

2.2.3.3 Seleccionar filas o columnas enteras
Selección de una fila completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila determinada,
desde la columna A hasta la columna IV, la forma más rápida es:
•Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la fila que quiere
(botón gris donde se ve el nº de fila -1, 2, 3,...-), se oscurece mostrando de
esta forma que está seleccionada.
•Mediante el teclado: pulsando Mayús.+Barra espaciadora, se señalará la fila donde se

encuentra la celda activa.
Selección de una columna completa

Para elegir un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna determinada, la
forma de realizarlo es similar a la expuesta anteriormente:
• Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la columna (donde se sitúa
el nombre de ésta -por ejemplo a, b, c...-).
•Mediante el teclado: pulsando Control+Mayús.+Barra espaciadora, se marcará la columna donde

se encuentra la celda activa.
2.2.3.4 Combinar Celdas

Combinar o unir celdas
Se pueden seleccionar celdas adyacentes para unirlas en una única celda.
De igual modo, se puede preferir una celda de gran tamaño creada mediante la unión de celdas
individuales y volver a dividirla.
Los comandos son:
Unir celdas en OpenOffice.org Calc
1. Señalamos las celdas continuas que deseamos unir
2. Elegimos Formato à Combinar celdas.
Deshacer la unión de celdas en OpenOffice.org Calc
1. Colocamos el cursor en la celda a dividir.
2. Elegimos Formato a Combinar celdas para destildar la opción
Selección múltiple de filas y columnas

Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionamos la primera fila o columna como hemos visto anteriormente
2. Sin soltar el botón del ratón, arrastramos hasta que abarquemos las filas o columnas
deseadas, momento en el que podremos soltar el ratón
Si deseamos seleccionar varias filas o columnas no contiguas seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionamos la primera fila o columna de la selección y soltamos el ratón
2. Pulsamos la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada, vamos seleccionando todas aquellas filas o
columnas que deseemos
2.2.3.5 Aplicando formato a las celdas.
Al introducir un dato en una celda, Open Office Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo y en
consecuencia alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.
Intentará, asimismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la
tecla Enter para fijar ese valor, Open Office Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y
lo transforma a 24/06/01.
Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, Open Office Calc aplicará el formato
científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es: el E+9 equivale a 10
Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aun de este modo el
número no se puede mostrar en la celda, esta aparecerá rellena de los símbolos: ###########.
Lo normal será esperar a introducir todos

los datos para posteriormente pasar a
aplicar los formatos. Para esto, en primer
lugar seleccionamos la celda o celdas en
cuestión y desde el menú Formato,
ejecutamos el comando Celdas. Con esto,
Open Office Calc mostrará el cuadro de
diálogo.
Formato de celdas que muestra la Figura
Desde la pestaña Números de este cuadro, podemos asignar formatos numéricos tales como
signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de
posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda,
Porcentaje, etc).
Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Formato de celdas permite realizar
modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:
• En Fuente, se puede seleccionar el tipo de letra (fuente), tamaño, estilo.

• En Efectos de fuente podemos escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la
celda o celdas seleccionadas, subrayado, color, etcétera.
• Desde Alineación se puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos
seleccionados.
• En Borde se puede decidir el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor,
estilo, posición, color, etc.
• En Fondo se puede elegir un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas designadas
(bloque-rango).
Para tener en cuenta: algunas de las opciones que se encuentran en el cuadro de diálogo de
Formato de Celdas, pueden estar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato.
2.2.3.6 - Insertar /eliminar filas y columnas
Para insertar una fila o una columna, primero debemos ubicarnos en la celda donde deseamos hacer
ladicción. La fila se incluirá arriba de la celda seleccionada y la columna a la izquierda de la columna de
la celda escogida.
Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la celda: ir a menú Insertar / submenú Filas o Columnas.
Otra manera puede ser: Hacer clic derecho sobre la letra de la columna o el número de la fila y, desde el
menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.
Si deseamos agregar un conjunto de celdas, y desplazar los datos para que dejen espacio a la nueva
selección, entonces, una vez realizada la operación de Cortar o Copiar posicionamos el cursor en el lugar
en el que deseamos insertar la selección, y seguidamente realizamos una de las siguientes operaciones:
1. Seleccionamos, desde el menú Insertar, el comando Celdas.

2. Pulsamos el botón derecho del mouse y desde el menú contextual seleccionamos Insertar celdas.
Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas, en el cual debemos elegir una de las
cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar.
Borrar filas, columnas y celdas

Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir (Supr), ya que
esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contiene esa celda se
mantiene. Para borrar una o varias filas o columnas completamente, seguimos estos pasos:
1. Seleccionar la fila haciendo clic sobre su número o la columna

2. Dar clic sobre la letra de encabezado.
3. Pulsar el botón derecho del mouse y elegir la opción eliminar filas o eliminar columnas, según
corresponda.
4. Como alternativa encontrarán en la barra de menú Editar la opción Eliminar celdas, señalando la
opción deseada en el cuadro que se abre, se puede eliminar la fila o columna que tengamos
seleccionada.
2.2.3.7 Ocultar y mostrar filas o columnas
Open Office Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, puede que no estén
visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debemos escogerla y luego, desde el menú Formato,
seleccionar Fila o Columna y luego Ocultar.
Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato
seguirá existiendo.
Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccionamos la anterior y
posterior a la que se encuentra oculta, y luego accedemos al menú Formato, optamos por el comando
Filas o Columnas y luego Mostrar.
2.2.3.8 - Modificar el tamaño de filas y columnas

Open Office Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se
mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté
vacía; de lo contrario los datos quedarán ocultos.
Para cambiar el tamaño de una fila, debemos acercar el cursor hasta el margen izquierdo, en la zona en la
que aparece la numeración de las filas, y para cambiar el ancho de una columna ir al margen superior,
donde aparecen las letras que designan las columnas.
A continuación situamos el
cursor en la unión de dos filas
o dos columnas hasta que
ca m b ie d e a p a r i e n c i a ,
adoptando la de una flecha
doble. Luego presionamos
sin soltar el botón izquierdo
del mouse y lo arrastramos
hasta el alto de fila o ancho
de columna que deseamos.
Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato
elegimos el comando Fila o Columna y en el siguiente menú desplegable Altura... o Ancho...
Tras esto aparecerá un cuadro de diálogo (ver Figura) que pide el valor de la altura de la fila o el
ancho de columna según corresponda.
Para tener en cuenta: cuando

comenzamos a trabajar con una
hoja nueva, todas las filas y
columnas poseen el mismo ancho y
alto predefinido.
Este valor puede ser configurado según sea nuestra necesidad, de modo que al crear una nueva hoja
todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una
vez que hayamos introducido datos en la hoja de cálculo.
Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), accedemos al menú Formato y seleccionamos el
comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ...,
según corresponda.
2.2.4 Trabajo Con Hoja de Cálculo.
2.2.4.1 Insertar, mover, copiar, renombrar, eliminar una hoja de cálculo
Los libros y las hojas
Al iniciar Calc se crea un Libro de trabajo, que es el tipo de archivo que genera y visualiza Calc.
Para tener en cuenta:
un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su vez una hoja es una cuadrícula de filas y
columnas en la que se pueden introducir diferentes tipos de datos.
Tiene tres hojas de cálculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. El nombre del libro lo colocamos nosotros, la
extensión la coloca Calc automáticamente “.ods” (se lee punto ods).
Las hojas individuales nos ofrecen la posibilidad de agrupar varias hojas con contenido similar en un
Cambio de nombre de una hoja

De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Calc se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Del mismo modo que le asignamos a un libro un nombre único que nos ayude a recordar su contenido,
podemos cambiar el nombre de una hoja de cálculo.
Para cambiarle el nombre a una hoja seguimos los siguientes pasos:
1 Clic derecho en la ficha de la hoja “Hoja1” de la barra inferior.

2 Seleccione la opción Cambiar nombre a la hoja...;
3 Escriba el nombre nuevo en el cuadro Cambiar nombre de hoja, y haga clic en Aceptar.
Copiar una hoja

Para copiar una hoja completa hacemos clic derecho sobre la ficha (solapa) de la hoja y seleccionamos la
opción Mover o copiar hoja.
En el cuadro que se abre tecleamos la opción Copiar (en la parte inferior) y luego en Aceptar.
Insertar o Eliminar hojas

Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de una de las hojas podemos seleccionar
la opción que deseamos: eliminar una hoja del libro o agregar hojas nuevas (insertar hoja).
Guardar un libro de cálculo

Cuando terminamos de introducir o modificar datos en un libro, para guardarlo debemos asignarle un
nombre.
Para guardar una hoja de cálculo a

la que se le han realizado
modificaciones, debemos pulsar
Guardar en la barra de
Herramientas o desde el menú
Archivo. Para utilizar un nombre o
ubicación diferente, debemos
seleccionar la opción Guardar
como.
Para tener en cuenta: también existe la posibilidad de guardar el libro de cálculo en un formato
distinto. Para eso, se debe seleccionar el formato requerido en la lista Tipo del cuadro de diálogo
Guardar como... (ver Figura ). Todas las hojas de cálculo creadas con Open Office Calc se guardan
en el formato propio de este programa, que es Open Document Format Hoja de cálculo y tiene la
extensión ".ods".
Si tenemos más de un documento abierto aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo,
que permitirá almacenar todas las hojas de cálculo abiertas de una sola vez. También podemos
cerrar todos los archivos de una vez, incluida la aplicación Calc, y salir completamente.
Para ello vamos a la opción Terminar del menú Archivo.
Abrir un libro guardado

Para abrir un libro de cálculo existente, se
siguen estos pasos: Archivo a Abrir, o bien
usar el botón Abrir de la barra de
herramientas o utilizar la combinación de
teclas CTRL + A. Con esto se abre el cuadro de
diálogo Abrir, desde donde se debe
seleccionar el archivo y luego presionar el
botón Abrir.
Para tener en cuenta: cuando se tiene más de un libro de cálculo abierto, se puede acceder a él a
través de la barra de Tareas, donde se encuentran visibles en forma de botones. Para pasar de un
libro de cálculo a otro sólo debemos hacer clic sobre la ventana minimizada (botón) en dicha barra, o
a través de la barra de Menú, comando Ventana, y pulsar sobre el nombre del archivo que se quiere
visualizar.
Salir de Open Office Calc

Veremos las distintas formas de salir de Open Office Calc. Comenzaremos utilizando la manera más
segura y estandarizada para salir de Calc, a través de los siguientes pasos: Archivo a Terminar.
En caso de que nunca hubiésemos guardado la

planilla en uso, se presentará el siguiente cuadro de
diálogo donde podremos elegir el futuro de nuestra
planilla: guardarla, rechazarla (es decir no guardar
los cambios realizados) o bien cancelar la acción de
terminar la aplicación.
2.2.5 Introducir, modificar y manipular datos.

Ingreso de datos
Como ya sabemos, en las celdas de la hoja de cálculo se puede introducir textos, números,
fórmulas, funciones. Veamos cuáles son los pasos para ingresar cada uno de ellos.
Para poder introducir datos en un hoja de cálculo se debe identificar la celda (la intersección de
una fila y una columna) en la que se desea ingresar los datos. Esto se conoce como Seleccionar la
celda: una de las formas es hacer clic con el mouse en la celda que se desea activar.
Ingreso de datos alfabéticos

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta
en celda activa. Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Poner el cursor en la celda en la que se desea escribir, hacer clic con el botón izquierdo.
2. Ingresar los datos y una vez finalizado apretar la tecla Enter para confirmar que la información fue
ingresada. Automáticamente se seleccionará la celda siguiente ubicada abajo. Si queremos escribir en la
celda de al lado debemos utilizar las teclas de manejo del cursor en lugar de Enter.
La información que se va ingresando en cada celda se va visualizando, tanto en la propia celda como en la
barra de Línea de entrada.
Ingreso de datos numéricos

Al igual que con los datos alfabéticos ingresamos los números. Si son números decimales los separamos
con coma (,). Los datos numéricos pueden necesitar símbolos. Los más utilizados son el signo $, % y
decimales. Calc contiene en la barra de Formato los botones correspondientes a cada uno de ellos.
Función auto rellenar

Si vamos a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u otra serie, no
es necesario que escribamos todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos
primeras entradas y utilizar Autorellenar para que la serie se complete automáticamente. Se sigue el
mismo proceso de los datos alfabéticos.
2.2.5.1 Buscar y reemplazar datos.

Para buscar o reemplazar texto, hacemos
clic en el menú Editar, seleccionamos
Buscar y Reemplazar, aparecerá el cuadro
de diálogo que se muestra en la siguiente
figura.
Una vez abierto este cuadro de diálogo los pasos a seguir son:
1. Ingresar el texto a buscar en el recuadro Buscar.
2. Hacer clic en ese botón y el proceso de búsqueda comenzará.
Si se quiere averiguar de una vez toda esta cadena de caracteres en la hoja de cálculo, hay que
pulsar en el botón Buscar todo.
Al realizar estas acciones veremos que la planilla se desplaza automáticamente y la celda que
contiene la palabra buscada se marca para que podamos verla en el contexto.
2.2.5.2 Formatear y alinear datos

Dar formato al texto
Para estas tareas emplearemos la barra de objetos. Como se dijo antes, la barra cambiará de aspecto
según estemos formateando un texto, una tabla o una imagen. Empezaremos con el formato de texto y
párrafo. En ese caso la barra tendrá disponibles los siguientes elementos:
El método más adecuado consiste en introducir primero el texto sin ocuparse en ese momento del
formato que ha de tener. Una vez escrito todo el texto vamos seleccionando los fragmentos adecuados y
aplicándoles el formato que deseemos. Por ejemplo, usted desea que determinada palabra esté en
negrita, pues bien la selecciona , de cualquiera de las formas.
Estilo Fuente Tamaño de Fuente
Aumentar
sangría
Disminuir
sangría
Negrita Alineación justificada

Cursiva Alineación derecha
Subrayado Alineación centro
Alineación izquierda
• Arrastre y seleccione las celdas A2 - D2. clic en el icono de las celdas de combinación en la barra de
herramientas para combinar las celdas seleccionadas.
• Haga clic en el icono Alinear centro horizontal de la barra de herramientas Formato para centrar el
título en el área seleccionada.
• Arrastre y seleccione las celdas B4 - B6.
• Haga clic en la opción de icono de la derecha Alinear en la barra de herramientas para alinear a la
derecha los datos de estas celdas.
Para establecer el texto se ajuste al final de la celda, haga clic en la celda y seleccione Formato de
celdas (o seleccione Formato> Celdas de la barra de menú, o pulse Ctrl +1).
Alineación: en Propiedades, seleccione Ajustar texto automáticamente.Los resultados se muestran a

continuación.
2.2.5.3 Dominio de las técnicas de auto rellenado y series
Veremos otra forma de utilizar el llenado automático.
El proceso visto anteriormente de llenado automático, haciendo uso del botón que aparece en la
celda, puede ser llevado a cabo utilizando un comando habilitado para tal fin. Seguiremos los
siguientes pasos:
1. En primer lugar seleccionamos el rango de celdas que se va a llenar, siendo la primera aquella
que contiene la fórmula.
2. A continuación marcamos el comando Rellenar, hacia abajo del menú Editar.
3. En los ejemplos vistos hasta ahora hemos utilizado el llenado hacia abajo, pero se puede en
cualquier dirección, bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las diversas opciones
del comando Rellenar.
Llenando series
Otro de los procesos comunes que se suelen llevar a cabo en las hojas de cálculo es el llenado de
series de datos, como por ejemplo: meses, días de la semana, años.
Este tipo de procesos se pueden llevar a cabo de forma automática utilizando la técnica de Manual
de Open Office Calc.
Auto rellenado
Si escribimos en una celda 2000 y en una celda contigua 2001, seleccionamos ambas celdas y
arrastramos el botón de llenado (que en este caso pertenecerá a las dos celdas), Calc llenará
automáticamente las celdas con 2002, 2003, 2004.
Lo que hace Calc es estimar los datos con los que debe llenar las celdas a partir de las dos primeras. Si
pusiéramos 1/6/2001 en una celda y 1/7/2001 en la siguiente, al marcar ambas celdas y arrastrar el
botón de llenado, Calc completa con 1/8/2001, 1/9/2001, 1/10/2001,... Se pueden realizar diversas
pruebas para comprobar como Calc estima el resto de datos.
Listas
Hemos visto que proporcionando a Calc el valor de las dos primeras celdas, él intuye el contenido del
resto de datos en la zona de relleno.
Pero a veces puede que la lista de datos con los que deseemos rellenar algún rango de nuestra hoja de
cálculo, no sean intuitivos. Imaginemos un almacén de fruta, que posee una lista con los productos que
comercializa, y que suele utilizar bastante a menudo.
Podría ser por ejemplo:
• Manzana
• Plátano
• Melocotón
• Naranja
• Uva
• Kiwi
Si colocamos en Calc en una celda Manzana y en la contigua Plátano, las marcamos y arrastramos
el botón de llenado, Calc lo único que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas.
Podemos conseguir que, colocando la primera de las palabras, Manzana en este caso, y
arrastrando el botón de llenado de esta celda, Calc automáticamente complete la lista.
Para esto, tendremos que acceder al menú Herramientas y seleccionar el comando Opciones. En
el cuadro de diálogo que aparece elegir hoja de cálculo y dentro de Listas.
Podemos presionar clic en el botón Nuevo e introducir la lista en Entradas, dando al Intro después de
cada uno de los elementos y finalmente pulsando Añadir.
La otra opción es para cuando en la hoja de cálculo ya se encuentra la lista de elementos. En este caso,
si los tenemos seleccionados no hay más que hacer clic en Copiar, y estos pasarán a formar una lista.
A partir de este momento, al introducir en una celda alguno de los elementos de la lista, si arrastramos
el botón de llenado de esa celda, Calc automáticamente completará el resto de las casillas con los
siguientes nombres de la lista.
2.2.5.4 Operaciones básicas con calc.
Las operaciones básicas en Calc corresponden con las operaciones matemáticas por todos conocidas:
suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Con estos operadores podríamos realizar ya un cálculo
básico en una de las celdas, como por ejemplo, hallar el promedio de las tres notas introducidas en las
celdas B6, C6 y D6.
Para ello nos situamos en la celda E6 e introducimos la siguiente fórmula:

=(B6+C6+D6)/3
Podemos comprobar cómo al cambiar alguno de los valores en las celdas B6, C6 o D6, el valor de la celda
E6 (el que muestra
2.2.3.8 la media
Modificar el aritmética)
tamaño se devuelve
filasaycalcular automáticamente.
columnas
Operadores aritméticos
Función SUMA
Para el caso anterior del cálculo de la media aritmética de los 3 exámenes, podemos utilizar sin
mayor problema el operador + para sumar los valores, puesto que sólo son 3. Sin embargo,
imaginemos que debemos sumar una lista de 500 números. Supondría muchísimo trabajo escribir
cada uno de los números separados por un signo +. Para ello disponemos en Calc de la función
SUMA, que permite sumar una serie de valores. Para el ejemplo anterior podríamos reescribir la
fórmula del siguiente modo:
Función PROMEDIO
Afortunadamente Calc cuenta con la función PROMEDIO, que facilita aún más la tarea de calcular
la media aritmética de varios valores numéricos, que se pueden expresar también con un intervalo
de celdas.
2.2.6 Configuración de formato de Página

Dar formato a la página
En la barra de menú ir a Formato -> Página
Consta de las opciones

•Administrar: Definir nombre del estilo y estilo siguiente. Por default asigna el estilo
predeterminado
• Página: Formato de papel, márgenes, orientación de la hoja.
• Borde: Definir borde, distancia al texto, sombra.
• Fondo: Color de fondo.
• Encabezado: Activar encabezamiento, márgenes, altura.
• Pie de página: Activar pie de página, márgenes, altura.
• Hoja: Orden de páginas, imprimir (títulos de filas y columnas, cuadrícula, notas, imágenes,
etcétera), escala.
2.2.6.1 Configurar márgenes, encabezados y pies de páginas,

numeración, repetir filas y columnas.
Encabezados, pie de página
En la barra de menú ir a Editar, pestaña
Encabezamiento y/o Pie de página.
Ambos constan de Área Izquierda, Central
y Derecha. En cualquiera de las tres
secciones se ingresa el texto para el
encabezado o pie de página.
Ambos constan de botones para
seleccionar la fuente o insertar comandos.
Márgenes y orientación
Vamos a ver cómo establecer los márgenes y la orientación de nuestra página.
Siempre que iniciemos Calc nos crea ya un nuevo documento predefinido, donde el tamaño y la
orientación del papel como los márgenes del mismo vienen prefijados. Sin embargo, no siempre dicho
pre diseño del documento va a corresponder con nuestras necesidades, con lo que tendremos que
proceder a cambiar la configuración de la página.
Para ello nos iremos al menú Formato,

seleccionando a continuación la
opción Página, al realizar dicha
operación nos aparece un cuadro de
diálogo denominado Estilo de página:
Predeterminado, el cual aparece
estructurado en diferentes pestañas,
situándonos en la pestaña Página.
El estilo de página predeterminada es

el conjunto de características de la
página que se aplican cada vez que
creemos un documento nuevo.
Tras realizar dicha operación podemos comprobar la configuración del estilo de página
Predeterminado, a través de distintos campos disponibles.
De este modo, en el campo Formato, podemos visualizar el formato que tiene asignado el papel,
que en este caso es el A - 4, cuyas dimensiones podemos ver desglosadas en los campos Ancho y
Altura, que se corresponde a los folios que usamos normalmente.
Ahora bien, estas dimensiones son modificables, de este modo si pulsamos la lista Formato y
elegimos otro formato que no sea el A- 4, veremos cómo cambian las dimensiones mostradas en
los campos Ancho y Altura, además en la parte derecha del cuadro de diálogo, vemos una
representación gráfica de cómo quedaría el papel.
Una vez seleccionadas las dimensiones del papel, el siguiente paso es seleccionar su orientación,
que es vertical en el estilo de página "Predeterminado". Para cambiar a orientación horizontal
pulsaremos en la casilla Horizontal, comprobando cómo ha cambiado la imagen.
2.2.7 Imprimir tablas y listas
2.2.7.1 Elegimos los de rangos de selección
Visualizar el documento en vista preliminar.

2.2.7.3 Impresión del documento

Antes de imprimir una planilla suele ser necesario configurar la página para definir cuestiones como la
orientación de la hoja (vertical horizontal), los márgenes y tamaño, etcétera.
Es conveniente realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja
impresa. Seleccionamos Vista Preliminar desde la opción Archivo de la barra de Menú.
Para imprimir una hoja de cálculo, podemos

hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir,
desde el menú Archivo y la opción Imprimir.
También se puede realizar con la combinación de
las teclas Ctrl + P.
Para tener en cuenta: Desde este cuadro de diálogo podemos seleccionar la impresora que vamos a
utilizar, si tenemos varias impresoras instaladas. En la lista Nombre aparecerá la impresora que
tengamos asignada , pudiendo elegir cualquier otra pulsando la lista y seleccionándola.
También podemos definir, en las secciones Área de impresión y Copias, qué páginas de la hoja de
cálculo y cuántas copias queremos imprimir .
Podemos activar la casilla Ordenar, si queremos que se mantenga el orden de páginas del documento
original, o desactivarla si queremos que agrupe cada copia de la página.
En la sección Área de impresión, disponemos de las siguientes opciones:

Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de
impresión definida para cada una de ellas.
Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas.
Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas
seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja.
El botón Propiedades..., que aparece junto al nombre de la impresora, permitirá comprobar o

modificar su configuración.
Un camino rápido: si la configuración de la página y el tipo de impresión que tenemos definido con
anterioridad es el deseado, pulsar directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.
Una opción que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de celdas. Las marcamos,
y pulsamos la opción Selección.
Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que deseamos pulsamos Aceptar y la
comenzará la reproducccion.
Seleccione el área donde se encuentran los valores

incluyendo los títulos de las filas y columnas que deban
aparecer en el gráfico. En nuestro ejemplo significa que
debemos seleccionar desde A2 a B15.
2.2.8 Usar la Ayuda de Office Calc
Calc dispone de un Ayudante que se mostrará en determinadas circunstancias, para ofrecerle ayuda
sobre la situación actual. Al hacer clic sobre él se abrirá la ventana de ayuda mostrando los temas
relacionados.
Quizás resulte insuficiente, por ello Calc dispone de una ayuda mucho más completa, a la que puede
acceder seleccionando la opción Contenido del menú Ayuda.
Esta opción le da acceso al cuadro de diálogo Ayuda de OpenOffice Calc, que ofrece 4 alternativas para
buscar información:
• La sección Contenido incluye temas organizados por categorías que pueden abrirse y ofrecer más
opciones dentro de cada categoría.
• La sección Índice le ofrece la posibilidad de introducir o seleccionar una palabra clave para buscar
aquellos temas que estén relacionados.
• La sección Buscar le permite introducir los términos de búsqueda.
• La sección Marcadores incluye todas las páginas de Ayuda que haya ido marcando mediante el botón
Añadir a Marcadores de la Barra de Herramientas de Ayuda, para poder consultarlas directamente
cuando las necesite sin tener que buscarlas de nuevo.

Modulo INF-1 Guia 1.1.b Hoja de Calculo - OpenOffice (1ro)

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Mintel - Universidad de Guayaquil

2.2 Hoja de Cálculo (open office Calc)

2.2.1 - Entorno de Trabajo de Office Calc

2.2.1.1 Identificación de los Elementos del Menú Principal

Hojas de Trabajo Barra de Estado

Barra de Menú: contiene todos los comandos fundamentales.

Cuadro de nombre: muestra la dirección de la celda activa o del rango seleccionado.

Barras de desplazamiento: permiten visualizar distintas áreas de la hoja de cálculo.

2.2.1.2 Interacción con la interfaz Grafica

Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila.

Movimiento en las hojas

Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de

2.2.1.3 Mostrar y Ocultar Barra de Herramienta

2.2.2 Gestión de Documento

Veremos la ventana de la derecha en la que navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el

Para guardar un libro de trabajo iremos al

Si queremos guardar el libro de trabajo con

Si tenemos varios libros abiertos, podremos

2.2.3 Trabajo de Celdas

2.2.3.1 Identificación filas, columnas y celdas

2.2.3.2 Selección de rango de celdas adyacentes y / o no adyacentes

Por tanto, un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designarlo es utilizando el

Selección de un único rango

Observar que el rango escogido queda oscurecido.

2.2.3.3 Seleccionar filas o columnas enteras

Selección de una fila completa

•Mediante el teclado: pulsando Mayús.+Barra espaciadora, se señalará la fila donde se

Selección de una columna completa

•Mediante el teclado: pulsando Control+Mayús.+Barra espaciadora, se marcará la columna donde

2.2.3.4 Combinar Celdas

Selección múltiple de filas y columnas

2.2.3.5 Aplicando formato a las celdas.

Lo normal será esperar a introducir todos

Formato de celdas que muestra la Figura

• En Fuente, se puede seleccionar el tipo de letra (fuente), tamaño, estilo.

2.2.3.6 - Insertar /eliminar filas y columnas

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos, desde el menú Insertar, el comando Celdas.

Borrar filas, columnas y celdas

1. Seleccionar la fila haciendo clic sobre su número o la columna

2.2.3.7 Ocultar y mostrar filas o columnas

2.2.3.8 - Modificar el tamaño de filas y columnas

Para tener en cuenta: cuando

2.2.4 Trabajo Con Hoja de Cálculo.

2.2.4.1 Insertar, mover, copiar, renombrar, eliminar una hoja de cálculo

Los libros y las hojas

Cambio de nombre de una hoja

1 Clic derecho en la ficha de la hoja “Hoja1” de la barra inferior.

Copiar una hoja

Insertar o Eliminar hojas

Guardar un libro de cálculo

Para guardar una hoja de cálculo a

Abrir un libro guardado

Salir de Open Office Calc

En caso de que nunca hubiésemos guardado la

2.2.5 Introducir, modificar y manipular datos.

Ingreso de datos alfabéticos

Ingreso de datos numéricos

Función auto rellenar

2.2.5.1 Buscar y reemplazar datos.

2.2.5.2 Formatear y alinear datos

Estilo Fuente Tamaño de Fuente

Negrita Alineación justificada

• Arrastre y seleccione las celdas B4 - B6.