Pengertian dan Ruang Lingkup

SIM
Sistem Informasi Manajemen

Ilmu Administrasi Negara

Agenda
● Pendahuluan
● Pengertian Sistem Informasi Manajemen
● Peranan/fungsi SIM
● Sifat dan ruang lingkup SIM
● Karakteristik SIM
● Faktor-faktor yang mempengaruhi SIM
Pendahuluan
● Kenapa mempelajari SIM? Sistem informasi telah
menjadi bagian vital dalam kegiatan organisasi.
○ Mendukung bisnis proses dan kegiatan operasional
organisasi.
○ Mendukung proses pengambilan keputusan oleh
pegawai dan manajer dalam organisasi.
○ Mendukung strategi organisasi untuk memperoleh
keunggulan kompetitif (competitive advantage).
Pendahuluan
● Pentingnya SIM?
○ Adanya liberalisasi dan globalisasi memaksa
organisasi untuk bersaing secara lokal dan global.
Manajer harus mampu untuk mengambil keputusan
dengan cepat.
○ Perkembangan era informasi yang pesat
menyebabkan manajer harus mampu untuk
memproses informasi dalam skala besar.
Pendahuluan
● Apa yang akan dipelajari?
○ Konsep dasar sistem informasi dan teknologi
informasi.
○ Penerapan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan bisnis organisasi.
○ Proses pengembangan sistem informasi.
○ Tantangan dalam pengelolaan IT dan permasalahan
lainnya.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Sistem informasi manajemen secara bahasa
merupakan gabungan dari tiga kata, yaitu sistem,
informasi, dan manajemen.
● Sistem adalah serangkaian elemen yang bersatu dan
bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Sebuah sistem juga dapat disusun oleh sistem lainnya,
yang disebut sebagai sub-sistem. Sebuah sistem juga
dapat menjadi komponen dari sistem yang lebih besar,
yang disebut juga super-sistem.
● Contoh sistem:
○ Mobil, terdiri atas mesin, setir, kursi, pedal rem,
pedal gas, dan sebagainya.
○ Proses mengajar, terdiri atas dosen, mahasiswa,
ruangan, komputer, dan sebagainya.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● David dan Olson mendefinisikan informasi sebagai data
yang telah diproses menjadi bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan memiliki nilai dalam pengambilan
tindakan atau keputusan.
● Informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan harus memenuhi karakteristik sebagai
berikut: tepat waktu, relevan, akurat, memadai, jelas
dan tidak repetitif.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen

Proses Informasi
Data

Penyimpanan

Pemrosesan Data ke Informasi

Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Manajemen, sesuai definisi Koontz (1972), memiliki arti
sebagai seni dalam menyelesaikan permasalahan
dengan memanfaatkan sumber daya manusia dalam
suatu organisasi formal.
● Manajemen memiliki lima fungsi utama, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan staf,
pengarahan, dan pengawasan.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Perencanaan
○ Sebagai jembatan antara kondisi saat ini dengan
kondisi yang diinginkan.
○ Menjawab pertanyaan: apa yang akan dilakukan,
kapan harus dilakukan, siapa yang melakukan,
bagaimana akan dilakukan, dimana akan dilakukan,
kenapa dilakukan.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
○ Menentukan tujuan, mengeluarkan kebijakan,
prosedur, strategi, anggaran, dan sebagainya.
● Pengorganisasian
○ Menentukan kegiatan yang akan dilakukan oleh
organisasi, membaginya menjadi kegiatan-kegiatan
lain yang lebih mudah dikelola.
○ Mengalokasikan kegiatan-kegiatan tersebut ke agar
dapat diselesaikan sesuai dengan tujuan organisasi.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Pengelolaan staf
○ Menempatkan orang yang tepat untuk suatu
pekerjaan. Fungsi pengelolaan staf termasuk,
pendefinisian kompetensi yang diperlukan, pelatihan
dan pengembangan tenaga kerja agar dapat
menyelesaikan tugas yang diberikan.
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Pengarahan
○ Kegiatannya antara lain: komunikasi, motivasi, dan
kepemimpinan.
● Pengawasan
○ Memastikan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
rencana organisasi.
○ Kegiatannya antara lain: menentukan standar
kinerja, mengukur kinerja, membandingkan kinerja
dengan standar kinerja, mengambil tindakan korektif
Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
● Sistem informasi manajemen adalah sistem yang terdiri
atas orang, mesin, prosedur, database dan model data.
SIM mengumpulkan dan mengolah data dari lingkungan
internal dan eksternal organisasi, dalam membantu
manajer dalam proses pengambilan keputusan.
● SIM bukan sistem tunggal, melainkan sistem-sistem
yang saling terintegrasi untuk membantu kegiatan
organisasi.
 Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
Representasi SIM Sebagai Piramida

Un
me l
ge ve
Strategic

nt

str
na r Le
Planning

uc
Ma ghe

tur
ed
Hi
Management
Control
-
ica ge

St
Ac nitori

ru
ler ana

pp n

Mo
Su cisio

ctu
tion ng
ort
l
dC lM

Operational

edr
De
an ve

&
Control

De
nt Le

cis
me wer

ion
Lo

Transaction
Processing

diadaptasi dari Management Information System by Gordon B Davis et al, 1984

Peranan dan Fungsi SIM
● Tujuan utama SIM diimplementasi di sebuah organisasi
adalah untuk memperoleh informasi manajemen yang
kemudian digunakan oleh manager dalam pengambilan
keputusan.
● Untuk mencapai tujuannya SIM harus dapat
menjalankan fungsi-fungsi berikut:
○ Pencatatan Data ○ Perolehan Informasi
○ Pemrosesan Data ○ Penyebaran Informasi
○ Penyimpanan Informasi
Peranan dan Fungsi SIM
● Pencatatan data
○ SIM merekam seluruh data dari berbagai sumber
-internal dan eksternal- organisasi. Data
dikumpulkan secara manual ataupun di-input via
komputer.
Peranan dan Fungsi SIM
● Pemrosesan data
○ Data yang disimpan kemudian diproses sesuai
dengan kebutuhan manajemen. Pemrosesan yang
dilakukan dapat berupa perhitungan, perbandingan,
pengurutan, pengklasifikasian, serta peringkasan
data.
Peranan dan Fungsi SIM
● Penyimpanan informasi
○ SIM menyimpan seluruh data, baik yang telah
diproses ataupun yang belum diproses untuk
kebutuhan mendatang. Data disimpan dalam bentuk
field, record, file, dan database.
Peranan dan Fungsi SIM
● Perolehan informasi
○ SIM mengambil data yang tersimpan sesuai dengan
kebutuhan berbagai pengguna. Data yang diperoleh
kemudian disebarkan atau diproses ulang hingga
memenuhi kebutuhan manajemen.
● Penyebaran informasi
○ Produk akhir dari SIM adalah informasi, yang
kemudian disebarkan ke pihak yang memerlukan
informasi tersebut dalam organisasi.
Sifat dan Ruang Lingkup SIM
● SIM secara konsep merupakan gabungan dari banyak
disiplin ilmu, seperti akuntansi, komputer, organisasi,
riset operasi dan ilmu perilaku.
● SIM lebih berorientasi ke bidang manajemen dari
bidang komputer. Hal ini dikarenakan komputer hanya
berperan sebagai alat bantu untuk kegiatan
manajemen.
Sifat dan Ruang Lingkup SIM
● SIM memiliki aplikasi di berbagai level dalam
organisasi, dari level operasional, manajerial, hingga
level strategis.
Karakteristik SIM
● SIM harus memenuhi karakteristik sebagai berikut:
○ Pendekatan sistematis ○ Terintegrasi
○ Berorientasi manajemen ○ Alur data umum
○ Berbasiskan kebutuhan ○ Perencanaan jangka
○ Berbasiskan panjang
pengecualian ○ Berkonsep sub-sistem
○ Berorientasi masa depan ○ Database yang terpusat
Karakteristik SIM
● Pendekatan sistematis
○ SIM harus memiliki sudut pandang yang
komprehensif dan menyeluruh terhadap seluruh
sub-sistem yang terikat dalam suatu organisasi.
● Berorientasi manajemen
○ SIM harus didesain dengan pendekatan top-down,
artinya harus ada komitmen dari pihak manajemen
untuk memenuhi kebutuhan bisnis organisasi secara
umum.
Karakteristik SIM
● Berbasiskan kebutuhan
○ SIM harus didesain sesuai dengan kebutuhan
informasi untuk setiap level organisasi, antara lain
level strategis, level manajemen, dan level
operasional.
Karakteristik SIM
● Berbasiskan pengecualian
○ SIM harus dikembangkan dengan kepentingan
mencari hal-hal tidak normal (seperti nilai yang
melebihi batas maksimal atau minimal) untuk
dilaporkan ke pengambil keputusan di level yang
bersesuaian.
Karakteristik SIM
● Berorientasi masa depan
○ SIM harus dapat memberikan perkiraan informasi
dengan dasar langkah yang akan diambil oleh suatu
organisasi.
● Terintegrasi
○ SIM harus terintegrasi agar dapat menghasilkan
informasi yang bermanfaat.
Karakteristik SIM
● Alur data umum
○ SIM dapat menghindari adanya duplikasi atau
redundansi dalam pengumpulan, penyimpanan, dan
penyebaran data.
● Perencanaan jangka panjang
○ SIM dikembangkan dalam jangka waktu yang relatif
lama. Hal ini dikarenakan SIM harus sesuai dengan
kebutuhan dan tujuan dari organisasi.
Karakteristik SIM
● Berkonsep sub-sistem
○ Proses pengembangan SIM bersifat kompleks dan
berskala besar, oleh karena itu harus SIM dibagi
menjadi banyak sub-sistem agar pengembangannya
lebih terkendali.
● Database yang terpusat
○ SIM yang terintegrasi dan memiliki alur data yang
umum akan menghasilkan database yang terpusat.
Faktor yang mempengaruhi SIM
● Faktor yang dapat dimaksud adalah faktor yang dapat
mempengaruhi implementasi SIM di suatu organisasi.
● Sukses atau tidaknya implementasi SIM pada suatu
organisasi dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:
○ Dukungan Manajemen
○ Keterlibatan Pengguna
○ Perencanaan yang memadai
○ Pengelolaan yang memadai